Производственный документооборот как основа управленческого решения (на примере ООО "Лига-М")

Уменьшение времени, которое тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов, является одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников. Потребность в централизованном получении информации и в контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к необходимости создания автоматизированной системы управления документооборотом.

Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.

Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки и регистрации различных типов информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.

В процессе обработки документа нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение и т.д. При этом важно, чтобы любой участник делового процесса мог в любое время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При этом важно соблюдать строгое разграничение доступа и защиту данных.

Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и оперативность взаимодействия между подразделениями при организации деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе заключения договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами с деловым партнером. Это достигается распределенным доступом к общим базам данных и встроенной электронной почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно используемых баз данных системы.

Эту же систему используют на предприятии ООО «ЛИГА-М», кроме того в бухгалтерском учёте используется программу фирмы 1С - 1С-Бухгалтерия: Предприятие версии 7.0.

Для того чтобы руководство предприятия могло получать необходимые ему для принятия управленческих решений данные, нужно строить систему отчётности «сверху вниз», формулируя потребности верхнего уровня управления и проецируя их на нижние уровни исполнения. Только такой подход обеспечивает получение и фиксирование на самом низшем исполнительском уровне таких первичных данных, которые в обобщенном виде смогут дать руководству предприятия ту информацию, в которой оно нуждается.

Важнейшими требованиями к системе управленческой отчетности являются своевременность, единообразие, точность и регулярность получения информации руководством предприятия. Эти требования могут быть реализованы при соблюдении ряда простых принципов построения системы управленческой отчетности:

1. Система должна быть ориентирована на первое лицо.

2. Система должна строиться «сверху вниз». Руководители каждого уровня должны проанализировать состав и периодичность необходимых им для выполнения своей работы данных.

3. Исполнители должны иметь возможность фиксирования и передачи «наверх» установленных их руководством данных.

4. Данные должны фиксироваться там, где порождаются.

5. Информация должна быть руководителю сразу же после её фиксирования.

Очевидно, что эти требования наиболее полно могут быть реализованы с помощью автоматизированной системы. Однако опыт упорядочения систем управленческой отчетности на различных предприятиях показывает, что установке автоматизированной системы управленческого учета должна предшествовать достаточно большая «бумажная» работа. Её выполнение позволяет промоделировать различные особенности управленческой отчетности предприятия и тем самым ускорить процесс внедрения системы и избежать многих дорогостоящих ошибок.

Рациональная организация документооборота -- это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета, и принятия правильного управленческого решения.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Список используемой литературы

1. Адамам Н.А. Основы управленческого учета/Н.А. Адамов, Т.М. Рогуленко, Г.В. Амучиева-М.: Бухгалтерский учет, 2004.-112с.

2. Акчурина Е.В. Управленческий учет: учеб.-практ. Пособие/ Е.В. Акчурина, Л.П. Солодко.-М.: ТК Велби: Проспект, 2004.-480с

3. Бороненкова С.А. Управленческий анализ. М., 2003.

4. Бургуев К.А. Практика постановки управленческого учета на российских предприятиях // Деловой Петербург. - 2002. - №24. - С 3-7 19.

5. Бухгалтерский управленческий учет: Учебное пособие для студентов экономических специальностей. / И.П. Сахирова. Уфа: Гилем, 2006. 152 с.

6. Васильева Л.С., Д.И. Ряховский, М.В. Петровская. Бухгалтерский управленческий учет. Изд. Эксио., 2009г., с.544

7. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. для студентов вузов, обучающихся по экон. специальностям / М.А. Вахрушина. - 6-е изд., доп. и перераб. - М.: Омега - Л, 2006. - 576 с.

8. Волкова О.Н. Управленческий учет: учеб. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. - 472 с.

9. Глущенко В.В., Глущенко И.И. Разработка управленческого решения. Железнодорожный, 2001.

10. Голов С.Ф. Управленческий учет: Учебник. - К.: Либра, 2004. - 576 с.

11. Головина Т.А. Контроллинг: учеб.пособие/ Т.А. Головина, Л.В. Попова, Р.Е. Исакова-М.: Финансы и статистика, 2003.-192с.

12. Друри К. Управленческий и производственный учет.-М.: АУДИТ_ЮНИТИ, 2002

13. Друри К. Управленческий учет для бизнес-решений. - М.: ЮНИТИ, 2003.

14. Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. для вузов. - М.: Экономистъ, 2003. - 618 с.

15. Ивашкевич В.Б. Практикум по управленческому учету и контроллингу: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2004 - 160 с.

16. Карпова Т.Н. Управленческий учет: Учебник. - М.: АУДИТ-ЮНИТИ, 2003

17. Керимов В.Э. Управленческий учет: Учебник. - 2-е изд., изм. и доп.-М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2003.-416 с.

18. Керимов В.Э.Управленческий учет:практикум/В.Э.Керимов.- СПб: Дашков и К, 2005.-482с.

19. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие - 2 изд. - М.: Инфра - М. - 2004. - 321 с.

20. Кит У. Стратегический управленческий учет/У. Кит.-М.:Экономика, 2002.-448с.

21. Козырева Т.В. Управленческий учет в туризме/Т.В. Козырева-М.: Финансы и стстистика, 2005.-160с

22. Кондраков К.П., Иванова М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2003. - 386 с.

23. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. - 2002. - 384 с.

24.Мишин Ю.А. Управленческий учет:управление затратами и результатами производственной деятельности/Ю.А. Мишин.-МФинансы и статистика 2002.-176с.

25. Нестеро В. Важно А. Управленческий учет как основа для принятия эффективных решений // Экономика и жизнь. - 2007. - №5

26. Николаева О., Шишкова Т. Управленческий учет: Учебное пособие. - М.: УРСС, 2003.

27. Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии. М.: Гросс-Медиа: РОСБУХ, 2007.

28. Сахирова И.П. Бухгалтерский управленческий учет: Учебное пособие для студентов экономических специальностей. / И.П. Сахирова. Уфа: Гилем, 2006

29. Управленческий учет: системы, методы, процедуры: Учебное пособие / О.Д. Каверина - М.: Финансы и статистика, 2003. - 352 с.: ил.

30. Управленческий учет: Учебное пособие / Под редакцией А.Д. Шеремета. - 2-е изд., испр. - М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2004. - 512 с.

31Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. М., 2007.

32. Хорнгрен Ч., Фостер Дж., Датар Ш. Управленческий учет. 10-е изд./ Пер. с англ. - СПб.: Питер, 2005. - 1008 с.

33. Чая В.Т., Чупахина Н.Ц, Управленческий учет. Изд. ЭКСМО, изд. 2009г., стр.480

34. Шеремет А.Д. Управленческий учет/под ред. А.Д. Шеремета-М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2005.-342с.

Размещено на Allbest.ru