Документооборот в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

по дисциплине «Документооборот»

Ростов-на-Дону, 2018 г.



Содержание

1. Теоретическая часть

1.1 Документооборот: понятие и характеристика. Жизненный цикл документа

1.2 Общая классификация СЭД

2. Практическая часть

2.1 Характеристики системы электронного документооборота «Дело»

2.2 Основные модули системы «Дело»

3. Проектная часть

3.1 Подразделения

3.2 Кабинеты

3.3 Настройки прав пользователей

Библиографический список



1. Теоретическая часть

1.1 Документооборот: понятие и характеристика. Жизненный цикл документа

Под понятием “документооборот организации” чаще всего понимается комплексная система оформления, использования и движения официальных документов. При этом подобная система охватывает весь жизненный цикл служебных бумаг: от их получения или создания до передачи в архив или отправки адресату. Нормативной базой документооборота служат законодательные и правовые акты РФ, ГОСТы, классификаторы, Государственная система документационного обеспечения управления, а также локальные нормативные документы. Закон не запрещает компаниям разрабатывать внутренние регламенты и инструкции, для организации документооборота. Документооборот организации считается элементом документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки ГОСТ Р 7.0.8-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2017-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2017. - Пункт 73.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2016. - С. 40-42 .

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль исполнения;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

· отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. - М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2016 г. - С. 28-29 с.. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) называют электронным документооборотом ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2017. - Пункт 74..

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток - это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут Там же - Пункт 76..

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

­ потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

­ поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами: содержанием или функциональной принадлежностью; структурой; режимом или цикличностью; направлением; плотностью ГОСТ Р 7.0.8-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2017-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2017. - Пункт 77..

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. - М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2017 г. - С. 18-20.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

· повышение эффективности управленческой деятельности;

· ускорение движения документов в организации;

· уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Жизненный цикл документа

Этапы документооборота в организации. В жизненном цикле любого документа с момента его создания или получения до сдачи в архив или уничтожения можно выделить несколько основных этапов. Разбиение не этапы характерно и для описания процессов документооборота в организации. Экспедиционная обработка Данный этап включает проверку правильности доставки документации, комплектности документов, наличия приложений, целостности упаковки и вложений. На этом же этапе осуществляется регистрация документов и их индексация. После фиксации факта поступления или создания документы сортируют для последующей передачи по назначению.

Предварительное рассмотрение. Установленный в организации порядок распределения обязанностей позволяет оценить содержание документов, исходя их специфики структуры компании и должностных обязанностей сотрудников. Для оптимизации данного этапа целесообразно разработать такие справочные материалы как перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; схемы распределения документов, перечень должностных лиц и их обязанностей. Каждый поступивший документ оценивают с точки зрения вида документа, его важности, срочности, авторства, сложности. Этот этап документооборота в организации распределяет информационные потоки, освобождает руководство от второстепенных по значимости вопросов. Движение документов внутри организации Основное требование к движению документов -- это их оперативное распределение и передача между подразделениями к непосредственному исполнителю. Оборот документации должен осуществляться с наименьшими временными и трудовыми затратами. Схемы движения различных категорий документов разрабатывает руководитель службы делопроизводства. В зависимости от принадлежности документа к тому или иному виду (входящие, исходящие, внутренние) осуществляется их движение. Обработка исполненных и отправляемых документов. На завершающем, при неверном оформлении документ возвращается исполнителю.

Жизненный цикл документа - период времени от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. Различают документы Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2017. - С.40-48: длительного цикла - содержат условно-постоянную информацию и сохраняют свою актуальность в течение длительного срока (месяц, год); короткого цикла - содержат условно-переменную (оперативную) информацию, сохраняют свою актуальность непродолжительное время (дни, часы, минуты).

В соответствии с характером обработки информации и схемой документооборота различают: первичные документы (содержат первичные данные, полученные в результате наблюдения, счета и т.п.); выходные документы (содержат результаты обработки информации первичных документов).

Схема документооборота определяет для каждой формы документа состав и регламент выполнения операций технологического процесса обработки данных документов (место, время, содержание действия). Для представления схемы документооборота используются средства графического и аналитического описания.

1.2 Общая классификация СЭД

Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. - М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2017 г. - С. 28-30.

Системы электронного документооборота с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

Системы электронного документооборота, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Основное внимание при выборе такой платформы стоит уделить:

* организации хранилищ электронных документов;

* автоматизации документооборота с учётом индивидуальных особенностей организации;

* интеграции с существующей информационной средой.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота

· Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

· Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

· Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

· Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

· Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.



2. Практическая часть

2.1 Характеристики системы электронного документооборота «Дело»

Электронный документооборот (ЭДО) - это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, которые хранятся централизованно, применяемый в рамках реализации концепции «безбумажного делопроизводства».

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система «ДЕЛО» совместно с широким набором дополнительных модулей представляет собой бизнес-решение, направленное на эффективное достижение самого широкого круга задач работы с электронными документами.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы «ДЕЛО» можно реализовать:

- автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;

- электронный документооборот;

- смешанный бумажно-электронный документооборот.

Систему документооборота «ДЕЛО» можно охарактеризовать как гибко настраиваемый продукт, обладающий широкими возможностями для адаптации в любой организации с учетом ее особенностей.

Одной из ключевых особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, установившихся в отечественной практике.

Заложенная в систему бизнес-логика без дополнительных доработок позволяет контролировать, последовательное и параллельное согласовывать, работать с различными видами поручений, создавать разнообразные отчеты и сводки, разграничивать права доступа к документу, делегировать полномочия и др.

В системе «ДЕЛО» обеспечивается:

- настройка системы в точном соответствии со структурой организации, существующими правилами работы с документами и сложившейся бизнес-логикой в сфере документооборота;

- соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности;

- масштабируемость. Система «ДЕЛО» обладает неограниченной масштабируемостью;

- возможность одновременной работы от единиц до сотен тысяч пользователей;

- автоматизация документооборота любого уровня сложности;

- работа в Интернет-сетях. В системе документооборота «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО-WEB»), позволяющая работать с документами через Internet;

- поддержка распределенного электронного документооборота. Система электронного документооборота позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями;

- работа с большими объемами документов. Система хранения данных позволяет множеству пользователей работать с крупными массивами документов;

- соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами.

Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности. Требования к организации и традиционного, и электронного документооборота регламентируются Законодательством РФ.

2.2 Основные модули системы «Дело»

При работе с системой "ДЕЛО" различным категориям пользователей необходим доступ к определенному набору функций системы. Например, работа системного технолога сводится к настройке системы, что обуславливает необходимость доступа к функциям, поддерживающим ввод значений в системные справочники и их редактирование. Круг задач других пользователей может определяться должностными инструкциями и быть ограниченным, например, только регистрацией поступающих документов или подготовкой отчетов руководству.

В связи с этим система "ДЕЛО" имеет модульную структуру, а каждый из модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологический этап работы с документами.

Каждый модуль оформлен как отдельное Windows-приложение. Система "ДЕЛО" состоит из следующих модулей:

1. Справочники.

2. Пользователи.

3. Документы.

4. Отчетные формы.

5. Система протоколирования.

Справочники предназначены для заполнения необходимой базовой информации при работе с системой. Базовым справочником является справочник подразделений, в котором мы можем сформулировать структуру организации в системе.

Настройку системы «Дело» можно разделить на поэтапные работы:

1. Работа со справочниками подразделений.

2. Работа со справочником «Кабинеты».

3. Заполнение базовых справочников системы.

4. Регистрация пользователей системы и описание их прав и обязанностей.

5. Заполнение дополнительных справочников системы.

Первый этап настройки системы «Дело» нацелен на структуру и правила ведения делопроизводства конкретного предприятия.

Основная цель этого этапа - собрать всю необходимую информацию, которая понадобится для формирования и заполнения справочников системы.

В ходе выполнения работы совершаются следующие шаги:

В графическом виде составляем структуру предприятия для наглядного представления работы.

1. Модуль "Пользователи". Данный модуль предназначен для регистрации в системе новых пользователей, а также для установки прав доступа этих пользователей к другими модулям, картотекам, кабинетам и документам, хранящимся в системе "ДЕЛО";

2. Модуль "Справочники". Этот модуль используется для настройки системы "ДЕЛО" на структуру организации и технологию работы с документами путем ввода и редактирования содержимого справочников системы.

Модули, перечисленные ниже, предназначены для работы пользователей, непосредственно выполняющих те или иные делопроизводственные операции.

· Модуль "Отчеты". Данный модуль обеспечивает формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводок об исполнении документов и справок-напоминаний об исполнении документов.

· Модуль "Документы". Этот модуль реализует основные функциональные возможности системы "ДЕЛО".

На главном окне модуля "Документы" содержатся кнопки, открывающие доступ к следующим функциям системы:

· Регистрация документов - данная функция обеспечивает регистрацию документов в системе, т.е. присвоение документу регистрационного номера, создание и заполнение для него РК и направление документа на исполнение;

· Кабинеты - эта функция предоставляет доступ к содержимому папок кабинета с целью исполнения документов, включая выдачу поручений по документу, оформление отчетов исполнителей, контроль исполнения, снятие документа с контроля, списание документа в дело и т.д. Кроме того, данная функция используется для работы с проектами документов (создание проектов, визирование и подписание проектов документов);

· Поиск документов и личные папки - эта функция предназначена для поиска документов и проектов документов по задаваемым пользователем критериям отбора. Для хранения результатов поиска пользователь может создавать личные папки и помещать в них отобранные документы (проекты документов);

· Реестры внешней отправки документов - данная функция используется для формирования реестров внешней рассылки документов для их отправки по адресатам;

· Опись дел - данная функция обеспечивает просмотр документов, списанных в дела, и их закрытие. Кроме того, эта функция используется для выгрузки информации о делах в БД подсистемы "Архивное дело".

· Доступ пользователей к тем или иным модулям, а также права, необходимые для выполнения каких-либо функций в этих модулях, устанавливаются системным технологом.



3. Проектная часть

Главной особенностью системы автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» является настраиваемость на ту уникальную схему документооборота, которая сложилась на предприятии. В свою очередь схема документооборота определяется организационной структурой предприятия и правилами ведения делопроизводства в организации.

Для выполнения данной контрольной работы использовалась организационная структура организации ООО «Легион». На рис.1 отображены отделы организации и связи между ними. Организационная структура ООО «Легион» имеет следующий вид:

Рис.1 Организационная структура ООО «Легион»

Таблица замещения должностей

Структурное подразделение	Должность	ФИО
Наименование	Код
Руководство	00	Генеральный директор	Попов М.С.
		Помощник генерального директора	Нушкин В.В.
Отдел продаж	01	Директор по продажам	Сидоров В.С.
Отдел по продажам	01-1	Менеджер по продажам	Красноперова М.А.
Финансовый отдел	02	Директор по финансам	Пшеничный В.И.
Бухгалтерия	02-1	Главный бухгалтер	Шевченко А.А.
Юридический отдел	03	Директор по правовым вопросам	Зотова В.К.
Производственный отдел	04	Директор по производству	Березнева Е.С.
Отдел кадров	05	Директор по управлению УЧР	Тимофеев А.Д.

3.1 Подразделения

Справочник Подразделения хранит информацию о структурной подчиненности подразделений, их списочном составе, а также о наличии картотек у подразделений. Данные справочники используются при заполнении реквизитов РК (например, автор резолюции или исполнитель), значениями которых должна быть фамилия должностного лица или наименование подразделения. Справочник является обязательным для заполнения и настраивается системным технологом.

Для формирования структуры и регистрации пользователей в СЭД «ДЕЛО» необходимо открыть папку «Дело», нажав мышкой на ярлык программы. В этой папке открываем раздел «Справочники» как на рис.2.

Рис.2 Запуск модуля «Справочники» СЭД «ДЕЛО».

Далее откроется окно «Введение справочников», как показано на рис.3.

В появившемся окне начинаем создавать вершины, начиная с самого верхнего уровня организационной структуры. В графическом меню выбираем значок создания новой вершины. В поле «Подразделение» записываем наименование подразделения. После выполнения данных действий нажимаем на кнопку «Записать» (рис.4).



Рис.3 «Запуск справочника Делопроизводство-Подразделения»

Рис.4. Справочник Подразделения - создание вершины

Далее необходимо добавить сотрудников в созданные подразделения. Для этого открываем нужное подразделение и в графическом меню нажимаем на пиктограмму создания листа. Появится окно ввода информации добавляемого сотрудника.

В поле «Должность» вводим должность сотрудника, в поле «Фамилия» вводим фамилию и инициалы сотрудника. Если добавляемый сотрудник является руководителем данного подразделения, то напротив слова «Начальник» ставим галочку, если не является руководителем, то не ставим. После произведенных действий нажимаем на кнопку «Записать». Результат данных действий отображен на рис.5.

Рис.5. Справочник Подразделения -создание должности

Аналогично выполняем данные действия для всех остальных подразделений (рис.6).

Рис.6. Справочник Подразделения - создание должности

документооборот электронный

В итоге добавленный сотрудник (начальник) появится в нужном подразделении. Далее закрываем модуль «Подразделения».

3.2 Кабинеты

Хранит информацию о созданных в системе кабинетах, списки владельцев кабинета. А также список пользователей, имеющих доступ к папкам кабинетов. Кабинет представляет собой совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностному лицу, являющемуся владельцем данного кабинета (или направляемых в подразделение, руководитель которого приписан к кабинету). Кабинет позволяет облегчить работу с документами и проектами документов, требующими особого внимания владельцев кабинета.

Для настройки прав доступа нам необходимо добавить кабинет каждому сотруднику. Для этого заходим в меню «Справочники», далее выбираем пункт «Справочники Делопроизводства», а затем подпункт «Кабинеты». В подпункте «Кабинеты» откроется окно «Ведение справочников» (рис.7).

Рис.7. Запуск справочника Делопроизводства - Кабинеты

Открываем папку ООО «Coca Cola» находим подразделение нужного сотрудника. Выделяем кликом мышки один раз название подразделения и нажимаем на пиктограмму «Добавить». В открывшемся окне «Создание кабинета» (рис.8) задаем имя кабинета. Для этого в поле «Кабинет» прописываем название кабинета. Далее нажимаем на пиктограмму

В разделе «Выбор из справочника Подразделения (Должностные лица)» выбираем сотрудников, которых мы добавляем и нажимаем кнопку «Выбрать».

Рис.8. Настройка прав пользователя окно «Выбор из справочника Подразделения (Должностные лица)»

Во второй вкладе окна «Создание документов»- «Списки пользователей» отмечаем Доступ к папкам-любым (рис.9).

Рис.9.Настройка списка пользователей

Для распределения прав доступа к папкам переходим к вкладке «Доступ к папкам» (рис.10). В данной вкладке отмечаем т папки, поступление в которые должно быть открыто. Затем нажимаем на кнопку «Записать».

Аналогично выполняем те же действия для остальных сотрудников (рис. 11).



Рис.10 Настройка прав пользователя к папкам

Рис.11. Создание кабинета в справочнике Делопроизводство-Кабинеты

3.3 Настройка прав пользователей в системе

Данная настройка осуществляется в модуле «Пользователи». Модуль «Пользователи» (рис.12) предоставляет системному технологу возможность работать с перечнем учетных записей пользователей системы. Он хранит информацию о пользователях системы, их идентификаторах и паролях, правах доступа. С помощью данного модуля настраиваются права пользователей на доступ к информации и к функциям системы «ДЕЛО».

Рис.12. Открытие модуля «Пользователи»

Настройка состоит из двух этапов. Первый этап включает в себя добавление нового пользователя. Для этого выбираем пункт меню «Управление»- «Добавить» (рис.13).

Рис.13. Запуск модуля Пользователи

После этого откроется окно «Пользователь БД» (рис.14).

Рис.14. Окно «Пользователь БД»

В данном окне нажимаем на пиктограмму . В окне «Пользователь БД» выбираем ФИО сотрудника, которого мы хотим зарегистрировать в системе. Выделяем нужного сотрудника и нажимаем на кнопку «Выбрать»- поля «ФИО» и «Подразделение» заполняется автоматически. Затем ставим галочку напротив «ДЕЛО» и отмечаем необходимые данному сотруднику опции.

Далее задаем имя и пароль пользователю, для того, чтобы он мог входить в систему. В поле «Имя» задаем имя (логин). В поле «Пароль» прописываем пароль для входа пользователю в систему. После этого нажимаем на кнопку «Записать» (рис.15).

Далее находим нашего пользователя в списке зарегистрированных пользователей (рис.16).



Рис.15. Настройка прав пользователя в модуле Пользователи - окно «Пользователь БД»

Рис.16. Настройка прав пользователя в модуле Пользователи

Вторым этапом настройки прав пользователей является описание прав пользователей. Находим нашего пользователя в списке зарегистрированных пользователей и выделяем его. Затем в строке меню нажимаем правой кнопкой мыши на пиктограмму «Права в системе ДЕЛО» (рис.17).

Рис.17. Настройки описания прав пользователей

В открывшемся окне «Права пользователя Шевченко А.А.» (вкладка «Картотеки») отмечаем подразделение данного пользователя - «Центральная картотека» (рис.18).

Рис.18

Далее переходим на вкладку «Абсолютные права» и ставим галочки напротив необходимых для данного сотрудника прав. Если пользователь, которого мы регистрируем, будет накладывать резолюции на документы, то затем нажимаем кнопку «Подразделения», где указываем соответствующее подразделение (рис.19). Для этого в открывшемся окне нажимаем на пиктограмму . В открывшемся списке «Выбор из справочника Подразделения (Должностные лица)» выбираем подразделение, в котором находится наш пользователь и добавляем его. Далее нажимаем на кнопку «Выбрать».

Рис.19 Настройка прав пользователя в разделе «Права пользователя Попов М.С.», вкладка «Абсолютные права»

Затем переходим на следующую вкладку - «Права в картотеках» и ставим галочки напротив соответствующих опций (рис.20).

Рис.20 Настройка прав пользователя в разделе «Права пользователя Попов М.С.», вкладка «Права в картотеках»

После того, как поставим галочки нажимаем на кнопку «Кабинеты». В появившемся окне выделяем фамилию пользователя, которого мы регистрируем и нажимаем кнопку «Кабинет». Ставим галочки напротив тех прав, доступ к которым необходим регистрируемому пользователю (рис.21). В конце операции нажимаем на кнопку «Закрыть».

Рис.21. Настройка прав пользователя на вкладке «Кабинеты пользователя»

Далее открываем вкладку «Огр.доступа». Выбираем вкладку «Грифы» и ставим галочки (рис.22). Затем нажимаем на кнопку «Записать»

Рис 22.

Затем необходимо осуществить проверку проделанной работы. Возможно два варианта проверки.

Первый способ - через модуль «Справочники-Кабинеты». Ранее, когда мы во вкладке «Списки пользователей» не был отображен пользователь с его правами доступа к папкам. После настройки его прав это изменилось (рис.23).

Рис.23. Настройка списка пользователей в модуле Справочники-Кабинеты

Второй способ проверки- через модуль Документы. Для этого заходим в модуль «Документы», в котором необходимо ввести имя и пароль, который мы присваивали пользователю. После запуска модуля обращаем внимание, что активны лишь те функции, которые мы ранее отмечали при настройках прав пользователя (рис.24).

Рис.24. Модуль «Документы»

При активации кнопки «Кабинеты» запускается окно, в верхней части которого активны те возможные функции, доступные пользователя (рис.25).

Рис.25. Модуль «Документы»-Кабинеты

Повторяем аналогичные действия настройки прав пользователя в системе для всех сотрудников (рис.26-27).

Рис.26.Настройка прав пользователя в модуле Пользователи- добавления нового пользователя



Рис.27. Настройка прав пользователя в разделе «Права пользователя Сидоров В.С.»



После осуществления настроек прав пользователя проводим проверку двумя способами (рис.28).

Рис.28. Проверка проведенной настройки прав пользователя



Библиографический список

1. Федеральный закон от 27.07.2006 n 149-фз "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"//СПС «КонсультантПлюс»

2. https://www.eos.ru///Электронный ресурс

3. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО». Введение в систему// Версия 8.9.5 Выпуск 18-С.121;

4. Система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО»// Электронный ресурс. URL:https://www/eos.ru/eos_products_delo/.

Размещено на Allbest.ru