Трудовая книжка

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Порядок ее введения предусмотрен постановлением совета Министров СССР от 6 сентября 1973 г. № 656 и Инструкцией о порядке введения трудовых книжек, утвержденной приказом Гос. Ком. Труда СССР от 20 июля 1974 г. № 162.

Трудовые книжки должны вестись на всех рабочих и служащих их организаций и учреждений независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, проработавших их свыше 5-ти дней, в том числе на сезонных и временных работников, а так же на в нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятий трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Лица, поступающие на работу в качестве рабочих и служащих впервые, обязаны предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей ей жилищно-коммунальной организацией, местной администрацией; уволенные и радов Вооруженных Сил РФ обязаны предъявить администрации военный билет.

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производятся на языке республики, автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых расположены данное предприятие, учреждение, организация, и на официальном языке РФ.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

Сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

Сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

Сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий, поощрения за успехи на работе, применяемые трудовым коллективом, а также награждения и поощрения, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине, другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;

Сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или при увольнении, а также о награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятия после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными).

Например, если рабочий или служащий принят на работу 10 августа 1998 г., в графе 2 записывается «10.08.1998».

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке (типовая межотраслевая форма № Т-2, утвержденная Госкомстатом РФ), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

В случае необходимости администрация предприятия выдает рабочим и служащим им по их просьбе заверенные выписки сведении о работе их трудовых книжек.

Если предприятие, внесшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие.

Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях и др. должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведении о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

При необходимости, например, изменение записей сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется:

«Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)», - и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

Например, пишется:

«Запись за № таким-то недействительна, уволен…», - указывается новая формулировка.

Например, трудовой договор с работником прекращается в связи с сокращением штатов. 10 июня 1998 г. является последним днем работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер записи, в графе « - дата увольнения (10. 06. 1998), в графе № пишется:

Уволен по сокращению штатов, п. 1 ст. 33 КЗоТ РФ», в графе; проставляются дата и номер приказа об увольнении.

При переводах с одного предприятия в другое по распоряжению вышестоящих органов, по соглашению между руководителями в графе 3 записывается ссылка на согласование или решение этих органов и организацией.

При расторжении трудового договора по инициативе администрации в связи с осуществлением мероприятий по совершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, кроме оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на соответствующее решение Правительства РФ. Например, в графе № пишется: «Уволен по сокращению штатов работников, п. 1 ст. 33 КзоТ РФ», - и далее в скобках указывается соответствующее постановление Правительства РФ.

При назначении пенсии по старости, пенсии за выслугу лет, персональной пенсии в трудовой книжке органами социального обеспечения проставляется штамп «Пенсия назначена» - в разделе «Сведения о назначении пенсии».

Например, трудовой договор с работников прекращается в связи с сокращением штатов. 10 июня 1998 г. является последним днем работы. В рудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер записи, в графе 2 - дата увольнения (10.06.1998), в графе 3 пишется:

Уволен по сокращению штатов, п. 1 ст. 33 КЗоТ РФ», в графе 4 проставляются дата и номер приказа об увольнении.

При переводах с одного предприятия в другое по распоряжению вышестоящих органов, по соглашению между руководителями в графе 3 записывается ссылка на согласование или решение этих органов и организацией, например:

«Уволен в связи с переводом на работу в такое-то предприятие по распоряжению такого-то министерства, п. 5 ст. 29 КЗоТ РФ».

При переходе на выборную должность в графе 3 делается запись: «Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую-то организацию, п. 5 ст. 29 КЗоТ РФ».

При расторжении трудового договора по инициативе администрации в связи с осуществлением мероприятий по совершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, кроме оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на соответствующее решение Правительства РВ. Например, в графе 3 пишется:

«Уволен по сокращению штатов работников, п. 1 ст. 33 КЗоТ РФ», - и далее в скобках указывается соответствующее постановление Правительства РФ.

При назначении пенсии по старости, пенсии за выслугу лет, персональной пенсии в рудовой книжке органами социального обеспечения проставляется штамп «Пенсия назначена» - в разделе 2сведения о назначении пенсии».

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в таком же порядке, как и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выделенном вкладыше на первой странице трудовой книжки вверху проставляется штамп размеров 10х25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша проставляется следующий штамп, и указываются серия и номер.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в таком же порядке, как и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице трудовой книжки вверху проставляется штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша проставляется следующий штамп, и указываются серия и номер.

ВЫДАЧА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях, поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Если трудовая книжка заполняется одновременно на языке республики, автономной республики, автономной области и на официальном языке РФ, то заверяются оба текста.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в тот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4. Эта запись заверяется в установленном порядке.

ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносится записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал в качестве рабочего или служащего, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» а графе 3, прежде всего, вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какое время и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий стаж, подтвержденный оформленными и документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 - наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также цех и должность, на которую был принят работник.

Если из представленных документов видно. Что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятия, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работников документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на данное предприятие.

Не указываются в суммарном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов, следующие записи:

О времени пребывания в народном ополчении т партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;

О времени обучения в совпартшколах и на рабфаках;

О работе в качестве члена артели промысловой кооперации.

Если трудовая книжка пришла в негодность, то администрация по последнему месту

работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки.

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», - а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

РАСЧЕТЫ ЗА ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ И ИХ ХРАНЕНИЕ

При выдаче трудовой книжки администрация взимает с работника плату.

В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

При утрате трудовой книжки работника предприятием по причине стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные рабочими и служащими при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а с истечением указанного срока могут быть уничтожены в установленном порядке.

Администрация предприятия обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специального уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

В таком порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

ЗАНЕСЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТЕ

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия.

Под этим заголовком в графе 1 проставляют порядковый номер вносимый записи, в графе 2 указывают дату приема на работу.

В графе 3 пишется:

«Принять или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство», - с указанием их конкретного наименования, а также наименование работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производится: для рабочих - в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, для служащих - в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием.

Изменения и дополнения. Внесенные в установленном порядке в указанный Справочник, а также в Единую номенклатуру должностей служащих или штатное расписание, доводятся до сведения рабочих и служащих, после чего в их трудовой книжке на основании приказа (распоряжения) администрации вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление рабочему второй и последующей профессии отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов этих профессий.

Например, слесарю-помощнику была установлена вторая профессия - электросварщик с присвоением 3-го разряда.

В трудовой книжке в графе 1 раздела «сведения о работе» указывается порядковый номер записи, в графе 2 - дата установления второй профессии, в графе 3 пишется:

«установлена вторая профессия - электросварщик с присвоением 3-го разряда», в графе 4 указывается соответствующие удостоверения, его номер и дата.

При выполнении работ по вновь установленной профессии в трудовой книжке делается об этом соответствующая запись. Например, пишется:

«Установлена вторая профессия - электрогазосварщик с присвоением третьего разряда с возложением обязанностей по выполнению электрогазосварочных работ в таком-то производстве», в графе 4 наряду с указание соответствующего удостоверения об установлении второй профессии, его номера и даты делается ссылка на дату и номер приказа.

Отмечается в трудовой книжке и работа в составе специализированных или комплексных бригад с одновременным указанием совмещения нескольких профессий.

При назначении бригадиром производственной бригады в трудовой книжке производится запись со ссылкой на приказ (распоряжение) руководителя предприятия либо руководителя производственной единицы, цеха или другого структурного подразделения.

При освобождении бригадира от руководства бригадой в случаях и порядке, предусмотренным соответствующим отраслевым положением о производственной бригаде, совете бригады и совете бригадиров, в трудовой книжке делается запись:

«Освобожден от руководства производственной бригадой».

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения, организации, где работник принят на работу по совместительству. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

По желанию работника (по письменному его заявлению) запись в трудовую книжку о работе по совместительству может, не производится.

Перевод работника на другую работу постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия изменяется, об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись:

«предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение), его дата и номер.

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения в дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведениях, в партийных школах профдвижения. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаров.

В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Выдача дубликата производится администрацией по последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие (в учреждение, организацию), не требуется. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки де6лается запись: «Дубликат». На первой странице прежней трудовой книжки пишется:

«Взамен выдан дубликат», - и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу предприятие (в учреждение, организацию), где выдан дубликат.

ЗАНЕСЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТНИКЕ

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе трудовой книжки). Фамилия, имя, отчество, (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - среднее, средне специальное и высшее - указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).

Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документов об образовании или другого надлежащего оформленного документа.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

ЗАНЕСЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О НАГРАЖДЕНИЯХ И ПООЩРЕНИЯХ

В трудовые книжки рабочих и служащих в раздел «Сведения о награждениях» вносятся следующие сведения:

А) о награждении орденами и медалями и о присвоении почетных званий на основании указов Президента РФ;

Б) о присвоении званий «Лауреат Государственной премии»;

В) о присвоении званий награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми в соответствии с законодательством.

В трудовые книжки рабочих и служащих в разделе «Сведения о поощрениях» вносятся следующие сведения:

А) о поощрениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правилами внутреннего распорядка и уставами о дисциплине;

Б) о других поощрениях в соответствии с действующим законодательством;

В) об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы, или премии, выплата которых носит регулярный характер.

Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий:

В графе № соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия, далее в соответствующих графах указываются порядковый номер записи, дата награждения или поощрения, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, на основании чего внесена запись.

ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

трудовая книжка вкладыш заполнение

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона, например:

Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 29 КЗоТ РФ».

При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего в связи с переездом в другую местность, в порядке организационного набора рабочих, запись об увольнении вносятся в трудовую книжку с указанием этой причины, например:

«Уволен по собственному желанию в связи с направлением на работу по организованному набору рабочих для работы на предприятии, ст. 31 КЗоТ РФ».

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата увольнения, в графе 3 - причина увольнения, в графе 4 - указывается, на основании чего внесена запись, - приказ, его дата и номер.

Днем увольнения считается последний день работы.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. «Делопроизводство в кадровой службе» Составитель А.В. Верховцев - М.: ИНФРА-М, 1999. - 192 с. - (Библиотека журнала «Трудовое право РФ»).

2. «Секретарское дело» Стенюков М.В. (Москва - 1999).

3. «Как правильно организовать делопроизводство» Андреянова В.В. (Москва - 1998).

Размещено на Allbest.ru