Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Описание основных понятий и типовых процессов в делопроизводстве. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ. Системы автоматизации и электронного документооборота. Общая характеристика проведения основных автоматизированных процессов делопроизводства.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 25.10.2011
Размер файла 5,4 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

делопроизводство автоматизация электронный документооборот

  • Введение
  • 1. Основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве
  • 2. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ
  • 3. Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
  • 4. Основные автоматизированные процессы делопроизводства
    • 4.1 Регистрация
    • 4.2 Контроль исполнения
    • 4.3 Согласование и совместная подготовка документов
    • 4.4 Поиск документов и справочная работа
    • 4.5 Создание документов
    • 4.6 Подписание документа
    • 4.7 Прием и передача документов
  • Заключение
  • Библиографическое описание

Введение

Автоматизация делопроизводства уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации24.

Актуальность темы. Тема курсовой работы актуальна, в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами - в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки 4.

На сегодняшний день автоматизация делопроизводства также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого2.

Объектом исследования являются автоматизированные системы делопроизводства.

Предмет исследования:технологические процессы делопроизводства: регистрация, контроль, согласование, совместная подготовка, подписание, поиск документов и справочная работа.

Цельюнастоящей работы является изучение основныхпроцессов автоматизации делопроизводства.

На основании поставленной цели выделим задачи исследования:

1. Рассмотреть основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве.

2. Раскрыть основные цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ.

3. Рассмотреть основные системы автоматизации и электронного документооборота

4. Рассмотреть основные автоматизированные процессы: регистрация контроль, согласование и др.

Методы исследования. В работе используются эмпирические и теоретические методы исследования.

Эмпирические методы включают в себя изучение литературы по данной теме.

Теоретические методы включают: сравнение, обобщение,систематизацию, анализ.

1. Основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве

Но прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Поэтому необходимо остановиться на определении ключевых понятий2,24.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления)- деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование- создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Организация работы с документами- обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки 2.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

• входящие документы, поступившие из внешних организаций;

• исходящиедокументы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации;

• внутренниедокументы, издаваемые руководителем или структурными подразделениями для рассылки внутри службы.

Входящие документы подвергаются следующим операциям:

• экспедиционной обработке;

• регистрации;

• рассмотрению руководством и выдаче резолюции;

• ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;

• контролю за исполнением, включающему постановку на контроль документов;

• отслеживанию хода исполнения;

• составлению делопроизводственных отчетов для руководства;

• снятию исполненных документов с контроля.

Основные процедуры обработки исходящих документов:

• разработка проекта документа в структурном подразделении;

• согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

• утверждение документа руководством;

• регистрация документа;

• экспедиционная обработка документа.

При создании внутренних документов делопроизводители выполняют следующие операции:

• подготовка проекта внутреннего документа;

• обеспечение согласования документа;

• утверждение;

• регистрация;

• рассылка по подразделениям;

• контроль исполнения документа5.

2. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ

Цели автоматизации ДОУвсех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

а) повышение качества и оперативности управления организациейпутем совершенствования делопроизводства;

б) объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные;

в) обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

г) снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, какследствие, получение экономического эффекта;

д) заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации,которые условно можно систематизировать по следующим областям:

1) Подготовка и оформление документов.

Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.

2) Организация документооборота и исполнения документов.Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации), путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.

3) Организация контроля исполнения документов.

Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа, отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.

4) Организация хранения документов, поисковая система по документам.Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материаловпо тематическому или иному признаку.

Говоря о необходимости определения уровня автоматизации ДОУприменительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:

• всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения;

• головной офис организации целиком;

• ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, служба кадров + служба ДОУ + бухгалтерия и др.);

• структуры, отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, секретариат, канцелярия и т.п.);

• специальные структуры (бухгалтерия, служба кадров и т.п.)22.

3. Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации22.

Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы вданной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач8.

Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:

• автоматизация делопроизводства;

• автоматизация документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не реквизиты документов в виде т.н. "регистрационно-контрольной карточки", но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.

Системы электронного документооборота, прежде всего, ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации или между организациями, что практически вытекает из самого словосочетания "электронный документооборот".

В таких системах большое внимание уделено всемжизненным фазам электронного документа, начиная от подготовки первой версии и первоначального помещения в хранилище документов и до его переноса в архив. При этом акцент делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, ведении версий документа, утверждении финальной версии и её публикации23.

Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность в системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга26.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:

• разработка оригинальной системы автоматизации;

• инсталляция типовой системы автоматизации;

• настройка инструментальных средств автоматизации.

Разработка оригинальной системыавтоматизации работы с документамиподразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации.

Инсталляция типовой системы автоматизации работы с документами является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании - производители систем автоматизации делопроизводства - разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях.

Настройка инструментальных средств автоматизации работы с документамиявляется промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой стороны - такая система строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае)8.

В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это труднодостижимо, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация бизнес-процессов)26.

Важный фактор, который обязательно надо учитывать, - это возможности масштабирования программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест (компьютеров), на которых происходит работа с программой и увеличения количества документов, хранящихся в системе.

Еще один момент, на который надо обратить внимание, - возможность работы с документами за несколько лет. В некоторых программах ежегодно документы за прошедший год перемещаются в архив и создается новая база документов текущего года. С одной стороны, это упрощает работу и снижает загрузку системы. Но с другой - может существенно усложнить контроль исполнения и поиск по документам прошлого года. Особенно это заметно в начале года, когда происходят частые обращения к документам 2-3-месячной давности, которые уже перемещены в архив.

Поэтому важно, чтобы программа позволяла легко искать документы за прошедшие годы13.

Продукт должен быть доступным, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование электронной подписи и шифрования, интеграция с антивирусными пакетами.

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средства разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, тем меньше стоимость таких услуг. Очень важной является способность программы к интеграции с другими продуктами26.

Еще один вопрос, который должен учитываться при подготовке технического задания, - это разграничение прав и учет доступа к документам. Стандартно многие программы поддерживают так называемое протоколирование, то есть учет всех действий каждого пользователя, сотрудника, работающего с программой. Чаще всего запрашивается: список сотрудников, работавших с данным документом (кто и когда просматривал и/или редактировал данный документ), а также список документов, которые открывал (редактировал, просматривал) тот или иной сотрудник.

Отдельная работа - это определение порядка доступа к документам организации. Мало в какой организации все документы доступны каждому сотруднику. В общем случае все имеющиеся документы доступны только руководству организации. Помимо этого на документы в зависимости от их категории, создавшего их подразделения накладываются ограничения. Для каждого документа уполномоченные на то лица могут вручную изменить права доступа. Уровень доступа может различаться:

• сотрудник видит карточку и сам документ и может его редактировать (если это проект документа);

• сотрудник видит документ в режиме «только чтение» (входящие документы, документы, завершенные делопроизводством, документы других исполнителей);

• сотрудник видит карточку документа, но текст документа недоступен (доступен только по разрешению руководства);

• сотрудник не видит ни карточки, ни документа; в режиме поиска документ не отображается в результатах поиска, при вводе регистрационного номера документа отображается сообщение об отсутствии документа либо об отсутствии прав доступа к данному документу (в зависимости от настроек программы).

Естественно, что режим редактирования может быть доступен только для проектов документов. Как только документ подписан, завершен делопроизводством - он доступен только для просмотра. Обычно документ хранится в виде графического образа (многостраничный *tiff) и в виде текста документа в текстовом файле (*txt, MSWord, *xml) для целей полнотекстового поиска. Но сегодня для хранения документов все чаще используется формат *pdf14.

При выборе программы важно обращать внимание не только на собственно программу, но и на ее разработчика и поставщиков. Не редкость ситуации, когда, купив неплохую и недорогую программу, организации сталкивались с тем, что фирма, разработавшая программу, не в состоянии обеспечить необходимый уровень технической поддержки. Кроме того, далеко не все разработки, выходящие на рынок, пользуются стабильным спросом. Компания может выпустить программу автоматизации делопроизводства, а затем, например, не добившись коммерческого успеха, переключиться на разработку программ для совсем других сфер деятельности. Поэтому при выборе программы следует учитывать также и распространенность программы, сложившуюся репутацию компании-разработчика, широкий круг пользователей, время существования на рынке.

Любая более или менее сложная корпоративная система требует постоянной поддержки, сервисного обслуживания. При составлении требований к системе и принятии решения о закупке этот вопрос обязательно надо учитывать. При закупке любой программы как минимум необходимо предусмотреть обучение системного администратора. Кроме того, обязательно надо предусмотреть обучение для пользователей программы.

Следует обратить внимание и на возможность и стоимость обновления программы в дальнейшем. Чаще всего обновление бесплатно в течение года с момента покупки программы. Некоторые производители позволяют даже спустя несколько лет перейти на новую, улучшенную версию со значительной скидкой. В некоторых компаниях, если вы решите модернизировать имеющееся ПО, вам придется покупать программу заново за полную стоимость13.

В настоящий момент потребителей программных продуктов трудно удивить. Уже недостаточно предоставлять продукт с функционалом больше, чем у конкурента и лучше ориентированным на решение конкретных задач.

Однако в погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество26.

Рассмотрим известные автоматизированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота и основные их функции в таблице 1.

Таблица 1. Примеры систем автоматизации делопроизводства

Наименование системы иорганизации-разработчика

Основные функции системы

1

2

«ДЕЛО» (электронный

документооборот)

ООО «Электронные офисные

системы»

Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов

Сканирование и распознавание бумажных документов

Прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа

Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документов

Обеспечение доступа должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции

Рассылка электронных документов и поручений по ним по сети

Полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов

Отправка по электронной почте электронных исходящих документов

Архивное хранение электронных документов организации

«БОСС-Референт» Компания АйТи

Автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистрации документов, быстрый поиск нужных документов

Автоматизация сканирования, распознавания,регистрации входящих документов

Передача визированных документовна ознакомление и исполнение

Создание и хранение шаблонов стандартныхдокументов

Создание поручений с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение о просроченном или исполненном поручении

Согласование документов с возможностью делегирования полномочий и оповещения о принятом решении

«Делопроизводство» Компания «ИнтерТраст»

Регистрация и поиск входящих, исходящихи внутренних документов

Контроль исполнения документов и поручений

Ведение архива официальных документов

Ведение различных библиотек рабочих документов

Управление доступом

Формирование повестки дня заседаний, подготовкадокументов к заседаниям

Оформление протоколов

Выдача поручений по протоколам и контрольих исполнения

Подготовка проектов ОРД, их визирование и согласование

Контроль исполнения ОРД

Сканирование и распознавание ОРД

Ведение картотеки

Временная выдача электронных копий ОРД по заявкам

«Документооборот» -- программный модуль корпоративной системы «Флагман»

Компания «ИНФОСОФТ»

Разработка экранных форм ввода реквизитов документов

Настройка алгоритмов заполнения учетных карточек документов

Автоматический расчет реквизитов документов по заданным формулам

Разработка макетов печати документов

Определение этапов обработки и операций по документам

Ведение истории исполнения документов

Создание полнотекстных документов и приложений к ним в различных форматах

Автоматическое создание и заполнение учетных карточек новых документов по специально настраиваемой схеме копирования данных из любого зарегистрированного в системе документа

Настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов

Поиск документов по их реквизитам

Электронная канцелярия

(«Золушка»)

НТЦ ИРМ

Регистрация корреспонденции в регистрационно-контрольной карточке

Поиск документов по набору атрибутов или по содержанию

Выдача поручений и напоминаний о сроках исполнения документов

Контроль исполнительской дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров

Организация доступа к электронным копиям документов

Автоматическое формирование папки документов по вопросу: первичные документы, повторные и сопроводительные документы, переписка «во исполнение»

Возможность разделения прав доступа по подразделениям и исполнителям

Автоматическая отправка поручения и напоминаний по электронной почте

Выдача «сигнальных» напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения

Сквозной контроль исполнения документов в территориально распределенных организациях, в том числе ведущих самостоятельную переписку

Формирование истории движения документов

Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовать работу с документами и с помощью компьютерных сетей поновому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации. Проиллюстрируем это на примере комплексной системы автоматизации делопроизводства «ДЕЛО». В одном из рекламных проспектов этого основного продукта специализированной компании «Электронные офисные системы», являющейся одним из признанных лидеров в области разработки и внедрения автоматизированных информационных технологий, отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии, принятой в системе «ДЕЛО», представлено в таблице 2 1.

Таблица 2. Отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии.

Традиционная технология

Технология системы «ДЕЛО»

Ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)

Автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам

Ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров

Автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов

Размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям

Автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети

Ручная, часто необязательная, регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу

Автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети

Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений

Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений

Ручной поиск документов и сбор сведений о их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений

Автоматический поиск по всем картотекам и выдача сведений как в разрезе документов, так и в разрезе исполнителей

Почтовая отправка документов и резолюций в другие учреждения

Автоматизация функций оформления почтовой рассылки, отправка документов и резолюций в другие учреждения посредством электронной почты

В моей работе рассматриваются автоматизированные процессы делопроизводства на примере системы ESCOM.BPM.

Система ESCOM.BPM - это автоматизированная универсальная программная платформа, соответствующая мировым стандартам управления (BPMI, MoReq, WfMC, OMG) и предназначенная для комплексной автоматизации бизнес-процессов, локального и корпоративного электронного документооборота, а так же контроля исполнения документов и поручений в компаниях любого масштаба27.

4. Основные автоматизированные процессы делопроизводства

4.1 Регистрация

Первая операция, которая выполняется всеми программами, - это учет и регистрация документов организации. Она является центральной, так как преследует сразу несколько целей: подтверждение факта создания документа путем учета и создание базы данных для дальнейшей информационно-справочной работы и контроля за исполнением. Поэтому именно автоматизация регистрации документов необходима в первую очередь любой делопроизводственной службе.

Стандартно программа должна обеспечивать регистрацию всех документов: входящих, исходящих и всех видов внутренних документов, поступающих по любым каналам - обычной почтой, по факсу, электронной почтой12.

Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку (Рис 1.), сохраняемую в базе данных9.

Рисунок 1.Форма регистрационной карточки для входящих документов

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку должны быть включены следующие сведения:

1) дата получения (регистрации) документа;

2) регистрационный номер;

3) корреспондент;

4) дата документа;

5) номер документа;

6) краткое содержание;

7) автор резолюции;

8) текст резолюции;

9) исполнители;

10) срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);

11) ход исполнения;

12) дата исполнения (когда документ фактическибыл исполнен);

13) № дела (в которое подшит исполненный документ).

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

14) название структурного подразделения;

15) количество листов в документе;

16) количество листов приложений;

17) вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);

18) связанные документы10

Совокупность сведений и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программах различается. Многие из них позволяют самостоятельно добавлять для регистрационных карточек определенной регистрируемой группы документов дополнительные сведения или же менять внешний вид регистрационной карточки9.

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом так же, как и заполнение регистрационной карточки на экране компьютера, имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

Автоматизированная система регистрации позволяет ускорить сам процесс заполнения регистрационной карточки, так как содержит не только поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), но и поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков10.

Желательно, чтобы максимальное количество полей заполнялось в автоматическом режиме или путем выбора из списка. Это не только ускоряет процесс заполнения регистрационной карточки, но и существенно снижает вероятность ошибок, так как в случае опечатки при поиске по данному полю документ не будет найден. Списки значений готовятся при вводе программы в эксплуатацию. В дальнейшем одни остаются неизменными, например список видов документов, другие подлежат постоянной актуализации, например список сотрудников.

В виде раскрывающихся списков обычно выполняются поля:

• Вид документа- так как количество видов документов ограничено;

• Автор резолюции- список руководящих лиц организации;

• Структурное подразделение- список структурных подразделений;

• Исполнители-как правило, это поле состоит из двух частей: названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «Автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;

• № дела- связан с номенклатурой дел организации;

• связанные документы- в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

Поля «Дата получения (регистрации)» и «Регистрационный номер» чаще всего заполняются автоматически. В качестве даты программой проставляется текущая дата, в некоторых случаях могут фиксироваться как дата, так и точное время регистрации документа. Регистрационный номер может представлять собой валовый порядковый номер документа в базе данных, а может - сложный буквенно-цифровой индекс, отражающий как порядковый номер документа внутри данной категории, так и дополнительные сведения: код структурного подразделения, вид документа и (или) номер дела по номенклатуре дел организации. В этом случае номер генерируется системой после заполнения соответствующих полей регистрационной карточки. Использование сложного буквенно-цифрового индекса было характерно для бумажных систем регистрации документов и поддерживается в современных автоматизированных системах для обеспечения преемственности и плавного перехода к новым технологиям. На самом деле при полном переходе к использованию комплексной автоматизированной системы необходимость в сложном буквенно-цифровом индексе, несущем в себе дополнительную информацию о документе, отпадает, так как любой сотрудник организации всегда может, введя в компьютер номер, вызвать на экран карточку со всей необходимой информацией о документе. Кроме того, использование раздельной нумерации в бумажных системах определялось потребностью в статистическом учете: сколько входящих, исходящих документов, приказов и т.п. получено (создано) в организации с начала текущего года. Однако в автоматизированных системах любые необходимые сведения выводятся на экран с помощью двух-трех щелчков мышью и не требуют ведения специального учета. Таким образом, вы можете использовать валовую нумерацию для всех документов организации, присваивая каждому документу уникальный учетный номер.

При регистрации бумажных документов автоматически сгенерированная дата и регистрационный номер переносятся на документ. На входящих документах пока что во многих организациях ставится штамп, в который от руки вписывается дата и номер. Однако все чаще сегодня используется система надпечатки регистрационных данных, при которой полученный документ закладывается в принтер и, кроме собственно даты и регистрационного номера, на документе надпечатывается штрих-код, что позволяет в дальнейшем существенно ускорить поиск и обработку документов.

Если в организации используются типографски отпечатанные нумерованные бланки, в регистрационной карточке для исходящих и внутренних документов должно быть предусмотрено поле для учета номера бланка, на котором изготовлен данный документ. Это поле может использоваться для учета расхода номерных бланков в подразделениях, а также позволяет в дальнейшем быстро убедиться в подлинности документа, сверив номер бланка и регистрационные сведения о документе.

Обязательно предусматривается поле «Вид документа» (из раскрывающегося списка выбирается вид документа).

Поле «Структурное подразделение» представляет собой редактируемый справочник. Если документ регистрируется непосредственно в структурном подразделении, это поле заполняется автоматически. Когда документ регистрируется централизованно в канцелярии, то название подразделения, получившего или создавшего документ, выбирается из списка значений.

Дополнительно используются поля: «Исполнитель» - сотрудник, подготовивший документ, и «Автор» - руководитель, подписавший документ. Эти два поля могут быть как у входящих документов, так и у внутренних и исходящих, однако в этих случаях используются совершенно разные справочники: для входящих документов эти поля связаны с общим справочником корреспондентов («Адресной книгой»), для документов, созданных в организации, эти поля связываются со списками сотрудников и руководителей организации.

Поля - количество листов в документе и количество листов приложений - имеют чисто учетную функцию, в большинстве случаев заполняются вручную. В некоторых автоматизированных системах, если карточка заполняется уже после сканирования документа, число листов может указываться автоматически, но это делается очень редко.

При регистрации входящих документов вручную заполняются поля «Дата поступившего документа» и «Номер поступившего документа». Эти поля могут заполняться путем ввода с клавиатуры либо копированием («перетаскиванием») реквизитов с распознанного текста полученного документа. Некоторые программы, например разработки CognitiveTechnologies, поддерживают перетаскивание реквизитов прямо с отсканированного образа с распознаванием «на лету»12.

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа,поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

В случае использования в организации систем комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций- из адресной книги10.

К справочнику «Адресная книга» в первую очередь обращаются в случаях:

• регистрации входящих документов;

• регистрации исходящих документов;

• подготовки телефонных переговоров руководителя;

• подготовки командировок.

При регистрации входящих документов название организации выбирается из списка простым щелчком мыши. Если документ поступил из новой организации, не внесенной в справочник, то на организацию заводится отдельная карточка в «Адресной книге», и все сведения об организации, имеющиеся в поступившем документе, вносятся в «Адресную книгу». Таким образом «Адресная книга» представляет собой отдельную картотеку, БД, интегрированную с основной картотекой по документам. В карточке БД «Адресная книга» могут быть следующие поля:

• Полное название организации (плюс старые наименования, если организация переименовывалась);

• Сокращенное название организации;

• Название вышестоящей организации;

• Почтовый адрес организации;

• Телефон или телефоны;

• Факс;

• Электронная почта (e-mail);

• Адрес сайта;

• Банковские реквизиты;

• Должность и фамилия (имя, отчество) руководителя;

• Должности, фамилии исполнителей и их номера телефонов.

При необходимости в карточку организации могут быть добавлены и другие сведения (поля).

Важно обеспечить отсутствие дублетных записей в «Адресной книге». Например, один сотрудник зарегистрирует документ, как поступивший из «Министерства финансов», а другой - использует сокращенное наименование «Минфин». В результате при поиске по наименованию организации часть документов не будет найдена. Поэтому в организациях с постоянным кругом корреспондентов имеет смысл после начального заполнения справочника ограничить число лиц, имеющих право на добавление в «Адресную книгу» организаций, провести соответствующий инструктаж и периодически проверять справочник на наличие дублетов.

При регистрации исходящих документов, как правило, сведения об организации уже есть в «Адресной книге» и для заполнения поля «Адресат» достаточно щелчком мыши выбрать соответствующее название организации из раскрывающегося поля справочника. Однако иногда возникает ситуация, когда письмо отправляется в новую организацию, которая отсутствует в «Адресной книге». В этом случае при регистрации документа заполняются сведения об организации в справочнике «Адресная книга».

И последнее поле, которое предусматривается для регистрации документов, - это поле«Краткое содержание». В это поле вводятся ключевые слова, отражающие содержание регистрируемого документа. Поле может быть текстовым (слова набираются с клавиатуры) либо использоваться заранее разработанный и заложенный в программу рубрикатор. Если будет использоваться рубрикатор, необходимо решить, будет он одноуровневым (набор ключевых слов) или иметь несколько (и сколько именно) уровней - основные рубрики, подрубрики. Создание рубрикатора - отдельная работа, требующая хорошего знания специфики конкретной организации и возможных потребностей по поиску информации, ее тематике. Однако поскольку данное поле относится к категории наиболее трудоемких, то для егозаполнения необходимо внимательно прочитать и осмыслить регистрируемый документ; оно все чаще не заполняется, а для поиска используется текст прикрепленного к регистрационной карточке документа: электронного, если регистрируется документ, созданный в организации либо присланный по электронной почте, или результат сканирования и распознавания, если регистрируется входящий документ, полученный в бумажном виде12.

Регистрация входящих документов

При регистрации входящего документазаполняются следующие поля:

1) дата получения документа (в это поле автоматически проставляется текущая дата);

2) регистрационный номер документа (порядковый номер с начала года). Номер из этого поля переносится в регистрационный штамп поступившего документа;

3) название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации);

4) корреспондент (название организации, приславшей документ);

5) дата документа (дата, указанная на документе);

6) номер документа (номер, указанный на документе);

7) количество листов документа;

8) количество листов приложений (если приложения нет, то количество листов приложений = 0);

9) вид документа (выбирается из раскрывающегося списка);

10) краткое содержание (переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание)

Карточка должна иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражаются передача документа руководителю для наложения резолюции и дальнейшее движение документа к исполнителю (исполнителям) (Рис 2.).

Рисунок 2. Пример раздела "Сведения о движении-документа"

Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с документом и может принимать одно из следующих значений:

«Передан руководителю» - поступивший документ после регистрации передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции;

«На исполнение» - сведения о резолюции и назначенном исполнителе;

«На исполнении» - передача документа после регистрации сразу исполнителю;

«У внешней организации» - в том случае, если в ходе исполнения документ временно передается внешней организации;

«Исполнен» -документ исполнен.

При передаче документа внешней организации за его своевременное возвращение отвечает лицо, указанное в поле «Исполнитель».

В поле «Исполнитель» указывается лицо, которому передан документ.

В поле «Срок исполнения» проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Дата исполнения документа берется из поступившего документа, а при ее отсутствии - из резолюции руководителя. Если в резолюции срок исполнения не указан, он устанавливается на основании типовых сроков исполнения аналогичных документов в организации. Типовые сроки исполнения должны быть указаны в инструкции по делопроизводству данной организации.

Если документ передается руководству, то после принятия руководителем решения по документу заполняются поля: «Автор резолюции», «Резолюция», «Исполнитель», «Контрольная дата».

Если документ сразу передается исполнителю, заполняются поля «Исполнитель» и «Контрольная дата».

Для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата и номер, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

При регистрации нескольких документов распечатывается сводная форма, в которой распечатываются все исполнители, получившие документы (Рис 3).

Рисунок 3. Образец сводной формы получения

При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется вышеуказанная форма движения документов. Одновременно данные о передаче документа и о ходе исполнения должны быть внесены в регистрационную карточку в поле «Ход исполнения документа». В этом же поле фиксируется конечный результат исполнения документа.

В поле «Состояние документа» устанавливается значение «Исполнен».

В том случае, когда исполнение документа сопровождается созданием нового документа (ответного письма, договора, справки, служебной записки и т.п.) можно установить связь с РК этих документов с помощью кнопки «Связанные документы».

При подшивке документа в дело в поле «Дело №» вносится запись об исполнении документа и выбирается номер дела по номенклатуре. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре структурного подразделения.

Регистрацияисходящих документов

Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем:

1) указывается название подразделения, подготовившего документ;

2) исходящий номер переносится на отправляемый документ;

3) проставляется дата (подписания утверждения, отправки) документа;

4) указывается адресат: название организации, которой посылается документ;

5) указывается исполнитель: фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка);

6) если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата»;

7) если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, кнопкой «Связанные документы»устанавливается связь с регистрационными карточками связанныхдокументов;

8) в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу).

Остальные поля полностью соответствуют полям, заполняемым при регистрации входящих документов.

Регистрациявнутренних документов

При регистрации внутренних документовзаполняются следующие поля регистрационной карточки:

1) регистрационный номер внутреннего документа (порядковый номер с начала года);

2) вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с РК. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» (личный состав); к номеру распоряжения - буквы «рп» (распоряжения);

3) дата документа;

4) количество листов документа;

5) количество листов приложений;

6) краткое содержание документа;

7) подразделение, ответственное за исполнение документа:

8) исполнитель (фамилия, инициалы);

9) срок исполнения («контрольная дата»);

10) отметка об исполнении;

11) ход исполнения;

12) связанные документы. Если исполнение документа связано подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с РК связанных документов;

13) «Дело №» (в этом поле выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ).

Для приказов, распоряжений, решений коллегиальных органов отдельно регистрируется и ставится на контроль каждое решение. Отдельно могут регистрироваться и ставиться на контроль поручения руководства.

Несомненное достоинство компьютеризированной системы регистрации документов по сравнению с ручной состоит в том, что она:

обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации;

позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу;

позволяет автоматически составлять внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения4, 10.

4.2 Контроль исполнения

Традиционно в средних и крупных организациях существовали группы контроля исполнения, ежедневно по картотеке выявляющие документы с истекающими сроками исполнения и по телефону осуществляющие напоминание, предупредительный контроль исполнения документов, готовящие отчеты об исполнительской дисциплине в подразделениях и в организации в целом. С внедрением компьютерных технологий эти подразделения постепенно уходят в прошлое14.

Автоматизированная система легко позволяет контролировать все зарегистрированные документы, содержащие задание и требующие исполнения. Также могут при необходимости быть поставлены на контроль и устные поручения и задания руководства.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля "Срок исполнения (Контрольная дата)" в регистрационной карточке документа. Даже несложные системы позволяют автоматически генерировать списки документов с истекающими сроками исполнения3,14.

Программа может автоматически напоминать исполнителю о документах, срок исполнения которых заканчивается, - всплывающими напоминаниями в стиле MicrosoftOutlook или сообщениями по электронной почте, содержащими ссылки на контролируемые документы, и т. п.(Рис.4)14.

Рисунок 4. Окно напоминание

Снятие документа с контроляосуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в поле "Ход исполнения". Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п. В поле "Связанные документы" устанавливается связь с номерами (регистрационными карточками) на документы, упомянутые в поле "Ход исполнения". Это могут быть как документы, созданные в ходе исполнения, так и другие документы по данному вопросу3.

Существуют следующие этапы контроля:

• текущий контроль (предусматривает сбор ежедневных сведений о документах, срок которых истекает);

• предупредительный контроль (предупреждение о необходимости исполнения документа за 2-3 дня до срока)

• итоговый контроль (обобщает результаты по исполнению документов отдельными сотрудниками, подразделениями всей организацией6.

Руководство подразделений и организации в целом автоматическом или полуавтоматическом режиме может получать итоговую отчетность об исполнительской дисциплине, документах с истекшими сроками исполнения, статистику о документах, исполненных в срок, с превышением срока, с переносом срока - меньше чем на 5 дней, меньше чем на 10 дней, больше чем на 15 дней и т. п.(Рис. 5).

Исполнительская дисциплина за период с 00.00.00 по 00.00.00

Подразделение /исполнитель

Всего

Выполнено

Не выполнено

в срок

с нарушением срока

с переносом срока

всего

С переносом срока

<5дней

>5дней

>10

>15

Всего по подразделению

Иванов

Петров

Сидоров

Рисунок 5. Пример формы итоговой отчетности

Все эти формы выходной отчетности продумываются при подготовке технического задания и заносятся в программу в ходе ее настройки. Также необходимо продумать и указать в техническом задании сроки рассылки напоминаний системой. Например, для сложного документа, срок исполнения которого истекает только через полгода, первое напоминание системы может быть за месяц до истечения срока исполнения, а для простых документов - накануне3,14.

При создании (настройке) системы автоматизации работы с документами рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это может быть:

• Справка (отчет) об отправленных документах;

• Справка (отчет) о поступивших документах;

• Справка (отчет) о документах, с которыми работает тот или иной исполнитель;

• Справка (отчет) о неисполненных документах и т.д.;

Такая система помогает руководству контролировать работу с деловыми бумагами в организации3,6.

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задается начальная и конечная дата интересующего периода.

Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован с тем, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения (Рис. 6).

Название подразделения

на 00.00.00

Фамилия исполнителя

Входящий номер

Дата

Срок исполнения (когда документ должен быть исполнен)

Краткое содержание

Рисунок 6. Пример формы справки, содержащей список документов с просроченным сроком исполнения

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых раньше или равен текущей дате.

Аналогично могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений - по исполнителям. Такая справка даёт представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определённый период времени (Рис. 7, 8).

Исполнитель: Иванов И.И.

Номер исходящего документа и название корреспондента

Дата

На входящий №

Дата

Краткое содержание

Дело №, дата исполнения

Всего документов за исполнителем:

Из них исполнено:

В работе:

Рисунок 7. Пример формы справки, содержащей список документов с просроченным сроком исполнения

Название подразделения с 00.00.00 по 00.00.00

Фамилия исполнителя

Всего входящих

из них исполнено

всего исходящих

из них исполнено

Рисунок 8. Пример формы справки (отчета) об общем количестве документов, числящихся за исполнителями

Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

При создании и настройке системы рекомендуется предусмотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию3.


Подобные документы

  • Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".

    реферат [30,7 K], добавлен 23.09.2010

  • Формы автоматизации регистрации документов: системы управления электронными архивами и электронным документооборотом. Основные необходимые функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота, положительные стороны их практического применения.

    контрольная работа [28,2 K], добавлен 09.09.2009

  • Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота. Назначение, цели и задачи данной системы делопроизводства. Проблемы, правовое обеспечение и перспективы развития ЭД. Принципы хранения электронных документов.

    курсовая работа [871,3 K], добавлен 13.10.2013

  • Современная актуальность автоматизации документооборота, сравнение его традиционного и электронного видов. Место системы электронного документооборота в информационной системе предприятия. Общая характеристика систем управления электронными документами.

    контрольная работа [25,3 K], добавлен 22.02.2010

  • Использование системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Формы регистрации, обработки и организации хранения документов в компании. Информационно-справочная работа. Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел.

    презентация [333,1 K], добавлен 02.04.2015

  • Характеристика гостинично-ресторанного бизнеса как отрасли деятельности, схемы информационных потоков. Нормативы и стандарты организации делопроизводства. Исследование систем управления гостиницей по документам. Системы автоматизации делопроизводства.

    курсовая работа [449,9 K], добавлен 26.09.2010

  • Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса. Системы электронного документооборота, используемые в работе Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ. Рекомендации по его усовершенствованию.

    дипломная работа [89,7 K], добавлен 08.02.2015

  • Документооборот как важное звено в организации делопроизводства в организации, его структура и особенности. Способы совершенствования документооборота. Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота.

    контрольная работа [29,0 K], добавлен 16.11.2010

  • Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно–технических требований. Поиск систем электронного документооборота. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных требований. Оценка результатов внедрения.

    курсовая работа [84,2 K], добавлен 18.01.2015

  • Средства, обеспечивающие реализацию функций управления. Особенности использования программных средств при рационализации и автоматизации документооборота. Основные операции, связанные с обработкой документов. Технологии работы с электронными документами.

    курсовая работа [68,0 K], добавлен 12.03.2012

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.