Система управления базой данных приёмной комиссии университета

80-е годы - наиболее плодотворное и насыщенное событиями время в истории кинотеатра. В марте 1985 года «Художественный» вошёл в пятёрку ленинградских кинотеатров («Зенит», «Колизей», «Планета», «Руслан»), ставших победителями Всесоюзного социалистического соревнования. Так продолжалось вплоть до конца десятилетия, когда в газетах и афишах, печатавших кинорепертуар, напротив «Художественного» не стали писать: «Новая кинопрограмма». Это означало, что зрителей ожидали: «Рабыня секса», «Страсть а оковах», «Секс на троих» и прочая дребедень. В конце концов, большой зал был отдан под дискотеки и вечеринки, а просмотры в малом частенько приходилось отменять: в центре города, наНевском, не набиралось и 4-х человек, желающих посмотреть новый фильм. В итоге зритель перестал ходить в кинотеатр. Когда был отмечен последний сеанс - не ясно, так как этого попросту никто не заметил. Бурлившая некогда киножизнь замерла на долгие годы. Чтобы воскреснуть, к счастью, в ноябре 2005 года, как Феникс из пепла.То обстоятельство, что возрождённый кинотеатр «Художественный» открылся 18 ноября 2005 года вместе со стартом очередной, шестнадцатой по счёту недели финского кино в Санкт-Петербург, представляется нам символичным, потому что прошло 40 лет со дня проведения первой такой Недели, приуроченной к дням города Турку а Ленинграде.

2.2 Анализ управления документооборотом в организации ООО

«Синема-мир»

Как отмечалось в теоретической части, документационное обеспечение управления - это деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) в организации ООО «Синема-мир» осуществляется Общим отделом.

Организация работы с документами в организации ООО «Синема-мир» включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота организации ООО «Синема-мир» понимается количество документов, полученных и созданных организацией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот организации ООО «Синема-мир» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту (таблица 2.1.).

В документационном обеспечении организации ООО «Синема-мир» выделяют три группы документов:

поступающие (входящие);

отправляемые (исходящие);

внутренние.

Таблица 2.1. Объем документооборота организации ООО «Синема-мир» за 2008-2010 гг.

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих документов	Количество внутренних документов	Итого
2008 год	318	389	34	741
2009 год	539	487	81	1 107
2010 год	720	680	154	1 554

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Внутренние документы организации ООО «Синема-мир» по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов в организации ООО «Синема-мир» можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в организации ООО «Синема-мир» оформляются на бумаге формата А 4 с воспроизведением следующих реквизитов:

название организации,

название подразделения,

вида документа,

места составления,

даты и номера.

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

Прием всей входящей документации в организации ООО «Синема-мир» и вся последующая обработка осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления.

Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Порядок прохождения входящих документов в организации ООО «Синема-мир» представлен в таблице 2.2.

Таблица 2.2. Оперограмма движения входящих документов в ООО «Синема-мир»

Кто выполняет операции	Общий отдел	Руководство Компанией	Секретари структурных подразделений	Руководство структрурных подразделений	Испол-нители
1.Прием документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4.Регистрация
5.Передача на рассмотрение руководству
6.Рассмотрение руководством
7.Получение от руководства рассмотренных документов
8.Фиксация резолюции
9. Постановка на контроль
10. Передача в подразделение
11. Получение документа подразделением
12.Регистрация документов
13.Рассмотрение руководством подразделения
14. Фиксация результатов рассмотрения
15. Передача на исполнение

движение документов, поступающих на имя Генерального директора

движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

движение нерегистрируемых документов

Обработка исходящих документов в организации ООО «Синема-мир» состоит из следующих операций:

составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

согласование проекта документа;

подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);

регистрация документа;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела организации ООО «Синема-мир» вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В организации ООО «Синема-мир» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом организации. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Порядок работы с исходящими документами организации ООО «Синема-мир» приведен в таблице 2.3.

Таблица 2.3. Оперограмма движения исходящих документов в ООО «Синема-мир»

Кто выполняет операции	Исполители	Структурные подразделения	Юрист	Ген. Директор организации	Общий одел
1.Составление проекта
2. Согласование
3. Внесение изменений
4.Печать
5. Визирование
6.Внесение изменений
7. Считка
8. Визирование
9. Передача на подпись
10 Подписание
11 Передача на регистрацию
12. Регистрация
13. Отправка

движение документов, подписываемых Генеральным директором

движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

В организации ООО «Синема-мир» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО «Синема Мир» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов выглядит так:

Дата поступления	Вх. №	Дата и № документта	Корреспондент / кто подписал	Заголовок	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих документах организации ООО «Синема-мир» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.

Как известно, контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела ООО «Синема-мир» по поручению руководства организации.

В организации ООО «Синема-мир» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

Базы данных по контролю содержат следующие графы:

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Испол-нитель	Срок испол-нения	Ход исполнения	Отметка о снятии с контроля
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Сотрудниками Общего отдела организации ООО «Синема-мир» осуществляются следующие операции:

формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

получение информации о ходе и результатах исполнения;

занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

снятие документов с контроля по указанию руководителя.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций -- с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов организации ООО «Синема-мир», если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор организации.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

2.3 Анализ службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

и анализ локальных нормативных документов в организации ООО

«Синема-мир»

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения организации в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации ООО «Синема-мир» включает в себя:

Общий отдел,

Юридическую службу.

Служба ДОУ в ООО «Синема-мир» возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании.

Основными функциями службы ДОУ в организации ООО «Синема-мир» являются:

контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела службы ДОУ входят:

1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

1. прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,

2. регистрация документов,

3. машинописные работы,

4. распределение телефонных звонков,

5. отправка документов,

6. информационно-справочная работа с документами;

2. Административно - хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

1. снабжает канцелярскими принадлежностями;

2. обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

3. ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

4. устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

3. Также в общий отдел входят все секретари, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях организации ООО «Синема-мир».

Необходимо отметить, что в структуре организации ООО «Синема-мир» отсутствует архив.

Основными задачами Общего отдела службы ДОУ в организации ООО «Синема-мир» являются:

Обеспечение четкой организации делопроизводства в организации, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах организации.

Сокращение документооборота, унификация форм документов.

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в организации ООО «Синема-мир».

Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства.

Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений организации.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях организации.

осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

разработка номенклатуры дел организации ООО «Синема-мир», обеспечение хранения дел;

обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации ООО «Синема-мир» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями организации. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управления документооборотом, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Секретариаты филиалов Общего отдела службы ДОУ в организации ООО «Синема-мир» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу документооборота организации, поэтому в дипломной работе рассматриваться не будут.

Таким образом, анализ организации ООО «Синема-мир» позволяет сделать следующие выводы:

Организация ООО «Синема-мир» является довольно успешным предприятием, с возрастающими показателями товарооборота, балансовой и чистой прибыли.

Рентабельность организации ООО «Синема-мир» за период с 2007 по 2009 года возросла, что говорит об успешности организации.

В целом анализ документооборота в организации позволил определить, что документооборот в организации ООО «Синема-мир» проводится в соответствии с нормами и правилами документооборота в целом.

В организации ООО «Синема-мир» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации.

Формирование дел руководства организации ООО «Синема-мир» проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях ООО «Синема-мир» занимаются сотрудники Общего отдела службы ДОУ.

Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

Все же были отмечены некоторые недостатки в документообороте организации ООО «Синема-мир» и на основе их анализа предлагается разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир».

Мероприятия по совершенствованию и их анализ приводится в следующей главе дипломного исследования.

3. Разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в

организации ООО «Синема мир»

В результате анализа системы документооборота в организации ООО «Синема-мир» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как:

инструкция по делопроизводству,

положение о службе документационного обеспечения,

положение об экспертной комиссии.

Поэтому в рамках совершенствования нормативной базы документооборота организации ООО «Синема-мир» необходимо создание Инструкции по делопроизводству.

Как известно, основным нормативным документом по документообороту любого предприятия является инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ.

Инструкция по делопроизводству утверждается инструкция Генеральным директором организации ООО «Синема-мир» по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения.

2. Правила подготовки и оформления документов.

3. Требования к реквизитам документов.

4. Организация документооборота

3.4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

3.4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

3.4.3. Организация контроля исполнения документов.

3.4.4. Поисковая система по документам.

3.4.5. Составление номенклатуры дел.

3.4.6. Формирование и оформление дел.

3.4.7. Экспертиза ценности документов.

3.4.8. Передача дел в архив.

Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения организации является положение об этой структуре. Начальнику Общего отдела организации ООО «Синема-мир» необходимо разработать положение об отделе службы документационного обеспечения.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.

Задачи.

Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.)

Функции.

Обязанности.

Права.

Руководство. Здесь описываются права руководителя службы делопроизводства.

Ответственность.

Взаимосвязи с другими подразделениями.

Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором организация ООО «Синема-мир».

В каждой организации должна быть экспертная комиссия.

Поэтому в организации ООО «Синема-мир» предлагается создание комиссии по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы - освободить структурные подразделения организации ООО «Синема-мир» от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации.

Предлагается комиссия в количестве 8 человек с заработной платой 18 750 рублей в месяц (итого 150 000 рублей). Время работы комиссии - 1 месяц, с целью проведения экспертизы и разработки положения.

Разработка положения об экспертной комиссии в организации ООО «Синема-мир».

Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

Основные задачи экспертной комиссии.

Основные функции.

Права экспертной комиссии.

Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором организации.

Повышение эффективности документооборота в организации ООО «Синема-мир» может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности.

Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

Для такой крупной организации как ООО «Синема-мир», имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы.

Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

Учитывая территориальный разброс филиалов и некоторых подразделений ООО «Синема-мир», создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

В корпоративную информационную систему документооборота в организации ООО «Синема-мир» должны быть включены следующие компоненты:

Создание локальной компьютерной сети;

Интеграция программного обеспечения с инфраструктурой компании;

Единая система публикации в Интернете;

Средства анализа и принятия решения;

Рецензирование документов;

Отправка документов по маршруту;

Работа с комплексными документами;

Публикация однотипных документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети организации ООО «Синема-мир», объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

Корпоративная информационная система организации ООО «Синема-мир» должна как минимум обеспечивать:

Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Корпоративная система документооборота кроме обычных функций, которыми обладают все системы документооборота и делопроизводства, имеет ряд особенностей.

Предусмотрена, например, возможность поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент времени установить, где находится документ, и просмотреть заметки сотрудников, обрабатывающих его.

В такой системе существенно облегчается сбор обобщенных данных, когда приходится обрабатывать много документов, относящихся к разным периодам времени и разным направлениям деятельности.

Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, оснащенным современными средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Конечно, корпоративная система документооборота требует определенных капиталовложений, но постоянное снижение стоимости компьютерной обработки данных и хранения информации в памяти компьютера делает ее применение целесообразным.

Практически в любой деятельности компании можно выделить три основные функциональные подсистемы:

Back Office -- организация работы предприятия;

Management -- управление работой предприятия;

Front Office -- работа с клиентами.

Каждая из этих подсистем работает с различными внешними и внутренними структурами компании -- клиентами, партнерами, акционерами и пр.

В совокупности эти подсистемы образуют сложный механизм, управление которым невозможно без интегрированного документооборота и внутреннего контроля за деятельностью всех элементов.

Сама по себе система корпоративного документооборота является весьма сложной, поэтому от ее адекватности реальной схеме функционирования компании зависит, насколько эффективно в конечном счете будет ее применение.

Единые средства публикации в Web

С помощью Web-компонентов Microsoft Office 2007 и серверных расширений Office Server Extensions сотрудники ООО «Синема-мир» смогут работать над документами по очереди, совместно вести дискуссии и анализировать сложные данные прямо в среде браузера.

Office Server Extensions 2007 - это средства расширения для Web-сервера Internet Information Server, которые обеспечивают возможность публикации и совместной работы над документами.

Установленные на корпоративном Web-сервере, они значительно повышают функциональность Office и броузеров.

Кроме того, Office 2007 интегрируется как развитая клиентская часть с внутренними службами предприятия, такими как СУБД Microsoft SQL Server и сервер для обмена сообщениями Microsoft Exchange Server.

В целях повышения уровня взаимодействия и сотрудничества в рамках предприятия, а также подготовки корпоративных отчетов используются приложения Office 2007 (Excel 2007, Access 2007 и др.).

Средства анализа и принятия решения

Microsoft Excel 2007, являясь составной частью MS Office 2007, предоставляет богатейшие средства анализа данных.

Усовершенствованные средства анализа и доступа к данным, широко представленные в меню Tools и Data, удачно сочетаются с дополнительными возможностями Web-компонентов Office.

Благодаря этим компонентам анализ данных и подготовка отчетов могут выполняться в среде Web, что упрощает распространение корпоративных данных и доступ к ним, а также избавляет от необходимости копировать данные для анализа с помощью отдельного инструмента. Чтобы не просматривать статические данные, их можно представить в интерактивном виде в Web.

Office 2007 упрощает совместную работу через Web нескольких пользователей с информацией в электронных таблицах посредством компонента Spreadsheet.

Этот элемент управления ActiveX обеспечивает доступ к базовым функциям электронных таблиц в рамках Web-браузера, позволяет вводить текстовые и цифровые данные, создавать формулы, производить перерасчет таблиц, сортировать и фильтровать данные, а также выполнять простое форматирование.

Пользователи могут анализировать данные непосредственно на узле интрасети с помощью компонента PivotTable, манипулировать данными и проводить расчеты с помощью компонента Spreadsheet или представлять данные в графическом виде с помощью компонента для построения диаграмм Chart.

Поскольку данные на узле интрасети являются полностью интерактивными, различные пользователи могут иметь одновременный доступ к ним.

Браузер не является приложением для работы с данными, а скорее предоставляет механизм их просмотра. Команда Excel New Web Query облегчает процесс копирования данных из Web в Excel 2007, что позволяет пользователю анализировать данные более эффективно.

Это очень ценное свойство для тех пользователей, которые постоянно отслеживают меняющиеся данные, опубликованные в Web, и для анализа должны импортировать их в среду Excel 2007.

Коллективная работа средствами Microsoft Word 2007

Как правило, корпоративный документ - продукт совместной деятельности автора или группы авторов и рецензентов. Автор всегда начинает с выбора шаблона для документа, и для этого Word 2007 дает удобную возможность пользоваться не только стандартными шаблонами Office 2007, но активно применять заранее подготовленные и опубликованные в общих источниках корпоративные шаблоны.

Все это делается с помощью настроек команды Toolsа®Options®File locations®Workgroup templates.

Выбрав источник корпоративных шаблонов и зафиксировав его, необходимо пользоваться известной командой File®New.

Во вкладке General есть шаблоны документов, готовые к использованию. Если же папка с корпоративными шаблонами содержала вложенные папки, то можно увидеть и новые одноименные вкладки, где эти шаблоны хранятся.

Авторы, наделенные правами редактирования корпоративных шаблонов, могут заметно сократить время подготовки документов другими авторами на основе этих шаблонов. Создав при очередном редактировании шаблона с помощью команды Format®Style®New новый стиль абзаца или текста и сохранив его, можно многократно пользоваться им в окне Style на панели форматирования при разработке нового документа на основе этого шаблона, как это происходит со стандартными стилями.

Рецензирование документов

Чтобы окончательно согласовать документ, его необходимо обсудить с рецензентами или с коллегами.

Помимо упомянутых выше интерактивных Web-дискуссий, для которых необходим Web-сервер с развернутыми Office Server Extensions, в Word имеется возможность включить в документе с помощью команды Tools®Track Changes®Highlight Changes режим отслеживания редакторских правок с последующей возможностью окончательно применить их или отказаться от некоторых из них.

Перед отправкой документа рецензенту необходимо воспользоваться командой Tools®Protect Document в режиме Tracked Changes, задать пароль и сохранить документ в таком виде.

В стандартном режиме каждый новый рецензент автоматически делает правки своим цветом, а настроить цвета можно заранее, с помощью команды Tool®Options®Track Changes.

Отправка документа по маршруту

Для отправки документа на согласование необходимо воспользоваться в Word командой File-Send To. Эта команда, в отличие от почтового клиента, позволяет не только определить группу получателей, но и задать последовательный маршрут прохождения документа от одного рецензента к другому, с попутным уведомлением автора.

Такая возможность настраивается командой File®Send To®Routing Recipient.

Комплексные документы

В Word 2007 есть возможность работы с документами, представляющими собой объемные отчеты, аналитические справки и т.п. Авторами таких документов, как правило, является целая группа сотрудников компании, каждый из которых готовит свою часть документа.

Координатор группы может объединить подготовленные части в один общий документ таким образом, чтобы все изменения в любой из частей автоматически отражались при открытии общего документа.

Такой документ называется главным документом и создается в Word 2007 в режиме Outline View. Этот режим позволяет в главном документе прописать с помощью стандартных стилей оформления заголовков названия частей, а потом динамически связать с каждым из этих заголовков файл, который подготовлен как отдельная часть документа. Подобная динамическая связь обеспечивается с помощью кнопок Insert Subdocument и Create Subdocument, расположенных на панели инструментов для главного документа.

Главный документ можно создавать как до создания подчиненных документов, так и после того, как они уже существуют в виде отдельных файлов. Разница состоит в том, что в первом случае подчиненный документ, созданный из главного, получает все шаблоны, стили оформления и настройки главного документа.

Файл подчиненного документа в этом случае создается автоматически при первом сохранении главного документа, находится в той же папке, что и главный документ, и получает имя, совпадающее с его заголовком в главном документе.

Во втором случае подчиненный документ может иметь собственные шаблоны и стили оформления, находиться отдельно от главного документа и называться собственным именем, но при развертывании подчиненного документа в главном часть настроек главного документа (нумерация заголовков, нумерация страниц, параметры печати и пр.) временно применяется к подчиненному с целью единообразия оформления.

Подчиненные документы являются, однако, достаточно автономными файлами и допускают независимое редактирование вне рамок главного документа. В главном документе они представлены обычно гиперссылками на соответствующие файлы. Но если координатору группы нужно просмотреть в рамках главного документа, отформатировать или отредактировать подчиненные документы, то ему необходимо развернуть все гиперссылки с помощью кнопки Expand/Collapse Subdocument.

Публикация однотипных документов

Эффективным методом публикации документа с однотипным содержанием для нескольких адресатов является процедура Tools®Mail Merge.

Процедура позволяет подготовить текст документа или воспользоваться уже подготовленным документом, в котором можно по тексту расставить в виде автоматически заполняемых полей данные из корпоративных источников: баз данных, таблиц, адресных книг.

Эти документы в процедуре так и называются -- источники данных.

Подключив на втором этапе процедуры нужный источник данных, можно вернуться в окно исходного документа и воспользоваться появившимся на панели инструментов списком полей из активного источника данных. При этом не обязательно хранить все экземпляры персонифицированного документа, поскольку генерация таких экземпляров всегда ведется автоматически -- на третьем, последнем этапе процедуры.

Процедура генерации может быть настроена с помощью набора кнопок на панели инструментов таким образом, чтобы все документы были сразу же напечатаны на принтере без сохранения в виде отдельного файла, либо сохранены как один документ со многими разделами, либо, что очень ценно, отправлены электронной почтой по указанному списку адресов.

Настройки процедуры слияния позволяют поработать и с источником данных: сделать выборку по нужным полям, отсортировать исходные данные в нужном порядке, ограничить область просмотра в базе.

Данная технология полностью отслеживает актуальность источника данных, поскольку всякий раз при открытии документа со ссылками на какой-либо источник данных происходит подключение базы данных или таблицы в актуальном виде со всеми внесенными изменениями.

Таким образом, можно привести сводную таблицу мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир» и затрат по ним для организации ООО «Синема-мир» приводится в таблице 2.4.

Таблица 2.4. Таблица затрат проекта мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир»

№п/п	Мероприятие	Сумма, тыс.руб.
1. Единовременные затраты
1	Совершенствование нормативной базы документооборота в организации ООО «Синема-мир» ??создание Инструкции по делопроизводству; ??разработка положения об отделе службе документационного обеспечения.	20 000 10 000 10 000
2	Создание экспертной комиссии в организации ООО «Синема-мир» ??создание экпертной комиссии в организации ООО «Синема-мир» (8 человек); ??разработка положения об экспертной комиссии	150 000 10 000
3	Создание корпоративной информационной системы документооборота в организации ООО "Синема Мир" ??создание локальной компьютерной сети; ???интеграция программного обеспечения с инфраструктурой компании; ???единая система публикации в Интернете;	120 000 60 000 80 000
	Итого единовременных затрат	460 000 руб.

Таким образом, на программу совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир» потребуется единовременно 460 000 рублей.

Результаты расчетов эффективности проведения мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир» сводятся в таблицу 2.5.

Таблица 2.5.Экономические показатели эффективности проведениямероприятий по совершенствованию документооборота на предприятии ООО «Синема-мир»

№п/п	Наименование показателя	Еденица измерения	До проведения мероприяти	После внедрения мероприятий	Изменения
					+/-	%
1	2	3	4	5	6	7
1	Выручка (без НДС)	тыс. руб.	42 000	44 720,0	+ 2 720	6,5 %
2	Себестоимость	тыс. руб.	9 352,0	9 812,0	- 460,0	18,8 %
3	Стоимость основных производственных фондов	тыс. руб.	1 890,0	1 890,0	0	0
4	Численность работающих	чел.	3 680,0	3 680,0	0	0 %
5	Фонд оплаты труда	тыс. руб.	26 220,0	26 220,0	0	0 %
6	Прибыль от реализации	тыс. руб.	3 016,0	4 102,0	+ 1 086,0	42 %
7	Рентабельность производства	%	159,6	168,5	+ 8,9	8,9 %
8	Рентабельность продаж	%	134,5	142,8	+ 8,3	8,3 %
9	Производительность труда	руб./чел.	2 151,05	2 723,83	572,78	26 %
10	Фондоотдача	руб. / руб.	37,4	47,88	+ 10,48	28 %
11	Средняя заработная плата	тыс. руб./чел	156	185	29	18 %

Таким образом, предложенные мероприятия по совершенстованию документооборота в организации ООО «Синема-мир» принесут положительные изменения на прибыль, рентабельность и платежеспособность организации.

Следовательно, все предложенные мероприятия по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир» окупятся в течении примерно одного года и принесут прибыль организации.

Выводы

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, в организации ООО «Синема-мир» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства.

В проектной главе дипломного исследования были разработаны мероприятия по совершенствованию и оптимизации работы с документами:

Мероприятие №1: Совершенствование нормативной базы документооборота в организации ООО «Синема-мир», в рамках которого предлагалось:

· создание Инструкции по делопроизводству;

· разработка положения об отделе службе документационного обеспечения.

Мероприятие №2: Создание экспертной комиссии организации ООО «Синема-мир», в рамках которого предлагалось:

· создание экпертной комиссии в организации ООО «Синема-мир»;

· разработка положения об экспертной комиссии.

Мероприятие №3: Создание корпоративной информационной системы документооборота в организации ООО «Синема-мир», в рамках которого предлагалось:

создание локальной компьютерной сети;

интеграция программного обеспечения с инфраструктурой компании;

единая система публикации в Интернете.

Анализ экономической эффективности показал, что все мероприятия являются эффективными, окупятся в течение одного года.

Внедрение данных мероприятий принесет прибыль организации ООО «Синема-мир» и повысят его рентабельность.

Заключение

Анализ теоретических принципов документооборота в организации позволяет сделать следующие выводы.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях.

движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия.

Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия.

Структура в системе документооборота организации рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, то есть взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

В дипломном исследовании была проанализирована деятельность организации ООО «Синема-мир», был проведен анализ показателей хозяйственно-экономической деятельности организации, анализ финансовых показателей организации и анализ документооборота в организации.

Анализ документооборота организации ООО «Синема-мир» позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации документооборота:

Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов.

Создать экспертную комиссию по проверке и уничтожению ненужных документов в организации.

Разработать и внедрить корпоративную информационную систему документооборота.

В заключение хотелось бы отметить, что оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации.

Внедрение современной корпоративной системы документооборота в технологию обработки документов организации позволит коренным образом изменить всю систему документооборота ООО «Синема-мир», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации ООО «Синема-мир», выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов компьютерного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также корпоративная информационная система документооборота позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения компьютерных технологих в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных компьютерных средств и программного обеспечения.

Также в заключение хотелось бы отметить, что в организации ООО «Синема-мир» необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников организации предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров).

И как указывалось в практических рекомендациях, организации ООО «Синема-мир» необходимо приступить к созданию архива для документов организации.

делопроизводство документооборот организация

Список использованной литературы

Нормативно-правовые документы

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 2009

Трудовой кодекс Российской Федерации (последняя редакция от 23.12.2010 года - www.trudkodeks.ru)

Федеральный Закон № 123-ФЗ «О персональных данных» (последняя редакция от 28.06.2010 N 123-Ф)

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». М., 2009

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: ИПК Издательство стандартов, 2009

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 2009

Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М., 2008

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2009

Монографии и учебные пособия

Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы. - М., 2007. - 144 с.

Альянтрова Г.М. Эффективное производство товаров и услуг. М., 2008

Артамонова И.Л. Из опыта внедрения компьютерной системы регистрации // Секретарское дело. - 2007. №3. С.23-26.

Бадьина А.В. Компьютерный документооборот фирмы // Делопроизводство. 2009. №1. С. 34-39.

Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа: Учебник.- 4-е изд.-М: Финансы и статистика, 2007.

Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. 2008. №2. С. 45-49.

Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело. 2008. №2. С.16-20.

Горфинкель В.Я. Экономика предприятии: учебник для вузов / М.: Юнити-Дана, 2006

Делопроизводство: Справ. Пособие - 4-е изд., доп. - Омск, 2005. - 56 с.

Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М., 2008. - 271 с.

Ефимова О.А. Современные системы компьютеризации делопроизводства: попытка анализа и классификации // Секретарское дело. 2009. №4. С. 23-28.

Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело. 2008. №3, С.42-45.

Ковалев А.И., Привалов В.П. Анализ финансового состояния предприятия.- М: Центр экономики и маркетинга, 2008.

Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютерра». 2008. № 3. С. 13-19.

Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М., 2009 - 232 с.

Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело. 2009. №3. С. 33-39.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., 2008 - 137 с.

Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело. 2009. №1. С. 42-47.

Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Компьютерные сети передачи данных - современное средство коммуникации // Секретарское дело. 2007. №2. С. 31-35.

Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. 2009. №2. С. 10-13.

Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 - 188 с.

Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело. 2008. №1. С. 18-24.

Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство. 2009. №1. С. 21-25.

www.gks.ru - Федеральная служба государственной статистики

www.petrostat.gks.ru - сайт статистики по Санкт-Петербургу и Ленинградской области

Приложения

Приложение № 1

Таблица. Структура основных фондов организации ООО «Синема-мир» за 2009-2010 гг.