Основы делопроизводства
Документирование и организация работы с документами на основе новейших законодательных актов. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа. Вопросы унификации и стандартизации. Формуляры, копии и бланки.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | учебное пособие |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 30.05.2009 |
| Размер файла | 1,2 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
06 - наименование организации; 12 - место составления документа.
Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»).
В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:
14 - адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);
17 - заголовок к тексту документа;
18 - отметка о контроле;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - идентификатор электронной копии документа.
Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 09 «Дата документа» и 10 «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита 08 «Наименование вида документа».
Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, например, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конкретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически является разновидностью общего бланка, так как общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.
Реквизит 05 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разновидность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.
Образцы общего бланка и бланка конкретного вида документа приведены в прил. 2-6.
Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 07 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 12 «Место составления документа» размещается реквизит 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.
В реквизите 07 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 12 «Место составления документа».
Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.
Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 06 «Наименование организации».
Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.
Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.
Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, необходимо сделать макет бланка в масштабе 1:1, на который должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые отметки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположения реквизитов. Необходимо указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходимые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обычно пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть подпись руководителя и печать организации.
Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.
Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов федерации приведен в разд. 5 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Контрольные вопросы
1. Что представляет собой бланк документа по определению ГОСТ Р51141-98?
2. Какими способами можно изготавливать бланки документов?
3. Что является основой для проектирования бланка документа?
4. Сколько видов бланков установлено ГОСТ Р 6.30-97?
5. Для оформления каких видов документов используется общий бланк?
6. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?
7. Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов?
8. Чем общий бланк отличается от бланка письма?
9. Какие требования предъявляются при изготовления бланка с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?
10. Что необходимо представить в типографию для изготовления бланка?
3.3 Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов
ГОСТ 6.30-97 и изменение № 1 к нему, введенное в действие с 1 апреля 2000 г. Постановлением Госкомитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-СТ, устанавливают определенные требования к оформлению каждого из 29 реквизитов ОРД.
Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01)
Реквизит 01 (так же, как реквизит 02) изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3 мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:
при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15 мм х 73 мм;
при продольном расположении реквизитов - в центре зоны, равной 15 мм х 165 мм.
Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (которое является прил. 1 к данному Указу).
К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.
Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02)
Реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке также и наименование государства - Российская Федерация.
На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов (требования к их оформлению не оговариваются ГОСТ Р 6.30-97).
Эмблема или товарный знак организации (знак обслуживания) (реквизит 03)
Эмблема организации - это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, может включать в себя буквенное обозначение. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки - эмблемы. Так, указами Президента Российской Федерации утверждены эмблемы Вооруженных сил Российской Федерации (Указ от 27 января 1997 г. № 46), Министерства внутренних дел Российской Федерации (Указ от 11 ноября 1998г. №1333) и др.
Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Размеры эмблемы не ограничены, но ГОСТ Р 6.30-97 зону расположения эмблемы обозначает как верхнее поле документа. Часто эмблему размещают на левом поле документа на уровне наименования организации, однако эмблемой не разрешено заменять наименование организации.
Эмблема не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка организации, ускоряет восприятие информации, содержащейся в документе.
Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». Товарный знак - это обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.
Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.
Код организации (реквизит 04)
Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москве должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума - 0509876 5. Каждая цифра в коде несет определенную информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определенной отрасли, к определенному уровню в данной отрасли, виду деятельности и т. д.
Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита 06 «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита 07 «Справочные данные об организации» (на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.
Код формы документа (реквизит 05)
Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора. Так, код унифицированной формы служебного письма в ОКУД в разделе «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» - 0200200. Данный код может быть заранее нанесен на бланк служебного письма. Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.
Наименование организации (реквизит 06)
Этот реквизит характеризует автора документа, которым может выступать организация, иногда филиал, территориальное представительство или подразделение, если их руководители имеют право подписи.
Данный реквизит может включать в себя наименование вышестоящей инстанции, которой организация - автор документа подчиняется. Наименования (полные или сокращенные), приводимые в данном реквизите, должны соответствовать наименованиям, приведенным в учредительных документах (в уставе, положении) этих организаций, и всегда приводятся в именительном падеже.
Сначала указывают наименование вышестоящей организации, можно сокращенное, при его отсутствии - полное, а затем полное наименование организации - автора документа, ниже - сокращенное, которое указывается в скобках, например:
Правительство Москвы
Комитет социальной защиты
населения Москвы
(Комсоцзащиты Москвы)
Не разрешено указывать только одно сокращенное наименование организации - непосредственного автора документа.
Если проектируют бланк структурного подразделения, филиала или территориального представительства, то его наименование указывается ниже наименования организации, например:
Министерство труда и социального
развития Российской Федерации
(Минтруд РФ)
Правовой департамент
Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, указывают название своей организации (а также справочные данные об организации и место составления) на двух языках - национальном (слева) и русском (справа) на одном уровне продольного бланка.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае документ оформляется на бланке должностного лица, где указывается полное наименование должности на месте реквизита 06 (см. прил. 11, 12).
Реквизит 06 - наименование организации - автора документа -является обязательным реквизитом и поэтому должен указываться на всех документах организации - внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями).
Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным. Например, в соответствии с КоАП наименование органа или должностного лица является обязательным реквизитом постановления по делу об административном правонарушении. Отсутствие этого реквизита может дать правонарушителю возможность оспорить законность вынесенного постановления и в результате не быть привлеченным к административной ответственности.
Справочные данные организации (реквизит 07)
Данный реквизит включает в себя:
почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. № 1239. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;
номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку.
Счет в банке указывается только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счете в банке занимает значительный объем и, как правило, не помещается в бланк с угловым вариантом.
При составлении письма на бланке без указания счета в банке в случае необходимости его указания сведения о нем приводятся в конце текста документа, например: «Оплату гарантируем. Наш счет № 40603 81090007173 3211 в КБ «Мост-Банк» к/с 30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН 7701113887». При необходимости указывают почтовый адрес банка.
Наименование вида документа (реквизит 08)
Реквизит употребляется только на бланках конкретного вида документа, его наименование регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД - приказ, устав, положение, инструкция и др.
В письме наименование вида документа не указывают. В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации - автора документа.
Дата документа (реквизит 09)
Дата документа, указываемая в бланке на месте реквизита 09, является датой подписания, например, служебного письма, датой заседания (в протоколе), датой события (в акте). Существуют также: дата утверждения (в реквизите 15 «Гриф утверждения документа»), даты согласования в реквизите 22 «Гриф согласования документа» и в реквизите 23 «Визы согласования документа». Даты указываются часто в реквизите 19 «Текст документа» и в реквизитах 16, 18, 26-29, наличие которых на документе характеризует сроки выполнения определенных этапов работы с документами в организации.
Существуют два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой.
Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 09, под реквизитами 07 или 08 в зависимости от вида бланка. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 01.09.2000.
Разрешается оформление даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2000.09.01.
Всегда необходимо писать 0, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.
Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сентября 2000 г.
Регистрационный номер документа (реквизит 10)
Реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией (цифровой или буквенной). Дополнительные составные части регистрационного индекса будут указывать место хранения документа после его подписания, принадлежность документа к определенному вопросу деятельности по классификатору вопросов деятельности организации и т. д.
Так, например, регистрационный индекс 118/01-43 указывает, что данный документ является 118-м по счету в определенной группе документов (например, исходящих писем) и его заверенная копия после отправления подлинника адресату будет подшита в канцелярии (индекс 01) в дело 43.
Таким образом, регистрационный индекс документа - это своеобразный закодированный адрес документа, который является необходимой составной частью для построения информационно-поисковой системы по документам организации.
Регистрационный индекс документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например № 231/435/385.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11)
Данный реквизит на бланке письма обозначен следующим образом:
«На №_________от_______» и заполняется только в том случае, если составляется ответ на поступившее в организацию письмо. Реквизит содержит сведения о регистрационном номере и дате поступившего из другой организации документа, которые переписываются из его бланка (реквизиты 09 и 10).
До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 11.
Место составления или издания документа (реквизит 12)
Реквизит употребляется только в общем бланке и бланке конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту 06 «Наименование организации».
Место составления или издания указывают в соответствии с принятым в стране административно-территориальным делением, употребляя при этом общепринятые сокращения: г. - город, пос. -поселок, дер. - деревня и т. д.
Реквизит указывается под датой и регистрационным номером документа, например: г. Киев, пос. Химки и т. д. Если в наименовании организации есть наименование города (поселка и т.д.), то указывать место составления или издания нет необходимости. Так, на общем бланке Московского политехникума нет необходимости указывать место составления, так как ясно, где находится данная организация.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13)
Гриф ограничения доступа к документу (для служебного пользования, секретно, конфиденциально и др.) проставляют на верхнем поле документа на первой странице, без кавычек.
Реквизит может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации: например, может быть проставлен номер экземпляра. Обычно он помещается строкой ниже.
Наличие грифа указывает не только на специфику содержания документа, но и на то, что с данным документом должен соблюдаться определенный порядок работы, в том числе и в части соблюдения особых правил учета, регистрации, размножения, работы с ним, а также хранения, уничтожения.
Адресат (реквизит 14)
Данный реквизит чаще всего используется в служебных письмах, а также в указаниях и распоряжениях. Реквизит сложный, состоит из нескольких составных частей, отделяемых друг от друга 1,5-2,0 интервалами. Внутри себя каждая составная часть печатается через один интервал. Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 06 «Наименование организации».
Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» включает в себя:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
должность, инициалы и фамилию Для физического лица - только инициалы и фамилию.;
почтовый адрес.
Наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:
Комитет социальной защиты
населения Москвы
Управление профессиональной
реабилитации инвалидов
Начальнику Управления
В.А. Коняевой
Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности, например:
Комитет социальной защиты
населения Москвы
Начальнику Управления
профессиональной
реабилитации инвалидов
В.А. Коняевой
Элементы почтового адреса на документах и конвертах указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 1239, в соответствии с которыми установлен следующий порядок:
наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);
название улицы, № дома, № квартиры;
название области, края, республики;
страна (для международных писем);
почтовый адрес.
Например:
Комитет социальной защиты
населения Москвы
Начальнику Управления
профессиональной
реабилитации инвалидов
В. А. Коняевой
ул. Новая Басманная, д. 10
Москва, 110252
Адрес в международной переписке следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), страна, например:
V.Konyaeva
10, New Basmannya st.
Moscow, 110252, Russia
При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса, например:
Комитет социальной защиты
населения Москвы
Начальнику Управления
профессиональной реабилитации
инвалидов
В.А. Коняевой
ф. (095)261-12-65
При адресовании документа физическому лицу сначала указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:
ул.Чертановская, 10, кв. 154
Москва, 113648
А.П. Петрову
При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указывается всегда, а при адресовании юридическому лицу он может не указываться, если документ направляется постоянному корреспонденту и его адрес есть в справочнике у секретаря или в экспедиции. При отправке документа почтой его почтовый адрес будет написан на конверте работниками, занимающимися отправкой почты.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки, а в адресате, если это возможно, указывают обобщенный адресат, например:
Директорам средних
профессиональных учебных
заведений
Если невозможно указать обобщенный адресат, то готовят необходимое количество копий под рассылку и впечатывают в каждый экземпляр конкретный адресат. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
Председателю садового
товарищества «Горизонт»
А. П. Николаеву
ГОСТ Р.6.30-97 не предусматривает употребления перед инициалами и фамилией обращений типа «г-ну», «г-же», однако в практике это встречается и часто выглядит обоснованно, например:
Генеральному директору ОАО
«Пермские моторы»
г-ну А.А. Капину
Гриф утверждения документа (реквизит 15)
Некоторые виды документов (устав, инструкция, акт и др.) имеют юридическую силу только после их утверждения. Утверждение документа может проводиться двумя способами:
утверждение должностным лицом (должностными лицами);
утверждение специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом, протоколом).
В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 06 «Наименование организации». Реквизит сложный, состоящий из нескольких составных частей, которые отделяются друг от друга 1,5-2,0 межстрочными интервалами. Внутри себя составные части печатаются через один интервал.
В случае если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения документа включает в себя:
слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), напечатанное прописными буквами;
наименование должностного лица, утверждающего документ (по краткой форме, если документ утверждается руководителем организации, на бланке которой составлен документ, и по полной форме, включая наименование организации, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации или документ составлен на чистом листе бумаги);
личную подпись должностного лица, утверждающего документ, его инициалы и фамилию;
дату утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор политехникума
личная подпись Л.А. Румынина
15.10.2000
Так оформляется гриф утверждения, если документ составлен на бланке, где указано полное наименование техникума - «Московский политехникум» и документ утверждается руководителем этого политехникума.
При утверждении документа данного политехникума руководителем вышестоящей организации гриф утверждения будет оформлен следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Комитета
социальной защиты
населения Москвы
личная подпись И.К. Сырников
15.10.2000
Допускается каждую строку реквизита «Гриф утверждения документа» центрировать относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор Московского
политехникума
личная подпись Л.А. Румынина
15.10.2000
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает в себя-
слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО);
наименование вида утверждающего документа в творительном падеже, его дату, номер. Например, при утверждении инструкции приказом руководителя организации гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕНА
Приказом директора
политехникума
от 15.10.2000 №39
Резолюция (реквизит 16)
Резолюция наносится на документ рукописным способом должностным лицом или должностными лицами, в компетенцию которых входит рассмотрение данного документа и принятие решения об организации его исполнения.
Резолюция помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей. Если такого свободного места на первом листе нет или документ предварительно рассматривается уполномоченными лицами (помощниками руководителя, начальником секретариата, референтом), в обязанности которых входит подготовка проекта резолюции для руководителя, то резолюция может быть оформлена на отдельном листе формата А6, который подкалывается к документу. В случае подписания резолюции руководителем листок с резолюцией может быть скреплен с документом с помощью степлера, в противном случае он уничтожается и руководитель пишет резолюцию лично.
Резолюция включает в себя:
фамилии исполнителей с их инициалами (кому?);
содержание поручения (что сделать?);
срок исполнения (когда?);
личную подпись должностного лица (без расшифровки Ф. И. О.);
дату резолюции (дату фактического рассмотрения документа).
Например:
Чадаевой А.П.
Петровой Е.Н.
Колобуховой М.В.
Прошу подготовить проект
учебного плана по данной
специальности к 01.08.2000
личная подпись
03.06.2000
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым. Первый исполнитель отвечает за организацию и качество исполнения, остальные привлекаются как соисполнители и выполняют порученные им виды работ. Ответственный исполнитель сводит весь материал, отвечает за согласование и оформление документа.
На документе бывает несколько резолюций в тех случаях, когда документ рассматривает руководитель организации и в своей резолюции указывает фамилии заместителя руководителя организации или руководителя структурного подразделения (или руководителей структурных подразделений), которые после рассмотрения документа определяют конкретного исполнителя.
Заголовок к тексту документа (реквизит 17)
Реквизит должен быть проставлен на всех документах, оформленных на бумаге формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
Заголовок к тексту документа включает в себя краткое содержание документа и оформляется перед текстом документа, но под реквизитом 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» на бланках служебных писем или под реквизитом 12 «Место составления или издания документа» на всех остальных видах бланков. Как правило, заголовок печатают от границы левого поля (нулевое положение табулятора) до границы зоны, отведенной для углового расположения реквизитов на бланках (73 мм), соблюдая один межстрочный интервал между строками реквизита.
Если заголовок превышает 5 строк текста через один межстрочный интервал в угловом варианте и его нельзя сократить, то разрешается продлевать его до границы правого поля, соблюдая тот же межстрочный интервал и не превышая 5 строк.
Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»).
Например:
служебное письмо (о чем?) - О представлении заявки на оборудование;
приказ (о ком?) - О приеме Сидорова П. П.;
акт (чего?) - ревизии финансово-хозяйственной деятельности;
протокол (чего?) - заседания педсовета;
правила (чего?) - проезда на Московском метрополитене;
должностная инструкция (кого?) - архивиста (секретаря, референта и т.д.).
Если заголовок отвечает на вопрос «о чем?», он пишется с прописной буквы; если заголовок увязывается по смыслу с наименованием вида документа и отвечает на вопросы «чего?», «кого?», он пишется со строчной буквы.
Заголовок документа является необходимым элементом учета и систематизации законодательства. Он дает указания на предмет регулирования нормативно-правовых актов и во многом определяет сферу их действия. Именно по заголовку чаще всего определяется содержание документа и осуществляется его поиск. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Если в заголовке отражено несколько вопросов, то формулируется обобщенный заголовок.
Отметка о контроле (реквизит 18)
Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов. Реквизит проставляется на левом поле первого листа документа в виде буквы «К», словом или штампом «Контроль» на уровне заголовка к тексту документа. Данный реквизит необходимо видеть, пока идет исполнение документа, но в нем нет необходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещенную на левом поле, нельзя прочитать.
Текст документа (реквизит 19)
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изм. от 24 июля 1998 г.). и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут на русском языке при направлении их:
в федеральные органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Федеральные конституционные законы, Федеральные законы, акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства официально публикуются на русском языке. В республиках указанные правовые акты наряду с официальным опубликованием могут публиковаться на государственных языках республик. В необходимых случаях указанные нормативные акты наряду с официальным опубликованием могут публиковаться на языках народов Российской Федерации.
Делопроизводство в Конституционном Суде Российской Федерации, Верховном Суде Российской Федерации, Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации, других федеральных арбитражных судах, военных судах, а также в правоохранительных органах Российской Федерации ведется на русском языке. В других федеральных судах общей юрисдикции оно может вестись также на государственном языке республики, на территории которой находится соответствующий суд.
Делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской Федерации, а также в правоохранительных органах субъектов Российской Федерации ведется на русском языке или государственном языке республики, на территории которой находится соответствующий суд или правоохранительный орган. Документы оформляются на русском языке, если гражданин, обратившийся за совершением нотариального действия, не владеет тем языком, на котором ведется делопроизводство.
В сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации применяется русский язык, а также другие языки в соответствии с международными и межреспубликанскими договорами Российской Федерации. На местном уровне в указанных сферах наряду с русским языком, государственными языками республик могут употребляться другие языки с учетом интересов местного населения.
Делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.
Деятельность зарубежных представительств Российской Федерации, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Российской Федерации осуществляется на русском языке и на языке соответствующей страны.
Договоры, соглашения и иные международные акты, заключаемые от имени Российской Федерации, оформляются на русском языке и на языке другой договаривающейся стороны либо на иных языках по взаимной договоренности сторон.
Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие документы оформляются с учетом национальных традиций наименования на русском языке, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов наряду с русским языком может вестись на государственном языке республики.
Ответы на обращения граждан (предложения, жалобы и др.) Российской Федерации, направленные в государственные органы, организации, на предприятия и в учреждения Российской Федерации, даются на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется русский язык.
Текст официального документа на формате А4, как правило, оформляется через 1,5-2 межстрочных интервала, на формате А5 -через 1 межстрочный интервал. При оформлении текста официального документа на ПК используют определенный размер шрифта.
Текст документа оформляют в виде связанного текста, таблицы или соединения этих структур. Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, который может быть нанесен на документ заранее, а переменная информация будет впечатываться при непосредственном оформлении документа. Образец документа с трафаретным текстом представлен в прил. 13.
Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать возможность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не содержать эмоциональной окраски.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, рекомендации. Текст может состоять из одной части, если вторая часть не нуждается в обосновании, например приказ по личному составу.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа и его заголовок, например:
«В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 1 декабря 1994 г. № 1319 «Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ...».
Если текст документа содержит несколько решений, выводов, его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.
При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характерного объекта должно быть выражено именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и таблиц должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Текст документа является основным элементом любого документа и кроме перечисленных выше общих правил оформления текста каждый вид документа имеет особенности в структуре текста, обусловленные назначением конкретного вида. Так, структура текста приказа будет отличаться от структуры текста служебного письма, структура текста инструкции - от структуры текста протокола и т.д. Особенности структуры текста конкретных видов документов будут рассмотрены в гл. 4.
Отметка о наличии приложения (реквизит 20)
Иногда управленческие документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте документа.
В служебных письмах, справках, планах, отчетах, докладных записках отметка о наличии приложения оформляется таким способом: после текста служебного письма от левого поля (нулевое положение табулятора) пишется слово «Приложение» с заглавной буквы, ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если приложений несколько, то они нумеруются. Название приложения, если оно занимает несколько строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Следующее название печатают под следующим номером, делая 1,5-2 межстрочных интервала, и т.д. Под словом «Приложение» ничего не печатают, чтобы оно выделялось, и при делопроизводственной обработке всегда контролируют, есть ли документы, которые прилагаются к основному документу.
Отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой или по полной форме. В том случае, если приложения подробно упомянуты в тексте документа, например: «Направляем на рецензию проект Примерной программы дисциплины «Делопроизводство», разработанный Московским политехникумом», то отметку о наличии приложения оформляют по краткой форме: Приложение: на 20 л. в 1 экз.
Если в тексте документа о приложениях говорится без упоминания вида документа, его заголовка и т.д., например, «Направляем комплект учебно-методической документации по специальности 0201», то отметку о наличии приложения следует оформлять по полной форме:
Приложение: 1. Проект учебного плана по специальности 0201 «Правоведение» на 1 л. в 1 экз.
2. Проект Примерной программы производственной (профессиональной) практики по специальности 0201 «Правоведение» на 50 л. в 1 экз.
3. Проект Примерной программы дисциплины «Делопроизводство» на 20 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают, так как нет необходимости проверять наличие всех листов приложения в сброшюрованном экземпляре, например:
Приложение: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения в 3 экз.
В этом случае, если документ, являющийся приложением, сам имеет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Приказ Минобразования от 20.11.2000 г. № 155
и приложение к нему, всего на 25 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.
По-другому оформляется отметка о наличии приложения в нормативных актах или распорядительных документах. Как правило, приложения или утверждаются этими документами, или вводятся в действие. В соответствующем пункте второй части текста распорядительного документа или нормативного акта будет информация о приложении, например:
1. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии колледжа (приложение 1).
На самом приложении - Положении о постоянно действующей экспертной комиссии колледжа - на первом листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 1
к приказу директора Технического
колледжа от 25.11.2000 г.
№135
Допускается выражение «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ №2
к приказу директора Института
государства и права РАН
от 15.11.2000 г. №135
Подпись (реквизит 21)
Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа.
В состав реквизита «Подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке): Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы и фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка дается без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности.
Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зависимости от вида документа, содержания, способов принятия.
Документ, принятый на основе единоначалия, - приказ, распоряжение, указание - всегда имеет одну подпись, как правило, руководителя организации, учреждения, предприятия, например:
1. Документ оформлен не на бланке организации:
Директор Московского личная
политехникума подпись Л.А. Румынина
2. Документ оформлен на бланке Московского политехникума:
Директор личная подпись Л.А. Румынина
Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
Генеральный директор личная
компании «АМИК» подпись Н. А. Федосов
Допускается также в реквизите «Подпись» в наименовании должности лица указывать ученую степень и звание, например:
Зав. кафедрой теории
государства и права МИИТ, личная
доцент кандидат юридических наук подпись К. Л. Кириллов
Если документ оформляется на должностном бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, не указывают.
Документ, принятый коллегиальным органом (советом, коллегией), - постановление, решение - имеет две подписи, например:
Председатель коллегии личная подпись И. И.Иванов
Ответственный секретарь
коллегии личная подпись К.И. Медведев
Две подписи на документе означают, что за его содержание несут ответственность лица, его подписавшие.
Две подписи проставляются на документах денежно-финансового характера. Это подписи руководителя организации и главного бухгалтера, расположенные одна под другой с 2-4-межстрочным интервалом, например:
Директор личная подпись Л.А. Румынина
Главный бухгалтер личная подпись А.А. Андрианова
Если на документе две подписи и это подписи двух равных по должности лиц, то их располагают на одном уровне: первую подпись - от нулевого положения табулятора, вторую - от 4-5-го положения табулятора, причем дается полное наименование должностей, так как такие документы составляются на чистом листе бумаге, а не на бланке, например:
Директор Медицинского Директор Лечебно-консультативного
центра «Авиценна» центра «Парацельс»
личная подпись А.А. Степанов личная подпись С.П. Филатов
Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идет подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии: личная подпись Р.К. Ламкин
Члены комиссии: личная подпись И.А. Арефьев
личная подпись А.В. Лаптев
личная подпись М.М. Матвеева
личная подпись А.А. Яблокова
Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет собой акт проверки, ревизии и т.д. - по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.
Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.
Документ должен быть подписан тем должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой букв «и.о.», «за» и т. д. перед должностью.
В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:
И.о. директора института личная подпись А.К.Аверкин
В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности ее применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».
Гриф согласования документа (реквизит 22)
Согласование - это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отрасли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.
Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения - проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т. д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.
Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего - виза согласования документа.
Внешнее согласование может проводиться двумя способами:
согласование с конкретным должностным лицом;
согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).
В состав грифа согласования в первом случае входят:
слово СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;
должностное лицо, с которым согласовывают документ (включая наименование организации);
Подобные документы
Понятия реквизит и формуляр документа, их задачи. Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Развитие унификации и стандартизации документов. Современные государственные стандарты на документы.
контрольная работа [34,3 K], добавлен 09.05.2009Сущность делопроизводства и документирования. Нормативная база для разработки должностных инструкций. Организация и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Понятие номенклатуры дел. Образцы правильного оформления документов.
контрольная работа [65,1 K], добавлен 01.03.2009Организация конфиденциального делопроизводства. Документирование конфиденциальных сведений. Гриф конфиденциальности документа. Носители конфиденциальной информации. Санкционирование изготовления и составление текста, его учет, изготовление и издание.
курсовая работа [49,3 K], добавлен 28.01.2012Задачи по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами в учреждении. Совершенствование форм работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. Нормативные и методические документы по делопроизводству.
контрольная работа [18,7 K], добавлен 10.11.2010Изучение сущности и классификации документа - зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Определение документа в законодательных и нормативных актах. Эволюция традиционного документа в электронный.
курсовая работа [208,8 K], добавлен 20.06.2010Исследование проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий. Понятие документированной информации: анализ, свойства; материальная составляющая. Документы на различных современных носителях информации: типы, характеристика.
курсовая работа [2,3 M], добавлен 22.08.2011Направления классификации, стандартизации и унификации документов. Состав и расположение реквизитов на документах, правила их корректировки, сроки исполнения. Документы по личному составу предприятия. Систематизация, регистрация и хранение документов.
учебное пособие [5,6 M], добавлен 04.08.2010Терминология, используемая при работе с документами. Материальные носители информации. Классификация документации по различным признакам. Текстовое и электронное документирование, фотокино–видеодокументирование, документы на машинных носителях.
реферат [31,3 K], добавлен 17.12.2010Процесс создания документа с использованием различных способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Орудия, используемые человеком для создания документов. Текстовый документ и его характерные черты. Способы кодирования информации.
презентация [1,2 M], добавлен 20.04.2016Особенности ведения общего и судебного делопроизводства городского суда. Регламентация организации делопроизводства городского суда г. Октябрьска в законодательных и нормативных актах. Анализ и совершенствование организации работы с документами.
дипломная работа [81,5 K], добавлен 09.11.2010
