4.3 Согласование и совместная подготовка документов

Как показывает практика, при традиционном, бумажном, документообороте подготовка проекта и согласование документа являются самыми трудоемкими. Объясняется это тем, что на этих стадиях может принимать участие большое количество людей, и основные затраты времени по работе с документами на этих стадиях приходится на передачу документов от одного участника к другому, на отслеживание, какая версия документа является окончательной и устраивает всех участников18.

По имеющимся наблюдениям, обычно на предприятиях путь бумажного документа от одной стадии подготовки до другой занимает один рабочий день.

Согласование очень простого документа, предполагающее одну стадию внесения исправлений и наличие 3 исполнителей займет 10 рабочих дней.

Если взять подготовку более сложного документа, когда соавторы не согласились с правками других участников и не могут договориться, топосле двух-трех стадий переработки документа уже трудно вспомнить, каков был его изначальный вариант и что добавил каждый соавтор. При увеличении числа соавторов разобраться в ходе процесса становится все более сложно

Появление текстовых редакторов произвело революцию в деле совместной подготовки-правки стало возможно вносить непосредственно в текст документа.

Наличие режима их просмотра добавило возможность отслеживать, кто и какие исправления внес.

Пересылка документов по электронной почте ускорила процесс передачи документов от одной стадии к другой.

Но по-прежнему оставался нерешенным вопрос об отслеживании хода подготовки документа: сложно в короткие сроки определить тех, кто в данный момент работает с документом; есть ли необходимость вмешаться в процесс; тяжело проконтролировать, сколько времени каждый участник продержал документ у себя; вспомнить, что было в исходном тексте документа, и кто какие правки вносил.

Именно поэтому одним из наиболее востребованных сервисов системы электронного делопроизводства стали процессы согласования и совместной подготовки документов20.

Какой способ выбрать, определяется конкретными условиями работы с документом. Например, при подготовке договора внутри организации удобнее использовать совместную подготовку - каждая служба вставляет в документ нужные ей разделы, оттачивает формулировки, касающиеся ее деятельности. При работе с проектом договора, который поступил от контрагента, удобнее использовать согласование19 .

Совместная подготовка- процесс, предполагающий внесение участниками изменений в текст документа. Новая версия документа появляется после каждой его правки.

Процесс совместной подготовки с использованием систем электронного делопроизводства выглядит так: инициатор процесса создает электронную регистрационную карточку документа и «прикрепляет» к ней файл, содержащий текст. Для запуска процесса совместной подготовки ему нужно нажать специальную кнопку экранной формы «Лист совместной подготовки». В ней инициатор набирает список участников совместной подготовки и определяет время, за которое каждый должен успеть поработать с документом. Когда список готов, инициатор нажатием кнопки «Начать процесс подготовки» отправляет документ участникам. Каждый, кто был внесен в список, получает уведомление по электронной почте о том, что ему направлен документ для совместной подготовки. По ссылке из этого уведомления можно перейти на регистрационную карточку документа и начать с ним работать.

Сложность заключается в том, что нельзя допустить ситуации, когда с одним и тем же файлом работают два разных человека, поскольку каждый из них делает свои исправления в исходном тексте, в результате чего получаются два разных файла, когда нужно, чтобы правки были сделаны в одном тексте. Чтобы избежать такой ситуации, в системах электронного документооборота существует механизм блокировки доступа - если с документом работает один человек, другие уже не могут вносить в него правки. На экране это отражается специальными надписями типа «Документ заблокирован» и указывается, кем именно.

Каждый следующий участник перед началом своей работы имеет возможность сохранить предыдущий документ как версию. Когда документ наконец готов, можно посмотреть, как происходил процесс, и понять, на какой стадии появились те или иные изменения в документе.

Процесс совместной подготовки при тех же условиях, которые рассматривались при подготовке документа в бумажном виде, займет 12 часов или полтора рабочих дня.

Согласование- процесс, предполагающий не изменение исходного текста, а внесение участниками замечаний, которые потом вносит в текст документа инициатор согласования, в результате чего получается новая версия документа20.

При направлении документа на согласование инициатор процесса создает в системе новый документ - лист согласования, в который наследуется вид согласуемого документа, автоматически вычисляется имя инициатора, а также инициатором указывается тип согласования (параллельное, последовательное, комбинированное) и список участников. При параллельном согласовании участники могут проставлять визу независимо друг от друга, при последовательном - в порядке и в сроки, определенные инициатором. Комбинированное согласование представляет собой симбиозуказанных типов согласования: участники комбинированного согласования разбиваются на группы, согласующие документ параллельно, внутри групп осуществляется последовательное согласование.

Участники согласования получают соответствующие уведомления. Причем при последовательном согласовании следующий согласующий получит уведомление только после того, как документ согласует предыдущий участник. Визирование документа сопровождается созданием листа-ответа (визы) для каждого участника процесса. Согласующий указывает в своем документе-визе решение (согласен, не согласен, особое мнение) и при необходимости вносит комментарии. По завершении процесса согласования в базе для соответствующего документа создается документ «Результат согласования», в котором указываются все визы и комментарии участников7.

Лист согласования представлен на рисунке 5.

Рисунок 9. Лист согласования

Согласование удобнее использовать на заключительной стадии подготовки документа, когда необходимо собрать окончательное мнение участников. Причем важно, чтобы участники уже не могли внести в документ изменения.

Система электронного делопроизводства позволяет каждому участнику работать эффективнее - у него гораздо меньше времени уходит на поиск всех необходимых документов, требуемых для подготовки нового20.

4.4 Поиск документов и справочная работа

В процессе регистрации создается база данных, дающая возможность вести информационно-справочную работу по всем документам организации, учреждения, фирмы3.

Информационно-справочная работа по документам организации - одна из важнейших задач службы ДОУ. Оперативность и полнота представления информации, необходимой для подготовки управленческого решения, создания документов во многом определяет качество работы управленческого аппарата в целом.

С внедрением современных автоматизированных систем учета документов (систем электронного делопроизводства, СЭД) возможности информационно-справочной работы перешли на качественно новый уровень.

Окно запроса поиска по реквизитам РК представлен на рисунке 6.

Рисунок 10 . Окно запроса поиска по реквизитам РК

Можно выделить следующие отличительные особенности информационно-поисковой работы в автоматизированных системах (СЭД).

1. Возможность поиска по любому поисковому признаку, а также по сочетанию нескольких поисковых признаков одновременно. Таким образом, мы можем искать, например, документы, поступившие от конкретного корреспондента за определенный период времени; либо документы определенного вида, подготовленные в каком-то подразделении, или отчеты, подготовленные сотрудниками отдела продаж в феврале - мае 2007 г.; документы, согласованные сотрудником в декабре 2007 г., и т. п.

2. Возможность полнотекстового поиска. Так как практически все документы сегодня создаются на компьютере, все больше документов поступают в электронной форме либо сканируются в службе ДОУ, соответственно, быстро растет доля полнотекстовых СЭД, то есть систем, в которых хранится не только информация о документе (регистрационная карточка), но и сам документ в виде прикрепленного к карточке файла либо набора файлов разных форматов (образ документа и текст документа либо документ и приложения к нему). Существенно расширяются возможности поиска. Теперь можно искать не только но набору реквизитов или ключевым словам (рубрикатору), но и по любым словам, которые могут встретиться в тексте документа.

3. Расширенный поиск. Быстрое совершенствование поисковых систем в сети Интернет, адаптированных к текстовым запросам, сформулированным обычным языком, позволило использовать аналогичные механизмы, позволяющие искать с учетом морфологии, словарейсинонимов и т. п. по всем документам организации, включенным в СЭД. Так называемый «язык поисковых запросов» позволяет указывать, что искомые слова должны находиться рядом, в одном предложении, в одном абзаце. Чтобы сузить круг результатов поиска, можно указать, какие слова не должны встречаться в тексте, например, ищем «Буш», но без слова «старший» и т. п.

4. Тематический поиск. Полнотекстовый поиск позволяет легко выполнять тематические подборки документов, в том числе по сложным документам, посвященным целому ряду вопросов, которые могут даже и не быть отражены в явном виде в заголовке документа. Причем результатом запроса может быть как подборка документов, так и «выжимка» - отрывки из документов по заданному вопросу с указанием источника по форме: заголовок, дата и номер документа, кусок текста по данному вопросу. А уже на основании подобной подборки пользователь принимает решение заказать какие-то документы целиком.

5. Единая СЭД позволяет осуществлять сквозной поиск по документам текущего делопроизводства, документам, завершенным в делопроизводстве и архивным документам. По мере пополнения электронной картотеки СЭД будет содержать все больше документов. Если документы текущего делопроизводства со временем передаются в ведомственный архив, то электронные карточки и сами электронные документы могут продолжать храниться в системе. Однако следует учитывать, что некоторые программы не позволяют вести сквозной поиск по всем годовым разделам, так как каждый годовой раздел представляет собой отдельную базу данных. Поэтому от таких программ постепенно отказываются, переходя к системам, позволяющим осуществлять сквозной поиск по всем годовым разделам, как по документам текущего делопроизводства, так и по документам, переданным в архив.

6. Распределенный доступ. Создание автоматизированной системы позволяет осуществлять распределенный удаленный доступ к СЭД с любого рабочего места, причем как внутри локальной сети офиса, так и из удаленного офиса, филиала, а при соблюдении соответствующих мер безопасности - из любой точки мира через сеть Интернет, например руководством или сотрудниками, находящимися в командировке, дома и т. п. Таким образом резко возрастает оперативность получения информации о документах всеми сотрудниками организации.

7. Защита от несанкционированного доступа. Внедрение СЭД обязательно сопровождается определением круга документов, доступных сотрудникам организации в зависимости от распределения обязанностей и круга полномочий. Информационно-справочное обслуживание должно соблюдать баланс между необходимостью максимально полного доступа сотрудников ко всей необходимой им для эффективной работы информации и защитой конфиденциальной информации от несанкционированного доступа. Как правило, устанавливаются три градации доступа к документу.

8. Расширенное информационное обслуживание. Так как информационно-документационное обслуживание управленческого аппарата является одной из основных задач службы ДОУ, то внедрение СЭД позволяет значительно повысить полноту и качество, внедрить новые формы информационно-документационного обслуживания. Например, несмотря на возможность прямого доступа к системе не все сотрудники в совершенстве владеют языком поисковых запросов. Если поиск конкретного документа, как правило, затруднений не вызывает, то сложный тематический поиск уже может вызвать затруднения. Поэтому, особенно на первом этапе, сотрудники будут продолжать обращаться к службе ДОУ с просьбой подобрать документы по тому или иному вопросу. В этом случае имеет смысл предоставлять сотруднику не собственно подборку документов, а сохраненную форму запроса, запустив которую сотрудник получает от системы список необходимых ему документов. Службе ДОУ проанализировав потребности сотрудников, создать набор типовых запросов, которые могут понадобиться сотрудникам и довести их до каждого потребителя. Использование запросов по сравнению с подборками документов имеет то преимущество, что если в системе появятся новые документы, отвечающие критериям запроса, то в дальнейшем, запустив запрос, сотрудник получит на экран полный список, включающий и вновь появившиеся документы. Некоторые программы имеют функцию подписки, позволяющую сотруднику получать уведомления обо всех новых документах, появившихся в системе и отвечающих тому или иному критерию, например, связанных с конкретной организацией и т. п.

9. Отдельным справочником, расширяющим информационно-справочные возможности СЭД, является адресная книга. В коммерческих организациях сегодня все чаще это даже не модуль СЭД, а отдельная программа, представляющая собой целый класс программ - CRM-система, то есть система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-customerrelationshipmanagement). Такая сильно расширенная адресная книга содержит в себе сведения обо всех организациях, с которыми данная компания поддерживает взаимоотношения: их адреса, банковские реквизиты, фамилии, имена, отчества, контактные телефоны и другая справочная информация, включая информацию о поставках, заключенных договорах, переговорах и т. п. Наличие такой информации в системе делает работу с корпоративными клиентами в большей степени независящей от конкретного менеджера и минимизирует риски потерь в случае ухода сотрудника.

10. Дополнительные справочные материалы. Сегодня служба ДОУ ведет не только информационно-справочную работу по документам организации, но и может собирать всю необходимую информацию по тематике работы организации, отслеживая публикации в прессе, в сети Интернет, выходящие печатные издания и другую необходимую по работе сотрудникам организации информацию. Вся эта информация ежедневно собирается, добавляется в систему и с заданной периодичностью, например раз в неделю, сотрудники оповещаются о новых поступлениях, путем циркулярной рассылки по электронной почте или выкладывания информации на внутрикорпоративный интернет-сайт16.

4.5 Создание документов

Компьютер представляет наибольшие возможности для облегчения и ускорения создания документа. Составлением документов приходилось заниматься всем работникам управленческого аппарата, но с автоматизацией этой работы в последние годы её всё чаще стали поручать секретарю-референту3.

Для экономии времени в системе электронного документооборота (СЭД) реализован такой сервис, как создание документа по шаблону. Шаблон - это заготовка определенного вида документа, в которую можно включить все повторяющиеся элементы.

Шаблоны могут быть двух видов:

«заготовка» в виде файла, подготовленного в одном из офисных приложений. Пример такого шаблона приведен на рис. 11, а пример готовой регистрационно-контрольной карточки с этим прикрепленным файлом - на рис. 12. Шаблон открывается в «родном» приложении и дальнейшая работа происходит в нем;

Рисунок 11. Пример «заготовки» в виде файла

Рисунок 12. Пример готовой РКК с прикрепленным файлом

текст, который можно просмотреть прямо в регистрационно-контрольной карточке документа. Пример шаблона приказа приведен на рис. 13.

Рисунок 13. Пример шаблона приказа

Первый вариант шаблонов удобнее применять, когда организация использует смешанный тип электронного документооборота: часть операций по обработке документов выполняется в СЭД, часть - «вживую» с использованием бумажных экземпляров документов.

Второй вариант удобнее, когда работа с документами переходит полностью в ведение СЭД. Например, шаблон приказа по личному составу удобнее делать в виде файла WORD, так как его нужно будет распечатать для длительного хранения (согласно законодательству - 75 лет). Второй тип шаблонов вполне можно использовать и для внутренних распоряжений и указаний.

В шаблон помимо бланка и схемы расположения реквизитов может быть включена «рыба» текста приказа. Если документ должен содержать обязательные данные, их можно включить в документ как текст, выделенный цветом. Пример шаблона письма с использованием такого выделения на рисунке 11. Для создателя документа это удобное напоминание о необходимости включить в документ те или иные данные.

Шаблоны документов могут быть личные и корпоративные.

Каждый сотрудник, имеющий рабочее место в СЭД, может сделать заготовки документов, с которыми он часто работает.

Экономить время всех сотрудников, создающих проекты документов, позволяют корпоративные шаблоны. Корпоративный шаблон документа - это тоже заготовка документа, но выполненная в соответствии с правилами, принятыми в организации. Например, шаблоны документов могут быть утверждены Инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению управления). Функционал СЭД позволяет организовать работу так, что созданием и внесением изменений в шаблоны занимается один специально назначенный человек, а все остальные пользователи используют шаблоны для создания проектов документов, не имея возможности вносить изменения в исходный шаблон. Это позволяет оперативно вносить необходимые изменения в шаблоны, которые тут же становятся доступны всем заинтересованным сотрудникам.

Наличие корпоративных шаблонов позволяет организовать работу по подготовке проектов документов таким образом, что создавать электронный образ проекта документа будет не делопроизводитель, а заинтересованная сторона 17.

4.6 Подписание документа

Один из важных этапов жизненного цикла документа - его подписание, когда статус документа меняется со статуса «Проект» на статус «Утвержденный».

Использование системы электронного документооборота существенно ускоряет процесс подписания документа.

Даже в маленькой организации нужно дойти до начальника и положить бумажный документ в папку для подписи. В большой компании подписание может представлять собой достаточно длительный процесс: документ передается делопроизводителю подразделения, тот передаетего во внутреннюю почту или непосредственно руководителю, но через некоторое время. В какой срок документ окажется на столе начальника - предсказать трудно. При использовании системы электронного документооборота передача документа происходит практически мгновенно, и уже от самого начальника зависит, как быстро он его рассмотрит21.

При направлении проекта документа на подпись подписанту отправляется уведомление, доступное также его заместителям. Подписант имеет возможность как подписать документ, так и отказать в подписи7.

Для занятых руководителей может оказаться действенной система корпоративного тайм-менеджмента, созданного с использованием системы электронного документооборота. С ее помощью для таких сотрудников может оказаться очень удобным возможность получения напоминаний о необходимости подписать документы. Каждое новое напоминание может быть выделено цветом, чтобы руководителю более наглядно была представлена информация о том, какие документы он еще не рассмотрел. Электронное подписание документов возможно в промежутках между другими делами - три минуты найти легче, чем целый час на штудирование толстой папки с документами на подпись21.

В любой момент можно отследить, где именно сейчас находится документ, подписан он или нет, а если в подписи отказано, можно, не теряя времени на ожидание возвращения документа, начинать работу над следующим вариантом. Кроме того, можно отслеживать сроки подписания документов, не допуская, чтобы происходили задержки с рассмотрением документов18.

Сегодня мы приходим к использованию электронно-цифровой подписи в сфере текущего делопроизводства15.

В современных системах делопроизводства документ «подписывается» электронной подписью нажатием кнопки «Электронная подпись». Для этого применяется технология Открытого и Закрытого ключа. Компьютер, на котором работает человек, подписывающий документ, запрашивает закрытый ключ. Закрытый ключ может быть записан на отдельном флоппи диске или специальном магнитном носителе. Система открытых и закрытых ключей позволяет любому из зарегистрированных участников делопроизводства абсолютно надежно проверить, кто подписал документ и не внесены ли в него какие-либо изменения28.

Использование электронно-цифровой подписи требует, чтобы файл документа после подписания ЭЦП оставался неизменным. В то же время в бумажном делопроизводстве на документе уже после его подписания проставляются его дата и номер. В электронном делопроизводстве дата и номер документа после подписания его ЭЦП могут проставляться только в регистрационно-контрольной карточке, но никак не на самом документе14,15.

4.7 Прием и передача документов

Одно из основных преимуществ современного офиса, оснащенного локальной сетью, - значительное ускорение и упрощение передачи документа внутри учреждения на согласование или для ознакомления. Передача проводится путем установления последовательного маршрута движения документа либо параллельной его рассылкой всем заинтересованным лицам в соответствии с установленным перечнем согласования (Рис 14).

Рисунок 14.Окно маршрута движения документа

Такой перечень заранее утверждается руководством и вносится в память машины. Для автоматизированной рассылки в программах пакета MS Office командой Файл-Добавить маршрут (в Word 2000 -Файл - Отправить - По маршруту) устанавливается последовательная или одновременная доставка документа, из адресной книги выбираются необходимые адресаты, устанавливается порядок редактирования документа. В случае последовательной рассылки устанавливается порядок адресатов и кнопкой “Разослать” запускается процесс движения документа. Далее сообщение о документе появляется в компьютерах всех заинтересованных подразделений. Если установлена последовательная рассылка, то каждый последующий рецензент видит правку и замечания сотрудников, рассматривавших документ до него. Завершение правки одним сотрудником сопровождается автоматической передачей документа другому сотруднику, указанному в списке на согласование. Внесение исправлений, добавлений и сокращений в документ не приводит к уничтожению исходного текста. В документе фиксируется, кто какую внес правку. Правка разных сотрудников выделяется разными цветами. После рассмотрения документа всеми заинтересованными лицами, он автоматически возвращается к запустившему процесс исполнителю. Исполнитель просматривает внесенные в документ исправления и либо соглашается с ними, и только тогда исправления становятся частью текста документа, либо отказывается от того или иного исправления.

В автоматизированных системах делопроизводства так называемый модуль маршрутизации осуществляет эту процедуру автоматически в соответствии с заранее разработанным службой делопроизводства или секретарем-референтом списком согласующих (визирующих) инстанций для каждого вида и разновидности документов. Например, договор автоматически поступит в бухгалтерию, юристу и в зависимости от типа договора - другим заинтересованным подразделениям.

Автоматизированные системы осуществляют контроль прохождения документа, напоминание в случае задержки документа в том или ином подразделении.

Качественный скачок в сроках доставки документов произошел во внешних сношениях. Еще недавно основным средством сообщения была почта, но сегодня с распространением факсимильных аппаратов и факс-модемных устройств для компьютеров документ может быть отправлен и получен везде, где есть телефонная розетка.

Факс-модемсочетает в себе функции двух устройств: факса и модема (дополнительно может быть функция работы с речевыми сообщениями). Факсимильная часть осуществляет прием сообщений от факсимильных аппаратов на компьютер и передачу сообщений с компьютера на факсимильные аппараты. Особенностью является получение факсимильного сообщения непосредственно в компьютер. В дальнейшем оно может быть распечатано, передано на другие компьютеры, использовано для подготовки ответного сообщения. Отправка факсов может осуществляться как путем сканирования имеющегося документа, так и путем подготовки текста документа непосредственно на компьютере, что исключает необходимость создания бумажного документа. Компьютер позволяет осуществлять отправку факсов в заданное время, а также рассылку циркулярных факсов по списку адресов.

Модем (модулятор-демодулятор) - устройство, позволяющее соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям. При использовании модема сообщения могут быть переданы непосредственно с одного компьютера на другой, появляется возможность пользоваться электронной почтой и подключаться к международной сети Internet, дающей доступ к огромному объему всевозможной информации.

Большим преимуществом передачи документа непосредственно с компьютера на компьютер является возможность получить документ в том виде, в котором он был подготовлен, с включенными в него таблицами, графиками, изображениями и т.п. Сведения из такого документа легко могут быть использованы в других документах. Он может редактироваться, передаваться по сети внутри учреждения.

Факсимильные сообщения поступают в компьютер в виде графического изображения страниц.

Особенно удобно использование факс-модема вместо факса для отсеивания рекламных сообщений (вызывающих ненужный расход печатных материалов) и для циркулярной рассылки без изготовления многочисленных бумажных копий одного и того же сообщения.

Электронная почта сочетает в себе ряд преимуществ традиционной почты и факсимильных сообщений. Электронная почта опирается на сеть своеобразных “почтовых отделений”, осуществляющих передачу сообщения. Ее преимущества в низких расценках, одинаковых для внутренних и международных сообщений. Однако в отличие от традиционной при пользовании электронной почтой сообщение доставляется в срок от нескольких минут до нескольких часов. По сравнению с факсом электронная почта не так оперативна, но поскольку для передачи сообщения необходимо соединиться лишь с ближайшим “почтовым отделением”, а затем информация передается в сжатом виде по специальным выделенным каналам, процесс передачи происходит гораздо легче, чем передача факса в другой город или тем более в другую страну. Электронную почту отличает высокое качество пересылаемого документа. Это особенно актуально в условиях плохого качества линий связи, когда передача факса в другой город требует упорного дозванивания и не гарантирует читабельности полученного документа11.

Заключение

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и предназначены для эффективного управления современным предприятием26.

Внедрение САДЭД - это здравое решение в области бизнеса, а не технологий. Принятие руководством организации решения о вложении средств в улучшенную систему управления документацией даст практический результат - более качественный и оперативный сервис, более эффективное рабочее пространство и, что особенно важно, преимущество перед конкурентами.

Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объема в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.

• На поиск, согласование и утверждение документов приходится 30% рабочего времени сотрудников. Это примерно 1 месяц в год;

• На ожидание поступления документов - 20 %;

• На передачу документов между подразделениями - 10 %;

• На подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10 %;

• На создание новых документов тратится примерно 30% рабочего времени;

• 20 - 30% поставленных задач вообще не решаются;

• 6 - 15% бумажных документов безвозвратно теряется;

• В среднем создается 19 копий каждого документа.

САДЭД не только поможет решить эти проблемы, но и принесет экономическую выгоду.

• Увеличение скорости и точности поиска позволяет сэкономить от 2х до 5ти часов в неделю на одного сотрудника и составляет от 5-15%;

• Применение систем электронного документооборота увеличивает производительность труда сотрудников на 20-50%, а время обработки одного документа уменьшается более чем, на 75, а уменьшение затраты на хранение на 80%;

• Наличие прототипов и шаблонов документов позволяет экономить от 20-30% времени от трудозатрат на создание новых документов, а это около 7,5% от полного рабочего времени сотрудников.

• Утверждение и согласование документа на одного сотрудника составит 10-30%;

• И наконец, по оценкам специалистов внедривших СЭД, их использование может способствовать увеличению прибыли предприятия на 5-15%.

• Таким, образом, средний процент экономии времени при использовании СЭД составляет более 60%.

Внедрение СЭД обеспечивает:

• Скорость предоставление услуг;

• Себестоимость предоставления услуг;

• Экономия времени на поиск, обработку, пересылку и хранение документов.

• Качество услуг;

• Увеличение скорости и точности поиска. Поиск и выборка документов происходит по различным атрибутам.На поиск документа тратятся не часы, а секунды или минуты;

• Времени на передачу документов между подразделениями и ожидания документов не требуется, документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам, обеспечивается коллективная работа над документами.

• Ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий пользователя и контроля исполнительской дисциплины при внедрении автоматизированной системы ДОУ документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения.

• Совершенствование и повышение эффективности управления предприятием;

• Улучшение контроля над исполнением документов;

• Повышение безопасности документов;

• Повышение сохранности и удобства хранения документов;

• Процесс согласование и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;

• Подготовка стандартных отчетов о движении документов и объеме документооборота занимает несколько секунд;

• Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами. СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;

• Повышение корпоративной культуры предприятия и рост авторитета и доверия со стороны партнеров и клиентов.

• Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота - это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели25.

Библиографическое описание

Литература

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение[Текст] : учеб.-практич. пособие/ В.И. Андреева.- М.: Кнорус, 2006.- 267 с.

2. Борисенко И.Н. Автоматизированный документооборот[Текст]: учеб. пособие/И.Н. Борисенко.- Омск: ОмГТУ, 2005.- 77с.

3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве) [Текст] : учеб.-практич. пособие/ Кузнецов С.Л. - М.: Интелсинтез, 1999. - 208 с.

4. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности[Текст]: учеб. пособие /А.А. Раздорожный . - М.: ИНФРА-М, 2009. -- 304 с.

5. Романов Д. А. Правда об электронном документообороте[Текст] : учеб.-метод. рекомендации / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова.- М.: ДМК Пресс, 2002. - 224 с.

6. Справочник делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере[Текст] : учеб. пособие / Павлюк Л.В. [и др.].- М., Сп: Герда, 2006. - 383 с.

Периодическая литература

7. Бибер Е. Жизнь документа в системе электронного документооборота [Текст] / Е. Бибер// Секретарское дело .- 2007. - №11. - С. 24-27.

8. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства Попытка анализа и классификации [Текст] / О.А. Ефимова // Секретарское дело.-2000.- №4.- С. 37-42.

9. Каменева Е.М. Все секреты регистрации документов[Текст] /Е.А. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2007.- № 11.- С.23-26.

10. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап[Текст] / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2000. - № 1. - С.30-33.

11. Кузнецов С.Л.Прием и передача документов в автоматизированных системах [Текст] / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело.- 2000.- №3. - С. 36-39.

12. Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства[Текст] /С.Л. Кузнецов//Делопроизводство.- 2005. - № 3. - С. 47-52.

13. Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства (продолжение)¹[Текст] / С.Л. Кузнецов //Делопроизводство.- 2005.- № 4. - С. 56-59 .

14. Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства (продолжение)¹[Текст] /С.Л. Кузнецов//Делопроизводство.- 2006. - № 1. - С. 44- 47.

15. Кузнецов С.Л. Современные технологии регистрации документов [Текст] / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство.- 2007.- №11.- С. 30-33.

16. Кузнецов С.Л. Организация информационно-справочной работы по документам[Текст] / С.Л. Кузнецов//Делопроизводство.- 2008.- № 1. - С. 14-17.

17. Подолина О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: Работа с его шаблонами[Текст] /О. Подолина// Секретарское дело.- 2008.- №10. - С. 20-23.

18. Подолина О. Жизненный цикл исходящих документов[Текст] / О. Подолина // Секретарское дело.- 2008.- №11. - С.44-46.

19. Подолина О.Согласование документов в системе электронного документооборота[Текст] / О. Подолина// Секретарское дело.- 2008. - №12. - С. 26-28.

20. Подолина О. Согласование и совместная подготовка документа в системе электронного документооборота[Текст] / О. Подолина//Секретарское дело. - 2009.- №1 - С. 67-68.

21. Подолина О., Подписание документа одним нажатием клавиши Enter[Текст] / О. Подолина, Д. Вдов //Секретарское дело.- 2009.- №4. - С. 22-24.

22. Рысков О.И. Некоторые рекомендации по выбору автоматизированной системы документационного обеспечения управленческой деятельности [Текст] /О.И. Рысков // Секретарское дело.- 2004.- №3.- С.10-12.

23. Таранченко О. Делопроизводство - автоматизация работы[Текст] /О. Таранченко // Секретарское дело.- 2003. - №4 - С. 27-28.

Электронные ресурсы

24. Автоматизация делопроизводства. Особенности национального делопроизводства [Электронный ресурс] - Режим доступа http://www.directum.ru/339091.aspx - 18.04.2011

25. Асеев С.Ю. Учебно-методический комплекс по курсу «Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД)» [Электронный ресурс]/ Асеев С.Ю, Князева Т.А. - Режим доступа- www.fpn.asu.ru/files/CADED.doc- 18.04.2011

26. Князева Т. Отечественные системы автоматизации делопроизводства[Электронный ресурс] / Т. Князева. - Режим доступа http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=10513&SECTION_ID=765 - 18.04.2011

27. Система документооборота и управления бизнес-процессами ESCOM.BPM[Электронный ресурс]/ http://escom-bpm.com/presentation/list.php- 18.04.2011

28. Шахвердова В. Цифровая подпись в системах автоматизации делопроизводства и документооборота [Электронный ресурс] / В. Шахвердова. - Режим доступа http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=30894&SECTION_ID=769- 18.04.2011

Размещено на Allbest