Оформление документации по личному составу

ѕ права и обязанности работника;

ѕ права и обязанности работодателя;

ѕ характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

ѕ режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

ѕ условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

ѕ виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом.

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 80 ТК РФ).

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (ст. 358 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой от 06.10.2000).

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

* внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

* анкета или личный листок по учету кадров;

* автобиография или резюме;

* копии документов об образовании;

* копии документов об утверждении в должности;

* копии характеристик;

* трудовой договор;

* копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

* дополнение к личному листку по учету кадров;

* справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Список использованной литературы

Трудовой кодекс Российской Федерации: Новая редакция. - Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2008. -240с.

Комментарий к Трудовому Кодексу РФ

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Издательство стандартов, 2003.

В.И. Андреева. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997. - 232 с.

В.И. Андреева. Делопроизводство. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997. - 268 с.

Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В.Верховцев. - 7-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 234 с. - (Б-ка журн. «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 18 (115)).

Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли-хачев. -- М.: Экономика, 2001 - 271 с.

М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксёнов. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. - М., 1997. - 390 с.

М.В. Кирсанова. Современное делопроизводство, Инфра - М: 2000.

В.А. Кудрявцев. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2004.

Н.С. Ларьков. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006. -427с

Справочник кадровика: прием и увольнение работников. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 176 с. - (Б-ка журнала «Кадровая служба предприятия»). - (Справочник кадровика. Вып. 10 (28)).

Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. - 3-е изд. перераб. и доп. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005. - 640

"Кадровые решения" №2 2003, С.12-15

Приложения

Приложение №1

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

ЗАКРЫТОГО ТИПА «ПРИБОЙ»

ПРИКАЗ

03.02.2002 № 8-к

г. Астрахань

По личному составу

2. ПЕРЕВЕСТИ

2.1. Рязанцеву Ольгу Святославовну, нормировщицу цеха; мастером этого цеха с окладом 800 тыс. рублей в месяц с 10.02.2002

Основание: Заявление Рязанцевой Ольги Святославовны от 01.02.2002, докладная записка главного инженера.

Директор завода Подпись М. О. Павлов

Верно

Инспектор ОК Подпись И. О. Фамилия

00.00.0000

Приложение №2

Принять Филиппова И. И. Директору НИИ АК

старшим инженером Иванову И. В.

с окладом согласно от Филиппова Ивана Ивановича

штатного расписания проживающего по адресу: 414025,

с 16.10.2002 Астрахань, ул. Татищева, 16, корп. 4, кв. 52

Иванов тел. 245 67 85

17.10.2002

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня старшим инженером в лабораторию химического анализа.

10.10.2002

Подпись И. И. Филиппов

Не возражаю

Заведующий лабораторией

Химического анализа

Подпись И. О. Фамилия

00.00.0000

В дело 00-00

Издан приказ № 00

Подпись

Дата

Приложение №3

БИБЛИОТЕКА ЗАВОДА Директору завода «Прогресс»

г-ну Орлову Б.В.

Резолюция

руководителя

Заявление

Прошу перевести меня в филиал № 3 на должность заведующего библиотекой, в связи с уходом на пенсию Титовой Е. И.

10.08.2002

Подпись В. В. Павлова

В дело 00-00

Подпись

Дата

Приложение №4

Директору школы № 45

Соколовой Л. Е.

Заявление

Прошу предоставить отпуск с 14.01.2002 по 24.01.2002 для ухода за больной матерью. Справку из больницы прилагаю.

Лаборант Подпись Ю. В. Козлова

13.01.2002

Приложение №5

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

г. Астрахань «___» ______________ 200 г.

АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

(наименование вуза)

именуемый в дальнейшем «ВУЗ», в лице ректора ПИМЕНОВА ЮРИЯ ТИМОФЕЕВИЧА,

действующего на основании Устава АГТУ и коллективного договора

и ________________________________________________________

именуемый в дальнейшем «работник» заключили договор о нижеследующем

1. «Работник» _________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

принимается в вуз на должность _________________________________

на кафедру (отдел) _____________________________________________

2. «Работник» обязуется: соблюдать требования Устава АГТУ, коллективного договора, должностных инструкций

(перечисляются обязанности)

2.1. Соблюдать правила внутреннего трудового порядка «вуза»

2.2. Своевременно оповещать администрацию вуза (кафедры, отдела) о невозможности по уважительным причинам выполнять обусловленную договором работу

3. «Работник» имеет право: _____________________________________

3.1. Пользоваться оборудованием, лабораториями, источниками информации в порядке, установленном в вузе.

3.2. пользоваться всеми правами работника университета__________________

(иные права)

4. Администрация вуза обязуется:

4.1. Создать условия для выполнения обусловленных договором обязанностей.

4.2. Не требовать работ, не предусмотренных договором, служебными инструкциями и должностными обязанностями без согласия «работника».

4.3. Обеспечивать условия по охране труда, предусмотренные действующими нормами и правилами.

4.4. Выплачивать должностной оклад: в соответствие со штатным расписанием (ежемесячно, по графику)

4.5. Предоставить отпуск в количестве ____________________________

(по заявлению, по графику)

4.6. Иные условия договора _____________________________________

5. Срок действия договора с «____» _____________200 г. по «____» ____________200 г.

6. Стороны оставляют за собой право на досрочное расторжение настоящего договора при невыполнении обязательств одной из стороны.

7. В спорных случаях стороны руководствуются ТК РФ.

Настоящий договор является основанием для издания приказа.

РЕКТОР АГТУ «Работник»__________________________ ___________________________

(подпись) Руководитель подразделения (отдела)

М. П. ___________________________

(подпись)

Приложение №6

Герб ТРУДОВАЯ КНИЖКА

АТ-1 № 25636415

Фамилия Кузнецов___________________________________

Имя Геннадий___________________________________

Отчество _______________________Максимович___________________

Дата рождения __________________28.11.1970____________________

(число,месяц,год)

Образование высшее____________________________________

(н/среднее, среднее,н/высшее,высшее)

Профессия, специальность экономист____________________________

Дата заполнения «10» сентября 1993 г.____________________________

Подпись владельца книжки _________Кузнецов____________________

М. П. Подпись лица,

ответственного за выдачу

трудовых книжек

Лебедев__________________________________________________

Разборчиво

Приложение №7

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ за- пи си	Дата	Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	число	месяц	год
1	2	3	4
15 16 17	18 03 13	05 11 03	1989 1991 2000	Фирма «Агат» Принят экономистом в коммерческий отдел Переведен на должность заместителя заведующего коммерческим отделом Уволен по собственному желанию, ст. 301 КЗОТ Российской Федерации Инспектор по кадрам печать	Пр. № 18-к от 15.05.89. Пр. № 37-к от 29.10.1991 Пр. № 9-к от 09.03.2000 Личная подпись

Приложение №8

АВТОБИОГРАФИЯ

(фамилия, имя, отчество)

Автобиография составляется по произвольной форме, собственноручно, без помарок и исправлений. В автобиографии обязательно осветить в описательной форме год и место рождения и в какой семье, когда и в каких учебных заведениях учились, какое получили образование и специальность: указать, когда, где и в какой должности работали, причины перехода с должности на должность. Дать краткие сведения о Ваших ближайших родственниках (муже, жене, детях, родителях). Находились ли Вы под судом или следствием, где, когда, за что. Ваш домашний адрес.

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Писать разборчиво, аккуратно, чернилами

Приложение №9

РЕЗЮМЕ

22.12.2002

Джоржанова Радмила Кожамберлиевна

Ассистент кафедры «Информатика»

414025, Астрахань

ул. Татищева,16, общ. № 4., кв. 527

тел. 24 -14 -12

Дата рождения: 08. 01. 1984

Цель: получение должности старшего преподавателя кафедры «Информатика»

Образование:

2002 - настоящее время

Астраханский Государственный технический университет по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

1991 - 2001

Средняя школа с. Семибугры Камызякского района Астраханской области

Трудовая деятельность:

2002 - настоящее время

Кафедра «Информатика». Ассистент кафедры.

Специальные знания:

Владею английским языком со словарем.

Опыт работы на компьютере.

Закончила курсы секретаря - референта.

Семейное положение:

Не замужем.

Подпись Р.К. Джоржанова