Каждый пользователь, обладающий правом подписи, самостоятельно формирует личные закрытый и открытый ключи подписи. Закрытый ключ подписи используется для выработки электронной цифровой подписи и должен сохраняться пользователем в тайне, что гарантирует невозможность подделки документа и цифровой подписи от его имени злоумышленником.

Открытый ключ используется для проверки подлинности документа, а также для предупреждения отказа подписавшего его от своей подписи. Знание открытого ключа не дает возможности определить секретный ключ. Открытые ключи подписи всех пользователей сети конфиденциальной связи объединяются в справочники открытых ключей. Таким образом, каждому пользователю конфиденциальной сети, обладающему правом подписи, необходимо иметь закрытый ключ подписи и справочник открытых ключей.

Система криптографической защиты информации (СКЗИ) встраивается в различные оболочки программных комплексов, в системы электронной почты, информационно-справочные системы и прикладное программное обеспечение для защиты информации от несанкционированного доступа и искажения при ее хранении на дисках и передаче по каналам связи.

4. Совершенствование автоматизации системы электронного документооборота.

Для такой крупной организации как ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», имеющей разветвленную структуру и филиалы, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети. Создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов. А так же уменьшение ошибок в организации документооборота.

Как уже говорилось ранее, предприятию необходимо использовать программу "1С: Система электронного документооборота "Управление делами" на базе "1С: Предприятие".

Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Управление организацией основано на следующих процессах Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА. Быкова и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - с. 85:

- получение информации и ее обработка;

- анализ, подготовка и принятие решений;

- выполнение решений;

- учет и контроль принятых решений.

Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное и документационно - информационное обеспечение указанных процессов.

Делопроизводственные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и как следствие, - управления организацией.

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами Кузнецова Т.В. Делопроизводство.- М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2007. - с. 74:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2. - С. 18:

- создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

- повышение оперативности и качества работы документами;

- упорядочение документооборота.

В области контроля над исполнительской дисциплиной Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях// АКДИ Экономика и жизнь. - 2002. - 5 нояб.//http://www.directum.ru/338816.shtml:

- обеспечение контроля исполнения;

- обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения до завершения исполнения;

- обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

В области организации доступа к информации:

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех поступающих документов с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

- обеспечение оперативного поиска документов.

Очевидно, что полнофункциональная система, такая как "Управление делами" умеет не только организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делает многое другое.

Исходя из этого, система как минимум обеспечивает Варламова Л.Н. Международная стандартизация: проблемы терминологии. // Служба кадров и персонала. - 2007. - №4. - С. 87:

- единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

- регистрацию движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства, проверку правильности и своевременности исполнения документов;

- поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

- формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Эффект от внедрения системы "Управление делами":

- повышение исполнительской дисциплины, прозрачности и управляемости работы компании;

- экономия времени на всех этапах деятельности персонала за счет использования безбумажной технологии работы с документами;

- обеспечение быстрого поиска информации с возможностью оперативного доступа к информационной базе;

- вовлечение всех сотрудников в единую информационную среду предприятия;

- повышение общего уровня корпоративной культуры предприятия.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Также можно предложить разработать имеющий доказательственную силу для судов, удобный и практичный правовой механизм организации электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение ее деятельности и связанных с этим дополнительных затрат, и включающий разработку пакета следующих основных документов:

1. Типового соглашения об электронном документообороте с контрагентами.

Используется в качестве самостоятельного соглашения или части общего коммерческого договора для придания юридической силы как документам и действиям, уже переданным и произведенным с использованием средств электронной связи, т.е. за прошлый период, так и для формирования договорных отношений в будущем. Доронина Л.А. Документоведение : учеб.-метод. пособие / Л.А. Доронина ; Ин-т информ. систем упр. - М. : Гос. ун-т упр., 2007. - с. 82

2. Регламента электронного документооборота в компании.

Определяет технологию осуществления электронного документооборота внутри компании с учетом особенностей ее организации и деятельности. Доронина Л.А. Документоведение : учеб.-метод. пособие / Л.А. Доронина ; Ин-т информ. систем упр. - М. : Гос. ун-т упр., 2007. - с. 83

3. Должностной инструкции в отношении сотрудников, использующих средства электронной связи в электронном документообороте.

Регулирует права, обязательства и ответственность, должностных лиц компании, осуществляющих электронный документооборот с ее контрагентами.

Применение юридической системы электронного документооборота компании (ЮСЭД) позволит построить безрисковую систему документооборота и электронного сообщениях с контрагентами компании, урегулировать не имеющие доказательственной силы сложившиеся отношения по сделкам и другим коммерческим операциям, обеспечить гарантии защиты интересов компании в формируемых отношениях и положительного разрешения споров. Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2. - С. 18

Выводы по главе III

Проведенный анализ организации документооборота в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» позволил сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в делопроизводстве предприятия:

1. недостатки организации делопроизводства;

2. отсутствие положения (регламента) об экспертной комиссии;

3. отсутствие электронной подписи при пересылке документов;

4. необходимость совершенствования системы электронного документооборота.

Что касается экспертной комиссии, то в связи с тем, что в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность. Этого будет достаточно для устранения недостатка. Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Что касается отсутствия электронной подписи при пересылке документов, то здесь необходимо внедрить использование единой технологии создания эффективных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), разработанной МО ПНИЭИ и решающей задачи конфидициальности информации, что позволит предприятию не только ускорить документооборот, но и избежать ошибок и утери информации. Методы криптографического преобразования конфиденциальной информации обеспечивают защиту ее от несанкционированного доступа к ней в процессе хранения и обработки в информационных системах, передачу конфиденциальной информации по каналам связи телекоммуникационных систем, установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

Что касается необходимости совершенствования системы электронного документооборота, то в данном случае это приведет не только к ускорению документооборота, возможности пользования различными работниками дополнительных преимуществ, но и к устранению недостатков в организации делопроизводства и устранению существующих ошибок.

Комплексное решение по организации электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работает на программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

Также можно предложить разработать имеющий доказательственную силу для судов, удобный и практичный правовой механизм организации электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение ее деятельности и связанных с этим дополнительных затрат, и включающий разработку пакета следующих основных документов: 1. Типового соглашения об электронном документообороте с контрагентами. 2. Регламента электронного документооборота в компании. 3. Должностной инструкции в отношении сотрудников, использующих средства электронной связи в электронном документообороте.

Заключение

Обобщая проведенный анализ можно сделать ряд обобщающих выводов.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы организационно-правового регулирования документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация.

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.

Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

Анализ документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» показал, что документирование деятельности компании ведется на высоком уровне, в том числе в компании внедрена система электронного документооборота.

Но так же были выявлены ряд недостатков: отсутствие четкого порядка регистрации документов; нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствие номенклатуры дел предприятия. Устранить данные ошибки и недостатки возможно путем автоматизации и внедрения более подходящего для деятельности конкретного анализируемого предприятия программного продукта.

Комплексное решение по организации электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работает на программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

Наряду с вышеперечисленными нарушениями в организации документооборота, было обнаружено, что на предприятии ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, но не разработано положение, которое бы регламентировало ее деятельность. Разработка данного регламента устранит названный недостаток. Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Следующим был выявлен такой недостаток деятельности, как отсутствие электронной подписи в документах, пересылаемых между контрагентами и другими организациями. Что касается отсутствия электронной подписи при пересылке документов, то здесь необходимо внедрить использование единой технологии создания эффективных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), разработанной МО ПНИЭИ и решающей задачи конфидициальности информации, что позволит предприятию не только ускорить документооборот, но и избежать ошибок и утери информации. Методы криптографического преобразования конфиденциальной информации обеспечивают защиту ее от несанкционированного доступа к ней в процессе хранения и обработки в информационных системах, передачу конфиденциальной информации по каналам связи телекоммуникационных систем, установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

Также было предложено разработать имеющий доказательственную силу для судов, удобный и практичный правовой механизм организации электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение ее деятельности и связанных с этим дополнительных затрат, и включающий разработку пакета следующих основных документов: 1. Типового соглашения об электронном документообороте с контрагентами. 2. Регламента электронного документооборота в компании. 3. Должностной инструкции в отношении сотрудников, использующих средства электронной связи в электронном документообороте.

Применение юридической системы электронного документооборота компании (ЮСЭД) позволит построить безрисковую систему документооборота и электронного сообщениях с контрагентами компании, урегулировать не имеющие доказательственной силы сложившиеся отношения по сделкам и другим коммерческим операциям, обеспечить гарантии защиты интересов компании в формируемых отношениях и положительного разрешения споров.

Список литературы

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - М., 2007.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 2007.

4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

6. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"

7. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (c изменениями на 4 декабря 2006 года)

8. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне"

9. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"

10. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (с изменениями на 10 января 2003 г.)

11. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 3 июня 2005 г.)

12. Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1"О государственной тайне" (с изменениями на 22 августа 2004 г.)

13. Федеральный закон от 9 июля 1993 г. № 5351-1 "Об авторском праве и смежных правах" (с изменениями на 20 июля 2004 г.)

14. Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" (с изменениями на 2 ноября 2004 г.)

Учебная литература

15. Балибардина, Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления : учеб.-метод. пособие / Г. И. Балибардина ; Волгогр. гос. ун-т. - Волгоград : Изд-во Волгогр. гос. ун-та, 2007.

16. Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л. Делопроизводство: Учебник. - М.: ПрофОбрИздат, 2001.

17. Быкова Т.А. , Вялова Л.М. , Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. - М.: МЦФЭР, 2006.

18. Варламова Л.Н «О стандартах в области ДОУ. О национальном стандарте, разработанном на базе международного стандарта ИСО 15489» // Материалы У конгресса-практикума «ИФОДОКУМ 2007: Эффективный документооборот в управлении бизнесом». - Москва, 30-31 октября 2007 г.

19. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА. Быкова и др. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.

20. Доронина Л.А. Документоведение : учеб.-метод. пособие / Л.А. Доронина; Ин-т информ. систем упр. - М. : Гос. ун-т упр., 2007.

21. Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». - М. 2007.

22. Копылов В.А. Информационное право: Учебное пособие. -- М.: Юристъ, 2005.

23. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.- М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2007.

24. Кузнецова Т.В. Секретарское дело - Изд. 6-е, исправленное и дополненное - М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2006.

25. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник - М.: МЦФЭР, 2007.

26. Ларин М.В. «О государственной политике в сфере электронного документооборота». /// Материалы У конгресса-практикума «ИНФОДОКУМ 2007: Эффективный документооборот в управлении бизнесом». - Москва, 30-31 октября 2007 г.

27. Ларин М.В. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. - М. : ВНИИДАД, 2007.

28. Общероссийский классификатор управленческой документации. -- М.: Издательство стандартов, 1994.

29. Панасенко Ю.А. Делопроизводство : документационного обеспечение управления : учеб. пособие / Ю.А. Панасенко. - М. : РИОР, 2005.

30. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие для студентов заочного обучения по специальности «Бухгалтерский учет и аудит». -- М.: ЗАО «Финстатинформ», 2005.

31. Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое руководство. - М.: Международный центр финансово-экономического развития, 2006.

32. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества). - М.: МЦФЭР, 2005.

33. Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработка документов. - М.: Омега-Л, 2007.

Материалы периодической печати

34. Банасюкевич В.Д. Разработка Государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / В.Д. Банасюкевич, М.В. Ларин // Юрид. бюл. предпринимателя. - 2006. - № 6.

35. Варламова Л.Н. ГОСТ Р ИСО 15489-1-: Значение для России. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - №3.

36. Варламова Л.Н. Международная стандартизация: проблемы терминологии. // Служба кадров и персонала. - 2007. - №4.

37. Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2.

38. Сокова А.Н. Перспектива правил оформления управленческих документов // Делопроизводство. - 2004. - № 2.

Интернет-ресурсы

40. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях// АКДИ Экономика и жизнь. - 2002. - 5 нояб.//http://www.directum.ru/338816.shtml

41. Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе: материалы междунар. практич. конф. (Москва, 10-11 апр. 2003 г.) / Гильдия Управляющих Документацией.

//http://www.gdm.ru/meropr/020403/book/index.htm