МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Кафедра информатики и математики

делопроизводство в овд

РЕФЕРАТ

На Тему: «Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов»

Подготовил:

Слушатель 676 группы

Усанников А.Д.

Белгород - 2008

Экспертиза ценности документов

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве -- обработка дел для их дальнейшего хранения и использова-ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер-тизы научной и практической ценности документов, оформле-ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное науч-ное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы те-ряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения доку-ментов. Срок хранения может быть временным -- до 10 лет, временным -- свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справоч-ной работы. Затем они сдаются в архив организации или хра-нятся в структурном подразделении, на которое возложены со-ответствующие функции.

Экспертиза ценности документов -- это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев*.

Возможность и длительность использования документов пре-допределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, ка-кие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить го-сударство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

* отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

* отбор на временное хранение документов, не представ-ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

* выделение к уничтожению документов, не имеющих науч-ной ценности и утративших практическое значение;

* установление или изменение сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов яв-ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критерии оценки документов. Критериями оценки происхожде-ния являются: роль и место организации в системе государст-венного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания -- значимость события, отра-женного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое на-значение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа -- это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Рассмотрим некоторые критерии.

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельно-сти которых созданы документы. В процессе деятельности обще-ства создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транс-портные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, коопе-ративные, акционерные, учебные и другие организации. Цен-ность комплекса документов, созданного в каждом из них, оп-ределяется значимостью этого учреждения в системе управле-ния, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор докумен-тов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы личного происхождения, отражающие творче-скую, производственную деятельность государственных деяте-лей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов.

2. Значимость содержания документов. В общем массиве до-кументации имеются документы, отражающие деятельность уч-реждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нуж-ные для текущей (оперативной) работы учреждения.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организацион-но-распорядительная документация учреждения и вышестоя-щих органов.

Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет.

3. Время и место образования документов. Этот критерий яв-ляется важным для экспертизы. В истории нашего общества бы-ли периоды, насыщенные событиями особой важности. Это пе-риоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хра-нение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учрежде-ниями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять ко-пии документов, особенно документов постоянного срока хра-нения. Это необходимо для их будущего использования.

5. Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформлен-ных реквизитов. Поэтому так важно правильно оформлять до-кументы в процессе делопроизводства.

6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ -- это один из размноженных экземпля-ров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксероко-пий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учре-ждений передаются в разные архивы (например, фонд выше-стоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного -- в областном архи-ве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.

7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содер-жание квартальных планов и отчетов -- годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.

8. Физическое состояние документа. Этот критерий приме-няется в отдельных случаях. Если документ сильно повреж-ден, но имеет особую ценность, он должен быть реставриро-ван. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.

Экспертиза ценности документов проводится на основе пе-речней -- систематизированных списков видов и категорий до-кументов, содержащих нормативные указания о сроках их хра-нения. Перечни документов позволяют установить сроки хране-ния или возможность уничтожения многих управленческих до-кументов без их дополнительного изучения.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод-стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор-мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку-ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен-ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче-ской помощи подведомственным организациям создаются цен-тральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК -- совещательные органы. Они работают в посто-янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

ЭК учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три -- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопро-изводство и состав документации данного учреждения. В со-став комиссии обязательно входит лицо, ответственное за ар-хив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа.

Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) определен Основными правилами работы ведомственных архивов и При-мерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Экспертной комиссии (ЭК) (1999 г.) (см. приложения 6 и 7). На основе Примерных положений должны разрабатываться по-ложения об экспертной комиссии (или ЦЭК) конкретной орга-низации, предприятия.

В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными пра-вилами работы ведомственных архивов, приказами Федераль-ной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовы-ми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения и т.п.

В соответствии с Основными правилами работы ведомст-венных архивов (п. 3.2.6) главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

* организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

* рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хране-ние документов личного происхождения;

* подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответст-вующего архивного учреждения предложений об установ-лении и изменении сроков хранения документов;

* участие в подготовке и рассмотрении проектов норматив-ных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и от-бору их на государственное хранение (перечней докумен-тов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, ин-струкций по делопроизводству и т.п.);

* рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; мето-дическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;

* организация и проведение совместно со службой дело-производства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных под-разделений.

Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к госу-дарственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет кон-троль за сохранностью ценных архивных документов. Негосу-дарственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выде-лении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых ре-шения принимаются коллегиально большинством голосов. Прото-колы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:

* одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

* изменении сроков хранения документов;

* одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

* установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на сек-ретаря комиссии.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод-стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про-водит персонал структурных подразделений при участии сотруд-ников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактиче-ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку-ментов определяется их научная и практическая ценность и со-ответствующие сроки хранения.

Если при просмотре в делах обнаруживаются документы по-стоянного и временного сроков хранения, то такие дела подле-жат перегруппировке: документы постоянного хранения отделя-ют от документов временного хранения.

Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хране-ния, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.

Наиболее полное и систематическое перечисление образую-щейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тща-тельно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть про-изведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архив ной службы.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере-дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хра-нятся централизованно службой документационного обеспече-ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку-менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку-ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, ут-верждает руководитель учреждения

Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.

Оформление дел

Оформление дела -- это подготовка дела к хранению в соот-ветствии с установленными правилами*.

Законченные делопроизводством дела постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения после окончания календар-ного года, в котором они были заведены, подлежат оформле-нию, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Ос-новными правилами работы ведомственных архивов для их по-следующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного ин-декса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело-производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк-турных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Совсем по-другому оформляются дела постоянного, вре-менного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются ме-таллические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеру-ются, составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а вкла-дывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, кото-рые также подшивают в дело.

Для обеспечения сохранности документов и удобства их ис-пользования все листы дела нумеруют черным графитным ка-рандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумерует-ся. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, ну-меруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруют-ся на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации не-большого количества листов на них ставятся номера предыду-щих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же дела-ют, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется зано-во с места возникновения ошибки.

Для учета количества листов в делах постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» -- число листов внутренней описи, если она есть.

В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соот-ветствующий акт) изменения в составе и состоянии докумен-тов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литер-ных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера лис-тов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указыва-ются дата составления, должность и фамилия составителя, ко-торый затем ставит свою подпись.

 

После подшивки документов и нумерации листов произво-дится оформление обложки дела (приложение 9). Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.*

При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведе-ний по номенклатуре дел:

* полное наименование организации с указанием ее подве-домственности;

* наименование структурного подразделения;

* делопроизводственный индекс дела, состоящий из ин-декса структурного подразделения и номера дела по но-менклатуре;

* заголовок дела;

* срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомст-венный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются:

* даты дела (тома, части);

* номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);

* количество листов в деле;

* архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).

На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, пре-дусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архи-ва и организации. Этот архивный шифр проставляется в ве-домственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хране-ния и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреж-дения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвер-жденных руководителем организации.

Наименование организации должно указываться в имени-тельном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название бе-рется в скобки, новое дописывается под ним.

Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его за-головок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится об-щий заголовок дела и заголовок каждого тома.

Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание докумен-тов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид до-кументов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, от-ражающий содержание документов.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих до-кументов. Например: Приказы директора предприятия по про-изводственным вопросам № 1--78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1--20.

Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: Прика-зы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1--56. Копии.

К заголовку составляется аннотация, если в деле содержат-ся документы, имеющие справочное значение, документы, ко-торые могут служить предметом самостоятельного поиска, осо-бо ценные документы, наличие которых не может быть опре-делено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по марке-тинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.

Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для кото-рой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты докумен-тов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) са-мого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиаль-ных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней запи-сей в журнале.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком слу-чае под датой делается об этом запись: «В деле имеются доку-менты за... год(ы)».

Дата дела может не указываться только на обложках дел, со-держащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

Если дело начато в одной организации, а закончено в дру-гой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организа-цию и дата окончания дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание коли-чества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела (приложение 10).

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенкла-туре дел организации после сверки ее с ведомственным переч-нем документов с указанием сроков хранения или после уточне-ния срока хранения по решению ЭК организации. На делах по-стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи -- это завершаю-щий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел -- это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе-матизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об-разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых разделов. Она составляется от-дельно на дела: постоянного хранения (см. приложение 11); временного (свыше 10 лет) хранения (см. приложение 12); по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной вало-вой нумерацией.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качествен-ное и своевременное составление описей дел структурных под-разделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каж-дого дела в описи называется описательной статьей. Описатель-ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю-чать в себя следующие элементы:

* порядковый номер дела (тома, части) по описи;

* индекс дела (тома, части);

* заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

* дату дела (тома, части);

* число листов в деле (томе, части);

* срок хранения;

* примечание.

 

ОПИСЬ №

Название раздела

В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд-ковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каж-дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза-цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под-разделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

В данную опись внесено____дел с №____по №___ , в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной опи-си дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред-назначенный для последующей передачи в государственный ар-хив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы-вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст-венный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Порядок передачи дел в архив

В архив организации передаются все дела постоянного, вре-менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Пере-дача дел производится только по описям и в соответствии с со-ставленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передают-ся регистрационно-контрольные картотеки делопроизводствен-ной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформ-ления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

* отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

* описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

* историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

* справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в ар-хивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экзем-плярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в го-сударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экзем-пляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Хранение документов в электронной форме

Систематизация документов

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хра-нения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных докумен-тов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное ко-личество нормативно-методической литературы, то организа-ция хранения электронных документов в делопроизводстве за-частую осуществляется стихийно.

Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудни-ками организации на компьютерах, быть получены по элек-тронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электрон-ную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостря-ет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранно-сти документов в электронной форме.

Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера -- записать в виде файла на жестком дис-ке. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы мо-гут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.

Прежде всего необходимо создать на жестком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «ди-ректория»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные пап-ки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного -- чаще всего это одна папка.

Пакет MS Office создает папку с названием «Мои докумен-ты», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно на-зывают по фамилии работника -- «Документы Иванова», «До-кументы Сидорова». Однако при большом количестве докумен-тов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними не-скольких сотрудников требуется более четкая система органи-зации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номиналь-ный признак, т.е. группировка документов по их видам.

Начинаться название папки должно с вида документов (при-казы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, во-просе, корреспонденте, периоде, за который группируются доку-менты (файлы), и т.п. В отличие от традиционного делопроиз-водства термин «документы» или «материалы» опускается. Груп-пировка может производиться в несколько уровней. Например: С:\ Переписка\ поставщики металлоконструкций\ завод Витязь\ имя (файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.97 лежит в папке завод Витязь, которая находится в папке постав-щики металлоконструкций, находящейся в общей папке Пере-писка на диске С:. Другой пример: D:\ Отчеты\ 1997 г.\ квартальные\ отдел нефтепродуктов\ имя файла и т.п.

Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспонден-тов по географическому признаку. Например: Переписка с диле-рами Уральского региона.

В более крупных фирмах для хранения документов выде-ляется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «договоры», «переписка с фирмой N», «типовые согла-шения» и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хра-нить и общие базы данных, например, сведения по организа-циям-партнерам, данные о номенклатуре продукции на скла-де, полученных заказах и т.п.

В небольшой фирме для этих же целей достаточно создать несколько каталогов на одном или нескольких компьютерах и предоставить их для совместного доступа с использованием средств Windows 95 (если используются старые компьютеры с небольшим объемом оперативной памяти -- с помощью Win-dows 3.11 для рабочих групп). Если необходимо обеспечить разделение прав доступа сотрудников к отдельным каталогам или файлам, используется Windows NT Workstation 4.0.

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компью-терах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквен-ные номера и с ними можно работать как с устройствами, раз-мещенными на собственном компьютере. Для этого на компью-тере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жест-кие диски и т.п.), устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для опре-деленных пользователей или групп пользователей. Для ограни-чения доступа к папке можно ввести пароль -- отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке. Если к данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений, пароль не вводится.

Для более эффективного использования места на жестком диске компьютера может быть создан логический диск, исполь-зующий сжатие файлов (например, с помощью программы DriveSpace, входящей в Windows 95). Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично органи-зации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа bmp, pcx, tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более.

Следующий этап -- установление доступа к папкам или дис-кам с другого компьютера.

Подключение пользователей к папкам и дискам на уда-ленном компьютере может производиться по мере необходи-мости или выполняться единовременно при конфигурирова-нии системы. В последнем случае пользователи могут посто-янно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они нахо-дились на том компьютере, на котором сейчас работают. Од-нако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам кото-рых установлен доступ, должны быть включены. Рекоменду-ется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как включение компьютера в тот момент, когда сетевой диск не-доступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.

Именно поэтому в организациях с большим объемом со-вместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры -- файл-серверы -- рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимо-сти обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудни-ков, тем более что на современном жестком диске емкостью в несколько гигабайт (1 Гб ? 1 000 Мб ? 1 000 000 Кб)* может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих раз-мер, исчисляемый в десятках килобайт.

Документы в процессе создания и редактирования, чернови-ки и варианты должны находиться лишь в личной папке со-трудника. Все документы, поступившие в делопроизводствен-ный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

 

Обеспечение сохранности документов в электронной форме

Один из основных вопросов, определяющих успешное ис-пользование компьютерных технологий в любом офисе -- это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

* устойчивого электропитания;

* резервного копирования;

* антивирусной защиты;

* профилактики и диагностики с использованием специаль-ных утилит (вспомогательных программ).

Первая задача, наиболее просто решаемая, -- это обес-печение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются -- ис-точник бесперебойного питания (ИБП).

Вторая задача -- обеспечение резервного копирования до-кументов организации, фирмы, отдела, подразделения и кон-кретного сотрудника, -- призвана обеспечить восстановление утраченных документов.

Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (дискете, магнитной ленте, магнитооптическом диске, CD-ROM и т.п.).

Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

Задача организации резервного копирования включает в себя:

* выбор оптимального устройства, на которое будет произ-водиться резервное копирование;

* организацию процедуры периодического копирования.

На компьютерах, не объединенных в локальную сеть, для хранения небольших объемов документов могут использоваться стандартные дискеты.

Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров се-ти. В небольших фирмах копирование с отдельно стоящих ком-пьютеров может осуществляться путем использования подклю-чаемого внешнего устройства.

Не менее важна организация процесса резервного копирования.

Процедура резервного копирования не занимает много времени. Но важно обеспечить ее правильную организацию и периодичность. Многие сотрудники пренебрегают резервным копированием, пока не случится утеря важных документов. Необходимо разъяснять работникам, что только регулярное сохранение всех созданных и измененных в течение дня до-кументов на внешний носитель гарантирует от утери проде-ланной ими работы.

Периодичность копирования устанавливается с учетом объе-ма документов, создаваемых в организации, их важности и на-личия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизвод-ство, с установленной периодичностью делает либо полную ко-пию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Для организации копирова-ния важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими до-кументы в установленные папки. Ежедневное проведение архи-вации данных может занимать всего 5--15 мин и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

Третье направление обеспечения сохранности доку-ментов в электронной форме -- использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицирован-ные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все ком-пьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

* нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);

* дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загру-зочном секторе;

* документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами.

Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на дис-кетах, должен первым делом, получив дискету, запустить анти-вирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами, и записана как обязанность в их должностных инструкциях.

Простейший способ сократить вероятность заражения ком-пьютера, подключенного к локальной сети -- отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обес-печивает и предотвращение несанкционированной утечки ин-формации. В этом случае запись информации на дискеты и ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполно-моченными сотрудниками, обязательно осуществляющими пред-варительную проверку дискет на наличие вирусов. Еще один плюс от такого мероприятия -- сотрудники не будут устанавли-вать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям ра-бочего времени.

Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ. Наиболее известны отечественные программы фирм «Диалог-Наука» (Aidstest, Doc-tor Web, ADinf) и «Ками» (AntiViral Toolkit Pro), из зарубежных -- Norton AntiVirus фирмы Symantec.

Четвертая задача -- осуществление диагностики со-стояния компьютера с использованием программ, предотвра-щающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение дан-ных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогатель-ных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

Часто сбои в работе компьютера связаны с недоработками в программном обеспечении или с некорректным взаимодей-ствием установленных на компьютере программ между собой. Существуют тысячи программ, многие из которых предостав-ляют те или иные дополнительные возможности по работе с текстами, графикой, с Internet, настройке компьютера и т.п. Однако общие принципы работы программ в среде Windows -- взаимодействие программ между собой и использование об-щих элементов (программных модулей) -- требуют длитель-ной процедуры отладки программы и проверки на совмести-мость с другими. А так как общая тенденция, связанная с конкуренцией в развитии программного обеспечения, -- бы-стрый выпуск новых программ и появление их новых версий каждые два-три года, то нельзя быть уверенным, что новая программа всегда будет работать с уже имеющимися на ком-пьютере. Какой же из этого вывод? Не устанавливайте на компьютер новых программ сверх необходимого!

Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую программу, рекомендует-ся использовать специальные программы для отслеживания про-цесса установки новой программы и в случае необходимости -- корректного ее удаления.

В конечном счете для обеспечения нормальной работы ком-пьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимаю-щих минимум времени:

* все время должна работать в фоновом режиме антивирус-ная программа, чтобы не допустить заражения компьютера вирусами;

* каждая дискета, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вируса;

* результаты работы должны регулярно сохраняться на сменном носителе.

В целом, хранение документов в электронной форме позво-ляет не только кардинально ускорить поиск необходимой ин-формации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

Архивное хранение

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохран-ность документов, их централизованное хранение, быстрый по-иск и распределенный доступ к документам как с помощью ло-кальной сети, так и (при необходимости) с использованием уда-ленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполне-ны. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использо-вать стример (запись на магнитную ленту), требующий восста-новления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за про-шедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных (БД) и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации.

Особенно актуальным перенос информации на сменные но-сители становится в организациях с большим объемом докумен-тооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы вре-менного срока хранения -- на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнито-оптика и т.п.).

В организациях с высокими требованиями к оперативному поиску документов могут использоваться системы, поддержи-вающие автоматическую миграцию (перенос) неиспользуемых документов на внешние, более медленные носители информа-ции и восстановление информации на жестком диске компью-тера в случае частого к ней обращения.

Сроки хранения документов не зависят от формы их сущест-вования -- бумажной или электронной -- и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками -- перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомст-венными). Кроме того, в каждой организации имеется номенк-латура дел. Она также вносится в компьютер и является само-стоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьюте-ра, оборудованного устройством записи данных на внешний но-ситель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В не-больших организациях это делается вручную: документы разде-ляются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве докумен-тов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоян-ного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.

После накопления на жестком диске документов за опреде-ленный период производится их копирование на внешний но-ситель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и не-используемые документы временного срока хранения. Это осо-бенно актуально для бухгалтерских документов, которые зани-мают заметное место в общем объеме документации учрежде-ния. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» -- пять лет с правом уничто-жения только после проведения ревизии. При этом для доку-ментов постоянного и долговременного сроков хранения осо-бое внимание необходимо уделять сохранности носителя ин-формации. (Например, если документы копируются на диске-ты, магнитную ленту, сменный жесткий диск -- эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия -- плотно упаковать, положить в сейф и т.п.). Обязательное усло-вие -- проверка качества записи после переноса данных и пе-риодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.