Согласно договорам об информационном обмене органы власти и управления РФ передают принятые документы для включения в системы КонсультантПлюс и для распространения по Сети. Так, каждый день, во все системы поступает до 200 новых документов.

Все документы перед включением в систему проходят необходимую юридическую подготовку. Эта подготовка состоит из определения их юридической взаимосвязи, создания ссылок, составления справочных сведений, различных редакций, внесения изменений в действующие акты. То есть с документами производятся все самые трудоемкие операции, избавляющие пользователя от траты времени и неинтересной, но необходимой работы.

Несмотря на то что документы вводятся только с копии оригинала или текста официальной публикации, перед введением в информационный банк они еще проходят проверку на аутентичность - как программными средствами, так и несколькими независимыми корректорами.

Все системы марки КонсультантПлюс работают в любой привычной для пользователя операционной среде - такой, как DOS и Windows (в том числе, Windows'95 и Windows NT), а также в таких профессиональных операционных системах, как IBM OS/2 WARP и UNIX (в режиме эмуляции DOS или WINDOWS).

ООО «Консул» является региональным представителем КонсультантПлюс. В ходе проделанной работы была изучена специфика оформления и ведения документации по реализации и сопровождению СПС КонсультантПлюс в ООО «Консул». В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы.

Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 №536: «…регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях».

Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Необходимо подчеркнуть, что сама процедура регистрации документов не сводится только к простановке в них регистрационных дат и номеров. Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление предприятием, в частности ООО «Консул» - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ООО «Консул» документированной информацией.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

Проведя анализ организации документооборота ООО «Консул» можно прийти к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому в ООО «Консул» рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

Оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ООО «Консул» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

Всему этому также призвана необходимость введения большей автоматизации на предприятии, которая позволит существенно ускорить процесс документооборота.

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006. - 224 с.

2. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 320 с.

3. Делопроизводство: Более 120 документов: Образцы, документы. Организация и технология работы / В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - М.: Велби, 2003. - 448 с.

4. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. - М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. - 239 с.

5. Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2003. - 219 с.

6. Демин Ю.М. Эффективный офис-менеджер. - СПб.: Питер, 2003. - 210 с.

7. Документирование управленческой деятельности / Под ред. В.В. Маковецкого. - М.: КолосС, 2005. - 176 с.

8. Должностные инструкции руководителей, специалистов, исполнителей основного штатного состава: [100 образцов документов: для работников кадровой службы и юристов] / Сост. Ю.В. Сенотрусова. - 3-е изд. - М.: Омега-Л, 2006. - 205 с.

9. Доронина Л. Штатное расписание // Делопроизводство. - 2004. - №2. - С. 97 - 100.

10. Зязина Е.А., Настюха А.А. Справочно-правовые системы КонсультантПлюс в Internet // Техническая конференция «Корпоративные базы данных-2008» Москва, 24-25 апреля. - Режим доступа: http://www.citforum.ru/abtec/s2/8.shtml.

11. Как правильно подготовить и оформить приказ / Сост. В.В. Андреянова - 5-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 61 с.

12. Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. - 2003. - №4. - С. 46 - 49.

13. Котий Г.А., Гюльмисаров В.Р. Образцы деловой переписки на английском и русском языках: Практич. пос. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 376 с.

14. Красавин А.С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство: Практич. пос. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 104 с.

15. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. - М.: Интерпрессервис, 2006. - 832 с.

16. Кузнецова А.Н., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство: Справочное пос. - М.: Экономика, 2004. - 296 с.

17. Кузнецова Т.В. Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. - 2004. - №1. - С. 34 - 42.

18. Кузнецова Т.В. Новые правила о порядке ведения трудовых книжек // Секретарское дело. - 2003. - №6. - С. 4 - 6.

19. Кузнецова Т.В. Для чего нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. - 2006. - №11. - С. 3 - 5.

20. Мингалев В.С., Ларин М.В. Специальные системы документирования. - М.: Экономика, 2004. - 143 с.

21. Основные правила работы архивов организаций // Росархив, ВНИИДАД. - М. - 2002

22. Проблемы формирования Архивного фонда РФ: Материалы Всероссийской научно-практической конференции от 22 - 24 октября 2001 года. - М., 2002. - 232 с.

23. Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. - М.: Книга сервис, 2005. - 144 с.

24. Пшенко А.В. Технология работы с конфиденциальными документами // Секретарское дело. - 2003. - №2. - С. 7 - 10.

25. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб.: Питер, 2004. - 208 с.

26. Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 372 с.

27. Рогожин М.Ю. Организация управления персоналом предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 276 с.

28. Серова Г.А. Компьютеризация службы управления персоналом // Секретарское дело. - 2003. - №5. - С. 32 - 34.

29. Справочник по деловой переписке. - М.: Межрегионсервис, 2006. - 265 с.

30. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу: Составление и работа с документами. Оформление приема и увольнения работников. Трудовой договор, материальная ответственность. Подбор персонала. - М.: Приор, 1999. - 22 с.

31. Стенюков М.В. Курс секретарского дела: Обучение профессии: Практические рекомендации. Работа с документами. Использование компьютера. Ведение деловой беседы. Работа в приемной. - М.: А-Приор, 2007. - 238 с.

32. Стенюков М.В. Секретарская практика. - М.: ПРИОР, 2005. - 112 с.

33. Стенюков М.В. Секретарские секреты. - М.: ПРИОР, 2005. - 80 с.

34. Стенюков М.В. Секретарское дело: практические рекомендации. - 7-е изд., перераб. и доп. - М.: Книга сервис, 2005. - 240 с.

35. Стенюков М.В. Справочник секретаря. С изменениями и дополнениями. - М.: ПРИОР, 2003. - 192 с.

36. Степанов Е. Персональные данные и их защита // Делопроизводство. - 2001. - №9. - С. 40 - 43.

37. Строганова Е. Книга секретаря. Практический справочник секретаря, референта и офис-менеджера. - СПб.: Питер, 2004. - 512 с.

38. Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта. - 2-е изд. - М.: ДеЛи, 2006. - 250 с.

39. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пос. - М.: ВНИИДАД, 2001. - 371 с.

40. Фионова Л.Р. Документирование деятельности отдела продаж по работе с клиентами (на примере ООО «ПромАрм») // Делопроизводство. - 2007. - №1. - С. 28 - 34.

41. Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.

42. Шапиро С.А. Мотивация и стимулирование персонала. - М.: ГроссМедиа, 2006. - 221 с.

43. Шевцов А.Д. Азбука офиса. - М.: Амалфея, 2005. - 112 с.

44. Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам: Задачи и структура кадровой службы. Три вида оценки персонала в организации. Программа развития персонала. Управление человеческими ресурсами в условиях глобализации экономики. - 3-е изд., изм. и доп. - М.: Норма, 2003. - 988 с.

Размещено на Allbest.ru