Формирование документов в дела и подготовка дел к передаче в архив предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Формирование документов в дела

2. Оформление дел

3. Временное хранение документов в структурных подразделениях предприятия

Вывод

Литература

Приложения

Введение

Тема реферата «Формирование документов в дела и подготовка дел к передаче в архив предприятия» по дисциплине «Делопроизводство».

Курс «Документоведение» является одной из ведущих общепрофессиональных дисциплин по подготовке специалистов таких специальностей, как «Библиотековедение и библиография», «Документоведение и информационная деятельность», «Музейное дело и охрана памятников истории и культуры», «Архивоведение», «Менеджмент организаций» и др. Этот курс также тесно связан с учебными дисциплинами «Информатика», «Социальные коммуникации», «Книговедение», «Аналитико-синтетическая обработка документов», «Делопроизводство», другими специальными дисциплинами документно-коммуникационного цикла.

Цель работы - ознакомится с правильным формированием документов в дела и с вопросами подготовки дел к передаче в архив предприятия.

Все служебные документы со времени их создания или поступления и вплоть до передачи в архивное подразделение (архив) предприятия хранятся по месту формирования дел в соответствующих структурных подразделениях -- отделе кадров, канцелярии, бухгалтерии и т. д. -- согласно утвержденной номенклатуре дел. Ответственность за формирование дел, их оформление и подготовку к передаче в архив возлагается на лиц, отвечающих за делопроизводство в структурных подразделениях, а также на секретаря предприятия.

В частности, подготовка дел к передаче в архив охватывает процессы проверки:

- соответствия дел номенклатуре, утвержденной руководителем предприятия;

- правильности формирования документов в дела;

- надлежащего оформления документов каждого дела, а также оформления дел в целом.

1. Формирование документов в дела

документ дело хранение архив

Формирование дел -- это группирование завершенных в делопроизводстве документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Существуют следующие требования к группированию документов:

- в дела помещают только оригиналы документов, а при их отсутствии -- заверенные в установленном порядке копии документов, оформленные в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов и национальных стандартов;

- не допускается включать в дела постоянного хранения черновики, личные документы, размноженные копии и документы, подлежащие возврату (с оттиском штампа, принадлежащего органу высшего уровня);

- документы группируют в дела за один год, за исключением документов, помещенных в судебные, личные и переходные (завершаемые в следующем году) дела. Личные дела формируются в течение всего времени работы работника на предприятии;

- документы постоянного хранения, подлежащие внесению в состав Национального архивного фонда, и документы временного, в частности длительного (более 10 лет), хранения формируют в разные дела.

В виде исключения, если того требует специфика работы предприятия, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, можно группировать в течение года в одно дело. После завершения года или решения вопроса документы необходимо помещать в отдельные дела согласно номенклатуре дел по следующему принципу:

- в одно дело включают документы только постоянного хранения, а в другое -- временного;

- в дело помещают документы только по одному вопросу или группе аналогичных вопросов, составляющие единый тематический комплекс. При этом в начале дела всегда помещается инициативный документ, а затем -- документ-ответ и остальные документы в логической последовательности и хронологии их издания;

- документы, изготовленные с помощью персональных компьютеров, группируют в дела вместе с документами, напечатанными на конторской печатной машинке, и рукописными документами на общих основаниях.

Если документы по содержанию и сроку хранения нельзя сгруппировать в дела, предусмотренные номенклатурой, заводят новое дело, название которого и срок хранения обязательно вносят в действующую в текущем году номенклатуру дел.

Дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной).

Организационные документы (уставы, положения, планы, правила, инструкции и т. д.), утвержденные предписывающими документами (постановлениями, решениями, приказами и т. д.), помещают в дела вместе с ними.

Приказы (распоряжения) группируют в разные дела в зависимости от срока их хранения:

- по основной деятельности предприятия (имеют постоянный срок хранения);

- о приеме, увольнении, поощрении, совместительстве работников предприятия, о предоставлении им материальной помощи (срок хранения -- 75 лет);

- о предоставлении отпусков работникам предприятия (срок хранения -- 5 лет);

- о наложении взысканий на работников предприятия, об их командировках (срок хранения -- 3 года);

- по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения -- 3 года).

Документы общих собраний трудового коллектива, документы заседаний коллегиальных и совещательных органов (дирекции, правления, коллегии и т. д.) предприятия группируют в два дела:

- протоколы и документы (доклады, справки, проекты решений и т. д.) к ним (на предприятиях, документы которых поступают в государственные архивы, хранятся постоянно, на всех других предприятиях -- до ликвидации предприятия);

- документы (повестки дня, перечень приглашенных, макет рассадки, список докладчиков и т. д.) по организации и проведению собраний трудового коллектива или заседаний коллегиального органа предприятия (срок хранения -- 1 год).

Протоколы заседаний коллегиальных органов группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям указанных органов систематизируют по датам и номерам протоколов, а в середине группы документов, касающихся одного протокола -- по повестке дня заседания.

Поручения органов высшего уровня и документы, связанные с их выполнением, группируют в дела или по направлениям деятельности предприятия, или по авторам инициативных документов. Если количество таких документов небольшое, их разрешается формировать в одно дело. В середине каждого дела указанные документы систематизируют по датам поручений.

Утвержденные планы, отчеты, сметы группируют в дела отдельно от проектов данных документов.

Переписки группируют по содержанию и корреспондентским признакам и систематизируют в хронологической последовательности: письмо-ответ идет за инициативным письмом.

В личных делах работников документы группируют в хронологическом порядке по мере их пополнения в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов дела;

- заявление о приеме на работу (контракт):

- направление или представление;

- личный листок по учету кадров;

- автобиография;

- документы об образовании (копии дипломов, аттестатов, свидетельств и т. д.);

- извлечения из предписывающих документов (приказов, распоряжений) о назначении, переводе на должность, увольнении работника;

- дополнения к личному листку по учету кадров;

- справки и другие документы.

Копии приказов, распоряжений о взыскании, поощрении, изменении фамилии работника и т. д. к личному делу не прилагаются. Эти сведения заносятся в личный листок по учету кадров или в трудовую книжку.

Лицевые счета работников предприятия, ведомости о начислении заработной платы и прочие подобные финансовые документы систематизируют в пределах года в алфавитном порядке по фамилиям или ежемесячно.

Методическое руководство и контроль за формированием дел предприятия осуществляет служба делопроизводства или должностное лицо, ответственное за организацию делопроизводства на предприятии.

Завершенные в делопроизводстве дела постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу следует обязательно передавать в архивное подразделение (архив) предприятия для дальнейшего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) можно тоже передавать в архив предприятия по решению его руководителя.

2. Оформление дел

Оформление дел, заведенных в делопроизводстве структурных подразделений предприятия, непосредственно осуществляют работники этих подразделений с методической помощью работников архивного подразделения предприятия. Так, например, оформление дел по личному составу возлагается на работников кадровой службы.

Оформление дела предусматривает:

- нумерацию листов по делу;

- составление (при необходимости) внутренней описи документов дела;

- составление заверительной надписи дела;

- оправку или прошивку дела;

- оформление обложки (титульного листа) дела.

Чтобы обеспечить целостность и закрепить порядок расположения документов в деле, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Использовать чернила, пасту или цветные карандаши для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруют отдельно.

Если дело состоит более чем из 250 листов (30-40 мм толщиной), его целесообразно разделить на тома или части. При этом листы дел в каждом томе (части) следует нумеровать отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, являющиеся отдельными листами по делу, нумеруют на обратной стороне в левом верхнем углу.

Лист большего, чем А4. формата подшивают за один край и нумеруют как один лист в правом верхнем углу, а следовательно фальцуют на формат А4. Лист с плотно наклеенными документами (фотографиями, вырезками, извлечениями и т. д.) нумеруют как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки к тексту, переводы), каждый документ нумеруют отдельно.

Подшитые в дела конверты с заключением нумеруют сквозной нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в нем. Так, например. невостребованные трудовые книжки, перед тем как сгруппировать в дело, помещают в конверты.

На подшитых в дела документах с собственной нумерацией листов сохраняется такая нумерация только если она соответствует последовательности расположения листов по делу.

Если работник структурного подразделения, формируя дело, допустил много ошибок в нумерации листов дела, осуществляют их перенумерацию во время подготовки к передаче в архив предприятия. При этом старые номера зачеркивают одной черточкой наискось и рядом ставят новый номер листа. Однако если имеются отдельные ошибки в нумерации листов дела, допускается применять литерные номера листов (например, 1а, 196 и т. д.).

Внутреннюю опись документов составляют к некоторым категориям дел, содержащим уникальные документы, заслуживающие особого внимания, документы с грифом «Для служебного пользования», личные, судебно-следственные дела и т. д. Обязательность составления внутренней описи документов к тем или другим делам определяется инструкцией по делопроизводству предприятия.

Внутреннюю опись составляют на отдельном листе в виде таблицы, содержащей сведения о порядковых номерах документов дела, их регистрационные индексы, даты, заглавия, а также номера листов дела, на которых расположен каждый документ (приложение 1). К внутренней описи обязательно делается итоговая запись, в которой цифрами и буквами указывают количество документов, помещенных в описи, и количество листов внутренней описи. Составитель внутренней описи обязательно подписывает его и проставляет дату.

Изменения состава документов дела (включение дополнительных документов, исключение документов, замена оригиналов копиями и т. д.) следует отображать в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующие оправдательные документы (приказы, решения, акты и т. д.), а к внутренней описи составляют новую итоговую запись.

Если дело сформировано или прошито предварительно без внутренней описи, ее следует подклеить к внутреннему краю обложки дела.

Заверительную надпись дела составляют с целью учета количества листов по делу и фиксации особенностей их нумерации. Ее оформляют на отдельном листе, который помещают в конце дела, в печатных экземплярах дел -- на обратной стороне последнего чистого листа (приложение 2).

В заверительной надписи цифрами и буквами указывается количество листов по делу и отдельно, через знак «+» (плюс), -- количество листов внутренней описи, если она есть. Кроме того, в заверительной надписи обусловливают следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных и пропущенных номеров листов;

- номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками и т. д.;

- номера крупноформатных листов:

- номера конвертов с заключением и количество листов заключения.

Заверительную надпись подписывает лицо, ее составившее. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение листов, замена оригинальных документов копиями, присоединение новых документов и т. д.) фиксируются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий оправдательный документ (приказ, акт, решение).

При большом объеме перенумерации листов в конце дела составляют новую завери-тельную надпись. Старую заверительную надпись зачеркивают, однако она хранится по делу постоянно.

Дела постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу следует оправлять в твердую обложку, а дела временного хранения, содержащие первичную бухгалтерскую документацию. -- прошивать на четыре прокола специальными суровыми нитками или дратвой. При этом все металлические соединения (скрепки, булавки и т. д.) изымают из документов.

Оправляя или прошивая документы дела, не разрешается задевать их текст. Если же текст документов напечатан слишком близко к левому краю листов, нужно нарастить корешки документов бумагой того же качества, которое имеют и носители текста документов.

На обложке дела указывается (приложение 3):

- код государственного архивного учреждения или архивного отдела городского совета, в которое в дальнейшем передадут дело (в правом верхнем углу);

- код предприятия по ЕГРПОУ (в правом верхнем углу);

- название предприятия и его структурного подразделения (в верхней части обложки от левого края);

- слово «ДЕЛО» и его номер по описи дел, а при необходимости -- и номер тома, например: ДЕЛО № 04-12 том № 2 (в центре обложки);

- заглавие дела (ниже слова «ДЕЛО»);

- крайние даты документов, помещенных в дело (под заглавием дела);

- номер архивного фонда и номер описи по согласованию с архивом предприятия (в левом нижнем углу обложки);

- количество листов дела и срок его хранения (в правом нижнем углу обложки).

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на каждом из них проставляют крайние даты документов. Желательно указать точные календарные даты, т. е. число, месяц, год. При этом число и год следует написать арабскими цифрами, а название месяца -- словами.

При изменении названия предприятия или его структурного подразделения в течение периода, охватывающего документы дела, или передаче дела в другое предприятие (структурное подразделение) на обложке дела отмечают новое название предприятия (структурного подразделения), а предыдущее берут в скобки.

Перед передачей дел в архив предприятия внимательно проверяют соответствие заглавий дел на обложках содержанию подшитых документов. При необходимости в текст на обложках дел вносятся необходимые уточнения или приводятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов или протоколов, делаются указания на наличие копий документов и т. д.).

Все надписи на обложках дел следует делать четко светостойкими черными чернилами или пастой.

3. Временное хранение документов в структурных подразделениях предприятия

документ дело хранение архив

При хранении дел в структурных подразделениях предприятия их целость обеспечивают руководители структурных подразделений и должностные лица, ответственные за делопроизводство в этих подразделениях. В рабочих комнатах дела должны храниться в закрывающихся шкафах и столах.

Выдавать дела во временное пользование другим структурным подразделениям предприятия или учреждениям, организациям и предприятиям следует с разрешения руководителя. На выданное дело заводят карточку -- заменитель дела, в которой отмечают:

- название дела;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- дату выдачи дела во временное пользование;

- название структурного подразделения или стороннего учреждения, организации, предприятия, кому и куда дело выдали;

- дату возвращения дела;

- подписи лиц, выдавших и принявших дело обратно.

Вывод

В процессе написания работы мы ознакомились с формированием документов в дела и подготовкой дел к передаче в архив предприятия, а именно:

- с формированием документов в дела;

- с оформлением дел;

- с временным хранением документов в структурных подразделениях предприятия.

Литература

1. Закон України «Про інформацію» // Голос України. -- 1992. -- 13 листопада.

2. Закон України «Про науково-технічну інформацію» // Голос України. -- 1993. -- 23 липня.

3. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. -- Чинний від 1995-07-01. -- К.: Держстандарт України, 1994. -- 53 с.

4. ДСТУ 2737-94. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення. -- Чинний від 1995-07-01. -- К.: Держстандарт України, 1994. -- 158 с.

5. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. -- Чинний від 1995-01-01. -- К.: Держстандарт України, 1994. -- 53 с.

6. ДСТУ 2395-94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Основні вимоги. -- Чинний від 1995-01-01. -- К.: Держстандарт України, 1994. -- 10 с.

7. ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. -- К.: Держстандарт України, 1994. -- 89 с.

8. ДСТУ 2628-94. Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. -- Чинний від 1995-01-07. К.: Держстандарт України, 1994. -- 35 с.

9. ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» від 28 травня 2004 р. № 97

10. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. -- М.: Наука, 1973. -- 256 с.

11. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. --М.: МГИАИ, 1977. -- 132 с.

12. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы /'/ Книга: Исслед. и материалы. -- М., 2005. -- Сб. 70. -- С. 24--40.

13. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посібник для студ. ін-тів культури /Рівн. держ. ін-т культури. -- К.: Кн. палата України, 2008. -180 с.

14. Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций //Книга: Исслед. и материалы. -- 2004. -- Сб. 69. -- С. 27--77.

Приложение 1

Форма внутрішнього опису документів справи

(формат А4, 210x297мм)

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи № _

№ з/п	Індекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номери аркушів справи	Примітка
1	2	3	4	5	6

Разом_____________________________________________документів.

(цифрами і літерами)

Кількість аркушів внутрішнього опису__________________________

(цифрами і літерами)

Посада особи,

яка склала внутрішній

опис документів справи Особистий підпис Розшифрування підпису

Дата

Приложение 2

Форма засвідчувального напису справи

(формат А4, 210x297мм)

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС

СПРАВИ №_________________

У справі підшито (вкладено) і пронумеровано_____________________

(цифрами

____________________________________________________аркуша(ів),

і літерами)

у тому числі: літерні аркуші___________________________________

пропущені номери аркушів_________________________+ аркуша(ів)

внутрішнього опису__________________________________________

Особливості фізичного стану та формування справи	Номери аркушів
1	2

Посада особи, яка склала засвідчувальний напис Особистий підпис Розшифрування підпису

Дата

Приложение 3

Приклад заповнення обкладинки справи, сформованої на підприємстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на Allbest.ru