Завдання обліку запасів:

забезпечення точності оцінки запасів на будь-яку дату;

періодичне уточнення вартості запасів;

проведення інвентаризацій матеріальних цінностей за метою виявлення непотрібних та таких, що втратили свою цінність;

точне визначення вартості придбаних матеріальних цінностей;

точність оцінки спожитих та реалізованих матеріалів;

своєчасне документування операцій, пов'язаних з рухом матеріалів та їх залишків. [6]

Придбані та вироблені на підприємстві запаси зараховуються за первинною вартістю (вартість запасів, що придбані за плату) з включенням таких фактичних витрат:

суми, сплачені постачальнику відповідно до умов договору;

суми, сплачені за інформаційні, посередницькі та інша подібні послуги, пов'язані з пошуком, придбанням матеріалів, запасів;

суми ввізного мита;

суми непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, які відшкодовуються підприємству;

витрати на заготівлю, вантажно-розвантажувальні роботи, транспортування запасів до місця їх використання, включаючи витрати із страхування та проценти за комерційний кредит постачальників;

інша витрати, пов'язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні до використання. [6]

В інших випадках оцінка запасів визначається за такою методикою:

По дебету рахунка 20 "Виробничі запаси" та його субрахунків відображають надходження відповідних запасів на підприємство та збільшення їх вартості в результаті дооцінки, по кредиту - витрати на виробництво, відпуск в переробку, на сторону, а також зменшення вартості запасів внаслідок уцінки.

Синтетичний облік придбаних запасів на рахунку 20 "Виробничі запаси" та його субрахунках підприємства обліковують за фактичною собівартістю їх придбання (заготівлі), яка, як зазначалося раніше, включає: покупну вартість і транспортно-заготівельні витрати (витрати по транспортуванню, навантаженню, розвантаженню, доставці до складів підприємства, включаючи націнки постачальницьких і посередницьких організацій, вартість послуг товарних бірж і брокерських контор, мито і митні збори тощо).

Ця собівартість виявляється, як правило, тільки наприкінці місяця - після відображення всіх заготівельних операцій і розподілу їх між окремими видами запасів. За дебетом рахунку 20 "Виробничі запаси" відображається надходження запасів на підприємство за фактичною собівартістю та їх дооцінка. За кредитом цього рахунку відображаються використання запасів на виробництво продукції (робіт, послуг) та інше їх вибуття за середньозваженою фактичною собівартістю або за іншими цінами згідно з пунктом 16 ПСБО 9 "Запаси".

Для систематизації про надходження матеріальних цінностей і стан розрахунків з постачальниками використовується журнал 3 і відомість 3. Протягом місяця записи в журналі 3 робляться на підставі документів постачальника, які надходять в бухгалтерію та відповідним чином обробляються. Доцільно відображати вартість матеріальних цінностей за купівельними цінами, в якості яких приймається ціна постачальника, що показана в рахунках до оплати. Всі інші елементи, що вказані у рахунках постачальника, у ціну не входять і відображаються окремо, або входять до складу транспортно-заготівельних витрат. Журнал 3 також відображає дані аналітичного обліку: кожний рахунок постачальника записується окремою позицією, де вказуються дані про вартість матеріальних цінностей в цілому або за їх окремими видами, що вирішує головний бухгалтер, сума податку на додану вартість, яка відшкодовується покупцю з бюджету, сума нестач, сума до оплати постачальнику і погашення заборгованості постачальнику. Такі записи робляться лінійно-позиційним способом. Разом із тим, загальні підсумки журналу 3 означають синтетичні дані або кореспонденцію рахунків та суми, які відносяться в дебет чи кредит відповідних рахунків. При застосуванні комп'ютерної техніки в обліку замість журналу 3 можуть складатися машинограми в розрізі, який необхідний не лише для складання фінансової звітності, а й для потреб менеджерів, які використовують машинограми для аналізу даних та прийняття управлінських рішень.

Аналітичний облік виробничих запасів ведеться в розрізі їх найменувань або однорідних груп, за допомогою карток складського обліку, які розміщуються в картотеці за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури - цінника. Кожна з груп виробничих запасів поділяється за видами, сортами, марками, типами, розмірами. Кожному найменуванню, сорту, розміру виробничих запасів привласнюється номенклатурний номер, який записують до спеціального реєстру - номенклатури-цінника, де також вказують одиницю виміру та облікову ціну запасу. [3]

На підприємстві ПАТ "Трест "Київміськбуд - 2" аналітичний облік запасів має складну структуру, що обумовлено такими причинами:

- наявністю багатьох складів для зберігання матеріальних цінностей;

- великою номенклатурою матеріальних цінностей;

- складною організаційною структурою середніх та великих підприємств;

- кількома видами операційної діяльності;

- веденням обліку за нормами і відхиленнями від норм;

- іншими причинами. [6]

Вказані причини безпосередньо впливають на організацію аналітичного обліку запасів на складі та в бухгалтерії, оскільки потрібно забезпечити дані про рух та лишки матеріалів за кожним найменуванням окремо в розрізі:

- складів, цехових комор;

- матеріально відповідальних осіб;

- груп матеріальних цінностей;

- центрів витрат;

- витрат за нормами та відхиленням від норм;

- видів діяльності;

- інших ознак.

Важливе значення для ведення аналітичного обліку має сортовий облік залишків, надходження матеріальних цінностей, який здійснюється за допомогою карток складського обліку (ф. М-12) і складає основу бухгалтерського.

Картки складського обліку виписуються на кожне найменування, сорт,розмір, профіль, марку окремо. Картка є основою обліку, у ній групуються операції з надходження та витрачання конкретного виду матеріалів і визначається залишок після кожного запису. Представник бухгалтерії повинен не рідше одного разу на тиждень відвідувати склад і перевіряти правильність записів у картках і виведення залишків. Завідувач складу в кінці місяця повинен згрупувати первинні документи на прибуткові та видаткові.

На документи з оприбуткування матеріалів складається реєстр прибуткових документів. У реєстрах наводяться такі реквізити:

- період, за який складено реєстри;

- назви документів;

- номери документів та їх загальна кількість;

- підписи завскладу та бухгалтера, який приймає реєстри.

Реєстри виписуються в двох примірниках: один залишається на складі, а другий, з прикладеними до нього документами, здається на обробку в бухгалтерію. У випадку, коли якийсь документ втрачено можна встановити вину завскладу чи бухгалтера на підставі зданих за відповідними реєстрами документів. Приймаючи реєстри, бухгалтер повинен перевірити правильність записів у картках складського обліку всіх документів та виведення залишків. Виконана робота підтверджується підписом у графі картки "контроль". Здані реєстри обробляються в бухгалтерії таким чином: прикладені первинні документи групуються за окремими ознаками, які визначаються в бухгалтерії. Документи групуються за видами матеріалів, після чого за кожною з груп документів підраховується загальна сума і записується на зворотньому боці реєстру.

Оскільки в картках складського обліку відображаються, як правило, тільки кількісні показники, а в нагромаджу вальних відомостях - сумові показники руху матеріалів, виникає необхідність узгодження даних складського і бухгалтерського обліку. Для перевірки правильності відображення даних на складі застосовується сальдова відомість або книга залишків матеріалів. У ній записуються матеріали в розрізі окремих видів і груп матеріальних цінностей. У кінці кожного місяця завідувач складу переносить лишки на кінець місяця у книгу залишків матеріалів, або передає в бухгалтерію. Бухгалтер проставляє ціни за кожним найменуванням матеріалів і знаходить залишок у сумовому вираженні як результат множення кількісних значень на відповідні ціни.

Таблиця 1 Розрізи аналітичного обліку виробничих запасів

Порядок оформлення та облік довіреностей

Довіреність типової форми № М-2б видається лише особам, які працюють на підприємстві з повністю заповненими всіма реквізитами та печаткою. Особам, що не працюють на підприємстві довіреність може бути видана лише з дозволу керівника та при умові, що підприємство, на якому працює ця особа видало довіреність на одержання з підприємства, яке видає довіреність цих же цінностей. [5]

При позбавленні довіреної особи права на одержання цінностей, підприємство повинно повідомити постачальника про анулювання довіреностей. Відповідальність за витрати, пов'язані з відпуском цінностей по анульованим довіреностям несе постачальник.

Не пізніше наступного дня після доставки на підприємство цінностей, особа, що їх доставила зобов'язана подати працівнику,що виписує довіреності, документ про одержання нею цінностей, та здачу їх на склад, або матеріально-відповідальній особі. Не використані в строк довіреності повертаються не пізніше наступного дня після закінчення строку їх дії. Тим, особам, які не відзвітували за попередньо видані довіреності, наступна довіреність не видається.

При відпуску цінностей частинами, на кожен такий відпуск складається окрема накладна чи інший аналогічний документ з поміткою на ній номера довіреності та дати її видачі.

При централізовано-кільцевих перевезеннях цінностей підприємство-постачальник можу відпускати цінності без довіреностей, але при цьому повинно мати повідомлення одержувача за підписом керівника та головного бухгалтера підприємства, або інших осіб що мають право підписувати довіреності про зразок печатки, якою матеріально-відповідальна особа буде завіряти свій підпис на супровідних документах про одержання матеріальних цінностей.

Бланки довіреностей, що зберігаються на підприємстві, відображаються, на підставі платіжно-прибуткових документів за їх вартістю, що складається з витрат на їх виготовлення та доставку, по дебету субрахунку 209 "Інші матеріали". Одночасно на позабалансовий рахунок 09 зараховується вартість вказаних бланків, виходячи з їх собівартості, але не менше 1,5 грн. за бланк. В аналітичному обліку наводяться дані про місце зберігання, нумерацію, кількість і вартість бланків.

Передача бланків довіреностей із місця зберігання для виписування і реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей проводиться за документами на відпуск цінностей із місця зберігання і відображається в аналітичному обліку оборотами на рахунках 209 та 08. На підставі затверджених керівником акта про списання акта довіреностей із зазначенням їх нумерації і кількості, що складається не рідше одного разу на квартал, вартість використаних довіреностей списується з субрахунку 209 у кореспонденції з рахунками обліку витрат, пов'язаних з управлінням виробництвом, та одночасно з рахунку 08.

Відповідальність за дотримання постачальником правил відпуску за довіреністю цінностей покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати документи на відпуск цінностей. Відповідальність за своєчасне та повне оприбуткування одержаних за виданими довіреностями цінностей покладається на посадових осіб, яким надано право підписувати довіреності, а також на особу, яку призначено для виписування і реєстрації виданих, повернутих та використаних довіреностей. [5]

Раціональне і економне використання ресурсів у виробництві знаходиться в центрі уваги менеджерів нижчого рівня і реалізується безпосередньо на робочих місцях. Такі питання стосуються управлінського обліку, але бухгалтерія підприємства, яка розробляє методологічні засади фінансового обліку, повинна забезпечити розробку первинних документів, які б давали можливість узагальнити інформацію щодо рівня використання матеріальних ресурсів за центрами витрат і в цілому по підприємству.

Отже, фінансовий облік повинен здійснювати контроль за використанням матеріальних цінностей і давати про це повну інформацію для аналізу та прийняття рішень на вищому рівні управління. Наука і практика виробили певні прийоми контролю за витрачанням матеріалів, які повинні свідомо застосовуватись в діяльності бухгалтерії: сигнальної документації, партіонного розкрою, лімітування споживання, інвентарний, аналітичних розрахунків.

Спосіб контролю за сигнальною документацією полягає у розробці норм витрачання і відпуску матеріалів у межах потреби на виробничу програму за звичайними документами. При цьому передбачається ведення контролю за допомогою звичайних документів, якщо матеріали відпускаються на виробництво у межах норм. Це передбачає також відображення у зведеному документі потреби в матеріалах кожного з центрів витрат і щоденного спостереження за споживанням у межах норм. [6]

Якщо у виробничому процесі відбудуться певні збої у запланованому обсязі продукції або зміняться норми, то робиться заміна матеріалів, а на відхилення виписуються спеціальні сигнальні документи (акт на заміну матеріалів, списання на виправлення браку, перегляд норми). В документах зазначається код причини та винні особи у допущених відхиленнях від норм. Узагальнення такої інформації дає можливість виявити рівень втрат чи економії матеріалів у розрізі причин, центрів витрат і конкретних осіб. Такий спосіб контролю досить дієвий, проте він вимагає великої підготовчої роботи з впровадження нормативного методу обліку витрат на виробництво.

Спосіб контролю за розкроєм певних партій матеріалів застосовується у таких галузях промисловості, як швейна, взуттєва, меблева, а також у заготівельних цехах машинобудування, в будівництві. Сутність методу полягає в розкроюванні матеріалу на окремі заготовки, деталі. Процедура розкрою ґрунтується на принципі максимально можливого виходу корисного матеріалу і мінімізації відходів. Залежно від розмірів тканини, дощок, листового прокату, лінолеуму, скла тощо, модна вибрати такий варіант розкрою, при якому відходи будуть мінімальними.

В акті розкрою вказується кількість поданого на розкрій матеріалу; кількість придатних заготовок, деталей та частка відходів за нормою виходу з цього матеріалу; кількість фактично отриманих деталей, заготовок і відходів. Різниця між нормою і фактичним виходом деталей характеризує економію чи перевитрати. На жаль цей спосіб можна використати для обмеженої номенклатури матеріалів.

Спосіб лімітування витрат матеріалів досить часто використовується до різних матеріалів, палива, електричної й теплової енергії, малоцінних та швидкозношуваних предметів, будівельних матеріалів тощо. Він пов'язаний із визначенням ліміту витрат виходячи з норм матеріальних ресурсів на виготовлення одиниці продукції та планового обсягу випуску продукції. Ліміт вказується у лімітній карті, де зазначається склад, споживач матеріалу, назва матеріалу, ліміт на місяць за програмою виробництва в натуральному вираженні.

Лімітна карта виписується ц двох примірниках, один із яких знаходиться на складі, а другий - у представника цеху. При отриманні матеріальних ресурсів завідувач складу записує в обох примірниках лімітної карти кількість виданих матеріалів і залишок. Цей факт завіряється підписом завскладу на примірнику споживача й навпаки - підписом споживача на примірнику, який зберігається на складі. Відпуск здійснюється тільки в межах ліміту. При вичерпанні ліміту споживачу треба оформити дозвіл на додатковий відпуск Лімітна карта виписується на один вид матеріалу, що зумовлює велику кількість таких документів.

На практиці виписуються також лімітно-заборні карти, які відрізняються від лімітних тим, що у них проставляються суми, в межах яких можна отримувати зі складу різні матеріали.

Інвентарний спосіб можна використовувати для точного визначення будь-яких спожитих матеріалів, а шляхом порівняння з нормативним витрачанням визначається розмір економії чи перевитрат. При цьому способі періодично проводиться інвентаризація матеріалів у центрі витрат. За даними інвентаризації визначають номенклатуру матеріалів та їх наявність на кінець періоду.

Спосіб аналітичних розрахунків найчастіше використовується у харчовій, хімічній промисловості, в кольоровій металургії, де з вихідної сировини отримують продукцію, вихід якої, в свою чергу, залежить від вмісту корисних речовин у сировині. Сутність способу полягає в тому, що при більшому вмісті корисних речовин у сировині при її переробці завжди отримують більше продукції, ніж із сировини з базовим вмістом таких речовин. Якщо не враховувати цей фактор, то підприємство отримає більше продукції з переробленої сировини, а безконтрольність може спричинити її привласнення. Отже, спосіб аналітичних розрахунків дає можливість попередити зловживання за рахунок заниження вмісту активних речовин при прийманні сировини в переробку.

ПАТ "Трест "Київміськбуд" отримує ТМЦ з різних джерел, але в основному від постачальників, а саме:

- Прибутковий ордер №76, одержано від ВО "Союз" основні матеріали на суму 29600 грн., комплектуючі на суму 15460 грн., ТЗВ-9% від вартості матеріальних цінностей, ПДВ-20% від вартості матеріалів та ТЗВ

? ТЗВ= (29600+15460) *9%= 4055 грн.

? ПДВ= (29600+15460+4055) *20%= 9823 грн.

? рах. = 29600+15460+4055+9823= 58938 грн.

- Прибутковий ордер №77, отримано від АТ "Металург" основні матеріали на суму 19500 грн., допоміжні матеріали на суму 3460 грн., ТЗВ 12% від вартості матеріальних цінностей, ПДВ - 20% від матеріалів і ТЗВ.

? ТЗВ= (19500+3460) *12%= 2755 грн.

? ПДВ= (19500+3460+2755) *20%= 5143 грн.

? рах. = 19500+3460+2755+5143= 30858 грн.

- Прибутковий ордер №78, отримано від ВО "Прокат" комплектуючі на суму 18650 грн., допоміжні матеріали на суму 4570 грн., ТЗВ-13% від вартості матеріальних цінностей, ПДВ-20% від матеріалів і ТЗВ.

? ТЗВ= (18650+4570) *13%= 3019 грн.

? ПДВ= (18650+4570+3019) *20%= 5248 грн.

? рах. = 18650+4570+ 3019+5248= 31487 грн.

- Прибутковий ордер №79, отримано від ПП "Гефест" пальне на суму4980 грн., ПДВ-20% від вартості пального.

? ПДВ= 4980*20%= 996 грн.

? рах. =4980+996= 5976 грн.

Дт Кт ?

203 631 4980

641 631 996

- Прибутковий ордер №80, отримано від МП "Мотор" запчастини на суму 7690 грн., господарчий інвентар на суму 4360 грн., ТЗВ-10% від вартості матеріальних цінностей, ПДВ-20% від матеріалів і ТЗВ.

? ТЗВ= (7690+4360) *10%= 1205 ГРН.

? ПДВ= (7690+3460+1205+2651) *20%= 2651 грн.

? рах. = 7690+4369+1205+2651= 15906 грн.

- Прибутковий ордер №81, отримано від АТ "Дніпро" комплектуючі матеріали на суму 21400 грн., допоміжні матеріали на суму 5250 грн., ТЗВ - 8% від вартості матеріальних цінностей, ПДВ - 20% від вартості матеріалів і ТЗВ.

? ТЗВ= (21400+5250) *8%= 2132 грн.

? ПДВ= (21400+5250+2132) *20%= 5756 грн.

? рах. = 21400+5250+ 2132+5756= 34538 грн.

- Прибутковий ордер №82, отримано від АТ "Радіан" основні матеріали на суму 21800 грн., комплектуючі на суму 19500 грн., ПДВ - 20% від вартості матеріалів.

? ПДВ= (21800+19500) *20%= 8260 грн.

? рах. = 21800+19500+8260= 49560 грн.

- Прибутковий ордер №83, отримано від МП "Сокіл" запасні частини на суму 3800 грн., ПДВ - 20% від вартості запчастин.

? ПДВ= 3800*20%= 760 грн.

? рах. = 3800+760= 4560 грн.

- Прибутковий ордер №84, від АО "Автозапчастини" отримано інструмент на суму 7640 грн., ПДВ - 20% від вартості інструменту.

? ПДВ= 7640*20%=1528 грн.

? рах. = 7640+1628= 9168 грн.

- Прибутковий ордер №85, отримано від МП "Юкон" запасні частини на суму 3265 грн., інструмент на суму 2950 грн., ПДВ - 20% від загальної вартості.

? ПДВ= (3265+2950) *20%= 1243 грн.

? рах. = 3265+2950+1243= 7458 грн.

Отримані товарно-матеріальні цінності протягом звітного періоду використовувалися на виробництво та господарські потреби, про що свідчать первинні документи, а саме:

Лімітно-забірна карта №12, відпущено зі складу на виробництво компресорів промислових: основні матеріали на суму 72460 грн., комплектуючі на суму 61470 грн., допоміжна матеріали на суму 6670 грн.; компресорів побутових - основних матеріалів на суму 29840 грн., комплектуючих на суму 20680 грн., допоміжних на суму 5310 грн.

Компресори промислові

Компресори побутові