Работа службы документационного обеспечения

2. Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

3. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело.

4. Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (шрифт, например).

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 25 "Отметка о заверении копий" по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов:

· полная копия;

· выписка;

· отпуск.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

· в наименовании вида документа указывается: "выписка из приказа", "выписка из протокола";

· воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

· из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

· воспроизводится реквизит "Подпись" (без личной подписи);

· проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата или диплома и др.) на таком же бланке, что и подлинник. На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова "дубликат".

6. Организация приема, рассмотрения, регистрации и исполнения документов

В организациях прием и первоначальную обработку поступающих документов могут осуществлять:

· специальное подразделение службы ДОУ;

· работник службы ДОУ, например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре службы ДОУ нет экспедиции);

· секретарь руководителя (в небольших организациях).

Централизация приема и обработки всех поступающих документов в одном месте, вне зависимости от того, каким путем документ поступил в организацию (почтой, курьером, факсом, от сотрудников организации, которые были на совещаниях, в командировках), - непременное условие рациональной организации документооборота. Централизация обработки документов в экспедиции позволяет:

· организовать работу с применением различных средств организационной техники, что существенно повышает производительность труда;

· обеспечить своевременную, в день поступления (согласно требованиям ГСДОУ), обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения;

· проводить ежедневный учет количества обрабатываемых документов.

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие работы:

1. Проверяются правильность доставки корреспонденции и целостность упаковки, т. е. правильность адресования и наличие поврежденной упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.

2. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой "лично", адресованные общественным организациям, а также корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемой корреспонденции проставляется отметка о получении на упаковке, после чего она передается на сортировку.

Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) подлежит вскрытию. При больших объемах документооборота при вскрытии конвертов используется конвертовскрывающие машины.

3. Определяется необходимость сохранения упаковки (конвертов). Конверты сохраняются и скрепляются с документами в следующих случаях:

· если получена доплатная корреспонденция;

· если на документах нет обратного адреса, что часто бывает при получении заявлений, жалоб и предложений граждан, которые указывают обратный адрес только на конверте;

· если на документах не проставлена дата и ее можно установить только по почтовому штемпелю;

· если дата документов значительно отличается от дат получения или отправки на почтовых штемпелях;

· если только по дате почтового штемпеля, возможно, определить, соблюдены ли сроки отправки документов (документы, отправляемые на конкурсы, исковые заявления) и др.

При скреплении документов с конвертами используются различного рода сшиватели документов (ручные, электрифицированные). Конверты, которые нет необходимости сохранять, позже будут уничтожены с помощью бумагоуничтожающих машин.

4. Проверяются целостность и правильность вложения каждой упаковки. После ее вскрытия особое внимание уделяется той корреспонденции, где было обнаружено повреждение упаковки. Проверяется комплектность вложения, т. е. наличие всех экземпляров, количество страниц, наличие приложений, проверяются дата документа и ее соответствие текущей дате. Проверяется правильность адресования вложенных документов. При всех обнаруженных недостатках составляется акт с их перечислением, который подшивается (скрепляется) с документом.

5. Проставляется отметка о получении (реквизит 28) на первом листе документа в правом нижнем углу.

6. Производится сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам - структурным подразделениям организации. 7. Организуется доставка документов адресатам. Это осуществляется либо курьером, либо представители структурных подразделений в определенное время (как правило, во второй половине дня) сами получают поступившие документы из экспедиции.

Организация рассмотрения документов

В службе ДОУ после проведения экспедиционной обработки документов проводят их предварительное рассмотрение с целью:

· установления маршрута движения конкретного документа;

· оперативного доведения документов до конкретного исполнителя;

· определения необходимости регистрации отдельных видов документов;

· формирования информационно-поискового массива.

Предварительное рассмотрение осуществляют заведующие канцеляриями, секретариатами, общими отделами, секретари-референты или другие лица, специально назначенные для проведения данной работы и имеющие определенные полномочия для направления документа по назначению.

Работники, осуществляющие предварительное рассмотрение документов, получают доступ ко всей информации, поступающей в организацию.

При предварительном рассмотрении необходимо выделить документы следующим образом:

· документы, подлежащие рассмотрению руководством организации. Как правило, это документы из органов законодательной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.;

· документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства;

· документы, не требующие регистрации; далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей;

· документы, решение которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям или отправить по назначению;

· обращения граждан.

Таким образом, в результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15-20% общего количества документов. Это существенно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.

Регистрация документов

Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Таким образом, можно сказать, что регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях.

В местах регистрации документы, как правило, регистрируются в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов.

Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТР6.30-03:

· на месте реквизита 10 - регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;

· на месте реквизита 28 - регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.

При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации.

Регистрация документов - один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации.

7. Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел. Подготовка дел к архивному хранению

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

* экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

* оформление дел;

* описание документов постоянного и долговременного хранения;

* обеспечение их сохранности;

* передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. Номенклатура дел-это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования", справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1-3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в ведомственный архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федеральной архивной службы.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в ведомственный архив принимаются только по разрешению руководителя организации.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором.

3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

4. Составление заверительной надписи дела.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6. Подшивка или переплет дела. Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках).

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

1) обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

2) подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Заключение

В процессе прохождения учебной практики были закреплены знания по вопросам документооборота в учреждении, а также получены навыки в документообороте Дворца культуры. В этих целях: определена организационная структура предприятия, рассмотрены вопросы организации документооборота, организации хранения документов; ознакомлена с номенклатурой дел; ознакомлена с правилами выдачи копий документов.

Было выяснено, что Областной Дворец культуры является автономным учреждением, осуществляющим деятельность на основании Устава. Штатное количество сотрудников 200 человек. Отдел кадров непосредственно подчиняется директору и на основании положения об отделе осуществляет свою деятельность.

Правила создания и оформления документов во Дворце культуры установлены Инструкцией по делопроизводству РГГУ. Отмечено, что оформление документов соответствует требованиям нормативно-методической документации (в том числе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций).

В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления. Выяснено, что во Дворце культуры присутствуют следующие системы документации: организационно-правовая, кадровая, статистическая. Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение. Большое внимание уделено формированию дел Дворца культуры, изучены детали сортировки отдельных документов по степени важности и срочности исполнения или ознакомления. Находясь на должности помощника секретаря начальника отдела кадров, получила возможность ознакомиться с правилами оформления дела, выдачи копий документов, регистрации и исполнения документов, ознакомилась с организационно - распорядительными документами, процедуры формирования дел и передачи их на хранение.

Таким образом, организация документооборота в Областном Дворце культуры имеет большие объемы, порядок выполнения делопроизводственных операций соответствуют нормативно-методическим требованиям.

Список использованной литературы

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Учебник для ВУЗов. М.; Юнити-Дана, 2009

2. ыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебно-практическое руководство. Изд.6. Мн.: Тетра Системе, 2008.

3. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2008.

4. Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: учеб.

пособие. - М.: МГИУ, 2009 (Электронный учебник).

5. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. С-Пб.: Питер, 2009.

6.Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. Руководство к составлению. М: Приор, 2009.

Размещено на Allbest.ru