Облік, аналіз та аудит основних засобів

У ході проведення інвентаризації можуть бути виявлені відсутні і/чи зайві (невраховані) основні засоби. У цьому випадку комісія фіксує факти виявлених нестач чи надлишків у протоколі і вимагає від матеріально відповідальної особи письмово пояснити причини їхнього виникнення. Якщо виявлена нестача основних засобів, комісія приймає наступне рішення: установити особу, винну в цьому, і відшкодувати нанесений їм збиток. У випадку, коли винна особа не виявлена, нестача списується на затрати звітного періоду. Коли виявлені надлишки, необхідно з'ясувати, за чиїм наказом вони були придбані чи споруджені і за рахунок яких джерел це фінансувалося. Далі надлишки основних засобів варто оприбуткувати на баланс підприємства незалежно від причин, що їх породили. Таке зарахування здійснюється по первісній вартості, а у випадку неможливості її встановлення - по справедливій вартості основних засобів, визначеної на дату виявлення надлишків. Знос визначається експертним шляхом з обліком їхнього технічного стану.

Після належного оформлення інвентаризаційний опис передається в бухгалтерію для складання порівнювальної відомості, у яку вносяться результати інвентаризації з указівкою кількості і суми виявлених нестач і/чи надлишків. Невідповідність даних бухгалтерського обліку фактичній наявності основних засобів повинне бути відображене у виді відповідних бухгалтерських проводок. При виявленні надлишків виконуються наступні проводки (таблиця 2.14).

Таблиця 2.14 - Відображення в бухгалтерському обліку надлишків основних засобів

Зміст операції	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
Зараховується на баланс ОЗ по справедливій вартості	10 «Основні засоби»	746 «Інші доходи від звичайної діяльності
Відображається сума визначеного зносу	746 «Інші доходи від звичайної діяльності	131 «Знос основних засобів»
Списується на фінансовий результат по порядку закриття суми надлишків	746 «Інші доходи від звичайної діяльності	791 «Результат основної діяльності»

При виявленні нестач, по яких виявлена винувата особа, виконуються наступні проводки (таблиця 2.15).

Таблиця 2.15 - Відображення в бухгалтерському обліку нестач основних засобів

Зміст операції	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
Відображається сума нарахованого зносу на основний засіб, що відсутній	131 «Знос основних засобів»	10 «Основні засоби»
Списується залишкова вартість основного засобу	375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»	10 «Основні засоби»
Відшкодовано збитки винуватою особою	301 «Каса в національній валюті»	375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»



Отже, незважаючи на негативні результати господарської діяльності, неефективність використання основних засобів ТОВ «Хартрансавто», облікова система на підприємстві поставлена належним чином і відповідає вимогам діючого законодавства.



3. Шляхи вдосконалення аудиту та підвищення ефективності використання основних засобів ТОВ «Хартрансавто»

3.1 Методика проведення аудита основних засобів ТОВ «Хартрансавто»

Розглянемо основні елементи аудита основних засобів по окремих його етапах. Для цього необхідно спланувати проведення аудита на конкретному підприємстві відповідно до цілі і завдань аудита. Складання плану аудита основних засобів починається в такий спосіб.

На підготовчому етапі аудиторської перевірки, при здійсненні загального знайомства з підприємством-клієнтом, аудитор з'ясовує склад основних засобів, їхні види, рівень забезпеченості підприємства основними засобами, ступінь їх зносу, місце розташування, матеріальну відповідальність за них, їх технічні характеристики. Важливою проблемою є оцінка надійності внутрішнього контролю й внутрішнього аудита (якщо такий є) основних засобів на підприємстві-клієнті.

Склад основних засобів ТОВ «Хартрансавто» представлено структурою, відображеною таблицею 2.3. Підприємство повністю забезпечено основними засобами, але дані проведеного аналізу свідчать про те, що показник фондовіддачі настільки низький, що товариство не в змозі ефективно використовувати таку кількість основних фондів.

Мною була проведена перевірка наявності договорів на матеріальну відповідальність і встановлено, що всі основні засоби закріплені за матеріально-відповідальними особами, які є штатними співробітниками підприємства.

Оцінка внутрішнього контролю основних засобів може здійснюватися зовнішнім незалежним аудитором по наступних напрямках:

- перевірка наявності первинної документації по всіх господарських операціях з основними засобами;

- розподіл функціональних обов'язків посадових осіб, які відповідають за стан і рух основних засобів;

- забезпечення належних умов зберігання й експлуатації основних засобів на підприємстві;

- наявність необхідних дозволів керівництва на здійснення операцій з основними засобами;

- періодичне проведення інвентаризації основних засобів;

- належне ведення інвентарного пооб'єктного обліку основних засобів;

- контроль записів у журналі (книзі) обліку руху основних засобів і інші напрямки перевірки.

Оцінивши внутрішній контроль, мною було встановлено, що вся первинна документація щодо наявності та руху основних засобів ведеться відповідно до законодавства. Особи, відповідальні за збереження і рух основних засобів, визначені відповідними наказами керівника підприємства. Для оформлення прийому й вибуття об'єктів основних засобів на підставі наказів керівника підприємства створюються відповідні комісії. Місця зберігання й експлуатації об'єктів основних засобів перебувають у належному стані. Всі операції з основними засобами провадяться відповідно до розпоряджень керівника. Інвентаризація провадиться вчасно й відповідно до інструкції про проведення інвентаризації.

Таким чином, було встановлено, що внутрішній контроль на ТОВ «Хартрансавто» повністю виконує свої функції й заслуговує довіри.

Оцінивши ступінь довіри до системи внутрішнього контролю основних засобів і можливості використання результатів роботи внутрішнього аудитора, зовнішній аудитор повинен оцінити загальний аудиторський ризик перевірки.

Як відомо, кожній аудиторській перевірці при будь-яких умовах властивий аудиторський ризик, що складається в тім, що аудитор може скласти аудиторський висновок, що не відповідає дійсному фінансовому стану підприємства. Це означає, що істотні помилки, які містяться у фінансовій бухгалтерській звітності, можуть залишитися не виявленими аудитором, внаслідок чого спотворюються показники бухгалтерської звітності.

Аудиторський ризик визначають за формулою 3.1:

АР = РК. РО. РВ, (3.1)

де РК - ризик внутрішнього контролю;

РО - ризик системи бухгалтерського обліку;

РВ - ризик виявлення, що залежить від самого аудитора.

Припустиме значення аудиторського ризику перебуває в межах 1 - 5% загального підсумку балансу або фінансового результату за звітний період (на вибір аудитора).

Щодо основних засобів аудитор повинен оцінити кожну складову аудиторського ризику й з'ясувати фактори, що впливають на неї. Що стосується оцінки системи бухгалтерського обліку, то аудитор повинен установити правильність застосування відповідних рахунків бухгалтерського обліку, призначених для обліку основних засобів; належне й своєчасне ведення облікових записів у відповідних журналах і відомостях; постійність дотримання облікової політики по основним засобам; рівень кваліфікації облікового персоналу.

Ризик виявлення означає, що здійснені помилки, що містяться у фінансових звітах, можуть залишитися без уваги аудитора внаслідок здійснення вибіркового дослідження, неправильного застосування текстового контролю, не належного тлумачення результатів аналітичного огляду й інших аудиторських процедур, застосування неефективних методів і прийомів, обмеженості в одержанні інформації щодо основних засобів. Чим вище рівень оціненого аудитором ризику внутрішнього контролю й ризику системи бухгалтерського обліку, тим нижче рівень ризику виявлення потрібно запланувати для забезпечення належної якості аудиторської перевірки. Від оціненого рівня ризику перевірки основних засобів залежить кількість і види аудиторських процедур, які будуть виконані. На підготовчому етапі аудитор також розробляє план і програму аудита основних засобів.

На етапі фізичної перевірки аудитор повинен оцінити вірогідність представлених підприємством-клієнтом результатів проведеної інвентаризації основних засобів. Із цією метою аудитор або його асистент повинні спостерігати за ходом проведення інвентаризації, оцінити правильність її методики, документальне оформлення. Крім того, аудитору варто зробити вибіркову перевірку записів в інвентаризаційних відомостях (описах) шляхом самостійного перерахування окремих видів основних засобів. При виявленні відхилень від наданих даних підприємством-клієнтом аудитор направляє лист відповідного змісту керівнику підприємства щодо усунення виявлених недоліків.

При проведенні інвентаризації основних засобів, що перебувають в бухгалтерії, було встановлено, що всі основні засоби, закріплені за цим підрозділом перебувають там у повному обсязі. У результаті інвентаризації була заповнена інвентаризаційна відомість №3. Всі об'єкти основних засобів мають інвентарні номери, нанесені на них незмивною фарбою або маркером.

Після складання річної бухгалтерської звітності підприємством і передачі її для перевірки здійснюється основний етап аудита, суть якого полягає в контролі оцінки основних засобів, перевірці вірогідності облікових записів по основним засобам і залишків по них у балансі, перевірці правильності нарахування зносу основних засобів і визначенні видатків на ремонт. Для аудитора важливе значення має встановлення власника основних засобів (підприємство-клієнт або інші господарюючі суб'єкти), оскільки від цього залежить, відображаються вони в балансі або на забалансових рахунках. Для рішення завдань аудита на цьому етапі перевірки аудитор здійснює:

- перевірку первинних даних по основним засобам;

- контроль розрахунку амортизаційних відрахувань (зносу) по основним засобам;

- перевірку правильності списання недоамортизованої частини основних засобів фізичним особам або підприємствам;

- контроль дотримання чинного законодавства по операціях з основними засобами;

- перевірку правильності документального оформлення оприбуткування й ліквідації основних засобів;

- контроль відбиття в обліку результатів надзвичайних подій, пов'язаних з основними засобами (пожежа, розкрадання, повінь і т.д.);

- контроль правильності індексації, переоцінки основних засобів;

- перевірку правильності перенесення початкових залишків по основним засобам;

- перевірку правильності кореспонденції рахунків по операціях з основними засобами відповідно до інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій.

- контроль порівнянності даних аналітичного, синтетичного обліку, Головної книги й Балансу;

- перевірку операцій з орендованими й переданими в оренду основними засобами;

- установлення ефективності використання основних засобів;

- установлення джерел фінансування придбання основних засобів.

Всі результати здійснених аудиторських процедур повинні знайти відбиття в робочих документах аудитора.

На основі складених робочих документів аудитор на завершальному етапі аудиторської перевірки складає проміжний звіт про стан бухгалтерського обліку основних засобів і робить аудиторський висновок щодо вірогідності, повноти й реальності представлення основних засобів у фінансовій бухгалтерській звітності підприємства-клієнта.

Приклад програми аудита основних засобів у скороченому вигляді наведено у таблиці 3.1.

Таблиця 3.1 - Програма аудита основних засобів

Підприємство-клієнт ТОВ «Хартрансавто» Аудитор Іванова Л.А.

Період перевірки з 01.01.2009 по 31.12.2009 № сертифіката 12345

Строк перевірки з 4.11.10 по 18.11.10 Аудиторська фірма «Єдність»

Етап аудиторської перевірки	Мета й завдання аудита основних засобів	Аудиторські процедури	Аудиторські докази	Виконавець	Строк виконання	Контроль виконання
Підготовчий	Попереднє знайомство з підприємством-клієнтом, оцінка систем контролю й бухгалтерського обліку, визначення аудиторського ризику, планування аудита основних засобів	Опитування й анкетування керівництва підприємства й персоналу, вивчення матеріалів попередньої аудиторської перевірки, документальна перевірка, спостереження	Статут підприємства, накази, звіт про попередню аудиторську перевірку, інвентарні картки. Дані синтетичного й аналітичного обліку основних засобів	Аудитор, асистент аудитора	5.11.10	Менеджер аудитор
Фізичної перевірки	Оцінка вірогідності результатів проведеної інвентаризації основних засобів	Спостереження за проведенням інвентаризації основних засобів, вибіркова перевірка її результатів	Матеріали інвентаризації, облікові записи по основним засобам	Асистент аудитора, аудитор	10.11.10	Аудитор
Основний	Контроль оцінки основних засобів, установлення їх приналежності, перевірка вірогідності облікових записів і залишків у Балансі, перевірка правильності нарахування зносу й визначення видатків на ремонт основних засобів	Зіставлення даних інвентаризації, синтетичного й аналітичного обліку, запит до постачальників, документальна вибіркова перевірка, перевірка арифметичних підрахунків, аналіз	Акти інвентаризації, первинна документація по основним засобам, облікові регістри синтетичного й аналітичного обліку, відповіді на запит, Баланс	Аудитор	16.11.10	Менеджер
Завершальний	Складання розділу аудиторського звіту про основні засоби підприємства-клієнта	Систематизація й обґрунтування попередньої інформації, аналіз, складання звіту й аудиторського висновку	Робоча документація, складена на попередніх етапах перевірки	Аудитор	18.11.10	Менеджер, партнер

Склав аудитор Іванова Л.А.

Перевірив менеджер Сидоренко М.С.

Дата 18.11.10

На ТОВ «Хартрансавто» немає отриманих або переданих в оренду основних засобів. Амортизацію на підприємстві розраховують прямолінійним методом, тобто первісна вартість об'єкта основних засобів ділиться на число років експлуатації об'єкта. Змін в обліковій політиці підприємства не було.

На ТОВ «Хартрансавто» в 2008 році була проведена індексація основних засобів.

У ході опитування мною керівництва підприємства були отримані дані про загальний стан підприємства (стан незадовільний), про стан основних засобів (значна частина основних засобів практично повністю зношені, багато об'єктів морально й фізично застаріли, підприємство планує реалізувати ті основні засоби, які воно не використовує у виробничій діяльності).

Прикладом аудиторського висновку, може слугувати наведений нижче аудиторський висновок про достовірність фінансової звітності ТОВ «Хар-трансавто».

Приклад

Аудиторський висновок

Про достовірність фінансової звітності ТОВ «Хартрансавто» за 2009 рік станом на 31.12.2009 року.

18 листопада 2010 року м. Харків

Основні відомості про клієнта

Повна назва	ТОВ «Хартрансавто»
Код ЄДРПОУ	00236004
Юридична адреса	м. Харків, вул. Малогончарівська, 41
Фактична адреса	м. Харків, вул. Малогончарівська, 41
Дати внесення змін до установчих документів	В установчі документи зміни не вносилися
Основні види діяльності	60240 - вантажні перевезення автомобільним транспортом; 86010 - ремонт і технічне обслуговування легкових автомобілів і інших транспортних засобів; 71130 - оптова торгівля недержавних організацій, крім споживчої кооперації; 71250 - роздрібна торгівля недержавних організацій, крім споживчої кооперації
Засновники	Фізичні особи - громадяни України: Коц І.І., Семенко В.В
Стан сплати статутного фонду на дату перевірки	На дату перевірки статутний фонд повністю сплачений
Чисельність працівників на кінець звітного періоду	217 осіб

Основні відомості про умови договору на проведення аудита

Аудиторську перевірку проведено в місті Харкові аудитором Івановою Л.А. (сертифікат №12345), на підставі договору №111 від 4.11.2010 року.

Аудит початий: 04 листопада 2010 року, закінчений 18 листопада 2010 року.

Масштаб проведення аудита:

Фінансова звітність суб'єкта господарювання за 2009 рік за станом на 31.12.2009 року в складі Балансу (форма №1); Звіту про фінансові результати (форма №2); Звіту про рух грошових засобів (форма №3); Звіту про власний капіталу (форма №4) і додатків до звітності (форма №5);

Головна книга;

Дані синтетичного й аналітичного обліку;

Установчі й статутні документи.

Підставою для проведення аудита є Закон України «Про господарські товариства», «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», «Про аудиторську діяльність», Національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку та інші законодавчі акти України.

Обов'язком аудитора є дослідження вищевказаних документів, даних бухгалтерського обліку, що дозволяють перевірити обґрунтованість й відповідність інформації, що розкрита у фінансовій звітності за 2009 рік за станом на 31.12.2009 року. Процедури засвідчення фінансової звітності означають підтвердження аудитором відповідності показників фінансової звітності даним Головної книги й журналів-ордерів без здійснення їм процедур перевірки вірогідності первинної документації.

Аудитор приступає до перевірки з достатнім рівнем упевненості в тому, що фінансова звітність підприємства не містить істотних відхилень. При цьому відповідальність за повноту й вірогідність наданої інформації несе керівництво підприємства, як це передбачено п. 3 статті 8 Закону «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» №996-XIV від 16.07.1999 року.

Аудиторський висновок надається для використання керівництву підприємства.

Змістовна частина

Повнота й вірогідність фінансової звітності встановленим нормам бухгалтерського обліку, положенням (стандартам) бухгалтерського обліку в Україні перевіряється шляхом визначення наявності, а одночасно, і відсутності істотних відмінностей між даними документів аналітичного й синтетичного обліку, статей балансу й фінансової звітності, при цьому помилки не виявлені.

Облікова політика на 2009 рік визначена наказом керівника підприємства, що складений відповідно вимогам Закону України «Про бухгалтерський облік у фінансовій звітності в Україні» №996-XIV від 16.07.1999 року, і дотримувалася протягом 2009 року без змін.

Аудит у вищезгаданому обсязі дає можливість аудитору зробити висновок про те, що:

класифікація й оцінка активів у бухгалтерському обліку підприємств відображена правильно;

реальність розміру зобов'язань у фінансовій звітності підтверджується даними інвентаризації зобов'язань за звітний період;

власний капітал підприємства визначений правильно, він становить 9331 тис. грн.;

реальність зобов'язань підтверджена даними Головної книги й проведеною річною інвентаризацією, матеріали якої оформлені якісно й у повному обсязі;

фінансові результати товариства зазначені у Звіті про фінансові результати (форма №2) і ці дані відповідають даним аналітичного обліку без відхилень;

дані Балансу (форма №1) і дані Звіту про фінансові результати (форма №2) взаємозалежні, при перевірці ніяких відхилень від Методичних рекомендацій з перевірки порівняності показників форм річної звітності підприємства, викладених у листі Міністерства фінансів України від 09.01.2001 року №053-41, не встановлено.

Аналіз показників фінансового стану підприємства

Для висновку щодо реальності й перспективності фінансового стану підприємства аудитор визначає наведені нижче показники для оцінки (на власний розсуд) вірогідності його безперервного функціонування (у тому числі вірогідність можливого банкрутства) як суб'єкта господарювання.

Аналіз показників фінансового стану підприємства здійснений на підставі отриманих облікових даних.

На підставі даних балансу визначається коефіцієнт абсолютної ліквідності як відношення суми залишків по статтях засобів і їх еквівалентів і поточних фінансових інвестицій до суми залишків по непогашених кредитах і поточній кредиторській заборгованості. Цей коефіцієнт визначається діленням суми засобів, які відбиті в рядках 220, 230, 240 Балансу до суми по розділу 4 (рядок 620), і становить 0,024.

Нормативне значення показника від 0,25 до 0,5. Фактичне значення 0,024 про недостатність засобів для погашення поточних зобов'язань.

Коефіцієнт загальної ліквідності визначається відношенням оборотних активів до поточних зобов'язань. Цей коефіцієнт визначається відношенням суми рядка 260 Балансу до суми рядка 620 Балансу й становить 1,89.

Нормативне значення показника від 1 до 2. Фактичне значення 1,89, тобто підприємство має достатньо оборотних засобів для погашення поточних зобов'язань, проте слід зазначити, що значна їх кількість зосереджена в дебіторській заборгованості, і в умовах фінансової кризи, що породжує кризу неплатежів, фактичний рівень загальної ліквідності може бути значно нижчим.

Коефіцієнт фінансової стабільності визначається відношенням суми власних засобів до валюти балансу. Цей коефіцієнт визначається шляхом ділення суми по рядку 380 Балансу на суму по рядку 640 Балансу й становить 0,73.

Нормативне значення показника від 0,25 до 0,5. Фактичне значення 0,73, що свідчить про фінансову незалежність підприємства.

Коефіцієнт структури капіталу (фінансування) визначається відношенням позикових і власних засобів і характеризує залежність підприємства від позикових засобів. Цей коефіцієнт визначається шляхом поділу суми рядків 430, 480, 620, 630 Балансу на дані рядка 380 Балансу й становить 0,27.

Нормативне значення від 0,5 до 1,0. Фактичне значення 0,37, тобто підприємство має достатньо власного капіталу для розрахунків по короткострокових зобов'язаннях.

Показники всіх форм фінансової звітності порівнянні один з одним.

Висновок

Проведеною аудиторською перевіркою підтверджується, що надана інформація дає дійсну й повну уяву про реальний склад активів і пасивів ТОВ «Хартрансавто», які відображені в Балансі (форма №1) за 2009 рік за станом на 31.12.2009 року й даних Звіту про фінансові результати (форма №2), Звіту про рух грошових засобів (форма №3), Звіту про власний капітал (форма №4) і Додатків до звітності (форма №5).

Звітність складена на підставі дійсних даних бухгалтерського обліку, вона вірогідно й повно відображає по всіх істотних аспектах фактичний фінансовий стан відповідно до нормативних вимог до бухгалтерського обліку й звітності в Україні, і прийнятій обліковій політиці підприємства.

За результатами аудита за станом на 31.12.2009 року статті Балансу (форма №1) відповідають даним Головної книги.

3.2 Вдосконалення аудиту основних засобів за допомогою впровадження автоматизованого робочого місця бухгалтера

Зростаючі вимоги до бухгалтерського обліку в керуванні підприємством обумовили широке впровадження сучасних персональних електронно-обчислюваних машин і організацію на їхній основі автоматизованих робочих місць бухгалтера, що представляють собою комплекс технічного, інформаційного, програмно-математичного й організаційно-технологічного видів забезпечення автоматизації бухгалтерського обліку. На робочих місцях автоматизується виконання рутинних і трудомістких робіт із заповнення первинних документів, відображенню господарських операцій у регістрах обліку, систематизації й узагальненню облікової інформації, одержанню вихідних відомостей і ін.

Як показав аналіз, у ТОВ «Хартрансавто» бухгалтерський облік основних засобів ведеться без застосування автоматизованого обліку. Це може призвести до значних порушень. Крім того, на підприємстві не проводиться аудит бухгалтерського обліку.

З метою вдосконалення обліку основних засобів та його контролю можна запровадити автоматизацію робочого місця бухгалтера.

Автоматизоване рішення задач по обліку основних засобів базується на створенні і веденні інформаційної бази про наявність основних засобів, формованої на підставі інвентарної картотеки.

При веденні інвентарної картотеки на автоматизованому робочому місті бухгалтера (надалі - АРМБ) ручна обробка інформації відсутня.

Призначення АРМБ по обліку основних засобів полягає у виконанні системних обліково-контрольних операцій:

- автоматизації документування первинної інформації;

- оперативного керування, контролю за наявністю і рухом основних засобів;

- видачі по запиту необхідної інформації на друк чи екран дисплея.

Технологічний процес обробки інформації на робочому місті бухгалтера складається з наступних етапів:

- підготовка первинної інформації;

- створення інвентарної картотеки на момент упровадження;

- створення нормативно-довідкової інформації на момент упровадження;

- створення набору даних про рух основних засобів;

- проведення розрахунків і занесення інформації в базу даних;

- формування інформації для наступного використання;

- проведення аналізу результативної інформації;

- прийняття управлінських рішень за отриманими результатами;

- передача даних у суміжні АРМБ.

Для обробки інформації з обліку основних засобів доцільно використовувати трьохрівневу систему АРМБ. Керування роботою кожним АРМБ і вибір функції здійснюються автономно в діалоговому режимі через головний модуль. Інформаційний взаємозв'язок різних АРМБ залежить від способу організації обліку основних засобів, територіального розташування АРМБ, потужності технічних засобів і інформаційних потоків.

Людино-машинна взаємодія при роботі на АРМ бухгалтера по обліку основних засобів організується по декількох етапах.

На першому етапі здійснюється введення дати (поточної і розрахункової) і пароля бухгалтера.

На другому етапі на екран монітора виводиться головне меню, що відбиває список функцій, виконуваних на АРМБ.

На третьому етапі здійснюється конкретизація виду робіт обраної функції зі списку головного меню.

На четвертому етапі здійснюється заповнення первинної інформації, розра-хунок чи вибір вихідної інформації, виконуються відповідні програмні модулі.

Дата необхідна для контролю набору фактичної інформації, контролю коректувань бази даних і контролю розрахунків на визначену дату.

Пароль служить для припинення несанкціонованого доступу до інформаційної бази АРМ бухгалтера. Як пароль може використовуватися будь-яка комбінація алфавітно-цифрових символів, побудована в заздалегідь визначеному форматі. В інформаційній системі мається можливість введення окремих паролів на кожен пункт меню і для кожної категорії АРМБ. Для цього в системі передбачається спеціальна функція Настроювання паролів доступу.

Система санкціонованого доступу припускає визначення рівнів користувачів: наприклад, I рівень - головний бухгалтер чи його заступник, II рівень - відповідальний виконавець, III рівень - програміст.

На початку роботи АРМБ перевіряється наявність вільної пам'яті і здійснюється контроль розрахунків на визначену дату.

Для формування вхідної інформації використовуються як операції роботи зі стандартними уніфікованими формами, так і автоматизоване документування шляхом формування первинного документа різної (раціональної) форми. При цьому формуються дані по всіх господарських операціях. Вони можуть як відображатися на екрані, так і видаватися на друкувальний пристрій. Інформаційне забезпечення створюється у виді локальної бази АРМБ.

Важливе значення при введенні інформації має забезпечення високої вірогідності вихідних даних, тому в АРМБ повинний бути реалізований процес автоматизації виявлення помилок даних, що вводяться, і видачі відповідних повідомлень.

Програмне забезпечення для введення й обробки даних первинного обліку включає набір формалізованих процедур, що забезпечують:

- уведення даних у відповідності зі структурою первинного документа;

- контроль реквізитів, що вводяться, на основі заведених методів;

- контроль документа;

- коректування даних первинного обліку;

- алгоритмічну обробку показників первинного обліку;

- організацію бази даних;

- висновок на екран введених даних первинного обліку.

При формуванні первинного документу і нормативно-довідкової інформації в користувача мається можливість модифікувати наявні стандартні форми. При цьому йому пропонується типова форма, на підставі якої він формує необхідну йому форму первинного документа шляхом її доповнення чи коректування.

Формування необхідного первинного документа забезпечує генератор друкованих форм. Розрахунок і відображення вихідної інформації виробляється після введення нормативно-довідкової і первинної інформації.

Для аналітичного обліку основних засобів ведеться автоматизована інвентарна картотека, у якій відображаються всі дані, необхідні для керування й обліку. З її допомогою бухгалтер (аудитор) має можливість проаналізувати стан основних засобів, термін їхньої служби, види і терміни зроблених ремонтів, суми нарахованого зносу, терміни і суми переоцінки, правильність застосування відсотків амортизаційних відрахувань. Шляхом перегляду й аналізу карток аналітичних даних визначається необхідність і завантаження основних засобів, а при необхідності визначається і фондовіддача даного інвентарного об'єкта.

Серед режимів роботи з картотекою мається режим «Індексація основних засобів», що дозволяє здійснювати індексацію основних засобів і нараховувати знос. Для переоцінки бухгалтер вводить коефіцієнти індексації по кожнім інвентарному номері, після чого здійснюється прорахунок і формується переоцінена вартість об'єкту основних засобів.

При внутрішній аудиторській перевірці приділяється особливе місце перевірці правильності і повноти проведеної індексації основних засобів. З цією метою аудитор переглядає всю картотеку і перевіряє правильність застосування встановлених коефіцієнтів індексації, формування нової вартості основних засобів і нарахованого зносу. На екрані монітора Відомість індексації основних засобів видається в три вікна. У першому вікні приводяться умови формування відомості, у другому вікні - список інвентарних номерів, по яких була зроблена індексація, і в третім вікні - довідкові дані по зробленій індексації і сформовані бухгалтерські проводки. Зведення видаються по наступним параметрах: дата введення основних засобів, інвентарний номер, інвентарна картка, вид основних засобів, група основних засобів, дата індексації, вартість основних засобів, балансовий рахунок, сума зносу основних засобів.

На підставі первинних даних і нормативно-довідкової інформації здійснюється відображення інформації про наявність і рух основних засобів по підрозділах, матеріально відповідальним особам, по групах, видам, підприємству в цілому. З цією метою формуються Відомість обліку наявності основних засобів, Відомість цілком зношених основних засобів, Відомість-опис інвентарних об'єктів. Крім того, є можливість переглянути інвентарну картку по кожному інвентарному номері. Перераховані відомості з метою контролю й аудита можна одержати в запитальному режимі по наступним угрупованнях: підприємствам, структурним підрозділам, матеріально-відповідальним особам, групам і видам основних засобів, рахункам бухгалтерського обліку.

Відомість обліку наявності основних засобів містить інформацію про стан основних засобів по заданих періодах часу, що важливо при контролі й аудиті наявності основних засобів на визначену дату. Контроль за наявністю основних засобів здійснюється на місцях експлуатації й у цілому по підприємству.

Відомість цілком зношених основних засобів дозволяє одержати інформацію про інвентарні об'єкти, вартість яких цілком віднесена на витрати виробництва. При перевірці аудитор аналізує приведені дані на правильність нарахування зносу з дати введення основних засобів.

Відомість-опис інвентарних об'єктів відображає інформацію за необхідний період часу і використовується для контролю по інвентарних об'єктах наявності і стану основних засобів, а також для проведення інвентаризації. Для аналізу наявності основних засобів по видах і групам використовують опису по групах і видам основних засобів.

У числі відомостей по приходу основних засобів можна одержати відомості-реєстри документів по окремих видах руху: надходженню, введенню в експлуатацію, внутрішньому переміщенню, зміні первісної вартості. Також мається можливість сформувати інформацію в різних розрізах, необхідним для контролю і прийняття управлінських рішень: по підприємствах, структурним підрозділам, матеріально-відповідальним особам, рахункам, групам і видам основних засобів, інвентарним об'єктам.

Для оперативного обліку дорогоцінних металів і каменів, що знаходяться в основних засобах ведуться Відомість наявності дорогоцінних металів і каменів в основних засобах і Відомості руху дорогоцінних металів і каменів, що знаходяться в основних засобах.

При проведенні аудита аудитор перевіряє наявність і списання дорогоцінних металів і каменів, що знаходяться в основних засобах, а також їхнє своєчасне оприбуткування при ліквідації основних засобів.

Для нарахування і розподілу амортизаційних відрахувань по кодах виробничих витрат формують Відомість нарахування і розподілу амортизаційних відрахувань. На її підставі бухгалтер (аудитор) здійснює аналіз і контроль правильності формування кодів норм амортизаційних відрахувань, правильності застосування поправочних коефіцієнтів, суми нарахованої амортизації і правильності формування залишкової вартості. Контроль за станом основних засобів здійснюється шляхом перегляду залишкової вартості і нарахованого зносу на необхідну дату.

Зведеною відомістю по обліку основних засобів є групувальна зведена оборотна відомість, що поєднує усі види руху основних засобів, зв'язаних з їхнім чи переміщенням зі зміною вартості інвентарних об'єктів. Зведена відомість формується в розрізі підприємства, структурного підрозділу, матеріально-відповідальних осіб, балансових рахунків, субрахунків, кодів аналітичного обліку, груп і видів основних засобів.

На підставі Зведеної відомості формується й аналізується інформація про рух основних засобів за обраний проміжок часу.

Для контролю за правильністю і повнотою нарахування податку на додаткову вартість на придбані і продані основні засоби по запиту аудитора чи бухгалтера формується довідкова інформація про суми податку на додаткову вартість у розрізі інвентарних об'єктів.

Контроль за наявністю основних засобів, що знаходяться в оренді, здійснюється за допомогою Відомості наявності основних засобів, що знаходяться в оренді. Аудитор (бухгалтер) перевіряє правильність обліку основних засобів і нарахування зносу по об'єктах, що знаходиться в оренді.

В даний час особливе місце має переоцінка й індексація основних засобів. Для контролю за переоцінкою формується Відомість переоцінки основних засобів, з якої аудитор (бухгалтер) має можливість проаналізувати своєчасність і правильність віднесення цих даних на рахунки бухгалтерського обліку.

Таким чином, аудитор (бухгалтер) у режимі перегляду інвентарної картотеки має можливість одержати інформацію за необхідний період часу для аналізу і контролю по основних засобах.

Аудитор аналізує і виявляє невірно введені дані, несвоєчасність відображення записів у бухгалтерському обліку, виявляє помилки при нарахуванні амортизаційних відрахувань, а також правильність віднесення їх на виробничі рахунки. За допомогою Довідника припустимої кореспонденції рахунків здійснюється контроль за правильністю відображення в бухгалтерському обліку проведених господарських операцій. При виявленні невірно проведених господарських операцій формується довідкова інформація про невірно проведені бухгалтерські записи і формується правильна бухгалтерська проводка.

Керівник, аудитор чи бухгалтер можуть проаналізувати одержані значення будь-якого необхідного показника з інформаційної бази за необхідний період часу.

В даний час особливе значення надається прогнозуванню використання основних засобів. Для прогнозування аудитор (бухгалтер) проводить аналіз фондовіддачі основних засобів за визначений період і шляхом використання бази знань формує пропозиції по керуванню. З цього погляду особливо важливі питання ефективного використання устаткування (виявлення непотрібного устаткування) і питання росту випуску продукції на існуючому парку основних засобів.

Одним з важливих показників використання основних засобів є фондовіддача. Цей показник обчислюється відношенням обсягу реалізації до середньої вартості основних засобів, що визначається шляхом додавання суми залишків основних засобів на початок і кінець необхідного періоду і розподілом на кількість місяців заданого періоду часу.

Найважливішою частиною моделювання облікового процесу є мінімізація витрат протягом всього терміну служби основних засобів. З цією метою проектується релевантна модель доцільності заміни устаткування на визначеній ділянці роботи. При моделюванні модель звичайно будується за період декількох років.

По цій моделі бухгалтер аналізує відхилення по статтях і дає керівництву підприємства пропозиції по прийняттю управлінських рішень.

Якщо інформації даної моделі недостатньо для прийняття управлінських рішень при заміні застарілого і непотрібного устаткування, чи бухгалтер аудитор здійснює побудови моделі мінімізації витрат протягом всього терміну служби основних засобів. При складанні цієї моделі основні засоби враховуються по статтях з визначенням фондорентабельності.

3.3 Шляхи вдосконалення ефективності використання основних фондів

Одним з найбільш важливих завдань розвитку діяльності підрозділу є забезпечення виробництва насамперед за рахунок підвищення його ефективності і більш повного використання внутрішньогосподарських резервів. Для цього необхідно раціональніше використовувати основні фонди і виробничі потужності.

Збільшення обсягів виробництва промислової продукції досягається за рахунок:

а) впровадження в дію основних фондів і виробничих потужностей;

б) поліпшення використання діючих основних фондів і виробничих потужностей.

Приріст основних фондів і виробничих потужностей досягається завдяки новому будівництву, а також реконструкції і розширенню підрозділу.

Вирішальну частину приросту продукції у ТОВ «Хартрансавто» одержують із діючих основних фондів і виробничих потужностей, що в кілька разів перевищують щорічно введені нові фонди і потужності.

Одним з найважливіших завдань підвищення ефективності використання капітальних вкладень і основних фондів є своєчасне впровадження в експлуатацію нових основних фондів і виробничих потужностей, швидке їхнє освоєння. Скорочення термінів впровадження в експлуатацію нових цехів дозволяє швидше одержати потрібну для народного господарства продукцію з технічно більш досконалих основних фондів, прискорити їхній оберт і тим самим сповільнити настання морального зносу основних фондів підрозділу.

Поліпшення використання діючих основних фондів і виробничих потужностей на ТОВ «Хартрансавто», у тому числі знову впроваджених в експлуатацію, може бути досягнуте завдяки:

а) підвищенню інтенсивності використання виробничих потужностей і основних фондів;

б) підвищенню екстенсивності їх навантаження.

Поліпшення використання основних фондів у часі - інтенсивний шлях - передбачає досягнення більшого часу роботи основних фондів за зміну, добу, місяць, рік. Це досягається, по-перше, скороченням простоїв обладнання протягом зміни й одержанням за рахунок цього більшого обсягу продукції; по-друге, збільшенням роботи устаткування за рахунок збільшення змінності його роботи.

Більш інтенсивне використання виробничих потужностей і основних фондів досягається насамперед за рахунок технічного вдосконалювання останніх.

Практика промислових підприємств показує, що тут відбувається процес збільшення одиничної потужності устаткування:

- у верстатах, машинах і агрегатах зміцнюються найбільш відповідальні деталі і вузли;

- підвищуються основні параметри виробничих процесів (швидкість, тиск, температура);

- механізуються й автоматизуються не тільки основні виробничі процеси й операції, але і допоміжні і транспортні операції, що нерідко стримують нормальний перебіг виробництва і використання устаткування; застарілі машини модернізуються і замінюються новими, більш досконалими.

Інтенсивність використання виробничих потужностей і основних фондів підвищується також шляхом вдосконалювання технологічних процесів; організації безперервно-потокового виробництва на базі оптимальної концентрації виробництва однорідної продукції; вибору сировини, його підготування до виробництва відповідно до вимог заданої технології і якості продукції, що випускається; ліквідації штурмівщини і забезпечення рівномірної, ритмічної роботи підрозділу в цілому, цехів і виробничих дільниць, проведення сукупності інших заходів, що дозволяють підвищити швидкість обробки предметів праці і забезпечити збільшення виробництва продукції за одиницю часу, устаткування або на 1 кв. м виробничої площі.

Найбільше ефективна безперервна робота основних фондів протягом трьох змін. Проте, при безперервній протягом трьох змін (цілодобовій) роботі устаткування зношується інтенсивніше, скорочується термін його життя, при цьому погіршуються й умови його обслуговування. При роботі устаткування в одну або дві зміни є можливість проводити профілактичні огляди і поточні ремонти, тим самим, підтримувати його у працездатному стані і продовжити термін його життя.

Отже, інтенсивний шлях використання основних фондів діючих підприємств включає технічне їх переозброєння, підвищення темпів відновлення основних фондів. Досвід роботи ряду галузей промисловості показує, що швидке технічне переоснащення діючих фабрик і заводів особливо важливе для тих підприємств, де має місце більш значний знос основних фондів.

Поліпшення екстенсивного використання основних фондів припускає, з одного боку, збільшення часу роботи діючого устаткування за календарний період (протягом зміни, доби, місяця, кварталу, року) і з іншого боку, збільшення кількості і питомої ваги діючого устаткування у структурі всього устаткування, наявного на підприємстві й у його виробничій ланці.

Резерви збільшення часу роботи обладнання у ТОВ «Хартрансавто» достатньо великі. Збільшення часу роботи устаткування досягається за рахунок:

а) постійної підтримки пропорційності між виробничими потужностями окремих груп устаткування на кожній виробничій дільниці, між цехами підрозділу в цілому;

б) поліпшення догляду за основними фондами, дотримання передбаченої технології виробництва, удосконалювання організації виробництва і праці, що сприяє правильній експлуатації устаткування, недопущенню простоїв і аварій, здійсненню своєчасного і якісного ремонту, що скорочує простої устаткування в ремонті й збільшує міжремонтний період;

в) проведення заходів, що підвищують питому вагу основних виробничих операцій у затратах робочого часу, скорочення сезонності в роботі підприємств ряду галузей промисловості, підвищення змінності роботи підрозділу.

Відомо, що у підрозділі крім діючих верстатів, машин і агрегатів частина устаткування знаходиться в ремонті і резерві, а частина - на складі. Своєчасний монтаж невстановленого устаткування, а також запровадження в дію усього встановленого устаткування за винятком частини, що знаходиться в плановому резерві і ремонті, значно покращує використання основних фондів.

На успішне вирішення проблеми поліпшення використання основних фондів, виробничих потужностей і зростання продуктивності праці значно впливає створення великих виробничих об'єднань. Разом із цим необхідно більше уваги звернути на розвиток спеціалізації виробництва і технічного переозброєння ТОВ «Хартрансавто», виведення невластивої їхньому профілю продукції.

Проводячи курс на розвиток спеціалізації ТОВ «Хартрансавто», слід мати на увазі, що це спрощує його виробничу структуру, вивільнює робочу силу з допоміжних і обслуговуючих підрозділів, комплектує тим самим другі зміни основних цехів і підвищує коефіцієнт змінності.

Найважливішою умовою підвищення змінності є механізація й автоматизація виробничих процесів, і в першу чергу в допоміжних виробництвах, тому що це дозволяє перевести людей із важких немеханізованих робіт на кваліфіковані роботи в другій зміні.

Прискорені темпи механізації підйомно-транспортних, вантажно-розвантажувальних і складських робіт є основою для ліквідації наявної диспропорції в рівні механізації основного і допоміжного виробництва у підрозділі, вивільнення значної кількості допоміжних робітників, забезпечення поповнення основних цехів робочою силою, підвищення коефіцієнту змінності роботи підрозділу і розширення виробництва без додаткового залучення робочої сили. У маленьких містах, де існує дефіцит робочої сили, вирішення проблеми поліпшення використання основних фондів і виробничих потужностей діючих підприємств шляхом їхньої реконструкції, розширення, механізації й автоматизації виробництва, удосконалення організації виробництва і праці має особливо важливе значення.

Важливий резерв підвищення ефективності використання основних фондів і виробничих потужностей ТОВ «Хартрансавто» полягає в збільшенні обсягів перевезень, а отже скороченні часу простоїв транспортних засобів.

Поліпшення використання основних фондів і виробничих потужностей залежить значною мірою від кваліфікації кадрів, особливо від майстерності робітників, що обслуговують машини, механізми, агрегати й інші види виробничого устаткування.

Відомо, що від досконалості системи морального і матеріального стимулювання в значній мірі залежить рівень використання виробничих потужностей і основних фондів. Аналіз техніко-економічних показників промислових підприємств, що працюють у нових умовах планування й економічного стимулювання, свідчить, що новий економічний механізм, у тім числі введення плати за виробничі фонди, перегляд гуртових цін, застосування нового показника для визначення рівня рентабельності, створення на підприємствах заохочувальних фондів, сприяють поліпшенню використання основних виробничих фондів.

Будь-який комплекс заходів щодо поліпшення використання виробничих потужностей і основних фондів, повинен передбачати забезпечення зростання обсягів виробництва продукції насамперед за рахунок більш повного й ефективного використання внутрішньогосподарських резервів і шляхом більш повного використання машин і устаткування, підвищення коефіцієнту змінності, ліквідації простоїв, скорочення термінів освоєння знову введених у дію потужностей, наступної інтенсифікації виробничих процесів.

Величезне значення в поліпшенні використання основних фондів і виробничих потужностей має матеріальне стимулювання робітників.

Але перш за все необхідно налагоджувати продуктивну економічну діяльність. Адже в умовах простою у виробництві, показники ефективності використання основних фондів, як і інші групи економічних показників мають «негативний» відтінок. Крім того основні фонди мають властивість зношуватись і тоді, коли вони не використовуються. І тому в результаті простою підрозділ зазнає значних збитків.



Висновки

Виробничо-господарська діяльність підприємств забезпечується не тільки за рахунок використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, але й за рахунок основних виробничих фондів.

Основні засоби відіграють величезну роль у процесі виробництва, тому що вони у своїй сукупності утворюють виробничо-технічну базу й визначають виробничу міць підприємства.

Відповідно до проведених досліджень на ТОВ «Хартрансавто» можна зробити наступні висновки.

Бухгалтерский облік ведеться на основі Положень (стандартів) бухгалтерського обліку, затверджених приказами Міністерства фінансів України. Основою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

В ході аналізу діяльності ТОВ «Хартрансавто» та самостійного здійснення елементів аудиту основних засобів (зовнішній аудит на підприємстві не проводиться) було розраховано основні показники діяльності підприємства за 2008-2009 роки.

Так, у 2009 р. радикально знизився вантажообіг на ТОВ «Хартрансавто». Порівняно із 2008 р. обсяг вантажних перевезень у натуральному вимірюванні зменшився майже на 30% при практично незмінній чисельності працівників підприємства. При цьому прибуток підприємства від послуг перевезення зменшився майже у тричі.

Резервами зростання прибутку від операційної діяльності ТОВ «Хартрансавто» є: додатковий прибуток за рахунок збільшення обсягів перевезень та зниження собівартості перевезень шляхом попередження:

- непродуктивних витрат загальновиробничого характеру та ін.;

- скорочення адміністративних витрат;

- підвищення якості послуг перевезення.

Позитивним у діяльності підприємства є погашення наприкінці 2009 р. дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги у сумі 765 тис. грн., а також відсутність кредиторської заборгованості за товари, роботи і послуги, для попередження виникнення яких у 2008 р. було взято короткотерміновий кредит у сумі 267 тис. грн. У 2009 р. короткострокова заборгованість перед банками зросла ще на 245 тис. грн. і склала 512 тис. грн.

Щодо основних фондів, то їх структура на протязі аналізованих років істотно не змінилася, хоча, щодо абсолютних показників, то відбулося істотне зменшення основних засобів на 3236,3 тис. грн., що пов'язано із зносом та вибуттям основних фондів.

Для забезпечення відтворення основних виробничих фондів важливе значення має вивчення їх стану та ефективності використання.

За даними аналізу фондомісткість зростає, а фондовіддача зменшується, отже, цей негативний факт свідчить про неефективність використання основних засобів.

Коефіцієнт реальної вартості основних виробничих фондів у майні підприємства становить 0,4, це означає, що реальний виробничий потенціал підрозділу низький і треба терміново шукати кошти для поліпшення становища.

Коефіцієнт зносу швидко зростає і становить у 2009 р. 0,62. Цей показник характеризує частку вартості основних фондів, що її списано на витрати виробництва в попередніх періодах. Відповідно, коефіцієнт придатності істотно зменшується до 0,38.

Негативною в діяльності підприємства є ситуація, коли вартість вибулих основних фондів перевищує вартість уведених в дію основних фондів. Для аналізу руху основних фондів розраховується коефіцієнт приросту основних фондів, за 2008 та 2009 р. цей показник мав від'ємне значення, що свідчить про те, що оновлення та приріст основних фондів на підприємстві відсутній.

Рентабельність основних виробничих фондів показує скільки відсотків балансового прибутку отримує підрозділ на одиницю основних виробничих фондів. Цей показник з 4,08% у 2008 р. знизився до 1,24% у 2009 р., що пояснюється одночасним зменшенням прибутку та зростанням вартості основних фондів в наслідок їх індексації у 2008 р.

Таким чином, проведений аналіз свідчить, про неефективне використання основних фондів на підприємстві та наявність тенденції до швидкого застарівання основних фондів через низький рівень їх оновлення.

У ході опитування керівництва підприємства були отримані дані про загальний стан підприємства (стан незадовільний), про стан основних засобів (значна частина основних засобів практично повністю зношені, багато об'єктів морально й фізично застаріли, підприємство планує реалізувати ті основні засоби, які воно не використовує у виробничій діяльності). Ця інформація повністю підтвердилася в ході аналізу.