Учет расчетов с подотчетными лицами

Наиболее распространенной формой расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также с покупателями и заказчиками являются расчеты, осуществляемые безналичным порядком с расчетных счетов организации, а также со специальных счетов, открываемых в кредитных организациях.

Регламентация осуществления и учета операций, связанных с безналичными расчетами по расчетному счету, является наиболее стабильной частью финансового законодательства. В настоящее время организациям следует придерживаться требований гражданского законодательства (ГК РФ), а также Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного письмом Банка России от 03.10.2002 №2-П.

Действующее законодательство не запрещает проводить с поставщиками и подрядчиками расчеты наличными денежными средствами. При этом имеются некоторые ограничения по общей сумме расчетов, производимых по одному договору (сделке), о которых речь пойдет ниже. В данном случае денежные средства списываются с кредита счета 50, как правило, в дебет счета 71 с последующим списанием средств с кредита этого счета в дебет счета 60. Для того чтобы средства могли быть списаны на погашение задолженности непосредственно со счета 50, необходимо соблюдение некоторых условий, в частности, расчеты должны производиться кассиром (например, посредством выдачи наличных денежных средств уполномоченному лицу контрагента).

3.3 Предельный размер расчетов наличными денежными средствами

Расчеты наличными денежными средствами через кассу организации могут производиться как с физическими лицами (не только с работниками организации, но и с покупателями товаров, продукции, работ или услуг), так и со сторонними организациями - юридическими лицами. Основанием для приема денежных средств от представителя покупателя является расчетный документ (счет и т.д.) с письменным распоряжением руководителя и главного бухгалтера о приеме наличных денежных средств в оплату отгруженных товаров (продукции, работ, услуг), а также доверенность организации-покупателя.

При проведении таких расчетов читателям следует учитывать, что их предельный размер ограничен - в настоящее время указанием Банка России от 20.06.2007 №1843-У (ранее действовало указание Банка России от 14.11.2001 №1050-У).

3.4 Применение доверенностей при осуществлении расчетов

Осуществление расчетов по хозяйственным договорам наличными денежными средствами предполагает не только полную материальную ответственность подотчетного лица, но и возможность плательщика или получателя должным образом установить личность работника, непосредственно производящего расчеты. Эта возможность реализуется посредством выдачи доверенностей.

Доверенность является элементом реализации института представительства - системы хозяйственных отношений, при которых сделка совершается не непосредственно с хозяйствующим субъектом, а с его представителем, уполномоченным на совершение тех или иных юридически значимых действий.

Не требуют нотариального удостоверения и приравниваются к нотариально удостоверенным доверенностям следующие виды доверенностей:

- доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

- доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;

- доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;

- доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Оформление и порядок заверения вышеприведенных видов доверенностей определяются нормативными актами соответствующих органов отраслевого и ведомственного управления. Как правило, необходимыми реквизитами таких доверенностей является подпись соответствующего руководителя и печать организации или учреждения.

Право удостоверения доверенностей предоставлено:

- организациям, в которых доверитель работает или учится;

- жилищно-эксплуатационной организации по месту жительства доверителя (как правило, в случае, если доверитель не работает и не учится);

- администрации стационарного лечебного учреждения, в котором доверитель находится на излечении, - на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной;

- банкам или организациям связи - на получение представителем гражданина его вклада в банке, денежных средств с его банковского счета, адресованной ему корреспонденции в организациях связи.

Пунктом 5 ст. 185 ГК РФ в качестве обязательных реквизитов доверенности указаны:

- подпись руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами;

- печать организации.

Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 №71а утверждены формы доверенностей на получение материальных ценностей (№М-2 и №М-2а) и порядок их заполнения и определено, что доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Бухгалтерия организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее под расписку получателю.

Форма №М-2а отличается от формы №М-2 отсутствием корешка доверенности, в котором последовательно указываются следующие реквизиты:

- номер доверенности;

- дата ее выдачи;

- срок действия доверенности;

- должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;

- расписка в получении доверенности;

- наименование поставщика;

- номер и дата наряда (или заменяющего наряд документа) или извещения;

- номер и дата документа, подтверждающего выполнение поручения.

Корешки доверенности подшиваются в хронологическом порядке и хранятся в организации не менее пяти лет (при условии проведения ревизии или аудиторской проверки за соответствующий период) в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000. В этом случае журнал учета выданных доверенностей может не вестись.

При этом Инструкция №17 рекомендует использовать бланки доверенностей, предварительно сброшюрованные в книжку (50 или 100 листов). В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись « В настоящей книжке пронумеровано... листов». Количество листов приводится прописью.

Форма №М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц [8]. Выдача этих доверенностей регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Форма журнала не является унифицированной и соответствующим постановлением Госкомстата России не утверждалась. Поэтому при ее применении организациям следует руководствоваться требованиями п. 6 Инструкции №17. В журнале учета доверенностей должно быть предусмотрено заполнение всех тех реквизитов, которые указываются в корешке формы №М-2.

Что касается печати, то обязательность наличия оттиска печати организации, выдавшей доверенность, установлена непосредственно ГК РФ и, следовательно, не может быть подвержена сомнению или трактоваться иным образом. В то же время следует отметить, что индивидуальные предприниматели имеют право не применять в своей хозяйственной деятельности печати, а заверять все документы только личной подписью. Из вышеприведенного следует, что индивидуальные предприниматели, не использующие печать, фактически лишены права на применение доверенностей в хозяйственном обороте.

В общем случае доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером организации или лицами, ими на то уполномоченными. Инструкция №17 делает исключение для случая, если бухгалтерский учет осуществляется централизованной бухгалтерией. При этом доверенности на получение товарно-материальных ценностей подписываются руководителем (заместителем руководителя) организации, обслуживаемой этой бухгалтерией, и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или лицами, ими на то уполномоченными.

Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководством и главным (старшим) бухгалтером организации, оформляется приказом (внутренним локальным нормативным актом).

Пунктом 3 Инструкции №17 уточнено, что доверенности выдаются на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу.

Если доверенное лицо должно получать требуемые товары, материалы или продукты в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов или несколько доверенностей, если товарно-материальные ценности должны быть получены на нескольких складах.

Весьма важным элементом оборота доверенностей является их регистрация, которая должна осуществляться согласно п. 3 Инструкции №17 в бухгалтерии организации. Если главным бухгалтером централизованной бухгалтерии право подписи доверенности предоставляется руководителю учетно-контрольной группы организации, обслуживаемой этой бухгалтерией, регистрация доверенностей осуществляется учетно-контрольной группой.

Пункт 5 Инструкции №17 достаточно четко регулирует последовательность действий работников бухгалтерских служб в случае, если доверенное лицо лишается права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек. Причинами лишения такого права могут быть, например, подача заявления об увольнении, выявившееся несоответствие занимаемой должности, возникновение претензий по расчетам с поставщиком и т.д.

В случае применения формы №М-2 при выдаче доверенности бухгалтерия предприятия, организации и учреждения или централизованная бухгалтерия регистрирует ее в корешке книжки доверенностей. В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись « В настоящей книжке пронумеровано... листов». Количество листов указывается прописью. В этом случае требование о подшивке доверенностей в хронологическом порядке теряет смысл, но корешки доверенностей (вместе с испорченными бланками, а также возвращенными доверенностями) должны храниться в порядке и в сроки, которые установлены законодательством о бухгалтерском учете (не менее пяти лет) и соответствующими документами Росархива.

Организации, у которых получение товарно-материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер и которые применяют форму №М-2, производят регистрацию доверенностей в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Соответствующие графы данного журнала, так же как и ячейки корешка доверенности, заполняются по мере совершения соответствующих действий. Последней заполняется графа « Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности» - после отчета лица, получившего доверенность, в выполнении поручения (получении и доставке материально-производственных запасов) или при возврате ранее выписанной доверенности.

Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенностей должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей. Из этого следует, что такое лицо (работник бухгалтерии) должно быть назначено соответствующим распорядительным документом, а в его функциональных обязанностях (должностной инструкции) должна быть прописана соответствующая обязанность.

В соответствии с п. 7 Инструкции №17 лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего рабочего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены материально-производственные запасы по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию (организации, учреждению) на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе « Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью « не использована » и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. Инструкция №17 рекомендует по окончании года уничтожать такие неиспользованные доверенности с составлением об этом соответствующего акта. По нашему мнению, это необязательно, и неиспользованные доверенности могут храниться вместе с корешками. Целесообразность подобного подхода обусловлена тем, что общий срок исковой давности составляет три года, в течение которых могут возникнуть проблемы с поставщиком, разрешение которых может потребовать изучения неиспользованных доверенностей. Кроме того, в течение минимального срока хранения всех бухгалтерских документов (пять лет) проверки могут проводиться не только налоговыми, но и иными контролирующими органами. А так как нового нормативного документа, который бы сокращал срок хранения неиспользованных доверенностей по сравнению с другими бухгалтерскими документами, пока нет, весьма вероятно возникновение разногласий по данному поводу (преждевременное уничтожение документов, в частности, может быть расценено как грубое нарушение правил бухгалтерского учета).

Общий принцип выдачи новых доверенностей материально ответственным лицам (или лицам, выполняющим поручения по разовым доверенностям) состоит в том, что лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются. Разумеется, это не относится к случаям, когда получение материально-производственных запасов производится у одного поставщика с нескольких складов или у нескольких поставщиков в течение одного (одного-двух) рейсов.

В п. 8 Инструкции №17 приведен исчерпывающий перечень обязанностей главного бухгалтера, которые возникают в связи с обращением доверенностей. Непосредственно из Закона о бухгалтерском учете эти обязанности не следуют, но могут быть учтены при разработке должностной инструкции (функциональных обязанностей) главного бухгалтера организации. Такими обязанностями являются:

- контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;

- инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверенности;

- своевременный контроль за использованием доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, приемных актов и т.д.);

- контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности при ее неиспользовании.

Нетрудно убедиться, что соблюдение данных обязанностей практически исключит вероятность любых злоупотреблений при обращении доверенностей. В то же время любое нарушение может быть истолковано как некачественное выполнение (или просто невыполнение) главным бухгалтером части своих обязанностей со всеми вытекающими последствиями.

Пункт 9 Инструкции №17 устанавливает перечень оснований для отказа поставщиком в принятии доверенности и в отпуске материально-производственных запасов. Такими случаями, кроме вышеназванного предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами, являются:

- предъявление доверенности, имеющей поправки и помарки. Из этого требования, в частности, следует, что требования, предъявляемые к оформлению доверенностей, аналогичны требованиям по заполнению денежных документов (например, чеков на получение наличных денежных средств в кредитной организации);

- непредъявление паспорта, указанного в доверенности;

- окончание срока, на который выдана доверенность;

- получение сообщения получателя об аннулировании доверенности.

По окончании отпуска материально-производственных запасов доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

Заключение

В предпринимательской деятельности организаций весьма часто возникает необходимость осуществления расчетов наличными денежными средствами. Как правило, наличными денежными средствами оплачиваются материально-производственные запасы при их приобретении в розничной сети и командировочные расходы. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными денежными средствами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам. Расчеты наличными денежными средствами также практикуются при оплате через подотчетных лиц задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам.

При осуществлении предпринимательской деятельности хозяйствующими субъектами нередко возникает необходимость направления работников организации для выполнения тех или иных функций за пределами местности, в которой работник постоянно проживает и выполняет функции, закрепленные трудовым договором.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В настоящее время некоторые особенности оплаты и документального оформления командировок на уровне федерального законодательства установлены для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. В то же время для целей налогообложения установлены определенные ограничения (в частности, по размеру суточных, принимаемых к налоговому учету по налогу на прибыль, по размеру суточных, не облагаемых налогом на доходы физических лиц).

Расчетные операции с поставщиками и подрядчиками осуществляются практически всеми хозяйствующими субъектами независимо от объемов предпринимательской деятельности, отраслевых и иных особенностей.

Объектом договоров с поставщиками и подрядчиками могут быть поставка (продажа) объектов основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, прочего имущества, выполненные работы и оказанные услуги.

Формы расчетов по хозяйственным договорам весьма многообразны и в конкретной ситуации обусловлены особенностями экономического содержания операции. Данные расчеты могут проводиться в наличной и безналичной формах.

Порядок и правила осуществления расчетов с поставщиками и подрядчиками урегулированы нормами соответствующих глав части второй ГК РФ.

Используемая литература

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 №129 - ФЗ

2. Гражданский кодекс Российской федерации. Части Й и ЙЙ - М.: Проспект, 1998

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34н, с последующими изменениями и дополнениями.

4. План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организации и инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 №94н.

5. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13.01.2000г №4н

6. Порядок отражения в бухгалтерском учете операций с ценными бумагами. Приказ Минфина РФ от 15.01.97 №2

7. Н.А. Наумова, И.П. Василевич, Л.В. Нуридинова, «Основы бухгалтерского учета», М., 1998г.

8. С.Н. Сулимова, А.В. Яцюк «Финансовые вложения в ценные бумаги» - 1998г.

9. Под ред. П.С. Безруких «Бухгалтерский учет», М. 1999г.

10. Д.С. Тяжких «Бухгалтерский учет в торговле», 1998г.

11. Н.П. Кондраков «Бухгалтерский учет» М.: Инфра - М 2003г

Размещено на Allbest.ru