Унификация системы организационно-распорядительной документации

Каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат) (54).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляют его формуляр. При создании унифицированной системы документации или унификации (приведение к единообразию) группы документов разрабатывается, как правило, формуляр - образец. Формуляр - образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии нескольких различий в конкретных документах.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра - образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:

форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

минимально допустимые размеры служебных полей: поле подшивки - не менее 20мм, остальные поля - не менее 10мм;

размер шрифта, годного для оформления документов - что соответствует размеру 13,5 - 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).

Стандартом определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление достаточно условно.

Установлен состав реквизитов, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде - их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации - составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).

Неоднократно регламентировались и стандартизировались более подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён приостановленный в настоящее время Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 - 97 «УСД. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Во все действующие инструкции и правила по ведению делопроизводства обязательно включены разделы, составленные на основе этого стандарта.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба РФ (8). Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

В настоящее время установились требования по оформлению 30 реквизитов управленческих документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 -дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 -оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направление его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организации;

30 -идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком не исчерпывается, но остальные, как правило, применяются в границах конкретной системы документации. С другой стороны, на реальном документе состав реквизитов и их оформление будет зависеть от вида документа, его автора и других факторов.

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ООО «Универсал-Сервис» представлены в таблице 8.

Таблица 8 Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками

Электронная работа с входящей документацией	Электронная работа с исходящей документацией
1	2
1. Получение документа	1. Создание проекта документа
2. Экспедиционная обработка	2. Проверка секретарем или менеджером по персоналу
3. Рассмотрение документа
4. Регистрация	3. Согласование (визирование при необходимости)
5. Передача адресату (конкретное подразделение)
6. Рассмотрение руководителем подразделения	4. Подписание руководителем документа
7. Назначение и передача исполнителю	5. Регистрация документа
8. Исполнение документа
9. Контроль за исполнением	6. Направление документа в дело
10. Направление документа в дело

Модель внешнего документооборота ООО «Универсал-Сервис» представлена на Рис. 2.

Рис. 2 - Модель внешнего документооборота ООО «Универсал-Сервис»

После получения документа секретарь производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе (40, 67) .

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс) (41).

Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере письма в ООО «Универсал-Сервис» можно изобразить, как представлено на Рис. 3.

Рис. 3. Маршрут движения письма

Работа с внутренней документацией в ООО «Универсал-Сервис» состоит из следующих этапов:

1. Получение указания на разработку

2. Подготовка проекта документа

3. Согласование (визирование)

4. Передача адресату

5. Отметка о доставке

6. Выдача (оформление) резолюций

7. Постановка на контроль

8. Отчет об исполнении

9. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение

Исследование движения внутренней документации в ООО «Универсал-Сервис» показало, что важный этап «Регистрация в подразделении» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО «Универсал-Сервис» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ООО «Универсал-Сервис» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД.

Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как «Номер счета в банке», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Код формы документа», «Код организации».

Документооборот представлен в таблице 9.

Таким образом, объем документооборота в ООО «Универсал-Сервис» по данным 2010 г. составляет 2608 документов, из них 34,6 % приходится на подлинники и 65,4 % на копии документов.

Таблица 9 Документооборот ООО «Универсал-Сервис» по данным 2011 года

Документы	Количество документов	Всего
	Подлинники	Тираж
Поступающие	272	272	544
Отправляемые	196	432	328
Внутренние	434	1302	1736
Итого	902	2006	2608

Структура подлинных документов представлена на Рис. 4.

Рис. 4. Структура документооборота ООО «Универсал-Сервис»

Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12 %), только 21,73 % документов - исходящих.

Объем документооборота незначительный. Динамика документооборота за 2009 - 2011 гг. представлена на Рис. 5.



Рис. 5. Динамика документооборота за 2009 - 2011 гг.

Данные Рис. 5 показывают, что наблюдается тенденция роста документооборота ООО «Универсал-Сервис».

Объем документооборота в 2010 г. по сравнению с 2009 вырос на 8,9 %, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. - всего 5,0 %.

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в ООО «Универсал-Сервис» используются следующие документы:

1. Приказы по личному составу (внутренние).

2. Документы к приказам по личному составу - трудовые книжки, заявления (входящие).

3. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие).

4. Справки о работе и заработной плате сотрудников (исходящие)

5. Справки вызовы из учебных заведений (входящие)

6. Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие)

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих - медицинские заключения (санитарные книжки), среди исходящих - на справки о работе и заработной плате (Рис. 6).



а) Исходящие документы

б) Входящие документы

Рис. 6. Структура документооборота кадровых документов

В структуре исходящих документов 85,1 % приходится на справки о работе и заработной плате; а в структуре входящих документов наибольшая доля документов (87,8 %) приходится на медицинские заключения (санитарные книжки).

1.4 Проблемы системы унификации организационно-распорядительной документации в организации в ООО «Универсал-Сервис»

организационный распорядительный документация управление

Исследование организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

В ООО «Универсал-Сервис» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Из работающих в настоящее время в организации 70 человек - только один секретарь и менеджер по персоналу, которые выполняют функции, связанные с документационным обеспечением, оба имеют незаконченное высшее образование и формально подчиняются директору.

Офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только программным обеспечением Office 2007 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд.

Серьезным нарушением в системе является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ (4) «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

Анализируя методы составления писем сотрудниками ООО «Универсал-Сервис», можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

На многих документах нет реквизитов «Код формы документа», «Код организации». Неправильно оформлен реквизит «Адресат». Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело (7).

Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность организации не составляются.

Приказы составляются с нарушением ГОСТа. В них отсутствуют реквизиты: «Наименование вида документа», «Дата документа», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа», «Код фирмы», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле», «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется общий бланк

Из проведенного анализа следует, что:

документы в ООО «Универсал-Сервис» составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ;

необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретарь и менеджер по персоналу может осуществлять свою работу;

следует организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства (59, 60, 61, 63, 68).

В ООО «Универсал-Сервис» нет документально оформленного ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают иногда сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Кроме этого полностью отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.

Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.

Из вышесказанного следует, что в ООО «Универсал-Сервис» не соблюдаются требования ГСДОУ что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.

В ООО «Универсал-Сервис» не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется.

Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Хранение документов в ООО «Универсал-Сервис» осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов», а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов (9).

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ (36, 37, 39, 43, 55, 56).

При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

Основной целью ООО «Универсал-Сервис» является удовлетворение потребностей в продукции, производимой обществом и получение прибыли. Предприятие занимается производством и реализацией мягкой и корпусной мебели.

Динамика показателей прибыли за 2009-2011 гг. показала, что прирост валового дохода в 2010 г. более чем на 100 % связан не столько с ростом выручки от реализации, сколько со значительным снижением себестоимости, доля которой в 2010 г. составила примерно 55 % в выручке от реализации.

Коэффициент рентабельности продаж в 2010 г. достиг 33 %, по сравнению с 2009 г. он вырос в 3 раза, это изменение обусловлено сменой расчетов с поставщиками.

В 2011 г. рентабельность продаж падает до 12 %, причины снижения данного показателя рассматривались выше. Снижение прибыли на 1 рубль реализованной продукции свидетельствует о понижении спроса на товар, реализуемой организацией.

Анализ состояния системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Универсал-Сервис» показал, что наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12 %), 21,73 % документов - исходящие, остальные 30,15 % - входящие документы. Объем документооборота незначительный, но наблюдается тенденция роста документооборота.

Исследование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

В ООО «Универсал-Сервис» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления (44, 57, 59, 62) . В организации только один секретарь и менеджер по персоналу, которые выполняют функции, связанные с документационным обеспечением.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:

нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов. На предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Универсал-Сервис» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления (27, 35, 58).

Глава 2. Совершенствование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

2.1 Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации

Существующая система ГСДОУ, на сегодняшний день заметно устарела, разработан новый проект ГСДОУ, но он также обладает определёнными недостатками.

Работа с документами (25) в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно-методического обеспечения на общегосударственном уровне.

Службы ДОУ организаций работают в настоящее время по устаревшим инструкциям и стандартам, давним традициям и канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации (21, 24, 30).

ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и хранения документов (10, 20, 23, 28, 29). Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.

В настоящее время Всероссийскому научно-исследовательскому институту документирования и архивного дела (ВНИИДАД) в соответствии с федеральной целевой программой поручена разработка Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях.

ГСДОУ должна упорядочить организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система должна включать различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив (11, 15, 16, 18).

ГСДОУ должна способствовать разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включать нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который должен содержать основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

При подготовке проекта ГСДОУ в полной мере был использован комплексный подход. ГСДОУ необходимо представлять как систему взаимосвязанных многоаспектных, крупных подсистем. К ним относятся: организационное обеспечение ДОУ; нормативная база; документирование управленческой деятельности (состав управленческих документов, стандартизация документов и их отдельных групп); техническое обеспечение ДОУ. По существу систему можно представить как единый комплекс автоматизированного документирования (текстового редактора): автоматизированного документооборота (электронная почта), автоматизированной ИПС (автоматизированные картотеки, классификаторы и т.д.) и автоматизированного хранения и использования документов (автоматизированная номенклатура дел, описи дел и т.д.) (14, 22).

Рассмотрим более подробно содержание разделов проекта ГСДОУ.

В первом подразделе первого раздела «Основные положения» раскрываются понятия и сфера распространения ГСДОУ.

В разделе определяется, что документационное обеспечение управления (делопроизводство) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (12, 17, 23).

ГСДОУ установленные государством межотраслевые единые требования к документированию информации на различных носителях, порядку ее идентификации, а также к формированию государственных информационных ресурсов и организации использования .

ГСДОУ распространяется на органы исполнительной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, местного самоуправления, иные предприятия и организации на территории Российской Федерации, независимо от ведомственной принадлежности, формы собственности и организационной структуры, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

Действие ГСДОУ не распространяется на документы, работа с которыми регламентирована Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» и соответствующими нормативными актами об отнесении информации к категории «Для служебного пользования».

ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к:

установлению ответственности за документационное обеспечение;

видовому составу управленческих документов;

оформлению документов;

организации документооборота;

построению информационно-поисковых систем;

организации пользования документами;

правилам хранения документов.

В субъектах Российской Федерации документационное обеспечение управления (делопроизводство) в соответствии с ГСДОУ ведется на русском языке, государственном языке субъекта Российской Федерации.

Во втором подразделе даются основные термины и их определения, использованные в ГСДОУ.

Третий подраздел посвящен связи ГСДОУ с другими российскими и зарубежными нормативными актами в этой сфере.

Важное значение в работе с документами в организациях (подраздел 1.4) имеют нормативные акты, а также полномочия различных федеральных ведомств в сфере ДОУ. Особое место уделяется раскрытию задач, функций и прав Федеральной архивной службы в области ДОУ.

В подразделе 1.5 изложены права и обязанности организаций в области ДОУ. Например, устанавливается, что руководитель организации имеет право:

назначать лицо, осуществляющее руководство ДОУ (управление документацией), и создавать соответствующие структурные подразделения;

устанавливать правила документирования, обработки, защиты документированной информации на любых носителях, организации доступа и пользования документами, определять условия копирования и распространения документов;

определять порядок применения электронной подписи и иных способов идентификации, заменяющих личную подпись документов;

определять эффективные методы хранения документированной информации на бумажных и иных носителях.

При наличии в организации автоматизированной системы документирования и обработки документированной информации соответствующие структуры подчиняются тому же руководителю.

Служба ДОУ обеспечивает разработку единой системы ДОУ и контролирует ее выполнение всеми структурными подразделениями.

В структурном подразделении соблюдение правил документационного обеспечения контролирует его руководитель. Руководитель назначает специалиста, который осуществляет предусмотренные ГСДОУ технологические и иные операции, связанные с созданием, использованием, исполнением и хранением, а также связь со службой ДОУ и архивом организации.

Подразделы 1.6 и 1.7 посвящены вопросам внедрения ГСДОУ и ее структурного построения.

Во втором разделе системы изложены правила и требования по правовому регулированию работы с документами в организациях на уровнях федерального законодательства, нормативных актов Правительства Российской Федерации, правительств субъектов Российской Федерации и региональных органов власти, а также на уровне отрасли, территории и отдельной организации.

Третий раздел посвящен организации службы ДОУ. Важным моментом является описание состава службы ДОУ.

Документационное обеспечение управления в организациях федерального уровня осуществляется специальной Службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения.

Служба ДОУ подчиняется непосредственно руководителю организации или его первому заместителю.

Служба ДОУ может иметь различные назначения: Управление делами, Управление документационным обеспечением, Общий отдел, Канцелярия, Секретариат и др.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие Службы ДОУ:

В министерствах и ведомствах Российской Федерации, республиканских органах представительной и исполнительной власти, мэриях крупных городов управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариат заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

В организациях представителей и исполнителей власти областей, краев, городов, районов создается общий отдел. В его состав включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Юридической основой функционирования Службы ДОУ как структурного подразделения и ее работников является их правовая регламентация, основой которой являются Устав (Положение) организации, Положение о Службе ДОУ и должностные инструкции для работников Службы.

Службу ДОУ возглавляет начальник (заведующий), который назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.

Структура и штат Службы ДОУ утверждается руководителем организации в пределах установленной штатной численности и фонда заработной платы.

В четвертом разделе «Документирование управленческой деятельности» на наш взгляд наиболее важным и относительно новым является подраздел по разработке табеля форм документов в организации, который логически должен дополнять инструкцию по ДОУ.

Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам.

Выбор конкретной формы табеля зависит от задач, стоящих перед организацией.

Если перед организацией стоит задача регламентировать процедуры работы с документами, то табель может быть дополнен графами: вид бланка, внутреннее согласование, внешнее согласование, подпись, печать, утверждение.

При необходимости совершенствования документооборота организации табель должен содержать сведения о тираже бланков, регистрации документов, ответственном за контроль, сроке исполнения, месте хранения подлинника и копий документов.

Последовательности расположения форм документов в табеле определяется его структурой.

Разделами табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности организации (организация системы и процессов управления, прогнозирование и планирование деятельности, регулирование деятельности, финансовое обеспечение и др.).

Построение табеля по функциональному признаку предпочтительнее, так как исключает необходимость корректировки табеля при изменении структуры организации.

В разделах и подразделах табеля формы документов располагаются в порядке их значимости.

В Табель форм документов организации включаются:

формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;

применяемые в организации формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

формы документов, утвержденные распорядительными документами данной организации.

Табель форм документов разрабатывается службой ДОУ с участием специалистов структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

Табель форм документов на бумажном и электронном носителях (как эталонный экземпляр) хранятся в службе ДОУ; выписки из табеля предоставляются структурным подразделениям организации.

Контроль за ведением табеля осуществляет служба ДОУ организации.

Корректировка состава табеля осуществляется при изменении нормативных правовых актов, реорганизации организации, изменении задач и функций структурных подразделений.

Организация документооборота (раздел 5) в проекте ГСДОУ построена по традиционной схеме деления потоков документации в организации на поступающие, внутренние и отправляемые. Особенностями данного раздела являются положения по обработке документов на нетрадиционных носителях (электронная почта, факсимильная связь и др.).

В разделе 6 «Унифицированно - поисковая система по документам» основное внимание уделяется правилам регистрации и индексирования документов.

Регистрация документов фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера. Регистрационный номер и дата документа являются основой учетных данных о документе. Учетные данные проставляются автоматически при вводе документа в ИПС организации.

Решение о критериях ввода документов и информации в ИПС принимает руководитель организации. В качестве регистрационных форм используются электронные РКФ, их бумажные эквиваленты или журналы.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, бухгалтерские, финансовые, пенсионные и др.).

Регистрируются документы: поступающие из других организаций и частных лиц, создаваемые внутренние и отправляемые. В зависимости от приоритетов организации допускается регистрировать проекты документов.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Целесообразно регистрировать документы в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.

Данные регистрации переносятся в регистрационный штамп или соответствующую зону бланка документа.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Отдельно регистрируются документы федеральных органов власти, служебная переписка, обращения граждан, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (персоналу), протоколы коллегиальных органов, договоры (контракты), бухгалтерские балансы, отчеты в налоговые органы и др.

Письма, телексы, документы посылаемые по факсимильной связи регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях в зависимости от их адресования.

Регистрация производится децентрализованно в местах создания и исполнения документов. Документы, создаваемые по направлениям деятельности, регистрируются в структурных подразделениях организации, например бухгалтерские балансы и отчеты в налоговые органы в бухгалтерии (финансовом отделе), спецификации и накладные в отделе продаж, товарно-транспортные накладные и графики отгрузки в транспортном отделе и т.д. В службе ДОУ регистрируются документы вышестоящих организаций, распорядительные документы и переписка за подписью руководства организации, протоколы и решения коллегиальных органов.

Место регистрации документов закрепляется в Инструкции по ДОУ и Табеле форм документов организации.

Существенную роль в организации ИПС играет организация контроля исполнения документов. Контроль исполнения осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. На контроль ставятся документы вышестоящих организаций и документы, отражающие приоритеты деятельности организации. Контроль исполнения других систем документации ведется по поручению руководителя организации в соответствующих структурных подразделениях.

Контроль исполнения документов ведется на основе регистрационных данных.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступающих из других организаций с даты их поступления.

Нормативные сроки исполнения устанавливаются актами федеральных органов Российской Федерации и органов власти субъектов Российской Федерации.

Типовые сроки устанавливаются актами отраслевых, функциональных и территориальных органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями организации. Конечная дата исполнение указывается в тексте документа или резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.

Нормативные и типовые сроки исполнения документов распространяются на организации независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности и подчинения.

Изменение срока исполнения производится в следующем порядке: для нормативных и типовых сроков принятием нового акта, для индивидуальных руководителями, которые их устанавливали.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация или организация-автор документа.

Измененные сроки исполнения вносятся в РКФ документа.

Нормативные, типовые сроки исполнения документов, а также сроки подготовки (оформления), представления (отправки) закрепляются в Инструкции по документационному обеспечению, Табеле форм документов организации или распорядительных документах.

Относительно новым разделом в проекте ГСДОУ является раздел, определяющий требования к работе исполнителя с документами.

При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующего срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Срочные документы передаются немедленно.

Исполнитель несет ответственность за неразглашение, утрату, подделку или порчу документов и информации.

Исполнитель имеет право вернуть в службу ДОУ незарегистрированные документы, а также документы с недостающими листами и приложениями или не относящиеся к кругу его обязанностей.

При подготовке проекта документа исполнитель учитывает ранее изданные по данному вопросу документы и действующие нормативные акты.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с государственными стандартами, согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями и организациями в установленном порядке.

Если документ рассылается в несколько адресов, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации передает документ на размножение. Комплектация размноженного документа осуществляется исполнителем.

Ответственность за исполнение задания и подготовку документа не снимается с исполнителя до подписания документа.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное первым.

Остальные исполнители получают уведомления по электронной почте или размноженные экземпляры документа. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, содержащейся в документе.

В ходе исполнения могут формироваться персональные папки по исполнению конкретных документов. В персональную папку помещаются: подлинник документа, промежуточные документированные запросы, информационные материалы, различные версии создаваемого документа.

Исполнитель осуществляет контроль за поступлением ответов на свои запросы и предложения, внесенные по его инициативе в другие организации.

Исполнитель имеет право предлагать изменения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о результатах и датах поэтапного исполнения, о результате окончательного исполнения.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть подшит документ и оформляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Отметку о направлении документа в дело подписывает должностное лицо давшее поручение или служба ДОУ по поручению должностного лица.

После снятия документа с контроля персональные папки расформировываются, а документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Для получения необходимой информации исполнителю должен быть обеспечен доступ к базам данных и массивам документов организации, законодательным и нормативным актам федеральных органов власти и управления.

В заключительном разделе проекта ГСДОУ изложены традиционные вопросы организации хранения документов: составление номенклатур дел и формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел, описание дел, организация хранения дел, обеспечение сохранности документов.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290 «О Федеральном архивном агентстве» (с изменениями и дополнениями от 24 марта 2011 г.) одной из главных задач Росархива является координация деятельности федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Для реализации этой задачи Росархив осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за делопроизводственной документацией федеральных органов государственной власти разработку и утверждение обязательных для исполнения нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве.

Права Росархива в управлении документацией с целью государственного контроля за всеми стадиями жизненного цикла документов должны быть существенно расширены.

Федеральная архивная служба призвана осуществлять государственное управление документацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности государственных органов управления Российской Федерации, взаимодействие с органами управления субъектов Российской Федерации, с общественными объединениями, с субъектами хозяйственной деятельности.

Росархив должен обладать полномочиями формировать и реализовывать государственную политику в области управления документацией, осуществлять контроль:

за соблюдением обязательных требований к документированию и передаче документированной информации;

разрабатывать государственные стандарты в области управления документацией и участвовать в работах по международной стандартизации;

устанавливать порядок применения международных стандартов, правил и рекомендаций на территории Российской Федерации;

согласовывать проекты законодательных и иных межведомственных нормативных актов, затрагивающих вопросы документации:

организовывать профессиональную подготовку и переподготовку кадров в области управления документацией.

Сертифицировать применяемую технику и технологии и лицензировать профессиональную деятельность в сфере управления документацией.

Росархив формирует государственную политику в области управления документацией на основе принципа создания условий для обеспечения свободного и всеобщего доступа к документам, за исключением тех. доступ к которым ограничен законом.

Субъекты хозяйственной деятельности, включая общественные объединения, будут организовывать управление документацией в соответствии с законом.

До принятия закона о документации актуальной остается задача организационного и, прежде всего, кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы межведомственного документооборота. Особо заостряется вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий по координации научно-исследовательских работ в области организации и автоматизации межведомственного документооборота: придания и юридического закрепления за Росархивом функций по лицензированию, сертификации и аккредитации организаций - разработчиков документационных систем (технологий) межведомственного назначения.

Для усиления роли Федеральной архивной службы России по управлению документацией, на наш взгляд, можно организовать Межведомственную комиссию по документационному обеспечению управления при Росархиве как экспортно-консультативный орган для рассмотрения проблем документоведения, координации научно-методической деятельности по совершенствованию делопроизводства, обеспечения экспертизы проектов нормативных актов и выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию работы с управленческой документацией в Российской Федерации. Комиссия могла бы осуществлять следующие функции:

проводить экспертизу проектов нормативных актов по вопросам делопроизводства:

оценивать качество методических разработок, учебных программ и пособий межотраслевого характера:

определять основные направления документоведческих исследований межведомственного характера, разрабатывать предложения по включению документоведческих исследований в Федеральные целевые программы;

вырабатывать рекомендации и предложения по гармонизации терминологии, совершенствованию работы служб делопроизводства, унификации и стандартизации служебных документов, разработке информационно-поисковых систем, средств хранения документов и другим аспектам работы с документами;

заслушивать информацию органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, отдельных исследователей о состоянии и перспективах развития делопроизводства;

давать рекомендации в пределах своей компетенции по разрабатываемым нормативным и методическим документам, проектным и технологическим решениям в области делопроизводства;

рассматривать предложения о профессиональной подготовке кадров и проведении научных исследований в сфере работы с управленческой документацией;

изучать отечественный и зарубежный опыт делопроизводства и возможность его применения, организовывать обмен опытом и пропаганду новых современных методов и приемов работы с документами;

осуществлять подготовку предложений по заключению международных договоров, направленных на совершенствование делопроизводства. В Комиссию было бы целесообразно включить представителей федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, руководителей и специалистов учреждений Росархива, работников делопроизводственных подразделений и архивов коммерческих и некоммерческих организаций, а также независимых специалистов-экспертов.

Для осуществления своих функций Комиссия может создавать из числа своих членов и привлекаемых в установленном порядке специалистов секции, рабочие группы, действующие под руководством членов Комиссии, а также запрашивать и получать от органов власти и управления материалы и информацию по вопросам, входящим в ее компетенцию.

Кроме предложенного выше закона о документации, в стране должны действовать правовые акты и нормативные документы, устанавливающие единые требования к административной документации. В их число целесообразно включить:

государственную систему документационного обеспечения управления;

типовые инструкции по документационному обеспечению управления в различных отраслях деятельности или хозяйствования;

типовые положения о службе документационного обеспечения;

типовые положения о порядке документирования деловой информации:

типовые положения о порядке организации поиска документов и использования документированной информации;

регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

типовые перечни документов постоянного срока хранения;

перечни типовых документов с указанием сроков хранения;

государственные стандарты;

общероссийские классификаторы документов и систем документации, реквизитов документов и иных информационных элементов.

Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации и не нарушать положения, установленные Конституцией Российской Федерации и иным законодательством (1).

В настоящее время подготовлен ряд общероссийских нормативно-методических документов, которые прямо или косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации обмена межведомственной информацией и документацией.

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушение.

Решению технологических задач автоматизации межведомственного документооборота способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6 30-2003 УСД. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (8, 26).

Стандарт, предъявляя жесткие требования к унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами.