Предприятие УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск выполняет сложный, взаимосвязанный комплекс торговых операций по оптовой закупке и продаже оборудования. Он включает изучение спроса, составление заявок и заказов на товары, заключение договоров на поставку и продажу товаров, учет и контроль их выполнения, организацию и оформление продажи товаров, регулирование поставок и продажи товаров и т.п. Важная роль в выполнении планов торгово-хозяйственной деятельности УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск, обеспечении бесперебойного товароснабжения розничной сети принадлежит оперативному управлению торговыми процессами и прежде всего процессами оптовой продажи оборудования. Оперативное управление торговыми процессами осуществляется путем оперативного планирования, учета, контроля и регулирования поступления и продажи оборудования по срокам, количеству и ассортименту.

Управление торговыми процессами в УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов оборудования. Движение информации между УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

В общем объеме входной и выходной информации УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск 70-80% составляют данные первичных приходных и расходных товаросопроводительных документов. На их основе формируется преобладающая часть внутренней и выходной информации, ведется бухгалтерский, статистический и оперативный учет, составляются заявки и заказы на оборудование, решаются другие задачи.

В УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск ежемесячно обрабатывается около 150 приходных и 300 расходных счетов-фактур, содержащих соответственно около1400 и 3000 документострок. Эти данные характеризуют лишь объем первичной информации. Фактически же обрабатывается в несколько раз больший объем информации ввиду ее многократного дублирования в различных отделах УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск. Например, данные о количестве реализуемого оборудования регистрируются несколько раз (счет, накладная, счет-фактура).

Сотрудники предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Поэтому автоматизация (хотя бы частичная) документооборота могла бы значительно повысить производительность труда, ускорить документооборот и значительно снизить количество ошибок.

Возможная схема организации учета продаж на предприятии представлена на рис. 5.

Размещено на http://www.allbest.ru/

100

Рис. 4 - Структурная схема организации учета продаж в УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель автоматизированного варианта решения задачи

Назначением реализации проекта «Автоматизация учета продаж в УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск является:

- Автоматизация получения новой отчетной формы - Прайс-лист по наличию;

- Разработка информационно-логической модели взаимосвязи подсистемы бухгалтерского учета и торговой программы 1С Предприятие 8.0. Управление торговлей.

Цель автоматизированного решения задачи сводится к устранению недостатков, которые были отмечены в предыдущем разделе, поэтому ее можно разделить на две группы подцелей:

- достижение улучшения ряда экономических показателей (увеличение числа обслуживаемых клиентов, сокращение численности персонала);

- улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени автоматизации получения первичной информации).

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

В данном дипломном проекте рассматривается разработка новой отчетной формы Прайс-лист по наличию товаров, разработка информационно-логической модели данных, обеспечивающей бухгалтерский, оперативный и количественно- суммовой учет продажи товаров.

Новая отчетная форма разрабатывается в программе Delphi которая будет, является новым приложением адаптированным в программе 1С Предприятие 8.0. Управление торговлей с помощью Генератора отчетов. Наличие на фирме такой отчетной формы позволит сократить время работы с клиентами. Это приведет к расширению круга клиентов, и соответственно, к увеличению прибыли. Данную отчетную форму рекомендуется получать ежедневно. Автоматизация передачи данных из торговой программы значительно облегчит работу бухгалтерии. Вместо того, чтобы постоянно ходить за документами в отдел выписки, к кассиру и в отдел закупок и сбыта к менеджерам необходимую информацию бухгалтерия сможет получать прямо на рабочем месте.

Источником поступления информации для разработки отчетной формы Прайс-лист по наличию является Справочник товаров.

Источниками поступления информации при передаче данных из торговой программы в бухгалтерскую являются накладные из книги продаж в 1С Предприятие 8.0. Управление торговлей, а также все виды справочников в 1С Предприятие 8.0. Управление торговлей при экспорте данных.

1.4.3 Формализация расчетов

Формализованное моделирование осуществляется по определенным правилам. Согласно правилам по каждому экономическому показателю выявляются реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Им присваиваются условные обозначения: реквизитам-основаниям заглавные буквы, реквизитам-признакам строчные буквы. Экономический показатель выражается в виде совокупности обозначений. Взаимосвязи показателей представляются в виде формул. Совокупность формул отражает инфологическую модель решения задачи. При разработке отчета «Прайс-лист по наличию» за основной принимаем справочник товаров. В отчет включаются следующие колонки: название; изготовитель; оптовая цена; количество в коробке.

Если товар есть на складе, но зарезервирован или его вообще нет он автоматически исчезает из прайс-листа.

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования Обоснование выбора технологии проектирования

В качестве средства разработки программного продукта выбран Delphi7.

Delphi - это объектно-ориентированный язык программирования, который назван в честь греческого города, где находился дельфийский оракул.

Delphi - это комбинация нескольких важнейших технологий:

- Высокопроизводительный компилятор в машинный код

- Объектно-ориентированная модель компонент

- Визуальное (а, следовательно, и скоростное) построение приложений из программных прототипов

- Масштабируемые средства для построения баз данных

Delphi, ранее известный как Object Pascal, разработанный фирмой Borland и изначально реализованный в её пакете Borland Delphi, от которого и получил в 2003 году своё нынешнее название, результат развития языка Turbo Pascal, который, в свою очередь, развился из языка Pascal. Pascal был полностью процедурным языком, Turbo Pascal, начиная с версии 5.5, добавил в Pascal объектно-ориентированные свойства.

Delphi является средой разработки, используемой прежде всего для подде ржки и разработки приложений, предназначенных как для отдельных рабочих станций, так и для серверов. Delphi может функционировать под управлением операционной системы Windows 95, 98, NT, XP. Отличительными чертами рабочей среды Delphi являются: - большинство созданных с помощью Delphi приложений будут направлены главным образом на решение задач, связанных с производством и бизнесом; это значит, что обеспечение функционирования баз данных и создание отчетов будут наиболее часто решаемыми задачами; - совместимость приложений становится все более важной. Помимо всего прочего, это обусловлено еще и бурным развитием аппаратного обеспечения (Hardware), в частности:

- широким распространением мобильных компьютеров;

- дальнейшим развитием технических средств, предназначенных для приема, воспроизведения и передачи информации следующих типов: цифровой, текстовой, изображения и звука.

Используя этот модуль, пользователь может самостоятельно сконструировать бланки для различных документов: счета, накладной, коммерческого предложения, заказа, чека, платежного поручения и проч., содержащие текст, поля базы данных, сканирование изображения, любые шрифты, формулы и таблицы. В бланк документа можно вставлять вычисляемые поля (например, НДС или процент скидки). Если, в связи с изменением законодательства, правила, по которым вычисляются такие поля, будут изменены, то пользователь без труда отредактирует форму документа, приведя ее в соответствие с новыми правилами.

Для одного типа документов можно иметь несколько различных бланков и при печати выбирать нужный в зависимости от обстоятельств. Более того, можно создать многостраничные бланки. Так, например, удобно иметь бланк, первая страница которого является накладной, вторая - счет-фактурой, а третья - приходно-кассовым ордером. В другом случае бланк может содержать, например, несколько страниц договора, куда будут при печати автоматически вставляться нужные поля базы данных.

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 Техническое обеспечение (ТО)

УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск автоматизировано шестью компьютерами, которые включены в локальную сеть (кроме бухгалтерии).

Характеристика компьютеров:

Система Microsoft Windows ХР SP 2

Pentium IV ®

512 Мбайт ОЗУ

Струйный принтер

Устройства по типам:

Компьютер:

- Видеоадаптеры;

- Дисковые накопители;

Клавиатура;

Контроллеры гибких дисков;

Контроллеры жестких дисков

Монитор;

Мышь;

Порты COM, LPT, USB;

Сетевые платы;

Системные устройства

Универсальный контроллер последовательной шины;

Устройство чтения компакт-дисков.

Память 512 Мбайт ОЗУ

Системные ресурсы - свободно 38%

Файловая система:

NTFS

Система настроена на оптимальное быстродействие.

Требования к оборудованию и операционной системе, предъявляемые 1С Предприятие 8.0. Управление торговлей:

IBM-совместимый персональный компьютер с жестким диском

Процессор Pentium 300 (или более мощный)

Сопроцессор

32 Mb оперативной памяти

VGA карта

Мышь

Операционная система Windows версии 98 и выше

Требования к оборудованию и операционной системе, предъявляемые программной оболочной Delphi^

IBM-совместимый персональный компьютер с жестким диском

Процессор Pentium 300 (или более мощный)

Сопроцессор

32 Mb оперативной памяти

VGA карта

Мышь

Операционная система Windows версии 98 и выше

В УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск менеджеры, отдел выписки и касса объединены в локальную сеть, а секретарь и бухгалтерия в сеть не включены. Из-за этого возникают некоторые неудобства при передаче информации из отдела выписки в бухгалтерию. Для устранения этих недостатков бухгалтерию необходимо подключить к общей сети.

Для ведения учета продаж такое техническое обеспечение вполне приемлемое, закупки дополнительных компьютеров не требуется.

1.6.2 Информационное обеспечение (ИО)

Информационным обеспечением задачи служат справочники, такие как:

- Товары и услуги;

- Контрагенты;

- Склады компании;

- Расчетные счета.

Дополнений эти справочники не требуют, их вполне достаточно для ведения учета продаж.

1.6.3 Программное обеспечение (ПО)

Данный программный продукт разрабатывается под операционную систему Windows XP.

В основе системы Windows XP лежит код Windows NT и Windows2000, зарекомендовавший себя надежностью и характеризуемый 32-разрядной вычислительной архитектурой. ХР унаследовала от NT/2000 и более совершенный механизм управления памятью, чем у Windows 95, 98 или Me, и лучший аппарат управления многозадачностью.

Windows XP поставляется в двух вариантах - Home и Professional (также существует находящаяся еще в развитии Windows XP Server).

Версия XP Home позиционируется как ОС на смену линейки 9x/Me. В ее комплект поставки входит большое количество программ, ориентированных на развлечения и досуг: игры, специализированные мультимедиа-приложений, графические и видеоредакторы, а также утилиты для работы в Интернете.

XP Professional позиционируется как эффективная замена Windows 2000 Professional. Она поддерживает множество бизнес-приложений, работу с большими локальными сетями, и предназначена, в первую очередь, для использования в корпоративном секторе рынка. Эта версия, в отличие от версии Home, дополнительно поддерживает такие функции:

· Remote Desktop - позволяет удаленную работу на компьютере;

· Offline Files and Folders - позволяет иметь доступ к сетевым ресурсам когда отключены от сервера;

· Scalable processor support - поддержка многопроцессорных систем;

· Encrypting File System - шифрование файлов на средствами файловой системы;

· Access Control - ограничение доступа к файлам, программам и другим ресурсам;

· Centralized administration - централизованое администрирование системы в рамках домена;

· Group Policy - облегчает администрирование групп пользователей на компьютере;

· Software Installation and Maintenance - автоматически инсталлирует, конфигурирует, ремонтирует и удаляет программное обеспечение;

· Roaming User Profiles - доступ к Вашим документам и настройкам из любого места, где Вы подсоединились в домен;

· Remote Installation Service (RIS) - поддержка удаленной инсталляции операционной системы по сети;

· Multi-lingual User Interface (MUI) add-on - поддержка изменения языков интерфейса различных пользователей.

Как видите, эти оличия имеют довольно специфичный характер, а значит домашним пользователям нет повода гнаться за приобретением Windows XP именно в версии Professinal - ее отличия будут малополезны дома.

Хотя официальные системные требования и не кажутся слишком завышенными, для более-менее комфортной работы понадобится процессор не менее 500 МГц и не менее 128 Мб оперативной памяти

Новый пользовательский интерфейс Windows XP построен по принципу "проблемно-ориентированной архитектуры". Это означает, что в любой ситуации пользователь может получить оперативный доступ к интерактивной системе помощи и подсказок.

В новой системе стало значительно проще осуществлять всевозможные операции над файловыми объектами. Например, если вы выбрали какой-либо объект (файл или папку), специальный механизм Windows, получивший название Webwiew, автоматически предложит вам перечень различных действий, которые можно совершить с этим объектом, а также описание его свойств.

Особо стоит подчеркнуть те улучшения, которые позволяют называть Windows XP самой надежной и безопасной ОС из семейства Windows. Во-первых, это Internet Connection Firewall - простой сетевой брандмауэр (экран), обеспечивающий безопасность работы с Интернет, контролирующий правда лишь входящий трафик. Во-вторых, это новые групповые политики, которые позволяют назначать или ограничивать права определенного ПО, запретить инсталляцию ПО, не защищенного цифровым сертификатом кода и многое другое. В-третьих и далее, это и System Restore, и дополнительная защита драйверов, и технология side-by-side DLL, призванная положить конец явлению DLL Hell, и многое другое.

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение задачи

2.1.1Информационная модель и ее описание

Основная задача организации информационного обеспечения состоит в адекватном отображении объекта управления и обеспечении информационных потребностей функциональных задач управления, а в данном случае, потребностей задачи «Автоматизация учета продаж»,

Как уже отмечалось ранее, информационная модель задачи представляет собой взаимосвязь двух подсистем: бухгалтерского учета; оперативного и количественно-суммового учета.

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов. Все хозяйственные операции в УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск фиксируются в памяти ЭВМ и в специальном журнале регистрации первичных документов.

К условно-постоянной относится информация, использующаяся во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени.

В связи с тем, что постоянная информация составляет до 75% общего объема информации, циркулирующей в системе управления фирмы, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы управления фирмой.

Созданием системы постоянной информации достигается централизация хранения данных, повышения их достоверности, устранение дублирования, сокращение объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ, что повышает эффективность использования постоянной информации.

Входная оперативная информация представляет собой заполнение и ввод в базу данных экранных форм первичных документов по продаже товаров. При продаже товара заполняется счет, накладная, счет-фактура и договор купли-продажи.

Прайс-лист формируется на основе текущих складских остатков.

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Определение состава реквизитов информации зависит от поставленной перед задачей цели; состав реквизитов должен быть необходимым и достаточным для организации работы УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск.

Последовательность расположения реквизитов по частям документа (заголовочной, содержательной, оформительской) и отдельным зонам. Внутри зон реквизиты также располагаются по установленным правилам (удобство работы пользователя, специфика отражения итогов, акцентирование внимания на отдельных реквизитах и т.п.) Какие конкретно документы и дать описание их реквизитов.

2.1.3 Характеристика входной и выходной информации

Описание полей (реквизитов) выходного документа, или иначе - представление структуры выходного документа прайс-листа по наличию представлена в табл. 5.

RSRV - зарезервированный товар.

Таблица 3

Формализованное описание входного показателя

№ п/п	Наименование входного показателя	Идентификатор входного показателя	Наименование документа	Тип поля	Длина
1	2	3	4	5	6
1	Количество товара на складе	QTY	Текущие складские остатки	Числовое	6
2	Зарезервированный товар	RSRV	Текущие складские остатки	Числовое	4

Таблица 4

Формализованное описание выходного показателя

№ п/п	Наименование выходного показателя	Идентификатор выходного показателя
1	2	3
1	Прайс-лист по наличию	(QTY - RSRV) > 0

Выходными документами, содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются документы, приведенные в таблице 1. Данные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:

-счет;

накладная;

счет-фактура.

Результатными показателями в УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск являются:

Ведомость "Документы продаж";

Ведомость "Продажа товара";

Ведомость "Резервы и заказы";

Ведомость "Продажа (по документам)";

Ведомость "Продажа (по товарам);

Ведомость "Просроченные отгрузки и резервы";

Ведомость "Возврат товара" (по документам);

Ведомость "Возврат товара" (по товарам);

Ведомость "Неоплаченные накладные";

Ведомость "Активность покупателей";

Прайс-лист;

"Книга продаж".

Таблица 5

Структура выходного документа Прайс-лист по наличию

Наименование поля (реквизита)	Идентификация	Тип	Длина
1	2	3	4
Название	STOSK	Текстовое	26
Изготовитель	Inventory. SPEC	Текстовое	10
Опт.	Inventory. Price 1	Числовое	6
Опт. От 50 тыс. рублей	Inventory. Price 2	Числовое	6
Количество в коробке	Inventory. QUNITS	Числовое	3

Прайс-лист по наличию разработан для удобства покупателей, печатается каждый день в начале рабочего дня, объем его колеблется от 5 до 7 страниц.

Как уже отмечалось ранее, информационная модель задачи представляет собой взаимосвязь двух подсистем:

бухгалтерского учета;

количественно-суммового и оперативного учета.

То, что в УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск не существует связи между бухгалтерией и самой базой данных является одним из недостатков функционирования фирмы.

2.2 Программное обеспечение задачи

2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Разработанная программа предназначается для контроля и учета реализации продукции и позволит автоматизировать процесс учета.

Схема функционирования системы представлена на рисунке 5

С главной формы программы возможен доступ на остальные формы. Предусмотрены кнопки для всех основных функций программы.

Размещено на http://www.allbest.ru/

100

Рис. 5

2.2.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

Структурная схема -- это совокупность элементарных звеньев объекта и связей между ними, один из видов графической модели. Под элементарным звеном понимают часть объекта, системы управления и т. д., которая реализует элементарную функцию.

Элементарные звенья изображаются прямоугольниками, а связи между ними -- сплошными линиями со стрелками, показывающими направление действия звена. Иногда в поле прямоугольника вписывают математическое выражение закона преобразования сигнала в звене, в этом случае схему иногда называют алгоритмичной.

Алгоритм реализации программного продукта «Учет поставок и реализации» представлен на рис. 6

2.2.3 Описание программных модулей

В программе используются четыре формы:

- Form1: Главная форма (форма приложения);

- Form2: Форма для добавления товара на склад;

- Form3: Форма для создания заказа;

- AboutBox: Форма информации о программе.

Основные процедуры программы:

UNIT1

procedure TForm1.FormCreate(Sender: TObject);

Определяет свойства объектов SG (StringGrid): количество строк, столбцов, их размеры и др.

procedure TForm1.Button1Click(Sender: TObject);

Вызывается нажатием кнопки Добавить товар на вкладке Хранилище. Вызывает форму для добавления товара.

procedure TForm1.Button2Click(Sender: TObject);

Вызывается нажатием кнопки Заказать. Вызывает форму для создания заказа товара.

procedure SaveFile(s:string);

Размещено на http://www.allbest.ru/

100

Рис. 6 Алгоритм реализации программного продукта

Производит текущее сохранение состояния таблиц SG1..SG4 в файл. При сохранении используются типы r1, r2, r3, r4. Каждый тип - строка каждой из четырёх таблиц. Параметр s - имя файла.

procedure ReadFile(s:string);

Производит загрузку данных из файла в таблицы.

procedure DeleteItem(var mySG:TstringGrid; n:integer);

Производит удаление из таблицы строки с номером n. Все нижние строки сдвигаются вверх.

procedure TForm1.N8Click(Sender: TObject);

Вызывается выбором пункта главного меню Данные - Создать отчёт. Вызывает диалоговое окно для подтверждения создания отчёта. Затем происходит сохранение состояния всех таблиц в текстовом файле с указанием в его названии даты формирования, а также на основе шаблона создается отчет в excel. После сохранения текстового файла и файла отчета происходит удаление из таблицы всех данных кроме товаров на складе. Если какого-либо товара не осталось (количество - 0), то он также удаляется из списка.

procedure TForm1.FormClose(Sender: TObject; var Action: TCloseAction);

Вызывается закрытием главной формы. Появляется диалоговое окно, требующее подтверждения сохранить данные в файл.

procedure TForm1.SG1KeyDown(Sender: TObject; var Key: Word; Shift: TShiftState);

Когда активный компонент - таблица, то при нажатии ENTER появляется форма создания заказа. Если INS, то добавления нового товара.

UNIT2

procedure TForm2.FindItem(var mySG:TstringGrid; ItemToSend:string);

Находит на компоненте mySG строку товара ItemToSend и записывает в свойство Row номер строки. При отсутствии данного товара, устанавливает «указатель» в конец таблицы и увеличивает общее количество строк в ней.

procedure TForm2.Button1Click(Sender: TObject);

Выполняется нажатием кнопки ОК на форме добавления товара. Проверяет корректность введенных данных, затем изменяет информацию в таблице SG1 (Хранилище) и на таблице SG4 (Поступления).

UNIT3

procedure FindItem2(var mySG:TstringGrid; ItemToSend:string);

Находит товар в таблице аналогично процедуре FindItem. Отличается тем, что при отсутствии данного товара процедура выводит соответствующее сообщение.

procedure TForm3.Button1Click(Sender: TObject);

Вызывается нажатием кнопки ОК на форме создания заказа. Проверяется корректность введенных данных, и происходит изменение информации в трёх таблицах: уменьшение количества товара во вкладке Хранилище, добавление строки нового заказа во вкладку Заказы, увеличение количества проданных товаров во вкладке Продано, а также пересчет общей выручки и прибыли.

2.3 Технологическое обеспечение задачи

Программа «Учёт поставок и реализации» очень проста в своём использовании, что делает её доступной для людей мало знакомыми с компьютером.

Для ввода отгруженного товара нажимаем кнопку «Добавить товар» рис.6, в появившемся окне указываем название товара, количество товара, себестоимость, процент накрутки и код (Рис.7). Данные появляются во вкладке «Хранилище» (Рис.6), а также регистрируется факт прихода на вкладке «Поставки» (Рис.10). Для оформления заказа выделяем нужный товар и нажимаем кнопку «Заказать», где указываем наименование товара, кол-во, название предприятия, ФИО, адрес и телефон заказчика (Рис.8). Данные о заказе появляются во вкладке «Заказы» (Рис.9). Во вкладке «Продано» в левой части расположена информация о выручке и прибыли с данного товара, а с права со всей реализованной продукции (Рис.10).

Также программа может делать ежемесячные отчёты (Данные > Создать отчёт). При каждом закрытии, программа предлагает сохранить введённые данные.

Рис.6 Учёт поставок и реализации

Рис.7 Добавление товара

Рис.8 Реализация



Рис. 9 Заказы

Рис.10 Продано

Рис.11 Поставки

3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

Эффективность - выполнение требуемых функций при минимальных затратах ресурсов. Причем под ресурсами подразумеваются объем оперативной памяти, время работы центрального процессора, объем внешней памяти, пропускная способность канала. Часто характеристика эффективности вступает в противоречие с другими характеристиками качественного программного изделия. Например, программное изделие будет более эффективным по времени работы, если будет состоять из меньшего количества модулей, чем это требует характеристика структурированности, так как на вызов модулей затрачивается относительно много машинного времени. Поэтому необходимость повышения эффективности программного изделия за счет снижения других характеристик желательно оговаривать в техническом проекте на разработку программного изделия.

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно ее характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

В дальнейшем под экономической эффективностью будет пониматься мера соотношения затрат и результатов функционирования программного изделия.

К основным показателям экономической эффективности относятся: экономический эффект, коэффициент экономической эффективности капитальных вложений, срок окупаемости капитальных вложений.

Экономический эффект - результат внедрения какого-либо мероприятия, в нашем случае прайс-листа по наличию товаров на складе, выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления. Так, для организаций, использующих программные изделия, основными источниками экономии являются:

улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в результате использования программного изделия;

сокращение сроков освоения новых программных изделий за счет их лучших эргономических характеристик;

сокращение расхода машинного времени и других ресурсов на отладку и сдачу задач в эксплуатацию;

повышение технического уровня, качества и объемов вычислительных работ;

увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;

повышение коэффициента использования вычислительных ресурсов, средств подготовки и передачи информации;

уменьшение численности персонала, в том числе высококвалифицированного, занятого обслуживанием программных средств, автоматизированных систем, систем обработки информации, переработкой и получением информации;

снижение трудоемкости работ программистов при программировании прикладных задач с использованием новых программных изделий в организации - потребителе программного изделия;

снижение затрат на эксплуатационные материалы.

Коэффициент экономической эффективности капитальных вложений показывает величину годового прироста прибыли, образующуюся в результате производства ил эксплуатации программного изделия, на один рубль единовременных капитальных вложений.

Срок окупаемости (величина, обратная коэффициенту эффективности) - показатель эффективности использования капиталовложений - представляет собой период времени, в течение которого произведенные затраты на программные изделия окупаются полученным эффектом.

Определение эффективности программного изделия основано на принципах оценки экономической эффективности производства и использования в народном хозяйстве новой техники. Основные положения разработаны на основе и в развитие методики определения экономической эффективности использования новой техники, изобретений и рационализаторских предложений с учетом спецификации программного изделия.

На различных стадиях жизненного цикла программного изделия и в зависимости от целей расчета рассчитываются и документально оформляются следующие виды экономического эффекта: предварительный, потенциальный, гарантированный и фактический.

Предварительный экономический эффект рассчитывается до выполнения разработки на основе данных технических предложений и прогноза использования. Предварительный эффект является элементом технико-экономического обоснования разработки программного изделия и используется при планировании разработки и внедрения программного изделия.

Потенциальный экономический эффект рассчитывается по окончании разработки на основе достигнутых технико-экономических характеристик и прогнозных данных о максимальных объемах использования программного изделия. Потенциальный эффект используется при оценки деятельности организаций-разработчиков программного изделия.

Гарантированный экономический эффект рассчитывается в виде гарантированного экономического эффекта для конкретного объекта внедрения и общего гарантированного внедрения по ряду объектов.

Гарантированный экономический эффект для конкретного объекта внедрения рассчитывается после окончания разработки для одного программовнедрения на основе данных о гарантированном разработчиком удельном эффекте от применения программного изделия и гарантированных пользователем сроках и годовом объеме использования программного изделия. Гарантированный эффект от одного внедрения программного изделия рассчитывается при оформлении договорных отношений между организацией-разработчиком и организацией-пользователем.

Гарантийный общий экономический эффект рассчитывается при постановке программного изделия на производство на основе обобщения фактических показателей использования программного изделия (по ряду объектов внедрения), а также данных об объемах внедрения программного изделия, соответствующих возможностям изготовления, внедрения и сопровождения. Гарантированный общий эффект служит для разработки и утверждения экономически обоснованной цены на программную продукцию, выбор варианта производства и внедрения программного изделия.

Фактический экономический эффект рассчитывается на основе данных учета и сопоставления затрат и результатов при конкретных применениях программного изделия. Фактический эффект рассчитывается от одного программовнедрения конкретного программного изделия на конкретном объекте, а также как общий экономический эффект от использования конкретного программного изделия на всех объектах внедрения за расчетный период. Фактический эффект используется для оценки деятельности организаций, разрабатывающих, внедряющих и использующих программные изделия, для определения размеров отчислений в фонды экономического стимулирования, а также для анализа эффективности функционирования программного изделия и выработки технических предложений по совершенствованию программного изделия и условий его применения.

Показатели экономической эффективности программного изделия определяются:

экономической оценкой результатов влияния программного изделия на конечный результат их использования (основное направление анализа и расчета показателей эффективности - для прикладных программных изделий);

экономической оценкой результатов влияния на технологические процессы подготовки, передачи, переработки данных в вычислительных системах (основное направление анализа и расчета показателей эффективности - для программного изделия организации вычислительных процессов и эксплуатации средств вычислительной техники и программных изделий, расширяющих функции операционных систем);

экономической оценкой результатов влияния программного изделия на технологический процесс создания новых программных изделий (основное направление анализа и расчета показателей эффективности - для инструментально-технологических средств разработки и производства программного обеспечения).

При необходимости определения экономической эффективности программных изделий, входящих в состав АСУ и другие системы через оценку влияния программного изделия на конечные результаты функционирования этих систем, доля эффекта от программного изделия оценивается по коэффициенту долевого участия программного изделия в показателях эффективности автоматизированных систем. Эти показатели рассчитываются по результатам основной деятельности организации на основе соответствующих общегосударственных, отраслевых и ведомственных методик. Долевой коэффициент участия программного изделия в показателях эффективности автоматизированных систем в зависимости от условий расчета может определяться как отношение трудозатрат на разработку программного изделия к трудозатратам на разработку системы, а также методом экспертных оценок по взаимному соглашению разработчиков, изготовителей и пользователей.

В основе описания экономической эффективности лежат сопоставление существующего в внедряемого технологических процессов.

В данном случае под существующим процессом подразумевается та методика занесения в базу данных, которую использовал бы бухгалтер, если не было бы автоматизированного решения задачи.

Бухгалтер должен был бы брать накладные и счет-фактуры в отделе выписки, закупок и сбыта, и вручную заносить информацию из этих документов в бухгалтерскую программу “Интегратор”. Хотя штат рассматриваемой фирмы УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск невелик, эта работа всё равно занимает значительное количество времени. С помощью автоматизации эта выполняется за несколько минут.

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

В дальнейшем будем понимать под экономической эффективностью меру соотношения затрат и результатов функционирования.

Экономическая эффективность проекта складывается из двух составляющих: косвенный эффект, прямой эффект.

Косвенный эффект характеризуется увеличением прибыли, привлечением большего числа покупателей, снижением затрат на сырьё и материалы.

Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.

3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта

В данном разделе рассчитываются конкретные суммы затрат на работу в базовом варианте и на разработку программы автоматизации. Трудовые и стоимостные затраты при базовом и проектном варианте представлены в таблице и таблице 6.

Объем работы измеряется количеством записей, которые должен внести в базу бухгалтер. Под записями понимается вся информация, которая вносится по каждой накладной в данной операции. В нашем случае - это ввод накладных и счетов-фактур каждый день.

Норма выработки показывает сколько записей может внести расчетчик, если будет вносить данные вручную. Такие небольшие цифры обусловлены тем, что нужно затрачивать время не только на внесение данных, но и на их проверку и возможную корректировку.

Трудоемкость определяется путем деления графы 4 (объем работы) на графу 5 (норма выработки) : Т= 91440/80-1143

Среднечасовая зарплата получается в результате деления заработной платы бухгалтера на количество рабочих часов в месяце (8-часовой рабочий день).

Часовая норма амортизации определяется по следующему алгоритму: берется стоимость компьютера и делится на среднегодовое время работы, умноженное на пять лет (срок эксплуатации компьютера, в соответствии с законодательством (пять лет). На компьютере работает только бухгалтер, соответственно время эксплуатации компьютера составляет 8 часов в день.

254*8=1270

28870/1270=22,7

Стоимость накладных расходов не учитывается, т.к. для работы компьютера необходима только электроэнергия, а ее стоимость в данном случае не считается.

Стоимость работы оборудования получается путем складывания графы 7 (среднечасовая зарплата), графы 8 (часовая норма амортизации) и 9 (накладные расходы). Эта графа показывает сколько стоит для предприятия один час работы оператора на компьютере.

30+22,7=52,7

Стоимостные затраты показывают общую стоимость данной операции.

30*52,7=1581

Таблица 5 Характеристика затрат на обработку при базовом варианте

N П/п	Наименование операций технологического процесса комплекса задач	Оборудование	Объём работы в год	Норма выработки(производительность устройств ЭВМ(в час))	Трудоёмкость	Среднечасовая Зарплата оператора	Часовая норма амортизации	Часов. стоим накладных расходов(руб	Стоимость работы оборудования	Стоимостные затраты для операций, вып. на ЭВМ
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
	Ввод накладных	Оборудование, описанное в п. 1.7.1	91440 записей	80 записей	1143 часа	30 руб.	22,7	Не учитывается	52,7	1581
2	Ввод счетов-фактур	Оборудование, описанное в п. 1.7.1.	91440 записей	80 записей	1143 час	30 руб.	22,7	Не учитывается	52,7	1581
	Итого				2286					3162

Таблица 6 Характеристика затрат на обработку при проектном варианте

N П/п	Наименование операций технологического процесса комплекса задач	Оборудование	Объём работы в год	Норма выработки (производительность устройств) ЭВМ(в час))	Трудоёмкость	Среднечасовая зарплата оператора	Часовая норма амортизации	Часов. стоим накладных расходов(руб	Стоимость работы оборудования	Стоимостные затраты для пераций, вып. на ЭВМ
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
	Ввод накладных	Оборудование, описанное в п. 1.7.1.	45720 записей	40 записей	571,5 часа	30 руб.	22,7	Не учитывается	52,7	790,5
2	Ввод счетов-фактур	Оборудование, описанное в п. 1.7.1.	45720 записей	40 записей	571,5 часа	30 руб.	22,7	Не учитывается	52,7	790,5
	Итого				1143					1581

Размещено на http://www.allbest.ru/

При расчете экономической эффективности и использования проекта, надо рассчитывать следующий момент: когда сравниваются показатели для выявления разницы между занесением данных в базу при ручной и автоматизированной технологии, то эти показатели описывают только работу бухгалтера. Расчет показателей эффективности от внедрения проекта автоматизации приведен в табл. 7

Таблица 7 Расчет показателей эффективности

Показатели	Затраты	Абсолютное изменение затрат ДТ, ДС	Коэффициент Изменения Затрат Кг, Ко	Индекс Изменения Затрат Y-r, Yc
	Базовый Вариант То, Со	Проектный Вариант Ti, Ci
1	2	3	4	5	6
Трудоемкость	1143 часа	571,5 часа	571,5 часа	50 %	2
Стоимость	129 844руб	64922 руб.	64922 руб.	50 %	2

Из таблицы 7 видно, что проектный вариант решения задачи является в два раза выгоднее базового варианта как в плане стоимости, так и в плане трудовых затрат и нормы выработки.

Такая большая разница между индексами изменения затрат обусловлено тем, что скорость обработки данных и соответственно переноса данных из компьютера гораздо выше человеческих возможностей. Но зато создание программы требует больших денежных затрат.

Заключение

В процессе написания дипломного проекта была рассмотрена существующая в УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск технология учета продаж товаров, обоснована необходимость использования вычислительной техники для решения этой задачи.

Так же была рассмотрена существующая на предприятии нормативно-справочная и результатная информация, разработана информационно-логическая модель данных, обеспечивающая бухгалтерский, оперативный и количественно-суммовой учет товаров. Была разработана оболочка для программы «Интегратор» в комплекс 1С Предприятие 8.0. Управление торговлей.

Это привело к улучшению ряда экономических показателей:

- увеличилось число обслуживаемых клиентов;

- улучшилось качество обработки информации, при этом повысилась степень достоверности информации, степень ее защищенности.

Начавшееся в России во второй половине 80-х годов становление открытого информационного рынка и информационного компонента рыночной инфраструктуры шло достаточно быстрыми темпами, однако распыленность коммерческих информационных ресурсов, средств доступа к ним и неразвитость навигационных средств, существенно затрудняют работу предпринимателей.

Для преодоления указанных недостатков необходима системная интеграция информационных технологий бизнеса. Вот почему разработка методологии создания единого информационного пространства делового сотрудничества, представляющего собой совокупность баз и банков данных деловой информации, технологий их ведения и использования, телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов и общих правил, содействующих развитию предпринимательства и социально-экономических систем, является актуальной научной проблемой.

В рамках общей методологии требуется разработка принципов активной политики информатизации, выбор критериев и методов ее реализации в отношении как отдельных ее составляющих (организационной, экономической, технической, информационной), так и всей системы.

В целом можно заключить, что в настоящее время требует решения целый комплекс важных теоретических и практических вопросов, связанных с процессами построения информационной инфраструктуры рыночной экономики в России.

Подводя итог вышесказанному, хотелось бы отметить следующее. Все новации, требующие дополнительных организационных усилий, мероприятий по повышению квалификации сотрудников, отрыва опытных специалистов от повседневной работы встречаются без большого энтузиазма, особенно если результат неочевиден, а оцениваемые затраты достаточно высоки. Тем не менее, создание интегрированной информационной системы, обеспечивающией возможность управления предприятием на основе оперативных, аналитических и достоверных данных это не дань моде, а настоятельная необходимость.

Чем раньше руководство предприятия начинает проводить работу по обучению и подготовке персонала к внедрению современных информационных технологий управления, тем быстрее будут выработаны согласованные позиции у представителей различных направлений деятельности, тем меньшие временные и денежные затраты понесет предприятие в процессе внедрения, тем раньше руководство предприятия будет обладать эффективным инструментом для принятия управленческих решений.

Список использованной литературы

Андреев А. М., Березкин Д. В., Кантонистов Ю. А. Обзор по объектно-ориентированным базам данных, включающим средства разработки. //Мир ПК, 2008. - № 4. - С. 78

Бирник А.С. Информация и управление. - М., 2007. - 240 с.

Введение в информационный бизнес: Учебное пособие. /Под ред. В.П.Тихомирова, А.В.Хорошилова. - М.: Финансы и статистика, 2007

Вычислительные машины, системы и сети. /Под ред. А.П.Пячтибратова. - М.: Финансы и статистика, 2007

Влияние информационных технологий на обеспечение устойчивого социально-экономического развития. Материалы Всероссийской конференции "Ресурсы устойчивого развития России: предприятия, технологии, наука" -- М.: ТЭиУ, 2006. - 0,5 п. л.

Ивлиев М.К., Порошина Л.А. Автоматизация оперативного и бухгалтерского учета товаров. Учебное пособие. - М.: МУПК, 2006

Информационные системы бухгалтерского учета: Учебник. /Под ред. В.И.Подольского, - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2009

Информатика: Энциклопедический словарь для начинающих. /Сост.Д.А.Поспелов. - М.: Педагогика-Пресс, 2006

Информационное обеспечение предпринимательской деятельности. -- М.: ВИНИТИ, 2006. - 0,2 п. л.

Информационный обмен: проблемы и перспективы. ///Торгово-промышленные ведомости, 2010. - №. 6. - С. 3

Информационные технологии бизнеса. //Банки и технологии, 2008. - № 2. - С. 25

Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. - 2-е изд. - М.: Финансы и статистика, 2004

Конюховский К. Экономическая информатика. - СПб.: Питер, 2004

Мюллер-Штевенс Г., Ашванден С. Информационная технология и управление предприятием. //Проблемы теории и практики управления, - 2009. - № 1

Российская информационная сеть делового сотрудничества -- новые возможности. //Деловые связи, 2009. - № 2. - С. 25

Руководство пользователя " 1С Предприятие 8.0. Управление торговлей". - М., 2007.

Свириденко С.С. Современные информационные технологии. - М.: Радио и связь, 2009

Симонович. Информатика для юристов и экономистов. - СПб: Питер, 2010

Системная организация экономического пространства на основе информационного обеспечения предпринимательства. (монография). -- М.: “Метаинформ”, 2009. 22,5 п. л.

Технологии электронных коммуникаций» (сборник). - М.: «Эко-трендз», 2004

Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2009.

Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: Финансы и статистика, 2009

Чистов Д.В. Основы компьютерной бухгалтерии. /Учебный практикум по ведению бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерии-Проф 7.7». - М.: Компьютер пресс, 2004.

Экономическая информатика и вычислительная техника: Учебник. /Под ред. В. П. Косарева и А. Ю. Королева, - М.: Финансы и статистика, 2009

Размещено на Allbest.ru