Система государственного делопроизводства в России: история и современность

Война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Многие работники делопроизводства ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, стандартизации их были приостановлены. Несмотря на объективные трудности, вызванные войной, государство продолжало совершенствовать работу управленческого аппарата.

В 1943 г. Главное архивное управление СССР предприняло еще одну попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. Был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». Однако и в этот раз документ не был утвержден.

В том же году издан первый перечень типовых управленческих до-кументов, установивший сроки их хранения. Перечень стал основой экспертизы ценности документов и в делопроизводстве, и в архиве.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления деятельности государства.

Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг.

делопроизводство русь россия

2.2 Делопроизводство в период с 1945 по 1991 год

Важной вехой для развития советского делопроизводства явилось решение Правительства СССР 1959 г. о разработке единой государственной системы делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования технических средств.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований.

Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления

Постановлением Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» головной организацией по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) назначается Главное архивное управление при Правительстве СССР (ГАУ СССР). При ГАУ СССР в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), основной целью которого была разработка ЕГСД.

Одновременно начинается решение вопроса о подготовке кадров: в ряде средних школ с 1962/63 г.г. начата подготовка учащихся по специальности «Делопроизводство». В 1964 г. в Московском государ-ственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов с высшим образованием для работы по документационному обеспечению управления.

С этого времени ВНИИДАД разрабатывал нормативно-методическую базу делопроизводства, ФГД (в настоящее время - факультет документоведения РГГУ) готовил специалистов для работы с документами.

Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР", в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На непростом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства".

В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований.

В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации.

После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило вторую редакцию ЕГСД, названную Единая государственная система документациного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

Вторым значительным направлением совершенствования дело-производства стала унификация и стандартизация состава и правил оформления управленческой документации, активно развивающаяся с 1970-х годов.

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г. - ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

В связи с разработкой Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) эти ГОСТы были в 1978 г. утверждены в новой редакции и в 1990 г. переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарты ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

Отдельным направлением совершенствования работы с документами стала унификация терминологии, применяемой в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие введения ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (переработан в 1983 и 1998 гг.). Единая терминология позволяет однозначно воспринимать как нормативно-методические документы, так и специальную литературу. Официальные термины используют и при разработке локальных нормативных документов в любой организации.

С 1970-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники и в этой связи начинается разработка автоматизированных средств управления (АСУ) для решения управленческих и производственных задач. Внедрение АСУ потребовало унификации документов. В середине 1970-х годов были утверждены первые унифицированные системы документации (УСД). УСД представляют собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г.

В 1980-е годы переработана нормативно-методическая база хранения документов в делопроизводстве и архиве. В 1986 г. изданы «Основные правила работы ведомственных архивов», которые содержали правила хранения документов, формирования документов в дела, их экспертизы, учета и комплектования архива. В 1989 г. издан «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения», который также явился практическим пособием каждой делопроизводственной службы при организации хранения документов.

В 1980-е годы разрабатывались нормативы времени на делопро-изводственные операции. На основе установленных формул трудозатрат можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили вышедшие в 1988 г. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Развитие делопроизводства в 1970-80-е годы явилось основой для постановки делопроизводства в Российской Федерации.



Глава 3. Делопроизводство в современной России

Новый этап истории отечественного делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными изменениями в социальной и экономической сферах. С 1990-х годов в России началось активное создание негосударственных организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др. В большей части этих организаций делопроизводство создавалось заново.

С начала 1990-х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база, которая установила требования, как к документам, так и к работе с ними. Однако, нельзя не отметить, что большинство ныне современных нормативных акты напрямую адресованы государственным органам власти и государственным организациям. Однако их положения рекомендованы и для делопроизводства в негосударственных организациях.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

-Конституцию РФ;

- Гражданский, Административный, Трудовой, Уголовный Кодексы РФ

-законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

-указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

-правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

-государственные стандарты на документацию;

-унифицированные системы документации;

-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

-государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

-нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

-нормативные документы по организации архивного хранения документов;

-законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Первый, основополагающий закон нашей страны, - это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Гражданский кодекс РФ (часть первая от 30.11.1994 № 51-ФЗ, часть вторая от 26.01.1996 № 14-ФЗ, часть третья от 26.11.2001 № 146-ФЗ часть четвертая от 18.12.2006 № 230-ФЗ (в ред. от 08.11.2008) (ГК РФ), составляющий основу гражданского законодательства в нашей стране, содержит правовые основы деятельности юридических лиц, основания прав собственности, договорные и иные обязательства. В нем содержится одна из важнейших норм документирования, которая устанавливает условия признания электронно-цифровой подписи как аналога собственноручной подписи, т.е. условия признания ее юридической силы. Эта норма получила развитие в ряде последующих законодательных актов. С 1 января 2008 г. введена в действие часть четвертая ГК РФ, в которой закреплены права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации юридических лиц, товаров и услуг.

Трудовой Кодекс РФ определяет документы, составляемые при приеме, увольнении, командировании, наложении взысканий и поощрений и прочее.

Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих гостайну, похищение или повреждение документов.

Кодекс РФ об административных правонарушениях к числу правонарушений относит несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Одним из базовых законов для делопроизводственных структур государственных органов управления Федеральный закон РФ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ. Закон устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами и распространяется на иностранных граждан и лиц без гражданства. Как и в большинстве крупных законодательных актов, специальная статья закона посвящена определению терминов. Раскрыты термины по видам документов. Все принятые обращения подлежат обязательному рассмотрению. Ответ на обращения подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.

Закон закрепил возможность поступления обращений (жалоб, заявлений) граждан в электронной форме "в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным каналам связи.

Правовой основой организации информационных процессов является сегодня Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Этот закон является дальнейшим развитием замененного им Федерального Закона "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 г. №24-ФЗ.

Закон регулирует отношения, которые возникают при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

В соответствии с данным Федеральным законом правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, которые устанавливают:

- принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации;

- право собственности на информацию и права обладателя информации;

- категории информации на уровне доступа к ней;

- порядок правовой защиты.

На основании ст. 11 требования к документированию информации могут быть установлены законодательством Российской Федерации или соглашением сторон. В законе содержится определение документированной информации, как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Очень важным является определение Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации» условий признания юридической силы электронного документа. Современным законодательством установлена возможность использования многих документов, в том числе и правовых, полученных из автоматизированных информационных систем.

Автоматизированные информационные технологии широко применяются и в других управленческих ситуациях, поэтому важнейшей проблемой в настоящее время является возможность удостоверения документов на электронных носителях. На ее решение до недавнего времени был направлен Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». 8 апреля 2011 года вступил в силу новый закон - «Об электронной подписи» от 06.05.2011 № 63, который значительно расширяет сферу использования и допустимые видов электронных подписей. Он содержит понятие электронной цифровой подписи и устанавливает, что она может использоваться во всех видах гражданско-правовых отношений. В Законе также закреплен основной признак, присущий всем видам электронной подписи - возможность использования подписи для идентификации подписавшего информацию в электронно-цифровой форме физического или юридического лица. При этом сохраняется активно используемое положение действующего закона о том, что правила использования электронной подписи в корпоративной информационной системе устанавливаются решением владельца такой системы или соглашением участников отношений.

Федеральный закон "О персональных данных" от 27 июля 2006 г. N 152 регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации. Положения Закона, детально прописывают принципы обработки персональных данных, условия, категории персональных данных, меры по обеспечению безопасности и конфиденциальности.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организаций, независимо от их форм собственности. В Закон включено положение ст.23, согласно которому государственные и частные организации обязаны соблюдать действующие правила хранения документов, т.е. их отбор, подготовку к архивному хранению, упорядочивание архивных документов. Особо подчеркивается необходимость соблюдения действующих правил хранения документов по личному составу. Кроме перечисленного, Закон предусматривает создание архивов организаций, а также порядок передачи документов этих архивов на дальнейшее хранение в случаях ликвидации (банкротства), реорганизации, присоединения организаций - собственников архивных документов.

Нормативно-правовой акт, который имеет непосредственное отношение к образованию документоведов, с последующей их практической деятельности - это Федеральный Закон РФ №8-ФЗ " Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"., который вступил в силу с января 2010 г. Впервые в истории Российского государства этот нормативно - правовой акт устанавливает положение, которое фактически устанавливает порядок подотчетности органов власти перед народом. По любому вопросу жизнедеятельности гражданин РФ может получить исчерпывающую информацию, за исключением тех сведений, которые затрагивают государственную, военную тайну и некоторые другие сведения.

В Федеральном конституционном законе от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» определены органы власти и управления, которым разрешено изображать тот или иной вариант герба на бланках, установлены три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Закон РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002) и Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», регламентируют использование государственного языка в официальных документах. Данные законы определяют, что официальное делопроизводство на территории Российской Федерации ведется на государственном языке - русском. Тексты документов (бланков, печатей, штампов) с наименованием государственных органов, организаций, учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации. В субъектах Федерации официальное делопроизводство ведется также на государственных языках данных республик. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, учреждениями в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации.

К работе делопроизводственной службы имеет прямое отношение и Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ (с изменениями 2006, 2007, 2008 гг.). Закон фиксирует обязательность документирования всех хозяйственных операций, указывает, что первичные документы составляются только по унифицированным формам. Очень важна статья закона о хранении документов.

В последнее время все чаще правила составления, оформления, обработки документов закрепляются в стандартах организаций, которые входят в систему стандартизации Российской Федерации. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ (в ред. от 09.05.2005) «О техническом регулировании» определил состав национальной системы стандартизации, принципы стандартизации, в числе которых добровольное применение национальных стандартов. Закон установил категории документов в области стандартизации, в том числе:

- национальные стандарты;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- стандарты организаций.

Стандарты организаций разрабатываются как локальные нормативные акты и в отличие от национальных стандартов носят не рекомендательный, а обязательный характер.

Сегодня службы ДОУ государственных органов и организаций всех форм собственности руководствуются следующими ГОСТами:

ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов утверждены постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65. Данный ГОСТ носит рекомендательный характер. Требования стандарта распространяются на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая входит в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Государственный стандарт устанавливает: состав и расположение реквизитов и состав зон на формате А4 углового и продольного бланка организационно-распорядительных документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003 конкретизируют порядок применения ГОСТ Р 6.30-2003 при унификации документов, проектировании бланков, оформлении реквизитов и подготовке текстов документов .

ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. Представлен образец оформления обложки дела постоянного хранения.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. Стандарт устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов. Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций, и организационно-распорядительную документацию.

ГОСТ 7.1-2003. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание, общие требования и правила составления» устанавливает общие требования и правила составления библиографического описания документа, его части или группы документов: набор областей и элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления элементов, применение предписанной пунктуации и сокращений.

Стандарт распространяется на описание документов, которое составляется библиотеками, органами научно-технической информации, центрами государственной библиографии, издателями, другими библиографирующими учреждениями.

ГОСТ Р 51511-2001. «Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 г. № 573-ст. Настоящий стандарт устанавливает Форму, размеры и технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

С 1 июля 2007 г. введен в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Он соответствует международному стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation - Records management - General (IDT). Необходимость появления такого стандарта продиктована временем. В настоящее время с выходом на зарубежные рынки многие организации разрабатывают и внедряют у себя системы менеджмента качества, особое место в которых занимают корпоративные стандарты по управлению документацией. Национальный стандарт должен стать основой разработки корпоративных стандартов. Он регулирует процессы управления документами всех форматов и на всех носителях, как в государственных, так и в негосударственных организациях; содержит положения об ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами. Кроме того, в стандарте содержатся руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами и методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами в организациях.

Второй эшелон нормативных актов составляют Указы Президента РФ, регулирующие нормативно - правовую и методическую базу современного делопроизводства.

Указы Президента РФ в области документационного обеспечения управления можно разделить на 2 группы:

-указы, дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;

-указы Президента о документировании прохождения государственной службы.

Первая группа указов касается документов, содержащих информацию, связанную СС государственной и коммерческой тайной.

Работники службы ДОУ по роду своей деятельности часто встречаются с документами ограниченного доступа. Указы Президента определяют, какие именно сведения могут составлять государственную тайну и какие относятся к сведениям конфиденциального характера:

-Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" от 30 ноября 1995 г. №1203;

-Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" от 6 марта 1997 г. №188.

Указы дают не только перечень сведений, отнесенных государственной тайне, но и указывают государственные органы, наделенные полномочиями по распоряжению той или иной категории сведений, отнесенных государственной тайне.

К такой информации отнесены сведения в военной области, разведывательной, контрразведывательной и оперативно - розыскной деятельности. Таким образом, большая часть сведений конфиденциального характера связана с частной жизнью и деятельностью граждан Российской Федерации.

Вторая группа указов - это указы Президента о документировании прохождения госслужбы, подписанные президентом РФ в 2005 г. №10:

-Указ Президента РФ "О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ" от 10 февраля 2005 г. №10;

-Указ Президента РФ "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений" от 1 февраля 2005 г. №111;

-Указ Президента РФ "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ" от 1 февраля 2005 г. №112;

-Указ Президента РФ "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведения его личного дела" от 30 мая 2005 г. №609.

Эта группа указов, подробно рассматривающая порядок документирования прохождения госслужбы, прежде всего, нужна работникам кадровых служб.

Следующий нормативно-правовой документ Указ Президента РФ "О мерах по обеспечению информационной безопасности в сфере международного информационного обмена" от 12 мая 2004 г. №611. В нем выражаются цели по обеспечению информационной безопасности в сфере международного информационного обмена посредством информационных систем, сетей и сетей связи, включая международную ассоциацию сетей "Интернет".

Кроме законодательных актов, документационное обеспечение управления в государственном учреждении базируется на целом ряде нормативно-правовых и нормативно-методических документов.

Основным нормативным документом являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

Данный нормативный акт регулирует и регламентирует порядок составления, оформления документов, а также систему организации работы с ними, т.е. порядок регистрации, обработки, осуществления информационно-справочной работы по документам, исполнения и т.д. В дополнение в данным Правилам 23 декабря 2009 г. был издан Приказ Росархива №76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

Ранее были изданы еще два важных Постановления, имеющих прямое отношение к службе ДОУ:

-постановление Правительства РФ "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" от 19 января 2005 г. №30;

-постановление Правительства РФ "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" от 28 июля 2005г. №452.

В регламенте прописаны все организационные моменты работы федерального органа, указаны некоторые виды документов, разрабатываемые федеральными органами власти, выделены основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

К важным нормативным документам следует отнести также Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2). В нем определены правовые положения и функции экспертной комиссии, порядок работы и взаимоотношения с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК).

В Примерном Положение о ЦЭК министерства (ведомства) РФ (утв. приказом Росархива от 17.03.1998 № 19). Определены права и функции центральной экспертной комиссии, порядок ее назначения, состав, сфера деятельности.

Основным нормативно-методическим документом, определяющим деятельность ведомственных архивов являются «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, ДОУ и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатурам дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу, порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

При составлении номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов абсолютно необходимым справочником являются перечни документов с указанием сроков хранения - систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141 - 98).

В настоящее время в делопроизводстве учреждений и организаций Российской Федерации используются два основных Перечня:

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558).

Перечни предназначены для использования в качестве основного нормативного документа при составлении номенклатуры дел организации, для определения сроков хранения и обора на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Очевидно, что дальнейшее развитие системы российского делопроизводства - это постепенный переход к безбумажному электронному документообороту.

На государственном уровне переход к ЭД уже начал осуществляться в системе органов федеральной исполнительной власти. 22 сентября 2009 г. Постановлением Правительства РФ № 754 утверждено Положение о системе межведомственного электронного документооборота.

Необходимость данного документа проявляется в том, что в стране еще не отлажена система электронного документооборота между министерствами, агентствами, ведомствами, между федеральными и муниципальными органами власти.

Положение определяет содержание, организацию, принципы, технологии электронного документооборота.

Межведомственный документооборот представляет собой взаимодействие федеральных систем электронного документооборота. В числе участников межведомственного электронного оборота называются:

Федеральные органы государственной власти.

Администрация Президента РФ.

Аппарат Правительства РФ.

В Положении подчеркивается, что под взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота следует понимать обмен электронными сообщениями, т.е. ведение служебной переписки в электронной форме между участниками межведомственного электронного документооборота. Обмен информацией может быть как общедоступной, так и информацией, содержащей служебную тайну.

В настоящее время разворачивается формирование систем межведомственного электронного документооборота.

Создание технико-технологической его инфраструктуры возлагается на организатора, которым определена Федеральная служба охраны РФ.

Данная служба, в частности, передает в низовые узлы безвозмездно все необходимые технические средства (во временное пользование).

На развитие системы электронного документооборота, безусловно, направлен и уже упоминавшейся мною новый закон «Об электронной подписи».

Заключение

История российского документоведения имеет обширную и долгую историю, начиная с истории древней Руси.

В этот период главным образом документируются правовые отношения: создаются объемистые правовые акты, многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот, разного рода житийные записи (о найме, продаже работников в рабство и т. п.). Постепенно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в текстах документов, складывались устойчивые формы расположения отдельных элементов текста распространенных документов (формуляры), т. е. появились первые ростки типизации и унификации документов. Расширение практики документирования привело к необходимости привлечения к работе с документами церковных служителей - псаломщиков и дьяков. В истории известен факт специальной подготовки из детей бояр судейских секретарей, писцов при князьях, дьяков в созданной для этого особой школе.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для безопасного их хранения. Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, в церквях и монастырях. В Пскове, например, документы хранились при Троицком соборе в ларях - сундуках. Государственные и церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в «Ларь Святой Троицы», придавая им тем самым свойство официального документа. Акты, терявшие по тем или иным причинам свое значение, по постановлению вече уничтожались. По существу, псковский ларь был и архивом, и канцелярией. В Новгородской республике решения вече оформлялись в «вечевой избе» - особой канцелярии, возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же хранилась и печать «Великого Новгорода».

Самой древней формой документа на Руси была грамота - лист пергамента шириной около 3,5 вершка (15-17 см). Пергамент представлял собой специальным образом выделанную телячью, баранью или козлиную кожу. Размеры документа могли быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следующих листов, образуя собой столбец, столбик. Отсюда название данной технологии работы с документами - «столбцовое делопроизводство».

Развитие порядка документоведения в Петровской России и России XIX века охарактеризован созданием мощной системы бюрократической государственной машины - и закрепления правил и порядка ведения дел на общегосударственном уровне, что имеет свои прямые следствия и в настоящем порядке устройства данного рода деятельности.

Не останавливалась работа по развитию документоведения и советское время закрепляя приобретенный опыт прошлых поколений и привнося своё видение по данному вопросу отражающее влияние крайне централизованного государственного строя и централизованной экономики.

Переход к новому экономическому порядку вызвал к жизни множество изменений коснувшихся также и всей документоведческой деятельности. Современное делопроизводство все чаще называется документационным обеспечением управления (ДОУ). Этот термин появился в связи с тем, что в современном делопроизводстве используются компьютерные технологии с их специфической терминологией.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет.

Несмотря на большую работу по формированию нормативно-правовой и нормативно-методической базы российского делопроизводства в последние годы, еще продолжает оставаться актуальным ее дальнейшее совершенствование.

Тем не менее, проведена большая работа по созданию нормативно-методической базы. Принятие постановлением Правительства Новых правил по делопроизводству от 15 июня 2009 г. и принятие новых Методических рекомендаций Росархива по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах государственной власти, утвержденные 2009 г. - являются хорошим подспорьем и руководством к действию для практических работников.

Недостаток в том, что они еще не известны многим работникам делопроизводств, слабо изучаются и медленно внедряются в практику.

Рассмотрение нами ряда ведомственных, региональных инструкций по делопроизводству свидетельствует о том, что их формы и содержание в основном не всегда соответствует главным положениям новых правоустанавливающих и нормативных документов.

Многовековая история российского делопроизводства свидетельствует о том, что еще не было такого периода, в которой на высшем уровне предпринималось столько бы последовательных действий по организации российского делопроизводства и приведению его в соответствие мировым стандартам. Об этом свидетельствует принятие в начале 21 века целого комплекса Федеральных законов, Правительственных регламентов, кодексов, ГОСТов, инструкций, положений и т.д.

Еще раз подчеркнем, что такая тенденция, безусловно, позитивно сказалась на российском делопроизводстве, на повышении его роли в информационном обеспечении государственного управления. Вместе с тем следует отметить, что такая активная законодательная инициатива, как нам кажется, не всегда носила только позитивный характер. Дело в том, что некоторые нормативные акты не в полной мере согласуются друг с другом. Так, например: в главном официальном издании - "Российской газете" публикуются документы, оформленные не всегда в соответствии с имеющимися нормативно-правовыми актами.

Конечно, отчасти это обусловливается самим назначением издания и формой газетной полосы. Существенным недостатком в развитии нормативно-правовой базы делопроизводства является то, что соответствующие акты доходят до регионов, до "глубинки" с большим опозданием. Поэтому разработка местных нормативных актов, с учетом менталитета российского чиновничества: регламентов, инструкций, положений, как правило, начинается с задержкой.

Положительным фактором является то, что в последние годы активизировалось издание научно-методической, учебной литературы по делопроизводству, хотя многие издания основываются, к сожалению, уже на отмененных нормативных актах.

Таким образом, со всей очевидностью следует говорить о необходимости всеобъемлющего похода за новыми знаниями в сфере делопроизводства всеми заинтересованными лицами. В противном случае велика опасность того, что документационное обеспечение управления в организациях может отстать от требований современности со всеми вытекающими из этого негативными последствиями.

Список источников и литературы

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ.

2. ГОСТ Р. 6. 30 - 2003 «название»- Издательство стандартов - М. 2003

3. «Генеральный регламент…» от 28 февраля 1720 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. - М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937.

4. «Табель о рангах…» от 24 января 1722 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. - М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937.

5. Арсеньев Ю.И., Шелобаев С.И., Давыдова Т.Ю. Интегрированные интеллектуальные системы принятия решений. М.: ЮНИТИ, 2002.

6. Балдин К.В., Уткин В.Б. Теоретические основы автоматизации управленческой деятельности в экономике. Воронеж: МОДЭК, 2003.

7. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция.- Ростов на/Дону: «Феникс», 2001.

8. Белов А.Н. Совершенствование документооборота в научной организации. - М.: Высшая школа, 1984.

9. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. - М.: ЭКСМО, 2006.

10. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. - Казань, 1989.

11. Варламов Н.Б. «История развития нормативно-методической базы ДОУ» - СПб., 2004.

12. Гергенов А.С. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие. - Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2005. Государственные учреждения России XVI-XVIII вв. - М., Изд-во МГУ, 1991.

13. Дейт К. Введение в системы баз данных. М.: Диалектика, 1998.

14. Демидов Н.Ф. Служебная бюрократия в России и ее роль в формировании абсолютизма. М., 1987.

15. Дрогобыцкий И.Н. проектирование автоматизированных информационных систем: организация и управление. - М.: Финансы и статистика, 1992.

16. Дьяков В.П. Internet. Настольная книга пользователя - М.: СОЛОН-Р, 2001.

17. Елинова Г.Г. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Краткий курс лекций.- Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004.

18. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. - М.: Высшая школа, 1988.

19. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволю-ционной России: учебник для вузов. / Н.П. Ерошкин. - 3-е изд., первое и доп. - М.: Высш. ак., 1983.

20. История делопроизводства в СССР. Учебное пособие. - М.: Высшая школа, 1974.

21. Иконников В.С. Опыт русской историографии. М., 2007.

22. Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с.

23. Илюшенко М.П. История делопроизводства в России(до 1917 г). - М.: РГГУ, 2007.

24. Каштанов С.М. Русские княжеские акты X-XI вв.(до 1380г.) Археографический ежегодник за 1974 год.

25. Космотаров М.Н. Секретарское дело №4/2001- С.28-32.

26. Кузнецова Т.В. Введение в специальность. Документоведение и окументационное обеспечение управления»: учебное пособие. - М.: РГГУ, 2003.

27. Лукашевич А.А. К истории делопроизводственной документации России XVIII в. // Отечественные архивы. - 2004. - № 4. - С. 12-18.

28. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М.: Просвещение, 1986.

29. Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (Проблемы изучения): Учеб. пособие. М., 1983. С.9.

30. Павленко Н.И. У истоков русской бюрократии//Вопросы истории. 1989

31. Памятники русского права М., 1952, Вып. 1.

32. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебное пособие. - М., 2002.

33. Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). Сборник научных трудов. - М.: Главархив, ВНИИДАД, 1983.

34. Российское законодательство X-XX веков М., 1985.

35. Рыбаков Б.А. Киевская Русь и русские княжества XII-XIII вв. М., 1982.

36. Русакова С.В. Законодательное регулирование документирования в учреждениях XVIII в. / С.В. Русакова // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 81-87.

37. Сахаров А.Н. Дипломатия Древней Руси IX - первая половина X в. М. 1980.

38. Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917- 1970). - М., 1973.

39. Соловьев С.М. История России с древнейших времен. М., 1962.Кн VII.

40. Сокова А.Н. Делопроизводство №2/2004 - С.4-7 , Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.).

41. Стенюков М.В. Справочник секретаря - М.: Издательство ПРИОР, 1999.

42. Сидоренко, Е.В. Складывание документооборота в учреждениях I четверти XVIII века // Делопроизводство. - 2007. - № 2. - С. 89-92.

43. Шмидт С.О. Российское государство в середине XVI столетия. М., 1984; Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI-XVII вв./ С.О. Шмидт, С.Е. Князьков. - М.: МГИАИ, 1985.

44. Шепелев, Л.Е. Чиновный мир России: XVIII - нач. XX в. / Л.Е. Шепелев. - СПб.: Искусство - СПб, 1999.

45. Черепинин Л.В. Русская палеография. М., 1959.

46. Фельзер А.Б. Направление и методы совершенствования документационного обеспечения руководящего персонала. - Киев: Знание, 1985.

Размещено на Allbest.ru