Организация делопроизводства в Цивильском аграрно-технологическом техникуме Минобразования Чувашии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Организационное устройство Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии и место в нем службы ДОУ

1.1 Общая характеристика ЦАТТ Минообразования Чувашии

1.2 Структура и функции службы ДОУ

1.3 Нормативные документы, регулирующие работу службы ДОУ

Глава 2. Технология работы с документами в ЦАТТ

2.1 Организация документооборота в ЦААТ

2.2 Контроль исполнения документа

2.3 Формирование дел и их текущее хранение

Глава 3. Документирование деятельности в ЦААТ

3.1 Составление и оформление организационно- правовых и распорядительных документов

3.2 Составление и оформление информационно-справочных документов

Заключение

Список источников и литературы

Приложения

Введение

Производственная (преддипломная) практика была пройдена в отделе заочного обучения Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии, помощником секретаря учебной части.

В процессе деятельности организация получает и самостоятельно создает различные документы, их количество с каждым днем возрастает.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее важных документов.

Объект исследования данной работы - Цивильский аграрно-технологический техникум Минообразования Чувашии (далее техникум), в рамках конкретного структурного подразделения - заочное отделение техникума.

Предметом исследования является организация делопроизводства в техникуме, также изучение процесса документирования деятельности техникума.

Целью прохождения производственной (преддипломной) практики является закрепление и углубление теоретических знаний, полученных в процессе обучения в Чувашском государственном университете им. И.Н. Ульянова, оценка своих возможностей в новых условиях труда, выработка навыков и овладение профессиональными знаниями, необходимыми документоведу. Также сбор необходимого материала для выполнения выпускной квалификационной работы.

Для достижения данной цели, за время прохождения практики мной были поставлены следующие задачи:

1) рассмотреть общую характеристику техникума;

2) определить структуру, изучить нормативно - правовые акты, регулирующие деятельность;

3) изучить документооборот и делопроизводство Цивильского аграрно- технологического техникума Минообразования Чувашии;

4) изучить особенности управления и организацию деятельности отдела информатизации.

Исследование по заявленной теме в Цивильском аграрно-технологическом техникуме Минообразования Чувашии осуществляется впервые, что обеспечивает его практическую ценность и научную новизну.

Глава 1. Организационное устройство ЦАТТ Минообразования Чувашии и место в нем службы ДОУ

1.1 Общая характеристика ЦАТТ Минообразования Чувашии

Цивильский аграрно-технологический техникум Минообразования Чувашии был создан в результате реорганизации в форме слияния двух учебных заведений профессионального училища №5 и Цивильского сельскохозяйственного техникума. Дата государственной регистрации техникума - 29 декабря 2011 года.

Профессиональное училище №27 пгт. Кугеси (ныне отделение технических профессий Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии) основано в 1979 году. В 2011 году ему был присвоен статус автономного учреждения.

Полное наименование: автономное учреждение Чувашской Республики среднего профессионального образования «Цивильский аграрно-технологический техникум» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики.

Более 35 лет отделение ведет подготовку специалистов для сельскохозяйственного производства. 12000 его выпускников работают автомеханиками, трактористами-машинистами, мастерами по техническому обслуживанию и ремонту машинно-тракторного парка. Организована переподготовка водителей автотранспортных средств и трактористов-машинистов из числа взрослого населения.

В педагогический состав отделения входит более 30 высокопрофессиональных, опытных работников. Государственными наградами различного уровня отмечен многолетний труд лучших педагогов.

1.2 Структура и функции службы ДОУ

Службой кадров в заочном отделении ЦААТ Минообразования Чувашии занимается секретарь.

Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем организации - директором, в пределах установленной штатной численности и фонда заработной платы.

Служба кадров в заочном отделении ЦААТ Минообразования Чувашии выполняет и контролирует заведующий заочным отделением ЦААТ.

В подчинении заведующего заочным отделением техникума входит секретарь учебной части, заведующие лабораториями и мастерами, который является структурным подразделением ЦААТ Минообразования Чувашии, и образован постановлением Минообразования Чувашии в установленном порядке в соответствии с законами РФ, ЧР и Уставом Цивильского аграрно-технологического техникума. Который был образован для повышения эффективности деятельности и организации делопроизводства, контроль за функционированием структурных подразделений техникума в заочном отделении техникума, оказания правовой помощи отделам и студентам техникума, материально-технического и хозяйственного обслуживания ЦААТ Минобразования Чувашии¹ Инструкция по делопроизводству в РГОУ СПО «Цивильский аграрно-технологический техникум» Минообразования Чувашии от 27.01.2011.№ 17..

Непосредственное руководство службой кадров ЦААТ Минообразования Чувашии осуществляет директор ЦААТ Минообразования Чувашии, а в его отсутствие - заместитель директора. Отдел, являясь структурным подразделением ЦААТ Минообразования Чувашии, работает в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями техникума.

В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией ЧР, законами РФ и ЧР, указами Президентов РФ и ЧР, Уставом ЦААТ Минообразования Чувашии, решениями Цивильского районного Собрания депутатов, постановлениями, распоряжениями и указаниями директора ЦААТ Минообразования Чувашии с соответствующими органами государственной власти, учреждениями, организациями и предприятиями ЧР и Цивильского районаДолжностная инструкция секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 . №78-ОД..

Основными функциями секретаря учебной части заочного отделения Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии является:

1.Ведение делопроизводства на отделении.

2.Представление установленной отчетности.

3.Организует и ведет делопроизводство на отделении:

- готовит зачетные и экзаменационные ведомости по каждому предмету и сводные ведомости по группам на период зимней и весенней сессий;

- ведет личные дела обучающихся за весь период обучения;

- оформляет сводную ведомость оценок обучающихся, необходимую для оформления дипломов установленной формы;

- ведет поименную книгу (очное отделение);

- ведет шифровальную, алфавитную книгу (заочное отделение);

- составляет списки обучающихся по группам;

- оформляет студенческие билеты, билеты учащихся и зачетные книжки и ведет книгу их учета;

- обеспечивает подготовку журналов учебных занятий к новому учебному году;

- готовит, регистрирует и обеспечивает подписание академических справок бывшим обучающимся, отчисленным с отделения;

- оформляет и осуществляет выдачу дипломов и дубликатов дипломов и обеспечивает сохранность до выдачи;

- готовит и обрабатывает приказы по обучающимся отделения и обеспечивает их сохранность;

- грамотно организует размещение и хранение документации на ПК, знает требования к оформлению документов, обеспечивает сохранность информации, путём периодического его архивирования;

- готовит необходимую документацию к заседаниям государственной аттестационной комиссии;

- оформляет протоколы заседаний стипендиальной комиссии, экзаменационных комиссий по курсам дополнительного профессионального образования и профессиональной подготовке;

- оформляет дипломы: заполняет, регистрирует в книге выдачи дипломов и собирает подписи выпускников при получении диплома;

- готовит справки об обучении в техникуме;

- ведет воинский учёт обучающихся (очное отделение);

- осуществляет подготовку приказов по зачислению, отчислению, восстановлению обучающихся, назначению им стипендии;

- готовит приказы об утверждении тем и руководителей дипломных проектов (работ), о переводе и выпуске студентов;

- следит за состоянием учебных журналов, обеспечивает их сохранность в течении года и передачи в архив;

- оформляет текстовые документы;

- обеспечивает сохранность документации;

- обеспечивает подготовку и передачу документации в архив;

- участвует в работе приемной комиссии.

- представляет установленную отчетность: готовит материалы для отчетной документации и статистических форм по отделению, составляет отчеты по различным вопросам учебно-воспитательной работы на отделении согласно установленной периодичности, ведет учет и отчетность отделения.

Для выполнения задач и возложенных функций секретарь учебной части наделен функциональными правами Должностная инструкция секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 . №78-ОД:

- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;

- осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений техникума, преподавателями и производственного обучения, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

- вести переписку с организациями по вопросам, входящим в его компетенцию;

Трудовыми правами:

- требовать обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

- проходить переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации;

- пользоваться услугами библиотек, столовых и здравпункта техникума.

За невыполнение своих функций секретарь учебной части в лице директора несет установленную ответственность.

Решение проблем кадрового делопроизводства в значительной степени зависит от количества и профессионального мастерства штатных работников. Их работа должна быть хорошо организована.

Изучив задачи и функции службы кадров техникума, надо отметить, все работники службы ДОУ техникума имеют стаж работы по своим специальностям до 3 лет, и управляющие имеют стаж работы свыше 5 лет, все сотрудники имеют высшее образование.

Служба кадров заочного отделения ЦААТ Минобразования Чувашии представлена:

Секретарь учебной части. В численном составе служба кадров ЦААТ Минообразования Чувашии составляет 1 сотрудник:

- 1 специалист 1 категории.

К должности секретаря учебной части устанавливаются следующие квалификационные требования:

1.К уровню профессионального образования: средне профессиональное образование в области делопроизводства или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы.

2.Требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей.

Секретарь учебной части должен знать:

1)Конвенцию ООН о правах ребенка;

2)Конституции Российской Федерации, Чувашской Республики;

3)основные нормативно-правовые акты, регламентирующие работу секретаря учебной части:

- законы Российской Федерации и Чувашской Республики « Об образовании»;

- Типовые положение об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении);

- Типовое положение об образовательном учреждении начального профессионального образования;

4)иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные правовые акты Чувашской Республики применительно к исполнению должностных обязанностей секретаря учебной части;

5)локальные нормативные акты техникума применительно к исполнению должностных обязанностей секретаря учебной части;

6)Устав техникума;

7)Правила внутреннего трудового распорядка;

8)правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

9)положения и инструкции по ведению делопроизводства;

Навыки:

- эффективного планирования рабочего времени;

- разработки проектов локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, деловых писем, относящихся к учебной воспитательной работе;

- владение компьютерной и другой оргтехникой, а также необходимым программным обеспечением;

- работы со служебной информацией;

- делового общения;

- работы в условиях ограниченного времени исполнения поставленной задачи.

Изучив функции и численный состав сотрудников службы кадров техникума имеют стаж работы по своим специальностям до 3-х лет, все сотрудники отдела имеют высшее образование. Должностная инструкция секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 . №78-ОД

Задачи, функции, права, ответственность, взаимоотношения данного структурного подразделения закреплены в Должностной инструкции секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 №78-ОД. Квалификация работников соответствует установленным требованиям.

1.3 Нормативные документы, регулирующие работу службы ДОУ

Автономное учреждение (техникум) принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы, регулирующие образовательные отношения, в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством РФ, законодательством ЧР в порядке, в установленном настоящим Уставом Устав государственного автономного профессионального образовательного учреждения ЧР «Цивильский аграрно-технологический техникум» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики, г.Цивильск, Чувашская Республика, 2014 г..

В техникуме определен следующий порядок принятия и утверждения локальных нормативных актов:

1)разработанные локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность Автономного учреждения, рассматриваются на заседаниях органов управления техникума, к компетенции которых относится рассматриваемый вопрос, и после согласования утверждается руководителем, т.е директором;

2)при принятии локальных нормативных, затрагивающих права обучающихся техникума, учитывается мнение студенческих советов техникума, советов родителей;

3) при принятии локальных нормативных актов, затрагивающих права работников, а также в порядке и в случаях, которые предусмотрены трудовым законодательством, учитывается мнение выборного профсоюзного органа.

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение обучающихся и работников техникума по сравнению с установленным законодательством об образовании, трудовым законодательством об образовании, трудовым законодательством положением либо принятие с нарушением установленного порядка, не применяются и подлежат отмене Автономным учреждением.

- Устав организации;

-Инструкция о порядке формирования, ведения, учета и хранения личных дел обучающихся автономного учреждения ЧР среднего профессионального образования «Цивильский аграрно-технологический техникум» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики.

В нем рассматривается формирование личных дел абитуриентов, введение личных дел в период обучения, ответственность заведение личных дел, хранение личных дел, подготовка личных дел к сдаче в архив, порядок ознакомления с личным делом обучающегося, ответственность секретаря учебной части;

- Должностная инструкция секретаря учебной части. Содержится в нормативном акте квалификационные требования, функции, должностные обязанности секретаря учебной части, права, взаимоотношение (служебной связи), ответственность;

- Инструкция по делопроизводству.

кадровый документооборот распорядительный справочный

Глава 2. Технология работы с документами в ЦАТТ

2.1 Организации документооборота в техникуме

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в дело образует документооборот Техникума Инструкции по делопроизводству в республиканском государственном образовательном учреждении среднего профессионального образования «Цивильский аграрно-технологический техникум» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики, 2011г..

Работа с входящими документами состоит из ряда последовательных операций: прием, первичная обработка, предварительное распределение, регистрация, рассмотрение документов директором Техникума, передача на исполнение.

Прием и первичную обработку корреспонденции осуществляет секретарь. Вся ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению, если известен адресат, или возвращается в отделение связи.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются после проверки правильности доставки, в целостности в конвертов или упаковки документов.

Конверты с надписями «лично», «личное», или адресованное общественным организациям, не вскрываются. Конверты от поступивших документов ( в том числе писем граждан) не уничтожаются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, даты отправки и получения документа, а так же при поступлении личных или доплатных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается у секретаря, а второй направляется к корреспонденту.

На рассмотрение директору Техникума передаются документы, содержащие информацию по принципиальным вопросом деятельности Техникума, требующие принятия решения директором. Телеграмма срочного характера докладываются немедленно. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления.

Документы, переданные лично директору Техникума, минуя секретаря, после рассмотрения передаются для регистрации и учета (в установленном порядке).

Прием и передача документов производится с отметкой: кому передан документ, расписка в получении, дата. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание об исполнителе, сроках, порядке и характере исполнения документа. Не рекомендуется надписывать резолюции на отдельных листах бумаги и подкладывать их к основному документу. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции.

Указания директора Техникума по исполнению и пометки о направлении документа наносится в журнал, после чего документ через секретаря направляется для исполнения. К установленному сроку исполненный документ должен быть передан ответственному за делопроизводство. На документах, исполненных оперативным путем, ставятся отметки «Исполнено». «Принято к руководству» и т.п. Подписи об ознакомлении проставляются в левом нижнем углу последней страницы документа.

Движение документа завершается передачей его с материалами об исполнении для подшивки в дело согласно номенклатуре дел и отправкой материалов об исполнении по назначению.

Обработка документов:

Все документы, подписанные директором Техникума, его заместителями или другими должностными лицами, регистрируются и отправляются секретарем. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, фальцевание и упаковку в конверты, заклеивание, оформление почтового отправления, составление реестра и сдачу в отделение связи. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и оправляться в тот же день или не позднее 10 часов следующего рабочего дня.

Телеграммы или другая срочная корреспонденция отправляется немедленно.

Подсчет объема документооборота:

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных или созданных в учреждении за определенный отрезок времени (год, месяц). Показатели объема документооборота используется для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Подсчет количества созданных и поступивших документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам. По ним определяют расход бумаги и затрат времени на операции по экспедиционной обработке документов. Машинограммы подсчитывают на общих основаниях по месту регистрации. Входящие, исходящие и внутренние документы в учреждении подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, финансовые, договорные, переписка, письма граждан и др.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитываются количество документов и отдельно их тираж., цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах.

2.2 Контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение современного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль исполнения предусматривает постановку на контроль, проверку современного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, периодическое информирование директора Техникума.

Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются перечнем (приложение 1). По указанию директора Техникума на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень.

Контроль осуществляют: Директор Техникума, его заместители и ответственные исполнители.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год, задания последующих месяцев ткущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Сроки исполнения документов.

Сроки исполнения начисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций с момента их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов вышестоящих органов государственной власти и управления России, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления ( приложение 2), Индивидуальные сроки устанавливаются директором в резолюции.

Конечная дата исполнения может содержаться в тексте документа. В с лучае, когда срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен в течение одного месяца.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, только при наличии объективных причин. Изменения вносятся в регистрационный журнал.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и гражданам.

2.3 Формирование дел и их текущее хранение

Формирование дел - группировка исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела в Техникуме формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в Техникуме осуществляются секретарем и заведующей архивом Техникума.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело нс должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело N …", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу (о командировках, отпусках) формируются в отдельное дело. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих к служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом- запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Хранение документов и дел.

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив Техникума дела хранятся по месту их формирования.

Дела постоянного и временного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив Техникума не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Руководители и сотрудники структурных подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Техникума, заведующим архивом предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Техникума. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора Техникума с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.

Глава 3. Документирование деятельности в ЦААТ

3.1 Составление и оформление организационно- правовых и распорядительных документов

Организация деятельности выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающих статус организации, ее подразделений и работников, их обязательности, права ответственность; и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

- учредительные документы организации;

- положение об организации;

- положение о структурном подразделении;

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по делопроизводству);

- должностные инструкции.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для использования, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, директором ЦААТ Минообразования России, ее коллегиальным органом и руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа.

Организационные документы могут утверждаться непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения на документе или распорядительным документом (постановлением, приказом, решением).

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным и действует до их отмены или утверждения новых Инструкции по делопроизводству в республиканском государственном образовательном учреждении среднего профессионального образования «Цивильский аграрно-технологический техникум» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики, 2011г..

В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет.

В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами. При реорганизации учреждения разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Организационно-правовые документы разрабатываются директором техникума или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих свою работу управления как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке с обязательным нанесением всех реквизитов: название учреждения или подразделения, вид документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных по пунктам.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителем руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Устав - юридический акт, определяющий образование Техникума и определяющим его структуру, функции и правовое положение.

Устав содержит установленные правила поведения, обязательные для всех работников техникума. Обязательность ряда положений Устава может распространяться и на третьих лиц, например на те организации или тех граждан, с которыми данная организация находится в договорных отношениях. Подготовка нового Устава требуется в случаях реорганизации предприятия, организации техникума Устав государственного автономного профессионального образовательного учреждения ЧР «Цивильский аграрно-технологический техникум» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики, г.Цивильск, Чувашская Республика, 2014 г..

Общие положения о порядке составления и оформления Устава содержится в первой части Гражданского кодекса РФ. Следует отметить, что Устав составляется в письменной форме, в виде единого документа.

Закон не содержит каких-либо определенных требований к составлению титульного листа Устава. Сложившаяся практика показывает, что на титульном листе принято располагать наименование организации, гриф утверждения Устава учредителями (или учредителем) с указанием даты и номера протокола, а также место и год регистрации.

Положение - это правовой акт, регламентирующий, порядок образования, статус, род деятельности, основные задачи, функции структурных подразделений Техникума.

Положения о структурных подразделениях составляются руководителями подразделений и утверждаются директором. Эти положения позволяют устранить дублирование в функционировании управленческого аппарата.

Положениями определяется правовой статус временно организуемых комиссий, групп и т.п.

Структура и содержание уставов и положений, как правило, определяются учреждениями-разработчиками. Положение о структурных подразделениях (службах) можно разделить:

- Положения о структурных подразделениях;

- Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура Положения о подразделениях нормативно не закреплена, но на практике выработана следующая структура:

- общие положения;

- основные задачи;

- функции;

- права и обязанности;

- ответственность;

- взаимоотношения.

Дополнительно могут быть включены разделы «Руководство» (управление); «Организация работы».

В разделе «Общие положения» указываются:

- полное официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;

- дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение;

- какими законодательными, нормативными правовыми и инструктивными документами руководствуется подразделение в своей деятельности;

- порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения;

- кем утверждаются структура и штаты подразделения;

- наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы решаемые подразделением определяющие характер и направления его деятельности.

В разделе «Функции» указывается, какие действия или виды работ должны выполнять подразделение для осуществления поставленных задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

Раздел «Права и обязанности» устанавливает, какие действия имеет право осуществлять руководитель в целях выполнения возложенных на подразделение функций. Под правом понимается юридически узаконенная возможность требовать или запрещать какие-либо действия, а также предпринимать определенные действия: издавать отдельные документы (например , распорядительные), вести переписку; давать подчиненным указания; представительствовать в соответствующих органах от имени подразделения; а также другие выполняемые подразделением действия для реализации своих функций.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя. Критериями оценки должны быть объективные показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы. Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных или методических документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т.п. Своевременность выполнения определяется соответствием конкретных сроков завершения работ со сроками, которые установлены плановыми, распорядительными или иными документами. Объем планируемой работы устанавливается в соответствии с действующими нормами и нормативами, а также конкретными заданиями.

Основное внимание в этом разделе следует уделить видам ответственности за невыполнение или некачественное выполнение установленных функций. В зависимости от характера деятельности подразделения могут быть предусмотрены различные виды материальной, административной или уголовной ответственности.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Инструкция относится к категориям документов, содержащих разъяснения о том, как применять те или иные законы, постановления и другие нормативные акты или определяющих порядок и условия осуществления какой-либо деятельности. Инструкция действует, как правило, в течении продолжительного времени в качестве постоянного руководства в практической работе.

Инструкция утверждается приказом или непосредственно директором. Наиболее целесообразно утверждать инструкцию приказом, т.к. в нем фиксируется все необходимые дополнительные сведения: срок введения в действие, ответственные исполнители, перечень документов, отменяемых в сявязи с выходом инструкции.

Текст инструкции, как правило, излагается в третьем лице или в безличной форме, в логической последовательности законченными разделами, иногда имеющими самостоятельные подзаголовки.

Инструкция оформляется на общем бланке. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок ведения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок ведения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и взаимоотношений с другими работниками и подразделениями, обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу.

В последние годы все более широкое распространение получает новая разновидность документов - описание рабочего места, которая по сути представляет должностную инструкцию работника.

В зависимости от категории, уровня и правового статуса работника должностные инструкции как локальные правовые акты могут иметь некоторые различия в названии документа и структуре текста.

Для первого руководителя организации, его заместителей, главных специалистов и руководителей структурных подразделений могут быть разработаны должностные положения, для рядовых сотрудников и специалистов - должностные инструкции, а для работников хозяйственных и вспомогательных (также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) - функциональные обязанности.

Несмотря на различия в названиях, цель создания всех этих разновидностей документов и их назначение остаются едиными, при их разработке соблюдаются общие требования. Должностные инструкции работников в каждом структурном подразделении разрабатываются на основе Положения о подразделении, они составляются по единой методике; должностные инструкции всегда конкретны и фактически описывают конкретные рабочие места; они пересматриваются в едином порядке в соответствии с изменением структуры и штатной численности организации, а также после проведения аттестации.

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она позволяет:

- рационально распределить функциональные обязанности между работниками;

- повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;

- улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителем и подчиненными;

- четко определить функциональные связи работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

- объективно применять меры воздействия;

- повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

- повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;

- организовать равномерную загрузку работников;

- ускорить освоение новым работником своей работы, сократить период адаптации к коллективу и организации;

- повысить мотивацию к работе и доверие к организации, помочь новичку избежать многих непониманий и ошибок;

- снизить вероятность случайного ухода работника из организации;

- планировать продвижение работника по служебной лестнице;

- повысить престиж организации.

Должностные инструкции обычно пересматриваются один раз в пять лет (или один раз в три года) и обязательно уточняются ежегодно по итогам аттестации персонала структурного подразделения.

Первый лист должностной инструкции оформляется по образцу общего бланка организации, т.е. на нем есть логотип организации, указание его полного наименования и организационно-правовой формы. Документ разрабатывается в структурном подразделении, утверждается директором. Обязательным для должностной инструкции являются визы кадровой службы, юрисконсульта организации или соответствующего управления, а при необходимости - визы заинтересованных структурных подразделений и должностных лиц, с которым осуществляется сотрудничество.

На экземпляре должностной инструкции, который хранится в структурном подразделении, ежегодно проставляются отметки об ознакомлении работника с установленными в ней требованиями.

Отметка об ознакомлении оформляется по образцу визы (должность, подпись, дата) и должна быть обязательно проставлена (в порядке напоминания) перед очередной аттестацией сотрудника в сроки, которые всегда конкретно устанавливаются в Положении об аттестации персонала.

Как и в случае с Положением о подразделении, типовая схема построения должностной инструкции из тех, что выработаны практикой . Должностная инструкция может включать следующие разделы;

- общие положения;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения, связь по должности;

- условия оплаты труда;

- показатели оценки работы.

Дополнительными разделами в структуре должностной инструкции могут быть:

- организация работы ( если сотруднику устанавливается особый или индивидуальный график работы или предоставляется право самостоятельно организовать и планировать свой рабочий день);

- порядок утверждения и внесения изменений (если он отличается от обычного или требует особого утверждения органами управления организацией, в том числе для руководителей, их заместителей, главных специалистов и т.п.)

- контроль проверка и ревизия деятельности (в должностных инструкциях материально ответственных лиц этот пункт должен быть обязательно).

3.2 Составление и оформление информационно-справочных документов

К справочно-информационным документам, которые носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным, относятся: информационно- справочные (заявления, акты, справки, таблицы, отчеты, докладные и объяснительные записки, переписка (служебное письмо, телеграммы, факсы и т.д );

Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событии, как правило, они подразделяются на две группы с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаваемые заинтересованным организациям и гражданам и справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт Справки второй группы составляются секретарем, бухгалтерией, заведующей архивом, секретарем учебной части и обязательно заверяются печатью.

Обязательными реквизитами всех видов справок являются: наименование учреждения, дата, адресат, текст, подпись. Подписывает справку должностное лицо, се составившее и несущее ответственность за представленные сведения.

Докладная записка - документ, адресованный директору Техникума информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, о выполненной работе и содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указания руководства. Цель инициативной докладной записки - принятия определенного решения, поэтому текст докладной записки делится на две части, в первой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй - предложения , просьбы и т.п. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

Докладные записки оформляются на листе бумаги формата А4 и имеют реквизиты:

Наименование структурного подразделения;

Вид документа;

Заголовок;

Текст;

Дата;

Подпись составителя.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений другого документа (проекта, плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события, поступка.

Как и докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Актом называется документ, подтверждающий установленный факт событие, действие.

Акты, составляемые в подтверждение фактов, связанных с деятельностью Техникума относятся к административным. Другие акты составляются в зависимости от каких-либо событий (смена руководства, несчастный случай на производстве и т.д.)

Составление актов поручается комиссиям, утвержденным приказами директора Техникума или распорядительными документами вышестоящей организации или уполномоченного органа (акты ревизий и обследований деятельности). Нередко акты составляются постоянно действующими комиссиями (инвентаризационными, экспертными). В некоторых случаях к составлению актов привлекаются представители сторонних организаций или специально уполномоченные лица.

Акты содержат следующие реквизиты:

наименование учреждения;

дата;

номер;

место составления;

заголовок;

текст, состоящий из трех частей: вводной, констатирующей и заключительной (вводная часть - перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, участвующих в составлении акта, а также указывается основание для составления акта; констатирующая часть - излагаются цели, задачи и суть проделанной работы, результаты; заключительная часть - делаются выводы или даются конкретные предложения);

отметка о наличии приложений:

подписи лиц, составивших акт, и лиц, ознакомленных с ним; гриф утверждения;

указание количества экземпляров акта и адресаты, к которым они направлены.

Служебные письма - документы, образующиеся в деятельности Техникума в результате переписки со сторонними организациями, учреждениями, предприятиями, а также гражданами.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Служебное письмо составляется по одному вопросу, несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты , даты, документы, например: «В ответ на Ваше письмо №01/17-295 от 15 февраля 2011 г. сообщаем, что в РГОУ СПО «ЦАТТ» Минобразования Чувашии проведена следующая работа по укреплению противопожарной защиты».

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, просьба и т.д.):

«-проведен внеплановый инструктаж о мерах пожарной безопасности».

Заключение

Кадровое делопроизводство Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии регламентируется значительным комплексом законодательных актов как федерального, республикинского так и ведомственного уровня, разработками Росархива, Госстандарта. Часть документов полностью посвящена организации и технологии кадрового делопроизводства, другие затрагивают процессы создания и оформления документов, устанавливают их виды или порядок хранения, организацию труда. Для работников кадровой службы Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии, документы нормативной базы являются основой создания локальной системы кадрового дела организации.

Исследование структуры, функции и должностного состава кадровой службы Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии показало, что кадровая служба заочного отделения техникума состоит из секретаря учебной части. Задачи, решаемые этой должностью, и функции, выполняемые им, составляют значительную часть задач всего заочного отделения. Структура и функциизаочного отделения ЦААТ Минообразования Чувашии. В подчинении находится 1 человек, который выполняет функции отдела, техникума.

От правильной организации кадровой службы во многом зависит качественное выполнение техникумом его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Кадровое делопроизводство в ЦААТ Минообразовании Чувашии осуществляется управлением делами, действующего на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно директору. Это главное условие создания службы кадров, обеспечивающей процесс управления всего техникума и создание качественного уровня ведения и оформления документов.

В целях дальнейшего совершенствования организации службы кадров ЦААТ Минообразования Чувашии в качестве рекомендации можно предложить:

Следует отметить, что на сегодняшний день организации кадрового дела техникума осуществляется в рамках традиционной технологии, т.е. без помощи программных систем, которые значительно повышают эффективность кадровой службы, а значит эффективность всей организации в целом. Решение данного вопроса, можно найти как раз таки в применении автоматизации управления персоналом.

Именно поэтому решение кадрового вопроса на сегодня представляется особенно актуальным. Специалисты кадровой службы ЦААТ Минообразования Чувашии должны проходить систематическое повышение квалификации и своевременно узнавать о законодательных актах и нормативных документах в области кадрового делопроизводства, получать практические знания как в области традиционного, так и электронного документооборота. Я считаю, что именно этим путем можно найти инициаторов внедрения и постоянной модернизации компьютерных технологий.

Список источников и литературы

Источники:

1. Конституция Российской Федерации (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008№ 7-ФКЗ).

2. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994г. (часть 1)№51 - ФЗ: Принят Гос. Думой Фед. Собр.Рос. Федерации 21 октября 1994г. (ред. От 17 июля 2009 г.)

3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. №195-ФЗ: Принят Гос. Думой Фед. Собр. Рос. Федерации 20 декабря 2001 г. (ред. От 24 июля 2009 г.)

4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 31 декабря 2001г., одобрен Сов. Федерации Фед. Собр. Рос. Федерации 26 декабря 2001г. (ред.от 25 ноября 2009г. № 267-ФЗ) - М.: Эксмо, 2009- 176 с.

5. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Фед. Закон Рос. Федерации от 27 июля 2006, одобрен Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 14 июля 2006