Факсимильная и электронная цифровая подпись

Размещено на http://www.allbest.ru/

[Введите текст]

Содержание

Введение

Факсимильная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись

Юридическая сила, возможности и особенности применения факсимильной и электронной цифровых подписей

Заключение

Список литературы



Введение

В настоящее время многие предприятия используют те или иные методы безбумажной обработки и обмена документами. Использование подобных систем позволяет значительно сократить время, затрачиваемое на оформление сделки и обмен документацией, усовершенствовать и удешевить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов, построить корпоративную систему обмена документами. С одной стороны при переходе на электронный документооборот встает вопрос авторства документа, достоверности и защиты от искажений. С другой стороны, очень важно при этом действовать в соответствии с законодательством, дабы избежать ситуаций, когда юридическая сила документа может быть оспорена в силу неправомерного использования того или иного аналога собственноручной подписи.



Факсимильная цифровая подпись

Факсимиле (от лат. facsimile «делай подобное») - воспроизведение всякого графического оригинала - рукописи, рисунка, чертежа, гравюры, подписи, монограммы, - передающее его вполне точно, со всеми подробностями.

В прежнее время факсимиле делалось посредством прорисовки оригинала через прозрачную бумагу и затем гравирования на металле или дереве и литографирования, в новейшее же время изготовление подобных снимков очень облегчилось благодаря изобретению и усовершенствованию светописи - фотографии, фототипии, фотогравюры, фотоцинкотипии и фотолитографии, дающих возможность получать, безусловно, верные факсимиле чисто механическим путём.

Процесс исполнения таких воспроизведений называется факсимилированием. Издания, в точности воспроизводящие рукописи или издания другой эпохи, называются факсимильными. Факсимильные издания рукописей и редких книг обычно предпринимаются в научных целях.

Законодательного определения понятия факсимиле нет, а потому обратимся к словарям. Факсимиле называется точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом. В качестве оригинала может выступать рукопись, документ, подпись и т. д. Как правило, под факсимиле принято понимать клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

Единственным нормативным документом, хоть как-то устанавливающим применение факсимиле (клише подписи), является Гражданский кодекс РФ, в соответствии с которым при совершении сделок использовать факсимиле допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Высококачественно выполненное факсимиле позволяет сделать оттиск подписи практически неотличимым от оригинала. Удобство же такой использования факсимиле неоспоримо: оперативность в решении проблем.

Как мы уже выяснили, закона о факсимиле нет, а, значит, при взаимодействии со своими контрагентами использование факсимиле нужно установить по взаимному согласию. То есть условие об использовании факсимиле включить в текст договора. Если же планируются длительные партнерские отношения, имеет смысл оговорить это в отдельном соглашении сторон о факсимиле. Например: «Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей (факсимиле) уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования, а также использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок. При этом факсимильная подпись (факсимиле) будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица». В любом случае документы, заверенные факсимиле, могут быть предъявлены в суде в качестве доказательств совершения сделок.

Важно помнить, что само соглашение об использовании факсимиле необходимо подписать собственноручно.

По взаимной договоренности в документе можно предусмотреть проставление образцов личных подписей и их факсимильных воспроизведений (факсимиле). Бытует мнение, что это поможет избежать злоупотреблений со стороны недобросовестного партнера, например в случае использования иного факсимиле, в целях дальнейшего признания недействительности сделки. Однако, по мнению автора, именно такая оговорка и может привести к указанным последствиям, поскольку стороны сами себя ограничивают в использовании конкретных экземпляров факсимиле. Им каждый раз придется сличать оттиск с образцом, указанным в соглашении, что порой, возможно, только путем проведения экспертизы. Кроме того, в таком случае даже обычная утеря факсимиле сможет воспрепятствовать использованию иного факсимиле.

В то же время, если указанные образцы не воспроизводить в соглашении и предусмотреть возможность использования факсимильной подписи руководителя без каких-либо оговорок, то любой из применяемых факсимиле будет иметь юридическую силу.

Электронная цифровая подпись

Электронная подпись (ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Электронная подпись - мощное средство контроля подлинности информации в электронном виде, обеспечения целостности электронных данных, подтверждения их авторства и актуальности. Электронная подпись - это информационный объект, создаваемый для подписываемых данных, позволяющий удостовериться в целостности и аутентичности этих данных.

По своему существу электронная подпись представляет собой реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭП.

Электронная подпись предназначена для идентификации лица, подписавшего электронный документ и является полноценной заменой (аналогом) собственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом.

Использование электронной подписи позволяет осуществить:

Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.

Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев.

Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом.

Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

При ведении деловой переписки, при заключении контрактов подпись ответственного лица является непременным атрибутом документа, преследующим несколько целей:

Гарантирование истинности письма путем сличения подписи с имеющимся образцом;

Гарантирование авторства документа (с юридической точки зрения).

Выполнение данных требований основывается на следующих свойствах подписи:

- подпись аутентична, то есть с ее помощью получателю документа можно доказать, что она принадлежит подписывающему;

- подпись недоделываема; то есть служит доказательством, что только тот человек, чей автограф стоит на документе, мог подписать данный документ, и никто иной.

- подпись непереносима, то есть является частью документа и поэтому перенести ее на другой документ невозможно.

Документ с подписью является неизменяемым.

Подпись неоспорима.

Любое лицо, владеющее образцом подписи может удостоверится, что документ подписан владельцем подписи.

Развитие современных средств безбумажного документооборота, средств электронных платежей немыслимо без развития средств доказательства подлинности и целостности документа. Таким средством является электронно-цифровая подпись (ЭЦП), которая сохранила основные свойства обычной подписи.

Существуют различные виды электронной подписи. Электронные подписи могут быть присоединены к подписываемым данным, отсоединены от них или находиться внутри данных. Наиболее часто применяют электронные подписи к данным, хранящимся в файлах, а сама подпись относится ко всему содержимому файла.

- присоединенная электронная подпись: в случае создания присоединенной подписи создается новый файл электронной подписи, в который помещаются данные подписываемого файла. Этот процесс аналогичен помещению документа в конверт и его опечатыванию. Перед извлечением документа следует убедиться в сохранности печати (для электронной подписи в ее правильности). К достоинствам присоединенной подписи следует отнести простоту дальнейшего манипулирования с подписанными данными, т.к. все они вместе с подписями содержатся в одном файле. Этот файл можно копировать, пересылать и т.п. К недостаткам следует отнести то, что без использования средств СКЗИ уже нельзя прочесть и использовать содержимое файла, точно так же, как нельзя извлечь содержимое конверта, не расклеив его.

- отсоединенная электронная подпись: при создании отсоединенной подписи файл подписи создается отдельно от подписываемого файла, а сам подписываемый файл никак не изменяется. Достоинством отсоединенной подписи является то, что подписанный файл можно читать, не прибегая к СКЗИ. Только для проверки подписи нужно будет использовать и файл с электронной подписью, и подписанный ей файл. Недостаток отсоединенной подписи - необходимость хранения подписанной информации в виде нескольких файлов (подписанного файла и одного или нескольких файлов с подписями). Последнее обстоятельство существенно осложняет применение подписи, так как при любых манипуляциях с подписанными данными требуется копировать и передавать несколько независимых файлов.

- электронная подпись внутри данных: применение электронной подписи этого вида существенно зависит от приложения, которое их использует, например электронная подпись внутри документа MicrosoftWord или AcrobatReader. Вне приложения, создавшего электронную подпись, без знания структуры его данных проверить подлинность частей данных, подписанных электронной подписью затруднительно.

Существует несколько методов построения ЭЦП, а именно:

- шифрование электронного документа (ЭД) на основе симметричных алгоритмов. Данная схема предусматривает наличие в системе третьего лица - арбитра, пользующегося доверием обеих сторон. Авторизацией документа в данной схеме является сам факт зашифрования ЭД секретным ключом и передача его арбитру.

- использование ассиметричных алгоритмов шифрования. Фактом подписания документа является зашифрование его на секретном ключе отправителя.

Развитием предыдущей идеи стала наиболее распространённая схема ЭЦП - зашифрование окончательного результата обработки ЭД хеш-функцией при помощи ассиметричного алгоритма.

Кроме перечисленных, существуют и другие методы построения схем ЭЦП

- групповая подпись, неоспариваемая подпись, доверенная подпись и др. Появление этих разновидностей обусловлено разнообразием задач, решаемых с помощью электронных технологий передачи и обработки электронных документов.

Юридическая сила, возможности и особенности применения факсимильной и электронной цифровых подписей

факсимильный электронный цифровой подпись

Факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Законодательно же данное понятие нигде не закреплено, но упоминается в Гражданском кодексе РФ в п. 2 ст. 160: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения: с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон". Отсюда следует, что если партнер согласен принять данный вид подписи, то подписываемый документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. В договоре можно зафиксировать конкретные условия использования факсимиле или заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями подобным способом. Если этот порядок будет нарушен, то при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным.

Факсимильная подпись представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому проставление ее на счетах-фактурах нарушением требований ст. 169 Налогового кодекса не является.

Таким образом, становится ясно, что использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в нормативном акте. Так, например, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Эту точку зрения подтверждает и арбитражная практика (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 N А11-1742/2003-К1-10/164). Также в п. 5 ст. 185 ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации, что обязывает подписывать доверенность лично руководителем.

Где и как использовать факсимиле

Согласно п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" первичные документы принимаются к учету лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. К таким документам относятся:

- накладные;

- счета-фактуры;

- путевые листы;

- прочие оправдательные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Налоговая служба в Письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ по этому вопросу дает следующие разъяснения: не допускается использование факсимиле на доверенностях, платежных документах и других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в Письме от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.

Счет-фактура

Вопрос использования факсимиле в счетах-фактурах толкуется неоднозначно. Решения арбитражных судов "за" и "против" по этому вопросу разделились практически поровну. Но 13 февраля 2009 г. было вынесено Определение ВАС РФ N ВАС-16068/08, в котором суд указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных ст. 169 Налогового кодекса. Действительно, указанная статья прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счете-фактуре, но и прямой запрет на нее не устанавливает. При этом гражданское законодательство допускает возможность использования факсимильной подписи, в том числе если это предусмотрено соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

В Определении ВАС РФ есть важная оговорка о том, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом. Это согласуется с требованиями гражданского законодательства. Иными словами, нужно понимать, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки. Лучше, если это будет включено в текст договора или дополнительного соглашения к договору.

Трудовой договор

Статья 67 Трудового кодекса РФ накладывает запрет на использование факсимиле при заключении трудового договора. Руководитель издает приказы о приеме персонала на работу. Использование факсимильного воспроизведения подписи в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными, так как среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя, а факсимильное воспроизведение подписи не является его личной подписью.

Вексель

Необходимо отметить, что законодатель и судебная практика запрещают использование факсимиле на векселе. Так, в п. 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 N 104/1341, в соответствии с которым обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. В Рекомендациях по использованию векселей в хозяйственном обороте (Письмо ЦБ РФ от 09.09.1991 N 14-3/30) установлено, что в отличие от текста векселя подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и обязательно рукописным способом. Наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя. Информационное письмо Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.07.1997 N 18 обращает внимание на то, что хотя гражданским законодательством и допускается такой способ воспроизведения подписи (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации), в нормативном порядке иной, кроме собственноручного, способ оформления подписи на векселе не установлен. А выполнение какого-либо реквизита векселя, включая подпись, способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, расценивается как отсутствие соответствующего реквизита. Если на векселе не стоит подпись лица, выдавшего его, это является нарушением п. 1 вышеуказанного Положения, содержащего требования к форме вексельного обязательства, в связи с дефектом формы векселя.

Другие нормативные документы

В нормативных документах, прописывающих проведения конкурсов, аукционов и тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Так, например, в требованиях, установленных Приказом Департамента г. Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 N 70-01-167/7 "Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы", сказано, что при подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в ее состав, не допускается применение факсимильных подписей.

Инструкция Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)", допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет это правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21.06.2003 N 1297-У "О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати" Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи, как факсимиле. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.

Таким образом, можно сделать вывод, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями. В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимильной подписи на сегодняшний день отсутствует.

В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами устанавливается или подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе.

Что касается оформления в электронном виде и подписания электронно-цифровой подписью счетов-фактур, то согласно п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ (далее - Кодекс) счета-фактуры, реквизиты которых предусмотрены п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 Кодекса, первичными документами не являются, а служат основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» Кодекса. При этом этой статьей же Кодекса возможность использования электронно-цифровых подписей директора и главного бухгалтера не предусмотрена.

Кроме того, Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 г. № 914, также не предусмотрен порядок, позволяющий использовать электронно-цифровые подписи директора и главного бухгалтера организации.

Статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ) установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ.

Статья 313 Кодекса определяет налоговый учет как систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Учитывая изложенное, можно предположить, что, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. Главное - соблюдать условия, установленные Законом № 1-ФЗ.



Заключение

В целом можно сделать вывод, что при все большем использование нововведений и технологий , люди облегчают свои действия.

Самая главная в том, что надежность электронной подписи очень высока и подделать ее практически невозможно. Если, например, происходит несанкционированное изменение документа, подпись автоматически становится недействительной. Таким образом, электронная подпись гарантирует защиту документа от фальсификации или изменения. Кроме того, согласно российскому законодательству документ, заверенный электронной подписью, приравнивается к собственноручно подписанному.

Хочется также отметить, что что применение факсимиле вместо собственноручной подписи на трудовых договорах создает определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя. В частности, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства. В настоящее время трудовое законодательство напрямую не предусматривает такого порядка проставления подписи уполномоченного лица.

Таким образом, можно сделать вывод, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями. В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимильной подписи на сегодняшний день отсутствует.



Список литературы

1. Гражданский Кодекс РФ.

2. Жеребенкова А.В. Документооборот на предприятии [Текст] /А.В. Жеребенкова - М.: Вершина, 2004. - 384 с.

3. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство [Текст] / А.В. Спивак. - СПб.: Питер, 2007. - 240 с.

4. Сухорукова О.А. Документирование управленческой деятельности [Электронный ресурс]: методические указания для проведения практических занятий / сост.: О.А. Сухорукова./ - Курск: КурскГТУ, 2010. - 46 с.

Размещено на Allbest.ru