Возврат товаров поставщикам должен точно документироваться. Ошибочно поступившие (не соответствующие заказу) или дефектные товары, выявленные в процессе приемки, хранятся и учитываются отдельно. Отказ от акцепта на месте приемки оформляется Актом приемки материалов (форма № Н-7), который отсылается поставщику вместе с документацией, поясняющей причины отказа.

Записи обо всех поступивших и возвращенных МПЗ постоянно отслеживаются и контролироваться на предмет получения всех накладных и счетов к оплате. Очень важно, чтобы в записях не была отражена кредиторская задолженность за МПЗ -- либо не полученные, либо те, по которым был сделан отказ от акцепта. Так, счета-фактуры, поступившие от поставщиков, регистрируются только в том случае, если они соответствуют приходному ордеру и заказу.

Приходные ордера, по которым соответствующие счета-фактуры еще не поступили, указывают на кредиторскую задолженность, которая пока еще не отражена в учете, а возможные отказы от акцепта, претензии по которым еще не предъявлены (например, если брак будет выявлен не на этапе приемки, а на более поздних этапах производственного цикла), могут привести к завышению кредиторской задолженности.

Записи о запасах МПЗ должны постоянно корректироваться и дополняться с учетом всех операций по поступлению и возврату товаров.
Во-первых, это необходимо для обеспечения полноты отражения: копии
приходных ордеров и перечни товаров, по которым были сделаны отказы от акцепта, должны в целях контроля подшиваться в отдельные папки. Компьютеризированные системы могут осуществлять либо пакетную
обработку записей, либо обработку каждой записи в отдельности. Контроль за итогами осуществленных операций должен проводиться как вначале, так и в конце обработки. Во-вторых, это важно для обеспечения
точности: основным средством контроля является инвентаризация.

Обработанные к оплате счета-фактуры и счета регистрируются: обычно полученные счета-фактуры и счета сразу проштамповывают и нумеруют, а затем в ручной системе учета ежедневно фиксируют в журнале поставщиков.

Все счета-фактуры проверяются и утверждаются на основе записей о поступлении товаров или другой соответствующей документации. Кредиторская задолженность в соответствии со счетом-фактурой не должна отражаться вплоть до того момента, как будут получены доказательства действительного получения и приемки товаров по количеству и качеству. Функция утверждения счетов-фактур должна выполняться независимо от функций заказа, приемки, регистрации и оплаты. Обычно утверждение счетов-фактур производится начальником отдела снабжения.

Все прочие корректировки (НДС, скидки, транспортные расходы) проверяются и утверждаться на основе сопроводительных документов. Отдел снабжения, в котором хранятся копии заказов и который устанавливает условия договора, должен проверять правильность расчетов в счетах-фактурах, сравнивая суммы с копией первоначального заказа.

Санкционированные (и только санкционированные) операции должны быть перенесены соответствующим образом из журнала поставщиков на соответствующие аналитические счета поставщиков и на счета Главной книги. Отдел, совершивший заказ, указывает в бланке заказа код затрат. Сотрудники отдела снабжения проставляют в журнале код поставщика. Правильность этого кодирования может быть проверена двумя способами: путем независимой сверки документов поставщиков и посредством сравнения плановых и фактических затрат по каждому коду затрат.

Итоговые сальдо в журнале поставщиков должны регулярно сверяться с сальдо синтетического счета. Сверка с контрольным счетом -- основное средство контроля полноты разноски по бухгалтерским регистрам поступлений, возвратов, скидок и оплат.

Документы поставщиков регулярно сверяются с сальдо журнала поставщиков. Такая независимая сверка позволяет осуществлять контроль за кодированием в журнале, поступлением товаров, их приемкой и оплатой. Любые несоответствия должны незамедлительно анализироваться и устраняться.

Существует обязательное разделение следующих обязанностей: утверждение круга поставщиков; утверждение заказа; отправка заказа; получение и приемка товаров по количеству и качеству; возврат товаров: регистрация получения счетов-фактур и счетов к оплае; сверка счетов-фактур/счетов с сопроводительной документацией; проверка счетов; утверждение счетов-фактур; разноска информации из счетов-фактур по бухгалтерским регистрам произведенной оплаты за МПЗ; утверждение исправлений в банке данных (дополнения, удаления, исправления информации о поставщиках); сверка с документами поставщиков; составление документов на оплату.

Администрация контролирует и анализирует неблагоприятные отклонения от плана в составе затрат по каждому коду затрат и объему запасов в оперативном режиме.

Согласно должностным обязанностям начальник отдела материально-технического снабжения выполняет следующие функции:

· организует обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества и их рациональное использование с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли;

· руководит разработкой проектов перспективных и текущих пла-нов и балансов материально-технического обеспечения производствен-ной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений, а также создания необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода;

· изыскивает источники покрытия этой потребности за счет внутренних ресурсов;

· обеспечивает подготовку заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов;

· организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупку материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи;

· обеспечивает доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектность и хранение на складах предприятия;

· подготавливает претензии поставщикам при нарушении ими дого-ворных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претен-зиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров;

· руководит разработкой стандартов предприятия материально- техническому обеспечению качества выпускаемой продукции, экономи-чески обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов;

· обеспечивает контроль за состоянием запасом материалов и комп-лектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению;

· руководит разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению трат, связанных с их транспортировкой и храпением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы кон-троля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов;

· организует работу складского хозяйства, принимает меры по со-блюдению необходимых условий хранения;

· обеспечивает высокий уровень механизации и автоматизации
транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и
нормативных условий организации и охраны труда;

· организует учет движения материальных ресурсов на складах предприятия, принимает участие в проведении инвентаризации материальных ценностей;

· обеспечивает составление установленной отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия.

Так как Процесс снабжения предприятия товарно-материальными ценностями осуществляет отдел материально-технического снабжения. Документооборот процесса снабжения во многом зависит от организационной структуры этого подразделения.

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на ООО «Элитстройцентр» создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов.

Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который в последствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады ООО обеспечены весами, измерительными приборами и мерной тарой. Материальные ценности передаются на ответственное хранение материально ответственным лицам, с которыми заключены договора о полной материальной ответственности, При этом руководство ООО «Элитстройцентр» создает необходимые условия для работы и обеспечения сохранности материальных ценностей. Материально-ответственные лица организуют складской учет на складе. Он осуществляться ежедневно под постоянным контролем бухгалтерии. Бухгалтер не реже одного раза в неделю осуществлять на складах проверку своевременности и правильности оформления первичных документов и записей в карточки учета материалов.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» учет материалов на складе осуществляют кладовщики, являющиеся материально ответственными лицами. С кладовщиком заключен типовой договор о полной материальной ответственности. От должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем.Согласно должностным обязанностям заведующий складом выполняет следующие функции:

* руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.;

* обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;

* следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт;

* организует проведение погрузо-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правили инструкций по охране труда;

* обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита;

* участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей;

* контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности;

* принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

В условиях ручной обработки информации применяют однострочные документы. При этом целесообразно использовать и некоторые разновидности многострочных документов (документы с отрывными на один номенклатурный номер талонами; документы, выписываемые на несколько номенклатурных номеров, входящих в одну учетную группу или относимых на один шифр (заказ), и др.). При небольшой номенклатуре материалов могут применяться и обычные многострочные документы.

Целью проведения инвентаризация материально производственных запасов на ООО «Элитстройцентр» является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем ООО «Элитстройцентр», за исключением случаев когда проведение инвентаризации обязательно (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, при реорганизации или ликвидации и т.д.)

Инвентаризации подлежит все имущество ООО «Элитстройцентр» независимо от его местонахождения, в том числе находящееся на ответственном хранении, арендованное.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации ООО «Элитстройцентр», бухгалтер материального отдела и другие экономисты, техники, инженеры.

До начала проверки фактического наличия материально-производственных запасов комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или карточки учета материалов- это служит основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственное лицо ООО «Элитстройцентр» дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на материалы сданы в бухгалтерию и переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Сведения о фактическом наличии материалов ООО «Элитстройцентр» записывают в инвентаризацационные описи не менее чем в двух экземплярах.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель ООО «Элитстройцентр» создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку наличия имущества в установленные сроки (обеспечивает рабочей силой для перевешивания, перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, мерной тарой).

Проверка фактического наличия товаров проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Товарно- материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимает материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляется в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Карточка учета материалов является базовым документом аналитического учета, в которой хранится полный набор информации по конкретному виду материальных ценностей. В ней отражаются данные о поставщиках, о количестве учтенных документов и указания на корреспонденцию счетов. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводит остаток материалов. В связи с этим склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов на ООО «Элитстройцентр». Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию ООО «Элитстройцентр». Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица первичные документы при реестрах, проверяет правильность оформления документов, проверяет их по существу совершенных хозяйственных операций, подлинности подписей должностных лиц и подтверждает правильность записей своей подписью.

Все первичные документы по движению материалов со складов ООО «Элитстройцентр» поступают в бухгалтерию.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» учет материалов организован сальдовым методом, при котором бухгалтерия использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

Так как на предприятии ООО «Элитстройцентр» склад не автоматизирован, поэтому бухгалтер материального отдела на основании первичных документов заносит данные по движению материальных ценностей в электронную базу, выводит остатки материалов и сверяет их с данными карточек учета материалов.

Аналитический учет в бухгалтерии ООО «Элитстройцентр» ведется в разрезе видов материальных ценностей с отражением количества и стоимости по каждому виду. Для этого на счете 10 в бухгалтерии ООО «Элитстройцентр» открывают Оборотные ведомости в разрезе видов материальных ценностей, они одновременно являются реестрами карточек складского учета. Оборотные ведомости открывают так, что каждый вид материала занимает отдельную строку. Внутри ведомости материалы разделены по подгруппам, группам, субсчетам и счетам. Это позволяет отслеживать движение по каждому номенклатурному номеру, суммировать по подгруппе, по группе, субсчету и в целом по счету. Оборотные ведомости помогают контролировать операции поступления - расхода. Итоговые данные оборотных ведомостей сверяются с оборотами и остатками по соответствующему синтетическому счету Главной книги.

Применение оборотной ведомости значительно уменьшает трудоемкость учета на ООО «Элитстройцентр». Однако и в этом случае учет остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни номенклатурных номеров материалов.

Для упрощения учета материалов на складе и в бухгалтерии необходимо автоматизировать склад. В этом случае материалы приходуются кладовщиком сразу же при поступлении материальных ценностей на склад. И только после оприходования отпускаются в расход по цене приобретения. Это позволит существенно улучшить учет материальных ценностей на предприятии ООО «Элитстройцентр», а также сократить трудоемкость.

2.3.Организация синтетического и аналитического учета материалов в

бухгалтерии.

Учет поступления материалов может быть организован в двух вариантах: с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», и без их использования. Согласно учетной политике ООО «Элитстройцентр» учет поступления материалов ведется без применения счетов 15«Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16. «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

Синтетический учет поступления материалов на предприятии ООО «Элитстройцентр» ведут на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости. При этом оприходование материалов, полученных от поставщиков отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». НДС по приобретенным материалам отражается по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60. Следует отметить, что материалы, поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили - до или после получения расчетных документов. Стоимость оплаченных материалов, находящихся в пути или не вывезенных со склада поставщика по состоянию на конец месяца отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а в текущем учете показывается как дебиторская задолженность поставщика, которая погашается по мере оприходования материалов на склад.

При поступлении материалов из других источников могут быть сделаны записи по дебету счета 10 и кредиту соответствующих счетов:

-20 «Основное производство» - на стоимость возвратных отходов;

-26 «Общехозяйственные расходы» - на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;

-71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на стоимость услуг, оплачиваемых транспортным организациям;

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - на сумму начисленных процентов за кредиты и займы, использованные на закупку материалов».

Стоимость материалов, утраченных в результате стихийных бедствий или иных обстоятельств, списывается с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счет 99 «Прибыль или убытки». Материалы, израсходованные при ликвидации последствий стихийных бедствий, также списываются со счета 10 на счет 99.

Вышеуказанные материалы принимают к бухгалтерскому учету на ООО «Элитстройцентр» по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость материалов (сырье, топливо, тара, запчасти и т.п.) складывается из трех величин:

договорной стоимости;

транспортно-заготовительных расходов;

- расходов, которые необходимы, чтобы довести материалы до пригодного состояния.

Договорная стоимость - это цена материалов, по которой они приобретены.

Серьезной проблемой ООО «Элитстройцентр» является обоснованное распределение транспортно-заготовительных расходов. Транспортно-заготовительные расходы - это затраты ООО «Элитстройцентр», непосредственно связанные с процессом заготовления и доставки материалов в организацию. К транспортно-заготовительным расходам (ТЗР) относятся:

-суммы, уплаченные за погрузо-разгрузочные работы и транспортировку материалов до склада покупателя;

расходы по содержанию складов аппарата

вознаграждения, уплаченные посредникам.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» доставка материальных ценностей осуществляется собственным автомобильным транспортом и железнодорожным транспортом.

Согласно учетной политике предприятия ООО «Элитстройцентр» расходы по заготовке и доставке материалов учитываются на счете 10/21 «Транспортно-загатовительные расходы». Расходы по заготовке и доставке материальных ценностей распределяются по направлениям пропорционально стоимости материалов. При этом расходы по приобретению сначала приходуются в Дт. 10/21 с Кт.60, а затем списываются в Дт.10/1 с Кт. 10/21.

Изменения в учете можно произвести только при изменении учетной политики, где указывается, как необходимо вести учет.

Аналитический учет по материально- производственным запасам ведется в разрезе поставщиков .

К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг и выполняющие разные работы.

Поступление материалов от поставщиков производится на основании заключенных между ООО «Элитстройцентр» и поставщиками договоров. В договорах оговариваются: вид поступивших материалов, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели поступивших материальных ценностей, сроки отгрузки материалов, порядок расчетов между ООО «Элитстройцентр» и поставщиком.

Расчеты с поставщиками осуществляются после отгрузки ими материалов, либо одновременно с ними с согласия организации или по ее поручению.

В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленные материалы. Основными формами расчетов применяемые для расчетов с поставщиками ООО «Элитстройцентр» являются платежные поручениями. Применение этой формы расчетов предусматривается в договоре между сторонами (поставщиком и покупателем).

Кроме того, все расчеты можно подразделить на иногородние и одногородние. Иногородними являются расчеты между организациями, имеющими счета в учреждениях банка, расположенных в разных населенных пунктах. К одногородним относятся расчеты между организациями, счета которых находятся в одном или разных учреждениях банка одного населенного пункта.

Наиболее распространенной формой безналичных расчетов являются расчеты платежными поручениями. Такие расчеты ведутся в тех случаях, когда ООО «Элитстройцентр» дает распоряжение обслуживающему его банку о перечислении указанной им суммы со своего счета на счет получателя средств. Используются платежные поручения для предварительной и последующей оплаты уже полученных материалов (товаров, услуг, работ), для перечисления платежей в бюджет и во внебюджетные фонды, различным юридическим и физическим лицам. Платежное поручение действительно в течение 10 дней со дня выписки. Если срок платежа в поручении не проставлен, то сроком платежа является дата принятия документа банком. Платежное поручение считается исполненным только в момент зачисления денежных средств на указанный в поручении счет получателя.

Расчеты предприятия за поступившие материалы учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Аналитический учет по счету 60 в ООО «Элитстройцентр» ведется по каждому поставщику и подрядчику. Это обеспечивает получение данных о задолженности поставщикам: по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; по не оплаченным в срок расчетным документам; по неотфактурованным поставкам; авансам выданным и др.

Расчеты с поставщиками ООО «Элитстройцентр» производят независимо от того, поступили материалы на склад или находятся в пути. Материалы считаются находящиеся в пути, если они оплачены, но до конца месяца не поступили. Такие материальные ценности приходуют условно проводкой: Д-10 К-60.

На счете 60 задолженность отражается в пределах сумм акцепта. При обнаружении недостач по поступившим материалам, несоответствие цен обусловленных договором, и арифметических ошибок счет 60 кредитуют на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям». Субсчет «Расчеты по претензиям» предназначен для обобщения информации о расчетах по претензиям, предъявленным поставщикам, а также по предъявленным им, признанным и присужденным штрафам, пеням и неустойкам, Этот счет дебетуется на суммы причиненного ущерба по вине поставщиков материалов, а кредитуется на суммы поступивших платежей в корреспонденции со счетами учета денежных средств или расчетов. Суммы неудовлетворенных претензий или не подлежащих взысканию, относятся на те счета, с которых они были приняты на учет.

Сумма НДС включается поставщиками счета на оплату и отражается у ООО «Элитстройцентр» по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям » и кредиту счета 60. Затраты на оплату процентов по кредитам поставщиков за приобретенные материалы отражаются по дебету счет 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Погашение задолженности перед поставщиками на ООО «Элитстройцентр» отражается по дебету счета 60 и кредиту счетов учета денежных средств (51,51,55) или кредитов банков (66,67). Порядок бухгалтерских записей зависит от применяемых форм расчетов.

Помимо указанных расчетов на счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражают выданные авансы по закупаемым материалам суммовые и курсовые разницы, а также прекращение обязательств.

Выданные авансы учитывают по дебету счета 60 с кредита счетов учета денежных средств (51,52 и др.).

Прекращения обязательств (по мимо надлежащего исполнения) может осуществляться по следующим основаниям: при зачете взаимных требований, новаций, прощения долга, ликвидации юридического лица (ст.410, 414,415, 419 ПС РФ).

Прекращение обязательств при зачете взаимных требований отражают по дебету счета 60 и кредита счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Прощение долга по существу является одним из видов дарения. Прощенная сумма долга является внереализационным доходом и отражается по дебету счета 60 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

При прекращении обязательств новацией происходит замена одного обязательства другим. Эта замена на синтетических счетах не отражается; осуществляется заметки в аналитическом учете ООО «Элитстройцентр».

Прекращение обязательств вследствие ликвидации юридического лица и предписание кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывают по дебету счета 60 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Кредиторской называют задолженность ООО «Элитстройцентр» другим организациям, работникам и лицам, которые называются кредиторами. Общий срок исковой давности установлен в три года (ГК РФ, ст. 196). Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенный или более длительный по сравнению с общим сроком. Списание кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, осуществляют по результатам проведенной инвентаризации письменного обоснования и приказа руководителя Если при приеме материалов установлена недостача материалов по вине поставщика, то составляется акт и поставщику направляется претензионное письмо (или претензия) на сумму недостающих средств.

Правильность и своевременность оприходования материалов контролируется материальным отделом бухгалтерии ООО «Элитстройцентр» путем сличения приходных документов с расчетными документами поставщиков.

Рассмотрим пример поставки материалов. В ноябре 2007г. на ООО «Элитстройцентр»поступили : пена «Пеносил голд», профиль КВЕ -(227) номенклатурный номер 796 (согласно приходному ордеру ф № М-4№209) в количестве 800 шт. на сумму 41600 руб от ООО «Кримелте ТК». Общая сумма по счету-фактуре 228314,1 При приемке пены установлен брак в количестве 29 шт. на сумму 1508 р., на сумму которой предъявлена претензия. В бухгалтерском учете данная операция была отражена следующими проводками:

Дебет 60.1 «Расчеты с поставщиками в рублях» Кредит 51 «Расчетные счета» на сумму 226806,1 руб. (оплачен счет ООО «Кримелте ТК»);

Дебет 10.1 «Сырье и материалы» Кредит 60.1 «Расчеты с поставщиками в рублях» на сумму 192208,56 р. (Отражена покупная стоимость материалов без НДС)

- Дебет 19.3 «НДС по приобретенным МПЗ» Кредит 60.1 «Расчеты с поставщиками в рублях» на сумму34597,54. (отражен НДС);

Дебет 68.2 «НДС» Кредит 19.3 «НДС по приобретенным МПЗ» на сумму 34597,54 р. (возмещен НДС, указанный в счет - фактуре);

Дебет 76.2 «Расчеты по претензиям» Кредит 60.1 «Расчеты с поставщиками в рублях» на сумму 1508 р. (при приемке установлен брак в на которую выставлена претензия).

Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 76.2 «Расчеты по претензиям» - 1508 руб.

Учет расчетов с поставщиками о деятельности, которой составляется бухгалтерская отчетность, ведется на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" автоматизировано. При этом на основании выписок банка составляются машинограммы синтетического и аналитического учета по каждому счету, применяемому для учета расчетов с поставщиками. Эти машинограммы служат основанием для разработки машинограмм -оборотных ведомостей по счетам, по итоговым данным которых делаются записи в главную книгу.

Отрицательным в учете расчетов с поставщиками является несвоевременное оформление документов по поступлению материалов.

Отпуск материалов в производство осуществляют на основании требования-накладной. Пример - по требованию - накладной № 153 21.11.07г с основного склада бригаде сборщиков отпущены материалы в соответствии с указанными наименованиями и номенклатурными номерами.

Дебет 20 «Основное производство»К 10.1. «Сырье и материалы» 807,81 отпущено по покупной стоимости без учета НДС, так как учет на складе ведется по учетным ценам.

В декабре 2007г на предприятии проданы малопригодные для выполнения монтажных работ материалы (шифер )по балансовой стоимости 10000 руб Договорная цена продажи - 15000руб. расходы, связанные с продажей 1200 руб. так как осуществление торговли не является предметом деятельности ООО «Элитстройцентр» выручку от продажи отражаеи на счете 91-1 «Прочие доходы». В бухгалтерском учете сделаны проводки:

Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 10 «Сырье и материалы» - 10000руб, списаны материалы по учетным ценам;

Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 44 «Расходы на продажу»- 1200 руб., списаны расходы на продажу;

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кредит 91 «Прочие доходы» - 15000 руб., отражена договорная стоимость продажи;

Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 68 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам»- 2288,14 руб., начислен НДС;

Дебет 99 «Прибыли и убытки» Кредит 91 «Прочие доходы» - 1511,86руб., отражен финансовый результат - прибыль.

Списание материалов со счетов учета запасов может осуществляться в следующих случаях:

- пришедшие в негодность, по истечении сроков хранения;

- морально устаревшие;

вследствие чрезвычайных обстоятельств (пожаров, стихийных бедствий).

Для учета и расходования ГСМ планом счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 10 «Материалы». Рабочим планом счетов предприятия к счету 10 «Материалы» открыт субсчет 3 «Топливо», где учитывается наличие и движение нефтепродуктов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. Бухгалтерский учет этих расходов осуществляется в соответствии с требованиями ПБУ 5/01 «Учет материально - производственных запасов», утвержденное приказом Минфина России от 09.06.2000г. №44н.

ГСМ приходуются на счет 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо» по фактической себестоимости без НДС (п.5,6 ПБУ 5/01). При этом учет ГСМ ведут по видам, местам хранения и материально ответственным лицам, а также по водителям, маркам автобусов и т.д. 10/3 «ГСМ на складе». Автобаза имеет оборудованные помещения для хранения ГСМ, поэтому на этом субсчете учитывают наличие и движение нефтепродуктов всех видов, полученных для эксплуатации автотранспорта, в пунктах заправки (стационарных или передвижных) и хранилищах. Соответственно бухгалтерия сделает запись по дебету счета 10.3 «Нефтепродукты на складе» и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»:

Дебет сч. 10/3 «ГСМ на складе»

Кредит сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 12000 руб.

- оприходованы поступившие ГСМ на склад от поставщика

Дебет сч. 19/3 «НДС по приобретенным материально - производственным запасам»

Кредит сч. 60/2 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 2160 руб.

- отражен НДС по приобретенным материально - производственным запасам

Дебет сч. 60/2 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит сч. 51 «Расчетный счет» - 14160 руб.

Основанием для записи по дебету субсчета 10/3 служат первичные документы (счета - фактуры, накладные), согласно которым материально - ответственное лицо проверяет и приходует поступившие ГСМ на склад, а бухгалтерия делает соответствующие записи.

В ООО приобретаются специальные талоны на нефтепродукты (бензин, дизельное топливо), которые затем выдаются под отчет работникам для заправки автотранспорта. Стоимость таких талонов отражается в учете общества на счете 10.3

Юридическое лицо - плательщик НДС вправе принять «входной» НДС к вычету при наличии счета-фактуры, оформленного в соответствии с требованиями статьи 169 НК РФ, и подтверждающего документа, в котором сумма налога выделена отдельной строкой. Так как принять НДС к вычету по кассовым чекам АЗС невозможно, то организация вправе заключить договора с организациями, торгующими бензином и по истечении отчетного периода получать от них счет-фактуры.

Сырьё и материалы списываются для выполнения работ одним из четырёх методов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО);

по себестоимости последних по времени закупок (метод ЛИФО) (отменен с1.01. 2008 г)

По себестоимости каждой единицы оценивают материально-производственные запасы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т. д.), или запасы, которые не могут быть обычным способом заменены на другие.

Средняя себестоимость определяется по каждому виду запасов как частное от деления общей себестоимости вида запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по запасам, поступившим в течение месяца.

Метод оценки по себестоимости каждой единицы и метод оценки по средней себестоимости являются традиционными для отечественной учётной практики.

При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход - первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия сырья или материалов отпущена в производство, сначала списывают запасы по себестоимости первой закупленной партии, затем второй и т. д. В порядке очерёдности.

При методе ЛИФО применяют обратное правило: последняя партия в приход - первая в расход. Это означает, что сначала списывают запасы по себестоимости последней партии, затем предпоследней и т. д.

Учётной политикой ООО «Элитстройцентр» установлено, что сырьё и материалы списываются в производство по средней себестоимости.

При списании этим способом бухгалтерия определяет среднюю себестоимость единицы сырья и материалов.

Этот показатель определяется по формуле:

: =

Чтобы установить стоимость материалов, которая подлежит списанию, средняя себестоимость единицы умножается на общее количество списанных сырья и материалов. бухгалтерия должна списать на себестоимость изготовления труб.

Сначала определим среднюю себестоимость единицы вида материалов ( краски, отпускаемой в банках), которая составит:

(24542,38руб. + 26169,5 руб. + 22881,36 руб. + 1350 руб.) : (1000 шт + 1000 шт + 1000 шт + 50 шт) = 24,57 руб.

Стоимость, подлежащая списанию, составит:

24,57 руб. * 2500 шт. = 61425 руб.

При списании делается запись:

Д-т 20 «Основное производство» К-т 10-1 «Материалы» 61425руб. - списаны материалы для выполнения работ.

Можно сделать вывод, что движение материалов происходит ежедневно и отражаться в учете оно должно своевременно. Это вызывает необходимость использовать в текущем учете материалов условные или учетные цены.

Применение учетных цен в условиях компьютерной обработки информации значительно упрощает и облегчает учетную работу. Оперативные и учетные работники привыкают к ним, что ограничивает возможность ошибок.

Отражение операции по движению материалов в учете ООО «Элитстройцентр» в кратком виде представлено в приложении в табличной форме.

2.4. Налоговый учет хозяйственных операций по материальным

ценностям на предприятии ООО «Элитстройцентр»

Общие принципы налогообложения в Российской Федерации устанавливает Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07098г.№146-ФЗ, принятый Государственной Думой 16.07.98г.

Под налогом понимается обязательный, индивидуально безвозмездный платеж, взимаемый с организаций и физических лиц в форме отчуждения принадлежащих им на праве собственности, хозяйственного ведения или оперативного управления денежных средств в целях финансового обеспечения деятельности государства или муниципальных образований.

Налоговый учет материальных расходов следует вести, основываясь на тех же первичных документах, что используются в бухгалтерском учете. К ним прежде всего относятся расчетные и сопроводительные документы, которые выдают поставщики материалов: платежные поручения, счета, товарно-транспортные накладные, спецификации и сертификаты и т.д.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» используют типовые формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71 А, например, приходный ордер (форма № М-4), акт о приемке товаров (форма № М-7), накладную (форма № М-И), накладную на отпуск материалов на сторону (форма М-15), карточку учета материалов (форма № М-17). Для целей налогового учета в эти формы первичных документов вводятся дополнительные реквизиты. Например, вводятся дополнительные графы и отдельно указывается стоимость материалов, которая будет использоваться при расчете налога на прибыль.

Для расчета суммы материальных расходов, определяется стоимость материальных ценностей, которые в эти расходы входят. Эта стоимость складывается из цены материалов и затрат на их приобретение, уплаченных посредническим организациям.

В целях налогообложения стоимость сырья и материалов отражается в налоговых регистрах, разработанные МНС России.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» по хозяйственным операциям заготовления материальных ценностей, кроме налога на прибыль исчисляют НДС, подоходный налог и все иные налоги от выручки; используя для формирования размера объектов налогообложения сумму оборотов по кредиту счета 90 «Продажи».

НДС по материальным ценностям на ООО «Элитстройцентр» учитывают на субсчете 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам» счета. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Порядок учета НДС по материальным ценностям зависит от их назначения (на производственные нужды, непроизводственные нужды, в продажу, безвозмездную передачу).

В расчетных документах поставщиков по поступившим материальным ценностям отдельно выдается сумма НДС.

Сумму НДС ООО «Элитстройцентр»отражают по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость», по субсчету «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам», с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В зависимости от направления расхода материальных ценностей сумма НДС, учтенная на субсчете 19-3, подлежит зачету в счет платежей ООО «Элитстройцентр» НДС в бюджет (при использовании материальных ценностей на производственные нужды) или списанию на счета реализации (при продаже) и соответствующих источников покрытия (при безвозмездной передаче).

По товарам, работам и услугам, использованным при изготовлении продукции и осуществлении операций, которые освобождены от НДС, суммы НДС, уплаченные поставщикам, зачету не подлежат, а относятся на счета издержек производства и обращения ООО «Элитстройцентр».

При использовании материальных ресурсов для непроизводственных нужд сумму НДС, приходящуюся на эти ресурсы, списывают с кредита счета 19 (субсчет 3) в дебет источников покрытия непроизводственных затрат, на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

При продаже материальных ресурсов приходящуюся на проданные материалы долю НДС списывают с кредита субсчета 3 счета 19 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Налог на доходы физических лиц исчисляется в случае, если ООО «Элитстройцентр» приобретает материальные ценности по договорам купли-продажи. Тогда в договорах должны быть отражены необходимые реквизиты: фамилия, имя, отчество продавца, его паспортные данные, адрес постоянного места жительства, а также факт регистрации физического лица в качестве предпринимателя.

ООО ведет учет расчетов с физическими лицами при приобретении у них материальных ценностей, для того чтобы иметь данные о совокупных выплаченных суммах с налога года, обеспечивающих правильное исчисление и удержание подоходного налога.

Итак, налоговый учет хозяйственных операций по материальным ценностям на предприятии осуществляется согласно Налоговому кодексу Российской Федерации с применением типовых форм первичной документации.

2.5 Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии ООО

«Элитстройцентр»

В условиях рыночной экономики благополучие любого предприятия зависит от правильной организации системы управления. Правильно организованная система управления дает возможность не только выявить отклонения от принятых и утвержденных правил, процедур, законоположений, но и дать оценку причинам этих отклонений и сформировать необходимые управляющие воздействия. Комплексное решение этих задач невозможно без широкомасштабного использования современных средств вычислительной техники и программного обеспечения. Внедрение системы компьютерной обработки данных, как правило, предполагает существенное сокращение управленческого и контрольного персонала путем передачи его функций персоналу, обслуживающему систему.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» для учета применяется конфигурация «1.С: Бухгалтерия. Версия 7.7».

Пакет информации по управлению материальных ценностей для всех работ имеет один вход. Взаимодействие с пакетом начинается с парольной защиты, которая проверяет санкционированный доступ пользователя для выполнения операций. Пользователями данной программы являются главный бухгалтер, зам.гл.бухгалтера, бухгалтер материального отдела, кассир, бухгалтер по налогам, бухгалтер-расчетчик и планово-экономический отдел.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» персональные компьютеры объединяются в локальные сети. Это позволяет сотрудникам обмениваться информацией.

Для учета материальных ценностей реализуются следующие операции: ввод с документов по приходу, расходу и перемещению материалов; накопление и распределение отклонений; получение ведомостей аналитического учета, инвентаризационных описей, движения материальных ценностей; синтетического учета.

Организация учета материальных ценностей на предприятии зависит от того, где размещаются автоматизированные рабочие места - в структурных подразделениях (где осуществляется документирование операций) или только в бухгалтерии.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» рабочие места автоматизированы только в бухгалтерии. Программный комплекс автоматизированного рабочего места в бухгалтерии обеспечивает автоматизацию следующих функций:

- контроль и вычислительную обработку первичных документов, принятых от материально ответственных лиц;

- систематизацию и обобщение данных аналитического учета;

- формирование и распределение отклонений от учетных цен материалов;

- отображение информации.

Операции по движению материальных ценностей выполняются работниками подразделений организации и оформляются типовыми междуведомственными или специализированными формами. Бухгалтерский персонал осуществляет контроль за правильностью оформления документации.

Поскольку на предприятии ООО «Элитстройцентр» работа не предусматривает организацию АРМ на складах, неавтоматизированными остаются следующие функции:

документирование хозяйственных операций по движению материалов;

аналитический учет материальных ценностей по количеству на складах в соответствии с порядком хранения материалов;

отображение выходной информации по складу;

- сверка данных складского учета с данными бухгалтерского учета.

Материально ответственное лицо периодически сдает первичные документы и их реестр работнику бухгалтерии. Принятые документы подвергаются контролю. В установленные сроки материально ответственное лицо сверяет данные складского учета с данными бухгалтерского учета.

К основным документам, отражающим переменную информацию, относятся: приходный ордер, акт о приемке материалов, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, накладная на внутреннее перемещение, накладная на отпуск материалов на сторону, акт на списание материальных ценностей.

Взаимосвязь документов переменной информации с документами базы данных можно представить в виде схемы

Выходная информация отображается на бумажном носителе и на видеограмме. На бумажном носителе выводится фрагмент ведомости с дисплея.

В условиях автоматизации бухгалтерского учета материальных ценностей целесообразно обеспечить автоматическую сверку данных складского и бухгалтерского учета. Такую возможность можно реализовать при автоматизации складского учета.

При автоматизации склада снижается трудоемкость процесса и повышается достоверность. Системы компьютерной обработки данных не допускают технических и счетных ошибок, и в этом смысле они значительно «аккуратнее», чем ручные системы. Отсутствие автоматизированного рабочего места на складе предприятия также осложняет работу кладовщика, осуществляющего приход и расход материальных ценностей и работу бухгалтера материального отдела, который затрачивает много времени на обработку документации.

Таким образом, отсутствие автоматизации на складе ООО «Элитстройцентр» является большим недостатком. Поэтому, руководству предприятия необходимо решить вопрос об автоматизации склада, это позволит сократить затраты рабочего времени на обработку информации и улучшить качество учета материальных ценностей. Организация внутреннего контроля хранения товарно-материальных ценностей.

Глава 3 Организация внутреннего контроля хранения товарно-

материальных ценностей

3.1. Цели внутреннего контроля, основные направления и процедуры

внутреннего контроля

Цели внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:

* минимизация потери запасов в результате краж, злоупотреблений,

порчи, непроизводительного расходования;

* обеспечение эффективного взаимодействия с отделами сбыта, снабжения и производственными отделами.

Преимущественные направления внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:

* должны приниматься меры, снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;

* должны быть гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;

* должно быть обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;

* в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы должны быть отражены в правильной оценке;

* должно быть достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.

Основные направления внутреннего контроля снабжения заключаются в следующем:

· Должны приниматься меры, предупреждающие возникновение кредиторской задолженности в отношении товаров, покупка которых не была санкционирована;

· Кредиторская задолженность не должна отражаться до момента получения товаров и предоставления услуг;

· Санкционированная (и только санкционированная) кредиторская задолженность должна соответствующим образом анализироваться и отражаться;

· Необходимо производить разделение обязанностей между лицами, выполняющими следующие функции; заказ товарно-материальных ценностей, их закупка, получение и приемка и окончательная оплата; главная цель такого разделения обязанностей - предупреждение злоупотреблений в результате сговора.

Сфера запасов обширна и зачастую сложна. Поэтому приведенное здесь описание наиболее часто встречающихся аспектов внутреннего контроля подразделено на ряд элементов:

* внутренний контроль МПЗ;

* заказ МПЗ;

* получение МПЗ;

* регистрация МПЗ;

* хранение запасов;

* отпуск МПЗ в производство.

1. Внутренний контроль МПЗ

1. Операции с запасами и незавершенным производством представляют особую важность для большинства предприятий.

По традиции служба внутреннего контроля заинтересована в предотвращении любых потерь запасов. Однако в последнее время внимание все в большей степени обращается на увеличение выгодности основного и вспомогательного производств.

Роль внутреннего контроля при анализе складских операций наиболее важна для оценки эффективности системы повторных заказов, обеспечения сохранности запасов и незавершенной продукции, обеспечения эффективности анализа отклонений, являющегося основным видом контроля за себестоимостью продукции.