Унификация системы организационно-распорядительной документации

Однако для обеспечения межведомственной автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов общероссийских классификаторов, в т.ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией.

Недавно решен вопрос электронного юридического атрибутирования документов для организации межведомственного документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Для этого принят Федеральный закон «О цифровой электронной подписи» (5, 6).

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения межведомственной информации и документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и организациях и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего речь идет о так называемом «электронном документообороте, не у регулированность которого соответствующими правовыми актами и технико - технологическими регламентами вызывает все большую озабоченность у специалистов-практиков и общественную неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки. Данный комплекс проблем по изучению электронного документа заслуживает выделения в особую научно-исследовательскую программу (проект) на общегосударственном уровне.

В России все большее распространение получает информационный менеджмент или управление информацией. Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного (информационного) обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента, включая методики оргпроектирования в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы. Надо суметь эффективно воспользоваться ими.

2.2 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного промышленного предприятия, решить проблему автоматизации ДОУ ООО «Универсал-Сервис», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие 8.0».

Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы.

Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив.

Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Универсал-Сервис».

Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры (51), установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:

централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

при переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных российскими и западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.

Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15 % всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30 % своего рабочего времени в попытках найти их;

повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

- по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50 %, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75 %, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80 %.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В итоге, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

2.3 Расчет эффективности от внедрения предлагаемого мероприятия

Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ООО «Универсал-Сервис» к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения ИС ДОУ в ООО «Универсал-Сервис» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:

Э = Бпл - Бф,

где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Бф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ в ООО «Универсал-Сервис» включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

1) Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных в 2011 г. может потребоваться труд трех человек с заработной платой по 15 тыс.руб. в месяц (2 секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджер по управлению персоналом.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.),

где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ? 0,1; Ксф.= 0,34.

Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле:

ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 849,024 тыс. руб.

2) Затраты на создание второго рабочего места секретаря составят:

компьютерная техника - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);

офисная мебель - 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

tдн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;

Wэ- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

4) расчет расходов на материалы представлен в таблице 10.

Таблица 10 - Расчет затрат на материалы

Наименование затрат на материалы	Кол-во	Сумма, руб.
1. Бумага, пач.	24	3000,0
2. Канцелярские товары, компл.	4	400,0
3. Расходные материалы (картриджи), шт.	6	7200
Всего	-	10600

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места секретаря составят:90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,4 тыс.руб.

Расходы на хранение архива:

площадь архива - 15м2

стоимость аренды 1 м2 - 300 руб./м2, включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2011 г. в размере:

15*300 * 12 = 54000 руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл

где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./м2 в мес.

W тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс.руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2012 г. в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс.руб.

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2012 с учетом второго секретаря и расходов на содержание бумажного архива представлен в таблице 11.

Таблица 11 - Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2012

Наименование статьи расходов	Сумма затрат, тыс. руб.
1. Расходы по зарплате исполнителей, в т. ч.:	849,024
1.1 Основная заработная плата	576,0
1.2 Дополнительная заработная плата	57,6
1.3 Отчисления в социальные внебюджетные фонды	215,424
2. Материальные затраты	10,6
3. Арендная плата за помещение	54,0
4. Затраты на освещение и отопление	18,3
5. Общая сумма расходов	931,924

Фактический бюджет расходов на систему ДОУ в 2012 г. при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;

расходы на содержание секретаря и менеджера по персоналу на уровне 2011 г. с учетом ставок 2012 г. во внебюджетные фонды.

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в таблице 12.

Таблица 12 Затраты на внедрение электронного документооборота

Наименование затрат	Сумма, тыс. руб.
1. Программное обеспечение	58,0
2. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети (локальный сервер)	12,0
3. Перевод документов на бумажных носителях в электронный вариант	15,0
4. Программа Fine Reader	10,5
5. Материальные затраты (электронные накопители)	0,5
Всего затрат	96,0

После внедрения ИС электронного документооборота в 2012 г. может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.

ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.

Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить: 96,0 + 583,704 = 679,704 тыс.руб. Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Итак, в ходе исследования и анализа системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Универсал-Сервис» в целом.

В работе были представлены программа для совершенствования системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис»:

через регламентацию документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению дело производства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;

использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Универсал-Сервис» в целом.

Заключение

Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

В первой главе выпускной квалификационной работы был проведен анализ системы унификации организационно-распорядительной документации в организации на примере ООО «Универсал-Сервис».

Основной целью ООО «Универсал-Сервис» является удовлетворение потребностей в продукции, производимой обществом и получение прибыли.

Предприятие занимается производством и реализацией мягкой и корпусной мебели.

Ассортимент продукции ООО «Универсал-Сервис» представлен в виде спальных гарнитуров, компьютерных столов, мягкой мебели.

Динамика показателей прибыли за 2009 - 2011 гг. показала, что прирост валового дохода в 2010 г. более чем на 100 % связан не столько с ростом выручки от реализации, сколько со значительным снижением себестоимости, доля которой в 2010 г. составила примерно 55 % в выручке от реализации.

Коэффициент рентабельности продаж в 2010 г. достиг 33 %, по сравнению с 2009 г. он вырос в 3 раза, это изменение обусловлено сменой расчетов с поставщиками.

В 2011 г. рентабельность продаж падает до 12 %, причины снижения данного показателя рассматривались выше. Снижение прибыли на 1 рубль реализованной продукции свидетельствует о понижении спроса на товар, реализуемой организацией.

В целом, за исследуемый период, устойчивость финансового состояния в условиях рыночного хозяйствования у предприятия растёт. Финансовое обеспечение хозяйственной деятельности сопровождалось эффективным и стабильным управлением предприятия.

Исследование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

В ООО «Универсал-Сервис» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:

нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов. На предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Универсал-Сервис» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации.

Во второй главе выпускной квалификационной работе были предложены рекомендации по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации в организации в ООО «Универсал-Сервис».

В работе были представлены программа для совершенствования системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис»:

через регламентацию документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению делопроизводства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;

использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Универсал-Сервис» в целом.

Список использованных источников и литературы

1. Конституция Российской Федераций принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. Государственный флаг РФ. Государственный герб РФ. Государственный Гимн РФ. - Ростов н/Д: Феникс, 2012. - 63 с.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации (по состоянию на 20 сентября 2008 г.). М.: СУИ, 2008. - 207 с.

3. Гражданский кодекс Российской Федерации: Ч. 1, 2, 3, 4 (по состоянию на 20 сентября 2008 г.). М.: СУИ, 2008. - 528 с.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

5. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ.

6. Федеральный закон РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000, с изменениями от 27.10.2003 г.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной докумен-тации. Требования к оформлению документов».

9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

10. Анодина Н.Н. Документооборот в организации. Практическое пособие./Н.Н. Анодина - М.: Омега-Л, 2009. - 176 с.

11. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие./В.И. Андреева - КноРус, 2011. - 248 с.

12. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. - М.: КНОРУС, 2010. - 272 с.

13. Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: документация: учебное пособие./И.Ю. Андропова, Н.Л. Андропова, Н.В Макарова - М.: Академия, 2011. - 63 с.

14. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации/ И.Л. Артамонова // Секретарское дело. - 2006. - №3. - С 23-26.

15. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие/ Г.И. Балибардина - Волгоград. Изд-во ВолГУ, 2010. - 77 с.

16. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Докумен-тационное обеспечение управления): Учебное пособие./М.И. Басаков - М Феникс, 2009. - 474 с.

17. Басаков М.И. Документы и документооборот коммерческой организации. Учебное пособие./М.И. Басаков - М.: Феникс, 2009. - 415 с.

18. Басаков М.И. Делопроизводство. Учебное пособие. /М.И. Басаков, О.И. Замыцкова - М.: Феникс, 2010. - 376 с.

19. Бахтеев Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: Учебное пособие./Ю.Д. Бахтеев, В.Ф. Захаров, И.Н. Наумов - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2010. - 67 с

20. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот./А.Н. Белов, А.А. Белов - М.: Эксмо-Пресс, 2010. - 560 с.

21. Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2010. -224 с.

22. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения в условиях автоматизации документооборота)/ делопроизводство, 1999, №2, с 9-13

23. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традицион-ного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2010. - 172 с.

24. Борискин В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: практическое пособие./В.В. Борискин, Н.М. Поликарпова - М.: Омега-Л, 2010. - 191 с.

25. Ватолина М.В. Организация работы с документа-ми./М.В. Ватолина - М.: Феникс, 2010. - 317 с.

26. Галахов В.В. Делопроизводство: образцы, документы; организация и технология работы: с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003. /В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло - М.: Проспект, 2011. - 455 с.

27. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Электронный учебник. М.: Юнити-Дана, 2011. - 390 с.

28. Демин Ю.М. Делопроизводство и архивное дело. - СПб.: Питер, 2009. - 224 с.

29. Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2009. - 246 с.

30. Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документальное обеспечение управления). /О.И. Замыцкова, М.И. Басаков, - М.: Феникс, 2010. - 375 с.

31. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учеб.-метод пособие/ Н.Б. Зиновьева.- М.: Профиздат, 2091. - 208 с.

32. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. 4-е издание./ М.В. Кирсанова - М.: Дашков и к, 2010. - 158 с.

33. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления./ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов - М.: ИНФРА-М, 2011. - 363 с.

34. Кирсанова М.В. Делопроизводство на малом предприятии. / М.В. Кирсанова Ю.М. Аксенов, В.Н. Кирсанова - М.: Омега-Л, 2009. - 248 с.

35. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. Изд. 6-е, испр., доп./М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов - М.: Сибирское соглашение, 2009. - 364 с.

36. Корнеев И.К. Деловая переписка и образцы документов./И.К. Корнеев, А.В. Пшенко - М.: Проспект, 2009. - 324 с.

37. Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов // Секретарское дело. - 2010. - № 2-3. - С. 16-21

38. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. / Н.П. Крюкова - М.: Инфра-М, 2009. - 272 с.

39. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса / Секретарское дело, 1997, №1

40. Кузнецова Т.В. Секретарское дело./ - Управление персоналом, 2006. - 344 с.

41. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря / Секретарское дело, 2007, №4 с.24

42. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии./ М.: ИНФРА-М, 2012, 304 с

43. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления./ Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова - М.: Юнити-Дана, 2009. - 360 с.

44. Кузнецова Т.В. Регистрация - ключевой момент организации работы; Путь к профессионализму; Положение о порядке и сроках хранения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. - № 6. - С. 45-46.

45. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебное пособие. Н.Н. Кушнаренко. - Киев.: Знание, 2010. - 460 с.

46. Лапп В.П. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие по дисциплине./В.П. Лапп, В.Ф. Иванова - М.: Академия, 2009. - 327 с.

47. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии. /М.В. Ларин - М.: Дашков и К, 2010. - 287 с.

48. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие./Н.С. Ларьков - М.: АСТ, 2010. - 427 с.

49. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова. - Ростов н/Д: МарТ, 2010. - 272 с.

50. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями./Е.А. Лопатникова - М.: Омега-Л, 2010. - 318 с.

51. Макарова Н.В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. /Н.В. Макарова, Г.С. Николацчук, Ю.Ф. Титова - СПб.: Питер, 2010. - 410 с.

52. Молодькова Э.В., Тестова В.С. Документационное обеспечение кадровой работы. - СПб.: СПбГУЭФ, 2010. - 84 с.

53. Непогода А.В. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов./ А.В. Непогода, П.А. Семченко - М.: Омега-Л, 2009. - 480 с.

54. Оскерко Т.С. Современный секретарь. Актуализация компетенций./Т.С. Оскерко, С.В. Шалашень - М.: Издательство Гревцова, 2011. - 264 с.

55. Охотников А.В. Документоведение и делопроиз-водство./А.В. Охотников, Е.А. Булавина - М.: Издательский центр Март, 2011. - 355 с.

56. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспе-чение управления: Учеб. пособие - 2-е изд. - («Карманное учебное пособие»). /Ю.А. Панасенко - М.: РИОР, 2009. - 113 с.

57. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. 3-е издание переработанное и дополненное./А.В. Пшенко - М.: Академия, 2010. - 176 с.

58. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятель-ности./А.А. Раздорожный - М.: ИНФРА-М, 2009. - 304 с.

59. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие./М.Ю. Рогожин - М.: Проспект, 2010. - 383 с.

60. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2010. - 295 с.

61. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - СПб.: Питер, 2011. - 192 с.

62. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управле-ния./Л.А. Румынина - М.: Академия, 2011. - 224 с.

63. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря: разработка, учет и хранение служебной документации. практ. пособие. 2-е изд./Е.П. Смирнова - М.: Омега-Л, 2010. - 152 с.

64. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений / секретарское дело 1997, №2, с 15-19

65. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М., А-Приор, 2008 - 176 с.

66. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2010. - 416 с.

Приложение 1

Приказ по основной деятельности

ООО «Универсал-Сервис»

ПРИКАЗ

08.01.2011 №2

Уфа

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в ООО «Универсал-Сервис» г.Уфы.

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 12.02.2011.

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО «Универсал-Сервис» с 01.02.2011 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4. Секретарю-референту Ивановой А.И. совместно с начальником отдела кадров Гумеровой И.В. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и её передачу в структурные подразделения до 01.02.2011.

Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Егорова П.А.

Директор ООО «Универсал-Сервис»________ Каминская К.В.

Приложение 2

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
Управление делами
01. Общий отдел
С-01	Приказы руководства по основной деятельности		Постоянно
С-02	Протоколы общих собраний сотрудников фирмы		Постоянно
С-03	Внутренняя документация		3 года
С-04	Письма входящие 2010 г.		3 года
С-05	Письма исходящие 2010г.		3 года
С-06	Журнал регистрации исходящих документов		3 года
С-07	Журнал регистрации входящих документов		3 года
С-08	Журнал регистрации внутренних документов		3 года
С-09	Журнал регистрации приказов руководства по основным видам деятельности		3 года
02. Юридическая служба
ЮС-01	Арбитражно-процессуальные дела		10 лет
ЮС-02	Договоры находящиеся на согласовании		10 лет
ЮС-03	Инвестиционные договоры		10 лет
ЮС-04	Субподрядные договоры		10 лет
ЮС-04	Подрядные договоры		10 лет
ЮС-05	Договоры займа		10 лет
ЮС-06	Договоры аренды помещений		10 лет
ЮС-07	Договоры на оказание услуг		10 лет
ЮС-08	Прочие договоры		10 лет
ЮС-09	Исполненные договоры		10 лет
ЮС-11	Журнал регистрации исходящей документации		10 лет
ЮС-12	Журнал регистрации входящей документации		10 лет
ЮС-13	Журнал регистрации исходящих претензий		10 лет
ЮС-14	Журнал регистрации входящих претензий		10 лет
ЮС-15	Журнал регистрации исходящих исковых заявлений		10 лет
ЮС-16	Журнал регистрации входящих исковых заявлений		10 лет
ЮС-17	Журнал регистрации арбитражно-судебных дел		10 лет
ЮС-18	Журнал регистрации договоров		10 лет
ЮС-19	Журнал регистрации согласований договоров		10 лет
03. Административно-хозяйственный отдел
АХО-01	Переписка с ООО «Комус»		1 год
АХО -02	Заявки на канцелярские товары		1 год
АЗО -03	Документы, подтверждающие получение материальных ценностей (копии)		1 год
АХО -04	Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели (копии)		1 год
04. Главная бухгалтерия
БУХ-01	Письма входящие/исходящие.		1 год
БУХ-02	Договоры по машинам и механизмам		Постоянно
БУХ-03	Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности		6 лет
БУХ-04	Годовые и квартальные бухгалтерские отчеты и балансы		Постоянно
БУХ-05	Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции. Годовой и квартальный кассовые планы		6 лет
БУХ-06	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции.		6 лет
БУХ-07	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов		6 лет
БУХ-08	Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей		6 лет
БУХ-09	Авансовые отчеты		6 лет
БУХ-10	Кассовая книга		6 лет
БУХ-11	Договоры материально ответственных лиц и образцы подписей материально ответственных лиц		6 лет
БУХ-12	Месячные ведомости по заработной плате		75 лет
БУХ-13	Книга покупок		6 лет
БУХ-14	Накладные и акты от поставщиков		6 лет
БУХ-17	Договоры поставки		Постоянно
БУХ-18	Материальные отчеты		6 лет
БУХ-21	Акты выполненных работ, формы № КС-3 по объектам		6 лет
БУХ-22	Акты выполненных работ по услугам		6 лет
БУХ-23	Договоры аренды помещений		Постоянно
БУХ-24	Договоры на оказание услуг		Постоянно
05. Отдел кадров
ОК-01	Личные дела сотрудников		75 лет - «В» ст.498в
ОК-02	Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП)		5 лет
ОК-03	Личные дела уволенных сотрудников		75 лет - «В» ст.498в
ОК-04	Личные карточки работников (Т - 2)		75 лет ЭПК ст. 189
ОК-05	Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)		До востребования	Не востребованные - не менее 50 лет
ОК-06	Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках)		75 лет ст.19б
ОК-07	Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.)		3 года ст.429
ОК-08	Трудовые договоры		3 года
ОК-09	Трудовые соглашения		3 года
ОК- 10	Договоры гражданско-правового характера		3 года
ОК-11	Документы табельного учета		3 года
ОК-12	Должностные инструкции работников предприятия		3 года после замены новыми
ОК-13	Положения о службах и отделах организации		3 года после замены новыми
ОК-14	Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров		5 лет ЭПК ст.2С
ОК-15	Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников		До минования надобности
ОК-16	Служебные записки		1 год
ОК-17	Штатное расписание и структура организации		Постоянно ст. 52 а
ОК- 18	Книга учета приема, перемещения, увольнения работников		75 лет ст.508
ОК- 19	Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет ст.526а
ОК-20	Журнал регистрации приказов по кадрам		5 лет
ОК-21	Журнал регистрации приказов по личному составу		75 лет
ОК-22	Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы		5 лет
ОК-23	Журнал регистрации листков нетрудоспособности		3 года

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

Приложение 3

Приказ по личному составу

ООО «Универсал-Сервис»

ПРИКАЗ

08.05.2010 №2

Уфа

Премировать:

1.1. За длительную и добросовестную работу и в связи с пятидесятилетием со дня рождения премировать главного бухгалтера фирмы Корастелеву И.Г. в размере 5000 руб.

Принять:

2.1. Нестеренко Ивана Ивановича на должность на должность программиста с 08.05.2011 с окладом 10000 руб. в месяц согласно заключенному договору.

Основание: договор №5 от 8.05.2011

С приказом ознакомлен________________(подпись)____________(дата)

Перевести:

3.1. Захарова Геннадия Алексеевича, старшего специалиста планово-экономического отдела, с его согласия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 16.05.2011. с окладом 7500 руб. в месяц.

Основание: заявление Захарова Г.А., докладная записка начальника планово-экономического отдела Ушакова С.С.

С приказом ознакомлен________________(подпись)____________(дата)

Директор ООО «Универсал-Сервис»________ Каминская К.В.

Приложение 4

Директору ООО «Универсал-Сервис»

Каминской К.В.

От начальника

планово-экономического отдела

Ушакова С.С.

10.05.2011 г. № 10-л

Докладная записка

о прогуле, совершенным старшим специалистом планово-экономического отдела

Довожу до Вашего сведения, что сегодня 10.05.2011 г. старший специалист планово-экономического отдела отсутствовал Захаров Геннадий Алексеевич на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня с 9 часов 00 минут до 18 часов 00 минут.

Никаких сведений, подтверждающих уважительность причины отсутствия Захарова Г.А. не имеется.

В связи с допущенным нарушением предлагаю вынести выговор и перевести на другую должность Захарова Г.А. за прогул.

Начальник планово-экономического отдела ____________Ушаков С.С.

Размещено на Allbest.ru