Учет расчетов по недостачам

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Южно-Уральский государственный университет

Институт экономики, торговли и технологии

Кафедра "Бухгалтерский учет и финансы"

Контрольная работа

по дисциплине: Бухгалтерский учет в бюджетных организациях

Учет расчетов по недостачам

Проверила Шикунова В.М.

Автор работы

студент группы ИЭТТ-510

Муминова О.И.

Челябинск 2014

Недостачи нефинансовых и финансовых активов встречаются в деятельности практически всех бюджетных учреждений. При недостаче нужно сначала определить, "кто виноват": поставщик, водитель, кладовщик или это просто естественные потери. А уже потом станет ясно, "что делать" - т.е. как отразить эту недостачу в бухгалтерском или налоговом учете. Потери от порчи товарно-материальных ценностей, как правило, возникают при их приобретении, реализации, хранении.

При получении и использовании товарно-материальных ценностей могут быть обнаружены такие виды недостач: недостача в пределах норм естественных потерь в пути; недостача по вине поставщика; недостача по вине лица, сопровождающего груз; недостача на складе и т.п.

Причинами недостач могут являться недостаточная квалификация персонала, неправильная организация процессов обращения и хранения материальных ценностей, а также умышленные противоправные действия работников учреждений или сторонних лиц. Имеют место случаи образования недостач по причинам, не зависящим от администрации учреждения или его персонала - в результате чрезвычайных ситуаций.

В соответствии с законодательством любая недостача материальных ценностей должна быть подтверждена документально. Следовательно, в бухгалтерском учете она отражается только по результатам проведенной инвентаризации, проверки или ревизии.

Организация учета расчетов по недостачам

Учет расчетов по недостачам в бюджетном учете ведется на синтетическом счете 20900 000 "Расчеты по недостачам". На счете отражается задолженность по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и материальных ценностей, по суммам потерь от порчи материальных ценностей, отнесенных на виновных лиц, по рыночной стоимости. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.

Согласно п. 159 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. (далее - Инструкция N 25н), при определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, рыночную стоимость следует определять на день обнаружения ущерба.

По всем суммам задолженности по фактам хищений и недостач должны быть в наличии материалы, оформленные в установленном порядке для предъявления гражданского иска либо возбуждения уголовного дела. Порядок предъявления гражданского иска установлен Гражданско-процессуальным кодексом (далее - КПК) РФ, а порядок возбуждения уголовного дела - Уголовно-процессуальным кодексом (далее - ГПК) РФ.

Если по факту ущерба состоялось решение суда, то учтенные на счете 20900 000 "Расчеты по недостачам" суммы должны быть уточнены в соответствии с данными, указанными в исполнительном листе.

Здесь же отражаются другие суммы, подлежащие удержанию и списанию в установленном порядке.

Аналитический учет по счету ведется в Карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.

Учет расчетов по недостачам детализируется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления в разрезе следующих аналитических счетов:

- 20901 000 "Расчеты по недостачам основных средств";

- 20902 000 "Расчеты по недостачам нематериальных активов";

- 20903 000 "Расчеты по недостачам непроизведенных активов";

- 20904 000 "Расчеты по недостачам материальных запасов";

- 20905 000 "Расчеты по недостачам финансовых активов".

Согласно п. 11 Приложения N 1 "Корреспонденция счетов бюджетного учета" к Инструкции N 25н при отражении рассматриваемых сумм в учете по рыночным ценам предполагается оформление, как минимум, двух бухгалтерских проводок:

- по списанию балансовой стоимости утраченного или испорченного имущества;

- по формированию доходов в размере рыночной стоимости указанных активов.

Схема учета недостач, установленная Инструкцией N 25н, в отличие от ранее действовавшей, исключает возможность обособленного отражения в учете разницы между рыночной и балансовой стоимостью утраченного или испорченного имущества. Поскольку эта разница определяется в результате сопоставления оборотов по кредиту и дебету счета учета доходов от реализации активов (40101 172).

Стоимостная оценка недостачи (хищения)

Инструкция N 25н, как отмечалось, устанавливает правило определения размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, исходя из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Очевидно, имея в виду все случаи выявления недостач и порчи имущества учреждений без исключений. Попробуем оценить справедливость такой установки.

По мнению автора, рыночная оценка недостач и потерь ценностей целесообразна (и правомерна) только тогда, когда имеется возможность установления виновного юридического или физического лица. К возмещению за счет него и будет отнесена сумма причиненного материального ущерба по рыночной стоимости. Однако в случаях возникновения недостач и потерь в результате чрезвычайных обстоятельств, либо когда установление виновных не представляется возможным, списание сумм недостач было бы целесообразно производить по балансовой стоимости. Учет недостач и порчи имущества по рыночной стоимости в перечисленных случаях формально приводит к завышению бюджетных расходов. Ведь согласно п. 10 Приложения N 1 к Инструкции N 25н, например, списание недостач нефинансовых активов, образовавшихся вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций, отражается по дебету счета 40101 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами".

В течение срока, установленного законодательством, после выявления фактов недостач и хищений, материалы должны быть переданы в следственные органы для предъявления гражданского иска. При получении решения суда суммы, отнесенные на виновных лиц, уточняются в соответствии с исполнительным листом в регистрах бухгалтерского учета. Если заведенное дело до суда не доходит, при этом органы следствия официально сообщают о невозможности установления виновных лиц и прекращении дела, недостача должна списываться за счет бюджетных средств или быть отнесена на финансовые результаты деятельности, приносящей доход.

Следует обратить внимание, что в бюджетном учете сумма недостачи в размере остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов (балансовой - остальных нефинансовых активов) предварительно формируется в дебете счета 40101 172 "Доходы от реализации активов" в корреспонденции со счетами учета утраченного имущества. То есть, при отнесении сумм недостач, порчи и хищений на счет 20900 000 "Расчеты по недостачам" в корреспонденции со счетом 40101 172 "Доходы от реализации активов" последний (по данной группе операций) в этой части закрывается. Такая схема бухгалтерских записей позволяет обеспечить сохранение суммарной стоимости активов бюджетного учреждения: она не уменьшается из-за списания стоимости утраченного в результате недостачи (хищения) объекта. имущество недостача учет бюджетный

Как уже отмечалось, суммы недостач и потерь имущества, оцениваемые по рыночной стоимости, в бухгалтерском учете отражаются несколькими проводками:

- списание утраченного объекта на сумму его балансовой стоимости

Дебет 40101 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит 10000 000 "Уменьшение стоимости нефинансовых активов" - по соответствующим аналитическим счетам.

- принятие на баланс суммы недостачи по рыночной стоимости

Дебет 20900 560 "Увеличение дебиторской по недостачам" - по соответствующим аналитическим счетам.

Кредит 40101 172 "Доходы от реализации активов"

Инструкцией N 25н не предусмотрена возможность оформления отдельных проводок по отнесению задолженности по суммам нанесенного недостачей материального ущерба на субсчета конкретных виновных лиц. Необходимости обособленного отражения в учете подобных операций, по мнению автора, нет. Размер недостачи, подлежащей взысканию (в рыночных ценах), определяется при оформлении проводки по счету 20900 000 "Расчеты по недостачам". Обобщение данных о конкретном физическом или юридическом лице, которое обязано возместить недостачу, предусмотрено осуществлять в Карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.

Погашение задолженности по недостачам

Возмещение ущерба, причиненного недостачей (хищением), может производиться разными способами.

В соответствии со ст. 238 ТК РФ работники несут материальную ответственность только за реальный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества.

Чтобы установить размер ущерба и причины его возникновения, специально созданная комиссия в составе соответствующих специалистов проводит проверку, по результатам которой определяется размер ущерба. Затем оформляются материалы проверки (документ, подтверждающий ущерб (акт инвентаризации, дефектная ведомость) и определяющий его размер, заключение комиссии, письменные объяснения работника о причинах ущерба). Если размер ущерба, причиненного работником, не превышает его среднего месячного заработка, то ущерб взыскивается с него в бесспорном порядке.

При возмещении ущерба суммы недостач, учтенные на соответствующих аналитических счетах счета 20900 000 "Расчеты по недостачам", списываются в зависимости от способа возмещения:

- поступление сумм в возмещение причиненного учреждению ущерба

Дебет 20101 510 "Поступления денежных средств учреждения или на банковские счета"

Дебет 20104 510 "Поступления в кассу" или

Дебет 21002 400 "Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации нефинансовых активов"

Кредит 20900 000 "Расчеты по недостачам" - по соответствующим счетам аналитического учета.

Суммы, поступившие в возмещение недостач и хищений объектов основных средств, нематериальных активов, некоторых материалов, подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета. Исключение составляют средства, поступившие в возмещение задолженности по недостачам имущества по предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. При перечислении оформляются следующие бухгалтерские записи:

- с банковских счетов учреждения

Дебет 1 21002 400 "Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов, по поступлениям в бюджет от реализации нефинансовых активов" - по соответствующим КОСГУ

Кредит 1 20100 000 "Денежные средства учреждения" - по соответствующим счетам аналитического учета - с единого счета бюджета

Дебет 1 21002 400 "Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов" - по соответствующим КОСГУ

Кредит 1 30405 300 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" - по соответствующим КОСГУ.

Списание недостач в связи с неустановлением виновных лиц допускается при документальном подтверждении данного факта - соответствующего документа, полученного от правоохранительных или судебных органов.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании ущерба с них, то суммы недостач списываются с кредита аналитических счетов счета 20900 000 "Расчеты по недостачам" в дебет счета 40101 172 "Доходы от реализации активов".

Таким образом, в связи с неустановлением виновных лиц, суммы недостач списываются на финансовый результат учреждения.

Отметим, что суммы недостач могут быть списаны и иным способом (не только по поступлению сумм в погашение недостач или порчи). Например, посредством отнесения суммы недостачи в счет иных расчетов с виновными лицами или организациями. Списание задолженности по недостаче указанным способом может производиться и постепенно, например, по мере удержания соответствующей доли оплаты труда виновных в недостаче работников. При этом в учете формируется запись:

- на сумму, подлежащую взысканию с сумм начисленной оплаты труда работников учреждения

Дебет 30201 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"

Кредит 20900 660 "Погашение дебиторской задолженности по недостачам" - по соответствующим аналитическим счетам

Возможно возмещение материального ущерба в натуре. Действующим законодательством сделаны исключения только для некоторых видов активов (продукты питания и т.п.). Таким образом, в бухгалтерском учете погашение причиненного ущерба может оформляться по кредиту аналитических счетов к счету 20900 000 "Расчеты по недостачам" в корреспонденции со счетами учета нефинансовых активов (а не только денежных средств) - 10000 300 "Увеличение стоимости нефинансовых активов" по соответствующим КОСГУ.

Пример 1. В результате проведенной инвентаризации выявлена недостача продуктов питания балансовой стоимостью 10000 руб. и строительных материалов балансовой стоимостью 25000 руб. Рыночная стоимость недостающих материальных запасов составила соответственно 12000 и 30000 руб.

Сумма материального ущерба отнесена на счет виновных лиц - работников учреждения. Стоимость недостачи продуктов питания подлежит возмещению посредством удержания из заработной платы, строительные материалы возмещены в натуре (в упаковке производителя документы об оплате имеются).

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

- списаны недостающие продукты питания на сумму балансовой стоимости - 10000 руб.

Дебет 40101 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит 10502 440 "Уменьшение стоимости продуктов питания"

- на сумму стоимости недостающих строительных материалов по балансовой оценке - 25000 руб.

Дебет 40101 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит 10504 440 "Уменьшение стоимости строительных материалов"

- на сумму недостачи по рыночным ценам - 42000 руб. (12000 + 30000)

Дебет 20904 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов"

Кредит 40101 172 "Доходы от реализации активов"

Отражение недостачи по дебету счета 20904 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов" двумя проводками по видам имущества ошибкой не является и может быть обусловлено потребностями аналитического учета. Однако детализация аналитических счетов, открываемых к счету 20900 000 "Расчеты по недостачам", предполагает открытие единого счета для учета недостач по всем видам материальных запасов.

- на сумму, подлежащую взысканию с сумм начисленной оплаты труда работника учреждения (виновного в недостачи продуктов), - 12000 руб.

Дебет 30201 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"

Кредит 20904 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов"

В данном случае должны соблюдаться требования трудового законодательства, запрещающие удерживать с сумм оплаты труда (в общем случае) более половины начисленных сумм. То есть удержание может производиться в течение нескольких месяцев;

- на сумму стоимости строительных материалов, переданных виновным лицом в погашение сумм нанесенного материального ущерба, - 30000 руб.

Дебет 10504 340 "Увеличение стоимости строительных материалов"

Кредит 20904 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов"

Обращаем внимание, что в данном случае не имеет значения сумма фактических расходов, понесенных лицом, приобретшим строительные материалы. Документ, подтверждающий оплату запасов, необходим для подтверждения легальности их приобретения. Соответствие количественных и качественных характеристик запасов, передаваемых в погашение ущерба от недостачи, утраченным материалам определяется комиссионно.

Как уже отмечалось, Инструкцией N 25н предусмотрено ведение раздельного учета по недостачам различных видов активов (основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, материальных запасов и финансовых активов). Рассмотрим отдельные из них.

Особенности учета недостач отдельных видов имущества

Основные средства

Под балансовой стоимостью объектов основных средств понимается их остаточная стоимость. То есть перед списанием сумм недостачи на счет учета доходов от реализации активов необходимо списать сумму начисленной ранее амортизации. Рыночная стоимость недостающих (списанных) объектов определяется с учетом их физического состояния на момент утраты.

Пример 2. В результате инвентаризации выявлена недостача объекта основных средств (транспортного средства), восстановительная (с учетом ранее проведенных переоценок) стоимость которого составляет 100 000 руб. Сумма начисленной амортизации - 80 000 руб. То есть физический износ равнялся 80%. Стоимость нового аналогичного объекта составляет 250 000 руб. С учетом изношенности объекта рыночная стоимость его определена в 50 000 руб. (250 000 х 20%).

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

- на сумму начисленной амортизации - 80000 руб.

Дебет 10405 410 "Уменьшение стоимости транспортных средств за счет амортизации"

Кредит 10105 410 "Уменьшение стоимости транспортных средств"

- на сумму балансовой (остаточной) стоимости утраченного объекта - 20000 руб.

Дебет 40101 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит 10105 410 "Уменьшение стоимости транспортных средств"

- на сумму рыночной стоимости утраченного объекта - 50 000 руб.

Дебет 20901 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам основных средств"

Кредит 40101 172 "Доходы от реализации активов"

В случае если амортизируемые объекты выбывают вследствие недостачи, на виновное лицо может быть обращено взыскание, рассчитанное с учетом степени их фактической изношенности. Но это не значит, что при 100% амортизации объекта взыскание невозможно. Размер фактического ущерба может быть определен комиссионно, исходя из оценки вероятных экономических выгод, которые могли бы быть получены в результате использования объекта.

Нематериальные активы

Факт обнаружения недостачи объектов нематериальных активов в общепринятом смысле маловероятен. Подобные объекты представляют собой права, которые чаще всего могут быть восстановлены (в соответствии с требованиями гражданского законодательства).

Поэтому под недостачей следует понимать выявление ошибок при оформлении прав пользования нематериальными активами, результатом которых является невозможность дальнейшего правомерного использования объектов.

При выбытии объектов нематериальных активов вследствие недостачи, отнесенной за счет виновных лиц, остаточная стоимость объектов нематериальных активов со счета 10201 420 "Уменьшение стоимости нематериальных активов" списывается в дебет счета 40101 172 "Доходы от реализации активов". По кредиту счета 40101 172 отражается сумма, отнесенная на счет виновных лиц.

Пример 3. Выявлена недостача исключительного авторского права на программу для ЭВМ (ранее оприходованного в составе нематериальных активов), первоначальная стоимость которого составляла 150000 руб. На момент выявления недостачи сумма начисленной амортизации составила 50000 руб.

В бюджетном учете будут сделаны следующие записи (проводки, связанные с начислением НДС, а также с формированием финансового результата, для упрощения не приводятся):

- на сумму начисленной амортизации - 50000 руб.

Дебет 10408 420 "Уменьшение стоимости нематериальных активов за счет амортизации"

Кредит 10201 420 "Уменьшение стоимости нематериальных активов"

- на сумму остаточной стоимости недостающего актива - 100000 руб.

Дебет 40101 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит 10201 420 "Уменьшение стоимости нематериальных активов"

При этом обороты по счетам 10201 420 и 10201 320 оказываются одинаковыми и сальдо по счету 10200 000 (по данному виду активов) в отчетности можно свернуть;

- на сумму недостачи, отнесенной на виновное лицо, - 100000 руб.

Дебет 20902 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам нематериальных активов"

Кредит 40101 172 "Доходы от реализации активов"

Аналогичным образом формируется и списывается остаточная стоимость нематериальных активов, пришедших в негодность (в т.ч. полностью амортизированных объектов), а также при выбытии нематериальных активов вследствие недостач, принятых за счет учреждения.

Непроизведенные активы

Использование термина "недостача" в отношении объектов непроизведенных активов также имеет свои особенности. Это обусловлено тем, что данный вид активов является неперемещаемым в пространстве.

Под недостачей земельных участков следует понимать выявление документальной ошибки, в результате которой либо неправильно определены границы участка, либо неверно определена его рыночная стоимость.

Под недостачей ресурсов недр понимается необходимость корректировки объема запасов в сторону уменьшения либо уточнение стоимости ресурсов вследствие установления факторов, снижающих их рыночную стоимость (например, содержание металла в руде, извлекаемой из более глубоких горизонтов, оказывается ниже, чем то, которое было указано в геологической информации).

То есть физическая утрата данного вида активов как физического объекта маловероятна. Как правило, в данном случае может идти речь об ухудшении эксплуатационных свойств непроизведенных активов (снижение плодородия земельных участков сельскохозяйственного назначения, загрязнение земель и т.п.), а также снижение их стоимости в результате вновь возникших факторов, влияющих на рыночную стоимость активов.

Выбытие объектов непроизведенных активов, находящихся на учете в учреждении вследствие недостачи, отнесенной за счет виновных лиц, а также при списании объектов непроизведенных активов, пришедших в негодность, по причинам, не являющимся последствиями чрезвычайных обстоятельств, отражается в обычном порядке:

- на сумму балансовой стоимости недостающих объектов непроизведенных активов

Дебет 40101 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит 10300 430 "Уменьшение стоимости непроизведенных активов".

- на сумму рыночной стоимости недостающих объектов

Дебет 20903 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам непроизведенных активов"

Кредит 40101 172 "Доходы от реализации активов"

Материальные запасы

При списании недостач материальных запасов следует иметь в виду, что Инструкцией N 25н установлены различные схемы списания в зависимости от размера недостачи и наличия утвержденных норм естественной убыли.

Недостача материалов в пределах норм естественной убыли отражается по дебету счета 40101 272 "Расходование материальных запасов" и кредиту соответствующего аналитического счета, открытого к счету 10500 440 "Уменьшение стоимости материальных запасов".

Убыль в размерах, превышающих указанные нормы, должна быть списана на счет прочих доходов. В последующем она возмещается за счет виновных лиц либо списывается за счет установленных источников (финансового результата). В последнем случае - при наличии соответствующих оснований и документально оформленного решения органа, уполномоченного принимать решения о подобном списании. Такой же порядок применяется в отношении горюче-смазочных материалов, которые подлежат списанию на расходы с активами только в пределах установленных норм.

Пример 4. Общий расход бензина составил (в стоимостном выражении) 10000 руб. По нормам разрешено принять в составе расходов на сумму 9000 руб.

В бюджетном учете расход списывается следующими записями:

- на сумму стоимости автобензина в пределах утвержденных норм - 9000 руб.

Дебет 40101 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит 10503 440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов"

- на сумму стоимости автобензина, израсходованного сверх утвержденных норм, - 1000 руб.

Дебет 40101 172 "Доходы от реализации активов

Кредит 10503 440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов"

- на сумму рыночной стоимости автобензина - 1000 руб.

Дебет 20904 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов"

Кредит 40101 172 "Доходы от реализации активов"

В данном случае рыночная стоимость практически всегда будет соответствовать балансовой, хотя, в принципе, она может быть уточнена в соответствии с уровнем цен на конкретный вид ГСМ на дату установления перерасхода (дату представления путевого листа).

Обращаем внимание, что в новой редакции Инструкции по бюджетному учету (действующей с 1 января 2006 г.) уточнен порядок списания готовой продукции (представляющей собой разновидность материальных запасов):

- в пределах норм естественной убыли

Дебет 10604 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ или услуг)"

Дебет 40101 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит 10507 440 "Уменьшение стоимости готовой продукции"

- недостач готовой продукции (сверх норм естественной убыли)

Дебет 40101 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит 10507 440 "Уменьшение стоимости готовой продукции"

- потерь готовой продукции при чрезвычайных обстоятельствах

Дебет 40101 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит 10507 440 "Уменьшение стоимости готовой продукции"

Таким образом, во всех случаях, кроме списания в связи с чрезвычайными обстоятельствами, стоимость выбывшей готовой продукции списывается с кредита счета 10507 440 "Уменьшение стоимости готовой продукции" в дебет счета учета доходов 40101 172 "Доходы от реализации активов" для последующего возмещения за счет соответствующих источников (виновных лиц, бюджетных ассигнований, доходов от предпринимательской деятельности). Если готовая продукция утрачена в результате чрезвычайных обстоятельств, ее стоимость относится в дебет счета учета чрезвычайных расходов.

В случае если в результате чрезвычайных обстоятельств готовая продукция не утрачена полностью, но испорчена (и может быть продана или использована иным способом по пониженной стоимости), в дебет счета учета расходов от чрезвычайных обстоятельств относится разница между стоимостью готовой продукции и ценой, по которой она может быть использована.

Финансовые активы

Под недостачей финансовых активов чаще всего понимается недостача наличных денежных средств в кассе и ценных бумаг.

Обращаем внимание, что в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ недостачей считается не только отсутствие денежных средств в кассе учреждения, но и выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе.

Недостача денежных средств (как разновидности финансовых активов) отражается по номинальной стоимости. То есть проводки по дебету и кредиту счета 40101 172 "Доходы от реализации активов" оформляются на одну и ту же сумму:

- на сумму недостающих денежных средств в кассе учреждения

Дебет 40101 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит 20104 610 "Выбытия из кассы"

Дебет 20905 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов"

Кредит 40101 172 "Доходы от реализации активов"

Аналогичным образом (по номинальной стоимости) списывается недостача денежных документов в кассе учреждения. В определенных случаях в кассе учреждения могут находиться документы, учитываемые за балансом - на счете 08 "Путевки неоплаченные". На этом счете учитываются путевки, полученные безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций. Путевки должны храниться в кассе наравне с денежными документами.

Так как путевки имеют номинальную стоимость, на счете 08 "Путевки неоплаченные" они должны отражаться по этой стоимости. В случае их недостачи сумма материального ущерба (и, соответственно, сумма взыскания с виновных лиц) должна определяться по номинальной стоимости.

Недостача денежных средств на счетах в органах Федерального казначейства или на счетах в кредитных организациях на практике вряд ли возможна. В определенных ситуациях речь может идти о необоснованном списании тех или иных сумм. В этом случае использование счета 20900 000 "Расчеты по недостачам" представляется неоправданным.

Под балансовой стоимостью ценных бумаг понимается сумма, по которой они отражены в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности, а не номинальная стоимость ценных бумаг. Под рыночной стоимостью ценных бумаг, обращающихся на организованном рынке ценных бумаг, следует понимать их рыночную котировку на дату выявления недостачи.

Еще одной разновидностью финансовых активов является дебиторская задолженность. В данном случае, по мнению автора, образование недостач также вряд ли возможно - расхождения между данными бухгалтерского учета дебитора и кредитора, как правило, регулируются посредством уточнения взаиморасчетов.

В составе финансовых активов также учитываются подотчетные суммы. Случаи, когда выявляется их недостача, имеют место. По мнению автора, в данном случае использовать счет учета недостач нет необходимости, т.к. трудовое законодательство допускает отнесение недостающих сумм непосредственно в состав задолженности подотчетного лица и их удержание из сумм начисленной оплаты труда.

При определенных условиях с виновных лиц могут взыскиваться недостачи активов, учитываемых на забалансовых счетах. Об учете недостач неоплаченных путевок уже упоминалось. Рассмотрим другие случаи недостач имущества, учитываемого за балансом.

В случае выявления недостачи имущества, учитываемого на счете 02 "Материальные ценности, принятые на ответственное хранение", в результате проведенной инвентаризации или при приемке имущества собственником, материальная ответственность работников, ответственных за сохранность таких активов, возникает в общем порядке, установленном трудовым законодательством. Однако в данном случае суммы недостачи по балансовой стоимости на счет учета доходов от собственности не относятся, а стоимость утраченного или пришедшего в негодность имущества относится на счет учета недостач в корреспонденции со счетами учета прочей кредиторской задолженности.

Суммы претензий поставщика могут быть возмещены учреждением независимо от полноты взыскания сумм недостачи с виновных лиц.

На счете 06 "Задолженность учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности" учитывается задолженность учащихся и студентов за невозвращенное ими обмундирование, белье, инструменты и другие ценности.

Списание с баланса учебного заведения материальных ценностей, числящихся за выбывшими учащимися и студентами, производится на основании приказа об их отчислении. Не возвращенные учащимися и студентами материальные ценности принимаются на забалансовый учет.

Необходимость обособленного учета сумм потерь от недостач и порчи материальных ценностей на забалансовом счете обусловлена невозможностью взыскания этих сумм с лиц, которым заработная плата не начисляется, и договоры о полной материальной ответственности не заключены.

С забалансового счета суммы задолженности списываются при возмещении студентами и учащимися сумм причиненного ущерба. Так как с баланса эти ценности уже списаны, то в системном учете поступившие суммы должны быть отражены в составе доходо

Дебет 20104 510 "Поступления в кассу" или

Дебет 20101 510 "Поступления на банковские счета"

Кредит 40101 172 "Доходы от реализации активов" или

Кредит 40101 180 "Прочие доходы"

В случае возникновения обстоятельств, препятствующих возмещению задолженности, она списывается с забалансового счета в порядке, установленном для списания задолженности, безнадежной к взысканию.

Счет 16 "Переплата пенсий и пособий вследствие неправильного применения законодательства о пенсиях и пособиях, счетных ошибок" применяется только в органах социальной защиты населения.

При последующем исправлении допущенных ошибок следует учитывать, что переплаты пенсий и пособий, возникшие вследствие счетных ошибок, не могут быть взысканы с получателей. Суммы переплат в результате ошибок, допущенных вследствие неправильного применения действующего законодательства о пенсиях и пособиях, должны взыскиваться за счет виновных лиц. С получателей пособий и пенсий, работающих в бюджетных учреждениях, суммы переплаты взыскиваются в установленном порядке. Суммы переплат, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся на счета учета расчетов по недостачам для последующего удержания.

На забалансовом счете 16 "Переплата пенсий и пособий вследствие неправильного применения законодательства о пенсиях и пособиях, счетных ошибок" суммы переплат и пособий продолжают числиться до момента их полного погашения или списания. При этом если погашение или взыскание производится в течение нескольких месяцев, суммы, учтенные за балансом, также могут списываться постепенно.

Централизованные поставки

Нормами гл. 4 Инструкции N 25н отдельно регулируется учет операций по централизованному снабжению материальными ценностями учреждений, состоящих на бюджете.

При этом отдельно регулируется порядок осуществления расчетов при обнаружении недостачи поставленного имущества. За получателем закреплена обязанность осуществить все операции по приемке и сообщить (с приложением документов, оформленных в установленном нормативными документами, регулирующими деятельность соответствующего вида транспорта или условиями договора поставки, порядке) вышестоящему органу о факте недостачи, а также о сумме недостающего (некомплектного, некачественного) имущества. На основании поступивших документов плательщик уменьшает задолженность перед поставщиком (если вся сумма поставки оплачена ранее). При этом на счете 30200 000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" может образоваться дебетовое сальдо, сумма которого подлежит взысканию с поставщика или может быть зачтена при последующих расчетах. Одновременно уменьшается дебетовый остаток по счету учета внутренних расчетов. Получатель не корректирует размер сальдо по данному счету, т.к. относит на него только стоимость фактически полученного имущества.

Пример 5. Распорядителем бюджетных средств 1 июня перечислено организации-изготовителю 10000000 руб. в счет аванса на поставку оборудования (объекты основных средств) подведомственному учреждению (на условиях централизованной поставки).

10 июня плательщиком получены оправдательные документы на сумму произведенной отгрузки - всего 30010000 руб., в т.ч. стоимость возвратной тары - 10000 руб.

15 июня перечислено в окончательный расчет 20010000 руб.

20 июня получателем (учреждением) оборудование получено. При этом выявлена некомплектность на общую сумму 100000 руб. Об этом составлен акт, который направлен плательщику и получен последним 25 июня.

25 июня поставщику возвращена возвратная тара, стоимость которой по условиям поставки составляет 8000 руб.

30 июня поставщик представил плательщику документы о допоставке комплектующих изделий на сумму 100000 руб., подтвердил получение возвратной тары и перечислил за нее 8000 руб.

В бюджетном учете будут сделаны проводки:

У распорядителя средств:

1 июня:

- на сумму перечисленного аванса - 10000000 руб.

Дебет 20619 560 "Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение основных средств"

Кредит 20101 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов"

10 июня:

- на сумму стоимости поставленного оборудования - 30 000 000 руб.

Дебет 30404 310 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств"

Кредит 30219 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств"

- на стоимость возвратной тары - 10000 руб.

Дебет 30404 310 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств"

Кредит 30222 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"

- на сумму ранее перечисленного аванса, направленного на уменьшение задолженности перед поставщиком, - 10000000 руб.

Дебет 30219 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств"

Кредит 20619 660 "Уменьшение кредиторской задолженности по выданным авансам на приобретение основных средств"

15 июня:

- на сумму денежных средств, перечисленных в окончательный расчет, - 20010000 руб.

Дебет 30219 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств"

Кредит 20101 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов"

25 июня:

- на сумму стоимости недопоставленных комплектующих изделий - 100000 руб.

Дебет 30219 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств"

Кредит 30404 310 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств"

30 июня:

- на сумму допоставленных комплектующих изделий - 100 000 руб.

Дебет 30404 310 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств"

Кредит 30219 730 "Увеличение кредиторской задолженностипо приобретению основных средств"

- на сумму стоимости возвратной тары (по стоимости, указанной в предъявленном счете) - 8000 руб.

Дебет 20611 560 "Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов"

Кредит 30404 310 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств"

- на сумму разницы между ценой приобретения тары и ценой, по которой возвращена тара поставщику, - 2000 руб.

Дебет 40101 273 "Расходование материальных запасов"

Кредит 30404 310 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств"

- на сумму денежных средств, поступивших от поставщика в оплату возвратной тары, - 8000 руб.

Дебет 20101 510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета"

Кредит 20611 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов"

У грузополучателя:

20 июня:

- на сумму стоимости поступившего оборудования - 29900000 руб.

Дебет 10601 310 "Увеличение капитальных вложений в основные средства"

Кредит 30404 310 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств"

- на сумму поступившей возвратной тары - 10000 руб.

Дебет 10604 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит 30404 310 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств"

Дебет 10506 340 "Увеличение стоимости прочих материалов"

Кредит 10604 440 "Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

25 июня:

- на сумму стоимости возвратной тары, возвращенной поставщику, - 10000 руб.

Дебет 30404 310 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств"

Кредит 10506 440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов"

Таким образом, разница между ценой новой и возвращенной тары отражается в бухгалтерском учете плательщика (распорядителя). Получатель (бюджетное учреждение) приходует и списывает тару по ее первоначальной стоимости (цене, указанной в расчетных документах поставщика).

Список используемых источников

1. Журнал "Ваш бюджетный учет", 2006, N 8

2. План счетов бухгалтерского учета бюджетных организаций

3. Кондраков Н.П., Кондраков И.П. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях

Размещено на Allbest.ru