Облік, аналіз та аудит основних засобів

Підсумком аудиторської перевірки є аудиторський висновок, що представляє офіційний документ, завірений підписом аудитора й печаткою, що складається у встановленому порядку за підсумками проведення аудита й містить у собі висновок про вірогідність звітності й відповідності чинному законодавству і установленим нормам бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності.

Таким чином, враховуючи важливість такого об'єкту як основні засоби порядок його обліку, відображення у бухгалтерській документації, а, отже, і порядок аудиту суворо регламентовано нормативно-правовими актами.

2. Стан обліку і аудиту у ТОВ «Хартрансавто»

2.1 Загальна характеристика та аналіз основних показників діяльності ТОВ «Хартрансавто»

В даній роботі дослідження проводилися на базі ТОВ «Хартрансавто».

Підприємство «Хартрансавто» створено у формі товариства з обмеженою відповідальністю.

ТОВ «Хартрансавто» створено з метою задоволення потреб у транспортних послугах, здійснення інших видів діяльності, передбачених Статутом підприємства, а також з метою одержання прибутку підприємства.

ТОВ «Хартрансавто» здійснює транспортно-експедиційне обслуговування клієнтів.

ТОВ «Хартрансавто» має статус юридичної особи, має самостійний баланс, а також печатку із своїм найменуванням, поточні та інші рахунки у банках. Товариство діє за принципами повного господарського розрахунку та самофінансування.

Підприємство є цілісним майновим комплексом, здійснює самостійно господарську діяльність, що не суперечить чинному законодавству, Статуту, меті й предмету діяльності, передбаченим в Статуті підприємства.

ТОВ «Хартрансавто» здійснює поточний оперативний, статистичний і бухгалтерський облік результатів своєї діяльності, надає необхідну інформаційну, статистичну й бухгалтерську звітність у встановленому порядку.

Аудит бухгалтерського обліку діяльності ТОВ «Хартрансавто» не проводиться.

Організаційна структура ТОВ «Хартрансавто» наведена на рисунку 2.1. Вищим органом управління в ТОВ «Хартрансавто» є збори засновників, які проводяться не менш як 2 рази на рік. Оперативне управління діяльністю товариства здійснює колегіальний орган дирекція на чолі з директором.

Рисунок 2.1 - Організаційна структура ТОВ «Хартрансавто»

Директор ТОВ «Хартрансавто» самостійно вирішує питання діяльності підприємства, за винятком тих, що віднесені до компетенції інших органів управління.

Директор ТОВ «Хартрансавто»:

- несе повну відповідальність за стан справ у виробничо-фінансовій діяльності підприємства;

- діє без довіреності від імені підприємства, представляє його інтереси в усіх установах та організаціях;

- розпоряджається коштами та майном відповідно до чинного законодавства;

- укладає договори та видає довіреності на одержання матеріальних цінностей;

- в межах своєї компетенції видає накази, вказівки та розпорядження, обов'язкові для всіх працівників підприємства.

Головний бухгалтер зобов'язаний:

- забезпечити ведення бухгалтерського обліку в повній відповідності з «Положенням про бухгалтерський облік і звітність в Україні», планом рахунків бухгалтерського обліку і Інструкцією по його застосуванню та іншими чинними нормативними актами в області бухгалтерського обліку;

- забезпечити своєчасне і повне надання необхідної звітності зацікавленим користувачам відповідно до чинного законодавства;

- керуючись установленим Паном рахунків розробити робочий план рахунків бухгалтерського обліку для відображення фінансово-господарських операцій;

- встановити необхідну систему облікових регістрів визначити їх перелік;

- здійснювати аналіз фінансово-господарської діяльності з метою виявлення і мобілізації внутрішньогосподарських резервів;

- оцінювати фактичне використання виявлених резервів.

Головний бухгалтер має право підпису документів, необхідних для прийняття і видача товарно-матеріальних цінностей і коштів, а також розрахункових, кредитних і грошових зобов'язань. Зазначені документи без підпису головного бухгалтера вважаються недійсними і не приймаються до виконання. Головному бухгалтеру організації забороняється приймати до виконання й оформлення документи по операціях, що суперечать законодавству і порушують договірну і фінансову дисципліну.

За невиконання або несумлінне виконання своїх обов'язків головний бухгалтер відповідає відповідно до чинного законодавства. Головний бухгалтер підпорядковується безпосередньо керівнику.

Основні показники діяльності підприємства наведено в таблиці 2.1.

Таблиця 2.1 - Основні показники діяльності ТОВ «Хартрансавто»

Показники	Од. виміру	2008	2009	? 2009
Перевезення вантажів	тис. т-км	90960	64100	-26860
Чисельність працівників	осіб	224	217	-7
ФОП	тис. грн.	2680	2624	-56
Середня заробітна плата 1 працюючого (ЗП)	грн.	995	1010	15
Собівартість випущеної продукції	тис. грн.	11012	11330	318
Валовий прибуток	тис. грн.	452	169	-283
Чистий дохід від реалізації продукції	тис. грн.	11464	11499	35
Залишкова вартість основних засобів	тис. грн.	5472,7	4839,1	-633,6
Дебіторська заборгованість за товари, роботи, послуги	тис. грн.	4127	3362	-765
Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги	тис. грн.	-	-	-

Із наведеної таблиці 2.1 видно, що у 2009 р. радикально знизився вантажообіг на ТОВ «Хартрансавто». Так, порівняно із 2008 р. обсяг вантажних перевезень у натуральному вимірюванні зменшився майже на 30% при практично незмінній чисельності працівників підприємства. При цьому прибуток підприємства від послуг зменшився майже у тричі.

Резервами зростання прибутку від операційної діяльності ТОВ «Хартрансавто» є:

- додатковий прибуток за рахунок збільшення обсягів перевезень;

- зниження собівартості перевезень шляхом попередження:

а) непродуктивних виплат із фонду оплати праці;

б) непродуктивних витрат загальновиробничого характеру та ін.;

- скорочення адміністративних витрат;

- усунення причин, що призводять до занадто високих операційних витрат;

- підвищення якості послуг перевезення.

Позитивним у діяльності підприємства є погашення наприкінці 2009 р. дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги у сумі 765 тис. грн., а також відсутність кредиторської заборгованості за товари, роботи і послуги, для попередження виникнення яких у 2008 р. було взято короткотерміновий кредит у сумі 267 тис. грн. У 2009 р. короткострокова заборгованість перед банками зросла ще на 245 тис. грн. і склала 512 тис. грн.

Розглянемо діяльність підприємства протягом 3 років у таблиці 2.2, на основі якої побудуємо рисунок 2.2. Джерелами інформацію будуть форми №1 «Баланс» та форми №2 «Звіт про фінансові результати» ТОВ «Хартрансавто» (Додатки А-Г).

Таблиця 2.2 - Динаміка майна ТОВ «Хартрансавто» (тис. грн.)

Найменування показника	Роки	Зміни до 2007 р.
	2007	2008	2009	Абс.	Відн., %
1 Необоротні активи	10648	8846	7863	-2785	-26,2
2 Оборотні активи	8258	4873	4827	-3431	-41,5
3 Витрати майбутніх періодів	2	76	52	50	2500,0
4 Власний капітал	15179	10859	9331	-5848	-38,5
5 Довгострокові зобов'язання	0	1229	808	808
6 Поточні зобов'язання	3654	1682	2555	-1099	-30,1
7 Доходи майбутніх періодів	0	0	0	0	0

Аналіз починається з вивчення обсягу необоротних активів, їхньої динаміки й структури (машини й устаткування, будинки виробничого призначення, склади, робочі й силові машини, транспортні засоби, прилади й устрої).

Визначення динаміки майна підприємства - це визначення динаміки необоротних й оборотних активів, витрат майбутніх періодів, власного капіталу, забезпечення майбутніх виплат і платежів, довгострокових і поточних зобов'язань, доходів майбутніх періодів.

Основним джерелом фінансування є власний капітал. Чим вище його сума й менше частка позикових коштів, тим більше підприємство захищене від збитків.

Рисунок 2.2 - Динаміка майна ТОВ «Хартрансавто»

На основі приміток до фінансової звітності склад та структура основних засобів ТОВ «Хартрансавто» представлені в таблиці 2.3 та на рисунку 2.3.

Таблиця 2.3 - Склад та структура основних засобів ТОВ «Хартрансавто»

Найменування показника	2007	2008	2009
	Абс., тис. грн	Частка, %	Абс., тис. грн	Частка, %	Абс., тис. грн	Частка, %
Будинки, споруди та передавальні пристрої	3756	46,5	2780	50,8	2547	52,6
Машини та обладнання	2250	27,9	1456	26,6	1278	26,4
Транспортні засоби	1970	24,4	1162	21,2	955	19,7
Інструменти, прилади, інвентар	99,4	1,2	74,7	1,4	59,1	1,2
Разом	8075,4	100,0	5472,7	100,0	4839,1	100,0

Рисунок 2.3 - Структура основних засобів ТОВ «Хартрансавто»

Як видно з діаграми, структура основних засобів на протязі аналізованих років істотно не змінилася, хоча, щодо абсолютних показників, то відбулося істотне зменшення основних засобів на 3236,3 тис. грн., що пов'язано із зносом та вибуттям основних фондів.

Для забезпечення відтворення основних виробничих фондів важливе значення має вивчення їхнього стану та ефективності використання.

Показники стану й ефективності використання основних фондів можна об'єднати в три групи: показники забезпечення підприємства основними виробничими фондами, показники стану основних виробничих фондів, показники ефективності використання основних виробничих фондів, які зображені на рисунку 2.4.



Рисунок 2.4 - Показники забезпечення, стану й ефективності використання основних фондів

Формули розрахунку показників забезпечення, стану й ефективності використання наведено в таблиці 2.4.

Таблиця 2.4 - Формули розрахунку показників забезпечення, стану й ефективності використання основних фондів та їхня характеристика

Показник	Формула розрахунку	Характеристика
1 Фондомісткість		Характерніше забезпеченість підприємства основними фондами
2 Фондоозброєність		Показує величину основних фондів на одного працівника
3 Коефіцієнт реальної вартості основних фондів у майні підприємства		Відображає питому вагу залишкової вартості основних фондів у загальній вартості майна підприємства
4 Коефіцієнт зносу основних виробничих фондів		Показує ступінь зносу основних виробничих фондів
5 Коефіцієнт придатності основних виробничих фондів	1 - Кз	Відображає частину основних фондів, придатну для експлуатації
6 Коефіцієнт оновлення основних виробничих фондів		Показує частку введених нових основних фондів у загальній вартості основних фондів
7 Коефіцієнт вибуття основних виробничих фондів		Характеризує інтенсивність вибуття основних виробничих фондів
8 Коефіцієнт приросту основних виробничих фондів		Показує ступінь збільшення основних фондів у звітному періоді проти минулого періоду
9 Фондовіддача		Характеризує ефективність використання основних виробничих фондів. Відображає суму виробленої продукції на одну гривню основних виробничих фондів
10 Рентабельність основних виробничих фондів		Визначає ступінь використання основних виробничих фондів

Дані для розрахунку показників забезпечення стану й ефективності використання основних фондів ТОВ «Хартрансавто» наведені у таблиці 2.5.

Таблиця 2.5 - Дані для розрахунку показників забезпечення стану й ефективності використання основних фондів

Найменування показника	Роки
	2008	2009	Відхил.
Фк - середня вартість основних виробничих фондів (тис. грн.)	11084,4	13610,3	2525,9
Вп - вартість виробленої продукції (тис. грн.)	13757	13799	42
ФЗ - залишкова вартість основних виробничих фондів (тис. грн.)	6774,05	5155,9	-1618,15
М - вартість майна підприємства (тис. грн.)	16346,5	13263,5	-3083
ЗО - сума зносу основних виробничих фондів (тис. грн.)	4310,4	8454,45	4144,05
Ч - середньооблікова чисельність працівників (чоловік)	224	217	-7
Фв - вартість введених основних виробничих фондів (тис. грн.)	22		-22
Фу - вартість убулих основних виробничих фондів (тис. грн.)	45	70	25
КЗ - коефіцієнт зносу основних виробничих фондів	0,3889	0,6212	0,232309
ПБ - балансовий прибуток підприємства (тис. грн.)	452	169	-283

Стан і використання основних фондів ТОВ «Хартрансавто» представлені в таблиці 2.6.

Таблиця 2.6 - Результати розрахунків показників забезпечення стану й ефективності використання основних фондів

Найменування показника	Роки
	2008	2009	Відхил.
1 Фондомісткість	0,81	0,99	0,18
2 Фондоозброєність	49,48	62,72	13,24
3 Коефіцієнт реальної вартості основних фондів у майні підприємства	0,41	0,39	-0,03
4 Коефіцієнт зносу основних виробничих фондів	0,39	0,62	0,23
5. Коефіцієнт придатності основних виробничих фондів	0,61	0,38	-0,23
6 Коефіцієнт оновлення основних виробничих фондів	0,002	0	0,00
7 Коефіцієнт вибуття основних виробничих фондів	0,004	0,005	0,00
8 Коефіцієнт приросту основних виробничих фондів	-0,002	-0,005	0,00
9 Фондовіддача	1,24	1,01	-0,23
10 Рентабельність основних виробничих фондів (%)	4,08	1,24	-2,84

Фондомісткість є величиною зворотною до фондовіддачі. Цей показник дає можливість визначити вартість основних фондів на одну гривню виробленої продукції і характеризує забезпеченість підприємства основними фондами. За нормальних умов фондовіддача повинна мати тенденцію до збільшення, а фондомісткість - до зменшення. За даними аналізу фондомісткість зростає, а фондовіддача зменшується, отже, цей негативний факт свідчить про неефективність використання основних засобів.

Коефіцієнт реальної вартості основних виробничих фондів у майні підприємства становить 0,4, це означає, що реальний виробничий потенціал підрозділу низький і треба терміново шукати кошти для поліпшення становища.

Коефіцієнт зносу швидко зростає. Цей показник характеризує частку основних фондів, що списана на витрати виробництва в попередніх періодах.

Коефіцієнт придатності показує, яка частина основних фондів придатна для експлуатації в процесі господарської діяльності. Ця частина придатних до експлуатації основних фондів істотно зменшилась.

Негативною в діяльності підприємства є ситуація, коли вартість вибулих основних фондів перевищує вартість уведених в дію основних фондів. Для цього розраховується коефіцієнт приросту основних фондів.

Рентабельність основних виробничих фондів показує скільки відсотків балансового прибутку отримує підрозділ на одиницю основних виробничих фондів. Цей показник має тенденцію до зниження.

Таким чином, проведений аналіз свідчить, про неефективне використання основних фондів на підприємстві та наявність тенденції до швидкого застарівання основних фондів через низький рівень їх оновлення.

2.2 Облік надходження та використання основних засобів

Як відомо, саме первинні документи є основою бухгалтерського обліку. І тільки та інформація, що міститься в первинних документах, потім попадає в регістри синтетичного й аналітичного обліку і систематизується на рахунках бухгалтерського обліку. Більш того, саме первинними документами повинні бути підтверджені дані податкового обліку. От чому правильне і своєчасне складання цих документів - це необхідна умова для впевненості бухгалтера в завтрашньому дні, у тім, що ніякі перевіряльники не зможуть висунути претензії до його роботи (а отже - і притягти до відповідальності).

Одиницею бухгалтерського обліку основних засобів є окремий об'єкт.

Об'єкт основних засобів - закінчений пристрій із усіма пристосуваннями і приналежності до нього чи окремий конструктивно відособлений предмет, призначений для виконання визначених самостійних функцій, або відособлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів однакового чи різного призначення, що мають для їхнього обслуговування загальні пристосування, приналежності, керівництво і єдиний фундамент, у результаті чого кожен предмет може виконувати свої функції, а комплекс - визначену роботу тільки в складі комплексу, а не самостійно.

Визначення об'єкта основних засобів для цілей бухгалтерського обліку важливо ще і тому, що первинні документи складаються окремо на кожен такий об'єкт.

Типові форми первинних документів по обліку основних засобів (далі - ОЗ) затверджені наказом Міністерства статистики України від 29.12.95 р. №352.

Обов'язково варто врахувати, що починаючи з 1 січня 2003 р. у бухгалтерському обліку докорінно змінилися класифікація ОЗ по групах і методи їхньої амортизації. Підприємство може самостійно обрати для кожного об'єкта ОЗ один з перерахованих у П(С) БО-7 методів [16].

А тепер розглянемо порядок застосування і зразки заповнення цих первинних документів при надходженні ОЗ і їхньому обліку на ТОВ «Хартрансавто».

При надходженні ОЗ на кожен об'єкт складається типова форма №ОЗ-1 «Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів». Причому цей документ складається незалежно від причини, по якій ОЗ надходять на ТОВ «Хартрансавто»: договір закупівлі-продажу, безкоштовна передача.

Форма №ОЗ-1 заповнюється комісією, що призначена наказом керівника ТОВ «Хартрансавто», у двох екземплярах: один - для приймаючої, другий - для передавальної сторони, і затверджується керівником. Після затвердження форма повинна бути передана в бухгалтерію підприємства разом з технічною документацією на об'єкт ОЗ.

Для обліку ОЗ і контролю за їхнім рухом, а також для групового обліку однотипних об'єктів у бухгалтерії застосовується типова форма №ОЗ-6 «Інвентарна картка обліку основних засобів». Вона відкривається на кожен об'єкт окремо (або на групу однотипних об'єктів, на які заведена форма №ОЗ-1 й які будуть експлуатуватися в одному підрозділі). Заповнюється на підставі форм №ОЗ-1, №ОЗ-2, №ОЗ-3, технічної документації та інших супровідних документів в одному екземплярі. У формі №ОЗ-6 дається коротка індивідуальна характеристика об'єкта ОЗ, вказуються його особливості.

При ремонті, реконструкції, модернізації й інших видах поліпшень ОЗ дані про такі роботи заносяться у форму №ОЗ-6 на підставі форми №ОЗ-2 «Акт приймання-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів» (Додаток Ш), а при списанні ОЗ джерелом відомостей є форма №ОЗ-3 «Акт списання основних засобів».

У випадку великої кількості інформації про об'єкт картку типової форми №ОЗ-6 заміняють на нову, а стара зберігається на підприємстві як довідковий документ.

У друкованому вигляді складається зведена відомість руху основних засобів, яка відкривається на кожну класифікаційну групу ОЗ і заповнюється щомісяця. У цій відомості збирається інформація про надходження ОЗ на ТОВ «Хартрансавто» (на підставі форми №03-1), про суми нарахованої амортизації, про вибуття ОЗ (на підставі форми №03-3).

Інвентарний список основних засобів також складається в друкованому вигляді. Цей список призначений для обліку ОЗ конкретної класифікаційної групи за місцем їх перебування й експлуатації, а отже, по конкретним матеріально відповідальним особам. У список заносяться відомості про кожен об'єкт ОЗ. Інвентарний список основних засобів виконує функції ті ж, що і форма №03-6, і дані в цих формах повинні збігатися.

Усі витрати ТОВ «Хартрансавто» на придбання основних засобів, що включаються в їхню первісну вартість, характеризуються як капітальні інвестиції і відбиваються по дебету рахунка 15 «Капітальні інвестиції» відповідного субрахунку: 152 «Придбання (виготовлення) основних засобів». По кредиту цього субрахунку відбивається зменшення понесених підрозділом витрат у зв'язку із запровадженням у дію чи прийняття в експлуатацію відповідних активів.

Субрахунок 152 «Придбання (виготовлення) основних засобів призначений для обліку придбаних машин та обладнання.

Аналітичний облік капітальних інвестицій ведеться по видам основних засобів, а також по окремих об'єктах капітальних вкладень (інвентарним об'єктам).

Згідно п. 7 П(С) БО-7 придбані (створені) основні засоби зараховуються на баланс ТОВ «Хартрансавто» по первісній вартості. Первісна вартість основних засобів - це історична (фактична) собівартість основних засобів у сумі грошових коштів або справедливої вартості інших активів, сплачених (переданих), витрачених для придбання (створення) основних засобів.

Складові первісної вартості об'єкта основних засобів визначені п. 8 П(С) БО-7. Це:

- суми, що сплачуються постачальникам активів і підрядчикам за виконання будівельно-монтажних робіт (без непрямих податків);

- реєстраційні збори, державний збір і аналогічні платежі, здійснювані у зв'язку з придбанням (одержанням) прав на об'єкт основних засобів;

- суми ввізного мита;

- суми непрямих податків у зв'язку з придбанням (створенням) основних засобів (якщо вони не відшкодовуються підприємству);

- витрати по страхуванню ризиків доставки основних засобів;

- витрати на установку, монтаж, налагодження основних засобів;

- інші витрати, безпосередньо зв'язані з доведенням основних засобів до стану, у якому вони придатні для використання в запланованих цілях.

Витрати на доставку й розвантаження об'єктів основних засобів П(С) БО-7 безпосередньо в складі первісної вартості не виділяє. Їх варто розуміти як інші витрати, зв'язані з доведенням об'єкта до робочого стану.

Витрати на сплату відсотків за користування кредитом не включаються в первісну вартість основних засобів, придбаних (створених) чи цілком частково за рахунок позикового капіталу.

Контроль за збереженням основних засобів забезпечується їхнім обліком по об'єктах, місцю використання чи збереження, матеріально відповідальним особами.

Приймання основних засобів виробляється відповідно до Акта приймання-передачі основних засобів типової форми №0З-1, що складається комісією, призначеної наказом керівника підприємства. В Акті вказуються первісна вартість об'єкта, коротка технічна характеристика, місце експлуатації. До нього додається технічна документація об'єкта.

Кожному об'єкту основних засобів присвоюється інвентарний номер, і на нього відкривається інвентарна картка типової форми №03-6. Остання є регістром аналітичного обліку.

На однотипні об'єкти невеликої вартості (інструменти, виробничий і господарський інвентар і т. п.), що надійшли на ТОВ «Хартрансавто» в одному місяці і які будуть експлуатуватися в одному підрозділі, а також мають однаковий термін корисного використання, доцільно відкривати одну загальну інвентарну картку.

Картки діючих основних засобів розміщаються по їхніх класифікаційних групах і місцям експлуатації. Для забезпечення збереження інвентарні картки реєструються в спеціальних описах.

По місцях використання (перебування) облік основних засобів ведеться в інвентарних списках. Щомісяця підсумкові дані інвентарних карток на об'єкти основних засобів, що надійшли на ТОВ «Хартрансавто», заносяться в зведені відомості обліку руху основних засобів, що ведуться в розрізі груп основних засобів. Ці відомості заміняють аналітичні відомості по рахунку 10 «Основні засоби». Тому їхній загальний підсумок щомісяця зіставляється з підсумком синтетичного обліку даного рахунка.

Відображення в бухгалтерському обліку таких операцій розглянемо на прикладі придбання ТОВ «Хартрансавто» комп'ютера, що не вимагає монтажу. Вартість комп'ютера - 2,4 тис. грн. (у т.ч. ПДВ - 0,4 тис. грн.). Приклад відображення в бухгалтерському обліку операцій придбання ТОВ «Хартрансавто» комп'ютера представлено у таблиці 2.7.

Таблиця 2.7 - Відображення в бухгалтерському обліку операцій придбання ТОВ «Хартрансавто» комп'ютера

Зміст операції	Кореспонденція рахунків	Сума (грн.)
	Дт	Кт
Отримано комп'ютер від постачальника	152 «Придбання (виготовлення) основних засобів»	631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»	2000
Включена до складу податкового кредиту сума ПДВ	641 «Розрахунки по податках»	631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»	400
Зроблено оплату постачальнику	631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»	311 «Поточні рахунки в національній валюті»	2400
Оплачено витрати по страхуванню ризиків доставки об'єкта	377 «Розрахунки з іншими дебіторами»	311 «Поточні рахунки в національній валюті»	50
Відображено витрати по страхуванню об'єкта	152 «придбання (виготовлення) основних засобів»	377 «Розрахунки з іншими дебіторами»	50
Оплачено послуги транспортної організації по доставці комп'ютера	371 «Розрахунки по виданих авансах»	311 «Поточні рахунки в національній валюті»	180
Відображено суму податкового зобов'язання по ПДВ	641 «Розрахунки по податках»	643 «Податкові зобов'язання»	30
Відображено вартість транспортних послуг, зв'язаних із придбанням комп'ютера	152 «Придбання (виготовлення) основних засобів»	371 «Розрахунки по виданих авансах»	150
Відображено суму ПДВ	643 «Податкові зобов'язання»	371 «Розрахунки по виданих авансах»	30
Уведений в експлуатацію комп'ютер (2000+50+150)	104 «Машини й устаткування»	152 «Придбання (виготовлення) основних засобів»	2200

Отже, надходження та використання основних засобів відбувається на основі первинних документів у спеціально передбаченому порядку.

2.3 Облік поліпшення та ремонту основних засобів

На даний момент облік витрат на поліпшення основних засобів на ТОВ «Хартрансавто» регулюється двома основними документами:

- Законом України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22.05.97 р. №283/97-ВР (зі змінами і доповненнями);

- Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затвердженим наказом Мінфіну України від 27.04.2000 р. №92.

Оскільки вимоги, висунуті цими документами щодо обліку поліпшення основних фондів, відрізняються один від одного, виникає необхідність окремого ведення їх бухгалтерського і податкового обліку.

Бухгалтерський облік витрат на ремонт, модернізацію, реконструкцію та інші поліпшення основних засобів на ТОВ «Хартрансавто» регламентується П(С) БО-7, відповідно до якого дані витрати поділяються на дві групи:

Група 1. Витрати на поліпшення основних фондів, у результаті здійснення яких економічні вигоди, спочатку очікувані від використання об'єкта, зростають. До таких поліпшення відносяться: модернізація, модифікація, добудування, дообладнування, реконструкція і т. п. Згідно п. 14 П(С) БО-7 витрати на проведення таких заходів збільшують первісну вартість основних засобів. Ці витрати ТОВ «Хартрансавто» враховує на рахунку 15 «Капітальні інвестиції» з наступним їх віднесенням на рахунок 10 «Основні засоби».

Група 2. Витрати, що здійснюються для підтримки об'єкта в робочому стані й одержання спочатку визначеної суми майбутніх економічних вигод від його використання, згідно п. 15 П(С) БО 7, відносяться до витрат звітного періоду. Облік їх ведеться згідно із П(С) БО 16 «Витрати», затвердженому наказом Мінфіну України від 31 грудня 1999 р. №318. У бухгалтерському обліку ці витрати враховуються на рахунках обліку витрат, а саме: 23 «Виробництво» - у випадку, якщо ремонтуються основні засоби виробничого призначення; 91 «Загально виробничі витрати» - при ремонті основних фондів загально виробничого призначення, тобто таких, котрі беруть участь у керуванні цехами, ділянками, відділеннями, бригадами й іншими підрозділами основного і допоміжного виробництва; 92 «Адміністративні витрати» - при ремонті основних засобів, що беруть участь у керуванні й обслуговуванні підприємства; 93 «Витрати на збут» - у випадку ремонту основних засобів, зв'язаних зі збутом продукції, товарів, робіт, послуг; Відображення в бухгалтерському обліку операцій по ремонту основних засобів наведено в таблиці 2.8.

Таблиця 2.8 - Відображення в бухгалтерському обліку операцій по ремонту основних засобів

Зміст операції	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
Перерахована передоплата за послуги з ремонту	371 «Розрахунки по виданих авансах»	31 «Рахунки в банках»
Відображений податковий кредит по ПДВ	641 «Розрахунки по податках»	644 «Податковий кредит»
Відображені витрати по проведеному ремонту об'єкта	93 «Витрати на збут»	63 «Розрахунки з постачальниками»
Списана сума раніше відображеного податкового кредиту по ПДВ	644 «Податковий кредит»	63 «Розрахунки з постачальниками»
Відображений залік заборгованостей	63 «Розрахунки з постачальниками»	371 «Розрахунки по виданих авансах»
Списані витрати на фінансовий результат	791 «Результат іншої основної діяльності	93 «Витрати на збут»

Податковий облік поліпшення основних фондів регламентується Законом «Про оподаткування прибутку підприємств», відповідно до підпункту 8.7.1 ст. 8 якого платники податків мають право протягом звітного року віднести до валових витрат будь-які витрати, зв'язані з поліпшенням основних фондів, у сумі, що не перевищує 10% сукупної балансової вартості груп основних фондів на початок звітного року.

Витрати, що перевищують зазначену суму, відносяться на збільшення балансової вартості груп 2, 3 та 4 або окремого об'єкта основних фондів групи 1. Для розрахунку витрат на поліпшення основних засобів, що ТОВ «Хартрансавто» може віднести в звітному періоді на валові витрати, необхідно насамперед розрахувати балансову вартість основних фондів на початок року.

Балансова вартість групи основних фондів на початок звітного періоду розраховується за формулою 1.11.

Варто звернути увагу, що згідно п. п. 8.4.5 ст. 8 Закону «Про оподаткування прибутку підприємств», у випадку виводу з експлуатації окремого об'єкту основних фондів групи 1 за рішенням платника податку балансова вартість такого об'єкта для цілей амортизації дорівнюватиме нулю. При цьому амортизаційні відрахування не нараховуються.

У випадку виводу з експлуатації окремих фондів груп 2, З и 4 за будь якою причиною (крім їхнього продажу) балансова вартість таких груп не змінюється.

Вивід з експлуатації основних фондів будь-якої групи здійснюється на підставі наказу керівника платника податку.

У п. п. 8.4.5 ст. 8 Закону «Про оподаткування прибутку підприємств» зазначене, що зворотній вступ у експлуатацію таких основних фондів збільшує балансову вартість окремого об'єкту основних фондів групи 1 або баланс груп 2, З, 4 на суму витрат, зв'язаних з ремонтом.

Відображення в бухгалтерському обліку операцій з поліпшення основних засобів наведено в таблиці 2.9.

Таблиця 2.9 - Відображення в бухгалтерському обліку операцій з поліпшення основних засобів

Зміст операції	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
Оприбутковування на склад запчастин	207 «Запасні частини»	63 «Розрахунки з постачальниками»
Відображена сума податкового кредиту по ПДВ	641 «Розрахунки по податках»	63 «Розрахунки з постачальниками»
Списана вартість встановлених на об'єкт запчастин	152 «Придбання основних засобів»	207 «Запасні частини»
Відображені витрати на зарплату робітникам, що встановлювали запчастини	152 «Придбання основних засобів»	661 «Витрати на оплату праці»
Нарахування на фонд оплати працівників (38.11%)	152 «Придбання основних засобів»	65 «Розрахунки по страхуванню»
Відображено збільшення первинної вартості об'єкта	104 «Машини і устаткування»	152 «Придбання основних засобів»

Таким чином, у зв'язку із різними вимогами законодавства щодо обліку поліпшення основних фондів, він ведеться окремо у бухгалтерському і податковому обліку.



2.4 Переоцінка та індексація основних засобів

Переоцінка основних засобів - це доведення залишкової вартості основних засобів до справедливої вартості. Згідно П(С) БО-19 «Об'єднання підприємств» справедлива вартість - це сума, по якій можуть бути здійснені обмін активу чи оплата зобов'язання в результаті операції між обізнаними, зацікавленими і незалежними сторонами.

Для основних засобів у П(С) БO-19 конкретизований порядок визначення справедливої вартості, наведений у таблиці 2.10.

У більшості випадків справедлива вартість основних засобів - це їхня ринкова вартість.

Таблиця 2.10 - Порядок визначення справедливої вартості основних засобів

Об'єкт визначення справедливої вартості	Визначення справедливої вартості
Земля	Ринкова вартість
Будинки	Ринкова вартість
Машини	Ринкова вартість. У випадку відсутності даних про ринкову вартість - відбудовна вартість (сучасна собівартість придбання) за винятком суми зносу на дату оцінки
Устаткування	Ринкова вартість. У випадку відсутності даних про ринкову вартість - відбудовна вартість (сучасна собівартість придбання) за винятком суми зносу на дату оцінки
Інші основні засоби	Відбудовна вартість (сучасна собівартість придбання) за винятком суми зносу на дату оцінки

Інформацію про ринкову вартість основних засобів на дату переоцінки можна одержати:

- зі зведень заводів-виготовлювачів;

- із прайс-листів посередників;

- з періодичних видань;

- безпосередньо на ринку;

- в агентствах нерухомості, в експерта-оцінювача;

- зі збірників цін (видаваних, наприклад, Українською автомобільною корпорацією);

- у міському відділі цін.

При великій номенклатурі визначення справедливої вартості кожного об'єкта основних засобів - трудомісткий процес. Крім того, у названих джерелах інформації представлена вартість нових основних засобів; об'єкти, що знаходяться на підприємстві, найчастіше вже зношені, тому визначення їхньої справедливої вартості представляє визначену проблему. У цьому випадку ТОВ «Хартрансавто» може використовувати методики, застосовувані експертами-оцінювачами.

Підрозділ переоцінює об'єкт основних засобів, якщо його залишкова вартість істотно відрізняється від його справедливої вартості на дату балансу. У випадку переоцінки об'єкта основних засобів, на ту ж дату здійснюється переоцінка всіх об'єктів групи основних засобів, до якої належить цей об'єкт.

Переоцінена первісна вартість і сума зносу об'єкта основних засобів визначаються множенням відповідно до первісної вартості і суми зносу об'єкта основних засобів на індекс переоцінки.

Індекс переоцінки розраховується за формулою:

Індекс переоцінки = (2.1)

Відомості про зміни первісної вартості і суми зносу основних засобів заносяться в регістри їхнього аналітичного обліку - форма 03-6 «Інвентарна картка обліку основних засобів».

Якщо залишкова вартість об'єкта основних засобів дорівнює нулю, то його переоцінена залишкова вартість визначається додаванням справедливої вартості цього об'єкта до його первісної (переоціненої) вартості без зміни суми зносу об'єкта.

Сума дооцінки залишкової вартості об'єкта основних засобів включається до складу додаткового капіталу.

Сума уцінки залишкової вартості об'єкта основних засобів включається до складу витрат. При цьому втрати від зменшення корисності об'єктів основних засобів включаються до складу витрат звітного періоду зі збільшенням у балансі суми зносу основних засобів.

У випадку якщо на дату проведення дооцінки об'єкта основних засобів є перевищення суми попередніх уцінок об'єкта над сумою попередніх дооцінок, то сума дооцінки включається до складу доходів звітного періоду в межах такої суми, а різниця дооцінки й відзначеного перевищення направляється на збільшення іншого додаткового капіталу.

У випадку якщо на дату проведення чергової уцінки об'єкта основних засобів є перевищення суми попередніх дооцінок об'єкта над сумою попередніх уцінок залишкової вартості цього об'єкта, то сума чергової уцінки направляється на зменшення іншого додаткового капіталу в межах такого перевищення, а різниця суми уцінки й відзначеного перевищення включається у витрати звітного періоду.

Сума зміни первісної (переоціненої) вартості і сума зносу основних засобів у результаті переоцінки в обов'язковому порядку відображається в примітках до фінансової звітності при розкритті інформації про основні засоби.

Оформлення в обліку переоцінки об'єкта основних засобів наведено в таблиці 2.11



Таблиця 2.11 - Оформлення в обліку переоцінки об'єкта основних засобів

Зміст господарської операції	Дт	Kт
Збільшення первісної вартості об'єкта на різницю між залишковою вартістю і справедливою	10	423
Збільшення нарахованого зносу на різницю між розрахованою сумою і нарахованою раніше	423	13
Якщо сума попередньої уцінки більше суми дооцінки залишкової вартості об'єкта основних засобів
Збільшення вартості об'єкта на різницю між залишковою вартістю і справедливою в межах суми уцінки	10	746
Збільшення первісної вартості об'єкта на різницю між залишковою вартістю і справедливою	10	423
Збільшення нарахованого зносу на різницю між розрахованою сумою і нарахованою раніше	423	13
Сума уцінки включається до складу витрат
Зменшення корисності об'єкта шляхом збільшення нарахування зносу	975	13
Сума уцінки перевищує суму попередньо проведеної дооцінки залишкової вартості об'єкта основних засобів
Зменшення вартості об'єкта в частині залишкової вартості на суму, рівну попередній до оцінці	423	10
Зменшення корисності об'єкта шляхом збільшення нарахуван-ня зносу на суму перевищення уцінки над сумою дооцінки	975	10
Сума уцінки менше суми попередньо проведеної дооцінки залишкової вартості об'єкта основних засобів
Зменшення вартості об'єкта в частині залишкової вартості на суму, що менше попередньої дооцінки	423	10

Підпунктом 8.3.3 статті 8 Закону «Про оподаткування прибутку підприємств» платникам податків всіх форм власності надано право проводити, щорічну індексацію основних фондів. Індексація проводиться за всіма основними фондами, які використовуються у господарській діяльності підприємства.

Проведення індексації здійснюється шляхом множення балансової вартості відповідної групи основних засобів на коефіцієнт індексації.

Коефіцієнт індексації розраховується за формулою:

(2.2)



де - індекс інфляції року, за результатами якого проводиться індексація.

Індексація основних засобів проводиться:

- за основними фондами, які використовуються у виробничо-господарській діяльності;

- у випадку якщо індекс інфляції перевищує 110%.

Якщо індекс інфляції менше 110%, індексація не проводиться.

Проведення індексації основних фондів не впливає на суму прибутку (збитків) звітного періоду, але збільшує вартість групи основних фондів на початок періоду. Це має значення при визначенні суми витрат на поліпшення основних засобів, яку підприємство має право віднести до складу валових витрат.

Слід зазначити, що проведення індексації балансової вартості групи основних фондів передбачено тільки податковим законодавством. Тому індексація основних фондів не відображається в бухгалтерському обліку.

На ТОВ «Хартрансавто» у 2008 р. було проведено індексацію основних засобів відповідно до норм чинного законодавства

2.5 Облік ліквідації основних засобів

Рішення про ліквідацію основних засобів приймається через те, що придбане раніше (3, 5 і більш років тому) устаткування сьогодні вже морально чи фізично застаріло і непридатне для подальшої експлуатації. Причому ступінь зношеності таких основних фондів може бути як повний, так і частковий: підрозділу все рівно буде дешевше скласти акт про їхню ліквідацію і придбати для роботи нове, сучасне, устаткування, ніж постійно ремонтувати (чи модернізувати) старе.

У бухгалтерському обліку дане питання регулюється П(С) БО-7 «Основні засоби». Так, у п. 33 даного Стандарту відзначається: об'єкт основних засобів списується з балансу (ліквідується), якщо він не відповідає критеріям визнання активу, тобто якщо цей об'єкт у майбутньому вже не принесе підприємству яких-небудь економічних вигод. «Бухгалтерський» доход, отриманий від ліквідації необоротного активу (у вигляді товарно-матеріальних цінностей, що оприбутковуються), відбивається по кредиту субрахунку 71 «Інший операційний доход», а залишкова вартість об'єкта і витрати понесені при його ліквідації, враховуються по дебету субрахунку 976 «Списання необоротних активів».

Для ліквідації основних засобів і документального оформлення списання таких основних засобів наказом директора ТОВ «Хартрансавто» створена постійно діюча комісія. У її склад включені: головний інженер (голова комісії), начальник відповідного структурного підрозділу, головний бухгалтер, особа, на яку покладена відповідальність за збереження основних засобів. Комісія проводить огляд об'єкта, що підлягає списанню, використовуючи для цього необхідну документацію, дані бухгалтерського обліку, установлює його непридатність до відновлення й подальшому використанню і конкретні причини списання об'єкта, визначає можливість використання окремих вузлів, деталей, матеріалів, отриманих від розбирання об'єкта, і провадить їхню оцінку.

За результатами проведених заходів комісія складає акт списання основних засобів (форма №03-3) у двох екземплярах, який підписується членами комісії, головним бухгалтером і затверджується директором ТОВ «Хартрансавто».

До зазначених документів додається інвентарна картка обліку основних засобів (форма №03-6), у якій проводяться відповідні записи про вибуття, а також виконуються певні відмітки в описі інвентарних карток по обліку основних засобів, відомості обліку руху основних засобів, інвентарному списку основних засобів.

Що ж стосується податкового обліку, то відбиття операцій з ліквідації основних фондів проводиться відповідно до п. п. 8.4.8 ст. 8 Закону про податок на прибуток. Так, при ліквідації основних фондів:

- групи 1 у зв'язку з його ліквідацією збільшуються валові витрати на суму балансової вартості окремого об'єкта основних фондів, при цьому вартість такого об'єкта дорівнюється нулю;

- балансова вартість груп 2, 3 й 4 не змінюється.

Разом з тим при ліквідації об'єктів основних фондів групи 1 треба в обов'язковому порядку враховувати положення п. п. 8.4.10 ст. 8 Закону «Про оподаткування прибутку підприємств». Відповідно до даного підпункту у випадку ліквідації окремого об'єкта основного фонду групи 1 за рішенням платника податку й наявності відповідних документів про його знищення, розбирання або перетворенні іншими способами, у результаті чого такий об'єкт не може використатися в майбутньому по первісному призначенню, балансова вартість такого окремого об'єкту основних фондів групи 1 входить до складу валових витрат.

Відповідно до п. 4.9 статті 4 Закону України «Про податок на додану вартість» у випадку ліквідації об'єкта основних засобів по самостійному рішенню платника податку податкові зобов'язання по ПДВ виникають виходячи зі звичайних цін.

Це правило не розповсюджується на операції по ліквідації об'єктів основних засобів, якщо податковому органу пред'явлений документ, що свідчить про неспроможність подальшої експлуатації такого об'єкта, у зв'язку з втратою його первісних якостей. У податковому обліку такі операції розглядаються як продаж.

Враховуючи вимоги, викладені в Законі про ПДВ, при ліквідації об'єктів основних фондів групи 1 за базу для вирахування ПДВ доцільно приймати балансову вартість такого об'єкту, а при ліквідації об'єкта групи 2, 3 й 4 звичайною ціною може виступати ціна можливої реалізації.

Господарські операції з ліквідації основних засобів для більшої наочності наведено в таблиці 2.12.

Таблиця 2.12 - Відображення в бухгалтерському обліку операцій з ліквідації основних засобів

Зміст операції	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
Списана сума зносу устаткування, що ліквідується	131 «Знос основних засобів»	104 «Машини і обладнання»
Списана залишкова вартість устаткування	976 «Списання необоротних активів»	104 «Машини й устаткування»
Нарахована сума податкових зобов'язань по ПДВ на звичайну ціну	976 «Списання необоротних активів»	641 «Розрахунки за податками»
Списані витрати, що пов'язані з ліквідацією	976 «Списання необоротних активів»	66 «Розрахунки по оплаті праці» 65 «Розрахунки по страхуванню»
Оприбуткований металобрухт	209 «Інші матеріали»	719 «Інші доходи від операційної діяльності»
Списаний на фінансовий результат дохід, одержаний від ліквідації устаткування	719 «Інші доходи від операційної діяльності»	791 «Результат операційної діяльності»
Списані на фінансовий результат витрати, що пов'язані з ліквідацією устаткування	791 «Результат операційної діяльності»	976 «Списання необоротних активів»

Таким чином, об'єкт основних засобів списується з балансу (ліквідується), якщо він не відповідає критеріям визнання активу, тобто якщо цей об'єкт у майбутньому вже не принесе підприємству яких-небудь економічних вигод.

2.6 Амортизація основних засобів

На протязі двох років на ТОВ «Хартрансавто» амортизація об'єктів основних засобів нараховувалася на кожний об'єкт окремо прямолінійним методом виходячи зі строку корисного використання об'єкта і його первісної вартості на підставі протоколу засідання комісії по прийманню в експлуатацію даних активів, що визначає термін служби об'єкта, віднесення його до об'єктів основних засобів. Амортизація об'єктів малоцінних необоротних матеріальних активів нараховується в першому місяці використання об'єкта в розмірі 50% його амортизованої вартості, а останні 50% - в місяці їх вибуття з активів (списання з балансу) в результаті невідповідності критеріям визнання активом. Цей метод поширюється на знов придбані малоцінні необоротні матеріальні активи.

При використанні прямолінійного методу вартість об'єкта основних засобів списується рівними частинами на протязі всього періоду його експлуатації.

Наприклад, підприємством придбано об'єкт основних засобів, первісна вартість якого 10000 грн. Строк корисного використання 8 років, ліквідаційна вартість дорівнює нулю. Річна норма амортизації складе: 10000:8=1250 грн. місячна сума амортизації: 1250:12=104.17 грн. Для зручності можна перевести у відсотки: 104.17Ч100%:10000=1.0417%

Даний метод найбільш прийнятний для нарахування амортизації по об'єктах, використання яких залежить в основному від строку їх корисного використання, а інтенсивність експлуатації основних засобів залишається незмінною. До таких об'єктів відносяться будинки, споруди, меблі, службові автомобілі та інші.

Недоліком цього методу є те, що при його використанні не враховується моральний знос і він не дозволяє відобразити зміну інтенсивності використання основних засобів.

Прискорений метод відрізняється від прямолінійного тільки тим, що нараховується на залишкову вартість об'єкту основних засобів і при цьому сума амортизації збільшується на 2.

Метод прискореного зменшення залишкової вартості об'єкта не припускає обов'язкової «наявності» ліквідаційної вартості об'єкта основних засобів. При цьому сума амортизації останнього року розраховується таким образом, щоб залишкова вартість об'єкту в кінці періоду його експлуатації була не менш ніж ліквідаційна вартість.

Нарахування амортизації починається з місяця, наступного за місяцем, у якому об'єкт основних засобів став придатним для корисного використання.

Нарахування амортизації припиняється, починаючи з місяця, що випливає за місяцем вибуття об'єкта основних засобів, перекладі його на реконструкцію, модернізацію, добудування, дообладнування, консервацію.

Приклад кореспонденції рахунків амортизації основних засобів наведено в таблиці 2.13

Таблиця 2.13 - Відображення в бухгалтерському обліку операцій з нарахування амортизації основних засобів

Зміст операції	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
Нарахування зносу основних засобів, які використовуються у процесі виробництва	23 «Виробництво»	131 «Знос основних засобів»
Нарахування амортизації основних засобів загальноворобничого призначення	91 «Загальновироб-ничі витрати»	131 «Знос основних засобів»
Нарахування амортизації основних засобів, які використовуються адміністрацією підрозділу	92 «Адміністратив-ні витрати»	131 «Знос основних засобів»
Нарахування амортизації основних засобів, що використовуються за операціями, пов'язаними зі збутом продукції (робіт, послуг)	93 «Витрати на збут»	131 «Знос основних засобів»

Таким чином, враховуючи специфіку діяльності ТОВ «Хартрансавто» і, відповідно, склад основних фондів, йому б доцільно було використовувати метод прискореної амортизації основних фондів.



2.7 Інвентаризація основних засобів

Інвентаризація - це періодична перевірка фактичної наявності коштів і майна підприємства, їхнього стану, зберігання, правильності і реальності даних обліку.

Інвентаризація на ТОВ «Хартрансавто» проводиться відповідно до Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів і розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. №69 (зі змінами та доповненнями).

Обов'язковість проведення інвентаризації підприємствами всіх форм власності для підтвердження правильності й достовірності даних бухгалтерського обліку й звітності передбачена Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. №996.

Відповідальність за організацію інвентаризації несе директор ТОВ «Хартрансавто», який повинен створити необхідні умови для її проведення.

Для здійснення інвентаризації створена у відособленому підрозділі постійно діюча інвентаризаційна комісія.

Постійно діюча інвентаризаційна комісія проводить інвентаризацію:

- перед складанням річної фінансової звітності;

- при зміні матеріального відповідальних осіб (на день прийому-передачі справ);

- при встановленні фактів крадіжок і зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

- по розпорядженню судово-слідчих органів;

- у випадках техногенних аварій, пожежі або стихійного лиха (наступного дня після закінчення форс-мажорних обставин);

- у випадку ліквідації, реорганізації відособленого підрозділу.

При проведенні інвентаризації основних засобів потрібно пам'ятати:

- обов'язковій перевірці підлягає наявність не тільки самих об'єктів основних засобів, але і технічної документації на них (наприклад, технічного паспорта, технічних умов експлуатації і т. п.);

- необхідно перевіряти і власні основні засоби, і ті, котрі прийняті чи здані в оренду, чи на збереження в тимчасове користування;

- інвентаризація будинків, споруджень і інших нерухомих об'єктів основних фондів може проводитися один раз у три роки, а бібліотечних фондів - один раз у п'ять років.

Для того щоб установити фактичну наявність основних засобів, члени інвентаризаційної комісії повинні звірити дані бухгалтерського обліку і запису про рух основних засобів, провести огляд об'єктів (групи об'єктів), що підлягають інвентаризації, за місцем їх перебування чи експлуатації. Комісії також варто визначити ступінь придатності для подальшої експлуатації по прямому призначенню конкретних об'єктів основних засобів.

Для оформлення даних, отриманих у ході інвентаризації основних засобів, можна скористатися формою № інв-1 «Інвентаризаційний опис основних засобів».

Такий опис складається комісією в одному екземплярі окремо по кожному місцю перебування (експлуатації) інвентарних об'єктів основних засобів і кожній особі, відповідальній за їхнє збереження. У цей документ обов'язково треба включити:

- розписку відповідальної особи про те, що до початку проведення інвентаризації всі прибуткові і видаткові документи на основні засоби, що знаходяться в експлуатації, здані їм у бухгалтерію, а ті основні засоби, що виявилися непридатними до експлуатації, ліквідовані і зняті з обліку;

- назву і коротку характеристику основних засобів, їх інвентарні номери, балансову вартість, кількість.

Опис обов'язково підписують усі члени інвентаризаційної комісії. Крім того, відповідальна особа своїм підписом повинна підтвердити правильність даних, що внесені в опис, і відсутність яких-небудь претензій до членів комісії.

На прийняті в оренду основні засоби складається окремий опис: по кожнім конкретному орендодавці з наступним відсиланням йому одного екземпляра опису.

Однак для того щоб уключити до інвентаризаційного списку основні засоби, що передані в оренду, комісія повинна одержати від орендаря екземпляр його інвентаризаційного опису.

Якщо на момент проведення інвентаризації деякі інвентарні об'єкти тимчасово відсутні (знаходяться в використанні), то дані про них заносяться в окремий опис на підставі первинних документів (типових форм №ОЗ-1, №ОЗ-6) і документів, що підтверджують факт тимчасової відсутності зазначених об'єктів.