Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учреждении

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 " Расчеты с подотчетными лицами".

На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам.

Наличные денежные средства выдаются работникам бюджетного учреждения:

для закупки материальных ценностей (как правило, для хозяйственных нужд);

в виде авансов на командировки;

раздатчикам для выплаты заработной платы и социальных выплат.

Порядок выдачи денежных средств под отчет определяется приказом по организации, в котором должны быть отражены следующие элементы:

круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет. В этот перечень не входят работники, которые могут направляться в служебные командировки, так как в них может быть направлен практически любой работник. Договоры о полной материальной ответственности с командированными работниками также не заключаются;

предельный размер подотчетных средств. Суммы, выдаваемые командированным работникам, определяют расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и квартирных.

сроки представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, не должен превышать трех дней.

Обязательное условие при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств - обеспечение финансированием по соответствующей статье бюджетной классификации.

К счету 020800000, в соответствии с Планом счетов может быть открыто до 24 аналитических счетов. Это такие счета, как:

0 208 01 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда";

0 208 02 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам";

0 208 03 000 "Расчеты с п/о лицами по начислениям на оплату труда";

0 208 04 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи";

0 208 05 000 "Расчеты с п/о лицами по оплате транспортных услуг";

0 208 06 000 "Расчеты с п/о лицами по оплате коммунальных услуг";

0 208 07 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";

0 208 08 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества";

0 208 09 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг";

0 208 10 000 "Расчеты с п/о лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям";

0 208 11 000 "Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций";

0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации";

0 208 13 000 "Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств";

0 208 14 000 "Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям";

0 208 15 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения";

0 208 16 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению";

0 208 17 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсионных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления";

0 208 18 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов";

0 208 19 000 "Расчеты с п/о лицами по приобретению основных средств";

0 208 20 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов";

0 208 21 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов";

0 208 22 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов";

0 208 23 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций";

0 208 24 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации осуществляется в соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ России 22 сентября 1993 г. № 40. Многие положения этого документа дублировались Инструкцией 107н, поэтому теперь они исключены из текста документа, регулирующего бюджетный бухгалтерский учет.

Однако Инструкция 107н содержала и ряд специфических требований, которых не было в Порядке ведения кассовых операций. К ним относятся:

1. Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в ном учреждении.

2. Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

3. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.

4. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

5. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством,

Первое, третье и пятое требование из вышеприведенных теперь не включены в текст новой Инструкции, а четвертое - сохранено. Второе же несколько изменено. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется теперь не код ЭКР, на который должен быть отнесен расход, а соответствующий счет аналитического учета счета "Расчеты с подотчетными лицами".

Авансовый отчет ранее составлялся по ф.286 (0504601 по ОКУД). Инструкция 70н не предусматривает определенной формы авансового отчета. В п.18 Приложения № 3 к Инструкции 70н приведены обязательные реквизиты этого первичного документа. Для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используются:

Журнал по расчетам с подотчетными лицами (п.34 Приложения № 3 Инструкции 70н);

Карточка учета средств и расчетов (п. 19 Приложения № 3 Инструкции 70н).

Для учета расчетов с подотчетными лицами ранее использовался активно-пассивный счет 160 "Расчеты с подотчетными лицами". Инструкцией 70н для этих целей предназначен счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами". Счет активный. Ранее в случае перерасхода по авансовым отчетам счет 160 имел кредитовое сальдо, которое отражалось в пассиве баланса. Поскольку счет 020800000 активный, перерасход по подотчетным суммам, образовавшийся на отчетную дату, показывается в активе баланса с минусовым значением.

По дебету соответствующих аналитических счетов счета 20800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражается выдача под отчет наличных денежных средств. При этом кредитуется счет - 020104610 "Выбытия из кассы".

По кредиту соответствующих аналитических счетов счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются израсходованные суммы аванса в корреспонденции с дебетом счетов:

010600000 "Вложения в нефинансовые активы", соответствующие аналитические счета;

030201830 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда";

030213830 "Уменьшение кредиторской задолженности по социальному страхованию населения";

030214830 "Уменьшение кредиторской задолженности по социальной помощи населению";

030215830 "Уменьшение прочей кредиторской задолженности по социальным пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления";

040101200 "Расходы учреждения", соответствующие аналитические счета.

А также возвращение остатка подотчетных сумм в корреспонденции с дебетом счета 020104510 "Поступления в кассу".

Целесообразно напомнить, что нормы командировочных расходов работников бюджетных учреждений определяются в настоящее время постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Счета 020801000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда" и 020815000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения" используются, как правило, при выдаче начисленных сумм оплаты труда и пособий, включая пособия по временной нетрудоспособности, через раздатчиков.

Отражение операций по счету "Учет расчетов с подотчетными лицами"

При проверке правильности отражения расчетов с подотчетными лицами учреждения необходимо проверить:

наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);

имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;

правильность и своевременность составления авансовых отчетов;

правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

наличие оправдательных документов;

полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетных сумм;

правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках (при этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировкам, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки);

правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;

правильность выведения остатков на конец месяца по счету 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами".

К основным нарушениям порядка выдачи подотчетных сумм можно отнести:

выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

К основным нарушениям при оформлении командировочных расходов:

отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

отсутствие приказов (распоряжений) об уплате суточных сверх установленных норм;

отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

К основным нарушениям порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

Заключение