Організація обліку та контролю на прикладі Кіровоградського районного центру зайнятості

первісну;

балансову (залишкову);

відновлювальну.

Первісна вартість необоротних активів - це вартість, що історично склалася, тобто собівартість за фактичними витратами на їх придбання, спорудження та виготовлення.

Балансова (залишкова) вартість необоротних активів - це первісна вартість за вирахуванням суми нарахованого зносу.

Відновлювальна вартість необоротних активів - це первісна вартість, змінена після переоцінки.

Зміна первісної (відновлювальної) вартості необоротних активів проводиться у разі індексації їх первісної вартості відповідно до чинного законодавства України, а також при дообладнанні, реконструкції, частковій ліквідації відповідних об'єктів та модернізації, яка призвела до додаткового укомплектування необоротних активів.

Індексація первісної (відновлювальної) вартості груп необоротних активів проводиться згідно з коефіцієнтом індексації, який визначається за формулою, передбаченою пунктом 8.3.3 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств". У формулі застосовується індекс інфляції року, який щорічно визначається Державним комітетом статистики України.

Індексація первісної (відновлювальної) вартості груп необоротних активів може проводитися за самостійним рішенням керівника установи. При проведенні індексації одночасно проводиться індексація суми зносу, нарахованого на необоротні активи, яка склалася на момент проведення індексації.

Індексація проводиться діючою комісією, яка призначається наказом директора центру зайнятості щорічно і діє протягом року у складі:

заступника директора - голови комісії;

начальник відділу фінансів-головний бухгалтер, головний спеціаліст, юрист - консультант, та особа на яку покладено відповідальність за збереження необоротних активів - члени комісії.

Облік необоротних активів (за винятком бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів, ведеться в повних гривнях, без копійок. Сума копійок, сплачених за придбання необоротних активів, відноситься на видатки установи.

До основних засобів належать матеріальні активи, які використовуються установою багаторазово і безперервно в процесі виконання основних функцій, надання послуг, очікуваний строк корисного використання яких становить більше одного року і вартість яких без податку на додану вартість та інших платежів перевищує 1000 гривень за одиницю (комплект).

Для обліку власних та отриманих на умовах фінансового лізингу основних засобів у Плані рахунків передбачено рахунок 10 "Основні засоби", який розподіляється на субрахунки:

103 "Будинки та споруди";

105 "Транспортні засоби";

106 "Інструменти, прилади та інвентар";

109 "Інші основні засоби".

Придбані основні засоби зараховуються на баланс установи за первісною вартістю. Внутрішня телефонна та комп'ютерні мережі, та комплекс охоронно-пожежної сигналізації обліковуються як окремий інвентарний об'єкт основних засобів.

Основні засоби в установах обліковуються за місцем їх зберігання (місцезнаходженням) та в бухгалтерії за інвентарними об'єктами.

Малоцінні необоротні матеріальні активи включають:

- господарський інвентар вартістю до 1000 гривень, конторське обладнання, шафи, дивани, столи, крісла, портьєри, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, а також предмети протипожежного значення, предмети, термін експлуатації яких більше одного року, а вартість за одиницю не перевищує 1000 гривень включно без податку на додану вартість, - телефони, обчислювальна техніка, холодильник та ін.

Бухгалтерський облік необоротних активів забезпечує правильне документальне оформлення та своєчасне відображення в облікових регістрах надходження необоротних активів, їх переміщення всередині установи, вибуття з установи та надає достатні дані для здійснення контролю за збереженням та правильним використанням кожного об'єкта необоротних активів.

Надходження необоротних активів супроводжується відкриттям інвентарних карток їх обліку, присвоєнням їм інвентарних номерів та проведенням потрібних записів у регістрах аналітичного обліку.

Особа, відповідальна за збереження необоротних активів, веде інвентарні списки необоротних активів.

У бухгалтерії центру, з метою організації обліку і забезпечення контролю за збереженням необоротних активів, ведеться попредметний їх облік на інвентарних картках, які відкриваються на кожний інвентарний об'єкт (предмет). Однорідні активи обліковуються на картках групового обліку типової форми N ОЗ-9 (бюджет).

У картці зазначаються дата й номер акта введення необоротних активів в експлуатацію та характерні ознаки об'єктів (предметів): креслення, модель, тип, марка, заводський номер, дата випуску (виготовлення). Крім того, записується коротка індивідуальна характеристика об'єкта (предмета). Якщо в складі обладнання, приладів, обчислювальної техніки тощо є дорогоцінні метали, то в розділі "Коротка індивідуальна характеристика об'єкта" зазначаються перелік деталей, у складі яких є дорогоцінні метали, найменування деталі та маса металу, зазначена в паспорті.

Інвентарні картки списаних необоротних активів, після внесення в них відміток про списання, здаються в архів.

Документи аналітичного обліку необоротних активів систематизуються за датами здійснення операцій та оформляються меморіальним ордером N 9 (ф. 438 (бюджет)), який є накопичувальною відомістю про вибуття та переміщення необоротних активів. У накопичувальну відомість записи робляться за кожним документом, дані меморіального ордера N 9 заносяться в книгу "Журнал-головна". Дані обліку необоротних активів у матеріально відповідальних осіб відповідають даним обліку бухгалтерії.

Для контролю за правильністю бухгалтерських записів за рахунками синтетичного та аналітичного обліку складаються оборотні відомості за кожною групою субрахунків, що об'єднуються відповідним синтетичним рахунком. Підсумки оборотів та залишків кожного субрахунку оборотних відомостей звіряються з підсумками оборотів та залишків даних відповідних синтетичних рахунків книги "Журнал-головна".

За рік складається статистична звітність по формі № 5 “Про рух необоротних активів”. В звіті відображаються зміни необоротних активів (збільшення або зменшення).

Облік запасів в установі ведеться згідно “Інструкції з обліку запасів бюджетних установ”, яка затверджена Державним казначейством України.

Запаси - це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.

На субрахунку 234 "Господарські матеріали і канцелярське приладдя" обліковуються господарські матеріали і канцелярське приладдя, що використовуються для поточних потреб установи (електричні лампи, мило, щітки та ін.), будівельні матеріали для капітального і поточного ремонту.

У установі канцелярське приладдя (папір, олівці та ін.), що мають велику вартість), придбані і одночасно видані на поточні потреби, зразу списуються на фактичні видатки з відображенням їх загальної вартості за дебетом і кредитом субрахунку 234. На документах, що підтверджують придбання і одержання цих цінностей ставиться підпис особи, яка одержала ці матеріали.

На субрахунку 235 "Паливо, горючі і мастильні матеріали" обліковуються всі види палива, пального і мастильних матеріалів.

На субрахунку 238 "Запасні частини до машин і обладнання" обліковуються запасні частини, призначені для ремонту і заміни спрацьованих (мотори, автомобільні шини, включаючи покришки, тощо), що не обліковуються на субрахунку 105 "Транспортні засоби".

Запаси обліковуються за місцем їх відповідального зберігання (знаходження) та в бухгалтерії.

Відповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально відповідальних осіб, які призначені наказом директора установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження матеріальних цінностей, укладено письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

При отриманні запасів матеріально відповідальна особа на документі або на акті про приймання запасів ставить підпис про одержання цих цінностей і прийняття їх на відповідальне зберігання.

Списання з бухгалтерського обліку витраченого пального здійснюється на підставі подорожніх листів за фактичною витратою, але не більше норм витрат, установлених для службового автотранспорту.

У бухгалтерії облік запасів установи ведеться в кількісному і сумарному вимірах за найменуваннями запасів та в розрізі матеріально відповідальних осіб.

Бухгалтерія установи систематично звіряє свої записи про облік запасів із записами, які ведуть матеріально відповідальні особи за місцями зберігання (знаходження) запасів. Для цього матеріально відповідальними особами кожного місяця надаються в бухгалтерію прибуткові та видаткові документи з реєстром надання документів, який складається в двох примірниках. Один примірник реєстру після перевірки правильності оформлення первинних документів повертається матеріально відповідальній особі, а другий залишається в бухгалтерії.

Списання з балансу установи малоцінних і швидкозно-шуваних предметів, інструментів, виробничого, господарського інвентарю та інших запасів, що стали непридатними, здійснюється на підставі Актів списання.

Акти складаються постійно діючою комісією, призначеною наказом керівника установи і затверджуються керівником установи. У них вказуються дані, що характеризують запаси: найменування, матеріал виготовлення, рік придбання установою, кількість та вартість. Детально вказуються причини списання та спосіб знищення непридатних запасів. Вибуття та переміщення інших запасів (малоцінних і швидкозношуваних предметів) відображається у накопичувальній відомості витрачання матеріалів ф.396 (бюджет)- меморіальний ордер 13.

Про рух матеріалів щорічно складається “Звіт про рух матеріалів” за формою № 6.

Для обліку інформації про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків в установі проводиться інвентаризація.

Єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, установами й організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів, встановлює Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затверджена наказом Державного казначейства України від 30 жовтня 1998 року № 90 та зареєстровано в Міністерстві юстиції України 16 листопада 1998 року за № 728/3168, зі змінами.

Терміни щодо обов'язкового проведення інвентаризації встановлюються згідно з Порядком подання фінансової звітності, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2008 року № 419.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна.

Інвентаризації підлягає все майно установи. Незалежно від його місцезнаходження, і всі види фінансової звітності.

Основними завданнями інвентаризації є:

- виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків суворої звітності, грошових коштів у касах, на реєстраційних, бюджетних, поточних рахунків;

- виявлення не використовуваних матеріальних цінностей;

- дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатацію матеріальних цінностей;

- перевірка реальної вартості облікованих на балансі матеріальних цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборгованості, в тому числі заборгованості, термін позовної давності якої минув, та інших статей балансу.

Установа проводить інвентаризацію:

- будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів - не менше разу на три роки;

- бібліотечних фондів - раз на п'ять років;

- інших основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів - не менше разу на рік.

Інвентаризація основних засобів проводиться не раніше першого жовтня

- грошових коштів, грошових документів, цінностей і бланків суворої звітності - не менше разу на квартал;

- розрахунків платежів до бюджету - не менше разу на квартал;

- розрахунків установи з вищою організацією - не менше разу на квартал;

- розрахунків із дебіторами та кредиторами - не менше двох разів на рік, розрахунків у порядку планових платежів із депонентами - не менше разу на місяць.

Інвентаризація всіх цінностей проводиться в установлені терміни, включаючи цінності, на предмет наявності яких проведено позапланові перевірки впродовж року. Кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення й перелік майна та зобов'язань, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником установи - крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

- перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім випадків обов'язкової інвентаризації;

- у разі зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання передачі справи);

- у разі встановлення фактичних крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

- після пожежі або стихійного лиха - терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

- у разі ліквідації установи;

- згідно з розпорядженням судових і слідчих органів;

- у разі передачі майна установи в оренду;

- у разі передачі підприємством, установ, організацій або їхніх структурних підрозділів з одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

Відповідає за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення керівник установи. Головний бухгалтер, разом із керівниками відповідних підрозділів і служби, зобов'язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник. Наказом також установлюється термін початку та кінця робіт з проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів у обліку.

Інвентаризаційна комісія відображає:

- своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;

- повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, нематеріальних активів;

- правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.

Члени інвентаризації комісії за внесення в опис неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою проведення недостач або лишки матеріальних цінностей відповідають у встановленому законом порядку. Забороняється проводити інвентаризацію цінностей за неповного складу інвентаризаційної комісії у проведенні інвентаризації є підставою для визначення результатів інвентаризації недійсними.

До початку інвентаризації бухгалтерія закінчує опрацювання всіх документів про надходження і видачу матеріальних цінностей, проводить відповідні записи в реєстрах аналітичного обліку і визначає залишки на день інвентаризації.

Дані інвентаризації з кожного виду цінностей записують в інвентаризаційні описи окремо, за місцезнаходженням цінностей і особами, відповідальними за їхнє зберігання.

Ці описи складаються в двох примірниках. У разі зміни матеріально відповідальних осіб складеться три примірники опису. Описи підписують голова та всі члени інвентаризаційної комісії. Жодні виправлення і підчистки неприпустимі.

Інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки повинна також установити:

- правильність розрахунків із банками, фінансовими податковими органами, позабюджетними фондами, з вищою установою, іншими установами;

- заборгованість підзвітних осіб, а також правильність і обґрунтованість сум заборгованості;

- правильність та обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської заборгованості.

Результати інвентаризації розрахунків оформляють актом. В акті зазначають найменування про інвентаризованих субконтів.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації свої висновки та пропозиції відображає у протоколі засідання інвентаризаційної комісії. Не пізніше за десять днів після закінчення інвентаризації протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи.

Термін затвердження документів з інвентаризації (інвентарні описи, акти, протоколи засідань інвентаризаційної комісій) в установах становить три роки за умови завершення ревізій, згідно з ”Переліком типових документів що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування.

Інших установ, організацій та підприємств, з вказуванням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31 березня 1997 року № 11а.

3. Сучасний стан та напрямки вдосконалення організації обліку в Кіровоградському районному центрі зайнятості

Звітність бюджетної установи досить різноманітна і глибоко деталізована. Це мас своє об'єктивне пояснення, адже на її підставі контролюється виконання бюджетів за видатками, перевіряється доцільність витрачання бюджетних коштів відповідно до кошторисних передбачень, аналізується повнота і доцільність використання майна, своєчасність і повнота платежів, стан розрахунків і т. ін. Цим можна пояснити і те, що бухгалтерська звітність бюджетних установ суворо регламентована як за змістом, так і за термінами подання.

3.1 Складання фінансової звітності та кошторису видатків в бюджетній установі

Для загального уявлення про склад звітності бюджетних установ розглянемо її класифікацію за складом та суб'єктами використання.

На підставі даних бухгалтерського обліку бюджетні установи зобов'язані скласти бухгалтерську звітність. Складання звітності є завершальним етапом облікового процесу. Бухгалтерська звітність повинна ґрунтуватись на даних синтетичного та аналітичного обліків і відображати майнове та фінансове становище бюджетної установи, результати господарської діяльності та виконання кошторису доходів та видатків за звітний період (місяць, квартал, рік).

Установа веде заключні розрахунки з підприємствами, дебіторами, кредиторами, по утриманню та забезпечення діяльності робочих фондів, а також розрахунки матеріального забезпечення, та надання соціальних послуг.

Вся діяльність по цим напрямкам ведеться в Меморіальному ордеру № 4,6,15. Меморіальний ордер № 6 (Рис. 5.1).



Схема 5.1. Класифікація звітності бюджетних установ Меморіальний ордер № 4.

У накопичувальній відомості ведеться облік розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, які є дебіторами бюджетної установи. Відомість складається за субрахунком 364 "Розрахунки з іншими дебіторами" окремо за кожним дебітором та в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Записи в ній здійснюються позиційним методом - за кожною операцією, що підтверджується документом (платіжним дорученням, рахунком-фактурою тощо).

"Залишок на кінець місяця за субрахунком 364" розраховується загальний та окремо за кожним дебітором у розрізі кодів економічної класифікації видатків. Для одержання позиції "Сума оборотів за меморіальним ордером" вираховуються суми операцій на реєстраційних рахунках установи та за нарахованими доходами установи.

Позиція "Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна".

Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.

Меморіальний ордер № 6.

У накопичувальній відомості ведеться облік розрахунків з підприємствами, установами та організаціями, які є кредиторами центру зайнятості. Відомість складається за субрахунком 675 "Розрахунки з іншими кредиторами" окремо за кожним кредитором та в розрізі кодів економічної класифікації видатків.

Записи в ній здійснюються позиційним методом - за кожною операцією, що підтверджена документом (платіжним дорученням, рахунком-фактурою тощо).

"Залишок на кінець місяця за субрахунком 675" розраховується загальний та окремо за кожним кредитором у розрізі кодів економічної класифікації видатків.

Позиція "Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна".

Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.

Журнал-головна книга.

Журнал-головна форма обліку застосовується в централізованих бухгалтеріях бюджетних установ, органах законодавчої та виконавчої влади, тощо. Ця форма обліку багато в чому подібна до меморіально-ордерної, тому її часто вважають різновидом або спрощеним варіантом останньої, з чим важко погодитися. Суттєва відмінність журнал-головної форми обліку від меморіально-ордерної полягає у суміщенні хронологічного і систематичного записів на синтетичних рахунках (субрахунках 1-го порядку) в одному процесі і в одному обліковому регістрі -- Журнал-головній книзі.

Книга призначена для реєстрації всіх меморіальних ордерів установи. Облік у книзі "Журнал-головна" ведеться за субрахунками (тобто рахунками другого порядку). В окремих бюджетних установах та централізованих бухгалтеріях за рішенням головного бухгалтера облік може вестись за рахунками третього, четвертого та ін. порядку.

Книга "Журнал-головна" відкривається щорічно. На початку звітного року книга відкривається записами сум залишків на рахунках на початок року у відповідності до балансу та залишків на рахунках книги "Журнал-головна" за минулий рік.

Записи в книзі, при веденні в установі окремих меморіальних ордерів, здійснюються у міру їх складання, але не пізніше наступного дня, а при складанні меморіальних ордерів - накопичувальних відомостей - один раз на місяць.

У кінці місяця перевіряється правильність записів за субрахунками синтетичного обліку в книзі "Журнал-головна" (Таблиця 5.1).

Для цього підсумовуються обороти за кожним субрахунком синтетичного обліку і виводяться залишки на кінець місяця в рядку "Усього".

Сума оборотів за місяць за всіма субрахунками як за дебетом, так і за кредитом повинна дорівнювати підсумку графи "Сума оборотів за меморіальним ордером".

Таблиця 5.1 Склад загальнообов'язкової статистичної звітності бюджетних установ

Форма звітності	Періодичність подання	Термін подання
1. Звіт з праці (ф. № 1-ПВ)	Місячна, квартальна	До 7 числа після звітного періоду
2.Чисельність окремих категорій працівників та підготовка кадрів (ф. № 6 - ПВ)	Річна	До 15 січня наступного за звітним року
3. Звіт про використання робочого часу(ф. № 3-ПВ)	Квартальна	До 7 числа після звітного періоду
4.Звіт про травматизм на виробництві та його матеріальні наслідки (ф. № 7-тнв)	Річна	До 25 січня наступного за звітним року
5. Звіт про наявність та рух основних засобів, амортизацію (знос) (ф. № 11-ОЗ)	річна	До 20 лютого наступного за звітним року
6. Звіт про залишки і витрати матеріалів (ф. № 3-МТ1І)	Піврічна, річна	До 10 числа після звітного періоду
7. Звіт про залишки і використання палива та палива-мастильних матеріалів (ф. № 4-МТП)	Місячна Квартальна річна	До 1 числа теля звітного періоду До 10 числа після звітного періоду
8. Звіт про стан інформатизації (ф. № 2-шформатика)	Річна	До 15 лютого наступного за звітним року
9. Звіт про наявність автотранспорту на кінець року (ф. № 1-тр)	Річна	До 25 січня наступного за звітним року
10. Звіт про роботу автотранспорту (ф. № 2-тр) та Інші	Річна	До 20 січня наступного за звітним року

Розшифровка позабалансових рахунків

У розшифровці позабалансових рахунків наводяться суми залишку на початок року, надходження та вибуття протягом звітного періоду, залишку на кінець кварталу: орендованих необоротних активів, активів на відповідальному зберіганні та інше.

“Звіт про заборгованість бюджетних установ за окремими програмами” (форма №7-кд.) складається за сумами заборгованості установи за звітний період, що виникла при виконанні кошторису за поточний та минулі роки за окремими кодами програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету або окремими кодами тимчасової класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів (за придбані та відпущені матеріальні цінності, тощо).

У формі №7-кд. у рядках з 020 до 110 відображається сума заборгованості установи за звітний період, що виникла при виконанні видаткової частини кошторису за окремими кодами програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету або за окремими кодами тимчасової класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів.

Звітність за формою №7-кд. складається окремо про заборгованість за коштами, отриманими із загального та спеціального фондів.

У рядках за кодами економічної класифікації видатків 1139, 1170 та 2200 проставляються суми заборгованості установи за звітний період, що виникли при виконанні видаткової частини кошторису за кодом програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету 5121040 “Накопичення (приріст) матеріальних цінностей державного матеріального резерву”.

“Звіт про виконання загального фонду кошторису установи” (форма №2д.).

Складається розпорядками й одержувачами коштів державного та місцевих бюджетів на підставі даних про одержані та використані асигнування із загального фонду бюджету згідно з кошторисом і планом асигнувань. Звіт складається за кожною програмою, за кожним кодом тимчасової класифікації видатків місцевих бюджетів та у розрізі кодів економічної класифікації видатків. Крім того, складається зведений звіт про виконання загального фонду кошторису установи за всіма кодами програмної класифікації видатків державного бюджету та за всіма кодами тимчасової класифікації видатків місцевих бюджетів.

Заповнення окремих граф звітів форми №2-д, здійснюється за таким порядком:

У графі 4 “Затверджено кошторисом на рік” проставляється затверджена в кошторисі річна сума планового асигнування загального фонду з урахуванням змін, унесених до кошторису протягом звітного періоду.

У графі 5 “Ліміти асигнувань звітного періоду” наводяться планові показники з урахуванням скорочення асигнувань загального фонду, якщо таке рішення буде прийняте відповідно до законодавства України.

У графі 6 “Залишок на початок року” - залишку не повинно бути. У виняткових випадках відображається залишок коштів на реєстраційному (поточному) рахунку на початок звітного року в розрізі кодів економічної класифікації видатків бюджету та класифікації кредитування бюджету. При цьому загальна сума в рядку 010 “Видатки - усього” повинна відповідати залишку за випискою з реєстраційного (поточного) рахунку на початок року.

У графі 7 “Надійшло коштів за звітний період” відображається сума коштів загального фонду бюджету в розрізі кодів економічної класифікації видатків бюджету та класифікації кредитування бюджету, яка фактично надійшла на ім'я установи.

У графі 8 “Касові видатки” відображається сума касових видатків загального фонду бюджету в розрізі кодів економічної класифікації видатків та класифікації кредитування бюджету, тобто видатків, що проведені шляхом перерахування коштів з реєстраційних (поточних) рахунків установи, відкритих в органах Державного казначейства України (установах банків) за всіма операціями. Видатки зменшуються на суми, що надійшли на реєстраційні (поточні) рахунки на відновлення касових видатків, які були проведені в поточному році.

У графі 9 “Фактичні видатки” наводиться сума фактичних видатків, тобто дійсних витрат, що оформлені та підтверджуються відповідними документами, у тому числі видатків за несплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою заробітною платою, за стипендіями тощо, мінус суми, на які коригуються фактичні видатки в сумі коштів, що надійшли на відновлення касових видатків, які проведені у поточному році.

У графі 10 “Залишок на кінець звітного періоду” записується залишок коштів на кінець звітного періоду в розрізі кодів економічної класифікації видатків бюджету та класифікації кредитування бюджету.

«Звіт про результати фінансової діяльності», складається бюджетною установою для відображення результату її фінансової діяльності за звітний рік. В кінці року заключними оборотами списуються фактичні видатки рахунок 801, на рахунок 431-” Результат виконання кошторису”.

Також списується внутрішні розрахунки, з централізованим постачанням.

Результат фінансової діяльності відображається в ”Звіт про результат фінансової діяльності”, форма № 9.

Фінансовий результат складається з результату виконання кошторису загального та спеціального фондів окремо.

Заповнення окремих граф звіту про результати фінансової діяльності здійснюють за таким порядком.

У частині звіту за загальним фондом інформацію наводять за всіма доходами за загальним фондом.

У рядку ”Отримані асигнування” зазначають асигнування із загального фонду бюджету, що надійшли бюджетній установі впродовж звітного року.

Якщо залишки бюджетних асигнувань перерахували впродовж звітного року до бюджету, то суму отриманих асигнувань відображають за мінусом перерахованих до бюджету залишків.

У рядку ”Оприбутковані надлишки матеріалів” зазначають суму коштів оприбуткованих надлишків матеріалів, виявлених під час проведення інвентаризації.

У рядку ”До оцінка матеріалів” зазначають суму коштів проведеної до оцінки матеріалів.

У рядку ”Списана кредиторська заборгованість”, код рядка 522, відображають суму коштів списаної кредиторської заборгованості впродовж звітного року.

У рядку ”Інші доходи” зазначають суму коштів, відображено в бухгалтерському обліку як інші доходи загального фонду.

У рядку ”Видатки загального фонду” зазначають видатки звітного року, проведені за рахунок коштів загального фонду, та відображають кошти, що надійшли на відновлення касових видатків.

У рядку ”з них видатки за незавершеним капітальним будівництвом” зазначають витрати за незакінченими або закінченими, але не зданими в експлуатацію об'єктами капітального будівництва, проведеними за рахунок загального фонду.

У рядку ”Списані недостачі матеріалів” зазначають суму коштів, списану бюджетною установою на підставі підтверджених документів у разі недостачі матеріалів.

У рядку ”списана дебіторська заборгованість” відображають суму коштів списаної дебіторської заборгованості впродовж звітного року.

У рядку ”Інші видатки” зазначають суму коштів, відображену в бухгалтерському обліку як інші видатки загального фонду.

У рядку ”результат переоцінок” відображають результат переоцінок матеріальних, нематеріальних і фінансових активів, курсових різниць від операцій в іноземній валюті, що склався за звітний рік.

У рядку ”фінансовий результат за загальним фондом” проставляють фінансовий результат виконання кошторису установи за звітний бюджетний рік у частині загального фонду.

У частині звіту ”Спеціальний фонд” наводять загальну інформацію за всіма видами спеціального фонду: плата за послуги, що надаються бюджетними установами, інші джерела власних надходжень бюджетних установ, інші надходження спеціального фонду.

У рядку ”Доходи” відображають суму нарахованих коштів, які будуть отримані як плата за послуги, коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень, або коштів, що фактично надійшли на рахунок установи (інші надходження спеціального фонду кошторису) за звітний рік.

У рядку ”Оприбутковані надлишки матеріалів” зазначають суму коштів оприбуткованих надлишків матеріалів, виявлених під час проведення інвентаризації.

У рядку ”Дооцінка матеріалів” зазначають суму коштів проведеної за звітний рік до оцінки матеріалів.

У рядках ”Інші доходи” зазначено суму коштів, яку відображають у бухгалтерському обліку як інші доходи спеціального фонду.

У рядку ”Видатки спеціального фонду” відображають видатки звітного року, проведені за рахунок коштів спеціального фонду з урахуванням коштів, що надійшли на відновлення касових видатків.

У рядку ”з них видатки за незавершеним капітальним будівництвом” відображають витрати за незакінченими або закінченими, але не зданими в експлуатацію об'єктами капітального будівництва, проведеним за рахунок спеціального фонду.

У рядку ”Списані недостачі матеріалів”, код рядка 210, зазначають суму коштів, списаних у разі недостачі матеріалів.

У рядку ”Списана дебіторська заборгованість”, код рядка 220, зазначають суму коштів списаної дебіторської заборгованості, сума склала 420.05 грн.

У рядку ”Результат переоцінки”, код рядка 230, відображають результат переоцінок матеріальних, нематеріальних і фінансових активів, що склався за звітний рік.

У рядку ”Інші видатки”, код рядка 250, зазначають суму коштів, яку відображають у бухгалтерському обліку як інші видатки спеціального фонду, сума склала 154.18 грн.

У рядку ”Фінансовий результат за спеціальним фондом”, код рядка 300, проставляють фінансовий результат виконання кошторису установи за звітний бюджетний рік у частині спеціального фонду.

Дані графи - № 3 ”За попередній рік” повинні відповідати даним графи - №4 ”За звітний рік” річної форми, ”Звіт про результати фінансової діяльності” попереднього звітного року.

За даними форми № 9, за 2009 рік, результат фінансової діяльності склав - 147,064грн., цей показник характеризує, що установа не до фінансована до кінця на цю суму. Покращити результат фінансової діяльності установи необхідно, або не допускати кредиторської заборгованості, тобто вона і в межах затвердженого кошторису, або заявляти більшу суму коштів по виникненню кредиторської заборгованості по КЕКВ класифікації.

Правильність складання квартальних фінансових звітів визначається шляхом перевірки та порівняння окремих показників у відповідних формах квартальних фінансових звітів.

3.2 Автоматизована форма обліку

Сучасний рівень розвитку світової економіки характеризується зростаючою потребою управлінців в отриманні оперативної інформації для прийняття ефективних управлінських рішень. Задоволення інформаційних потреб управління - це головне призначення бухгалтерського обліку, але при ручному способі обробки даних використовується значно менший об'єм інформації, ніж той, який знаходиться в розпорядженні системи бухгалтерського обліку. Ефективність бухгалтерського обліку значно підвищується, якщо його інформація являється повною, своєчасною і динамічною, що обумовлює необхідність автоматизації облікової інформації.

Прогрес у розвитку комп'ютерної техніки і технологій привів до появи технічних (персональні комп'ютери, сервери, ноутбуки, сканери, факси) і програмних засобів (операційні системи, драйвера, прикладні програми), які дозволяють значно підвищити швидкість обробки даних та передавати великі обсяги інформації на відстань. Тому для побудови ефективної системи бухгалтерського обліку в установах та підприємствах необхідним є застосування комп'ютерних технологій, які максимально враховують можливості обчислювальних машин, включаючи техніку для реєстрації, передачі, обробки, систематизації, зберігання і відображення облікової інформації.

Сьогодні рівень використання комп'ютерної техніки в обліку достатньо високий.

В установах, для обробки облікових даних застосовують комп'ютерні технології. Таку форму ведення обліку називають комп'ютерною, а її застосування передбачає:

1) накопичення і багаторазове використання облікових даних,

2) необмежені можливості щодо побудови аналітичного обліку,

3) автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо,

4) одержання звітних показників у режимі діалогу «людина-комп'ютер»,

5) автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених у системі рахунків,

6) використання конкретної комп'ютерної програми,

7) забезпечення збереженості, виявлення та недопущення несанкціонованого доступу до облікових даних, які зберігаються на магнітних носіях.

Застосування комп'ютерної форми обліку знаходить своє втілення в програмних засобах виконання облікових робіт.

В сучасних умовах функціонування установи правильний вибір комп'ютерної програми з обробки облікових даних дозволяє адаптувати роботу бухгалтерії до правових норм, які часто змінюються. Відповідно до нових умов господарювання зміні підлягатиме план рахунків, об'єкти аналітичного обліку, переглядатимуться облікові алгоритми, форми електронних первинних документів, фінансової і податкової звітності тощо.

Сьогодні на ринку програмних засобів пропонується велика кількість комп'ютерних програм: від найпростіших облікових програм до складних автоматизованих систем управління підприємством (АСУП).

Мабуть, ще років п'ятнадцять - двадцять тому ніхто і уявити не міг, наскільки комп'ютерні технології змінять наше життя, дадуть змогу не лише поліпшити роботу, а і якісно змінити її результати. Для удосконалення послуг, що надаються державною службою зайнятості, Державний центр зайнятості започаткував втілення новітніх технологій за допомогою Єдиної інформаційно-аналітичної системи (ЄІАС).

Мета створення системи:

- створення інструмента підтримки процедур та операцій щодо надання послуг клієнтам з перенесенням статистичних, аналітичних, прогнозних функцій з районного на обласний рівень;

- підтримка процесів керування фінансовими потоками, кадрового обліку, діловодства з виключенням дублювання функцій по вертикалі служби та уніфікацією підходів до їх виконання на всіх горизонтальних рівнях;

організація збору на загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття та контроль за надходженням коштів до Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування на випадок безробіття.

У межах ЄІАС передбачено електронний обмін даними з Пенсійним фондом, органами державної влади, статистики, податкової адміністрації тощо.

До функціонального складу ЄІАС входить блок «Бухгалтерський облік»:

- забезпечення постійного контролю за повнотою відображення облікових даних та авторизацію прав доступу до них;

- забезпечення оперативних розрахунків, формування бухгалтерських проведень та облікових реєстрів;

- забезпечення можливості консолідації бухгалтерських даних за довільний період;

- оперативне виявлення та мобілізація фінансових резервів центру зайнятості за рахунок документування всіх господарських процесів;

- посилення ролі бухгалтерського обліку в здійсненні контролю за фінансово-господарською діяльністю виконавчої дирекції Фонду.

Для забезпечення вимог єдиної технології обслуговування населення в центрі зайнятості впроваджена єдина інформаційна автоматизована система (EIAC). Так в установі кожне робоче місце забезпечене комп'ютером. Всього в центрі зайнятості 22 одиниці, комп'ютерної техніки Pentium. Всі вони з'єднані локальною мережею швидкість якої 100 мб/с., 15 принтерів, 2 сканера Epson, 2 ксерокса Canon, 2 факса Panasonic. Також використовується корпоративна мережа (служба зайнятості) та з'єднання з Інтернетом.

Для виходу в Інтернет використовується окремий сервер. База даних та додатки знаходяться на сервері, робочі місця виступають, як «клієнти» єдиної системи.

Для оперативного зв'язку в установі використовується модемний зв'язок, що дозволяє не відходячи від робочого місця зв'язуватися із іншими центрами зайнятості, по всій Україні. В роботі використовується стандартний інтерфейс «WINDWS», текстовий редактор «Word», табличний редактор «Excel».

В центрі зайнятості призначений спеціаліст (адміністратор), який відповідає за технічний стан комп'ютерної техніки та за програмне забезпечення.

EIAS складається з окремих модернів:

- «Бухгалтерія»;

- робота по фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування на випадок безробіття;

- обліку безробітних;

- організація надання послуг роботодавцям.

Кожен відділ використовує відповідній модуль. Кожен спеціаліст має право доступу до необхідних даних.

Відділ фінансів працює в підсистемі «Бухгалтерський облік».

Начальник відділу - головний бухгалтер працює в блоці «Бухгалтерський облік» де формуються статистичні та фінансові звіти:

- звіт про фінансові результати

- звіт про рух грошових коштів

- звітність 1-ДФ

- розрахунки по ПДВ

Бухгалтер з нарахування заробітної плати працює блоці «Нарахування», де ведеться нарахування заробітної плати та всіх видів матеріального забезпечення. В цій програмі ведуться обліки по рахункам:

- розрахунки з заробітної плати;

- розрахунки з підзвітними особами;

- розрахунки за пенсійним забезпеченням;

- розрахунки за соціальним страхуванням;

- розрахунки за страхуванням на випадок безробіття;

- розрахунки за страхуванням від нещасних випадків.

В блоці «Основні засоби» ведуться рахунки :

- облік основних засобів;

- необоротні матеріальні активи;

- знос матеріальних активів;

- облік матеріалів і МБП.

Введення інформації на підприємстві організовано в режимі ручного введення операцій.

Для відображення в інформаційну систему будь-яких розрахунків які відбуваються на підприємстві, а так само для управління розрахунками і даними використовуються первинні документи. Як правило це кошторис, платіжне доручення, і т.д.

Звіти застосовуються для отримання різної інформації, що містить підсумки або детальну інформацію, підібрану по певних критеріях. Звіти використовуються як для аналізу бухгалтерських підсумків і руху засобів, так і для формування даних для обласного центру зайнятості, пенсійного фонду, інших інстанцій.

Бухгалтерські рахунки в інформаційній системі призначені для зберігання планів рахунків бухгалтерського обліку, тобто об'єктів синтетичного обліку засобів підприємства. Суть даних об'єктів цілком відповідає загальноприйнятому розумінню бухгалтерських рахунків.

Відображення рухів основних засобів в бухгалтерському обліку записується у вигляді операцій і проводок. Операція є повним відображенням господарської операції, що відбувається на підприємстві, в бухгалтерському обліку. Вона містить декілька проводок. Проводки не існують окремо від операцій. Кожна проводка належить одній і лише однієї операції обліку. Для введення операцій, встановлений відповідний параметр, система перевіряє проводки операції, використовуючи список коректних проводок.

Отже, розглянувши особливості комп'ютерного обліку можна зробити висновок, що упровадження інформаційних систем досить ефективне на досліджуваному підприємстві.

В Біловодськом районному центрі зайнятості використовуються наявні програми обліку, які відповідають специфіці даного підприємства. Впровадження сучасних технологій в роботу установи привело до зменшення помилок в бухгалтерському обліку, спрощенню облікових процедур. На підприємстві ведеться комп'ютерна обробка всіх бухгалтерських даних.

Комп'ютеризація бухгалтерського обліку піднялася на більш високий рівень із застосуванням новітніх технологій, для яких характерна висока продуктивність, надійність і простота експлуатації, наявність розвиненого програмного забезпечення, діалогового режиму роботи, низька вартість і інші.

3.3 Контроль та ревізія бюджетних коштів в установах

Відповідно до Наказу Президента України «Про заходи щодо підвищення ефективності контрольно-ревізійної роботи» від 27 серпня 2007 року, № 1031/2007 контрольно-ревізійна служба має забезпечити суровий контроль за використанням коштів бюджетів усіх рівнів та позабюджетних фондів, а також контроль за збереження державного і комунального майна всіма підприємствами, установами незалежно від форм власності та відомчої належності й підпорядкованості. Головне контрольно-ревізійне управління України стає центральним органом виконавчої влади, який забезпечує реалізацію державної політики у сфері фінансового контролю.

Одним з основних питань контролю є визначення його сутності. Контроль (список, який ведеться у двох примірниках; тут-повторне повернення до раніше розглянутого питання, його перевірка), означає перевірку виконання тих або інші господарських рішень з метою встановлення їхньої законності та економічної діяльності.

Основна функція державної контрольно-ревізійної служби - здійснення контролю за витраченням коштів і матеріальних цінностей, їх збереження, станом і достовірністю бухгалтерського обліку і фінансової звітності в міністерствах, державних комітетах, бюджетних установах, а також на підприємствах, утримуваних за рахунок бюджетів усіх рівнів.

Державна контрольно-ревізійна служба має централізовану організаційну структуру. Головне контрольно-ревізійне управління України очолює заступник міністра фінансів України. Керівники регіональних контрольно-ревізійних управлінь і підрозділів призначаються вищими керівниками.

Головною функцією вищестоящих органів контрольно-ревізійної служби України є складання нормативно-правових документів з питань організації і порядок проведення контрольно-ревізійної роботи і т.д.

Ревізійний процес складається із цілої низки послідовних етапів. Кожний з етапів має свій зміст, функціональне призначення й відокремлення за часом.

Етапи у практиці і теорії контрольно-ревізійної діяльності:

планування ревізії;

підготовка до ревізії;

складання завдання проведення ревізії або програми ревізії;

документальна і фактична перевірка;

організація роботи на місці ревізії;

затвердження матеріалів ревізії;

узгодження і обговорення наслідків ревізії на підприємстві;

контроль за виконанням рішень, прийнятих за матеріалами ревізії.

Міністерства, концерни, відомства, акціонерні виробничі об'єднання, які мають у своєму складі контрольно-ревізійний апарат, складають перспективні й поточні плани проведення ревізій і тематичних перевірок у підвідомчих підприємствах і організаціях.

Перспективні плани складають на п'ять років, поточні - на наступний календарний рік. Слід враховувати, що Указом Президента України „Про заходи щодо підвищення ефективності контрольно-ревізійної роботи” № 1031/2007 передбачено періодичність проведення державною контрольно-ревізійною службою планових ревізій і перевірок використання коштів бюджетів і позабюджетних фондів не рідше одного разу на три роки. Кожна ревізія має охоплювати період, який починається з дня закінчення попередньої ревізії й завершується датою складання балансу, перевіркою якого закінчується запланована ревізія.

Відповідно до Інструкції про порядок проведення ревізій і перевірок державною контрольно-ревізійною службою в Україні, затвердженої наказом Головного контрольно-ревізійного управління України від 03.10.07 № 121, ревізії та перевірки проводяться на основі піврічних планів:

- головного КРУ, затверджених колегією;

- контрольно-ревізійних відділів у районах, містах, районах у містах.

Відповідно до Положення «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні», затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 05.07.08 №515, планування контрольно-ревізійної роботи, згідно з доведеними управлінням завданнями, проводиться керівником ревізійного органу.

Плани ревізій у системі міністрів і відомств складаються контрольно-ревізійними управліннями, затверджуються керівниками вище стоячих організацій. План проведення і перевірок зберігається у керівника й не підлягає розголошенню з метою забезпечення раптової перевірки чи ревізії.

У планах вказується: на яку дату об ревізовані підприємства, види ревізії, затрати часу в днях, за який період має проводиться ревізія, час її проведення і робиться відмітка про виконання. Термін проведення ревізії визначається залежно від обсягу діяльності та особливостей підприємств, що ревізується.

За кожним ревізором закріплюються об'єкти ревізії на наступний рік з таким розрахунком, щоб не менше 2/3 робочого часу відводилось на ревізію, звіт і підготовку до наступної ревізії.

При плануванні ревізій, комплексних слід вирішити всі організаційні питання. У зв'язку з цим планування ревізій повинно глибоко вивчити підприємство, що дасть змогу правильно встановити послідовність і порядок проведення ревізій.

Після затвердження планів ревізії починається підготовка до проведення ревізії. Крім того, проведенню ревізії передує вивчення наявних в організації, яка призначила ревізію, фінансових, банківських, та інших статистичних даних, матеріалів попередньої ревізії, поточної інформації, яка характеризує господарську діяльність і фінансовий стан підприємства, що підлягає ревізії. Використовують дані аналізу за матеріалами фінансової звітності, акти попередніх ревізій.

Ревізори ознайомлюються із Законом України з питань оподаткування, платіжної та фінансової дисципліни, заробітної плати, з нормативними актами, як виконано пропозиції за результатами попередньої ревізії.

Перед виїздом на об`єкт керівник, від імені якого проводиться ревізія, видає ревізору розпорядження на право проведення ревізії, у якому вказується назва підприємства, що підлягає ревізії, дата початку і кінця ревізії. Розпорядження реєструється в журналу ревізії, який містить майже всі ті реквізити, що і розпорядження.

На підставі вивчення даних про минулу фінансово-господарську діяльність підприємства і з врахуванням поставлених у розпорядженні завдань, керівник ревізійної групи, ревізор складає програму ревізії. Програма включає перелік контрольних питань, що підлягають перевірці, період, за який має бути проведена ревізія, а також опис процедури її здійснення.

Програма ревізії затверджується керівником контрольно-ревізійного апарату організації, яка призначала ревізію. Один примірник вручається керівнику ревізії, а другий залишається у справах організації й служить для контролю виконання.

Керівник ревізійної бригади повинен ознайомити всіх членів бригади зі змістом програми і розподілити завдання між ними. Складають робочі плани проведення ревізії, яка затверджується керівником ревізійної групи.

Робочій план включає перелік робіт, які підлягають виконанню під час ревізії, строки їх виконання та спосіб перевірки, термін закінчення ревізії. Після закінчення організаційної роботи на підприємстві ревізор розпочинає документальну і фактичну перевірку. Протягом ревізії на окремих аркушах паперу, або в зошиті чи журналі, ревізор систематизує матеріали ревізії, реєструє факти порушень, зловживання і т.д.

Наслідки ревізії оформляють актом. Акти ревізії поділяються на основні й проміжні.

Основні акти ревізії - це документ, де фіксуються виявлені порушення й недоліки в діяльності підприємства. Підставою фактів виявлених порушень чи недоліків є відомості порушень, довідки, проміжні акти. Проміжні акти - це разові документи, які відображають результати перевірки окремих ділянок або об'єктів перевірки. За виявленими фактами порушень від посадових осіб необхідно взяти письмові пояснення.

Результати ревізії обговорюються на загальних зборах колективу підприємства, на яких приймаються відповідні рішення. Основна форма результатів ревізії - це наказ за її результатами.

Останній етап ревізії - контроль за виконанням рішень, прийнятих за матеріалами ревізії. Виконання прийнятих рішень за результатами ревізії контролюється шляхом одержання інформації від перевіреного підприємства про усунення виявлених недоліків і порушень під час проведення наступної планової ревізії.