Автоматизация операций по начислению заработной платы в ЗАО "Мостоотряд № 9"

Получила дальнейшее развитие производственная база Мостоотряда, построен современный бетонный завод с обогатительной фабрикой, автоматизированная котельная, новый арматурно-формовочный цех с пропарочными камерами, здание деревообрабатывающего цеха. В общей сложности Мостоотряд имеет капитальную производственную базу площадью 7,36 гектара с полигоном по выпуску сборных железобетонных изделий мощностью 3 тысячи кубометров в год. За успешное выполнение заданий, достижение высоких производственных показателей Мостоотряд № 9 неоднократно выходил победителем во всесоюзном и отраслевом соревнованиях среди мостостроительных подразделений, а работники коллектива награждены государственными наградами, ведомственными знаками, почетными грамотами.

С переходом экономики на рыночные отношения коллектив сумел сохранить производственный потенциал. И с каждым годом поступательно наращивает объемы строительно-монтажных работ.

Введены в действие мосты через реки Тунтсайоки, Витте, Териберку в Мурманской области; Вагу, Нюму, Кодиму, Пую, Вель, Лесную, Мошу, Большую и Малую Юру с путепроводом через железную дорогу Архангельск - Карпогоры в Архангельской области; введен в строй внеклассный автомобильный мостовой переход через реку Северную Двину в городе Котласе в рамках Северного транспортного коридора Финляндия - Каргополь - Котлас - Сыктывкар. Выполнен комплекс работ по ремонту совмещенного моста через Северную Двину в Архангельске. Таким образом, архангельские мостостроители продолжают накапливать уникальный опыт. А Мостоотряд № 9 может по праву считаться самым предпочтительным подрядчиком для строительства подобных объектов в условиях Крайнего Севера.

Располагая собственной промышленной базой, Мостоотряд № 9 выпускает бетон и железобетонные конструкции, производит конструкции для малого и среднего домостроения.

Будущее потребует от Мостоотряда № 9 конкурентоспособности и мощного технического потенциала. На карте Архангельской области немало мостов, нуждающихся в капитальном ремонте. Понадобится строить и новые. Но Мостоотряд № 9 нацелен и на другие регионы России. Еще не все мосты через Волгу, через большие и малые российские реки построены.

Сегодня коллектив Мостоотряда № 9 с оптимизмом смотрит в будущее и готов участвовать в строительстве искусственных инженерных сооружений любой степени сложности. Он обладает для этого достаточным производственно-техническим потенциалом, грамотным инженерно-техническим персоналом, квалифицированными кадрами рабочих.

2.2 Технико-экономическая характеристика предприятия

ЗАО «Мостоотряд №9» является юридическим лицом, зарегистрированным в городе Архангельске.

Предметом деятельности общества является проектирование, строительство, эксплуатация, реконструкция и ремонт мостовых переходов, причалов, путепроводов; монтаж металлических строительных конструкций; производство товарного бетона и изделий из него, производство бетонных и железобетонных работ

Численность работающих Мостоотряда №9 составляет 398 человек.

Основными покупателями и заказчиками Мостоотряда №9 являются ГУ Архангельскавтодор, ГУ Мурманскавтодор, ОАО «СЦБК» и другие.

«Мостоотряд №9» - ведущая компания в области мостостроения. В наличии Мостоотряда собственная производственная база с полигоном по выпуску ЖБИ и металлических конструкций. База обеспечена авто-и- железнодорожными подъездными путями.

Контроль качества осуществляет испытательная лаборатория с высококвалифицированными специалистами по различным способам контроля железобетонных и металлических конструкций, по материаловедению и сварке, а также главный специалист по металлам и сварке, главный специалист по антикоррозийной защите и независимая структура - Мостовая инспекция.

Перспективным направлением для компании является промышленное и гражданское строительство. Мостостроительный отряд выполняет функции генподрядчика и субподрядчика, оказывает услуги по изготовлению конструкций. Освоен выпуск большого комплекса типовых и индивидуальных железобетонных, бетонных изделий:

блоки бетонные для стен и подвалов;

дорожные плиты;

плиты фундаментов;

балконные плиты (в том числе индивидуальные);

лестничные площадки;

перемычки всех типов;

промзабор;

сваи цельные и составные;

лестничные марши, плиты перекрытия для индивидуальных проектов.

Компания ведет активную работу на объектах гражданского строительства. Строители Мостостроительного отряда №9 выполняют свайные работы:

погружение свай, свай-оболочек;

устройство шпунтовых стенок;

устройство набивных и буронабивных свай;

устройство свайных фундаментов в вечномерзлых грунтах;

Немаловажно отметить, что именно нашей компанией были внедрены новые методы погружения свай в Архангельской области. В частности, при устройстве фундаментов на ДЦП-4 АЦБК был применен метод погружения свай гидромолотом. Также строителями компании освоен еще один метод погружения с использованием вибропогружателя, что актуально для строительства в городской черте вблизи ветхого жилья.

«Мостостроительный отряд№9» специализируется на очистке и антикоррозийной защите металлов, трубопроводов, металлических, бетонных, железобетонных поверхностей, эксплуатирующихся в агрессивных средах. Выполняет антикоррозийную обработку всех типов сооружений из металла и бетона. Мостоотряд осуществляет сдачу в аренду автомобильной техники и грузоподъёмных механизмов.

Мостоотряд №9 имеет несколько структурных подразделений, которые выполняют определенные функции и задачи.

Организационная структура Мостоотряда №9 представлена на рис. 2.1.

Рис.2.1 Организационно-управленческая структура ЗАО «Мостоотряд №9»

Генеральному директору общества непосредственно подчиняются главный инженер, главный бухгалтер, заместитель по производству и финансовый отдел.

Задачи по подготовке проектной документации и осуществлению контроля за производством, возложены на производственно-технический отдел. ПТО является самостоятельным структурным подразделением Мостоотряда №9 и подчиняется главному инженеру.

Отдел главного механика (ОГМ) отвечает за приобретение техники и контролирует её состояние, а также организует доставку техники на объекты работ. ОГМ подчиняется заместителю по производству.

Сметно-договорной отдел (СДО) подчиняется финансовому отделу. К задачам СДО относятся: заключение договоров с заказчиками, контроль за соблюдением договорных условий, составление и расчет смет на заказы.

Отдел подготовки производственных работ (ОППР) - ведет работу по снабжению предприятия необходимыми для производства ресурсами.

Отдел кадров - ведет работу по подбору квалифицированного персонала для организации.

Главный энергетик отвечает за снабжение и контроль электроэнергии на объектах.

Главный бухгалтер обеспечивает организацию бухгалтерского учета в Мостоотряда №9. Главный бухгалтер контролирует:

а) соблюдение правил оформления документов;

б) правильность расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины;

в) соблюдение установленных правил проведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств;

г) взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины.

На предприятии бухгалтерский учет осуществляется силами бухгалтерии, численность которой составляет 7 человек (главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, кассир, 2 бухгалтера расчетной части и 2 бухгалтера по операциям).

Бухгалтерский учет осуществляется согласно Положению о бухгалтерской службе и должностных инструкций работников бухгалтерии в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» [23], Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ [25], Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ), Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению [24] .

Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме учета, в электронном виде с использованием программы автоматизации бухгалтерского учета «1С: Предприятие 7.7».

Бухгалтерский учет ведется согласно учетной политики [28], утвержденной на предприятии на 2010 год приказом № 25 от 31.12.2009 года.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, в том числе начисление и выплату заработной платы, осуществляется в рублях и копейках.

Для документального отражения хозяйственных операций в соответствии с Законом о бухгалтерском учете, применяются унифицированные формы первичных документов. Формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы для внутренней бухгалтерской отчетности утверждены начальником организации по согласованию с главным бухгалтером отдельным распорядительным документом. При этом формы разработанных первичных документов содержат все обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете [23] .

На предприятии установлены правила документооборота, нормы работы с первичными документами, порядок контроля за хозяйственными операциями. Согласно этого документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписываются генеральным директором и главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами (заместителями генерального директора и главного бухгалтера). К таким операциям относят операции по движению наличных и безналичных средств, денежных документов, ценных бумаг, финансовых вложений, финансовых кредитных операций, займов, проведения расчетов не денежными средствами.

В организации утверждены график документооборота, порядок создания первичных документов, перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете. В соответствии с Налоговым кодексом РФ [21] установлены сроки хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности.

Документооборот, а также строгое соблюдение графика движения документов являются основой успешной организации бухгалтерского учета на предприятии.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности на предприятии согласно учетной политики проводится инвентаризация активов и обязательств, для проведения которой созданы рабочие инвентаризационные комиссии под руководством главных специалистов. Инвентаризация денежных средств, денежных документов и ценных бумаг проводится ежемесячно. Руководителем предприятия определены конкретные сроки инвентаризации, а также списки материально-ответственных лиц, при смене которых инвентаризация проводится обязательно.

2.3 Краткая характеристика отдела «Расчётная часть»

Данный отдел был создан для того, чтобы разгрузить и облегчить работу бухгалтерии. В отделе работают 2 бухгалтера.

Бухгалтера выполняют работу по ведению бухгалтерского учета на предприятии, обязательств и хозяйственных операций:

- учет и налогообложение расчетов с персоналов по оплате труда,

- учет и налогообложение расчетов по внебюджетным платежам,

- учет и налогообложение по социальному страхованию и обеспечению,

- учет расчетов по возмещению вреда причиненного здоровью на производстве,

- осуществляют обработку правильно составленных, проверенных и утвержденных в установленном порядке документов, служащих основанием для начисления всех видов оплаты труда и пособий, производят полный расчет заработной платы с удержанием обязательных платежей и прочих удержаний,

- составляют свод начисления заработной платы и удержаний по ней, распределение заработной платы по статьям затрат, по видам производств,

- представляют декларацию по страховым взносам в ФСС по г. Архангельску, «Сведения о доходах с физических лиц» по форме 2-НДФЛ.; предоставляет отчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды,

- составляют и предоставляют в Управление ПФ РФ г. Архангельск индивидуальных (персонифицированных) сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах по каждому застрахованному лицу (работнику) в соответствии с действующим законодательством РФ,

- ведение учета осуществляет с обязательным применением утвержденных типовых унифицированных форм, осуществляет контроль за своевременностью и качеством составления первичных учетных документов и передачей их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете;

- составляют бухгалтерские формы отчетности в части своих должностных обязанностей

- обеспечивают руководителей, кредиторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по своему участку учета

-следят за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;

- участвуют в проведении экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии;

принимают участие в составлении бухгалтерской и статистической отчетности в части, относящейся к их обязанностям.

2.4 Программное обеспечение на предприятии

На предприятии для начисления заработной платы установлено программное обеспечение 1С Зарплата и Управление персоналом 8. В программе параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный.

Программа 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 полезна всем работникам предприятия. Руководство может иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.

Кадровая служба имеет ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники предприятия уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионном фонде и т.д.

Представление регламентированной отчетности в государственные органы гораздо менее трудоемкий процесс. Особенно это касается сведений для персонифицированного учета Пенсионного фонда и отчетности по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ).

1С Зарплата и Управление Персоналом 8 создана на технологической платформе нового поколения 1С Предприятие 8, которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений.

С целью ведения бухгалтерского учета обеспечена совместная работа программы 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 с программой 1С Бухгалтерия 8.

1С Зарплата и Управление Персоналом 8 содержит усовершенствованный механизм учета использования рабочего времени с поддержкой:

-индивидуальных графиков работы, включая "скользящие", а также сводных индивидуальных графиков;

-ввода подробных и/или сводных табелей учета рабочего времени как первичных документов, данные которых используются далее при начислении зарплаты;

-оплаты почасовых невыходов, например, внутрисменных простоев специализированными документами.

В 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 реализована мощная подсистема кадровой аналитической отчетности, включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению работников и наглядные диаграммы отпусков. Реализованы все унифицированные формы по учету труда, включая формы Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54.

Конфигурация программы позволяет практически полностью автоматизировать работу бухгалтеров-расчетчиков заработной платы и работников кадровой службы на предприятии с составлением всех необходимых первичных документов. Здесь предусмотрены основные системы оплаты труда: тарифная (повременная и сдельная), бестарифная, работа по договорам подряда и прочие.

Программа позволяет вести учет использования рабочего времени, автоматизировать расчет различных видов начислений и удержаний. Результатом расчета являются необходимые кадровые сведения, налоговая отчетность, расчетные листки и расчетные ведомости. Кроме этого, по результатам проведенных расчетов формируются данные для передачи в ИФНС, в фонд социального страхования и в Пенсионный фонд.

Программа 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 автоматизирует:

- расчет заработной платы;

- управление финансовой мотивацией персонала;

- исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

- отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;

- управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование;

- учет кадров и анализа кадрового состава;

- автоматизация кадрового делопроизводства;

- планирование потребностей в персонале;

- обеспечение бизнеса кадрами;

- управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.

Прикладные решения, разработанные на платформе "1С: Предприятие 8", отличает эргономичный интерфейс, развитые средства построения экономической и аналитической отчетности, принципиально новые возможности анализа и поиска информации, высокая масштабируемость и производительность, современные подходы к интеграции, удобство администрирования системы.

"1С: Предприятие 8" поддерживает работу с различными СУБД - файловый режим, MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2. Сервер "1С: Предприятия 8" может функционировать как в среде MS Windows, так и в среде Linux. Это обеспечивает возможность выбора при внедрении архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

В 1С: Зарплата и управление персоналом 8 поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Решения 1С: Зарплата и управление персоналом 8 соответствуют требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О защите персональных данных". В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными, в частности, доступ и отказ в доступе к персональным данным, включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.

Удобные и гибкие механизмы настройки отчетов позволяют получать полную и достоверную информацию в самых различных аналитических разрезах для различных категорий пользователей: руководства, службы управления персоналом, кадровой службы и других.

Рис.2.2 Место "1С: Зарплата и управление персоналом 8" в общей системе управления предприятием

2.5 Структура документооборота и первичные документы для начисления заработной платы на предприятии

Объектом рассмотрения данной работы является начисление заработной платы в ЗАО «Мостоотряд №9». Рассмотрим документооборот для начисления зарплаты на предприятии.

Перед начислением должен быть введен кадровый учет, то есть, заполнены все сведения о сотрудниках (рис.2.3), оформлен их прием на работу (согласно заявления работника, завизированного директором предприятия), каждому составлен трудовой договор.

После чего в информационной базе отражается факт приема работника и выводят приказ о приеме на работу.

Рис.2.3 Заполнение сведений о сотрудниках предприятия

Если возникает необходимость перевода работника на новую должность (рис.2.4), повышение ему оклада, перевода из одного подразделение в другое, то отдел кадров также готовит приказ, занося его в информационную базу.

При уходе работников в отпуск они приносят заявления согласно графика отпусков в отдел кадров; заявления визируются и утверждаются директором предприятия, после чего отдел кадров в «Кадровом учете» делает приказ на отпуск работника и отдает приказ в расчетную часть для начисления отпускных. Этим же документом оформляется отпуск на несколько сотрудников (рис.2.5).

После нахождения на больничном работники приносят больничные листы в отдел кадров, где больничные проверяют на правильность заполнения, заполняют страховой стаж работника, заносят в информационную базу и передают в расчетную часть для начисления выплаты по больничному листу.

Рис.2.4 Заполнение кадрового перемещения сотрудника предприятия

Рис.2.5 Заполнение ежегодного оплачиваемого отпуска работнику

Мастера, начальники участков и отделов составляют рапорта на премирование работников, рапорта утверждаются директором и передаются в отдел кадров, где издаются приказы согласно «Положения о премировании» и передаются в расчетную часть для начисления.

Отдел кадров издает приказы на работников на различные стимулирующие выплаты и вознаграждения и передает их в расчетную часть для начисления.

При отправке сотрудников в командировки отдела кадров издает приказы, которые поступают в расчетную часть. Общая бухгалтерия проводит авансовые отчеты работников по командировкам, делает соответствующие проводки и передает данные в расчетную часть для начислений и удержаний по командировкам.

Юридическая служба предприятия составляют договора - подряда с работниками, подписывают с 2-х сторон договора и акты выполненных работ. По условиям договоров расчетная часть начисляет ЗП.

Работники приносят в общую бухгалтерию справки с чеками о прохождении медицинского осмотра вместе с заявлениями, заверенными отделом кадров. Бухгалтерия обрабатывает данные документы, делает соответствующие проводки и дает данные в расчетную часть для начисления.

Мастера, начальники отделов и участков составляют рапорта на работников предприятия на работу в праздничные и выходные дни, работу в ночные часы, рапорта о сверхурочной работе согласно табелей учета рабочего времени. Данные рапорта утверждаются директором, поступают в отдел кадров для издания приказа, после чего в расчетную часть для начислений и доплат согласно трудовому кодексу.

Табеля учета рабочего времени заполняют мастера на участках и начальники отделов, подписывают и сдают для проверки в финансовый отдел, после чего они поступают в расчетную часть, где табеля заносятся в информационную базу для начисления заработной платы.

После регистрации в общем отделе в расчетную часть для удержаний с работников поступают различные исполнительные листы, штрафы, алименты и другие документы на удержание.

При увольнении работника он пишет заявление в отдел кадров. Данное заявление регистрируется, визируется, издается приказ на увольнение, заносится в информационную базу и передается в расчетную часть для расчета работника при увольнении и начисления за неиспользованный отпуск.

После заполнения кадровой информации можно приступать непосредственно к начислению заработной платы, перейдя в интерфейс «Расчет зарплаты организаций».

После начисления заработной платы:

1. Составляются различные отчеты по заработной плате: расчетные листки и расчетные ведомости, электронные файлы в банк для перечисления заработной платы, свод начислений зарплаты, свод начислений и удержаний по предприятию, отчет по исполнительным листам (свод удержанных сумм с работников), отчет - анализ задолженности предприятия перед работниками.

2. Начисляются страховые взносы во внебюджетные фонды: Пенсионный фонд (накопительная и страховая части), Фонд социального страхования и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования.

3. Начисляются налог на доходы физических лиц (НДФЛ).

4. Формируются проводки и выгружаются данные в общую бухгалтерскую программу для последующей обработки.

5. Формируется отчетность по налогам и взносам:

- анализ начисленных налогов и взносов (68 и 69 счета);

- отчет по учету сумм страховых вносов на обязательное пенсионное страхование;

- расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам, Форма-4 ФСС РФ (ежеквартальная);

- сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (к годовому отчету);

- ежеквартальный отчет в Пенсионный фонд - Персонифицированный учет работников предприятия (ведется с помощью ряда справочников, документов, регистров и отчетов);

- регламентированная отчетность по НДФЛ в налоговые органы (2- НДФЛ 1 раз в год).

6. Формируется ежемесячная внутренняя отчетность для управления предприятия и директора.

Программный комплекс «СБиС++ Электронная отчетность» предназначен для налогоплательщиков, отправляющих отчетность в налоговый орган и др. внебюджетные фонды в электронном виде.

Автоматизированная система «СБиС++ Электронная отчетность» осуществляет электронный документооборот по отправленному документу: получение квитанции о приеме, протокола проверки документа налоговым органом, подтверждения специализированного оператора связи; формирование и отправка подтверждений налогоплательщика.

Наряду с федеральной отчетностью поддерживаются формы региональной отчетности. Передача документов происходит с использованием средств ЭЦП и шифрования информации.

На настоящее время система поддерживает обработку следующих видов документов:

- регламентированная бухгалтерская и налоговая отчетность;

- формализованный запрос (заявление) о предоставлении информационной выписки с лицевого счета налогоплательщика;

справка о доходах физического лица формы 2-НДФЛ;

документ произвольного формата (произвольный файл).

3. Автоматизация операций по начислению зарплаты в ЗАО «Мостоотряд №9»

Рассмотрим начисление заработной платы в ЗАО «Мостоотряд №9 в интерфейсе «Расчет зарплаты организаций».

Учет рабочего времени ведется методом отклонений. То есть работникам назначаются графики работы, и, предполагается, что каждый работник работает по своему графику, отрабатывая каждый положенный день и час.

Оплата отработанного по графику времени начисляется с помощью документа «Начисление зарплаты работникам организации».

Отклонения от графика работы фиксируются с помощью специальных документов отклонений. Перечислим самые основные из них:

- начисление отпуска работникам организации;

- начисление по больничному листу;

- оплата по среднему заработку;

- начисления по командировкам и др.

Перед выполнением расчета и начисления зарплаты в течение текущего расчетного периода необходимо зафиксировать в системе все имеющиеся документы-отклонения.

Только после ввода этих документов можно производить расчет оплаты отработанного по графику работы времени. Таким образом, документ «Начисление зарплаты работникам организации» должен быть последним оформляемым документом по расчету заработной платы (рис. 3.1).

Ввод кадровых документов		Ввод расчетных документов		Начисление зарплаты

Рис.3.1 Последовательность ввода документов

Рассмотрим на примере работу этих документов подробнее

3.1 Ввод документов-отклонений для расчета зарплаты

Рассчитаем отпуск работнику и произведем начисления по больничному листу.

Начисление оплаты отпусков работникам предприятия оформляется документом «Начисление отпуска работникам организации».

Откроем список начисления отпусков. Номер документа не указываем - программа автоматически присвоит номер при сохранении. В поле «Работник» выбираем фамилию работника, далее на закладке «Условия» в группе «Ежегодный оплачиваемы отпуск» заполняем период отпуска работника. Количество дней отпуска программа рассчитает сама. Автоматически программа устанавливает порядок расчета отпуска «По календарным дням» (рис.3.2).

Рис.3.2 Начисление отпуска работникам организации (закладка «Условия»)

Переходим на закладку «Расчет среднего заработка (по календарным дням)», на которой заполняются данные для расчета среднего заработка. Если в программе есть данные по расчетам зарплаты за месяцы, предшествующие месяцу отпуска, то программа сама сделает расчет при нажатии кнопки «Рассчитать средний заработок» (рис.3.3).

Рис.3.3 Начисление отпуска работникам организации (закладка «Расчет среднего заработка»)

Если же данных в базе нет, то их нужно заполнить вручную. Если у работника еще нет отработанных месяцев, то расчет среднего заработка производим из оклада. После чего программа выполнит расчет и заполнит список, в котором отразит сумму отпускных. Теперь документ сохраняем и проводим.

По документу «Начисление отпуска работникам организации» можно распечатать записку расчет о предоставлении отпуска работнику и расчет среднего заработка.

Далее рассмотрим начисление оплаты больничного листа работнику предприятия, которое производится документом «Начисление по больничному листу» в меню Расчет зарплаты - неявки - больничные листы (рис.3.4).



Рис.3.4 Документ «Начисление по больничному листу»

В списке начислений по больничным листам откроем новый документ, номер программа присвоит автоматически. В поле «Работник» выберем фамилию работника для начисления отпуска. На закладке «Условия» выберем причину нетрудоспособности - заболевание или травма. В группе «Освобождение от работы» указываем период нетрудоспособности. Программа рассчитает количество дней (поле «Оплачивать»). В группе «Размер пособия» указываются условия оплаты больничного листа работника. Далее выполняем расчет среднего заработка, чтобы заполнить список расчетов. Затем, как и в примере оплаты отпуска, вручную заносим данные за предыдущий период, проставляем оклад и количество рабочих дней. Перейдем на закладку «Оплата» и выберем вариант «рассчитать начисления». После записи документа программа выполнит расчет, и на закладке «Оплата» появится запись с результатом расчета (рис.3.5). Документ проведем.



Рис.3.5 Начисление по больничному листу

По документу «Начисление по больничному листу» можно распечатать расчет среднего заработка и оборот листка нетрудоспособности.

Теперь отправим работника в командировку. В соответствие с ТК РФ работнику предоставляются гарантии и компенсации при направлении в командировку. В частности, за работником сохраняется средний заработок. Его мы и рассчитаем и соответствующим образом учтем в программе время командировки.

В интерфейсе «Кадровый учет организаций» в меню «Кадровый учет»- «Занятость» - «Командировки» вводится новый документ «Командировка». Заполняются реквизиты (место назначения, организацию, период) согласно нашим условиям. Номер документу программа присваивает автоматически при сохранении. Через кнопку «Добавить» в поле «Работник» выбирают сотрудника, после чего документ сохраняют и проводят. И в списке командировок появляется созданный документ. Программа позволяет распечатать приказ и командировочное удостоверение.

Далее в интерфейсе «Расчет зарплаты организаций» делаем расчет командировочных для работника. Начисление оплаты по среднему заработку работнику оформляем документом «Оплата по среднему заработку». Выполним команду меню «Расчет зарплаты» - «Неявки» - «расчет по среднему заработку» (рис.3.6).



Рис.3.6 Меню «Оплата по среднему заработку»

Вводим новый документ, номер программа присвоит автоматически при сохранении, дата и месяц заполняются автоматом. Указываем работника и период оплаты. Процент оплаты оставляем 100% и выбираем вид расчета «Оплата по среднему заработку». В документе будут две закладки: начисления, где будет отражен результат начисления после расчета, и расчет среднего заработка, где отражаются данные для расчета среднего заработка (так же как в начислении по больничному листку и в начислении отпуска).

Если в программе есть данные за предшествующие периоды, то кнопка «Рассчитать» позволит ввести их в документ автоматически. После расчета документ сохраним. Программа заполнит таблицу данными для расчета среднего заработка. В конце списка видов заработка увидим сумму оклада работника и количество отработанного им времени. Теперь рассчитаем оплату дней командировки работника на закладке «Начисления» через кнопку «Рассчитать», выбрав вариант «Рассчитать начисления». Документ сохраним, после чего в таблице начислений будет отображена строка с результатом расчета (рис.3.7). Документ сохраним и проведем.



Рис.3.7 Оплата по среднему заработку при командировке

Теперь проведем в программе документ по увольнению работника. После занесения операций в интерфейсе «Кадровый учет организаций» произведем расчет выплат работнику при увольнении в интерфейсе «Расчет зарплаты организаций».

В меню «Расчет зарплаты» выбираем «Первичные документы» - «Расчет при увольнении работника» (рис.3.8) введем новый документ.

Рис.3.8 Меню «Расчет при увольнении работника»

Выберем работника. В группе «Приказ на увольнение» в поле «Основание» выбираем наш приказ. Поле с датой увольнения программа заполнит сама. В группе «Компенсации при увольнении» укажем количество дней, за которые надо рассчитать пособие, и заработок на время трудоустройства (если надо). В данном примере укажем только количество дней, за которые выплатим работнику пособие. Укажем характер компенсации, период работы «Компенсировать за неиспользованный». Выберем порядок расчета «По календарным дням» и количество дней, за которые компенсируется отпуск.

В документе увидим две закладки для расчета среднего заработка: расчет среднего заработка и расчет среднего заработка для отпуска. На первой будет рассчитан размер среднего заработка по алгоритму расчета для компенсации при увольнении и сохраняемого заработка, а на второй - по алгоритму для отпуска (по календарным дням).

Рассчитаем только компенсацию отпуска работнику. На закладке «Расчет среднего заработка для отпуска» как и в случае с оформлением командировки заполним данные о заработке автоматически через кнопку «Рассчитать», выбрав вариант «Рассчитать средний заработок».

Документ сохраним, и программа заполнит таблицу данными для расчета среднего заработка. В конце списка видов заработка увидим сумму начисленного оклада работника, и количество отработанного им времени.

На закладке «Начисления» производим расчет зарплаты через кнопку «Рассчитать», выбрав вариант «Рассчитать начисления». Документ сохраним.

В таблице отобразятся строки с результатами расчетов (рис.3.9). Сохраним и проведем документ. В списке расчетов при увольнении появится созданный документ.

Из программы можно распечатать расчет среднего заработка и записку - расчет.



Рис.3.9 Расчет при увольнении

3.2 Начисление и выплата зарплаты

После того, как в базе будут зарегистрированы все отклонения от графика работы, нужно будет произвести расчет оплаты труда работников предприятия. Программа на основе тарифных ставок, графиков работ, а также зарегистрированных отклонений рассчитает количество отработанного времени для каждого работника и сделает начисления.

Начисление зарплаты производится документом «Начисление зарплаты работникам организаций». Откроем список начислений зарплаты в меню «Расчет зарплаты» - «начисление зарплаты».

Документ «Начисления зарплаты работникам организации» вводится при расчете месяца в последнюю очередь и делает окончательный расчет всех начислений и удержаний работников, включая НДФЛ.

Для правильного начисления налога необходимо ввести данные о вычетах работников. Это делается в списке сотрудников организации в меню «работники» - «Сотрудники организации». В данных работника есть два поля для ввода информации о стандартных и имущественных вычетах. Вводим информацию и сохраняем ее. В форме работника отобразится информация о стандартных налоговых вычетах - сохраним ее.

После этого можно приступить к расчету начислений в программе. Вернемся к документу «Начисление зарплаты работникам организаций».

Обязательно должны быть заполнены следующие поля: организация, месяц начисления, режим начисления (текущий месяц), за период с__ по__. Проверим их правильность.

Заполним таблицу документа на закладке «Основные начисления». Именно здесь производится расчет основной оплаты работников (оклад). Нажимаем кнопку «Заполнить» и выбираем «По всем работникам». Документ запишем (рис. 3.10).

Рис.3.10 Документ «Начисление зарплаты» закладка «Основные начисления»

После автоматического заполнения мы увидим список всех работников нашей организации с заданными им значениями окладов.

Теперь произведем расчет документа, то есть рассчитаем суммы начислений пропорционально отработанному времени. Нажмем кнопку «Рассчитать» и выберем вариант «Рассчитать (полный расчет)» и запишем документ.

Программа рассчитает документ полностью - все начисления и удержания работников за текущий месяц. В списке основных начислений заполнятся следующие колонки: результат, дней/часов отработано, оплачено дней/часов. Это результат расчета сумм к начислению работников с учетом введенных в базу документов по отклонениям от рабочего графика - отпуска, больничные.

При расчете документа программа заполнила строки списком работников нашей организации и рассчитала НДФЛ для каждого. В таблице отражены налоги на доходы физических лиц (по ставке 13%) за период, соответствующий значению реквизита - «Период регистрации» (рис.3.11).

После этого документ сохраняем и проводим.

Рис.3.1 Документ «Начисление зарплаты» закладка «НДФЛ»

При расчете НДФЛ в документе собираются не только сведения о доходах, которые указаны в таблицах «Основные начисления» и «Дополнительные начисления», но все сведения о доходах по физическим лицам, которые были зарегистрированы другими документами в период регистрации, указанном в документе.

Данный документ был последним по расчету начислений работников. Поэтому, если после расчета начислений этим документом мы будем вносить какие-то изменения данных для расчета за этот месяц, например, изменим период отпуска работнику, то обязательно нужно вернуться в уже сохраненный документ «Начисление зарплаты», перезаполнить его, снова рассчитать и сохранить.

Далее начисленные работникам суммы нужно выплатить. Рассмотрим, как нужно выплатить зарплату наличными деньгами через кассу. Для оформления начисленной зарплаты к выплате нужно сформировать документ «Зарплата к выплате организаций». Откроем список зарплаты к выплате в меню: «Расчет зарплаты» - «Касса и банк» - «зарплата к выплате» (рис.3. 12).

Рис.3.12 Меню «Зарплата к выплате»

Введем новый документ «Зарплата к выплате организаций». Номер программа автоматически присвоит при сохранении. Дата документа и поля «Месяц начисления», «Организация», «Способ выплаты» и «Выплачивать» уже заполнены автоматически. Внесем список работников при помощи кнопки «Заполнить», выбрав вариант заполнения «Списком работников». Программа откроет окно для указаний отбора условий работников. Нажмем кнопку «Выполнить». В списке отобразятся все работники организации. Для расчета сумм к выплате работникам воспользуемся кнопкой «Рассчитать», выбрав вариант «К выплате за месяц». Запишем документ, и программа заполнит для каждого работника сумму, причитающуюся к выплате (за вычетом НДФЛ).

Через меню «Печать» получим расчетно-платежную ведомость, в которой работник расписывается в получении денег. Затем эти сведения переносим в документ «Зарплата к выплате организаций». Для того чтобы зафиксировать в документе факт получения работником денег, нужно в колонке «Отметка» установить значение «Выплачено». Если все работники получили зарплату, то эту отметку можно заменить автоматически через команду меню «Заменить отметку на__» - «Выплачено». Отметка будет изменена у всех работников, которые были перечислены в списке. Если же требуется изменить отметку только у некоторых работников, то нужно, дважды щелкнув мышью на нужной отметке, выбрать новое значение из списка.

После того, как нужные отметки о получении зарплаты установлены, нужно сохранить данные кнопкой «Записать». Далее на основании ведомости надо сформировать расходный кассовый ордер через меню «Действия» - «На основании» - «Расходный кассовый ордер». Программа автоматически подберет в расходный кассовый ордер нашу еще неоплаченную ведомость и внесет в таблицу данные о документе «Зарплата к выплате».

При сохранении расходного кассового ордера программа автоматически произведет изменения в документе «Зарплата к выплате». После оплаты ведомости расходным кассовым ордером никакие изменения в нее программа уже внести не даст. Расходный кассовый ордер можно распечатать через меню «Печать»

После начисления заработной платы сформируем «Расчетную ведомость» в меню «Расчеты» - «Расчетная ведомость по форме Т-51».

Убедимся в выбранном периоде расчета и нажмем кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет, который можно будет распечатать (приложение 1).

Кроме данной унифицированной формы можно получить ведомость в произвольной форме.

Для распределения зарплаты, перечисленной в банк, по карточным счетам работников, предлагается специальный механизм обмена информацией, разработанный фирмой "1С" совместно со Сбербанком РФ. Обмен данными о перечисляемых суммах заработной платы происходит с помощью файлов формата XML. Предлагаемый механизм позволяет в электронном виде передать в банк информацию, необходимую для открытия карточных счетов работника, получить из банка подтверждение об их открытии с необходимыми параметрами карточных счетов работников организации, и затем организовать регулярное зачисление зарплаты на карточные счета.

3.3 Отчеты по зарплате

Сформируем «Расчетные листки» в меню «Отчеты» - «Расчетные листки». Убедимся в выбранном периоде расчета и нажмем кнопку «Сформировать». Программа также сформирует отчет, содержащий расчетные листки отдельно на каждого работника, которые можно распечатать (рис.3.13).

Рис.3.13 Расчетные листки

Составим свод начислений по организации. Для этого нам нужен отчет «Свод начислений и удержаний по организации», который позволяет получить свод по заработной плате с отбором по организации и работнику за указанный период через меню «Отчеты» - «Свод начислений». Убедимся в выбранном периоде расчета и сформируем отчет. Отчет можно распечатать (приложение 2).

Сформируем табель отработанного времени в меню «Отчеты» - «Табель учета рабочего времени Т-13» (рис.3.14). Убедимся в выбранном периоде отчета и сформируем его. Получим отчет с отбором по организации, подразделению и работнику за указанный период. Отчет также можно распечатать (приложение 3).

Рис.3.14 Табеля учета рабочего времени

3.4 Начисление и удержание НДФЛ

Мы полностью рассчитали все начисления работников за текущий месяц. Рассмотрим теперь, как отразить начисление и удержание налогов в программе. При формировании документа «Начисление зарплаты организации» мы обратили внимание на закладку НДФЛ. Программа автоматически проводит начисление налога при расчете сумм оплаты труда. При проведении «Выплаты зарплаты» документом «Расходный кассовый ордер» начисленный НДФЛ работников принимается к зачету как удержанный. Таким образом, учет НДФЛ в базе ведется автоматически. От нас требуется только контроль полученных сумм. По результатам расчета НДФЛ можно сформировать ряд отчетов.

Начнем с отчета по форме 1-НДФЛ в меню «Налоги» - «Налоговая карточка 1-НДФЛ». Отчет предназначен для составления налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц для работников организации. Убедимся в правильно выбранном налоговом периоде, выберем работника и сформируем отчет 1-НДФЛ, где будут отражены доходы работника, вычеты, а также суммы начисленного и удержанного налога.

Далее сформируем справки о доходах работников для предоставления в налоговую инспекцию, а также для выдачи на руки работнику через документ «Сведения о доходах физических лиц» в меню «Налоги» - «Сведения о доходах физических лиц 2-НДФЛ». В открывшемся списке сведений о доходах физ. лиц выберем новый документ. В сформированном документе «Сведения о доходах физ. лиц» заполним следующие реквизиты: дату документа, налоговый период, ответственное лицо и его должность. Кнопка «Заполнить» позволит автоматически внести в список всех физических лиц, получивших доходы в организации в указанном налоговом периоде.

Чтобы отправить 2-НДФЛ в ИФНС в электронном виде, необходимо открыть созданный документ и выполнить команду «Получить файл на диск», выбрав каталог для сохранения файлов. Автоматически проводит проверку данных и выдает сообщения об ошибках и предупреждениях.

По документу «Сведения о доходах физических лиц» можно распечатать форму 2-НДФЛ, а также реестр справок в ИФНС. Программа создаст две печатные формы: реестр сведений о доходах физических лиц и справки о доходах физического лица (для каждого отдельно) (приложение 4).

Также можно распечатать документ «Регистр налогового учета на доходы физических лиц» за определенный период (рис.3.15).

Рис.3.15 Документ «Регистр налогового учета на доходы физических лиц»

3.5 Начисление страховых взносов

Начиная с 2010, года единый социальный налог заменен страховыми взносами в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования (с 2012 года - только в федеральный бюджет) и Фонд социального страхования Российской Федерации.

В настройках параметров учета для корректного расчета страховых взносов указывается: тарифы страховых взносов; предельная величина, размер ставок, скидки к доходам; ставка взносов в ФСС от НС (травматизм).

В сведениях о работниках указываются: сведения о гражданстве и пребывании на территории РФ (с доходов лиц, временно пребывающих на территории РФ, страховые взносы не уплачиваются); сведения об инвалидности (взносы в ФСС от НС для инвалидов рассчитываются только с 60%-ой облагаемой базы).

Указав нужные нам настройки, мы можем в конце месяца рассчитать страховые взносы с помощью документа «Начисление страховых взносов» (рис.3.16). Данный документ предназначен для: учета начисленных работникам доходов для целей исчисления страховых взносов; исчисления и регистрации сумм обязательных страховых взносов; исчисления и регистрации сумм взносов на страхование от несчастных случаев на производстве.

Рис.3.16 Документ «Начисление страховых взносов»

На закладке «Основные начисления» заполняются: список сотрудников, которым производились начисления в текущем месяце; виды расчета (основные начисления) с указанием кода дохода для целей исчисления страховых взносов; начисление суммы доходов по каждому сотруднику и каждому начислению с указанием периода, за который они рассчитаны.

На закладке «Дополнительные начисления» заполняются: список сотрудников, которым производились начисления в текущем месяце; виды расчета (дополнительные начисления) с указанием кода дохода для целей исчисления страховых взносов; начисление суммы доходов по каждому сотруднику и каждому начислению с указанием периода, за который они рассчитаны.

На закладке «Необлагаемые суммы» указываются примененные скидки к начислениям сотрудников.

На закладке «Пособия по социальному страхованию» и «По уходу за ребенком до полутора лет» учитываются начисленные пособия по страховому возмещению для целей составления отчетности в ФСС РФ.

На закладке «Взносы» производится расчет сумм страховых взносов с помощью кнопки «Рассчитать» или «Пересчитать», если на закладках по начислениям внесены изменения.

Расчеты по страховым взносам проводится документом «Расчеты по страховым взносам». Документом регистрируются (с обязательной привязкой к месяцу начисления взносов или пеней) перечисленные суммы страховых взносов во внебюджетные фонды (ПФР, ФОМС и ФСС), включая взносы на обязательное страхование от несчастных случаев, а также суммы начисленных и уплаченных пеней, штрафов и др.

В документе на закладке «Уплата» регистрируются перечисления по платежному поручению сумм начисленных взносов в фонды. На закладке «Начислено» можно ввести остатки задолженности при начале эксплуатации программы.

В программе можно сделать документ «Карточка учета страховых взносов» (рис.3.17).

Также для подготовки и передачи сведений о стаже и взносах в ПФР можно воспользоваться обработкой «Подготовка данных для ПФР». Она позволяет заполнять все сведения по сотрудникам и получить печатные формы отчетности. При заполнении создаются документы «Сведения о стаже, заработке и взносах» и «Передача СЗВ в ПФР».

При этом создаются пачки документов СЗВ и АДВ для передачи отчетности в ПФР.

Для анализа налогов и взносов можно создать следующие документы (рис.3.18 и 3.19):

Рис.3.17 Документ «Карточка учета страховых взносов»

Рис.3.18 Документ «анализ начисленных налогов и взносов (ПФР)»



Рис.3.19 Документ «анализ начисленных налогов и взносов (НДФЛ)»

3.6 Учет заработной платы

Программа позволяет вести учет заработной платы. То есть можно распределять начисления и удержания работников по счетам, формировать сводные отчеты по бухгалтерским проводкам заработной платы, а также выгружать сформированные проводки в программу бухгалтерского учета.

Рассмотрим на примере отражение результатов расчетов в бухгалтерском учете - сформируем проводки.

Проводки, отражающие зарплату работников и удержания в бухгалтерском и налоговом учете, содержатся в списке «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете». Откроем его через команду меню «Учет зарплаты» - «Способы отражения зарплаты в учете». Каждая строка списка отражения зарплаты в учете представляет собой шаблон проводки, который можно использовать для отражения начислений/удержаний. Можно воспользоваться данными элементами из списка или создать новые.

Для того чтобы указать в программе, каким образом следует отражать зарплату работников и удержания в бухгалтерском учете, нужно создать документ «Учет основного заработка работников организации в регламентированном учете». В нем для каждого работника указать шаблон проводки, по которой будут отражаться его начисления.

Откроем список сведений об учете заработка работников через меню «Учет зарплаты» - «Ввод сведений об учете заработка работников». Откроем новый документ, изменим его дату и дату начала работы организации, чтобы записи о порядке отражения зарплаты действовали с первого дня работы предприятия. Заполним таблицу кнопкой «Заполнить», выбрав вариант «Списком работников» и нажав кнопку «Выбрать».

После этого для каждого работника укажем способ отражения в бухучете и выберем из списка способ отражения «Отражение начислений по умолчанию». Проведем и сохраним документ.

Для формирования проводок для бухгалтерского и налогового учета начисленной зарплаты предназначен документ «Отражение зарплаты в регламентном учете». Через команду меню «Учет зарплаты» введем новый документ «Отражение зарплаты в регламентном учете» (рис.3.20). Номер программа присвоит автоматически при сохранении. Сформируем проводки через кнопку «Заполнить» и сохраним документ.

Программа заполнит документ, и данные проведенного ранее расчета зарплаты будут отражены в документе следующим образом:

- нам закладке «Проводки» будут показаны проводки по отражению зарплаты в бухгалтерском и налоговом учете (рис.3.21);

- на закладке «Основные начисления» будет показано отражение в бухгалтерском и налоговом учете основных начислений работников (по каждому работнику и виду начислений);

- на закладке «Дополнительные начисления» - то же в части дополнительных начислений.

Сохраним и проведем документ.