Понятие и бухгалтерский учет с подотчетными лицами

Неиспользованная подотчетная сумма в размере 1050рублей возвращена Мамочкиной А.М. по приходному кассовому ордеру №6 от 29.01.2010г.

Определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 4).

Таблица 4 - Журнал регистрации хозяйственных операций

Оформим к возмещению НДС, согласно счет-фактуре №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва»:

Дебет 68 Кредит 19 - 1716,10рублей.

Расходы на командировки, в частности на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а так же наем жилого помещения, соответствуют нормам по этой статье расходов, указанных в учетной политике ООО «Тари-Авто». Соответственно сумма 23950рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Мамочкиной А.М. (таблица 5):

Таблица 5- Расчет командировочных расходов

В нашем случае суточные, выданные Мамочкиной А.М., превышают данную норму на 2200р., т.е. 2200 х 13% = 286руб.

Дебет 70 Кредит 68 - 286рублей. - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Мамочкиной А.М.

Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

Для получения иностранной валюты, организация до убытия работников в зарубежную командировку, представляет в банк заявление, в котором указывает номер и дату приказа о командировании работников за границу, а также вид валюты и количество, необходимое для данной командировки.

В бухгалтерском учете организации делается запись:

Дебет 52/3 Кредит 50 - на сумму полученной валюты.

Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Заместителю директора ООО «Тари-Авто» Сынкову Н.А. (таб.№02) в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 07 от 31.01.2010г. выдан аванс в сумме 2200евро на командировочные расходы в Германию для проведения переговоров о поставке запасных частей а/м ВАЗ за границу.

Курс евро на день выдачи - 31руб., курс доллара США - 29руб. Срок командировки 4 дня с 01.02.2010 по 04.02.2010г. Задолженности по подотчетным суммам у Сынкова Н.А. на 31.01.2010г. нет.

Для обоснования командировки имеются следующие документы:

1) приглашение немецкой фирмы «BERGER» для проведения переговоров в Берлине в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона;

2) приказ руководителя организации № 7 от 30.01.2010г. о направлении в командировку Сынкова Н.А. в г.Берлин для проведения переговоров с фирмой «BERGER» сроком на 4 дня;

3) плановая смета командировочных расходов Сынкова Н.А.:

- авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания «Авиаком» - 700 евро,

- номер в гостинице «UNION» (3дня х300евро) - 900евро,

- суточные 4дня х100евро - 400евро,

- оформление визы - 100евро

Итого: 2100евро.

Сынков Н.А. зарегистрировался в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 31.01.2010г.

Авансовый отчет №4 об израсходованных суммах представлен в бухгалтерию Сынковым Н.А. 05.02.2010г. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания «Авиаком» - 700евро.;

2) счет № Cht-0204 от 04.02.2010г. гостиницы «UNION» - 960евро, в т.ч.:

- проживание 3 дня х300евро = 900евро,

- расходы по международным телефонным переговорам - 40евро;

3) квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы - 100евро.;

4) распоряжение руководителя об оплате суточных по норме, указанной в учетной политике ООО «Тари-Авто» (4 дня х100евро) - 400евро;

5) отчет о работе проделанной Сынковым Н.А. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке запасных частей а/м ВАЗ в Германию;

6) загранпаспорт Сынкова Н.А. с отметками заграничных постов.

По приходному кассовому ордеру №08 от 05.02.2010г. в кассу был внесен остаток неиспользованных подотчетных сумм от Сынкова Н.А.

Курс евро на дату утверждения авансового отчета 05.02.2010г. - 32руб.; курс доллара США - 28руб.

Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций (таблица 6):

Таблица 6 - Журнал регистрации операций

Сумма 68480рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации, т.к. нормы расходов по этой статье прописаны в учетной политике ООО «Тари-Авто».

Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Сынкова Н.А. по следующей форме (таблица 7):

Таблица 7- Расчет командировочных расходов

В этом случае суточные, выданные Сынкову Н.А., превышают норму на 2800р., (2800 х 13% = 364руб.)

Дебет 70 Кредит 68 - 364руб. - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Сынкова Н.А.

Движение денежных средств организации, выданных под отчет можно посмотреть в учетных регистрах счета 71»Расчеты с подотчетными лицами»: «карточка счета» 71, «анализ счета» 71 (приложение №8).

Заключение

В данной работе рассмотрены вопросы документирования, учета и налогообложения хозяйственно-операционных, командировочных и прочих расходов, приведены бухгалтерские проводки, даны примерные формы и образцы их заполнения В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы. Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основной задачей ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами - знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление.

Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет, отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами, приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов и другие.

Зачастую в результате указанных нарушений на затраты списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по НДФЛ. Что касается ООО “Тари-Авто”, то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов. Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ООО “Тари-Авто” используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.

Список используемой литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (в ред. Федеральных законов от 19.07.2009г.)

2. Трудовой кодекс Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 30.06.2006г. № 90-ФЗ)

3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н)

4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г. № 26н)

5. Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации"

6. ПБУ 1/2008, (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. № 106н),

7. (в ред. приказа Минфина РФ от 11.03.2009г. № 22н)

8. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247)

9. Постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000г. № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 26.05.2009г. № 451),

10. Указание ЦБР от 20 июня 2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008г. № 2003-У)

11. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник. М.ИНФРА-М, 2006. - 518 с.

12. Безруких П.С. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. М.ИНФРА-М, 2007. - 745 с.

13. Гуккаев В.Б. Командировка работника в пределах Российской Федерации // Консультант бухгалтера. - 2006. - № 5. - С. 15-18

14. Карасев А.П. Подотчетные сложности // Нормативные акты для бухгалтера. - 2007. - № 13. - С. 23-25

15. Титова И.М. Служебная командировка // Налоговый учет для бухгалтера. - 2006. - № 1. - С. 13-14