Специфика документооборота в акционерном обществе

7.2. Должностное лицо, ответственное за прием и выдачу документов, производит контрольную сверку:

* правильности заполнения поступающих от клиентов документов и их комплектность;

* соответствия данных, указанных в документах, с данными, указанными в анкете зарегистрированного лица;

* соответствия подписи на документах с образцом в анкете зарегистрированного лица;

* полномочий лица, предоставившего документы;

* данных, указанных в журналах, с данными в документах;

* количества переданных документов в обработку с количеством возвращенных;

* сроков исполнения документов;

* наличия на документах и в журналах соответствующих отметок о приеме, обработке и выдаче документов.

7.3. Должностное лицо, ответственное за проведение операций в Реестр, производит контрольную сверку:

* соответствия данных, указанных в документах, с данными, указанными в Реестре;

* общего количества введенных в Реестр распоряжений с количеством принятых;

* количества ценных бумаг на лицевом счете зарегистрированного лица, с количеством, указанным в передаточном распоряжении;

* данных каждого распоряжения с данными Реестра;

* соответствия данных, указанных в распоряжениях, с данными документов, подтверждающих операцию;

* количества полученных, обработанных и переданных документов;

* сроков исполнения распоряжений;

* наличия на документах соответствующих отметок о приеме и обработке документов.

* принятых, обработанных, выданных и направленных на хранение документов.

7.4. По окончанию каждого операционного дня (в случае, если проводились операции по Реестру) производится контрольная сверка количества (вида, категории, типа) размещенных ценных бумаг Эмитента с количеством (видом, категорией, типом) учитываемых на счетах зарегистрированных лиц.

На основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска проводится сверка количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц. Такая сверка также осуществляется при составлении списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам.

В случае выявления расхождений устанавливаются причины расхождения и принимаются меры по его устранению. Данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.

7.5. Контроль расчета дивидендов производится суммированием начисленных каждому владельцу ценных бумаг дивидендов с общей суммой дивидендов, приведенной в документе эмитента, на основании которого производится выплата. Контроль исчисления налогов и сумм к выдаче производится выборочной проверкой части расчета.

8. ПОРЯДОК И СПОСОБЫ ВОССТАНОВЛЕНИЯ ДАННЫХ РЕЕСТРА В СЛУЧАЕ ИХ УТРАТЫ

8.1. В случае утраты данных, составляющих систему ведения реестра, Обществом осуществляются следующие мероприятия по восстановлению утраченных данных:

8.1.1. В случае утраты регистрационного журнала учета операций, ведущегося в бумажной форме, его восстановление производится в течение одного дня с момента утраты по данным документов, являющимся основанием для проведения операций в реестре.

8.1.2. В случае утраты документов, являющихся основанием для проведения операций в реестре, на следующий день с момента утраты Общество направляет заказным письмом зарегистрированным в реестре лицам, чьи документы были утрачены, уведомление с просьбой предоставить документы взамен утраченных. По мере получения документов, утраченные данные восстанавливаются.

8.2. В случае утраты регистрационного журнала учета операций, данных лицевых счетов зарегистрированных лиц, а также документов, являющихся основанием для проведения операций в реестре, Общество осуществляет следующие действия:

* уведомить об этом РО ФСФР России по СЗФО в письменной форме в срок не позднее следующего дня с даты утраты;

* на следующий день с момента утраты направляет зарегистрированным лицам заказными письмами или с помощью телефонной или факсимильной связи, а при необходимости и в средствах массовой информации сообщение о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных;

* в 10-ти дневный срок принимает все меры к восстановлению утраченных данных.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Утверждены

Советом директоров

ОАО «НОРФЕС»

Протокол от 18.12.2009 № 7

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЯ (ДОКУМЕНТОВ РЕЕСТРА) ОАО «НОРФЕС»

г. Владивосток 2009 г.

Оглавление

1. Общие положения

2. Термины и определения

3. Обязанности регистратора

4. Хранение документов

5. Способы сохранения электронных данных

6. Порядок ведения журналов Реестра

7. Система внутреннего контроля и порядок проверки данных системы ведения Реестра

8. Способы восстановления данных в случае их утраты

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «НОРФЕС» (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом "О рынке ценных бумаг" от 22 апреля 1996г. No 39-ФЗ, Федеральным законом "Об акционерных обществах" от 26 декабря 1995г. No 208-ФЗ, "Положением о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг", утвержденным Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 2 октября 1997г. No 27 (далее - Положение о ведении реестра) и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.2. При внесении изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, в Правила вносятся соответствующие изменения и дополнения.

1.3. Правила определяют порядок обработки и хранения документов реестра, обязанности регистратора, а также порядок осуществления внутреннего контроля.

1.4. Регистратор обязан по требованию зарегистрированных лиц, эмитента и любых других заинтересованных лиц представить им для ознакомления Правила, а также изменения и дополнения к ним.

1.5. Правила Внутреннего документооборота и контроля ОАО «НОРФЕС», утвержденные приказом Генерального директора Общества от 8 апреля 2009 года, считать утратившими силу.

2. Термины и определения

2.1. В настоящих Правилах используются термины, определенные в Положении о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденном постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27 (далее - Положение о ведении реестра) и в Правилах ведения реестра владельцев именных ценных бумаг ОАО «НОРФЕС».

3. Обязанности регистратора

3.1. Система документов Реестра представляет собой:

3.1.1. Информацию об эмитенте и о ценных бумагах эмитента.

3.1.2. Внутренние документы ОАО «НОРФЕС» по ведению Реестра владельцев именных ценных бумаг.

3.1.3. Основания для внесения записей в Реестр.

3.1.4.Журнал учета входящих документов.

3.1.5. Регистрационный журнал.

3.1.6. Информация о зарегистрированных лицах (лицевые счета) и об операциях по лицевым счетам.

Все документы системы ведения Реестра хранятся на бумажных и электронных носителях.

3.2. Требования к документам, предоставляемым зарегистрированным лицом.

3.2.1. Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально. Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов.

3.2.2. Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи Регистратором письменного отказа во внесении записей в Реестр по запросу зарегистрированного лица, Регистратор может выдать копии представленных документов.

3.3. Прием и регистрация запросов и документов для внесения (изменения) информации в Реестр.

3.3.1. Документы для внесения (изменения) информации в Реестр, полученные от зарегистрированных лиц, а также запросы зарегистрированных лиц на получение информации из Реестра, принимаются лицом, уполномоченным осуществлять ведение Реестра (далее - Регистратор).

3.3.2. Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого Регистратор производит идентификацию личности физических лиц или представителей юридических лиц.

3.3.3. При каждом обращении зарегистрированного лица Регистратор обязан проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом.

Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии Регистратора. В этом случае Регистратор ставит свою подпись на анкете, чем гарантирует подлинность подписи и соответствие паспортных данных зарегистрированного лица. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально.

3.3.4. Регистратор не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных настоящими Правилами. Все документы и запросы, которые поступают Регистратору, регистрируются в журнале учета входящих документов. На каждом документе ставится дата регистрации, входящий номер пакета документов, принимаемых от клиента.

3.4. Внесение записей в систему ведения Реестра производится Регистратором в следующем порядке:

3.4.1. Идентификация личности физических лиц или представителей юридических лиц на основании паспорта или другого удостоверения личности и проверка их полномочий.

3.4.2. Регистрация запроса в журнале учета входящих документов.

3.4.3. Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. В случае положительного прохождения дела запрос исполняется.

3.4.4. Исходящие документы подписываются Регистратором, на документе проставляются дата и исходящий номер.

3.4.5. Передача обработанной информации (ответа) по запросу осуществляется сопроводительным письмом, либо она отправляется по почте заказным письмом, при этом исходящая информация регистрируется в электронном журнале входящих (исходящих) документов Общества.

3.4.6. По документам (запросам, поручениям), не содержащим всей необходимой информации, составленным ненадлежащим образом, или при отсутствии у лица, представившего документы (запрос, поручение), необходимых для получения информации из Реестра полномочий, оформляется письменный отказ с указанием Ф.И.О. лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи.

4. Хранение документов

4.1. Хранение документов осуществляется в специальных пронумерованных папках в месте, недоступном для несанкционированного доступа. При перерывах в работе документы помещаются в шкаф под ключ. Общую ответственность за организацию хранения и сохранность документов несет Регистратор.

4.2. Регистратором хранятся следующие документы:

информация об эмитенте;

внутренние документы ОАО «НОРФЕС» по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг;

документы, являющиеся основанием для перехода прав собственности на ценные бумаги, а также заявления зарегистрированных лиц с приложенными к ним документами;

копии учредительных и других документов зарегистрированного в Реестре юридического лица, необходимых для открытия счета, а также доверенности на уполномоченных представителей и запросы на изменение реквизитов с подтверждающими документами;

письма, запросы и поручения зарегистрированных в Реестре лиц и запросы государственных органов;

журнал учета входящих документов;

регистрационный журнал;

лицевые счета зарегистрированных лиц.

4.3. Регистратор обеспечивает хранение всех документов, связанных с ведением Реестра, в течение трех лет.

5. Способы сохранения электронных данных

5.1. Программное обеспечение должно гарантировать сохранение введенной информации в электронный Реестр (журнал учета входящих документов, регистрационный журнал, лицевые счета) как при бесперебойной работе оборудования, так и при аварийных отключениях.

5.2. Регистратор предпринимает следующие меры по защите от последствий сбоя оборудования:

- централизованное хранение информации на сервере;

- ежедневное резервное копирование информации на гибкий магнитный диск;

- использование источников бесперебойного питания для подключения основных узлов ЛВС;

- регулярная распечатка данных из системы ведения Реестра.

5.3. Регистратор осуществляет копирование информации электронного Реестра на гибкий магнитный диск и обеспечивает хранение диска в месте, недоступном для несанкционированного доступа.

6. Порядок ведения журналов Реестра

6.1. Регистратор ведет следующие журналы:

6.1.1. Журнал учета входящих документов. Журнал ведется на бумажном и электронном носителе и содержит следующие данные:

- порядковый номер записи;

- входящий номер документа;

- наименование документа;

- дата получения документа Регистратором;

- сведения о лице, представившем документы, а именно: для юридического лица - наименование организации, представившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо; для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя.

- дата отправки ответа (внесения записи в Реестр) или направления отказа о внесении записи в Реестр;

- исходящий номер ответа на документы;

- фамилия должностного лица, подписавшего ответ.

6.1.2. Регистрационный журнал. Журнал ведется на бумажном и электронном носителе и содержит следующие данные:

- порядковый номер записи;

- дата получения документов и их входящие номера;

- дата исполнения операции;

- тип операции в соответствии с запросом;

- номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся сторонами в сделке;

- вид ценной бумаги;

- количество ценных бумаг;

- категория (тип) ценных бумаг;

- государственный регистрационный номер выпуска.

7. Система внутреннего контроля и порядок проверки данных системы ведения Реестра

7.1. Внутренний контроль при обслуживании владельцев ценных бумаг.

7.1.1. Общий контроль за исполнением поручений и документооборотом осуществляется Генеральным директором Общества. Текущий внутренний контроль осуществляется Регистратором.

7.1.2. При приеме документов производится:

- проверка наличия лицевого счета (при передаче прав собственности - у обеих сторон по сделке), отсутствия обременений ценных бумаг, блокирования счета;

- сверка поданных документов с анкетой владельца счета;

- сверка соответствия количества (наличия достаточного количества) ценных бумаг;

- сверка полноты представления документов и правильности их заполнения;

- проверка полномочий представителя зарегистрированного лица.

7.1.3. При регистрации документов в журнале учета входящих документов производится:

7.1.3.1. Ввод документов в журнал учета входящих документов.

7.1.3.2. Сверка соответствия бумажных и электронных поручений последующим позициям:

- стороны по сделке (сторона по запросу);

- количество ценных бумаг;

- основание для поручения;

- состав и количество поданных документов.

7.1.4. При выдаче выписок и справок из Реестра, ответов на запросы зарегистрированных лиц и государственных органов производится:

- проверка соответствия выписки, справки состоянию лицевого счета;

- сверка соответствия реквизитов зарегистрированного лица в выдаваемом документе с его удостоверением личности;

- проверка соответствия содержания и полноты ответа запросу клиента по журналу учета входящих документов

7.2. Внутренний контроль при размещении ценных бумаг.

7.2.1. При размещении ценных бумаг производится сверка информации о типе, количестве, форме выпуска ценных бумаг, правах частично оплаченных ценных бумаг на дивиденды с данными устава и проспекта эмиссии, осуществляется контроль за количеством размещенных ценных бумаг для предупреждения перевыпуска.

7.2.2. Осуществляется проверка на полноту и точность введенных данных. На основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска проводится сверка количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемым на счетах зарегистрированных лиц. Такая сверка также осуществляется при составлении списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам. В случае выявления расхождений устанавливаются причины расхождения и принимаются меры по его устранению. Данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц. По всем сверкам составляются протоколы проверок, которые подписываются лицом, проводившим проверку и Генеральным директором.

8. Способы восстановления данных в случае их утраты

8.1. В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов, зафиксированных на бумажных носителях, Регистратор выполняет следующие действия:

8.1.1. Не позднее следующего дня с даты утраты уведомляет об этом региональное представительство Федеральной Службы по Финансовым Рынкам РФ в письменной форме.

8.1.2. Опубликовывает сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных Реестра.

8.1.3. Принимает меры к восстановлению утраченных данных в Реестре в десятидневный срок с момента утраты, используя при этом копии электронных документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Утверждено советом директоров акционерного общества

ОАО Назаровоагропромхимия

"12"февраля 2010_г.

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Назаровоагропромхимия"

1. Общие положения

Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля открытое акционерного общества "Назаровоагропромхимия" (далее - Правила) составлены в соответствии с законами РФ "Об акционерных обществах" и "О рынке ценных бумаг", действующим законодательством Российской Федерации и на основании Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27, а также Устава ОАО "Назаровоагропромхимия" и Правил ведения реестра владельцев именных ценных бумаг (далее - Правила ведения реестра), утвержденных ОАО "Назаровоагропромхимия" (далее - Регистратор).

Настоящие Правила регламентируют действия Регистратора по обработке, контролю и хранению получаемых документов в связи с ведением реестра владельцев именных ценных бумаг.

В настоящих Правилах используются термины, определенные в Положении о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденном постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27 (далее - Положение о ведении реестра) и в Правилах ведения реестра.

2. Правила (способы) регистрации, обработки, хранения и архивирования документов

2.1. Система документов Реестра представляет собой:

1. два журнала Реестра с присвоенными номерами:

- журнал учета входящих документов;

- регистрационный журнал.

2. лицевые счета зарегистрированных лиц;

3. эмиссионный счет Эмитента с присвоенным номером;

4. лицевой счет Эмитента с присвоенным номером;

5. Документы Регистратора, являющиеся основанием для внесения записей в Реестр;

6. Документы Регистратора, необходимые для предоставления зарегистрированным лицам. Все документы системы Реестра хранятся на бумажных носителях.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Утверждено

Советом директоров

ОАО «Мосремстрой» 18 декабря 2006 г.

(протокол №3)

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Мосремстрой"

1. Общие положения

Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля Открытого акционерного общества " Мосремстрой" составлены в соответствии с законами РФ "Об акционерных обществах" и "О рынке ценных бумаг", действующим законодательством Российской Федерации и на основании Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27, а также Устава ОАО «Мосремстрой» и Правил ведения реестра владельцев именных ценных ОАО «Мосремстрой».

Настоящие Правила регламентируют действия Регистратора по обработке, контролю и хранению получаемых документов в связи с ведением реестра владельцев именных ценных бумаг.

2. Правила регистрации, обработки, хранения и архивирования документов

2.1. Система документов Реестра представляет собой:

1. два журнала Реестра:

- журнал учета входящих документов;

- регистрационный журнал.

2. лицевые счета зарегистрированных лиц;

3. эмиссионный счет Эмитента с присвоенным номером;

4. лицевой счет Эмитента с присвоенным номером;

5. документы Регистратора, являющиеся основанием для внесения записей в Реестр;

6. документы Регистратора, необходимые для предоставления зарегистрированным лицам.

Все документы системы Реестра хранятся на электронных и бумажных носителях.

2.2. Требования к документам, предоставляемым зарегистрированным лицом.

Операции производятся Регистратором на основании форм установленного им образца.

Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально.

Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов.

Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи Регистратором письменного отказа во внесении записей в Реестр по запросу зарегистрированного лица Регистратор может выдать копии представленных клиентом документов.

2.3. Прием и регистрация запросов и документов для внесения информации в Реестр.

Документы для внесения информации в Реестр, полученные от зарегистрированных лиц, а также запросы зарегистрированных лиц на получение информации из Реестра, принимаются лицом, уполномоченным приказом ОАО «Мосремстрой», осуществлять ведение Реестра (далее - Специалист Регистратора).

Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого Специалист Регистратора производит идентификацию личности физических лиц или представителей юридических лиц.

При каждом обращении зарегистрированного лица Специалист Регистратора обязан проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом.

Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии Специалиста Регистратора. В этом случае Специалист Регистратора ставит свою подпись на анкете, чем гарантирует подлинность подписи и соответствие паспортных данных зарегистрированного лица. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально.

Регистратор не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных настоящими Правилами.

документы и запросы, которые поступают Регистратору, регистрируются в журнале входящих документов.

Прием и регистрация входящих документов и запросов осуществляется в следующей последовательности:

- определение сути поручения клиента,проверка состава и содержания поступивших документов;

- регистрация документов в журнале учета входящих документов.

- подписание акта приема документов обеими сторонами (Специалистом Регистратора и зарегистрированным лицом).

2.4. Внесение записей в систему ведения Реестра. Внесение записей производится Специалистом Регистратора в следующем порядке:

1. Экспертиза документов и сверка с данными регистрации в журнале входящих документов.

2. Экспертиза документов на соответствие требованиям Правил ведения реестра и состоянию лицевого счета. В случае соответствия информация вносится в Реестр. В противном случае оформляются 2 экземпляра извещения об отказе во внесении записей в Реестр, один экземпляр извещения передается зарегистрированному лицу.

3. Контроль проведенных операций (проверяется соответствие информации в документах и информации, введенной в журнал регистрации операций, в Реестр владельцев ценных бумаг).

При обнаружении некорректности проведения операции или определении невозможности ее корректного проведения и выяснения причин составляется акт ошибки Регистратора или отказ в проведении операции.

Ошибка исправляется внесением дополнительных записей в Реестр по акту Регистратора или выполняются действия по оформлению извещения об отказе. В соответствующей строке сопроводительного листа делается пометка "Исправлено” или “Отказ” соответственно.

2.5. Выдача информации из Реестра зарегистрированным лицам.

Исполнение запроса зарегистрированного лица осуществляется в течение 10 дней со дня получения письменного запроса. Письменный запрос может быть получен лично от зарегистрированного лица или доставлен по почте.

Исполнение запроса зарегистрированного лица производится в следующем порядке:

1. Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица на основании паспорта или другого удостоверения личности, проверка их полномочий. При выявлении отсутствия полномочий для получения информации из Реестра у лица, представившего запрос, оформляется письменный отказ с указанием лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи.

2. Регистрация запроса в журнале учета входящих документов.

3. Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе.

4. Исходящие документы подписываются Генеральным директором ОАО «Мосремстрой»,на документе проставляются дата и исходящий номер.

5. Отметка в журнале учета входящих документов об исполнении запроса (проставляются дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ).

6. Передача обработанной информации (ответа) по запросу клиенту либо отправка по почте заказным письмом.

2.6. Исполнение запросов и поручений государственных органов.

Исполнение запроса или поручения государственных органов производится в следующем порядке:

1. Идентификация личности физических лиц или представителей юридических лиц на основании паспорта или другого удостоверения личности и проверка их полномочий.

2. Регистрация запроса в журнале входящих документов.

3. Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. В случае положительного прохождения дела запрос исполняется.

4. Исходящие документы подписываются Генеральным директором ОАО «Мосремстрой»,на документе проставляются дата и исходящий номер.

5. Передача обработанной информации (ответа) по запросу осуществляется по акту приема-передачи, либо она отправляется по почте заказным письмом, при этом исходящая информация регистрируется в общем журнале учета исходящей корреспонденции по ОАО «Мосремстрой».

6. Отметка в журнале учета входящих документов об исполнении запроса (проставляется дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ).

7. Передача исполненного запроса (поручения) на хранение в архив.

8. По документам (запросам, поручениям), не содержащим всей необходимой информации, составленным ненадлежащим образом, или при отсутствии у лица, представившего документы (запрос, поручение), необходимых для получения информации из Реестра полномочий, оформляется письменный отказ с указанием Ф.И.О. лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа.

2.7. Хранение документов, находящихся в работе. Хранение документов, находящихся в работе, осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа. При перерывах в работе документы помещаются в шкафы под ключ, либо рабочие помещения после удаления всех посетителей и выхода сотрудников закрываются на ключ. Общую ответственность за организацию хранения и сохранность документов несет Специалист Регистратора - ОАО «Мосремстрой», уполномоченный приказом по ОАО «Мосремстрой».

2.8. Система документооборота

После исполнения поручений (запросов) зарегистрированных лиц сопроводительный лист с приложением всех документов передается Специалистом Регистратора в архив. В случае отказа во внесении записей в Реестр в архив передается сопроводительный лист с соответствующей пометкой в передаточной записи.

При передаче документов в архив производится сверка принятых и исполненных поручений по данным сопроводительного листа, журналу регистрации входящих документов и регистрационному журналу, а также осуществляется контроль сроков исполнения поручений (запросов).

Специалист Регистратора проверяет соответствие актов указанным в сопроводительном листе и соответствие принятых документов указанным в актах. После сверки на сопроводительном листе делается запись о дате передачи в архив и ставится подпись Специалиста Регистратора.

2.9. Архивирование документов.

В архиве хранятся следующие документы:

- документы, являющиеся основанием для перехода прав собственности на ценные бумаги, а также заявления зарегистрированных лиц с приложенными к ним документами должны храниться в специальных папках, сдаваемых в архив по мере их заполнения. При этом на папке должен быть указан интервал номеров по журналу регистрации или журналу учета входящих документов;

- копии учредительных и других документов зарегистрированного в Реестре юридического лица, необходимых для открытия счета, а также доверенности на уполномоченных представителей и запросы на изменение реквизитов с подтверждающими документами хранятся вместе с анкетой данного лица в отдельной папке в специальном месте с ограниченным правом доступа;

- анкеты зарегистрированных физических лиц с образцами подписи, а также запросы на изменения реквизитов с подтверждающими эти изменения документами хранятся в папках согласно нумерации анкет;

- письма, запросы и поручения зарегистрированных в Реестре лиц и запросы государственных органов;

- журнал учета входящих (исходящих) документов;

- регистрационный журнал проведенных операций.

Документы в архиве хранятся в нумерованных папках с описью содержимого. В описи перечисляются сопроводительные листы, количество актов приема-передачи документов и даты регистрации документов.

Документы, являющиеся основанием для внесения записей в реестр акционеров, должны храниться не менее трех лет с момента их поступления.

Анкета зарегистрированного лица должна храниться не менее трех лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.

2.10. Порядок ведения журналов Реестра.

Порядок ведения журналов Реестра указан в Правилах ведения реестра владельцев именных ценных ОАО «Мосремстрой».

3. Порядок доступа к архиву

Хранение всех журналов, папок с документами в архиве осуществляется в помещении с регламентированным режимом доступа, в шкафах (сейфах), исключающих несанкционированный доступ к документам посторонних лиц.

Ответственным за архивирование и хранение документов в архиве является Специалист Регистратора, уполномоченный соответствующим приказом по ОАО «Мосремстрой».

4. Система внутреннего контроля и порядок проверки данных, вводимых в систему ведения Реестра

4.1. Внутренний контроль при обслуживании владельцев ценных бумаг.

Общий контроль за исполнением поручений и документооборотом осуществляется Генеральным директором ОАО «Мосремстрой» директора. Текущий внутренний контроль осуществляется Специалистом Регистратора. уполномоченным соответствующим приказом.

4.1.1. Внутренний контроль при приеме документов.

При приеме документов производится:

- проверка наличия лицевого счета (при передаче прав собственности - у обеих сторон по сделке), отсутствия обременений ценных бумаг, блокирования счета;

- сверка поданных документов с анкетой владельца счета;

- сверка соответствия количества (наличия достаточного количества) ценных бумаг;

- сверка полноты представления документов и правильности их заполнения;

- проверка полномочий представителя зарегистрированного лица;

4.1.2. Внутренний контроль при регистрации документов в журнале учета входящих документов.

При регистрации документов в журнале учета входящих документов производится:

- ввод документов в журнал учета входящих документов;

- сверка соответствия бумажных и электронных поручений по следующим позициям:

а) стороны по сделке (сторона по запросу);

б) количество ценных бумаг;

в) основание для поручения;

г) состав и количество поданных документов.

4.1.3. Внутренний контроль при выдаче информации из Реестра.

При выдаче выписок и справок из Реестра, ответов на запросы зарегистрированных лиц и государственных органов производится:

- проверка соответствия выписки, справки состоянию лицевого счета;

- сверка соответствия реквизитов зарегистрированного лица в выдаваемом документе с его удостоверением личности;

- проверка соответствия содержания и полноты ответа запросу клиента по журналу учета входящих документов;

- пометка об исполнении запроса клиента в журнале учета входящих документов (в журнал вносятся дата исполнения и фамилия исполнителя);

4.1.4. Внутренний контроль при проведении операций в Реестре и регистрации их в журнале регистрации операций.

При проведении операций в Реестре и регистрации их в журнале регистрации операций производится:

- проверка соответствия бумажного документооборота и информации, обрабатываемой на компьютере, при проведении операции в Реестре;

- проверка соответствия бумажного документооборота и информации, обрабатываемой на компьютере, при регистрации операций в регистрационном журнале;

- сверка реквизитов нового владельца с реквизитами зарегистрированных лиц во избежание открытия второго лицевого счета одному и тому же лицу, проверка общего количества поручений по сопроводительному листу и введенных в компьютер,

- сверка количества ценных бумаг, указанных в бумажных и электронных поручениях;

- проверка соответствия сторон и оснований по поручениям;

- проверка наличия документов в соответствии с тем, что указано в сопроводительном листе;

- программная сверка данных каждого поручения при регистрации операции в регистрационном журнале;

- отметка об исполнении поручения и о результатах сверки в сопроводительном листе;

4.2. Внутренний контроль при размещении ценных бумаг.

При размещении ценных бумаг производится сверка информации о типе, количестве, форме выпуска ценных бумаг, правах частично оплаченных ценных бумаг на дивиденды с данными устава и проспекта эмиссии, осуществляется контроль за количеством размещенных ценных бумаг для предупреждения перевыпуска. Осуществляется проверка на полноту и точность введенных данных.

На основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска проводится сверка количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемым на счетах зарегистрированных лиц. Такая сверка также осуществляется при составлении списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам. В случае выявления расхождений устанавливаются причины расхождения и принимаются меры по его устранению. Данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.

По всем сверкам составляются протоколы проверок, которые подписываются лицом, проводившим проверку, и генеральным директором.

4.3. Контроль расчета дивидендов производится суммированием начисленных каждому владельцу ценных бумаг дивидендов с общей суммой дивидендов, приведенной в документе ОАО «Мосремстрой» на основании которого производится выплата.

5. Способы восстановления данных в случае их утраты

В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов, зафиксированных на бумажных носителях и (или) с использованием электронных баз данных, Регистратор выполняет следующие действия:

1. Не позднее следующего дня с даты утраты уведомляет об этом региональное представительство Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг РФ в письменной форме. Обособленное подразделение информирует о случившемся головную организацию.

2. Опубликовывает сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных Реестра.

3. Принимает меры к восстановлению утраченных данных в Реестре в десятидневный срок с момента утраты, используя для этого копии баз данных.

Генеральный директор

ОАО «Мосремстрой» Л.Б. Дзюбенко

Размещено на Allbest.ru