Вопросы, связанные с должностными инструкциями (ДИ), сегодня волнуют чуть ли не каждого второго кадровика.

В должностной инструкции описывается, что должен делать сотрудник на конкретном рабочем месте. В советское время ДИ были обязательными для каждого предприятия, но сейчас закон их не требует. Тем не менее, как свидетельствуют результаты опроса, проведенного Всероссийским кадровым конгрессом (ВКК) среди более чем 200 компаний, ДИ активно используют почти 90% респондентов. И в большинстве случаев это не пустая формальность. «Компания обязана иметь штатное расписание, трудовые договоры, вести трудовые книжки. Но разработка должностных инструкций является исключительно ее инициативой, - говорит генеральный директор консалтинговой фирмы «Аксима-консалт» Елена Скриптунова. - Это инструмент регулярного менеджмента, и в том, что компании добровольно их разрабатывают, я вижу положительный момент. Они хотят повысить эффективность бизнеса и понимают, что пришло время документов, нужно регламентировать и формализовать свою деятельность».

Конечно, все то, что описано в должностной инструкции, можно объяснить сотруднику и на словах. Но, во-первых, держать все в памяти сложно, тем более что некоторые обязанности выполняются не каждый день. Во-вторых, ДИ полезны для введения новичков в курс дела. Кроме того, ДИ могут потребоваться, если уволенный сотрудник подаст на компанию в суд. С их помощью фирма сможет доказать, что бывший работник, например, не выполнял то, что от него требовалось.

Как объясняет партнер консалтинговой компании «Прогрессивные технологии управления» (ПроТеУ) Алексей Кунгуров, «должностные инструкции - это в первую очередь инструмент для повышения управляемости компании». По его словам, потребность в ДИ возникает тогда, когда нужно разделить функции между сотрудниками. «В небольшой фирме люди работают на общий результат, и их полномочия никак не разграничиваются - все занимаются всем, и у руководства не возникает проблем с контролем за подчиненными. В этом случае ДИ не нужны, лучше описать последовательность бизнес-процессов, - говорит Алексей Кунгуров. - Но когда бизнес растет, людей становится больше, возникает потребность в специализации работников. Тогда приходится жестко распределять обязанности между несколькими сотрудниками, а само распределение имеет смысл отразить в должностной инструкции». Как свидетельствуют результаты исследования ВКК, более 62% респондентов осознают роль должностных инструкций в оптимизации процесса управления. По мнению компаний, ДИ необходимы для того, чтобы работники четко представляли круг своих обязанностей и зоны ответственности, а их функции не дублировались. Еще для 48% организаций ДИ служат источником сведений для руководителя о том, кто за что отвечает.

Но при всех плюсах инструкции не могут служить универсальным управленческим инструментом для всех компаний. Так, директор по персоналу крупного ИТ-холдинга сказал: «На составление ДИ тратится много сил и времени, но быстрой отдачи они не дают, поэтому писать их просто так бессмысленно. Должностные инструкции нужны далеко не всем организациям. Например, на этапе становления компании излишняя бюрократизация ограничивает инициативу людей. Если ситуация требует, чтобы сотрудник просто встал и поехал куда нужно, то он должен ехать, а не апеллировать к должностной инструкции: «Это не входит в мои обязанности»». По мнению специалистов, ДИ плохо приживаются в компаниях творческого типа, в которых сотрудники имеют большую свободу действий. Если жестко регламентировать их работу, они, как правило, уходят. Например, в том же ИТ-холдинге должностные инструкции есть у большинства сотрудников, однако для программистов, разрабатывающих новые продукты, сделано исключение. Наконец, вряд ли ДИ нужны компании, работающей по проектному принципу. На проект отводится ограниченное время, а работа сотрудников здесь регламентируется по другим правилам.

Многие компании пользуются типовыми должностными инструкциями, взятыми из книг и интернета, а также из квалификационного справочника. Почти 18% используют ДИ других организаций, получая их от коллег.

«Штампованные» варианты - самые быстрые, но они же и самые бесполезные: сотрудники воспринимают их как очередной бюрократический инструмент. В таких документах встречаются аморфные формулировки вроде «всемерно способствовать развитию», «достигать максимальных результатов» и т.п. «Безусловно, в интернете можно найти полезные вещи, но качество подобных инструкций сильно страдает, - говорит Алексей Кунгуров. - Их нельзя использовать, не выяснив реальные обязанности сотрудников своей фирмы. Ведь даже у секретаря гендиректора и секретаря начальника управления могут быть разные функции». С этим мнением согласна и Елена Скриптунова: «Для составления реально работающих инструкций нужны большая управленческая воля и желание самого руководителя». Компании, разрабатывающей инструкции с нуля, предстоит длительная работа. Если сотрудник сам участвует в процессе, то с учетом всех согласований составление ДИ на специалистов одного подразделения может уйти месяц-полтора, а то и полгода. По данным ВКК, более трети опрошенных компаний подходят к составлению инструкций творчески.

Традиционно ДИ состоит из нескольких базовых разделов.

Первый - «Общие положения». Здесь обычно описывается, в каком подразделении данный сотрудник работает, кому подчиняется, кто его замещает в случае отсутствия. Можно указать формальные требования к стажу, образованию, квалификации и т.д., а также сделать ссылки на внутренние документы, которыми сотрудник должен пользоваться в работе. По мнению Елены Скриптуновой, имеет смысл в этом разделе указать, зачем данная позиция вообще нужна компании. Например, миссия директора клиентского отдела - установление отношений с клиентами и получение заказов.

Второй раздел - «Основные направления деятельности». Например, привлечение новых клиентов, поддержание отношений со старыми и т.д. Как считает Алексей Кунгуров, таких направлений деятельности у сотрудника должно быть от одного до пяти-семи: «Если больше, то, скорее всего, вы неправильно выбрали основания для классификации или слишком углубились в детализацию. Это самый простой контроль качества при составлении должностной инструкции». В ДИ необходимо зафиксировать не все, а лишь те виды работ, которые выполняются регулярно. Предусмотреть все форс-мажорные и другие исключительные обстоятельства и отразить их в тексте невозможно.

Следующий, самый большой раздел - «Обязанности». Лучше всего, когда они перечисляются не в одном общем списке, а разбиты по направлениям работ, о которых говорилось выше. С одной стороны, обязанности должны быть изложены четко и ясно. Но чрезмерная лаконичность тоже опасна. Скажем, сотруднику поручили мониторинг рынка. Если не указать, что именно он должен исследовать, как часто и в какой форме готовить отчет, то человек просто не поймет, что же реально он должен делать.

Впрочем, с детализацией тоже не стоит перебарщивать. Например, можно указать для секретарши «прием и переадресация звонков», а можно описать, как представляться, что отвечать, если руководитель не хочет разговаривать, и т.п. Как считают консультанты, второй вариант менее предпочтителен. Подробности перегрузят инструкцию, поэтому их лучше вынести в отдельные документы, посвященные стандартам обслуживания в компании. Кроме того, нужно по возможности придерживаться единого уровня изложения и перечислять равные по значимости обязанности.

Раздел «Права» обычно гораздо короче «Обязанностей». Например, имеет ли сотрудник право подписи и под какими документами, уровень доступа к корпоративным информационным системам. Некоторым могут запретить общаться с клиентами или прессой. Но в любом случае важно, чтобы права соответствовали обязанностям, иначе не избежать конфликтов. Если в организации принят корпоративный кодекс, где прописаны правила, обязательные для всех, тогда можно не писать одно и то же во всех инструкциях, а сделать отсыл на кодекс.

Затем идет раздел «Ответственность». Как правило, все виды ответственности изложены в Трудовом кодексе. И если сотрудник несет, например, материальную ответственность, то должна быть ссылка на соответствующую статью либо конкретный договор. О штрафах, даже если они приняты в компании, писать нельзя, поскольку закон их не предусматривает. Лучше указать, за что могут наложить взыскания и кто должен контролировать выполнение сотрудником должностных обязанностей. Алексей Кунгуров: «Бывают и курьезные варианты. Некоторые компании, например, пишут, что сотрудник действует в соответствии с Конституцией РФ. Это почти то же самое, что написать «человек дышит воздухом»».

Последний раздел - «Взаимодействие». Здесь обычно указывают перечень должностных лиц, с которыми сотруднику предстоит поддерживать отношения и по каким вопросам, какие документы кому предоставляются. Хотя, чтобы не утяжелять инструкцию, многие компании выносят этот блок в другой документ - «Положение о подразделении».

По вышеописанной схеме строятся должностные инструкции как для рядовых сотрудников, так и для руководителей, разве что у менеджеров добавляются особые обязанности по управлению подчиненными и организации работы своего подразделения (например, постановка задач, контроль, участие в приеме на работу, аттестация сотрудников и т.д.).

Если с общим порядком составления ДИ практически все согласны, то отдельные моменты обычно вызывают споры среди менеджеров по персоналу. Например, фраза «исполнять поручения вышестоящих руководителей». Она довольно размытая, тем не менее многие компании ее используют, поскольку абсолютно все обязанности предусмотреть и прописать невозможно. Другой спорный момент - указывать ли в инструкции конкретные цифры. Например, вменить в обязанность сотруднику каждый месяц приводить десять новых клиентов. Мнения на этот счет разные, но, как считает Елена Скриптунова, инструкция - это не план, тут не должно быть конкретных цифр: «Планы для сотрудника на месяц или квартал меняются достаточно часто; кроме того, в какой-то момент может измениться стратегия компании, и во главу угла поставят улучшение отношений со старыми клиентами, а не привлечение новых. Чтобы каждый раз не переписывать ДИ, лучше написать просто «сотрудник должен обеспечить выполнение плана продаж», а все детали обсудить отдельно». Как рассказал Алексей Кунгуров, на одном из тюменских предприятий ввели в должностные инструкции показатели эффективности работника, но они были очень общими и поэтому всегда выполнимыми, так что ДИ теряли всякий смысл.

Заключение

Таким образом, в результате проделанной работы мы можем сделать следующие выводы.

Последние пять лет законодательство России бурно развивается. С 1991 года отечественные законодатели проделали грандиозную работу и приняли, по некоторым оценкам, более 30000 актов (и это не считая огромного количества различных изменений, дополнений и проч.). Многие из этих документов способны коренным образом изменить условия работы любого предприятия, правила игры на рынке, порядок налогообложения, режим экспортных и импортных операций и т.д. Сейчас уже сложно найти человека, которого не интересовало бы, какие законы приняты и каковы их последствия.

Но что такое 30000 документов в «бумажном» виде? Это сотни тысяч страниц, «Большая Советская Энциклопедия» в десятикратном объеме! Однако такое количество информации может прекрасно уместится на жестком диске компьютера. Этим и объясняется создание компьютерных правовых систем.

Использование справочно-правовых систем, содержащих актуализированные нормативные и ведомственные акты, уже привычно большинству российских предпринимательских и государственных структур.

Первые компьютерные информационные системы появились на Западе во второй половине 1960-х годов. Сегодня практически во всех индустриальных зарубежных странах специалисты работают с законодательством при помощи компьютерных правовых систем через сеть Internet.

Системы КонсультантПлюс - тоже представители класса справочных правовых систем. Однако, в отличие от своих западных собратьев, КонсультантПлюс - явление чисто российское. В том смысле, что эти системы по характеру информации, и по способу ее передачи наиболее адаптированы к специфическим отечественным условиям.

Точкой отсчета для проекта КонсультантПлюс считается январь 1992 года. Тогда впервые началось массовое производство и распространение справочных систем КонсультантПлюс. С тех пор создано более 10 справочных систем, отлажены надежные связи с источниками нормативной информации, в 200 городах страны появились Региональные Информационные Центры КонсультантПлюс. КонсультантПлюс является лидером на рынке правовых баз данных. С системами этой марки работают более 70 000 юристов, бухгалтеров, руководителей предприятий и организаций на всей территории от Калининграда до Курильских островов.

Разработчиком справочно-правовых систем КонсультантПлюс является НПО «ВМИ». Фирма «Элком-Информ» является официальным дистрибьютором разработчика.

Справочные системы КонсультантПлюс - это не просто «хранилище» электронных текстов.

Во-первых, системы КонсультантПлюс позволяют очень быстро получать новые нормативные акты, оперативно узнавать об изменениях в законодательстве. Причем, часто нормативные акты попадают в систему даже быстрее, чем на страницы периодических изданий. Особенностью баз данных семейства КонсультантПлюс является наличие в них как опубликованных (со ссылками на официальный источник публикации), так и не публикуемых реально действующих юридических актов.

Во-вторых, компьютерная система представляет собой очень удобное средство работы с массивом правовой информации. Как показывает практика, при освоении любого программного обеспечения основные затруднения вызывает обучение работе с ним. Ведь часто именно сложность изучения ПО и служит тем самым «отпугивающим» фактором, который заставляет отказаться от его приобретения. В самом деле, как правило, у юриста, бухгалтера или секретаря совершенно нет времени на длительное обучение работе с различными программными «чудесами».

Системы КонсультантПлюс разработаны с учетом того, что использовать их будут те, кто, в абсолютном большинстве не является знатоками компьютерных технологий. Поэтому любой человек, даже совсем недавно познакомившийся с компьютером, может начать работать с системой практически через 20 минут. Заложенные в системы возможности поиска и анализа, призванные облегчить работу, предельно просты и привычны.

Так, карточка для поиска документов напоминает обычные рубрики «бумажной» картотеки. При поиске необходимого материала можно воспользоваться всеми привычными профессиональными терминами и понятиями. Тематически весь материал систематизирован на основе Общеправового классификатора отраслей законодательства, утвержденного президентским указом.

Пользователь может найти любой необходимый ему документ (или подборку документов) по таким реквизитам:

- тематика;

- вид документа;

- принявший орган;

- дата принятия (дата или временной период «с. по.»);

- регистрационный номер в Минюсте (для прошедших регистрацию);

- дата регистрации в Минюсте (для прошедших регистрацию);

- название документа;

- текст документа (по любому слову и словосочетанию любого объема из текста);

- ключевые слова (не обязательно встречаются в тексте, но отражают смысл Документа);

- статус документа («действует», «официально отменен», «недействующая редакция» и т.п.).

Можно также искать нужные документы и по всем словам или произвольным словосочетаниям из текста документа. После заполнения одного или нескольких полей система выдаст на экран полный список документов, отвечающих запросу. С текстом документов можно производить все необходимые операции: выводить на печать, в отдельный файл, расставлять в тексте «закладки», создавать собственные подборки («папки») документов. Нажатием одной клавиши можно получить исчерпывающую справку о документе и моментально (по ссылкам) переходить в текст взаимосвязанных с ним других нормативных документов. Таким образом, пользователь имеет возможность ознакомиться с полной ретроспективой различных редакций документа. А режим «двухоконного» просмотра позволяет одновременно просматривать и сравнивать различные акты.

Во время реформ и быстрых перемен законодательства все налогоплательщики, все участники рыночных отношений кровно заинтересованы в получении полной и достоверной правовой информации. Первая и важнейшая задача - чтобы ни один сколько-нибудь значительный документ не остался незамеченным и дошел до пользователя. Это гарантировано прямыми договорами об информационном обмене с органами власти и управления РФ и тщательным анализом большинства периодических изданий.

«Консультант Плюс» уже давно ведет широкую программу информационно-правового сотрудничества с органами власти и управления России. В рамках программы заключены договора об информационном обмене более чем с 40 центральными государственными органами, министерствами и ведомствами. В их числе:

- Администрация Президента РФ;

- Аппарат Правительства;

- Правовое управление аппарата Государственной Думы;

- Аппарат Совета Федерации;

- Центральный Банк РФ;

- Высший Арбитражный Суд;

- Верховный Суд;

- Министерство финансов;

- Государственный таможенный комитет и другие.

Сотрудники этих министерств и ведомств при работе с правовой информацией работы используют справочные системы КонсультантПлюс. Всего, в рамках выполнения соглашений, в различных органах власти и управления РФ установлено более 10000 систем КонсультантПлюс.