Система государственного делопроизводства в России: история и современность

Размещено на http://www.allbest.ru/

[Введите текст]

1

Введение

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

Делопроизводство в России также имеет древнюю и содержательную историю, изучение которой важно и актуально и для нашего времени. Возникновение системы делопроизводства неразрывно связано с государственным управлением и на протяжении всей истории косвенно или напрямую регламентировалась государственными законодательными актами.

Каждая новая историческая эпоха привносила свои формы и виды документов и совершенствовала основные технологии делопроизводства. Большинство реквизитов документов, способы обработки документов, этапы документооборота дошли до нас и существуют сегодня в усовершенствованном виде.

Современное делопроизводство все чаще называется документационным обеспечением управления (ДОУ). Последнее десятилетие - это период активного внедрения информационных технологий в работу делопроизводственной службы. На смену сформировавшимся нормам и технологиям приходят иные, новые нормы, правила и технологии. Последние из них обусловлены социально-экономическими, политическими, факторами научно - технического прогресса. Электронная эра диктует свои технологии, а подчас и своеобразие не только формы, но и содержательной стороны документационного обеспечения управления.

Цель моего исследования - изучение исторического опыта в развитии системы делопроизводства в России и анализ тенденций его современного развития

Основные задачи исследования:

Выявить основные этапы развития делопроизводства в России.

Изучить виды документов, принципы и технологии делопроизводства на различных этапах его развития

Изучить историю законодательного регулирования отечественного делопроизводства

Проанализировать состояние современной законодательной и нормативной базы регулирования системы делопроизводства в нашей стране.

Выявить основные тенденции современного развития ДОУ.

При подготовке дипломной работы мною были использованы труды таких известных историков и документоведов, как С.М. Соловьев, Б.А. Рыбаков, А.Н. Сахаров, С.М. Каштанов, Л.В. Черепнин, К.Г.Митяев, Н.Б.Варламов, Н.П. Ерошкин, Н.Ф Демидов, Т.В. Кузнецовой и др.

Особо следует выделить учебное пособие «История делопроизводства в СССР», монографии К.Г. Митяева «История и организация делопроизводства в СССР», Н.Б. Варламова «История развития нормативно-методической базы ДОУ», и книга М.П. Илюшенко «История делопроизводства в России (до 1917 г)»

Источниками для написания работы стали также правовые акты различных периодов российской истории такие как - «Соборное Уложение» 1649 г., «Генеральный Регламент» 1720 г., «Общего учреждения министерств» 1811 г. и другие и, конечно, современное российское законодательство, регулирующее делопроизводство и архивное дело в нашей стране.

Поставленные цель и задачи исследования предопределили структуру дипломной работы, которая состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

Глава 1. Система государственного делопроизводства в дореволюционной России

1.1 Делопроизводство в Киевской Руси в период феодальной раздробленности

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Древнерусское государство образовалось в итоге длительного процесса развития восточнославянских племен. Из договоров Древней Руси с Византией можно видеть складывавшуюся систему управления раннефеодального государства. Так, по договору 911 г. во главе союза племен стоял светлый князь, которому принадлежало право ведения внешних сношений, и он опирался на верхушку господствующего класса светлых бояр. Статья 1 договора 944 г. подтверждает, что великий князь осуществлял важнейшие государственные функции совместно с видными представителями господствующего класса: «Наш великий князь Игорь и его бояре».

Зарождение древнерусского государства сопровождалось появлением соответствующих функций управления, в частности дипломатической службы. Ее истоки восходят к временам антов (VI-VII вв.) - предков восточных славян, которые вели переговоры по территориальным вопросам, о выкупе пленных, о заключении договоров. Однако и в VIII в. во внешнеполитических контактах руссы не вышли за рамки соглашений с местными византийскими властями.

Договорные отношения с государствами оформлялись соглашениями - сначала устными, сопровождавшимися определенной процедурой и ритуалами. Первым известным устным соглашением был договор «мира и любви», заключенный руссами с Византийской империей после атаки в 860 г. русскими войсками Константинополя. Договор явился своеобразным дипломатическим признанием Древней Руси мировой державой.

В «Повести временных лет» рассказывается о заключении Олегом договора с Византией в 907 г., приводятся тексты русско-византийских соглашений 911, 944, 971 гг.. воссоздается картина переговоров. Устные клятвенные договоры («просто словесем») заменены «писанием и клятвою твердою».

Текст договоров дает возможность проследить, как изменялась государственная власть Руси, рос ее международный статус. Так, по договору 911 г. Русь не претендует на полное дипломатическое равенство с мировой империей: договор заключен и подписан в Константинополе, Олег не ратифицировал документ, не было равенства в титулатуре (великий киевский князь назван «светлым» князем).

При заключении договора 944 г. впервые императорский посол появляется в Киеве, а затем русский посол с представительным посольством отправляется в Константинополь. Игорь назван в договоре «великий князь русский», русское посольство ведет переговоры с самим императором.

На исходе IX в. Русь заключает договоры «мира и любви» с варягами, уграми, болгарами. По текстам договоров можно видеть, как выделялись категории лиц, связавших свою деятельность с дипломатическими обязанностями: глава посольства, посол, младший чин посольства - секретарь. Дипломатические ритуалы облекались в письменную форму. Так, при заключении договора 944 г. был введен новый порядок удостоверения личности послов: они должны были предъявить византийским чиновникам грамоты, адресованные на имя императора. Ранее такими удостоверениями служили печати.

Обмен оригиналами и копиями договоров, порядок подписания грамот (византийским императором и русскими послами), процедура их клятвенного утверждения, сами тексты договоров со стройной системой конкретных статей с юридическими и торговыми вопросами свидетельствуют о том, что Русь имела большой опыт по выработке письменных межгосударственных соглашений. Все это дает основание предположить наличие организованной делопроизводственной службы.

Очевидно, существовал штат писцов. В договоре 911 г. назван писец: «Ивановым написанием...» Упоминание писца встречается в частных и церковных актах.

Вырабатывается процедура удостоверения документа. Договор о мире был записан на «двою харатью», т. е. на две грамоты. Грамота 911 г. от греческой стороны скреплена собственноручной подписью императора («своею рукой») и христианским обрядом («честным крестом»). О подписи императора есть указание и в грамоте 944 г. Грамоты 911 и 944 гг. не подписаны русской стороной. Русские экземпляры договора 911 г. удостоверены клятвой послов: «Мы же кляхомся ко царю вашему по закону и по покону языка нашего». Договор 944 г. скреплен группой дружинников, и они принесли клятву в константинопольской церкви св. Ильи. Грамота Святослава 971 г. скреплена печатями послов. Практика удостоверения экземпляра, идущего от имени другой стороны, именно печатями послов известна в Византии с давнего времени.

Внутренняя жизнь государства также требовала определенных фиксированных установлений. О документировании определенных действий имеются сведения в договоре 911 г., в статье 13 которого говорится о том, что право наследования осуществляется не только по обычаю, но и по завещанию, т. е. завещательному распоряжению.

Усиление государства, развитие экономических, политических, культурных связей оказывали большое влияние на документирование и организацию работы с документами, на протяжении XI в. создается первый вариант русского феодального права - Русская Правда - постановления уголовного и процессуального права. Она складывалась на основе древних славянских обычаев. Древнейшая Правда - Правда Ярослава (30-е годы XI в.) - первый письменный сборник русских законов, определивший единую систему наказаний за преступления, возможным прототипом своим имел уставы и уроки княгини Ольги. Дополнения к Правде Ярослава - Устав мостникам и Покон вирный, а также Правда Ярославичей (1072) окончательно оформили принципы феодального права. Собственность князей была ограждена не только военной силой, но и писаным законом. В XI - начале XII в, эти документы были объединены: появилась Краткая Правда.

Накануне распада Киевской Руси на отдельные княжества в 1120-1130-е годы создается наиболее полный свод феодальных законов - Пространная Правда, включавшая в себя все ранее изданные законы, ставшие тематическими разделами нового законодательства.

Таким образом, запись юридических норм велась или в области внешних сношений, где «покон русский» сталкивался с законом других стран, или в княжеском хозяйстве со штатом сборщиков штрафов и дани. Широкое распространение имеет такой документ, как ряд. Согласно Русской Правде наименование вида документа «ряд» - древнейшая рядная грамота - это разного рода соглашения, договоры о вступлении в зависимые отношения и завещания.

Период, когда Киевская Русь распалась на полтора десятка самостоятельных княжеств, - период феодальной раздробленности (XII - конец XV в.). По подсчетам историков, в середине XII в. насчитывалось 15 княжеств, в начале XIII в. - примерно 250. Русь в этот период представляла собой совокупность княжеских, боярских, монастырских вотчин.

Феодальные княжества были вполне сложившимися государствами. Их князья имели титул «великий», обладали всеми правами суверенных государей; они «думали с боярами о строе земельном и о ратех», т. е. распоряжались внутренними делами, имели право «войны и мира», издавали свои уставные грамоты. При дворе каждого князя велась летопись.

Аппарат управления в княжествах состоял из дворцовой и вотчинной администрации. Во главе первой стоял дворецкий, отдельными отраслями княжеского хозяйства («путями») управляли «путные бояре» - стольники, сокольничие, конюшие, ловчие. Государственная территория, не входившая в состав дворцового управления, составляла «черные» волости и города, куда посылались наместники и волостели, назначаемые из бояр и «вольных слуг». Они получали города и волости в «кормление», т. е. с правом собирать в свою пользу «кормы» - поборы с населения, судебные и торговые пошлины.

Совещательным органом при князе оставался совет - Боярская дума. В ее состав входили бояре - знатные богатые землевладельцы, представители местной высшей церковной иерархии и должностные лица из системы двор-цового управления.

Организация управления Новгородской республики отличалась от системы управления княжеств. Элементами политической системы Новгорода были вече, посадник, тысяцкий, боярский совет во главе с архиепископом Новгородской Софии. Юридически высшим органом считалось вече - собрание полноправных жителей города мужского пола. Однако реальная власть принадлежала совету. Он формировался из бояр и высших чинов новгородской администрации - посадника, тысяцкого, старост городских концов. Совет решал важнейшие вопросы государственной жизни: подбирал кандидатуры князя, посадника, тысяцкого, готовил необходимые документы к вечевому собранию, решал вопросы внешней политики. Кандидатуру князя обсуждали в совете, затем ее рекомендовали вече, после чего с князем заключали договор, регламентировавший его права и обязанности. Договор с князем, а также торговые договоры с иностранцами скреплял архиепископ. В конце существования Новгородской республики великий князь посылал в Новгород своего наместника.

Во время монголо-татарского ига XIII-XV вв. система власти на Руси претерпела небольшие изменения. Хан взял себе право назначать князя. Каждый князь получал ярлык, который летописец определяет как ханскую грамоту, разрешавшую князю владеть землями, которые ему принадлежали. Ярлыки получали и митрополиты. Сохранялась структура местной власти. Золотоордынские ханы осуществляли непрямое управление завоеванными территориями. Их требования ограничивались двумя условиями: признание хана верховной властью и уплата дани. Для сбора дани хан назначал своих представителей - баскаков, функции которых впоследствии стали выполнять русские князья.

В целом после распада Киевского государства законы принимаются в форме уставов великих и удельных князей по отдельным вопросам. В результате дробления государства законодательство становится более локальным. Исключение составляли законы (судные грамоты) Новгородской и Псковской республик.

Документирование различных сторон общественной жизни нового периода проявилось в создании большого количества документов по вопросам внутреннего управления и внешней политики.

К XIV в. верховная власть осуществляла управление путем указных грамот, в которых давались распоряжения князя своим правителям на местах. Актами местного самоуправления были: кормленые грамоты (о передаче княжеским слугам той или иной территории «в кормление»), доходные списки, определявшие круг и характер сборов, уставные грамоты, определявшие порядок местного управления в «черных» волостях (регламентация повинностей и полномочий наместников).

Политические взаимоотношения между отдельными «великими» князьями оформлялись договорами, в которых устанавливались границы княжеств, порядок решения государственных споров, условия выдачи беглых крестьян и холопов. Главное в договоре - условия неприкосновенности владений: «Тебе знати своя вотчина, а мне знати своя отчина».

Феодальное землевладение и хозяйство регулировались многочисленными разновидностями грамот, оформлявшими акты дарения, раздела и передачи земли и зависимых людей, залога частной собственности, купли-продажи, обмена и т. д. (данные, раздельные, духовные, купчие, ме-новные грамоты).

Определенную группу актов составляли грамоты, укреплявшие право феодала на работника производства. Взаимоотношения наемных работников с хозяином, условия их работы фиксировались в специальных записях.

Документами суда были судные списки (протоколы), правые грамоты (судные списки с приговорами суда), бессудные грамоты, выданные без судебного разбирательства, мировые.

От XII-XV вв. дошло наибольшее количество берестяных грамот - писем граждан по самым различным поводам: просьба дать взаймы деньги, приглашение на похороны, просьба прислать чистое белье и пр. Они представляли собой и долговые расписки, завещания, любовные письма.

Создаются навыки, вырабатываются определенные правила составления различных видов документов. Наибольшее значение в их оформлении придавалось удостоверению документа. Так, из дошедших до нас жалованных грамот большинство удостоверены печатями (металлическими или восковыми), которые привешивались к документу. В ряде случаев в XIV в. печати прикладывались. На духовных грамотах до XIV в. ставилась печать князя, с 20-30-х годов XIV в. - печать князя и митрополита.

Согласно Новгородской Судной грамоте, решения совместного суда посадника и наместника великого князя скреплялись княжеской печатью, а позднее - вечевыми печатями посадника и тысяцкого.

Появляются и подписи. Так, на одной жалованной грамоте Дмитрия Донского имеется подпись его сподвижника Тимофея Васильевича (Вельяминова). В других актах феодального землевладения и хозяйства указывались имена послухов (свидетелей).

Начиная примерно с Ивана III в обращении к великому князю все, в том числе удельные князья, называли себя холопами. В подписи перед именем писали слово «холоп».

Определялся порядок выдачи судебных актов: они должны были оплачиваться пошлинами, скрепляться подписью дьяка и печатью великого князя или боярина. Красная печать, «обыкновенно на снурке висящая», удостоверяла, что снабженный ею законодательный акт исходит от верховной власти. Двинская Судная грамота устанавливала, что наместник получал пошлину за скрепление грамоты печатью, дьяк - за написание судебного документа.

Документы, дошедшие до нас в подлиннике, написаны в большинстве своем на пергаменте. Но и в этот период продолжается традиция оставлять записи на стенах храмов. Так, на стене Софийского собора сделана купчая запись начала XII в. на землю Бояна, которую купила вдова князя Всеволода. Сделка оформлена при 12 послухах.

Развитием документирования была вызвана потребность в ускорении письма. Устав уступает место полууставу, а затем скорописи. Расширяется применение бумаги.

С возрастанием роли документа в суде, дипломатии, хозяйстве при дворах князей, вечевых собраниях начал складываться штат дьяков, подьячих, которые занимались делопроизводством. Таким образом, формируется канцелярия. Так, Новгородское вече имело вечевую избу, где делопроизводство велось вечевым дьяком. Имелась особая вечевая печать, которая считалась печатью Великого Новгорода, т. е. государственной. В статье 8 Новгородской Судной грамоты определялся размер пошлин, взимавшихся за привешивание печатей.

При псковском Троицком соборе находился ларь (государственный архив и вечевая канцелярия), которым ведал ларник. Он был и хранителем псковской печати.

Упоминание о писцах имеется во многих документах. Например, в «рукописании» (завещании) галицко-волынского князя Владимира Васильевича (около 1287 г.) записано: «Володимир же повело писцю своему Федорцю писать грамоты». Известны имена отдельных московских писцов XIV в..

Дьяки документально оформляли рассмотрение вопроса в суде, весь ход судопроизводства: «...судье велети своему дьяку тое дело записать». Дьяк вел протокол судебного заседания, записывал показания участников заседания («розкащиков»), которые должны были ознакомиться с записью и в знак согласия с нею приложить свои печати.

Итак, с появлением государственных образований увеличивается сфера применения письменной фиксации межгосударственных общений и управленческих действий. Число видов и разновидностей документов возрастает с развитием производства, классовых отношений, укрепления государства. С XII в. можно говорить о появлении специального аппарата, занимавшегося составлением, подготовкой и рассмотрением документов: это писцы княжеской, вотчинной и городской канцелярий. Устанавливались правила оформления документов, изложения содержания в зависимости от назначения и вида, вырабатываются правила их обработки. Определялся порядок уплаты писчих пошлин за составление документа («писцу десять кун, за пергамент две ногаты»), за привешивание печати. Новгородской Судной грамотой (ст. 9 и 28) определялось время исполнения документа: два месяца для рассмотрения земельных споров («земное орудье») и один месяц для рассмотрения других дел.

Создаются княжеские и государственные (архив Троицкого собора в Пскове) архивы. Последним придавалось большое значение в приобретении документом юридической силы. Например, при заключении гражданско-правовых договоров их необходимо было юридически оформить документом, копия которого подлежала хранению в архиве Троицкого собора.

Однако, несмотря на достаточно широкую практику документирования фактов, и явлений частной и общественной жизни людей, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского государства как о какой-либо системе еще преждевременно. Это был период зарождения традиций, накопления опыта подготовки и хранения документов. В условиях феодальной раздробленности делопроизводство как система практикой управления еще не была востребована.

1.2 Приказное делопроизводство

Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления. Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами центральными исполнительным органами. Происхождение приказов как структурных единиц управления связано с практикой дачи поручений (приказов) великого князя своим подчиненным.

Первыми учреждениями приказного типа были Большой дворец и Казанский приказ. Конюшенный путь превратился в Конюшенный приказ. Процесс создания приказов продолжился до XVIII века.

Приказы были общегосударственной компетенции, дворцовые, ведавшие великокняжеским (царским) хозяйством, и патриаршие, управляющие церковно- монастырскими делами. Государственные в свою очередь делились на функциональные и территориальные. Военные функции выполнял Разрядный приказ. Поместный - ведал земельными делами, Оружейная палата - изготовлением и хранением оружия. Полицейский надзор в Москве осуществлял Земский двор, Посольский приказ ведал отношениями с иностранными государствами и. т. д. На отдельных территориях всеми вопросами управления ведали специальные приказы: Московский, Владимирский, Дмитровский, Рязанский, Казанский, Сибирский.

В период действия делопроизводства, получившего название «приказного», царь издавал указы, акты, жалованные грамоты, Боярская дума - приговоры; от приказов на места направлялись «памяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» - приказную избу со штатом в виде «меньших» воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб «на верх» посылались «отписки» (отсюда родилось название бессодержательного чиновничьего ответа на какое-либо обращение). В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство. В правовом отношении приказное делопроизводство, формируясь постепенно, закреплялось в Судебниках 1497, 1550, 1589 гг. и в Соборном уложении 1649 г. Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо делу, вопросу и «делопроизводство» как процесс производства («вершение») дел.

В приказах происходит выделение делопроизводства в особую сферу деятельности, формируется слой служивых людей - профессиональных чиновников, для которых документ стал основным предметом их труда. Приказов по разным источникам насчитывалось от 50 до 70. В каждом из них было от 3 до 10, а в некоторых приказах - до 400 с лишним «приказных людей». В Посольском приказе, например, насчитывалось 447 сотрудников.

Во главе приказа стоял судья, который управлял приказом. В его подчинении были дьяки, заместители судьи - товарищи. Проект документа («черное письмо») по указанию дьяка составлял подьячий «средней руки», дьяк «чернил» его, т. е. исправлял, а «молодший» подьячий «белил» - переписывал начисто. Затем «старый» подьячий сверял беловик с черновиком, «справлял» его, т. е. подписывал, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику, а уже «справленный» документ подписывал дьяк. Окончательно оформленный документ назывался «матицей». При составлении копии документа - «списка» указывались особенности его матицы, иногда указывалось место ее хранения.

В приказном делопроизводстве длительное время использовалась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления документов.

Создание большинства государственных учреждений не было оформлено законодательными актами. Однако их деятельность санкционировалась определенными нормами, закреплявшимися документами. Так, в период образования Русского государства издаются документы, проводящие централизацию власти и управления. Указные грамоты XIV-XV вв. характеризует великокняжеское правительство как главную судебную инстанцию.

В первой половине XVII в. Создание приказов оформлялось законодательными актами, которые определяли его функции, штат и бюджет. Во второй половине XVII . было установлено « указное число » подьячих для каждого приказа. Однако ни в организации, ни в компетенции приказов не было единообразия.

Формируется группа людей, единственным занятием которых становиться государственная служба. Судебники закрепили и уточнили должностной состав управленческого аппарата. Первым названы думные чины: боярин - высший сановник, близкий к князю; окольничий - второй после боярина высший чин; думные дворяне. За ним следуют дети боярские - низший разряд свободных служилых людей, целовальники-посадские люди или черносошные крестьяне, избиравшиеся (целовавшие крест) на различные должности в органах местного управления. Некоторые из бояр - «думцев» уже в четырнадцатом веке являлись одновременно управителями приказов и главными администраторами на местах.. Думные чины давались лицам, родственным с царской фамилией. Они занимали высшие государственные должности и места в Боярской думе. Присутствие на заседаниях Думы было важной привилегией бояр, окольничих, думных дворян. В думе не решались, а обсуждались все государственные дела, решение же принимал князь: «сужу аз, князь великий, или кому прикажем»

Всевластие князя ограничивалось особым институтом - местничеством: служебное положение, раз занятое предком, переходило к его потомкам, т. е. иерархия должностей соответствовала родословной. Отменено местничество только в 1682 г.

Судебник 1550 г. возлагает на высших должностных лиц центральной администрации (боярина, казначея, дворецкого) обязанность рассматривать все дела « жалобщиков своего приказу», докладывая о наиболее важных челобитных царю.

Служилыми чинами, выполнявшими управленческие и делопроизводственные функции, были дьяки и подьячие. Уже в штате князя появился специальный чин-дьяк, который оформлял духовные грамоты. С XV в. дьяк (по С. М. Соловьеву - высшее звание « человека пера».) включается в состав судей: бояре и окольничие осуществляли суд в присутствии государственного чиновника - дьяка. С XVI в. появляется деление дьяков на думных и приказных. Думные дьяки учувствовали в заседаниях Боярской думы и исполняли обязанности судей в главных приказах государства - Разрядном, Посольском, Поместном и Казанского дворца. Приказные дьяки были помощниками («товарищами») судей в приказах и воевод ( на местах), возглавляли небольшие приказы, руководили деятельностью структурных подразделений приказов - столов. Младшим чином приказной администрации были подьячии, которые делились на три разряда: «старые» (старшие), заведовавшие в некоторых приказах повытьями- структурными подразделениями столов, «средние» и «молодые» (младшие). Среди «старых» была особая должность подьячего «с приписью».

Установившимся обычаем, а затем и законом были определены функции служилых людей. Присяги (крестоприводные записи), в которые давались должностными лицами при вступлении в должность, наказные памяти воеводам и особые грамоты являлись своего рода прототипом должностных инструкций, в которых перечислялись обязанности служивого человека, в том числе делопроизводства. И хотя они были разными в различных учреждениях, по ним можно установить круг обязанностей служилых людей, которые вследствие нечеткого разделения функций управления были многообразны. Служилый человек решал судебные, административные и финансовые вопросы.

Думные дьяки докладывали в Боярской думе о делах приказов. Формулировали и записывали царские указы и приговоры думы, скрепляли своей подписью их и другие законодательные акты(например Уложение 1649 г.), делали объявления о повышении в чинах, оглашали приговоры. В приказах думные дьяки выполняли распорядительные функции: санкционировали пересылку денег, выдачу жалованья.

Приказные дьяки готовили решения по судебным и административным вопросам, осуществляли контроль за деятельностью подьячих ( проверяли находившиеся у них денежные суммы), скрепляли своими подписями приходно-расходную документацию, проверяли исходящие документы, «приписывали» грамоты, памятки и отписки, ставили на документы пометы, фиксировавшие решения по ним судейских коллегий.

Высшую группу служилых людей составляли «старые» подьячие. Основная часть их называлась подьячие «с приписью», которые наделялись значительной административной самостоятельностью - правом подписи исходящих документов. «Старые» подьячие распределяли работу между подьячими своего структурного подразделения, проверяли ее исполнение, составляли черновики в соответствии с пометой дьяка, делали выписки из дел для докладов судейским коллегиям или Боярской думе, вели приходно-расходные книги, были ответственными за архив.

«Средние» подьячие (подьячие «со справкой») «справляли», т. е. заверяли своей подписью, правильность написания документа, вели книги приказов (записные и др.) В местных учреждениях функции подьячих «с приписью» и «со справой» определялись более широко. Они должны были составлять финансовые отчеты (сметные списки), вести следственные и судебные дела.

Основным видом работы «молодых» подьячих («пищиков») было переписывание («беление») документов: многочисленных копий, выписей, записей в книгах.

На посадах, в селах и деревнях писцами грамот были земские и церковные дьячки. Хозяйственная отчетность в имениях велась показчиками или специальными « дьячками у письменных дел» Памятники русского права. М., .С середины XVI в.частноправовые акты и челобитные писались специальными подьячими- писцами - профессионалами, которые «кормились пером».По месту своей работы - городские площади - они назывались площадными. Это было своего рода нотариат.

Итак, эволюция государственного аппарата от учреждений, обслуживавших великокняжеское хозяйство, привела к иерархии учреждений централизованного государства: Боярская дума, приказы, воеводские избы. Сформировался особый слой служилых людей - чиновников, подчиненных верховной власти и зависимых от нее. Дьяки и подьячие, являясь фактическими исполнителями правительственных решений, нередко располагали большой властью в разрешении конкретных вопросов, что приводило к служебным злоупотреблениям, порождало взяточничество и волокиту, о чем неоднократно упоминает законодательство, устанавливая наказания за взятки судей центральных и местных государственных органов. Крестоприводные записи губных и земских старост и целовальников содержали специальное обязательство не брать «посулы». Однако законы ловко обходились, и так называемое производство дел стало ареной многочисленных злоупотреблений.

В правительственных учреждениях вырабатывались приемы делопроизводства, основанные на традиции, закрепленные и развитые в правовых актах: Судебниках 1497, 1550, 1589 гг., Соборном Уложении 1649 г., актах местного управления, на основании которых, а также путем анализа делопроизводственных документов можно воссоздать картину постановки делопроизводства.

Документы учреждений по характеру работы с ними условно классифицировались на внутренние, входящие («присыльные») и исходящие («посыльные»).

К внутренним документам относились решения (приговоры), выписки, списки (боярские, членов государева двора), росписи. Функция хозяйственного учета оформлялась книгами по учету (хлебных запасов, денег, пошлин и т.д.), сметными списками. Книгами статистического учета, составляемыми для описания податных сил, были писцовые (описание города с относящимся к нему уездом), дозорные (записи результатов проверки жалоб населения после войны, эпидемии), переписные (подворные переписи населения), приправочные (списки с писцовых и дозорных книг, составленные для справок) и др.

Существовали специальные образцовые книги, где подавись образцы документов; типы отдельных документов приводились в азбуках и письмовниках, которыми пользовались при составлении документов не только правительственных, но и частных.

На основании норм закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого вида документа, тексты которых имели определенную схему построения и унифицированное оформление. Основная особенность типового формуляра документа XV-XVII вв. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст. Такие его реквизиты, как наименование вида, автор, дата, а иногда и адресат, не выделялись из текста.

Своеобразной была форма документа. В канцеляриях Русского государства получила развитие узаконенная Судебником 1550 г. столбцовая форма делопроизводства. Документы писали на бумажных полосах особой формы и размера. Бумажный лист резался или пополам в длину (полосы 17 х 45 см), или на три части в ширину (полосы 15 х 34 см). Текст располагался на узкой стороне бумажных полос, которые склеивались, и получался свиток, называемый «столбец», «столпик». Место склейки полос и отдельный узкий лист называли «сстав». На целых листах бумаги (или пергамента) писались лишь жалованные грамоты от имени царя дворянам, церковным учреждениям и грамоты иностранным государствам.

Черновик документа («черное письмо») по помете дьяка составлял «старый» подьячий. Дьяк проверял документ, иногда «чернил», т. е. исправлял, текст. «Молодой» подьячий переписывал его набело, после чего «старый» подьячий сличал с черновиком и делал об этом отметку на обороте внизу правой стороны, например: «Справил Ивашка Истомин».

Переписанный начисто документ поступил на просмотр и на подпись дьяку или исполняющему должность дьяка подьячему « с приписью». В судебнике 1497 г. обращалось внимание на обязанность скрепления подписью дьяка и печатью великого князя или боярина важнейших документов, в часности судебного решения. .

Подпись («припись») начиналась на обороте документа по слову или слогу на каждом ставе, а кончалась на другой стороне листа под текстом.Очень редко подпись дьяка ставилась на лицевой стороне в строку с последним словом текста. Иногда вместо подписи дьяка или подьячего по склейкам проходит скрепляющая один став с другим надпись «сстав»

На исходящих (посыльных) документах адресат помещался на оборотной стороне столбца, в середине первого става. Независимо от нопосредственного исполнителя документы адресовались царю: «Государю царю и великому князю Алексею Михайловичу всея великая и малые и белыя России самодержцу».

В рассматриваемый период изменяется техника документирования: на смену уставу и полууставу приходит особый тип письма делопроизводственных документов - скоропись, Дорогостоящий пергамент заменяется бумагой.

Документы, подготовленные к отправке, свертывали в столбец, а некоторые правительственные документы складывали в виде конверта и запечатывали сургучной печатью. До учреждения в 1666 г. почты документы переправлялись с нарочными.

Регистрация документов как запись сведений о них была введена, прежде всего, для охраны документов. Она появилась, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.

Своеобразной была регистрация исходящих документов. После выдачи документа челобитчику и отсылки грамоты воеводе, например, в особые записные книги подробно записывалось их содержание. На документах делались отметки об их регистрации.

Исполнение документов контролировалось. В Судебнике 1550 г. (ст. 32) определялся порядок возмещения убытков в случае волокиты («затяжки дела») со стороны пристава. За промедление решения вопроса кроме взыскания в пользу челобитчика дьяков били батогами.

Законченные делопроизводством документы группировались (формировались) в дела - столбцы. При этом в одних случаях формирование документов в столбцы осуществлялось по мере их поступления в канцелярию и исполнения. Поэтому столбец представлял собой как бы сборник дел. Например, в приказах были столбцы структурных подразделений (столов): столбец денежного стола, хлебного, судного и т. д. Другой способ формирования дел был основан на применении особых признаков. Так, имеются столбцы, сформированные по номинальному признаку, когда за основу объединения документов бралось наименование вида, например: «указные», «памятные», «судные списки». Особенно часто этот принцип применялся при формировании дел в Разрядном приказе. Дела здесь состояли из распоряжений о назначении на службу или разнообразных списков о придворной и военной службе.

По географическому признаку объединялись документы Посольского приказа: «дела польские», «дела крымские» и т. п. Они включали грамоты главам государств, грамоты ответные, наказы послу, статейные списки и другие документы. Отдельно группировалась переписка Посольского приказа и Боярской думы с зарубежными правительствами об устройстве посольств, организации приема послов и т. п.

Основным признаком заведения дел был вопросный, когда расположение документов определялось логикой решения вопроса. В этом случае первым был инициативный документ (челобитная, память, выписка из журнала заседания присутствия), за которым следовали расспросные речи, сказки, выписки-справки и другие документы. Завершалось дело приговором (решением) и указной грамотой. Иногда к такому комплексу могли подклеить документы по другому вопросу, и тогда образовывался сборник дел.

В деле находились как подлинные документы (с дьячьей пометой или адресом и отметкой о получении), так и черновики («отпуски») обычно тех документов, которые отправляли адресатам. Такие документы, как договорные записи, составлялись в нескольких экземплярах.

Нумерации листов-склеек на лицевой стороне столбца не было. Нужно было прочитать все документы, чтобы установить цельность всего столбца. Для нахождения какого-либо документа, наведения справок нужно было раскатать весь столбец. Это неудобство заставило заводить в делопроизводстве тетради и книги, которые копировали столбцы или составлялись самостоятельно. Так что столбцы и тетради в большинстве своем повторяют одно и то же, особенно по вопросам прихода и расхода. О тетрадях упоминается уже в XV в. Судебник Ивана III в списке XVI в. написан тетрадью. Акт о венчании на царство Федора Ивановича написан книгою в четверть листа. В то же время следственное дело об убиении царевича Дмитрия написано на столбце.

Особое внимание уделялось хранению документов.Судебник1550 г. установил чтобы дьяк хранил все записи судебного заседания. Подьячим запрещалось держать дела у себя. За нарушение этого установления им грозило наказание «торговой казнью» (публичное телесное наказание на торговой площади) и лишение права впредь исполнять обязанности подьячих. В уставной земской грамоте 1552 г. данная мера наказания для земского дьяка заменена смертной казнью. Суровыми были наказания за утерю документов.

Документы хранили в ларях или сундуках, внутри них- в ящиках, мешочках, «коробьях», а в некоторых приказах - в шкафах. Например, в Поместном приказе были передвижные и вделанные в стену шкафы.

Оформилось понятие архива («хранила», «казны») как собрания исторических документов и документов государственных учреждений. В княжеском дворце при Иване III уже существовала такая «казна».

Итак, можно сделать вывод, что в XV-XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных документов, созданы их формы, появились законодательные указания о порядке документирования.

Делопроизводство основывалось на нормах обычного права, а не регулировалось специальным законом. Задачи, функции учреждений, права и обязанности должностных лиц не были закреплены законодательно.

1.3 Коллежское делопроизводство

Взамен устаревшей системы приказов в 1717- 1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии, в том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, копиисты, писцы, фискалы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей.

Коллежское делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В - для регистрации документов вышестоящих органов, С и D - для всех остальных документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации являлась удобной и оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют журнальную форму регистрации.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

Каждую коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий. Чиновник, занимавший должность секретаря, обязан был хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, быть образованным и знающим свое дело до тонкостей специалистом. Роль секретаря в коллегии была довольно значительна и важна.

Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменения.

В первой четверти XVIII в. в России сложилась новая система государственных учреждений, соответствовавшая особой форме феодально-крепостнического государства - абсолютной монархии. В руках царя сосредоточилась вся полнота власти. Неограниченная власть государя нашла законодательное определение в Уставе о наследии престола 1722 г. и других актах. Воинский устав 1716 г. гласил: «...его величество есть самовластный монарх, который никому на свете в своих делах ответу дать не должен...».

Глава государства был носителем законодательной и исполнительной власти. Последняя осуществлялась зависимым от него аппаратом, реорганизация которого началась с создания в 1711 г. Сената как высшего органа управления с функциями правосудия, решения финансовых вопросов, общих вопросов управления отраслями государственного хозяйства. Сенат заменил Боярскую думу. Однако в отличие от последней он выполнял законодательную роль эпизодически (и то только в первое десятилетие своего существования), оставаясь законосовещательным учреждением, имел право принимать постановления по вопросам, которые коллегии не могли решить самостоятельно, а также посылать нижестоящим учреждениям указы от своего имени (до 1721 г.). Заседало в Сенате девять человек, в Боярской думе к концу XVII в. - более 100.

В период с 1726 г. до конца XVIII в., когда при императорах стали возникать как высшие законодательные и распорядительные учреждения различные советы и кабинеты - Верховный тайный совет (1726-1730), Кабинет Ее Императорского Величества (1731-1741), Совет при Высочайшем Дворе (1769-1801) и др., - Сенат был подчинен им. Он должен был отчитываться перед ними и исполнять их предписания. Постепенно он превратился в исполнительное учреждение, решавшее текущие вопросы управления. За Сенатом осталась лишь роль высшего суда - судебная апелляция.

В 1719 г. был определен состав канцелярии Сената: обер-секретарь, секретари, переводчик, нотариус, актуариус, регистратор, канцелярист, переплетчик, вахмистр - их обязанности были регламентированы. Вопросы решались коллегиально.

Опираясь на дворянство и нарождавшуюся буржуазию, абсолютный монарх осуществлял управление через центральные органы государства. На новом этапе экономического и политического развития приказное управление, находившееся в руках бояр, враждебно относились к преобразованиям Петра С 1711 г. его канцелярия занималась вопросами комплектования штатов новых учреждений (коллегий) и определением должностных окладов. Составлялись ведомости, содержавшие обобщенные сведения о гражданских чинах, на основе которых определялись штаты коллегий.

Первым центральным учреждением нового типа была открытая в 1699 г. в Москве Бурмистерская палата, ведавшая посадским населением, - предшественница Главного магистрата, созданного в 1720 г. на правах коллегии. К концу первой четверти XVIII в. вместо 44 приказов "было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Главными считались три коллегии: Чужестранных дел, Военная, Адмиралтейская. Коммерц-коллегия, Мануфактур-коллегия и Берг-коллегия ведали торговлей и промышленностью. Компетенцией Камер-, Штатс- и Ревизион-коллегий были финансы. Юстиц-коллегия ведала судопроизводством, Вотчинная - дворянским землевладением. Главный магистрат управлял городами.

Особое место занимала Духовная коллегия (Святейший правительствующий синод), игравшая роль высшего органа церковной власти. Для решения некоторых вопросов проводились совместные конференции Синода и Сената под председательством императора.

Коллегии получили право издания указов по вопросам, входившим в их ведение. Им подчинялись местные органы власти в губерниях - губернские канцелярии во главе с губернаторами.

Вводя коллегиальное управление, Петр I ставил задачи обеспечения более высокой работоспособности учреждений, повышения ответственности и ограничения злоупотреблений чиновничества. Согласно Духовному регламенту коллегиальное учреждение «совершеннейшее есть и лучшее, нежели единоличное правительство».

Преимущество коллегий над приказами заключалось в различии принципа управления (коллегиальное обсуждение и решение дел), единообразии структуры, более четком разграничении функций, строгой законодательной регламентации их прав, обязанностей.

Однако в послепетровский период коллегиальный принцип управления был существенно изменен, а к концу столетия фактически ликвидирован.

Учреждения XVIII в. отличались от учреждений предшествующего периода способом их создания: объявлением закона или реформой. Статус, устройство каждого государственного учреждения теперь оформлялись регламентом. Регламенты коллегий обсуждались в Сенате. На основании утвержденных регламентов отдельных коллегий и практической деятельности был составлен общий регламент - Генеральный, который был утвержден 28 февраля 1720 г. Он определял задачи, функции, структуру, порядок работы коллегий. Генеральный регламент был первым законодательным актом дореволюционной России, определившим порядок делопроизводства, который действовал до 1917 г.

Положения Генерального регламента были дополнены и развиты Адмиралтейским и Духовным регламентами. Первый устанавливал обязанности большого круга должностных лиц, штат канцелярских служителей в 17 человек, правила оформления указов с подписями всех членов присутствия. Второй развил главу Генерального регламента «О преимуществе коллегий», подчеркнув, что коллегиальное обсуждение проявляет истину, позволяет избежать пристрастного решения. Решением, принимаемым коллегиально, достигается, по мысли авторов, большее повиновение. Так составители документа Духовного ведомства обосновывали целесообразность замены патриаршества Синодом.

Генеральный регламент устанавливал большую дифференциацию должностей и должностных обязанностей.

Коллегия состояла из присутствия (общего собрания членов) и канцелярии. Регламент определял состав присутствия коллегии: президент, вице-президент, советники, асессоры; обязанности его членов, порядок проведения заседания. Предписывалось «всем мнение свое свободно и явственно объявлять по правому своему разумению и совести, невзирая на персону». С тем чтобы высшее должностное лицо не оказывало давления на низшего по должности члена присутствия, предлагалось первым высказывать свое мнение асессорам, затем советникам и после них - вице-президенту и президенту. В случае если при принятии решений голоса разделялись поровну, принятым считалось то решение, за которое проголосовал президент.

Подробно была описана организационная работа канцелярии. Возглавлял канцелярию секретарь, которому поручалось общее руководство делопроизводством коллегии. Он готовил дела к заседанию коллегии и докладывал их. В регламенте специально оговаривалась очередность подготовки дел: сначала - «дела государевы», а затем - «частные», притом не по выбору, а в последовательности, указанной в реестре. От того, как секретарь подготавливал дело к слушанию на заседании, нередко зависело и решение вопроса коллегией. Секретарь вел учет решенных и нерешенных дел, хранил печать коллегии.

Были определены обязанности и других членов канцелярии. Нотариус вел протоколы по определенной форме, наблюдал за исполнением решений, принятых коллегией. Актуариус регистрировал документы и разносил их исполнителям. Регистратор отвечал за оформление указов, подготовленных в коллегиях, вел журналы входящих и исходящих документов. Все эти лица - канцеляристы - составляли тексты документов, копиисты переписывали их набело. Переводчикам поручались переводы с иностранных языков, для устных переводов была должность толмача, За порядком в канцелярии надзирал экзекутор.

Для четкого выполнения всех регламентированных канцелярских обязанностей необходимо обучение. Об этом говорилось в главе XXXVI Генерального регламента. Это положение было развито пунктом 14 Табеля о рангах. Молодые дворяне для получения чина члена коллегии должны были изучить делопроизводство, экономику и право. Указом Петра I от 10 ноября 1721 г. предписывалось Сенату организовать школу, «где учить подьячих их делу, а именно «цыфири», и как держать книги, ко всякому делу пристойные». Профессиональный чиновник должен был знать арифметику, форму книг, табели и стиль письма. Порядок работы местных учреждений, их структура и функции были определены некоторыми законодательными актами Петра I. Однако законченную форму эти вопросы приобрели в законе «Учреждения для управления губерний» от 7 ноября 1775 г. Губернские и уездные учреждения получили развитое внутреннее устройство: общее присутствие (коллегиальный орган), состоявшее из советников и асессоров. Оно решало основные вопросы, входившие в компетенцию данного учреждения, заседания присутствия протоколировались за подписью всех его членов.