Результаты проведенной инвентаризации оформляются Инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф.0504089), утвержденной Приказом Минфина РФ №123н [17].

Инвентаризационная опись отражает:

сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;

наименование дебитора (кредитора);

номер счета бюджетного учета;

общую сумму задолженности по балансу, в том числе подтвержденная дебиторами (кредиторами), не подтвержденная дебиторами (кредиторами), с истекшим сроком исковой давности. Подтвержденной считается задолженность, по которой получен акт сверки подписанный контрагентом.

Инвентаризационная опись подписывается председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии учреждения [17]. В инвентаризационную опись, а также в акты инвентаризации вносятся сведения о реальности дебиторской и кредиторской задолженности. Инвентаризационная комиссия КГТТ должна обеспечивать полноту и точность внесения в Опись данных бюджетного учета. Опись составляется в одном экземпляре и хранится не менее пяти лет.

Исправление ошибок в описи производится путем зачеркивания одной чертой неправильных записей с проставлением над ними правильных данных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии; незаполненные строки в описи прочеркиваются.

Инвентаризацию проводят в присутствии лица, ответственного за ведение документов по расчетам с контрагентами. Если ответственный работник отсутствует, выверка сумм и документов проводится без него. На результаты инвентаризации это не влияет. В то же время отсутствие одного из членов комиссии в момент инвентаризации дает основание считать ее результаты недействительными. В данной ситуации рекомендуем назначить таким сотрудникам приказом руководителя замену. При выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим состоянием расчетов бухгалтер должен составить соответствующие записи, которые привели бы данные бюджетного учета в полное соответствие с полученными в результате инвентаризации данными о реальных суммах задолженностей и обязательств.

Результаты годовой инвентаризации должны найти отражение в бухгалтерском учете не позднее 31 декабря текущего года.

По результатам инвентаризации выявляются безнадежная дебиторская и невостребованная кредиторская задолженности, которые при несвоевременном списании могут привести к искажению данных бюджетной отчетности, а следовательно, к их недостоверности. Прежде чем отразить в бюджетном учете списание указанных задолженностей, необходимо их выявить, то есть определить, какую числящуюся в учете задолженность можно признать безнадежной (нереальной для взыскания) или невостребованной. ГК РФ предусматривает следующие основания признания задолженности безнадежной:

1) истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);

2) прекращение обязательства вследствие невозможности его исполнения (ст.416 ГК РФ);

3) прекращение обязательства на основание акта государственного органа (ст.417 ГК РФ);

4) ликвидация юридического лица (ст.419 ГК РФ) или смерть гражданина (ст.418 ГК РФ) [2].

Инструкция по бюджетному учету № 148н регулирует только порядок отражения в бюджетном учете операций по списанию дебиторской и кредиторской задолженностей с истекшим сроком исковой давности и других долгов, нереальных для взыскания (погашения). В соответствии со статьей 195 ГК РФ исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Различают следующие сроки исковой давности:

1) общий, который равен трем годам (ст. 196 ГК РФ);

2) специальный (ст. 197 ГК РФ) - для отдельных видов требований он может быть сокращенным или более длительным по сравнению с общим сроком. Например, согласно п.2 ст.181 ГК РФ срок исковой давности по требованию о признании оспоримой сделки недействительной и применении последствий ее недействительности равен одному году.

По общему правилу (п.1 ст. 200 ГК РФ) течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало (должно было узнать) о нарушении своего права. Трудностей не возникает, если срок исполнения обязательства обозначен в договоре. В этом случае течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. Сложнее, если договор не предусматривает срока исполнения обязательства. В такой ситуации применим пункт 2 статьи 314 ГК РФ: обязательство, которое не предусматривает срока исполнения и не содержит условий, позволяющих его определить, должно быть исполнено в разумный срок после возникновения (к примеру, 30 дней с даты фактической передачи товаров (работ, услуг), указанной в накладной).

Сроки исковой давности и порядок их исчисления не могут быть изменены соглашением сторон. Основания приостановления и перерыва течения сроков исковой давности устанавливает ГК РФ [2] и другие законы (ст. 198 ГК РФ). В случае прерывания течение срока исковой давности начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 203 ГК РФ).

Прерывание срока исковой давности означает, что задолженность (как дебиторскую, так и кредиторскую) нельзя списать с бюджетного учета. Согласно статье 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается в случае:

1) предъявления иска в установленном порядке, когда кредитор обращается с иском в суд (однако если суд оставляет иск без рассмотрения, то срок исковой давности по иску не прерывается);

2) совершения должником действий, свидетельствующих о признании долга. К таким действиям, в частности, могут относиться (п.20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 12 ноября 2001 г. № 15, Пленума ВАС РФ от 15 ноября 2001 г. № 18 "О некоторых вопросах, связанных с применением норм ГК РФ об исковой давности", письмо УФНС по г. Москве от 2 августа 2006 г. №20-12/68343):

3) претензии;

4) частичная оплата задолженности;

5) уплата процентов за просрочку платежа;

6) изменение договора, из которого следует, что должник признает наличие долга;

7) обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;

8) заявление о зачете взаимных требований;

9) соглашение о реструктуризации долга;

10) подписание акта сверки задолженности, то есть письменное подтверждение признания наличия задолженности и т.п.

Следует отметить, что подписание акта сверки расчетов с контрагентом служит доказательством признания долга перед поставщиком или подрядчиком. Однако получение письменного подтверждения долга после того, как срок исковой давности истек, никакого влияния на этот срок не оказывает. Срок исковой давности прерывается каждый раз, как только обязанное лицо совершило вышеперечисленные действия, и без какого-либо ограничения [44].

Если срок исковой давности истек, то учреждение вправе списать дебиторскую (кредиторскую) задолженность. Ее списание производится по каждому обязательству на основание данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя учреждения. Кроме того, учреждение может списать дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности и нереальную к взысканию на основании решения суда.

При возникновении дебиторской задолженности учреждению необходимо принять меры по ее ликвидации и до истечения срока исковой давности предъявить иск к должнику для взыскания задолженности в судебном порядке.

Списание дебиторской задолженности по причине ликвидации юридического лица-дебитора производится с подтверждения факта ликвидации дебитора выпиской из Единого государственного реестра юридических лиц.

Для списания дебиторской задолженности по причине истечения срока исковой давности учреждению необходимо направить обращение с просьбой разрешить списание задолженности в адрес главного распорядителя бюджетных средств и получить положительное заключение на списание задолженности. Обращение должно содержать причины появления задолженности, а также перечень мер, предпринятых учреждением для взыскания задолженности.

Для списания дебиторской задолженности в связи с отсутствием возможности ее взыскания в порядке, установленном действующим законодательством РФ, учреждению необходимо иметь вступившее в законную силу решение суда, из которого следует, что дебиторская задолженность не подлежит взысканию.

Основанием для списания дебиторской и кредиторской задолженностей, служит разрешение главного распорядителя бюджетных средств. Для получения разрешения руководитель учреждения обращается с ходатайством в адрес главного распорядителя бюджетных средств, к которому прилагаются копии следующих документов:

1) договор, заключенный между учреждением и поставщиком (подрядчиком, исполнителем) товаров (работ, услуг), или счет (счет-фактура), выставленный учреждению поставщиком (подрядчиком, исполнителем), который впоследствии не выполнил договорных обязательств или по которым учреждение впоследствии не исполнило обязательства;

2) платежный документ, подтверждающий факт оплаты аванса поставщику (подрядчику, исполнителю) при его наличии;

3) акт сверки задолженности;

4) инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф.0504089);

5) решение суда;

6) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц о ликвидации юридического лица-дебитора (кредитора);

7) иные подтверждающие документы.

Главный распорядитель бюджетных средств направляет руководителю учреждения разрешение или сообщает о причинах отказа в выдаче разрешения в течение 15 рабочих дней с даты регистрации документов. На основание принятого главным распорядителем бюджетных средств решения руководитель учреждения издает приказ о ее списании. На основание приказа руководителя в учете учреждения отражается списание задолженности.

При наличии всех оправдательных документов бухгалтер должен списать с балансового учета безнадежную дебиторскую задолженность. Списание дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, отражается по дебету счета 040101273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам". Одновременно задолженность принимают к учету на забалансовом счете 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов", где она учитывается в течение пяти лет с момента списания с баланса для наблюдения за возможностью взыскания в случае изменения имущественного положения должников. Аналитический учет по счету 04 ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф.0504051) с указанием фамилии, имени и отчества должника или реквизитов юридического лица [46].

В соответствии с пп.2.5.6 приказа Федерального казначейства РФ № 8н [27] суммы возвращенной дебиторской задолженности прошлых лет подлежат перечислению в установленном порядке дебитором получателя бюджетных средств, для перечисления в доход соответствующего бюджета. Одновременно они списываются с забалансового счета 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов".

Списание безнадежной кредиторской задолженности согласно п.144 приложения 1 к Инструкции № 148н [26] необходимо отражать по дебету счета 040101173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам". Одновременно задолженность неплатежеспособных кредиторов принимают к учету на забалансовом счете 20 "Списанная задолженность невостребованная кредиторами". На этом счете учитывается суммы непредъявленных кредиторами требований, вытекающих из условий договора (контракта), в том числе суммы кредиторской задолженности, не подтвержденные по результатам инвентаризации кредитором в течение срока исковой давности с момента списания задолженности с балансового учета.

Аналитический учет ведется в Карточке учета средств и расчетов с указанием фамилии, имени и отчества должника, полного наименования юридических лиц и реквизитов, необходимых для определения кредитора в целях регистрации принятого денежного обязательства и его оплаты.

В случае регистрации учреждением денежного обязательства по предъявленному в порядке, установленном законодательством Российской Федерации требованию кредитора, ранее списанная задолженность учреждения невостребованная кредитором подлежит списанию с забалансового учета и отражению на соответствующих аналитических счетах учета обязательств.

В конце года результат по счетам 040101173 и 040101273 списывается на счет 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" [26].

КГТТ представляет месячную, квартальную и годовую бюджетную отчетность, руководствуясь Приказом Минфина России от 13.11.2008 г. № 128н, положениями Инструкции № 148н, а так же распоряжениями Управления образованием. Бюджетная отчетность составляется на следующие даты:

1) месячная отчетность - на первое число месяца, следующего за отчетным;

2) квартальная отчетность - по состоянию на 1 апреля, 1 июля и 1 октября текущего года;

3) годовая отчетность - на 1 января года, следующего за отчетным [23].

Бюджетная отчетность составляется на бумажных и электронных носителях информации. Отчетность подписывается директором и главным бухгалтером КГТТ. Бюджетная отчетность составляется на основе данных Главной книги и данных регистров бюджетного учета. До составления бюджетной отчетности проводится сверка оборотов и остатков по аналитическим регистрам учета с оборотами и остатками по синтетическим счетам бюджетного учета. Показатели годовой бюджетной отчетности должны быть подтверждены данными проведенной инвентаризации. Результаты инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками должны быть отражены в таблице 6 "Сведения о проведении инвентаризации" Пояснительной записки (ф.0503160).

Бюджетная отчетность составляется нарастающим итогом с начала года в рублях и копейках. В случае, когда данные по отдельным показателям не имеют числового значения, тогда, в соответствующей графе делается прочерк. Если отдельные показатели имеют отрицательное значение, то этот показатель отражается со знаком "минус". КГТТ составляет бюджетную отчетность и представляют ее Управлению образованием в установленные сроки.

Сведения по образовавшейся дебиторской (кредиторской) задолженности отражаются в Балансе главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф.0503130) по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.

Показатели отражаются в Балансе в разрезе бюджетной деятельности (графы 3,7), приносящей доход деятельности (графы 4,8), средств во временном распоряжении (графы 5,9) и итогового показателя (графы 6,10) на начало года (графы 3, 4, 5,6) и конец отчетного периода (графы 7, 8, 9,10).

В графах "На начало года" показываются данные о стоимости активов, обязательств, финансовом результате на начало года (вступительный баланс), которые должны соответствовать данным граф "На конец отчетного периода" предыдущего года (заключительный баланс) с учетом на начало отчетного года данных по реорганизации (в случае ее проведения) или иных данных, изменивших показатели вступительного баланса в установленных законодательством Российской Федерации случаях.

В графах "На конец отчетного периода" показываются данные о стоимости активов и обязательств, финансовом результате на 1 января года, следующего за отчетным, с учетом проведенных 31 декабря при завершении финансового года заключительных оборотов по счетам бюджетного учета.

Данные по дебиторской задолженности поставщиков (подрядчиков, исполнителей) отражаются в активе Баланса в разделе 2 "Финансовые активы" по строке 260 - остаток по счету 020600000 "Расчеты по выданным авансам".

Данные по кредиторской задолженности перед поставщиками (подрядчиками, исполнителями) отражаются в пассиве Баланса в разделе 3 "Обязательства" по строке 490 - остаток по счету 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" [23].

В состав месячной бюджетной отчетности КГТТ включаются Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности по бюджетной и приносящей доход деятельности (ф.0503169).

Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности содержатся в четвертом разделе "Анализ показателей финансовой отчетности субъекта бюджетной отчетности" и являются приложением к Пояснительной записки (ф.0503160). Информация в приложении содержит обобщенные за отчетный период данные о состоянии расчетов по дебиторской и кредиторской задолженности субъекта бюджетной отчетности в разрезе видов расчетов.

Приложения составляются раздельно по бюджетной и по приносящей доход деятельности, а также раздельно по дебиторской и по кредиторской задолженности. Показатели, отраженные в Приложении (ф.0503169), должны быть подтверждены соответствующими регистрами бюджетного учета.

В графе 1 указываются номера соответствующих аналитических счетов счета 020500000 "Расчеты с дебиторами по доходам", счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам", счета 020700000 "Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам", счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами", счета 020900000 "Расчеты по недостачам", счета 021001000 "Расчеты по НДС по приобретенным ценностям, работам, услугам", счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", счета 030300000 "Расчеты по платежам в бюджеты", счета 030402000 "Расчеты с депонентами", 030403000 "Расчеты по удержаниям из оплаты труда", 030404000 "Внутренние расчеты между главным распорядителем (распорядителем) и получателями средств" по которым на отчетную дату отражены остатки расчетов по дебиторской, (кредиторской) задолженности. Кредитовые остатки на отчетную дату по соответствующим аналитическим счетам счета 020500000 "Расчеты с дебиторами по доходам", отражаются в приложении по дебиторской задолженности со знаком минус. Дебетовые остатки на отчетную дату по вышеназванным счетам бюджетного учета, входящим в состав Раздела 3. "Обязательства" плана счетов бюджетного учета, отражаются в приложении по кредиторской задолженности со знаком минус.

В графе 2 указываются общая сумма дебиторской (кредиторской) задолженности, учитываемая по соответствующему номеру счета бюджетного учета по состоянию на отчетную дату.

В группе граф 3 - 6 указываются данные о не исполненных на отчетную дату обязательствах, по которым срок исполнения уже наступил, и нереальной к взысканию дебиторской задолженности в следующем порядке:

в графе 3 отражается сумма просроченных обязательств и нереальной к взысканию дебиторской задолженности, сформировавшихся на отчетную дату по соответствующим номерам счетов бюджетного учета;

в графе 4 отражается год возникновения просроченного обязательства, нереальной к взысканию дебиторской задолженности;

в графе 5 - наименование кредитора, дебитора;

в графе 6 - причина образования в бюджетном учете просроченной дебиторской (кредиторской) задолженности.

Показатели расчетов с дебиторами и кредиторами формируются с подведением промежуточных итогов по каждому аналитическому коду счета расчетов - строка "Итого по коду счета" графы 2, 3, 4.

В строке "Всего" указывается итоговая сумма дебиторской (кредиторской) задолженности на отчетную дату - графа 2, сумма дебиторской (кредиторской) задолженности нереальной к взысканию (с просроченным сроком исполнения) - графа 3, в том числе в разрезе года ее возникновения - графа 4.

При заполнении формы 0503169 необходимо учитывать, что общая сумма дебиторской задолженности, отраженная в Балансе (ф.0503130) должна соответствовать общей сумме дебиторской задолженности, отраженной форме 0503169 (Дебиторская задолженность). Аналогичное соответствие должно быть по суммам кредиторской задолженности [23].

3. Анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками

3.1 Сущность анализа показателей бюджетной отчетности ГОУ СПО СО "Камышловский гуманитарно-технологический техникум"