Учет труда и заработной платы

1, 2, 3, 4 и 5 января - Новогодние каникулы;

7 января - Рождество Христово;

23 февраля - День защитника Отечества;

8 марта - Международный женский день;

1 мая - Праздник Весны и Труда;

9 мая - День Победы;

12 июня - День России;

4 ноября - День народного единства.

При совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день (ст. 112 ТК РФ).

Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:

- сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;

- работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;

- работникам, получающим месячный оклад, - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК РФ).

Совмещение профессий и выполнение обязанностей временно отсутствующих работников. Выполнение работником на одном и том же предприятии наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) в одно и тоже рабочее время рассматривается как совмещение профессий.

Под выполнением обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы следует понимать замену работника, отсутствующего в связи с болезнью, отпуском, командировкой и по другим причинам, когда в соответствии с действующим законодательством за ним сохраняется рабочее место (должность).

При выполнении обязанностей временно отсутствующего работника или за совмещение профессий (должностей) производится доплата. Размеры и условия выплаты доплат и надбавок определяются учреждением самостоятельно, производятся в пределах имеющихся средств и фиксируются в коллективных договорах (положениях об оплате труда). По соглашению сторон в трудовом договоре размеры доплат и надбавок могут быть конкретизированы и увеличены по сравнению с размерами, предусмотренными в соответствующих локальных нормативных актах. Кроме того, стороны могут договариваться и о других компенсациях, например, о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам года и т.д.

1.3 Документы по учету личного состава труда и его оплаты

Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса - специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера.

Для учета кадров, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичных документов. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Таблица 1

По данным первичных документов ведется оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе рабочих и служащих, составляется отчетность, используемая для управления и контроля за соблюдением штатной и финансовой дисциплины.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением) применяется форма № Т-3 «Штатное расписание». Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного - двух лет.

1.4 Начисление заработной платы

Для начисления оплаты труда за месяц суммируется заработок, начисленный в соответствии с принятой для каждого конкретного работника повременной или сдельной оплатой труда, с доплатами и производятся удержания. Для того, чтобы собрать все виды начисленной оплаты труда за расчетный период из различных документов, в бухгалтерии на каждого работающего заводят лицевой счет, который открывается в момент его принятия на работу.

Ежемесячно в лицевые счета работников заносятся сведения о размере начисленной оплаты труда и иных доходов работника, суммах произведенных удержаний и вычетов, а также о суммах, причитающихся к выплате.

Основанием для заполнения лицевых счетов являются табели учета использования рабочего времени, наряды на сдельную работу, наряды-заказы на выполнение работы, листки о временной нетрудоспособности, приказы (распоряжения) работодателя о выплате премий, оказании материальной помощи, исполнительные документы, поступившие в организацию, и др.

На предприятиях, где при обработке учетных данных используется компьютер, применяется форма № Т-54а, в которой содержатся только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет.

Данные лицевых счетов являются основанием для исчисления среднего заработка при расчете отпускных, оплаты больничного листа, выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, пособий и др.

Сведения о начисленных суммах заработной платы и произведенных удержаниях ежемесячно переносятся из лицевых счетов в расчетную ведомость, в которой суммируются данные о начисленных суммах и произведенных удержаниях по всем работникам предприятия. Причитающийся заработок показывается в этих ведомостях расчлененно по структурным подразделениям или службам организации и видам выплат, то есть в таком разрезе, который необходим для контроля за использованием фонда оплаты труда и составления различных справок и отчетности.

Результаты расчетов сумм, причитающихся каждому работнику к выдаче, переносятся в платежную ведомость, и по ней выдается заработная плата.

1.5 Порядок начисления по листам нетрудоспособности

Трудовым кодексом РФ предусмотрены различные гарантии и компенсации. Так, работник в период наступления временной нетрудоспособности может рассчитывать на пособие, которые выплачивается в соответствии с федеральным законом (ст. 183 Трудового кодекса РФ). Размеры пособий по временной нетрудоспособности и условия их выплаты также устанавливаются законодательно.

Максимальная сумма пособия в местностях, где установлены районные коэффициенты к заработной плате, определяется с учетом этих коэффициентов.

Размер пособия при утрате трудоспособности вследствие заболевания или травмы, при карантине, протезировании по медицинским показаниям и долечивании в санаторно-курортных учреждениях непосредственно после стационарного лечения также зависит от страхового стажа сотрудника.

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается в размере:

- 100 процентов среднего заработка - застрахованному лицу, имеющему страховой стаж 8 и более лет;

- 80 процентов среднего заработка - при страховом стаже от 5 до 8 лет;

- 60 процентов среднего заработка - если страховой стаж до 5 лет.

В статье 16 Федерального закона № 255-ФЗ в страховой стаж для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности включаются периоды работы застрахованного лица по трудовому договору. А также периоды иной деятельности, в течение которых гражданин подлежал обязательному социальному страхованию.

Исчисление страхового трудового стажа производится в календарном порядке. В случае совпадения по времени нескольких периодов, засчитываемых в страховой стаж, учитывается один из таких периодов по выбору застрахованного лица.

Однако есть случаи, когда пособие по временной нетрудоспособности начисляется по-особенному.

Если человек заболел в течение месяца после увольнения (прекращения работы по трудовому договору или иной деятельности), то пособие по временной нетрудоспособности при утрате трудоспособности вследствие заболевания или травмы выплачивается в размере 60 процентов среднего заработка.

Если работник сидит на больничном с ребенком, то пособие по временной нетрудоспособности ему положено в следующих размерах при:

- амбулаторном лечении ребенка - за первые 10 календарных дней в размере, определяемом в зависимости от продолжительности страхового стажа застрахованного лица. А за последующие дни - в размере 50 процентов среднего заработка;

- стационарном лечении ребенка - в размере, определяемом в зависимости от продолжительности страхового стажа застрахованного лица за весь период нетрудоспособности.

Пособие по временной нетрудоспособности при необходимости ухода за больным членом семьи при его амбулаторном лечении, кроме случаев ухода за больным ребенком в возрасте до 15 лет, выплачивается в размере, определяемом в зависимости от страхового стажа застрахованного лица.

Пособие по временной нетрудоспособности при необходимости осуществления ухода за больным несовершеннолетним ребенком при его болезни, связанной с поствакциональным осложнением, выплачивается в размере 100 процентов среднего заработка независимо от страхового стажа застрахованного лица.

Больничные в период временной приостановки работы организации (подразделения) выплачивается в том же размере, в каком сохраняется за это время заработная плата. Но не выше размера пособия, которое застрахованное лицо получало бы по общим правилам.

В пункте 6 статьи 7 Федерального закона № 255-ФЗ сказано: людям, чей страховой стаж составляет менее 6 месяцев, пособие по временной нетрудоспособности выплачивается в размере, не превышающем за полный месяц МРОТ.

Размер пособия может быть снижен. Делается это когда:

- пациент в период получения пособия по временной нетрудоспособности не соблюдал режима, предписанного врачом;

- застрахованное лицо без уважительных причин не являлось в назначенный срок на врачебный осмотр или на проведение медико-социальной экспертизы;

- заболевание или травма есть результат алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением.

При наличии одного из оснований для снижения пособия по временной нетрудоспособности, указанных выше, пособие по временной нетрудоспособности выплачивается застрахованному лицу в размере, не превышающем за полный месяц МРОТ, установленного федеральным законом. Пособие по временной нетрудоспособности не выдается работникам:

- которые заболели в периоде освобождения о работы с полным или частичным сохранением заработной платы. Исключение составляет случай, когда болезнь или травма пришлись на ежегодный оплачиваемый отпуск;

- при наступлении нетрудоспособности в период, когда работник был отстранен от работы с приостановлением выплаты ему заработной платы;

- за время нахождения под стражей или административным арестом;

- за время судебно-медицинской экспертизы.

В пособии может быть отказано, если нетрудоспособность наступила по причине умышленного причинения вреда своему здоровью или попытки самоубийства, а также вследствие совершения застрахованным умышленного преступления.

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается застрахованным лицам при наступлении случаев, в период работы по трудовому договору или осуществления иной деятельности, в течение которой они подлежат обязательному социальному страхованию в соответствии со статьей 1 Федерального закона № 255-ФЗ.

Застрахованному лицу, утратившему трудоспособность вследствие заболевания или травмы в течение календарного месяца со дня увольнения с работы, пособие назначается и выплачивается работодателем по последнему месту работы застрахованного лица либо территориальным органом ФСС России по месту регистрации работодателя.

Адвокатам, индивидуальным предпринимателям, в том числе членам крестьянских (фермерских) хозяйств и т. п., а также иным категориям застрахованных лиц в случае прекращения деятельности работодателем на момент обращения застрахованного лица за пособием по временной нетрудоспособности, назначение и выплата пособия осуществляются территориальным органом ФСС России.

Работодатель осуществляет выплату пособия застрахованному лицу в порядке и сроки, установленные для выплаты работникам заработной платы.

В случаях назначения и выплаты пособия территориальным органом ФСС России выплата пособия производится в установленном размере непосредственно этим территориальным органом Фонда или организацией федеральной почтовой связи, кредитной либо иной организацией по заявлению получателя.

Пособия по временной нетрудоспособности выплачивают работодатели (ст. 12 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования»). Делается это за счет двух источников: предприятия и средств Фонда социального страхования РФ при наступлении страхового случая (ст. 3 Федерального закона № 255-ФЗ).

Пособие по временной нетрудоспособности за первые два календарных дня оплачивает предприятие. И эти суммы можно включить в расходы при расчете налога на прибыль (подп. 48.1 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). За счет ФСС России пособие выплачивается начиная с третьего дня болезни.

Обратите внимание: пособие за первые два дня работодатель оплачивает только в том случае, если заболели или получили травму (в том числе в связи с операцией по искусственному прерыванию беременности и осуществлением экстракорпорального оплодотворения) застрахованные лица - сотрудники организации.

Пособия по временной нетрудоспособности:

- по уходу за заболевшим членом семьи;

- при карантине;

- при протезировании по медицинским показаниям в стационарном специализированном учреждении;

- в случае долечивания в установленном порядке в санаторно-курортных учреждениях непосредственно после стационарного лечения полностью выплачивается за счет ФСС России с первого дня временной нетрудоспособности. Это касается и больничных, выплаченных в связи с несчастным случаем на производстве и профзаболеваний. Об этом сказано в пункте 3 статьи 3 Федерального закона № 255-ФЗ.

Рассчитывать на пособия по временной нетрудоспособности могут граждане, которые подлежат обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности. Федеральный закон № 255-ФЗ называет их застрахованными лицами. Таковыми являются граждане России, иностранцы и лица без гражданства, которые:

- работают по трудовому договору;

- являются государственными и муниципальными гражданскими служащими;

- зарегистрированы в качестве адвокатов, индивидуальных предпринимателей, в том числе членов крестьянских (фермерских) хозяйств, а также физические лица, не признаваемые индивидуальными предпринимателями, родовые, семейные общины малочисленных народов Севера, и которые в соответствии с Федеральным законом от 31 декабря 2002 г. № 190-ФЗ добровольно уплачивают в ФСС России страховые взносы. Это 3,5 процента от налоговой базы, которая определяется в соответствии с положениями главы 24 Налогового кодекса РФ;

- осуждены к лишению свободы и привлечены к оплачиваемому труду;

- иные категории лиц, которые подлежат обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности в соответствии с отдельными федеральными законами и за деятельность которых уплачиваются налоги и (или) страховые взносы, зачисляемые в Фонд социального страхования РФ.

Согласно статье 6 Федерального закона № 255-ФЗ пособие при утрате трудоспособности вследствие заболевания или травмы выплачивается застрахованному лицу за весь период временной нетрудоспособности с первого дня болезни и до выздоровления работника или же до того момента, когда медико-социальная экспертная комиссия назначит ему группу инвалидности.

1.6 Учет удержаний из зарплаты

Удержания из заработной платы могут производиться только в случаях, предусмотренных законодательством (ст. 137 ТК РФ).

Уплата налога на доходы с целью погашения обязательств работника перед государством относится к обязательным удержаниям из заработной платы работника.

Налог на доходы физических лиц исчисляется и уплачивается на основании главы 23 части второй Налогового кодекса РФ.

В соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей признается объектом налогообложения по налогу на доходы физических лиц. Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ организация, от которой работник получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить сумму налога на доходы физических лиц. При этом налогообложение производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Статьей 217 НК РФ определен перечень доходов физических лиц, которые не учитываются при определении налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц (государственные пособия, пенсии, компенсационные выплаты и др.).

Налоговые вычеты из доходов налогоплательщиков в соответствии со ст. 218 - 221 НК РФ дают основание уменьшать налогооблагаемый доход налогоплательщика. Налоговые вычеты представляют собой систему четких и носящих всеобщий характер налоговых вычетов, предусмотренных в твердо фиксированных суммах. Вычеты разделены на четыре группы: стандартные, социальные, имущественные и профессиональные.

Рисунок 3 - Удержания из заработной платы

В ст. 218 НК РФ приведены стандартные налоговые вычеты, которые представляют собой необлагаемый минимум за каждый месяц налогового периода, в зависимости от категории налогоплательщика.

Стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику:

- одним из работодателей (по выбору налогоплательщика), являющихся источником выплаты дохода;

- на основании письменного заявления;

- на основании документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты.

Организации обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Дата фактической выплаты дохода определяется по правилам ст. 223 НК РФ:

при получении доходов в денежной форме - день выплаты дохода, в т.ч. перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц;

при получении доходов в натуральной форме - день передачи доходов в натуральной форме.

Сумма налога на доходы, в отношении которых предусмотрена налоговая ставка в размере 13 % , определяется как денежное выражение таких доходов, уменьшенных на сумму налоговых вычетов.

где - денежное выражение доходов, в отношении которых предусмотрена налоговая ставка в размере 13 %;

- сумма налоговых вычетов.

1.7 Выплата и депонирование зарплаты

В соответствии с действующим законодательством заработная плата может выдаваться работающим один или два раза в месяц, в сроки, установленные в коллективном договоре.

Если заработная плата выдается два раза в месяц, то за его первую половину либо выдается аванс, либо делается полный расчет. Чаще выдается аванс. Размеры аванса и сроки его выдачи устанавливаются в коллективном договоре. Аванс устанавливается в процентном отношении к окладу или средней заработной плате за предыдущий период. Сумма аванса не должна быть больше фактически заработанной за соответствующий период. Обычно аванс устанавливается на уровне 40% oт месячного заработка, учитывая, что удержания составляют примерно 10 процентов от начисленной суммы.

Многочисленные документы по учету выработки и заработной платы поступают в бухгалтерию или на вычислительный центр из производственных подразделений по графику. После поступления документов производится их группировка с целью определения общего месячного заработка каждого работника и общего фонда заработной платы по предприятию в целом и по категориям работающих.

Основным сводным документом по исчислению заработной платы является расчетная ведомость (расчетный лист - та же расчетная ведомость только на одного человека). Основанием для составления расчетной ведомости служат следующие первичные документы:

- табель учета использования рабочего времени;

- накопительные карточки заработной платы. Такая карточка используется для исчисления заработной платы рабочих-сдельщиков. Она заводится на каждого работника на месяц. В нее из нарядов, маршрутных листов или других документов переносится заработок за тот или иной период, например, за день;

- справки-расчеты на отдельные вилы доплат, сумм дополнительной заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности;

- исполнительные листы и заявления работников на различные вычеты и удержания из заработной платы;

- платежные ведомости или расходные кассовые ордера на выданные авансы.

В платежной ведомости содержатся только показатели, связанные с выдачей заработной платы на руки:

табельный номер, Ф.И.0., сумма к выдаче, расписка в получении.

Работники получают заработную плату либо в кассе предприятия, либо в отделении банка, в котором открыт их личный счет.

Для выплаты заработной платы из кассы установлены жесткие сроки - три дня с момента получения наличных денежных средств в учреждении банка. В эти дни разрешается хранить наличность в кассе сверх установленного лимита.

Выдается заработная плата либо только через центральную кассу, либо через цеховых раздатчиков. При децентрализации выплаты заработной платы кассир ведет специальную книгу регистрации платежных ведомостей и сумм, выданных наличными. По истечении срока действия ведомостей раздатчик возвращает их и остатки наличности кассиру. Кассир построчно проверяет платежные ведомости, суммирует выданную заработную плату.

Если заработная плата не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости против Ф.И.0. работника специальным штампом или от руки делается отметка '"депонировано", а не выданные суммы называются депонентскими.

На лицевой стороне платежной ведомости кассир делает запись о ее закрытии. При этом указываются суммы выданной наличными и депонированной заработной платы.

На депонентские суммы составляется реестр невыданной заработной платы.

Закрытая платежная ведомость и реестр невыданной заработной платы передаются кассиром в бухгалтерию, в расчетный отдел. После их проверки бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления отчета кассира.

Вся невыданная в указанные сроки заработная плата подлежит возврату на расчетный счет предприятия. При этом в объявлении на взнос наличными указывается, что это депонированные суммы. Эти суммы банк не может направлять на погашение задолженности предприятия или на прочие выплаты и обязан выдать их по первому требованию предприятия.

В бухгалтерии предприятия учет депонентских сумм ведется в Книге учета депонированных сумм. Книга открывается на год. Учет ведется в разрезе производственных подразделений (цехов, отделов). Сумма задолженности по невыданной заработной плате числится в учете и течение трех лет. По истечении этого срока сумма списывается в состав балансовой прибыли, как прибыль от внереализационных операций. Возможно организовать учет депонированной заработной платы и. на основании реестров невыданной заработной платы, в которых предусмотрены для этого соответствующие графы.

Выплата депонентских сумм оформляется либо расходным ордером, либо выполняющей его функции отрезной частью листка книги учета депонированных сумм. Выплата отпускных и расчета при увольнении оформляется либо расходным ордером, либо платежной ведомостью.

1.8 Документальное оформление и выплата вознаграждения по договору гражданско-правового характера

Гражданско-правовой договор часто рассматривается как альтернатива трудовому, так как он не обременяет работодателя целым рядом обязанностей. По этим договорам оплата производится исключительно за результат, причем размер платы указывается в договоре.

Кроме того, лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, не нужно предоставлять отпуска, оплачивать больничные и т. п. На них вообще не распространяются льготы и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. Ведь гражданско-правовой договор основан совершенно не на тех принципах, которым подчиняется трудовой договор. Организация по сути не является работодателем, она - заказчик определенной работы или услуги.