Громадяни України мають право на здобуття повної загальної середньої освіти у приватних навчальних закладах. Здобуття повної загальної середньої освіти у навчальних закладах незалежно від підпорядкування, типів і форм власності має відповідати вимогам Державного стандарту загальної середньої освіти. Відповідальність за здобуття повної загальної середньої освіти дітьми покладається на їх батьків, а дітьми, позбавленими батьківського піклування, - на осіб, які їх замінюють, або навчальні заклади, де вони виховуються.

Загальноосвітній навчальний заклад - навчальний заклад, що забезпечує реалізацію права громадян на загальну середню освіту.

Загальноосвітній навчальний заклад, заснований на приватній формі власності, здійснює свою діяльність за наявності ліцензії, виданої в установленому законодавством України порядку.

Відповідно до освітнього рівня, який забезпечується загальноосвітнім навчальним закладом (початкова загальна освіта, базова загальна середня освіта, повна загальна середня освіта), існують різні типи загальноосвітніх навчальних закладів I, II, III ступенів. Школи кожного з трьох ступенів можуть функціонувати разом або самостійно.

Загальноосвітній навчальний заклад є юридичною особою. За своїми організаційно-правовими формами загальноосвітні навчальні заклади можуть бути державної, комунальної та приватної форм власності.

Державні та комунальні загальноосвітні навчальні заклади створюються відповідно центральними, місцевими органами виконавчої влади або органами місцевого самоврядування з урахуванням соціально-економічних, національних, культурно-освітніх і мовних потреб за наявності необхідної кількості учнів (вихованців) відповідно до встановлених нормативів наповнюваності класів, необхідної матеріально-технічної та науково-методичної бази, педагогічних кадрів у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Рішення про створення комунальних загальноосвітніх навчальних закладів для дітей-сиріт і дітей, позбавлених батьківського піклування, спеціальних загальноосвітніх шкіл (шкіл-інтернатів) для дітей, які потребують корекції фізичного та (або) розумового розвитку, приймаються Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими державними адміністраціями за погодженням з Міністерством освіти України.

Рішення про створення гімназій, ліцеїв, колегіумів, спеціалізованих шкіл (шкіл-інтернатів), заснованих на комунальній формі власності, приймаються за поданням відповідних органів управління освітою Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими державними адміністраціями.

Рішення про створення загальноосвітнього навчального закладу, заснованого на приватній формі власності, приймається засновником (власником) у порядку, встановленому законодавством України.

Рішення про створення шкіл соціальної реабілітації, їх підпорядкованість і джерела фінансування приймається Кабінетом Міністрів України за поданням Міністерства освіти України.

Реорганізація і ліквідація загальноосвітніх навчальних закладів проводяться у порядку, встановленому законодавством України.

Теоретичною основою державного регулювання сфери освіти виступає модель «соціальної держави», яка набула значного поширення в промислових країнах з ринковою економікою в другій половині XX ст. Ця модель базується на припущенні, що держава є єдиним інститутом сучасного суспільства, здатним виступати посередником між класами і діяти відповідно до суспільних інтересів. Держава покликана здійснювати політику, спрямовану на забезпечення певного рівня добробуту всіх своїх громадян, підтримку соціально слабких груп населення, утвердження в суспільстві принципів соціальної справедливості.

Дії держави мають бути спрямовані на корекцію індивідуальних переваг, пов'язаних з нестачею коштів у людей для споживання такого важливого для суспільства і стратегічно корисного для індивіда блага, як освіта (виникає потреба в державному перерозподілі благ). Одне з поширених пояснень на користь державної освіти, що випливає з міркувань розподільного характеру, полягає в такому: можливості для молодих людей не повинні залежати від стану батьків.

Саме держава з її можливостями повинна стати справжнім гарантом конституційних прав осіб, зокрема у сфері освіти. Заходи державної підтримки освіти потрібно мають супроводжуватися з посиленням ролі держави в забезпеченні відповідності освітньої діяльності запитам особи й суспільства. Говорячи про необхідність державного регулювання сфери освіти, ми підкреслюємо суспільну значущість, збереження та виконання державою цієї соціокультурної функції[48;с. 312].

Особливості державного регулювання ринку освітніх послуг полягають у такому. По-перше, основними принципами державної політики в галузі освіти мають бути такі: гуманістичний характер освіти, пріоритет загальнолюдських цінностей, життя і здоров'я людини, любов до природи, Батьківщини, сім'ї; єдність культурного й освітнього простору; захисту і розвитку системи освіти, національних культур, регіональних культурних традицій і особливостей в умовах багатонаціональної держави; загальнодоступність освіти, адаптивність системи освіти до рівнів і особливостей розвитку й підготовки; світський характер освіти в державних і недержавних освітніх установах; свобода і плюралізм в освіті; суверенність прав суб'єктів України у визначенні суспільної політики в галузі освіти в частині національно-регіональних компонентів державних освітніх стандартів; безперервність і спадкоємність процесу освіти; інтеграція системи вищої, післядипломної, професійної освіти України у світову систему вищої освіти при збереженні й розвитку досягнень і традицій української вищої школи; конкурентність і гласність при визначенні пріоритетних напрямів розвитку науки, техніки, технологій, а також підготовки фахівців, перепідготовки й підвищення кваліфікації працівників; державна підтримка підготовки фахівців та пріоритетних напрямів фундаментальних і прикладних наукових досліджень у галузі освіти.

По-друге, в нетиповому розмежуванні компетенції між державою та регіонами України. В освіті управлінські функції між державою та її регіонами об'єктивно поділяються за рівнями освіти. Правове регулювання вищої освіти належить виключно до компетенції держави. І хоча в підпорядковані регіональних органів влади та органів місцевого самоврядування України також можуть бути освітні установи, правову регламентацію їх діяльності здійснює Міністерство освіти і науки України.

По-третє, в особливому методі правового регулювання. Управлінські відносини, що складаються в процесі життєдіяльності освітніх установ (і горизонтальні, і вертикальні), - це одночасно відносини субординації й рівноправного партнерства, причому часто між одними й тими самими учасниками освітнього процесу. Цим зумовлений особливий метод правового регулювання і комплексна галузь права, що називається освітньою[23;с. 90].

Таким чином, організація державного регулювання ринку освітніх послуг не повинна тільки забезпечувати баланс публічного і приватного інтересу в цій сфері і відображати всі зазначені особливості. Для цього необхідне збереження державно-суспільного характеру управління і значна децентралізація з урахуванням створення регіональних освітніх комплексів.

У регулюванні ринку освітніх послуг роль держави полягає у виконанні трьох основних функцій: регуляторного органу державної влади для всієї системи освіти в цілому; засновника або власника різних рівнів і складових освітньої системи; сукупності територіальних утворень, відповідальних за цілісність місцевих освітніх систем.

Компетенція органів державної влади України на місцях у галузі освіти функціонально практично ідентична компетенції органів державної влади на державному рівні, за винятком того, що відноситься вона до освітніх установ регіонального підпорядкування.

Система органів державного управління освітою в України побудована з урахуванням основних напрямів адміністративної реформи в Україні. На державному рівні вона включає такі органи: Міністерство освіти і науки України; Вища атестаційна комісія України; Державний департамент інтелектуальної власності Міністерства освіти і науки України. Другий рівень утворює управління освітніми установами (організаціями) з боку органів місцевого самоврядування. Третій рівень формують засновники, а також органи громадського управління й опікунські ради в межах своїх повноважень. Четвертий рівень управління реалізується самою освітньою установою, а також громадськими органами й організаціями, які здійснюють свою управлінську діяльність на принципах самоврядування. Усередині цього рівня можуть бути сформовані підрівні самоврядування педагогічного колективу (педагогічна рада, вчена рада); тих, хто навчається (загальні збори учнів, студентів, учнівська рада, студентська рада); батьків (батьківський комітет). П'ятим нижнім рівнем управління в системі освіти виступає управління власне освітнім процесом, суб'єктами якого є педагог і той, хто навчається. Цей рівень відображає безпосередньо педагогічне управління.

Разом з тим система управління освітніми послугами продовжує залишатися за централізованою, як і за часів СРСР, з погляду дотримання досить великої кількості нормативних розпоряджень, інструкцій, що приймаються органами управління. Діяльність загальноосвітніх установ бюрократизирована більшою мірою, ніж вищих навчальних закладів, наділених чималою автономією.

Отже, слід зазначити, що сьогодні в Україні унормування діловодства здійснюється за нормативно-правовими актами інструктивного характеру, що встановлюють вимоги до основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство).

Незважаючи на певне нормативно-правове регулювання діловодства в Україні, правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб'єкті діловодства, не встановлені.

Значення документаційного забезпечення як однієї із сфер управлінської діяльності визначається рядом факторів і, насамперед, його універсальністю. Основу інформаційного забезпечення будь-якої системи наш час складають традиційні машинописні, рукописні та друкарські документи. Інформація, яка в них міститься, може бути використана (зафіксована, оброблена, систематизована, передана і т.ч ін.) тільки при здійсненні ряду діловодних операцій. Тому вдосконалення управлінської діяльності залежить не тільки від моральних, ділових та особистих якостей працівників апарату управління, мотивації його діяльності, раціональних організаційних структур, ефективних управлінських рішень, але й від правильно організованого документаційного забезпечення (і діловодства).

2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА ДЮСШ №2 М. КРИВИЙ РІГ

2.1 ДЮСШ №2: завдання, функції та структура

Повне найменування освітньої установи, відповідно до Статуту -Комунальний позашкільний заклад «Дитячо-юнацька школа №2» (далі ДЮСШ №2).

ДЮСШ №2 Інгулецького РВО м. Кривого Рога було засновано у 1972 році. Тип профілю ДЮСШ №2: спортивно-оздоровчий[38;с. 112].

Напрямок діяльності:

Головною метою та предметом діяльності ДЮСШ №2 є фізичний розвиток, спортивна підготовка та організація змістовного дозвілля дітей, підлітків, молоді.

Перед усіма навчальними, дошкільними та позашкільними дитячими закладами стоїть одна мета: виховання гармонійно розвиненого, фізично здорового підростаючого покоління. А так, як мета одна, то співпраця між цими організаціями повинна бути тісною і постійною. Тому Інгулецький районний спорткомітет, районний відділ освіти і Дитячо-юнацька школа №2 планують і організовують свою роботу, спираючись на тісну взаємодію між ДЮСШ №2 і навчальними та позашкільними закладами району.

Одним з головних і найбільш масовим спільним заходом району є навчання дітей плаванню. Згідно графіку, погодженого з Інгулецьким відділом освіти ЗОШ № 82, 92, 73, 115, майже всі дитсадки району та школа інтернат для сиріт №9 приводять дітей в басейн ДЮСШ №2 за рахунок уроків фізкультури та факультативних занять, де під керівництвом тренерів спортивної школи діти вчаться плавати. А тренери, в свою чергу, мають можливість відібрати найбільш обдарованих дітей і залучити їх до постійних занять плаванням.

Крім цього, спортивна школа надає свою спортивну базу для проведення районних змагань серед загально освітніх шкіл з таких видів спорту як плавання, волейбол, н/теніс, шахи та інших, а тренери і методисти ДЮСШ №2 долучаються суддями цих змагань[17].

До функціональних обов'язків директора відноситься:

- керує діяльністю ДЮСШ №2, представляє її в усіх органах і установах, громадських організаціях і звітує перед Головним управлінням освіти і науки виконавчого органу про результати діяльності ДЮСШ №2;

- розпоряджається майном у межах наданих йому повноважень, складає та подає на затвердження Головному управлінню освіти і науки виконавчого органу кошторис, організовує його виконання, укладає угоди з юридичними та фізичними особами, відкриває рахунки в установах банків тощо.

Трудовий колектив ДЮСШ №2 становлять усі громадяни, які беруть участь своєю працею в її діяльності на основі трудового договору.

Загальний збір трудового колективу розглядає і приймає Статут школи (Додаток А), зміни і доповнення, що вносяться до нього; заслуховує звіт директора про роботу школи; розглядає і приймає Правила внутрішнього трудового розпорядку (Додаток Б), інші локальні акти (план роботи Тренерської ради (Додаток В), приймає рішення про укладення колективного договору.

Організація та координація навчально-виховного процесу здійснюється Тренерським радою, до складу якого входять всі тренери-викладачі школи. Тренерська рада діє на підставі Положення про Тренерську раду, затвердженому директором школи (Додаток Г).

Функції Тренерської ради:

- аналіз якості організації освітнього процесу;

- аналіз результатів спортивної підготовки учнів;

- внесення пропозицій і рекомендацій щодо поліпшення якості організації освітнього процесу;

- визначення складу збірних команд ДЮСШ №2 для участі в змаганнях різного рівня;

- розробка календарного плану участі учнів ДЮСШ №2 у спортивно - масових і контрольних заходах;

- розробка програм проведення внутрішкільних спортивно - масових і контрольних заходів;

- рішення поточних організаційних питань з організації освітнього процесу.

Тренерська рада скликається в міру необхідності, але не рідше чотирьох разів на рік.

Для ведення протоколу та організації діловодства обирається секретар Тренерської ради.

Головою тренерської ради є директор школи.

Збори Тренерської ради є правомочними, якщо на його засіданні присутні не менше двох третин складу, приймаються відкритим голосуванням, більшістю голосів і є обов'язковими для всіх учасників освітнього процесу.

Методична рада координує роботу педагогічного колективу школи, спрямовану на підвищення якості освіти, розвиток науково-методичного забезпечення освітнього процесу, інновацій, дослідно-експериментальної діяльності. Членами Методичної ради є: заступник директора з навчально-виховної роботи, тренери-викладачі всіх відділень школи. Очолює Методична рада заступник директора з навчально-виховної роботи. У своїй діяльності голова Методичної ради підпорядковується директору школи, керується рішеннями Тренерської ради школи. Засідання Методичної ради проводяться не рідше 4 разів на рік.

Цілі діяльності Методичної ради:

? Забезпечення гнучкості та оперативності методичної роботи школи.

? Підвищення кваліфікації педагогічних працівників.

? Формування професійно значущих якостей тренера-викладача, зростання його педагогічної майстерності.

? Організація та координація методичного забезпечення навчально-виховного процесу, методичної навчання педагогічних кадрів.

ДЮСШ №2 встановлюються такі вимоги до рівня майстерності спортсменів-учнів:

- на етап вищої спортивної майстерності зараховуються перспективні спортсмени-учні, які виконали або підтвердили в попередньому році в командних ігрових видах спорту - розряд кандидата у майстри спорту, в інших видах спорту - вимоги спортивного звання не нижче «Майстер спорту»;

- на етап спортивного вдосконалення зараховуються спортсмени-учні, які виконали нормативні вимоги програми з виду спорту і виконали або підтвердили в попередньому році в командних ігрових видах спорту для спортсменів старше 18 років - перший розряд, для спортсменів молодших 18 років - перший юнацький розряд, в біатлоні , лижних гонках, легкої атлетики - 50% спортсменів «Кандидат у майстри спорту» і 50% спортсменів - перший розряд, в інших видах спорту - розряд «Кандидат у майстри спорту»;

- на навчально-тренувальний етап зараховуються спортсмени-учні, які пройшли навчання на етапі початкової підготовки не менше двох років і виконали контрольно-перекладні нормативи.

Затвердження плану комплектування ДЮСШ №2 з відділенням, навчальним групам і контингенту учнів виробляється засновником до 1 вересня, кошторису витрат - до 1 січня.

Затвердження тарифікаційного списку, річного розрахунку навчальних годин, списків навчальних груп по етапах підготовки проводиться адміністрацією школи (груп спортивного вдосконалення за погодженням з відповідним обласним, міським управлінням з фізичної культури, спорту і туризму, вищої спортивної майстерності - Міністерством спорту і туризму) до 1 вересня . Затвердження складу груп початкової підготовки і груп загальної фізичної підготовки - до 1 жовтня.

Зарахування учнів в ДЮСШ №2 проводиться за заявою вступника за згодою батьків і наявності допуску лікаря.

У разі вибуття учня з групи тренер-викладач зобов'язаний доукомплектувати її в місячний термін.

Для зарахування до навчально-тренувальні групи ДЮСШ №2 учні здають контрольні нормативи із загальної фізичної та спеціальної підготовки. Переклад учнів у групу наступного року навчання проводиться на підставі рішення тренерської ради з урахуванням виконання ними контрольно-передових нормативів, наявності встановленого спортивного розряду. Учні, які не виконали контрольні нормативи з профілюючого виду спорту, можуть залишатися на повторний рік навчання (не більше одного разу на кожному етапі) або переводитися в спортивно-оздоровчі групи (для ДЮСШ). Випуск проводиться після закінчення кожного етапу навчання. Зарахування та випуск учнів оформлюються наказом директора спортивної школи.

Учні, передані для підвищення спортивної майстерності в училища олімпійського резерву, школи вищої спортивної майстерності, команди майстрів з ігрових видів спорту, що не входять в кількісний склад груп, але вважаються вихованцями даної школи і можуть виступати за її команду. Для доукомплектування групи в неї можуть бути зараховані учні з попереднього року навчання. Режим навчально-тренувальної роботи та наповнюваність даної групи зберігаються до закінчення кожного етапу навчання[35].

Таким чином, ДЮШС №2 є комунальним спеціалізованим навчально-спортивним закладом, на яке покладено функції спортивної підготовки дітей, підлітків і юнацтва.

ДЮСШ №2 створено з метою реалізації програм фізичного виховання дітей та організації фізкультурно-спортивної роботи за програмами додаткової освіти дітей.

Організаційна структура школи є оптимально скоординованою. Управління школою здійснюється на основі поєднання принципів самоврядування колективу і єдиноначальності.



2.2 Організація діловодства закладу

Документаційне забезпечення управління ? важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення документації й організація документообігу відіграють важливу роль у функціонуванні навчального закладу.

Документаційна діяльність ДЮСШ №2 ґрунтується на таких засадах:

- документи, що становлять правову базу діяльності навчального закладу, нормативно-правові акти органів виконавчої влади;

- організаційно-правова документація -- статут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції;

- розпорядча документація -- накази, рішення колегіальних органів (педагогічної ради, ради школи, батьківського комітету, піклувальної ради);

- службові листи, факси, телефонограми;

- документи, що стосуються особового складу школи;

- документи, що стосуються організації навчально-виховного процесу школи -- перспективний план, річний план роботи та інші види планування, класні журнали тощо[40;с. 37].

Міністерством освіти України визначено перелік документації, яка є обов'язковою в позашкільному навчально закладі. Її можна поділити на такі групи:

1) планування навчально-виховної роботи закладу освіти;

2) документація щодо особового складу і навчально-педагогічна;

3) фінансово-господарська документація.

Отже, буде доцільним провести аналіз документообігу даного закладу відповідно до вищезазначеного розподілу документів.

2.2.1 Планування навчально-виховної роботи закладу освіти

Планування навчально-виховної роботи у ДЮСШ №2 здійснюється згідно з методичними вказівками та рекомендаціями Міністерства освіти України[32].

Навчальні плани та програми по фізичному вихованню для ДЮСШ розробляються державними органами (міністерствами, комітетами). Плани-графіки навчального процесу, робочі плани й плани-конспекти уроків розробляються самими викладачами ДЮСШ №2 , виходячи з відправних офіційних документів - навчального плану й, програми.

Навчальний план являє собою основний (вихідний) документ, на основі якого здійснюється вся багатогранна робота з фізичного виховання в державних навчальних закладах всіх рівнів.

Навчальним планом установлюються:

а) загальна тривалість занять по фізичному вихованню в ДЮСШ№2;

б) розділи (види) програмного матеріалу із вказівкою годин на їхнє проходження по роках навчання.

Навчальна програма - це документ планування навчальної роботи, у якому визначаються:

а) цільові настанови та загальні завдання педагогічного процесу: у ДЮСШ - спортивного тренування по вибраному виду спорту;

б) обсяг знань, умінь і навичок, якими повинні оволодіти діти в планований строк занять, і перелік основних фізичних вправ і інших засобів, що забезпечують рішення поставлених завдань;

в) рівень теоретичної, загальнофізичної та спортивної підготовленості, виражений у залікових вимогах і навчальних нормативах (тестових показниках), що повинні досягти діти на кожному році та по закінченні навчання в ДЮСШ №2.

Програма по фізичному вихованню складається в основному з 4 розділів:

1) уроки фізичної культури;

2) фізкультурно-оздоровчі заходи в режимі навчального дня;

3) фізична культура в позаурочний час;

4) фізкультурно-масові й спортивні заходи.

Навчальні програми мають наступну типову структуру:

1) пояснювальна записка, у якій розкриваються мета та завдання курсу фізичного виховання, вказуються особливості контингенту дітей, характеризується структура програми, рекомендуються методи та форми занять, даються вказівки по плануванню та обліку й ін.; 2) навчальний матеріал по теоретичному та практичному розділах (перелік основних теоретичних тем для вивчення, опис всіх фізичних вправ, що підлягають освоєнню по роках навчання), а також залікові вимоги й навчальні нормативи по освоєнню рухових дій і розвитку фізичних якостей;

3) додаток, у якому приводиться список рекомендується літератури, що, зразки планів, заявок, типовий табель спортивного інвентарю й устаткування, необхідного для забезпечення занять по фізичній культурі, зразкові карти фізичної підготовленості й розвитку учнів і ін.

Навчальна програма розробляється відповідно до встановленого навчального плану змістом і обсягом годин, відведених на кожний розділ і в цілому на всі розділи занять.

План-графік навчального процесу визначає найбільш доцільну послідовність проходження матеріалу теоретичного та практичного розділів навчальної програми по місяцях і тижням протягом одного року (річному циклі спортивного тренування в ДЮСШ№2). У плані-графіку також вказується кількість відведених годин на кожний розділ і розподіл тимчасових витрат на проходження матеріалу розділів по тижнях протягом року. План-графік складається для однорідних навчальних груп.

Порядок проходження видів практичного розділу навчальної програми залежить від сезонних умов і наявності спортивних споруд. Однак головним у визначенні раціональної послідовності проходження навчального матеріалу програми є педагогічні закономірності процесу фізичного виховання (формування рухових навичок, спрямованого розвитку фізичних якостей і ін.).

Програмний матеріал розподіляється по навчальних тижнях у порядку поступового наростання вимог до дітей як по складності техніки виконання вправ, так і по фізичному навантаженню.

У плані-графіку визначаються номери уроків, на яких планується прийом заліків або контрольних змагань по кожному розділу програми.

План-графік -- це чисто організаційний документ (методика фізичного виховання в ньому не відбита). Він дає лише загальне цілісне уявлення про проходження програмного матеріалу протягом навчального року.

Робочий (тематичний) план складається на основі навчальної програми й річного плану-графіка проходження програмного матеріалу і являє собою послідовний виклад змісту кожного уроку семестру. Робочі плани становлять у текстовій і графічній формі.

У зміст робочого плану входять:

1) конкретні навчально-виховні завдання уроків (загальні й частки);

2) теоретичні відомості по фізичному вихованню;

3) основні засоби (фізичні вправи), способи їхнього застосування й величини навантажень (із зазначенням їхнього обсягу й інтенсивності на кожний урок);

4) контрольні вправи (тести) для визначення успішності засвоєння програмного матеріалу й рівня фізичної підготовленості учнів(Додаток Д).

Здійснюючи фізичне виховання, в ДЮСШ №2 систематично перевіряють, оцінюють й ураховують стан здоров'я що займаються, рівень їхнього фізичного розвитку, результати спортивної діяльності, старанність, поводження.

До обліку пред'являють ряд вимог: своєчасність, об'єктивність, точність і вірогідність, повнота, простота й наочність. Розрізняють наступні види обліку: попередній (до початку організації педагогічного процесу), що тече (безперервний у процесі роботи, від заняття до заняття) і підсумковий (по завершенню періоду роботи - навчального року) [18].

У зміст поточного обліку входить реєстрація: відвідуваності занять; пройденого матеріалу й виконаного обсягу й інтенсивності навантажень; виконання навчальних вимог і норм; даних про оцінки знань, умінь і навичок; відомостей про стан здоров'я що займаються.

Основним документом обліку служить журнал обліку навчальної роботи групи. Значення проведеної викладачем роботи з обліку не зводиться, звичайно, до формальної реєстрації відомостей для офіційного звіту. Ці дані піддаються систематичному аналізу, творчому осмисленню й узагальненню, використовуватися в майбутній роботі.

2.2.2 Документація щодо особового складу і навчально-педагогічна

Діяльність ДЮСШ №2 регламентують наступні локальні акти:

- Штатний розклад ДЮСШ №2;

- Посадові інструкції, що визначають обов'язки працівників ДЮСШ №2;

- Правила внутрішнього трудового розпорядку;

- Положення про педагогічні Ради ДЮСШ №2;

- Положення про тренерські Ради ДЮСШ №2;

- Річний план роботи школи, що включає в себе розділи організаційної, навчальної, фізкультурно ? масової, методичної, адміністративно-господарської роботи, підвищення кваліфікації, медичного забезпечення, внутрішкільного контролю;

- Списки вихованців по відділеннях, затверджені наказом, із зазначенням віку і стажу занять.

Документи по керівництву діяльності педагогічного колективу:

- протоколи засідань педагогічної ради школи;

- книга наказів з питань навчально - виховного процесу;

- розклад навчальних занять;

- журнали обліку навчально-тренувальної роботи тренерів-викладачів;

- календарний план спортивно масових заходів;

Діловодство ДЮСШ №2:

- журнал реєстрації вхідних документів;

- журнал реєстрації вихідних документів;

- журнал руху трудових книжок і вкладишів до них;

- особисті справи працівників школи.

Атестація ДЮСШ №2 проводиться один раз на 4 роки.

В ДЮСШ №2 створюються наступні документи:

- аналіз роботи за минулий рік,

- річний план роботи школи, затверджений вищестоящою організацією, план на місяць, що включає розділи організаційної, навчальної, спортивно-масової, виховної, методичної, фінансово-господарської роботи, підвищення кваліфікації, медичного забезпечення, роботи з батьками, загальноосвітніми школами та іншими організаціями, внутрішкільного контролю;

- протоколи змагань, прийомних, контрольних та випускних нормативів і аналіз їх виконання з загальної фізичної, спеціальної та технічної підготовки, графік проведення випробувань;

- особисті карти спортсменів, тренерів-викладачів школи за встановленою формою;

- розклад навчальних занять;

- журнали обліку навчально-тренувальних занять тренерів-викладачів зі спорту (типові):

- списки учнів школи по відділеннях і навчальним групам, із зазначенням віку, року навчання і спортивної підготовленості на початок навчального року, затверджені наказом директора;

- тарифікаційні списки тренерсько-викладацького складу;

- протоколи педагогічних і тренерських рад;

- особисті справи працівників школи, книги наказів, видачі трудових книжок, довіреностей та інші документи;

- копії звітів за формою 5-ФК (зберігаються в школі не менше 5 років).

Тренери - викладачі по спорту повинні мати:

- затверджені адміністрацією школи поурочні програми (конспекти),

- індивідуальні плани підготовки спортсменів, розроблені у відповідності з сучасними науково-методичними вимогами,

- журнали обліку навчальної роботи тренерів-викладачів зі спорту.

На Додатках Ж і К наведено типовий наказ про номенклатуру справ в ДЮСШ №2.

В ДЮСШ №2 створено архів, що здійснює прийом і зберігання архівних документів з метою використання

В архів надходять:

? закінчені діловодством документи тимчасового терміну зберігання, які були створені в діяльності ДЮСШ №2, необхідні в практичній діяльності;

? документи з особового складу;

? кіно, фото, відео - документи з історіі ДЮСШ №2.

Після закінчення терміну зберігання тих чи інших документів, які не підлягають передачі архівним установам, списуються комісією, яку призначає керівник ДЮСШ №2. На списану документацію комісія складає відповідний акт. Списана документація знищується.

2.2.3 Фінансово-господарська документація

Одним з основних фінансових документів в ДЮШС №2 є - кошторис витрат. На відміну від інших фінансових планів, що складаються у формі балансу доходів і витрат, кошторис є план витрат і відображає односторонній характер відносин з бюджетом установ, які перебувають на кошторисному фінансуванні.

Кошторис витрат складається за наступними ознаками:

- Плановий документ;

- Відбиває звід витрат на певний вид діяльності, окреме провадження, захід;

- Складається на певний часовий період;

- Не визначає джерела погашення планованих витрат.

Відповідно до вимог бюджетного законодавства бюджетні кошти витрачаються за кошторисом, що затверджується головним розпорядником бюджетних коштів. Тому складання бюджетного кошторису необхідно. Бюджетні кошти не повинні змішуватися з позабюджетними, тому для обліку позабюджетних коштів в ДЮШС №2 передбачається складання кошторису доходів і витрат за різними джерелами доходів.

Потреба в бюджетному фінансуванні ДЮШС №2 базується на трьох основних кількісних параметрах:

- Чисельності учнів (за відповідними рівнями навчання);

- Термінах і умовах навчання (за відповідними рівнями);

- Матеріальній базі навчання.

Після закінчення звітного періоду складається звіт про виконання кошторису доходів і витрат за бюджетними коштами (Додаток Л).

Як видно з Додатку Л, обсяг бюджетних коштів у гривневому еквіваленті за останні 3 роки має тенденцію до зростання. Загальний обсяг фінансування, затверджений на 2012 рік, майже на 19% перевищує обсяг бюджетних коштів, затверджених до фінансування ДЮСШ №2 у 2010 році, а обсяг, затверджений на 2012 рік - на 3%.

ДЮСШ №2 веде в установленому порядку діловодство та статистичну звітність, яку представляє на адресу Засновника та державного органу управління фізичною культурою і спортом у встановлений термін[36].

Розглянувши та проаналізувавши документальне оформлення установи ми з'ясували, що ДЮСШ №2 функціонує в повному обсязі своїх можливостей, має безліч переваг: в установі знаходиться і працює басейн, який здається в оренду, і за рахунок якого поповнюється спеціальний фонд, також у школи є спонсори, які більшою мірою фінансують спортивні турніри, змагання проходять на території України і за її прибудовами, споряджають школу спортивним інвентарем ? все це спрямовано на покращення та розвиток установи. Дана установа є комунальною формою власності, фінансується в основному за рахунок загального фонду, але спеціальний фонд так само має доходи, хоч і незначні, в цілому школа обгрунтовано та правильно використовує кошти.

Але, однією з проблем є те, що в ДЮСШ №2 немає фахівців з ведення офіційно-ділової документації. В наслідок чого виникає проблема відсутності навичок роботи з документами у робітників школи. Незважаючи на те що в організаційній структурі ДЮСШ №2 присутня чимала кількість працівників адміністративного апарату ? керувати документообігом і консолідувати документи значно важко, враховуючи їх кількість та специфічність[42;c. 12].

Директору доводиться приймати рішення в умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово-господарської діяльності ДЮСШ №2. Ця діяльність відображена у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована інформація є певною мірою гарантією ефективного управління.

Якщо схематично розібрати проблеми документообігу в ДЮСШ №2 , можна запропонувати її рішення (рис.2.2)



Рисунок 2.2 - Проблема відсутності навичок роботи з документами у вчителів.

Результати проведеного Міністерством освіти репрезентативного опитування шкіл та вчителів з проблеми зайвого адміністрування показали, що основне і деколи зайве навантаження на школу з підготовки різної звітності виходить з самої системи освіти[19;с. 131].

Отже, у таких умовах збільшується не тільки навантаження на працівників і директорів шкіл з підготовки та надання інформації, але й основне завдання школи - надання якісної освіти для кожної дитини -- стає складно виконувати.

Реалізація плану дій щодо зниження документообігу у ДЮСШ №2 дозволить:

- скоротити число запитів на адресу регіональних органів управління освітою і загальноосвітніх установ;

- ввести в експлуатацію єдину автоматизовану систему моніторингу освіти;

- здійснити перехід на надання державних послуг в електронному вигляді.

ДЮСШ №2 можна рекомендувати: розміщувати інформацію по широкому спектру своєї діяльності на офіційному шкільному сайті в мережі Інтернет; забезпечити у разі необхідності передачу інформації в різні органи і організації строго через свого засновника; перенаправляти неправомірні запити від різних органів і організацій на адресу свого засновника тощо.

2.3 Шляхи удосконалення діловодства в ДЮСШ №2

діловодство навчальний виховний спортивний

З вересня 2012 року. Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України затвердило Примірну інструкцію з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах.

Вона встановлює перелік обов'язкової організаційно-розпорядчої документації для керівників та інших працівників позашкільних навчальних закладів, а також правила документування діяльності закладів системи освіти (крім дитячо-юнацьких спортивних шкіл).

Інструкція досить складна. Звичайно, чим суворішими будуть вимоги до діловодства в позашкільних навчальних закладах, тим комфортніше буде різним перевіряючим службам. Але, на жаль, на сьогодні позашкільні заклади, які у зв'язку з фінансуванням «за залишковим принципом» знаходяться на межі виживання, навряд чи поліпшенням діловодства будуть врятовані.

Не маловажно й те, що ця інструкція суттєво посилює вимоги до кваліфікації діловода позашкільного закладу. В штатах позашкільних навчальних закладах, на сьогодні нема діловодів. Такі не передбачені й в «Примірних типових штатних нормативах». Отже, діловодство «лягає» або на директора закладу, або на методиста, які й так на сьогодні, мають суттєві навантаження від виконання прямих обов'язків. Врешті вони мають повне право не погодитись на виконання додаткових (на сьогодні - дуже відповідальних!) обов'язків, які не були погоджені з ними при прийомі на роботу і на які їх не навчали в ВНЗ. Введена інструкція передбачає ведення діловодства із застосуванням комп'ютерних засобів[44].

Для вдосконалення документообігу в ДЮСШ №2 адміністрації закладу пропонується впровадження програми інформатизації ДЮСШ №2 на 2013 - 2015 роки. Для розробки програми було проведено аналіз заходів з інформатизації освітнього процесу з 2005 по 2013 рік., у зв'язку, з чим виділені наступні етапи діяльності в цій області:

2005-2009 -- I підготовчий етап

- Самоосвіта в галузі комп'ютерних технологій;

- Створення техніко-технологічних умов для впровадження інформатизації в освітній процес ДЮСШ №2;

- Оволодіння педагогами основами комп'ютерної грамотності (10%).

2011-2012 -- ІI підготовчий етап

- Оволодіння педагогами основами комп'ютерної грамотності (40%);

- Поповнення комп'ютерної та організаційної техніки;

- Розробка та створення сайту ДЮСШ №2.

На 1 січня 2013 року. в ДЮСШ №2 існує наступна комп'ютерна техніка:

Таблиця 2.1 Перелік комп'ютерної техніки в ДЮСШ №2 на 1.01.2013

№ з/п	Кабінеты	Комп'ютерна техніка	Призначення	Користувачи
1.	Кабінет директора	1 ноутбук + принтер	Забезпечення нормативно - правової, методичної, аналітичної, інформаційної бази школи	Директор
2.	Методкабінет	3 комп'ютери + 2 принтера + маршрутизатор	Забезпечення нормативно - правової, методичної, аналітичної, бази школи	Заст. директора по НВР, заст. директора по УСР
3.	Склад	1 комп'ютер	Облікові функції	Заст. директора з АГР
4.	Бухгалтерія	1 ноутбук + 3 комп'ютери+ принтер	Ведення бухгалтерського обліку, кадровий облік, фінансовий та управлінький облік	Головний бухгалтер, бухгалтер, спеціаліст з кадрів, економіст
5.	Приймальня	1 комп'ютер + 1 принтер	Забезпечення нормативно - правової, методичної, аналітичної, бази школи, консолідація основних документів школи.	Секретар

Таким чином, можна сказати, що в ДЮСШ №2 достатьня кількість оргтехники для полегшення роботи з документами.

У ДЮСШ №2 створюються умови для вдосконалення моніторингу результатів навчально-тренувальної, змагальної діяльності вихованців, а також для забезпечення роботи з нормативно-правової базі школи і діловодства.

Можливостей школи недостатньо у зв'язку з низьким ступенем оснащеності програмним забезпеченням. Документи створюються у примітивних програмах, у зв'язку з чим їх створення, пошук та зведення стає дуже трудомістким (табл.2.2).

Таблиця 2.2 Використання офісних програм в адміністративно-кадровій роботі.

Офісні програми	Частка використання в роботі
Операційна система MS Windows	100%
Текстовий редактор MS Word	70%
Електронні таблиці MS Excel	15%
Конструктор презентацій MS Power Point	3%
Інтернет	10%
Photoshop	2%

Як видно з наведених даних - в ДЮСШ №2 не використовують ніякі спеціальні програми, розроблені індивідуально для навчального закладу. Документообіг стає дуже складним, враховуючи останні зміни в законодавстві, що до ведення документації для позашкільних навчальних закладів.

Питання автоматизації та інформаційної підтримки навчального процесу в школі до цих пір залишається відкритим, тобто не використовується ніяка інформаційна система. Подібних інформаційних систем для спортивних шкіл на ринку інформаційних систем знайти не вдалося.

Вибір системи документообігу як правило обумовлений наявністю необхідності електронної автоматизації документів, а так само наявністю коштів на здійснення цієї процедури.

У попередньому параграфі було наведено основні документи, які створюються в операційному режимі кожен день. Тому для вдосконалення документообігу в ДЮСШ №2 необхідно створити спеціальну інформаційно-довідкову систему для всього закладу з розмежуванням по центрам відповідальності.

Інформаційна система (далі ІС) повинна забезпечувати керівника, тренерів, методистів оперативною інформацією для контролю навчального процесу та аналізу його результатів.

Інформаційна система повинна містити базу даних, в якій зберігаються дані про: контингенті учнів, тренерів, проведених заходах і змаганнях, що дозволяє вести облік виступів на змаганнях, виконання нормативних вимог, збереження контингенту учнів протягом навчального року, рівень стану здоров'я учнів, успішність. Перелік основної інформації для бази даних ІС для ДЮСШ №2 наведено на Додатку М.

Інформаційна система повинна відповідати наступним вимогам:

- У базі даних повинна бути представлена вся необхідна для роботи користувачів інформація і організоване зручне і швидке введення, пошук і перегляд даних.

- У ІС повинна бути передбачена генерація та друк необхідних поточних звітних, аналітичних та ін. документів.

- ІС повинна володіти зручним і простим для сприйняття інтерфейсом і довідковою системою[46;c. 214].

Постановка завдання для розробки ІС

? Провести аналіз предметної області, виділити категорії користувачів і зібрати їх інформаційні вимоги

? Спроектувати логічну модель даних.

? Реалізувати проект засобами Microsoft Access 2010.

? Спроектувати і реалізувати необхідні запити.

? Розробити та реалізувати простий і зручний користувальницький інтерфейс.

Основні ділові процеси підлягають автоматизації.

1. Зарахування учнів.

Вхідні документи:

- Заява батьків, довідка від лікаря.

Вихідні документи:

- Наказ про зарахування.

2. Проведення змагань.

Вхідні документи:

- Положення про змагання, календар змагань, наказ.

Вихідні документи:

- Звіт про змагання (про виконання розряду).

- Наказ про присвоєння розряду.

- Протокол (на яких саме змаганнях отриманий розряд).

3. Виконання нормативів.

- Протокол (у ньому фіксуються результати здачі нормативів).

4. Оздоровлення учнів.

Лікар надає дані про стан здоров'я кожного учня за запитом тренера у вільній формі (середній рівень, високий рівень, ...). Тренер стежить за даними на протязі року і за запитом директора надає звіт (у вигляді діаграми) про те, як змінився рівень здоров'я дітей за певний проміжок часу (тобто скільки було дітей з низькими рівнем здоров'я, високим, і скільки стало, наприклад, за рік).

5. Атестація тренерів

Вхідні документи:

- Графік проходження атестації, заяву на категорію.

Вихідні документи:

- Атестаційний лист (Документ за затвердженою категорії).

6. Випуск / відрахування учнів.

Вхідні документи:

- Наказ про закінчення

Вихідні документи:

- Розрядна книжка.

Користувачі системи:

Методисти (Заст. директора з НВР, УСР). Можуть вносити, редагувати і видаляти дані по всіх таблицях. Так само генерують звіти:

- за чисельністю займаються за певний період;

- за характеристикою тренерсько-викладацького складу за певний рік;

- за списком підготовлених розрядників за певний період;

- за результатами участі учнів ДЮСШ №2 у змаганнях міжнародного, всеукраїнського, регіонального та обласного рівнів за певний рік;

- про проведені змаганнях за певний рік;

- про результати діяльності ДЮСШ №2 за певний рік;

- за якістю спортивної підготовки

- Інформаційні довідки про ДЮСШ № 2 за певний період.

Директор. Має доступ до всіх таблиць. Генерує та аналізує звіти перераховані вище.

Тренери. Переглядають дані по здоров'ю учнів по змаганнях, з атестації тренерів. Генерують та аналізують звіти:

- за результатами атестації тренерів

- звіт за рівнем фізичного здоров'я учнів

Після збору інформаційного вимоги було складено універсальне відношення предметної області[3;с. 426].

Обмеження предметної області:

? У співробітника може бути тільки одна адреса і один телефон.

? Паспортні дані унікальні, у співробітника може бути тільки один паспорт.

? Співробітник може поєднувати кілька посад.

? Кожен тренер веде заняття тільки в одному відділенні.

? Один учень в заданий момент часу займається тільки в одному відділенні і одній групі.

? В одному місті може проходити декілька змагань.

? У тренера може бути кілька звань.

? В один день може бути декілька змагань тільки у різних відділень.

? Одним наказом можна присвоїти тільки масові розряди групі учнів, що займаються в одного тренера.

? Деякі із співробітників можуть бути експертами.

? В одній групі може вести заняття тільки один тренер.

? Один тренер може вести заняття в декількох групах.

? В однієї сім'ї може бути кілька соціальних статусів.

? Учень може бути відрахований кілька разів.

? Учень може бути зарахований кілька разів.

? У одного змагання може бути кілька програм[22;129].

Розроблена ІС для ДЮСШ №2 забезпечить автоматизацію наступних процесів:

- облік чисельності учнів;

- отримання розрядів учнями;

- участь у змаганнях;

- процес атестації тренерів;

- отримання звань тренерів;

- складання звітної інформації по змаганнях

- атестації тренерів;

- оздоровлення учнів;

- обліку зарахування та випуску учнів.

Подальший розвиток проекту:

1. Для захисту даних бази необхідно провести поділ користувачів на групи з присвоєнням кожному імені та пароля;

2. Розширити атрибутику з тим, щоб:

- Зробити обчислюваним поле «кращий учень»;

- Розробити і реалізувати процес атестації учнів;

- Доопрацювати інтерфейс з метою поліпшити можливості зручного пошуку інформації. На додатку В наведено перелік основної інформації для бази даних. Розроблену базу необхідно передати спеціалістам для розробки ІС для ДЮСШ №2.

Разом з впровадженням нової ІС, основними завданнями інформатизації освітнього процесу ДЮСШ №2 на 2013-2015 роки будуть:

1. Створення, поширення і впровадження в навчальний процес сучасних електронних навчальних матеріалів, їх інтеграція з традиційними навчальними посібниками.

2. Створення та розвиток ЕОР ДЮСШ №2.

3. Забезпечення засобами інформатизації освітнього процесу;

4. Підвищення кваліфікації працівниками ДЮСШ №2 в області інформаційно-комунікаційних технологій.

5. Вивчення нового програмного забезпечення з метою апробації та можливості впровадження та обміну досвідом.

У рамках розв'язуваних завдань основними напрямками програми інформатизації ДЮСШ №2 є:

- Входження в єдиний інформаційний освітній простір за допомогою реалізації проектів;

- Вивчення можливостей та перспектив системного використання ІС;

- Вивчення, апробація та аналіз механізмів впровадження ІС.

Адміністрації ДЮСШ №2 необхідно здійснити управління реалізацією програми, координацію робіт з виконання програми виносити їх на узгодження та затвердження з Відділом освіти адміністрації м. Кривий Ріг;

Програми з інформатизації ДЮСШ №2 повинні реалізуватися за допомогою виконання плану заходів із зазначенням механізмів і обсягу фінансування.

Хід виконання програми та її окремих заходів розглядатиметься на засіданнях шкільної команди. Прогноз виконання програми наведено в таблиці 2.3.

Таблиця 2.3 Прогноз заходів з виконання програми інформатизації процесів документообігу в ДЮСШ №2

Напрямок	Зміст заходу	Результат	Термін
Використання ІС в управлінській діяльності	Підвищення кваліфікації управлінських кадрів ДЮСШ №2 у сфері ІС через курсову підготовку	ІС-компетентність управлінських кадрів ДЮСШ	жовтень 2013р.. - март 2014 р.
	Електронний документообіг всередині освітнього простору м. Кривий Ріг	Діловодство на ПК оперативність документообігу	2013 - 2015рр.
	Діагностика та моніторинг результатів освітнього процесу	Підвищення ефективності моніторингу та контролю	2014 р.
	Створення і поповнення баз даних по медіатеці, бібліотечним фондам.	Робота з базами даних	Протягом 2013-2015рр.
	Створення банку даних з шаблонами типових документів (звітів, довідок і т. д.) з метою скорочення надання інформації на паперових носіях	Ефективність роботи з документами	2014р.
	Створення банку даних «педкадрів» (портфоліо кожного педагога)і поповнення його	Використання бази даних для моніторингу роботи педагога та його атестації	Протягом 2013-2015рр.
Використання ІКТ в навчальній діяльності	Проведення занять з використанням ІКТ.	ІКТ-компетентність вчителів	За розкладом занять
Підвищення кваліфікації педагогів у галузі інформаційних технологій	Напрямок педагогів ДЮСШ на курси підвищення рівня інформаційної компетентності на основі: - Курсової підготовки - Індивідуальних консультацій, - Дистанційного навчання та самопідготовки. Постійне методичний супровід вчителів, які впроваджують ІКТ, підвищення мотивації педагогів до вивчення та впровадження ІКТ.	ІКТ-грамотність педагогів і управлінських кадрів, підвищення ефективності роботи і залучення їх у творчу діяльність з використанням інформаційних технологій	Протягом 2013-2015рр.
Вивчення, апробація та аналіз механізмів впровадження вільного програмного забезпечення	Аналіз та апробація існуючого вільного програмного забезпечення, відстеження новинок або нових версій		Протягом 2013-2015рр.
	Підготовка методичного супроводу, рекомендованого до впровадження		Протягом 2013-2015рр.
	Винесення досвіду використання на державний рівень		2014 р.

Результати виконання ціх напрямків з виконання програми інформатизації процесів документообігу в ДЮСШ №2 процес діловодства стане полегшеним, процес моніторингу та контролю підвищеним.

В ДЮСШ №2 присутня чимала кількість працівників адміністративного апарату, але керувати документообігом і консолідувати документи значно важко, враховуючи їх кількість та специфічність.

У школі немає фахівців з ведення офіційно-ділової документації, тому, з метою раціональної організації документаційного забезпечення, ми запропонували методичні рекомендації що до створення спеціальної програми для оптимізації роботи з діловодства.

Безпосереднє ведення діловодства в загальноосвітньому закладі покладається на співробітника, призначеного відповідальним за ведення діловодства, який забезпечує облік та проходження документів у встановлені терміни, інформує керівництво про стан їх виконання, здійснює ознайомлення працівників з нормативними і методичними документами з діловодства.

Таким чином, в результаті виконання програми інформатизації ДЮСШ №2:

- стане однією зі складових інформаційного освітнього простору м. Кривий Ріг;

- стане користувачем інформаційно - освітнього порталу;

- отримає доступ до державних і регіональних освітніх ресурсів;

- підвищить ефективність і якість освітнього процесу;

- отримає можливість провести перепідготовку педагогічних, адміністративних кадрів у сфері нових інформаційних технологій;

- впровадить інформаційні та комунікаційні технології в практику управління освітнім процесом.

Для організаційно-методичного управління реалізацією програми з адміністративного блоку закладу, необхідно створити шкільну команду з інформатизації і призначити керівника програми, який буде здійснювати поточне управління реалізацією програми, організаційно-технічний супровід. Контроль за виконанням програми здійснюватиме відділ освіти адміністрації м. Кривий Ріг.