Автоматизация учета труда и заработной платы

Учет труда и заработной платы занимает одно из центральных мест в системе бухгалтерского учета на любом предприятии.

Заработная плата является основным источником дохода рабочих и служащих, с ее помощью осуществляется контроль за мерой труда и потребления, она используется как важнейший экономический рычаг управления экономикой.

В Российской Федерации законодательно устанавливается размер минимальной месячной оплаты труда работников всех видов предприятий.

Трудовое вознаграждение каждого работника, определяются его личным трудовым вкладом с учетом конечных результатов работы предприятия, регулируются налогами и максимальными размерами законодательно не ограничиваются.

Задачами бухгалтерского учета труда и заработной платы являются:

· в установленные сроки производить расчеты с персоналом предприятия по оплате труда (начисление зарплаты и прочих выплат, сумм к удержанию и выдаче на руки);

· своевременно и правильно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и обязательных отчислений во внебюджетные фонды (Пенсионный фонд РФ, Фонды обязательного медицинского страхования, Фонд социального страхования РФ, Государственный фонд занятости населения);

· собирать и группировать показатели по труду и заработной платы для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности, а также расчетов с государственными социальными внебюджетными фондами[1].

1.3 Формы и системы оплаты труда

автоматизация учет труд заработный

Предприятия вправе выбирать вид, систему оплаты труда, условия премирования, штатное расписание, повышать размеры тарифных ставок (окладов). Различают минимальную, номинальную и реальную заработную плату.

Минимальная заработная плата - законодательно установленный уровень оплаты труда, ниже которого работодатель не имеет право устанавливать фактическую заработную плату или социальный норматив.

Номинальная заработная плата - начисленная и полученная работником заработная плата за его труд за определенный период.

Реальная заработная плата - количество товаров и услуг, которые можно приобрести за номинальную заработную плату; реальная заработная плата - это «покупательная способность» номинальной заработной платы.

Вполне очевидно, что реальная заработная плата зависит от величины номинальной заработной платы и цен на приобретаемые товары и услуги.

Существует две формы оплаты труда - сдельная и повременная с их разновидностями (системами).

Повременная оплата труда. При повременной (тарифной) оплате труда заработок работника определяется исходя из фактически отработанного им времени и тарифной ставки (оклада). Под тарифной ставкой понимается размер вознаграждения за труд определенной сложности, произведенный в единицу времени (час, день, месяц).

Согласно статье 129 ТК РФ тарифная система оплаты труда - это совокупность нормативов, позволяющих дифференцировать заработную плату работников различных категорий.

Тарифная сетка - совокупность тарифных разрядов (профессий, должностей), определенных в зависимости от сложности работ и квалификационных характеристик работников с помощью тарифных коэффициентов.

Основными разновидностями повременной оплаты труда являются простая повременная и повременно-премиальная оплаты труда.

При простой повременной оплате труда в основу расчета размера оплаты труда работника берется тарифная ставка или должностной оклад согласно штатному расписанию организации и количество отработанного работником времени. Если в течение месяца работник отработал все рабочие дни, то размер его заработка будет соответствовать его должностному окладу, если же отработано не все рабочее время, то оплата труда будет начислена лишь за фактически отработанное время.

Пример 1.Начальнику отдела маркетинга установлен должностной оклад - 5000 рублей. В марте 2004 года он отработал 17 рабочих дней (число рабочих дней в марте - 20). Следовательно, его заработок за март составит: 3863,64 рубля (5000 : 22 x 17).Окончание примера.

Некоторые организации применяют почасовую и поденную формы оплаты труда как разновидности повременной системы. В этом случае заработок работника определяют путем умножения часовой (дневной) ставки оплаты труда на число фактически отработанных часов (дней).

Пример 2.Преподаватель университета в марте 2004 года отработал 80 часов. Тарифная ставка - 200 рублей за 1 час. В этом случае заработок преподавателя за месяц составит 16000 рублей (200 x 80).Окончание примера.

При повременно-премиальной оплате труда предусматривается начисление и выплата премии, устанавливаемой в процентах от должностного оклада (тарифной ставки) на основании разработанного в организации положения о премировании работников, коллективного договора или приказа (распоряжения) руководителя организации.

Пример 3.Начальнику отдела маркетинга в марте 2004 года должна быть выплачена премия в размере 20% от должностного оклада (5000 рублей) с учетом фактически отработанного времени (17 дней) В этом случае его заработок за март составит 4636,37 рубля (3863,64 + 3863,64 x 0,2).Окончание примера.

Повременная система оплаты труда, как правило, применяется при оплате труда руководящего персонала организации, работников вспомогательных и обслуживающих производств, а также лиц, работающих по совместительству.

Сдельная оплата труда. При сдельной оплате труда заработок начисляется работнику по конечным результатам его труда, что стимулирует работников к повышению производительности труда. Кроме того, при такой системе оплаты труда отпадает необходимость контроля целесообразности использования работниками рабочего времени, поскольку каждый работник, как и работодатель, заинтересован в производстве большего количества продукции.

В основу расчета при сдельной оплате труда берется сдельная расценка, которая представляет собой размер вознаграждения, подлежащего выплате работнику за изготовление им единицы продукции или выполнение определенной операции.

В зависимости от способа расчета заработка сдельная система оплаты труда подразделяется на прямую сдельную, сдельно-прогрессивную, косвенную сдельную, аккордную.

При прямой сдельной форме оплаты труда вознаграждение работнику начисляется за фактически выполненную работу (изготовленную продукцию) по установленным сдельным расценкам.

Пример 4.Работник изготовил за месяц 300 единиц продукции. Сдельная расценка за единицу продукции - 20 рублей. Размер заработка работника за месяц составит 6 000 рублей (300 x 20).Окончание примера.

При сдельно-прогрессивной форме оплаты труда заработок работника за изготовление продукции в пределах установленной нормы определяется по установленным сдельным расценкам, а за изготовление продукции сверх нормы - по более высоким расценкам.

Пример 5.Работник изготовил за месяц 400 единиц продукции. Сдельная расценка за единицу продукции: до 200 единиц - 10 рублей, от 200 до 350 единиц - 12 рублей, свыше 350 единиц - 15 рублей. Расчет заработной платы работника за месяц производится в следующем порядке.

1. Определяется размер заработка за продукцию, изготовленную в пределах установленных норм: 200 единиц x 10 рублей = 2 000 рублей.

2. Определяется размер заработка за продукцию, изготовленную сверх установленных норм: 150 единиц x 12 рублей + 50 единиц x 15 рублей = 2 550 рублей.

3. Определяется конечная сумма заработка работника за произведенную им продукцию: 2 000 рублей + 2 550 рублей = 4 550 рублей. Окончание примера.

Косвенная сдельная форма оплаты труда, как правило, применяется для работников, выполняющих вспомогательные работы при обслуживании основного производства.

Пример 6.Работнику, занятому на вспомогательных работах, начисляется 20% от заработка работников основного производства. Если заработок работников основного производства за месяц составил 10 000 рублей, то работнику, занятому на вспомогательных работах, будет начислено 2000 рублей (10 000 x 20%).Окончание примера.

Аккордная форма оплаты труда предполагает, что для работника (бригады работников) размер вознаграждения устанавливается за комплекс работ, а не за конкретную производственную операцию.

Пример 7.Работник цеха занимается сборкой изделия, которое состоит из трех деталей, изготавливаемых также данным работником. Расценка за изготовление одного изделия - 200 рублей. В течение месяца работник изготовил 180 деталей, а собрал - 50 изделий. Размер его заработка будет определяться, исходя из количества собранных изделий и установленной сдельной расценки за единицу изделия. Он составит 10 000 рублей (200 x 50).

Окончание примера.

В зависимости от способа организации труда сдельная оплата труда подразделяется на индивидуальную и коллективную (бригадную).

При индивидуальной сдельной оплате труда вознаграждение работника за его труд целиком зависит от количества произведенной в индивидуальном порядке продукции, ее качества и сдельной расценки.

При коллективной (бригадной) сдельной оплате труда заработок всей бригады определяется с учетом фактически выполненной работы и ее расценки, а оплата труда каждого работника бригады (коллектива) зависит от объема произведенной всей бригадой продукции и от количества и качества его труда в общем объеме работ.

Оплата труда на комиссионной основе. В настоящее время оплата труда на комиссионной основе широко применяется в организациях, оказывающих услуги населению, осуществляющих торговые операции, для работников отделов сбыта, внешнеэкономической службы организации, рекламных агентов. Заработок работника за выполнение возложенных на него трудовых обязанностей определяется при этом в виде фиксированного (процентного) дохода от продажи продукции.

Пример 8.Заработок работника, занимающегося продажей косметических средств, установлен по соглашению сторон (работника и администрации организации) в размере 8% от фактического объема реализованной продукции. Если в течение месяца работник реализовал продукции на сумму 70 000 рублей, то размер его заработка за месяц составит 5600 рублей (70 000 x 0,08).Окончание примера.

Существует множество разновидностей комиссионной формы оплаты труда, увязывающих оплату труда работников с результативностью их деятельности. Выбор конкретного метода зависит от того, какие цели преследует организация, а также от особенностей реализуемого товара, специфики рынка и других факторов.

Например, если организация стремится к максимальному увеличению общего объема продаж, то, как правило, устанавливаются комиссионные в виде фиксированного процента от объема реализации.

Если организация имеет несколько видов продукции и заинтересована в усиленном продвижении одного из них, то она может устанавливать более высокий комиссионный процент для этого вида изделий.

Если организация стремится увеличить загрузку производственных мощностей, то необходимо ориентировать работников на реализацию максимального количества единиц продукции, для чего может быть установлена фиксированная денежная сумма за каждую проданную единицу продукции.

Для обеспечения стабильной работы всей организации оплата труда сотрудников отдела реализации может производиться в виде фиксированного процента от базовой заработной платы при выполнении плана по реализации.

Согласно статье 131 ТК РФ выплата заработной платы производится в денежной форме и обязательно в рублях.

Вместе с этими условиями коллективного или непосредственно трудового договора может быть предусмотрена и иная (неденежная) форма выплаты заработной платы, не противоречащая действующему законодательству Российской Федерации и международным договорам Российской Федерации. Условиями данных договоров в соответствии со статьей 136 ТК РФ должны быть установлены также место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме.

Иные (неденежные) формы оплаты труда могут применяться только с согласия самого работника, подтвержденного его письменным заявлением, а доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 % от общей суммы заработной платы.

Если же трудовой коллектив или отдельные работники отказываются от получения причитающейся им заработной платы в натуральной форме (в том числе из-за недовольства предлагаемым ассортиментом товаров), то работодатель обязан предпринять меры по выплате заработной платы денежными средствами или изменить ассортимент предлагаемых товаров, на получение которых в счет заработной платы работники могут согласиться.

Статьей 131 ТК РФ установлены ограничения на выплату заработной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических, ядовитых и вредных веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, если существуют запреты или ограничения на их свободный оборот[6].

Глава 2. Автоматизация учета труда и заработной платы на предприятии в системе «1С: Предприятие 8.1.»

Рис.2.3. Удержания организации

Описание вида расчёта осуществляется по форме диалога. Каждому виду расчёта удержания присваивается наименование и код.

2.2 Формирование начальных сведений для расчетов с персоналом по оплате труда

2.2.1 Заполнение справочников кадровой информации

Для описания конкретных объектов учёта в программе 1С: Предприятие предусмотрено использование информации из различных классификаторов, путём заполнения на их основе справочников специального вида - классификаторов. Это обеспечивает хранение в информационной базе лишь той информации из классификаторов, которая необходима конкретной организации.

Классификаторы могут быть заполнены в любой момент работы с информационной базой, но некоторые программа рекомендует заполнить при первом запуске.

При выплате работникам заработной платы по расходному кассовому ордеру, подготовке сведений в налоговые органы и Пенсионный фонд и т. д. требуется указать сведения о документе, удостоверяющем личность.

2.2.2 Создание штатного расписания

Если приём на работу производится в соответствии со штатным расписанием, то необходимо заполнить регистр Штатное расписание организаций. В этом регистре сведений для каждой структурной единицы организации, описанной в справочнике подразделения организаций, вводится информация о должностях работников подразделения, виде и размере тарифной ставки, количестве ставок, особых условиях труда, графике работы, надбавках, установленных для данной должности или профессии в соответствии с коллективным договором.

2.3 Оформление трудовых отношений. Приём на работу

После того, как заполнены все необходимые справочники можно приступать к отражению в программе о факте приёма физического лица на работу. Для этого перейдите Зарплата - Кадровый учёт - Приём на работу.

При открытии формы документа автоматический присваивается номер «по умолчанию» - очередной номер документа этого вида в текущем году. Если в настройках пользователя не указана организация «по умолчанию», то номер не содержит прификс, то есть на этом этапе документ является обезличенным, не «привязанным» к конкретной организации. Но как только будет заполнено поле «Организация», номер изменится: автоматически будет указан очередной порядковый номер этого вида данной организации. Номер будет начинаться с префикса организации.

Для начала заполним «Личные данные физического лица» (Рис.2.9.). В поле «Имя» указывается полное имя физического лица (через пробелы), в следующей строке ФИО автоматически разбивается на составляющие.

На закладке «Общее» указывается:

· Дата рождения;

· Пол;

· Место рождения;

· Паспортные данные;

· Гражданство;

· Пенсионный фонд.

Рис.2.4. Личные данные физического лица

Так же указываются Индивидуальные номера такие как РНН, СИК; сведения об инвалидности; сведения о статуса участника, инвалида ВОВ и лиц приравненных к ним.

Данные о физическом лице сохраняются при нажатии кнопки «ОК».

В документ Приём на работу в организацию переносятся все согласованные условия. А так же дополнительные сведения, необходимые для учёта труда и расчёта заработной платы.

На закладке работники (Рис.2.10.) указывается:

· Лицо, принимаемое на работу;

· Подразделения, в котором работник принимается на работу;

· занимаемая должность;

· табельный номер;

· Дата приёма.

Рис.2.5. Документ Приём на работу. Закладка «Работники»

На закладке начисления (Рис.2.11.) указывается, какие плановые начисления необходимо ежемесячно производить в пользу работников и вид расчёта.

Рис.2.6. Документ Приём на работу. Закладка «Начисления»

После проведенных операций можно посмотреть «Приказ на список работников», (Рис.2.12.) он выглядит следующим образом:

Рис.2.7. Приказ на список работников

2.4 Начисление заработной платы

За полностью отработанный месяц начисляется установленный оклад. Если месяц отработан не полностью, то вознаграждение выплачивается за фактически отработанное время работы за месяц, затем частное умножается на фактический отработанное время за месяц.

Рис.2.8. Начисление заработной платы работникам организации

Начисление работникам заработной платы производится документом «Начисление заработной платы работникам организации».

Если в течение месяца у работника изменился оклад, то общий заработок за месяц складывается из заработной платы исходя из ранее действовавшего оклада за фактическое время до изменения оклада за фактически отработанное время после изменения оклада.

Учитывая все вышеизложенные факты, начисляется заработная плата работникам. Это отражается в документе «Зарплата к выплате» «организаций». (Зарплата-Начисление зарплаты) В открывшемся окне нажимаем Добавить.

В появившемся документе отражаем все начисления зарплаты работникам, нажимаем «ОК».

Рис.2.9. Документ «Зарплата к выплате»

В окне «Зарплата к выплате организаций» появляется новая запись:

Рис.2.10. Окно «Зарплата к выплате организаций»

Заработная платы работникам организации начислена[8].

Заключение