Унификация системы организационно-распорядительной документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГОУ ВПО «ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ

КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ»

ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Кафедра документоведения и музееведения

Выпускная квалификационная работа специалиста

Унификация системы организационно-распорядительной документации

Научный руководитель:

Штолер Андрей Владимирович

Уфа 2012

Оглавление

Введение

Глава 1. Анализ системы унификации организационно-распорядительной документации в организации на примере ООО «Универсал-Сервис»

1.1 Краткая характеристика организации ООО «Универсал -Сервис»

1.2 Программа исследования документационного обеспечения управления ООО «Универсал-Сервис»

1.3 Анализ организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

1.4 Проблемы системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

Глава 2. Совершенствование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

2.1 Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации

2.2 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

2.3 Расчет эффективности от внедрения предлагаемого мероприятия

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложение

Введение

Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.

В этой связи очень важной становится вопросы унификации документов. Опыт унификации насчитывает не одно столетие. Так уже при создании Генерального регламента 1720 г. делались попытки из всего многообразия используемых в центральных и местных органов управления видов документов выделить ту часть, которая способствовала бы решению хозяйственных, экономических, политических, правовых и других задач управления. Например, в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» общее количество переписки было сведено к минимуму, получили повсеместное распространение типизации и трафаретизации текстов. В последующие периоды развития государственности такие работы проводились как в широких масштабах, так и в пределах отдельных ведомств.

Поиски наиболее оптимальных методов унификации особенно характерны для XX - начала XXI вв. Основные принципы унификации и стандартизации рассматриваются в работах В.А. Архипова, И.П. Маркова, А.Н. Соковой, Т.В. Кузнецовой, М.П. Илюшенко, Я.З. Лившица и др.

Основная задача, стоящая перед современными документоведами, заключается в том, чтобы, опираясь на опыт прошлого и используя работы настоящего времени, найти наиболее правильное решение вопросов, стоящих перед теорией документоведения и практикой ДОУ. Поэтому изучение опыта унификации документов в предшествующие годы и тщательный анализ современных проблем унификации документации представляется актуальным направлением исследования.

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда.

Целью выпускной квалификационной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию организационно-распорядительной документации предприятия (на примере ООО «Универсал-Сервис») путем ее унификации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

провести анализ системы унификации организационно-распорядительной документации в организации на примере ООО «Универсал-Сервис»;

выявить проблемы документирования организационно-распорядительной деятельности ООО «Универсал-Сервис»;

изучить недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

предложить рекомендации по совершенствованию организационно-распорядительной документации ООО «Универсал-Сервис» посредством ее унификации

Объект исследования выпускной квалификационной работы - процессы документирования деятельности коммерческого предприятия.

Предмет исследования - формирование и функционирование системы организационно-распорядительной документации.

Теоретической и методологической основой исследования выпускной квалификационной работы являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем унификации организационно-распорядительной документации в организации.

В ходе работы над выпускной квалификационной работой нами были изучены и проанализированы работы таких специалистов-документоведов, как В.И. Андреева, В.А. Кузнецова, М.П. Илюшенко, В.А. Кудряев и др.

Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, и приложений.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи выпускной квалификационной работы, определены предмет и объект исследования.

В первой главе выпускной квалификационной работы будут выявлены проблемы системы унификации организационно - распорядительной документации в организации, а также будут предложены рекомендации по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации в организации в ООО «Универсал-Сервис».

Во второй главе будут предложены мероприятия по совершенствованию организационно-распорядительной документации ООО «Универсал-Сервис» посредством ее унификации.

В заключении подводятся итоги выпускной квалификационной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис».

Список использованных источников и литературы включает в себя 66 источник.

В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования системы унификации организационно-распорядительной документации в организации в ООО «Универсал-Сервис».

При написании настоящей работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно - методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного обеспечения управления. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Федеральный закон РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г.

Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах.

Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, М.В. Стенюкова и др.

В издании «Секретарское дело» Т.В. Кузнецова уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.

Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы.

В работе Т.В. Кузнецовой «Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии)» последовательно на базе новейшей законодательной правовой и нормативно-методической базы показаны все аспекты работы с документами в службе кадров с момента получения или создания документов до сдачи дел в архивы по личному составу. В приложении дан ценный справочный материал о местонахождении документов, подтверждающих стаж работы граждан, в государственных и ведомственных архивах.

В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Управление персоналом», «Делопроизводство», «Отечественные архивы».

Тему регистрации документов поднимается в статьях Т.В. Кузнецовой «Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами», И.Л. Артамоновой «Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации».

Этапы, методы и сроки контроля, за исполнением документов описываются в статьях Т.В. Кузнецовой «Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря», Е.А. Степанова «Контроль исполнения документов и поручений», С.Л. Кузнецова «Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса».

В статье М.П. Бобылевой «На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)» рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота: вопросам нормативно-методического обеспечения применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства.

Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А.Казуто - «Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства», А.В. Бадьиной - «Электронный документооборот фирмы», М.П. Бобылевой - «Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем». Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях С.Л. Кузнецова «Автоматизация делопроизводства. Первый этап». Приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.

В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи С.Л. Кузнецова «Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса» и «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»; О.А. Ефимовой «Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации»;

Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи А.Н. Соковой - «Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях)» и «Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве», В.А. Еремченко - «О проблеме электронных документов». Здесь также рассматриваются направления использования электронных технологий в делопроизводстве.

Основными источниками также являются организационно - распорядительная и нормативная документация ООО «Универсал-Сервис»:

Устав ООО «Универсал-Сервис» г. Уфа;

положение по организации делопроизводства в ООО «Универсал-Сервис»;

приказы и указания руководства ООО «Универсал-Сервис» и другие материалы.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и метод опроса.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Глава 1. Анализ системы унификации организационно-распорядительной документации в организации на примере ООО «Универсал-Сервис»

1.1 Краткая характеристика организации ООО «Универсал-Сервис»

ООО «Универсал-Сервис» было создано и учреждено на основе действующего законодательства и в порядке, предусмотренном Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», устава организации и договора о создании ООО от 22.10.2002 г. (1, 2, 3).

Общество имеет Устав, утвержденный Решением Учредителя №1 от 28.12.2002 г.

ООО «Универсал-Сервис» является обществом, созданным на основе добровольного соглашения юридических лиц, объединяющих свои средства и имеющих целью удовлетворение общественных потребностей и извлечения прибыли.

Общество относится к субъектам малого предпринимательства и является юридическим лицом, имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральным законом, может от своего имени приобретать и осуществлять личные неимущественные права

Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, печать, штамп со своим полным фирменным наименованием и указанием местонахождения фирмы. В соответствии с законом к учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Предприятие создано на неограниченный срок и приобретает права юридического лица с момента ее государственной регистрации.

Основной целью ООО «Универсал-Сервис» является удовлетворение потребностей в продукции, производимой обществом и получение прибыли.

Предприятие занимается производством и реализацией мягкой и корпусной мебели.

Ассортимент продукции организации ООО «Универсал-Сервис» представлен в виде спальных гарнитуров, компьютерных столов, мягкой мебели.

На сегодняшний день предприятие оснащено новейшим станочным парком и самыми передовыми технологиями в области изготовления корпусной и мягкой мебели.

Производимая продукция проходит строгий контроль качества, огромное внимание уделяется деталям, а также дизайну и удобству в эксплуатации.

Предприятие является юридическим лицом, обладает всеми правами юридического лица и несет все обязанности юридического лица, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации (1, 2, 3). Учреждение имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, гербовую печать со своим наименованием, бланки.

Предприятие имеет право:

привлекать для осуществления своих уставных функций на договорных основах другие предприятия, учреждения и организации;

приобретать или арендовать основные и оборотные средства за счет имеющихся у него финансовых ресурсов, временной финансовой помощи и получаемых для этих целей ссуд и кредитов в банках, в т.ч. в валюте;

осуществлять внешнеэкономическую и иную деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ;

планировать свою деятельность, разрабатывать и утверждать положения, регламентирующие деятельность предприятия, определять перспективы развития, исходя из заключенных договоров, спроса потребителей на продукцию, работы и услуги;

определять штатное расписание и месячный фонд заработной платы;

сдавать в аренду, продавать, передавать в залог имущество, а т.ж. совершать иные имущественные сделки, не противоречащие законодательству РФ.

участвовать в хозяйственных обществах за счет доходов, полученных от предпринимательской деятельности.

Структура управления в ООО «Универсал-Сервис» линейно-функциональная. Линейно-функциональная структура обеспечивает разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Отдел кадров

Рис. 1 - Организационная структура ООО «Универсал-Сервис»

Достоинства линейно-функциональной структуры в ООО «Универсал-Сервис»:

освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов др.;

построение связей «руководитель - подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю.

Недостатки линейно-функциональной структуры в ООО «Универсал-Сервис»:

каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели организации;

отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между подразделениями;

аккумулирование на верхнем уровне полномочий по решению наряду со стратегическими, множества оперативных задач.

Руководство текущей деятельностью общества осуществляется директором - единоличным исполнительным органом общества. Директор общества подчинен общему собранию участников. Директор общества избирается общим собранием участников на 5 лет.

Наряду с линейными руководителями (заместители директора, начальники отделов), существуют руководители функциональных подразделений (планового, бухгалтерии, отдел по работе с физическими лицами и др.), которые подготавливают проекты планов, отчетов, превращающиеся в официальные документы после подписания линейными руководителями.

Контроль над финансово-хозяйственной деятельностью осуществляет главный бухгалтер ООО «Универсал-Сервис».

Заместитель директора по производству отвечает за:

надлежащую организацию производственной работы в соответствии с утвержденными программами (планами) Компании;

исполнительскую и трудовую дисциплину работников производственных подразделений;

сохранность документов (информации), содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну организации (предприятия), иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные работников Компании;

обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в производственных помещениях.

Заместитель директора по экономике и финансам осуществляет руководство хозяйственной деятельностью организации, координирует работу подчиненных ему служб и структурных подразделений (66,

Начальник планово-экономического отдела осуществляет руководство работой по экономическому планированию в предприятия, направленном на организацию рациональной хозяйственной деятельности в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия.

Начальник отдела кадров возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров. Организует разработку прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников. Принимает участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности (13, 42, 52).

Анализ бухгалтерской прибыли (до налогообложения) начинается с исследования ее динамики и структуры, как по общей сумме, так и в разрезе составляющих ее элементов.

Проведем анализ и оценку уровня и динамики показателей прибыли (таблица 1). Для анализа были использованы данные бухгалтерской отчетности предприятия из отчета о прибылях и убытках за 2009 г., 2010 г., 2011 г. (Форма №2 по ОКУД).

Таблица 1 Динамика показателей прибыли за 2009-2011 гг.

Показатели	2009 г., в тыс. руб.	2010 г., в тыс. руб.	Отношение 2010 г. к 2009 г., %	2011 г., в тыс.руб.	Отношение 2011г. к 2010 г., %
Выручка (нетто) от реализации товаров, продукции, услуг	19894,235	23777,942	119,52	44489,942	187,11
Себестоимость реализации товаров, продукции, работ, услуг	14776,057	13229,703	89,53	36056,837	272,54
Валовой доход	5118,18	10548,239	206,09	8433,097	79,95
Расходы периода (коммерческие и управленческие)	2897,863	2710,415	93,53	2802,653	103,4
Прибыль (убыток) от реализации	2220,316	7837,824	353	5630,444	71,84
Сальдо операционных результатов	72,747	32,765	45	37,651	114,91
Прибыль (убыток) от финансово-хозяйственной деятельности	2293,063	7870,589	343,23	5668,095	72,02
Сальдо операционных результатов	-940	8,217		-9,896
Прибыль (убыток) отчетного года	2292,123	7878,806	343,73	5658,199	71,94
Прибыль, остающаяся в распоряжение предприятия	2252,08	7558,253	335,6	5212,428	68,96
Нераспределенная прибыль (убыток) отчетного периода	2071,84	7558,253	364,81	5212,428	68,96

Из проведенного анализа следует, что прирост валового дохода в 2010 г. более чем на 100 % связан не столько с ростом выручки от реализации, сколько со значительным снижением себестоимости, доля которой в 2010 г. составила примерно 55 % в выручке от реализации.

Так, уровень себестоимости в выручке от реализации составил:

в 2009 г. - (14776,057*100%)/19894,235=74,27 %;

в 2010 г. - (13229,703*100%)/23777,942=55,63 %;

в 2011 г. - (36056,837*100%)/44489,934=81,04 %.

Таким образом, относительно 2009г. следует говорить о снижении эффективности хозяйственной деятельности предприятия. Доля расходов (коммерческих и управленческих) в валовом доходе составляет:

в 2009 г. - (2897,863*100%)/5118,18=56,61 %;

в 2010 г. - (2710,415*100%)/10548,239=25,6 %;

в 2011 г. - (2802,653*100%)/8433,097=33,23 %.

Очевидно, что в 2010 г. наблюдается снижение доли расходов (коммерческих и управленческих) в валовом доходе в 2,2 раза, в 2011 г. относительно 2010 г. доля расходов увеличивается в 1,2 раза. В целом же за исследуемый период наблюдается уменьшение расходов (коммерческих и управленческих), что является положительным фактором, так как это сказалось на росте прибыли.

Доля операционных результатов в прибыли от реализации составила:

в 2009 г. - (72,747*100%)/2220,316=3,27 %;

в 2010 г. - (32,765*100%)/7837,824=0,41 %;

в 2011 г. - (37,651*100%)/5630,444=0,66 %.

Доля прибыли, остающейся в распоряжении предприятия к прибыли

отчетного года составляет:

в 2009 г. - (2071,841*100%)/2292,123=90,38 %

в 2010 г. - (7558,253*100%)/7878,806=95,93 %

в 2011 г. - (5212,428*100%)/5658,199=92,12 %.

Высокий уровень прибыли, остающейся в распоряжении предприятия (более 90 %) за исследуемый период говорит о накопительных тенденциях в распоряжении финансовыми ресурсами предприятия.

Нераспределенная прибыль (убыток) отчетного периода в 2010 г. возросла на 264,81 %, а в 2011 г. снизилась до 68,96 % - было выкуплено помещение для предприятия новой торгового площади.

Проанализируем структуру и динамику прибыли по основным видам деятельности (таблица 2).

Таблица 2 Анализ структуры и динамики прибыли по основным видам деятельности за 2009-2011 гг.

Показатели	Динамика прибыли, тыс.руб.	Структура, %
	2009	2010	изм.,%	2011	изм.,%	2009	2010	2011
Прибыль от реализации продукции	2742,61	10092,50	367,98	7227,67	71,61	53,58	95,67	85,70
Прибыль от оказания услуг	1833,15	304,62	16,61	732,44	24,04	35,83	2,88	8,68
Прибыль от агентского договора, ОПТ	542,42	151,12	27,86	472,99	312,98	10,59	1,45	5,62
Итого:	5118,18	10548,24	206,09	8433,10	79,94	100	100	100

Анализ показывает, что если в 2009 г. соотношение между прибылью от реализации продукции и от оказания услуг было сопоставимым (54 % и 36 %), то в последующие годы стала преобладать прибыль от реализации товара. В 2011 г. прибыль от оказания услуг не достигла и 10 % в общей структуре прибыли. Данная ситуация говорит о том, что такой вид деятельности, как оказание услуг - не является самоцелью предприятия. Стратегия предприятия такова, что основной целью является получение прибыли от реализации товаров. Оказание услуг - второстепенный вид деятельности, который служит в основном для обеспечения гарантийных обязательств при продаже товаров.

Прибыль в 2010 г. по отношению к 2009 г. выросла примерно на 244 %, что привело также к соответствующему увеличению прибыли, остающейся в распоряжении предприятия почти в 3,7 раза. В 2011 г. прибыль по отношению к 2010 г. снизилась почти на 30 %, соответственно снизилась прибыль, остающаяся в распоряжении предприятия почти на 31 %.

В динамике финансовых результатов можно отметить следующее положительное изменение в 2011 г.: прибыль от реализации растет быстрее, чем нетто-выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг. Это свидетельствует об относительном снижении затрат на организацию хозяйственной деятельности. В 2011 г. происходит обратный процесс, нетто- выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг растет в 2,6 раза быстрее, чем прибыль от реализации, что является негативным явлением.

Сравним рентабельность отдельных видов деятельности, используя при этом формулу:

R = * 100

где R - рентабельность,

П - прибыль,

С - себестоимость.

Так, рентабельность реализации товаров (R1) равна

в 2009 г. R1=*100%=2,1 %;

в 2010 г. R1=*100%=80 %;

в 2011 г. R1=*100%=21 %.

Высокий уровень рентабельности в 2010 г. связан с переходом предприятия на новую систему расчетов с поставщиками, но в связи с ужесточением конкуренции на рынке такого рода товаров в 2011 г. наблюдается снижение данного показателя до 21 %. Ситуация объясняется тем, что в таких условиях (закуп дорогостоящего товара при насыщенном рынке сбыта) организация не может позволить себе большой наценки на данный товар.

Рентабельность оказания услуг (R2) равна

в 2009 г. R2=*100%=1234 %;

в 2010 г. R2=*100%=50 %;

в 2011 г. R2=*100%=59 %.

Высокий показатель рентабельности оказания услуг в 2009 г. (1234 %) объясняется системой предприятия такой деятельности в 2009 г., когда централизованная поставка запасных частей для ремонта бытовой техники сказывалась на низком уровне себестоимости этих запасных частей.

Рентабельность оптовой торговли (R3) равна

в 2009 г. R3=*100%=29 %;

в 2010 г. R3=*100%=29 %;

в 2011 г. R3=*100%=21 %.

Рентабельность оптовой торговли в 2009 г. и 2010 г. достигает одного уровня (30 %), в 2011 г. - наблюдается незначительное снижение рентабельности оптовой торговли до 21 %.

Таким образом, ясно, что в процессе управления финансовыми ресурсами предприятия главная роль отводится формированию прибыли по операционной деятельности. Характер операционной деятельности предприятия определяется прежде всего отраслью экономики, к которой она принадлежит. Основу операционной деятельности исследуемой предприятия составляет торговая деятельность.

Прибыль от операционной деятельности по данным вышеизложенного анализа занимает наибольший удельный вес в общем объеме прибыли предприятия. Соответственно возможности формирования операционной прибыли на разных стадиях жизненного цикла предприятия определяют цели и задачи не только политики управления прибылью, но и направленность общей стратегии развития предприятия.

При анализе показателей рентабельности и деловой активности предприятия будут использованы следующие коэффициенты:

рентабельность продаж (R1), определяемая по формуле:

R1 =

рентабельность всего капитала предприятия (R2 ), равная

R2 =

рентабельность внеоборотных активов (R3), причем:

R3 =

где А1 - итог раздела I баланса (актив);

рентабельность собственного капитала (R4), равная

R4=

где ПIII - итог раздела III баланса (пассив);

рентабельность перманентного капитала (R5), определяемая по формуле:

R5 =

где ПIv - итог раздела IV баланса (пассив);

общая оборачиваемость капитала (О1), равная

О1=

оборачиваемость мобильных средств (О2), определяемая по формуле;

О2=

где AII - итог раздела II баланса (актив);

оборачиваемость материальных оборотных средств (О3), определяется как

О3=

оборачиваемость готовой продукции (О4), равная

О4=

оборачиваемость дебиторской задолженности (О5), определяется отношением:

О5=

средний срок оборота дебиторской задолженности, в днях:

(С1)=

где 365 - количество дней в календарном году;

оборачиваемость кредиторской задолженности (О6), равная

(О6)=

средний срок оборота кредиторской задолженности, в днях (С2), равный

(С2)=

фондоотдача внеоборотных активов (Ф1),являющаяся отношением

(Ф1)=

оборачиваемость собственного капитала (О7),

(О7)=

Результаты расчетов коэффициентов представлены в таблице 3.

Таблица 3 Результаты расчетов коэффициентов рентабельности и деловой активности предприятия

Наименование коэффициента	2009 г.	2010 г.	2011 г.
Рентабельность продаж	0,11	0,33	0,12
Рентабельность всего капитала предприятия	0,43	0,84	0,35
Рентабельность внеоборотных активов	9,49	42,61	1,97
Рентабельность собственного капитала	0,87	0,88	0,40
Рентабельность перманентного капитала	0,87	0,88	0,40
Общая оборачиваемость капитала	3,73	2,55	2,82
Оборачиваемость мобильных средств	0,53	14,67	3,44
Оборачиваемость материальных оборотных средств	17,66	5,75	5,86
Оборачиваемость готовой продукции	41,99	6,99	6,77
Оборачиваемость дебиторской задолженности	86,57	8,80	22,74
Средний срок оборота дебиторской задолженности	4,21	41,4	16,04
Оборачиваемость кредиторской задолженности	7,36	57,04	119,98
Средний срок оборота кредиторской задолженности	49,53	6,39	3,04
Фондоотдача внеоборотных активов	82,41	128,59	15,55
Оборачиваемость собственного капитала	7,57	2,68	3,15

Коэффициент рентабельности продаж в 2010 г. достиг 33 %, по сравнению с 2009 г. он вырос в 3 раза, это изменение обусловлено сменой расчетов с поставщиками.

В 2011 г. рентабельность продаж падает до 12 %, причины снижения данного показателя рассматривались выше. Снижение прибыли на 1 рубль реализованной продукции свидетельствует о понижении спроса на товар, реализуемой организацией.

Рентабельность всего капитала предприятия достаточно высокая и достигает в 2009 г. - 43 %, в 2010 г. - 84 %, в 2011 г. - 35 %. В 2011 г. наблюдается снижение рентабельности капитала до 35 %, что свидетельствует о перенакоплении активов предприятия, но в целом в предприятия данный показатель превышает 30 %, что свидетельствует о достаточно эффективном использовании всего имущества предприятия.

Рентабельность внеоборотных активов резко выросла в 2010 г. почти в 4,5 раза по сравнению с 2009 г. Это явление связано с общим повышением рентабельности в предприятия в 2010 г. Снижение рентабельности внеоборотных активов в 2011 г. в 21 раз вызвано увеличением внеоборотных активов предприятия в данный период. Снижение исследуемого показателя свидетельствует о недостаточно эффективном использовании внеоборотных активов.

Рентабельность собственного капитала в 2009 г. и в 2010 г. достигает 90 %, в 2011 г. наблюдается снижение данного показателя.

Рентабельность перманентного капитала в исследуемый период совпадает с рентабельностью собственного капитала.

Общая оборачиваемость капитала в 2009 г. достигает 3,73, в 2010 г. наблюдается снижение данного показателя до 2,55 , в 2011 г. незначительное повышение - до 2,82 раз.

Оборачиваемость мобильных средств резко возросла в 2010 г. до 14,67 раз, что произошло из-за смены расчетов с поставщиками. В 2011 г. оборачиваемость мобильных средств снизилась до 3,44 раз, но осталась на достаточно высоком уровне.

Оборачиваемость материальных оборотных средств имеет тенденцию к снижению: с 17,66 раз в 2009 г. до 6 раз в 2010 г. и в 2011 г., что свидетельствует об относительном снижении спроса на товары к 2011 г.

Оборачиваемость готовой продукции по сравнению с 2009 г. (41,99 раз) в 2010 г. резко падает, что связано со сменой поставщиков. Данный факт является негативным, так как свидетельствует о росте конкуренции на рынке сбыта данных товаров, а также о затоваривании.

Оборачиваемость дебиторской задолженности в 2010 г. по сравнению с 2009 г. (86,57) падает до 8,8 раз, но к 2011 г. ситуация стабилизируется, наблюдается рост исследуемого показателя (до 22,74 раз). Главным образом, это связано с сокращением сроков оборота дебирской задолженности до 16 дней. Рост данного коэффициента свидетельствует о расширении коммерческого кредита, предоставляемого предприятия.

Оборачиваемость кредиторской задолженности имеет тенденцию к росту с 7,36 раз в 2009 г. до 119,98 раз в 2011 г. Рост данного показателя свидетельствует об увеличении скорости оплаты задолженности и росте коммерческого кредита, предоставляемого данной предприятия. При этом наблюдается снижение среднего срока оборота кредиторской задолженности с 49 дней в 2009 г. до 3 дней в 2011 г. Этот факт является отрицательным для финансово-хозяйственной деятельности предприятия, так как очевидно сокращение устойчивых пассивов.

Рост фондоотдачи внеоборотных активов с 82,41 раз в 2009 г. до 128,59 раз в 2010 г. связан с общим ростом выручки от реализации продукции. Снижение данного коэффициента в 2011 г. до 15,55 раз связано с затратами предприятия на покупку помещения под новые торговые площади.

В 2010 г. произошло снижение оборачиваемости собственного капитала с 7,57 раз в 2009 г. до 2,68 раз в 2010 г., что свидетельствует о наличии тенденции к бездействию части собственных средств предприятия. В 2011 г. ситуация меняется и наблюдается рост оборачиваемости собственного капитала до 3,15 раз.

В целом, за исследуемый период, устойчивость финансового состояния в условиях рыночного хозяйствования у предприятия растёт.

Финансовое обеспечение хозяйственной деятельности сопровождалось эффективным и стабильным управлением предприятия.

Для целенаправленного принятия управленческих решений по деятельности предприятия необходимо изучить влияние факторов на размер прибыли.

Составим ряд таблиц по данным бухгалтерской отчетности и проведем факторный анализ методом элиминирования. Аддитивная модель прибыли в ООО «Универсал-Сервис» до налогообложения имеет следующий вид:

Пн= Вр-Сс-Иоб -/ +Одр+/-Вдр

где Вр - выручка (нетто) от продажи товаров (продукции, работ, услуг) (за минусом налога на добавленную стоимость и иных аналогичных платежей);

Сс - себестоимость проданных товаров (продукции, работ, услуг);

Иоб - издержки обращения (коммерческие расходы);

Одр - сальдо прочих доходов и расходов;

Вдр - сальдо внереализационных доходов и расходов.

Таблица 4 Исходные данные в тыс. руб. (в сопоставимых ценах, к=1,115)

Показатель	2010 г.	2011 г.	2011 в сопоставимых ценах	Абсолютное отклонение, тыс. руб.	Темп роста %
Выручка	23777,94	44489,93	49606,3	+25828,36	208,6
Себестоимость проданных товаров и услуг	13229,70	36056,84	40203,4	+26973,69	303,8
Прибыль от продаж	7837,82	5630,44	6277,9	-1559,92	80,1
Издержки обращения	2710,41	2802,65	3124,9	+414,48	115,3
Сальдо операционное положительное	32,765	37,651	41,98	+9,215	128,1
Сальдо внереализационное отрицательное	8,217	-9,896	-11,03	-19,247	-134,2
Прибыль до налогообложения	7870,59	5668,095	6319,9	-1550,69	80,3

1. На изменение прибыли от продаж (Ппр= Вр - Сс - Иоб) оказывает влияние 3 фактора:

1) ?Ппр (?Вр) - изменение выручки;

2) ?Ппр (?Сс- изменение себестоимости проданных товаров и услуг;

3) ?Ппр (?Иоб) - изменение издержек обращения. Рассчитаем влияние этих факторов на изменение прибыли от продаж:

?Ппр = Ппр1-Ппр0 = ?Ппр (?Вр) - ?Ппр (?Сс) - ?Ппр (?Иоб) = (49606,3 - 23777,94) - (40203,4 - 13229,70) - (3124,9 - 2710,94) = 25828,36 - 26973,69 - 414,48 = -1559,92 тыс. руб.

- что равно абсолютному отклонению исследуемого показателя.

2. На изменение налогооблагаемой прибыли влияет 5 факторов:

1) ?Пн(?Вр) - изменение выручки;

2) ?Пн(?Сс) - изменение себестоимости проданных товаров и услуг;

3) ?Пн(?Иоб) - изменение издержек обращения;

4) ? Пн(?Одр) - изменение сальдо прочих операционных доходов и расходов (сальдо положительное);

5) ?Пн(?Вдр) - изменение сальдо внереализационных доходов и расходов (сальдо отрицательное). Рассчитаем влияние этих факторов на изменение прибыли до налогообложения:

?Пн = Пн1-Пн0 = ?Пн (?Вр) - ?Пн (?Сс) - ?Пн (?Иоб) +? Пн(?Одр) -?Пн(?Вдр) = ((49606,3 - 23777,94) - (40203,4 - 13229,70) - (3124,9 - 2710,94) + (41,98 - 32,765) - (-11,03 - 8,217)= -1559,92 + 9,125 - (-19,247) = -1550,69 тыс. руб. -

что равно абсолютному отклонению исследуемого показателя.

Таблица 5 Изучение влияния факторов на динамику прибыли от продаж и прибыли до налогообложения

Показатель	Изменение, тыс.руб.
Влияние изменения выручки	+25828,36
Влияние изменения себестоимости проданных товаров и услуг	+26973,69
Влияние изменения уровня издержек обращения	+414,48
Влияние изменения сальдо операционного	+9,215
Влияние изменения сальдо внереализационного	-19,247
Общее влияние	-1550,69

Из анализа мы видим, что произошло падение прибыли от продаж (в 1,25 раз) и до налогообложения (в 1,25 раза) за счет роста выручки на 25828,36 тыс. руб. или 108,6 %, роста себестоимости на 26973,69 тыс. руб. или 203,8 %, роста положительного операционного сальдо на 9,215 тыс. руб.

Отрицательное влияние оказали рост издержек обращения на 414,48 тыс. руб. или 15,3 %.

1.2 Программа исследования документационного обеспечения управления ООО «Универсал-Сервис

Программа исследования - комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, а также предполагаемый результат. Программа разрабатывается на основе определения и осознания целей развития организации, определения проблем ее развития, выделения решающих проблем, продвигающих к цели кратчайшим путем. То есть программа должна дать ясный ответ на вопросы: зачем проводить исследование, что исследовать и как исследовать? Она должна содержать обоснование актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других проблем, необходимые условия для решения проблемы (финансирование, кадровое обеспечение и пр.)

Таким образом, программа, должна содержать:

цель проведения исследований;

содержание проблемы, ее актуальность и важность;

рабочую гипотезу решения проблемы в процессе исследования;

обеспечение исследования ресурсами;

методологию исследования;

предполагаемый результат исследования и эффективность.

План работ включает следующие основные реквизиты:

Таблица 6 Планирование работы

№№п/п	Наименование этапа	Трудоемкость (дни)	Сроки проведения	Число исполнителей
1	Ознакомление со структурой объекта исследования	6	15.02-20.02	1
2	Изучение документооборота и структуры ДОУ	14	21.02-06.03	1
3	Разработка предложений по рационализации	10	07.03-16.03	1

Организационно-методическая подготовка исследования включает создание методических материалов по ведению исследовательских и проектных работ. Одним из документов организационно-методического назначения является рабочая программа исследования, представляющая собой полный перечень вопросов, на которые требуется получить ответы в процессе исследований. Рабочая программа служит основанием для составления детального плана - графика выполнения исследовательских работ. Рабочая программа устанавливает ожидаемый результат по каждой отдельной работе и форму его представления. Ниже представлена рабочая программа исследования со следующими показателями (таблица 7):

Таблица 7 Рабочая программа исследования

№№ пп/п	Наименование работ	Методы сбора данных	Источник информации	Формы сбора, обобщения, представления информации	Исполнители	Сроки
1	Изучение структуры управления (количество и общая характеристика объекта управления)	Изучение и анализ документов, составление организационно-структурной схемы	Устав Учредительные документы, штатное расписание, приказы	Схема	Захарова Л,Д.	3
2	Выявление основных функциональных взаимосвязей отделов	Опрос сотрудников, изучение документов	Положение о функциональных службах, должностные инструкции	Схема	Орлова Н.С., Захарова Л.Д.	3
3	Изучение организационно-правовой документации, нормативно-методической документации по ДОУ	Изучение и анализ документов	Устав Правила внутреннего распорядка Должностные инструкции Инструкция по делопроизводству	Номенклатура дел	Захарова Л,Д.	2
4	Изучение документооборота отдела: - определение объема документооборота и его характеристика - выявление наиболее массовых документов	Методы количественного и качественного анализа и синтеза, структурирование и систематизация	Инструкция по делопроизводству, опрос	Картотека форм документов. Таблица (Основные характеристики систем документации)	Захарова Л,Д.
5	Разработка табеля форм документов: выбор формы табеля, формирование структуры табеля, составление табеля форм документов	Метод унификации и стандартизации	Картотека форм документов Инструкция по делопроизводству	Таблица	Захарова Л,Д.

Таким образом, ООО Универсал-Сервис» самостоятельно формирует свою структуру, за исключением создания, реорганизации, переименования и ликвидации филиалов.

Руководство текущей деятельностью общества осуществляется директором. Директор общества подчинен общему собранию участников. Директор общества избирается общим собранием участников на 5 лет.

Наряду с линейными руководителями (заместители директора, начальники отделов), существуют руководители функциональных подразделений (планового, бухгалтерии, отдел по работе с физическими лицами и др.), которые подготавливают проекты планов, отчетов, превращающиеся в официальные документы после подписания линейными руководителями.

Контроль над финансово-хозяйственной деятельностью осуществляет главный бухгалтер ООО «Универсал-Сервис».

Заместитель директора по экономике и финансам осуществляет руководство хозяйственной деятельностью организации, координирует работу подчиненных ему служб и структурных подразделений.

Начальник планово-экономического отдела осуществляет руководство работой по экономическому планированию предприятия, направленном на организацию рациональной хозяйственной деятельности в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия.

Начальник отдела кадров возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий. Принимает участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

В качестве объекта исследования будет рассматриваться унификация системы организационно-распорядительной документации организации ООО «Универсал-Сервис».

1.3 Анализ состояния организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

ООО «Универсал-Сервис» присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (8, 14).

Организационно-распорядительные документы в ООО «Универсал-Сервис» составляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (8, 26).

Унификация документов в ООО «Универсал-Сервис» проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам .

При проведении унификации в ООО «Универсал-Сервис» предусматриваются все требования к документу на всех стадиях его сотворения, наполнения, обработки и хранения (9, 19, 23, 28, 43). Не считая того, учитываются психофизиологические способности человека и характеристики технических средств.

Основными принципами унификации документов на предприятии являются:

унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - эталона документов для конкретной системы документации и установлении на его базе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

единообразие форм документов и правил их построения, составления, дизайна. Обеспечивается методом наибольшей типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

комплексность унификации. При её проведении обязаны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его сотворения, наполнения, обработки и хранения. Не считая того, обязаны учитываться психофизиологические способности человека и характеристики технических средств;

информативность. Значит включение в документы лишь тех реквизитов, которые необходимы для решения конкретных задач, для поиска и доказательства юридической силы документа;

сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования способов управления, к примеру, в направлении повсеместного внедрения оргтехники;

стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми эталонами) ;

сопряжение с действующими системами классификации и кодировки технико-экономической информации;

экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого внедрения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления рационального размера реквизитов и т.д.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся в ООО «Универсал-Сервис», организационно-распорядительная управленческая деятельность (38, 45, 46, 47) главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительная документация на предприятии классифицируется на три группы:

распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

иформационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки) (29);

организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Организационно-распорядительные документы можно разделить на 3 группы:

организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений (33, 34, );

распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание) (49, 50, 53). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо).