Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.

Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гаранти-рующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудо-ванном CD-ROM.

Организации, полностью перешедшие на безбумажный до-кументооборот, имеют таким образом возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранили-ща. Документы в этом случае выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных и контролирующих органов или деловых партнеров.

Однако документы постоянного и долговременного сроков хранения (по личному составу) в большинстве организаций пока еще традиционно оформляются и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют существен-но ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению -- составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих опера-ций необходимо указание в регистрационной карточке испол-ненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия -- для исходящих документов, когда под-линник отправляется по почте).

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учрежде-ния, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппи-рованных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие ав-томатизированной системы учета позволяет составлять подоку-ментные описи, невозможные раньше при традиционной бумаж-ной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значитель-но облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в ар-хиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Литература:

1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документа-ции. -- М.: НИПИстатинформ Госкомстата России, 1998.

2. Государственная система документационного обеспечения управле-ния. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -- М.: ВНИИДАД, 1991.

3. Основные правила работы ведомственных архивов. -- М., 1988.

4. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности гос-комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, органи-заций, предприятий с указанием сроков хранения. -- М., 1989.

5. Примерное положение о постоянно действующей экспертной ко-миссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995 №2.

6. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие /О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. -- М.: Инфра-М, 1999, 272 с.

7. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Коммен-тарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документа-ции. Унифицированная система организационно-распорядитель-ной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Дело,1999, 232 с.