Организация документооборота на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Актуальность выбранной темы подтверждается тем, что грамотная политика организации в области документирования может сыграть важнейшую роль в развитии и дальнейшем успешном процветании организации. Службы ДОУ организаций работают в настоящее время по устаревшим инструкциям и стандартам, давним традициям и канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации. ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и хранения документов. Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы.

Целью этой работы является исследование документированной деятельности ОАО «Генерация Бурятии ТГК-14 ТЭЦ-1».

Задачи:

- Рассмотреть историю ТГК-14, выявить цели, задачи, функции деятельности.

- Сделать анализ видов бланков.

- Проанализировать организационно-рапорядительную документацию (ОРД).

- Рассмотреть информационно-справочные документы (ИСД).

Объектом исследования курсовой работы является «Улан-Удэнский энергетический комплекс» филиал «ТГК-14», предметом исследования - документирование деятельности ОАО «ТГК-14».

Источниковой базой для написания данной курсовой работы послужили:

1. Конституция Российской Федерации, которая имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории РФ; Законы и иные правовые акты, применяемые в РФ, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

2. Конституция Республики Бурятия говорит о том, что Республика Бурятия есть демократическое правовое государство, субъект РФ. Республика Бурятия имеет конституцию, законодательство, гражданство, государственные символы, территорию, государственные языки, систему органов государственной власти и местное самоуправление.

3. Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы юридических лиц. Отдельные статьи кодекса устанавливают обязанности документирования, а так же виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновение, прекращение).

4. Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и носителях» является базовым законом информационного законодательства и устанавливает порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и массивы документов, документы и массивы в информационных системах, категорию информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

5. Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а так же отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

6. ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, использующиеся в сфере делопроизводства и архивного деле». Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регистрах, а так же в специальной литературе по делопроизводству.

7. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» являются основным нормативным актом, устанавливающим требования к бланкам, порядок расположения реквизитов и другие правила оформления организационно-распорядительной документации. ГОСТ носит рекомендательный характер. Государственный стандарт устанавливает состав и расположение реквизитов и состав зон на формате А-4 углового и продольного бланков организационно-распорядительных документов, требования к бланкам документов.

Степень изученности: для написания данной курсовой послужила следующая литература: «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов-3-е издание»^, и «Делопроизводство в вопросах и ответах».

Методами исследования курсовой работы являются: исторический метод, в котором изучили историю создания «ТГК-14», и сравнительный анализ изучаемых документов.

Структура исследования предопределена целями и задачами исследования, а также логикой изложения материала. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы.

Во введении обоснована актуальность, определены цель и задачи, сформулированы предмет и объект курсовой работы, применяемые методы.

В первой главе «Общая характеристика филиала ОАО «ТГК-14» раскрывается история становления, функции, задачи и принципы деятельности.

Во второй главе «Анализ составления и оформления ОРД и ИСД» выявляются особенности составления различных видов бланков.

1. Общая характеристика ОАО «ТГК-14»

1.1 История развития и реорганизации ОАО «ТГК-14»

Население Забайкальского края и Республики Бурятия является основным потребителем тепловой энергии, вырабатываемой источниками ОАО» Территориальная генерирующая компания №14» (ОАО» ТГК-14»).Почти 100% энергоисточников компании работают на угле.

Улан-Удэнская теплоцентраль-1 76 лет служит источником тепла и света для людей. Без нее были бы невозможны многие перемены в промышленности, сельском хозяйстве, в быту тружеников нашей республики.

Рождение Улан-Удэнской ТЭЦ-1 непосредственно связано с развитием железнодорожного транспорта. Великий железнодорожный Сибирский путь, связывающий огромные пространства Сибири и Дальнего Востока с Европейской частью страны, нуждался в создании мощной базы для ремонта подвижного состава. Поэтому Совет Труда и Обороны в соответствии с задачами первого пятилетнего плана своим декретом от 2 июля 1932 года принял решение построить мощный паровозоремонтный завод в городе Верхнеудинске. Строительство мощной по тем временам ТЭЦ паровозоремонтного завода предусматривалось в комплексе строительство цехов на средства Министерства путей сообщения.

К моменту строительства завода и ТЭЦ г. Верхнеудинск не располагал необходимой энергетической базой, недостаток энергии сказывался на ходе строительства, которое велось, в основном, с помощью ручного труда.

В начале 1934 года был заложен фундамент ТЭЦ, к лету 1935 года в основном было закончено строительство главного корпуса на пять котлов и четыре турбогенератора, химводоотчистка, топливоподача, брызгальный бассейн и другие сооружения, а 6 октября 1936 года был растоплен на мазуте котел №1 производительностью 75 тонн пара в час и пущена турбина с установленной мощностью 12МВт на холостом ходу.

Ядром рабочего коллектива строителей и монтажников промышленного гиганта Бурятии ПВЗ были 500 человек во главе сбывшим начальником строительства южной части Турксиба С.М. Ивановым, прибывшим на стройку Бурятии.

Наряду с ними прибывали по путевкам комсомола добровольцы из разных уголков нашей страны: Москвы, Ленинграда, Одессы, Харькова, Ростова-на Дону, Курской, Воронежской, Тамбовской, Иркутской, Читинской и других областей и республик Средней Азии. На строительстве работали люди 14 национальностей: русские и буряты, украинцы и казахи, белорусы и киргизы, татары и узбеки…

В августе 1935 года были укомплектованы три группы (кочегары, турбинисты, электрики) и отправлены в Москву для прохождения учебы, в марте 1936 года обучение персонала было завершено. Пройдя практику на ТЭЦ-1 «Мосэнерго» на ГРЭСах городов Иваново и Сталиненграда, все 90 человек вернулись на строящуюся ТЭЦ.

В середине 1935 г. На строительстве завода и ТЭЦ развернулось мощное стахановское движение. Каждый член коллектива втянулся в орбиту этого движения.

В 1940 году начался монтаж турбины №2 Ленинградского завода им. С.М. Кирова типа АТ-12 с генератором завода «Электросила» мощностью 12000 КВт с одним регулируемым отбором пара на бойлера в количестве 60 тонн в час. В мае 1941 года турбогенератор №2 был пущен в работу. Также были закончены работы по монтажу бойлерной установки №2.

С началом Великой Отечественной войны на фронт ушли и работники Улан-Удэнской ТЭЦ-1. Но, несмотря на трудности военного времени, оставшийся персонал достойно выполнял долг перед родиной. За достигнутые

Технико-экономические показатели и бесперебойное снабжение теплоэнергией города Улан-Удэ и электроэнергией Бурятской АССР в 1943 году коллективу ТЭЦ-1 было вручено переходящее Красное Знамя Госкомитета.

Пройдя солдатскими огненными верстами от Орла до Берлина не все вернулись на ТЭЦ, но память о них увековечена на мемориальной доске у главного корпуса ТЭЦ.

В послевоенные годы ТЭЦ продолжала выробатывать электическую и тепловую энергию и наращивать свои мощности. В связи с ростом промышленных предприятий города назревает необходимость расширения станции. В 1959 году были дополнительно установлены турбины и котлы.

До 1957 года ТЭЦ была подчинена ПРВЗ на правах заводской электростанции, как цех завода; городская электростанция находилась в ведении коммунального хозяйства, а линии электропередачи 6 кВ от электростанции до понизительных подстанций промышленных предприятий в ведении этих предприятий. В 1957 году ТЭЦ была переведена к Министерству энергетики и электрификации СССР. Улан-Удэнская ТЭЦ-1 остается основным и единственным источником тепловой и электрической энергии г. Улан-Удэ и планируемые реконструкция и техническое перевооружение станции на XII пятилетку и до 2000 гола позволяет обеспечивать работу ТЭЦ-1 с высокими технико-экономическими показателями.

На основании Договора доверительного управления муниципальным имуществом (котельные, тепловые сети), от 18.01.2006 года №106-51, заключенные между Администрацией г. Улан-Удэ ОАО «Территориальная генерирующая компания №14» создано предприятие «Улан-Удэнский энергетический комплекс» которое вошло в состав ОАО «ТГК - №14». Предприятие расположено в восточном направлении от центра г. Улан-Удэ, в Железнодорожном районе. Списочная численность работников предприятия на 01022011г составляет 1340 человек, в том числе рабочие 1149, руководителей и специалистов 171 (с учетом перевода работников в п. Загорск).

На основании Приказа ОАО «ТГК-14» г. Чита №1235 от 02.10.2006 г. «Улан-Удэнский энергетический комплекс» ОАО «ТГК-14» преобразовае в «Улан-Удэнский энергетический комплекс» филиал ОАО «ТГК-14.С о1.09.2007 г. по договору доверительного управления муниципальным имуществом от 18.01.2006 г.заключили между Администрацией г. Улан-Удэ и ОАО «Территориальная генерирующая компания №14» в состав «Улан-Удэнского комплекса» филиала ОАО «ТГК-14» вошли п. Загорск, расположенные по адресу ул. Столичная 8, ул. Сперанского 1.

На основании решений Комитета по укреплению имуществом г. Улан-Удэ №375 от 27.04.2007 г., №361 от 25.04.2007 г. С 02.10.2007 г. по договору доверительно управления муниципальным имуществом от 18.01.2006 г. в ОАО «ТГК-14» передаются котельная и тепловые сети ст. Дивизионная, в/г №1 (амбулатория). Предприятие включает в себя:

- подразделение обслуживающие тепловые сети, разбитые по 4-м районам эксплуатации

1-ый район эксплуатации тепловых сетей охватывает в основном Железнодорожный район г. Улан-Удэ.

«-ой район эксплуатации тепловых сетей охватывает в основном октябрьский район.

3-ий район эксплуатации тепловых сетей охватывает Советский район.

4-ый район тепловых сетей охватывает п. Загорск, п. Восточный, п. Солнечный, п. Зеленый.

Всего 35 котельных, в том числе Железнодорожный район-12 котельных, Советский-12 котельных, октябрьскмй-11 котельных. Предприятие создано в целях организации производства энергетических ресурсов и их транспортировки для нужд населения, учреждений, социально=бюджетной сферы, предприятий и организаций всех форм собственности. Для достижения этих целей предприятие осуществляет ряд видов деятельности, обеспечивает выработку и транспортировку тепловой энергии и эксплуатацию оборудования теплоэнергетических объектов.

1.2 Организационная структура «Улан-Удэнского Энергетического Комплекса» ОАО «ТГК-14»

бланк протокол приказ акт

Организационная структура ОАО «ТГК-14» (приложение 1) представлена в следующем виде: так как «Улан-Удэнский Энергетический Комплекс» является филиалом ОАО «ТГК-14», то непосредственным руководителем организации является:

- генеральный директор ОАО «ТГК-14» - лицо, осуществляющее прямое управление организацией независимо от форм собственности и имеющее право доверенности осуществлять действия от имени организации, представлять её интересы в любых инстанциях, включая и судебные.

- руководитель филиала (директор) - лицо, осуществляющее прямое управление филиалом, имеющее право по доверенности осуществлять действия от имени организации, представлять её интересы в любых инстанциях.

- бухгалтерия - занимается обеспечением поставки бухгалтерского и налогового учёта, соблюдением единых принципов учёта на основе нормативных документов, методических рекомендаций и утверждением учётной политики общества, составляет бухгалтерскую и налоговую отчётность, контролирует наличие и использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов, проводит инвентаризацию имущества.

- планово-экономический отдел - обеспечивает эффективность деятельности Филиала за счёт проведения и совершенствования планово-экономической работы, проверяет выполнение технико-экономических показателей, ведёт учёт плановых и фактических показателей предприятия.

- ведущий юрисконсульт - следит за соблюдением законов и нормативно-правовых актов в работе предприятия.

- канцелярия - основными задачами которой являются:

- Документационное обеспечение управления

- Контроль выполнения распоряжений руководителей

- Контроль за своевременным исполнением и соблюдением сроков входящей корреспонденции

- Деловая переписка, информационное обслуживание

- Выполнение личных поручений руководителя

- Обеспечение персонала предприятия канцелярскими принадлежностями

- Тиражирование, копирование документов

- Обработка входящей и исходящей корреспонденции

- Рассылка документов по подразделениям на исполнение

- Документационное обеспечение деятельности организации всоответствии с инструкцией по делопроизводству, ГОСТами и другими действующими нормативами

- Отдел кадров обязан:

- Предоставлять в цеха штатное расписание, положения о премировании, в фонд заработной платы и материального поощрения

- Пересматривать нормативы по труду, не соответствующие уровню организации производства и труда в цехах

- Контролировать применение тарифных ставок, расценок, должностных окладов, дополнительных надбавок и коэффициентов к заработной плате, присвоение разрядов рабочим

- Направлять в цеха рабочих и инженерно-технических работников по вопросам трудоустройства, оформлять их на работу, а так же вести переговоры и оформление переводов на другую работу филиала в соответствии с действующим законодательством

- Принимать участие с начальниками цехов в подготовке проектов приказов как о привлечении к ответственности нарушителей трудовой или производственной дисциплины, отбору и отправлению персонала в специальные командировки, на учёбу, так и поощрении отличившихся работников цехов

- Совместно с руководством цехов проводить работу по снижению текучести кадров, укреплению трудовой дисциплины, отбору и направлению персонала в специальные командировки, на учёбу, выявление резерва из числа специалистов на выдвижение с учётом их роста

- Подготавливать документы для назначения пенсий, выдавать справки и вести личные дела работников

- Отдел материально-технического снабжения основными задачами являются:

- Комплектация подразделений Филиала необходимыми МТР согласно заявкам

- Организация работы с поставками

- Заключение договоров на поставку оборудования, материалов

- Контроль за их исполнением

- Создание резервного фонда оборудования, материалов на случай аварийных ситуаций, ремонт компании

- Отдел надёжности ТБ и ПБ занимается:

- Организацией и координацией работы в цехах по охране труда

- Повышению надёжности работы оборудования

- Соблюдением требований промышленной и пожарной безопасности

- Контролирует состояние атмосферного воздуха

- Так же в его обязанности входит контроль за соблюдением законных и иных нормативно-правовых и технических актов, профилактических работ по предупреждению аварийности, производственного травматизма и профессиональных заболеваний, анализ состояния и причин аварий, технологических нарушений в работе оборудования, производственного травматизма, пожаров и возгараний

- Хозяйственный отдел

- Осуществление политики Филиала в вопросах современного и достаточного обеспечения структурных подразделений Филиала материалами, мебелью, хозяйственными канцелярскими инвентарём и другим имуществом

- Разработка мероприятий по улучшению обеспечения структурных подразделений Филиала необходимым инвентарём

- Организация своевременной и качественной уборки, озеленение помещений и территорий Филиала

- Районы эксплуатации тепловых сетей находится в подчинении директора по цеху эксплуатации тепловых сетей. Заместитель директора по эксплуатации которых несёт ответственность за работу работников, которые отвечают за основное производство тепловой энергии.

Таким образом, мы выполнили задачу первой главы, рассмотрев в ней историю, реорганизацию «Улан - Удэнского энергетического комплекса» филиала ОАО «Территориальной Генерирующей Компании - 14», а так же её структурные подразделения.

2. Анализ составления и оформления организационно-распорядительных документов и информационно-справочных документов

2.1 Виды бланков. Бланк письма, общий, приказа

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк содержит заранее подготовленную постоянную информацию об организации - авторе документа. Использование бланков организациями позволяет:

- Придавать информации официальный характер;

- Ускорять процесс создания документа;

- Сокращать трудозатраты на составление документа;

- Упрощать восприятие информации;

- Унифицировать требования к оформлению постоянной информации об организации;

- Повышать культуру управленческого труда и соблюдать корпоративную культуру в целом.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, все последующие страницы оформляют на стандартных листах бумаги. Первая страница документа, а так же и последующие изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

ГОСТ Р 6.30-2003 установил два стандартных формата бумаги - А4 (210Ч297 мм) и А5 (148Ч210 мм).

В организациях используют следующие виды бланков документов:

- Общий бланк;

- Бланк письма;

- Бланк конкретного вида документа.

Так же могут быть использованы бланки:

- Должностных лиц;

- Структурных подразделений.

Реквизиты, имеющиеся на бланках письма (Приложение 2):

- Государственный герб Российской Федерации; или

- Герб субъекта Российской Федерации; или

- Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- Наименование организации;

- Справочные данные об организации;

- Код организации (8 знаков);

- Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (13 знаков);

- Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) (10/9 знаков)

Ограничительные отметки, имеющиеся на бланках письма:

- Отметка для проставления даты документа;

- Отметка для проставления регистрационного номера документа;

- Отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа;

- Отметка для адресата;

- Отметка для заголовка к тексту

При использовании общего бланка создаётся любой вид документа, кроме письма. (Приложение 3).

В общем бланке имеются следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации; или

- Герб субъекта Российской Федерации; или

- Эмблема организации или товарный знак; (знак обслуживания)

- Наименование организации;

- Место составления или издания документа

Так же общий бланк имеет ограничительные отметки:

- Отметка для проставления даты документа; и

- Отметка для проставления регистрационного номера документа

Бланк конкретного вида документа используется для создания любого вида документа, кроме письма. Его целесообразно использовать в случаях, когда в организации применяется большое количество этих видов документов (свыше двухсот раз в год).

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий). Действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА (Приложение 4):

- Эмблема организации, или товарный знак (герб РФ, герб субъекта РФ).

- Наименование организации - автора (при наличии вышестоящей организации указывается и её наименование).

- Наименование вида документа «ПРИКАЗ» оформляется прописными буквами, как правило, центрованным способом.

- Дата оформляется цифровым способом и располагается над специальной ограничительной линией в бланке.

- Регистрационный номер приказа оформляется на той же строке, что и дата, над специальной ограничительной линией на бланке.

- Место составления или издания приказа оформляется в случае если затруднено его определение по наименованию организации и оформляется через два межстрочных интервала ниже даты и номера в центре строки.

- Текст

- Подпись

- Оттиск печати

- Заголовок к тексту - печатается на бланке в пределах площади, обозначенной ограничительными уголками.

2.2 Организационные документы. Устав, положение

Устав организации - правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, характер и порядок деятельности созданного юридического лица, особенности его взаимоотношений с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Иными словами, устав - это документ, устанавливающий статус юридического лица. Устав организации должен утверждаться ее учредителями (участниками).

Текст устава содержит следующие разделы:

- Общее положение

- Цели, задачи, предмет деятельности

- Организационную структуру

- имущество организации

- Порядок деятельности

- Управление

- Права и обязанности участников

- Учет и отчетность

- Контроль финансово-хозяйственной деятельности

- Порядок ликвидации и реорганизации

Положение об организации - это правовой акт определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некомерчиские организации, выполняющие свои функции за счет бюджета.

Текст положения об организации содержит слейдующие разделы:

- общее положение

- Цели и задачи

- Функции

- Права и обязанности

- Руководство

- Взаимоотношения

- Контроль, проверка и ревизия деятельности

- Реорганизация и ликвидация

2.3 Распорядительные документы (приказ, распоряжение)

Руководство любой организации, независимо от организационно - правовой формы, характера и содержания деятельности организации, её комплектации, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно - распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация, позволяющие руководству обеспечивать решение поставленных перед ним задач с максимальной эффективностью. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

К распорядительным документам относятся постановления, приказы и распоряжения.

Приказ «О введении бланков организационно - распорядительных документов» ОАО «ТГК-14» (Приложение 5).

Данный приказ относится к группе приказов по основной деятельности. Приказ оформлен на специальном заранее заготовленном бланке - бланке приказа. В соответствующих ограничительных отметках проставлены дата, регистрационный номер приказа и его место составления.

В констатирующей части приказа основанием является приказ от 08.04.09. №274 и цель внедрения элементов делопроизводства. Констатирующая часть начинается с предлога «в соответствии». Завершается констатирующая часть словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которая оформляется с новой строки от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть данного приказа состоит из пяти пунктов, каждый из которых пронумерован арабскими цифрами и начинается с красной строки. Последний, пятый, пункт приказа - пункт о контроле, в котором указано наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

В конце документа ставятся подписи.

Распоряжение о проведении семинара по делопроизводству ОАО «ТГК-14» (Приложение 6).

Распоряжение _ правовой акт, издаваемый на основе единоличия, преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжение, как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Данное распоряжение оформлено на бланке распоряжений и включает следующие реквизиты: эмблема ОАО «ТГК-14», наименование организации, вид документа - распоряжение, в соответствующих ограничительных отметках проставлены дата, регистрационный номер и место оформления документа, заголовок к тексту. Констатирующая часть текста заканчивается словом «ОБЯЗЫВАЮ», которое печатается отдельной строкой прописными буквами. Распорядительная часть данного распоряжения состоит из трёх пунктов, каждый из которых пронумерован арабскими цифрами и начинается с красной строки. Последний, третий, пункт приказа - пункт о контроле, в котором указано наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия. Далее следует наименование должности руководителя, подпись, инициалы и фамилия руководителя. Далее отмечается рассылка распоряжений, виза заинтересованного лица и исполнитель распоряжения с подписями. К распоряжению имеется приложение, напечатанное на отдельном листе.

2.4 Информационно-справочные документы. Протокол. Акт

Протокол.

Протокол - документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

Данный протокол является протоколом краткого вида и оформлен на общем бланке организации.

Заголовочная часть протокола состоит из реквизитов:

1. эмблема ОАО «ТГК-14»,

2. Наименование организации,

3. Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ, который напечатан прописными буквами под наименованием организации и отделяется от него двумя межстрочными интервалами,

4. Дата оформлена после наименования вида документа,

5. Номер протокола проставлен на одной строке с датой у правого поля и является порядковым номером заседания,

6. Место составления протокола - г. Улан-Удэ

7. Название заседания.

8. Подписи.

Далее следует текст заседания, состоящий из вводной и основной частей.

Вводная часть текста указывает инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания, сведения о присутствующих и отсутствующих членах данного заседания.

Основная часть текста строится в такой последовательности: слушали - выступили - постановили (решили). Так какрешения были приняты без обсуждения, раздел «ВЫСТУПИЛИ» в данном протоколе мы опустили.

Раздел «ПОСТАНОВИЛИ» содержит три пункта, в которых записаны принятые решения.

Оформляющая часть протокола имеет подпись, включающую подпись председателя и секретаря коллегиального органа, оформляемые одна под одной.

Поскольку протокол является внутренним документом, подписи в нём не удостоверяются печатью. В данном протоколе была обнаружена ошибка раздел «ОТСУСТВОВАЛИ», которая не соответствует ГОСТу Р 6.30-2003.

Акт приёма - передачи печати (Приложение 8).

Акт - документ, составляемый группой лиц (комиссией), подтверждающий установленные им факты, события, действия.

Данный акт относится к виду актов приёма-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей). Акт оформлен на общем бланке организации и включает в себя следующие реквизиты:

1. эмблема ОАО «ТГК-14»,

2. Наименование организации,

3. Наименование вида документа - АКТ, который напечатан прописными буквами под наименованием организации и отделяется от него двумя межстрочными интервалами,

4. Дата оформлена после наименования вида документа,

5. Номер протокола проставлен на одной строке с датой у правого поля и является порядковым номером заседания,

6. Место составления протокола - г. Улан-Удэ

7. Заголовок к тексту

8. Подписи

В данном акте отсутствует реквизит: Гриф утверждения

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть акта содержит основание его составления (резолюция-указание), председателя и членов комиссии.

В основной части излагается факт приёма-передачи печати.

Вывод: во второй главе мы рассмотрели организационно-распорядительные и информационно-справочные документы организации ОАО «ТГК-14», их реквизиты и составление.

Заключение

В настоящее время рост объема информации и соответственно документов, внедрение компьютерных технологий для их создания, переработки, хранения и использования предъявляют повышенные требования к службам документационного управления (ДОУ) и их кадрам. Службы ДОУ играют все более значительную роль в функционирование управленческого аппарата.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна как для крупных коммерческих предприятий и государственных структур, так и для малых и средних предприятий и некоммерческих организаций. Такая востребованность объясняется тем, что даже небольшие организации за время своей деятельности накопили приличный «багаж» документов, которым нужно эффективно управлять, что, учитывая постоянный рост объема документооборота на предприятиях, становится делать все сложнее. В сложившейся ситуации руководители и топ-менеджмент предприятий ищут новые способы и новые инструменты организации работы с документами.

Список источников и литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Введ. 01.07.2003. - М.: Издательство стандартов, 2003. - 14 с.

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998. - 13 с.

3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М: изд-во стандартов 1998. - 315 с.

4. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Гос. стандарт России 2003. - 117 с.

5. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - изд. 3-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2005. - 336 с.

6. Ватолина М.В. Делопроизводство в вопросах и ответах/ М.В. Ватолина. - Ростов н/Д.: Феникс, 2010. - 210 с.

7. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; под ред. Корнева И.К., Кудряева В.А. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 3-е изд., перераб. И доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.-М.: Проспект, 2011.-480 с.

Приложение 1

Образец углового бланка письма

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО Поле для заполнения адресата

«Территориальная генерирующая компания-14»

Филиал ТГК-14 Генеральному директору

Шаляпина ул. д.41, г. Улан-Удэ,670045 ОАО «ТГК-14»

Тел: /факс(3012)293-439

Е-mail:bur@tgk-14.com С.И. Васильчуку

http://www/tgk-14.com

ОКПО 73227332,ОГРН 1047550031242

ИНН / КПП 7534018889 / 032603002

« »_____20___г № _______

На №_______ от _______

Уважаемый Сергей Иванович!

Текст письма

Директор подпись А.С. Кулаков

И.О.Фамилия

292929

Приложение 2

Образец общего бланка

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Территориальная генерирующая компания-14»

Филиал «ТГК-14»

«__»________20__г. №_______

Улан-Удэ

Приложение 3

Образец конкретного вида документа

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Территориальная генерирующая компания-14» Филиал «ТГК-14»

ПРИКАЗ

«__»______20__г. № _______

Улан- Удэ

Приложение 4

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Территориальная генерирующая компания - 14» Филтал «ТГК-14»

ПРИКАЗ

25.05.2009 № 390

г.Чита

О введении бланков организационно -

распорядительных документов

В соответствии с утверждённым Руководством по использованию фирменного стиля ОАО «ТГК-14» (Приказ от 08.04.09. № 274) и в целях внедрения элементов делопроизводства

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Обеспечить использование бланков Приказа, Распоряжения, Письма в соответствии с утверждённым фирменным стилем ОАО «ТГК-14» срок 01.06.09. (В.В.Сахарова)

2. Предоставить в отдел информационных технологий шаблоны бланков организационно- распорядительных документов в соответствии с утверждйнным фирменным стилем ОАО «ТГК-14» срок 28.05.09. (М.О.Ватин)

3. Разместить бланки организационно-распорядительных документов на диске Y:\ для АУТГК-14\ Приемная ТГК-14 срок 29.05.09 (А. Ю.Ярков)

4. Заведующей канцелярии (В.В.Сахорова) обеспечить контроль за предоставлением Генеральному директору организационно-распорядительных документов на бланках в соответствии с утвержденным фирменным стилем ОАО «ТГК-14»

5. Контроль за исполнением данного приказа возложить на Заместителя генерального директора по персоналу (И.С.Бибичева)

Генеральный директор подпись С.И.Васильчук

Приложение 5

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Территориальная генерирующая компания-14» филиал «ТГК-14»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

08.06.2007 № 48

г.Улан=Удэ

О проведении семинара

по делопроизводству

В целях подготовки к передаче дел на архивное хранение

ОБЯЗЫВАЮ:

1. ООД (Е,Н,Гуслякова) провести семинар-обучение по вопросам организации делопроизводства подразделениях, формирования и оформления дел, подготовки и передачи дел на архивное хранение. Дата проведения 14.06.2007 место проведения-конференц-зал, административное здание ул.Шаляпина, 41 время проведеня с 16.00 до 17.00 (приложение№1 «Программа семинара по делопроизводству»)

2. Начальников службы и отделов АУП, директоров ТЭЦ-1, ТЭЦ-2,ТТЭЦ направить на семинар-обучение и лиц ответственных за ведение делопроизводства 14.06.2007

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Директор подпись Е.А. Коркин

Рассылается: ОППР,ИП,СНТБ,ПТО,ССДТУ,ТЭЦ-1,ТЭЦ-2,СРЭЭ,ОИТ,ЮО,СБ,ПЭО

ООД подпись Е.Н.Гуслякова

Исп. Е.А.Коркин

29-34-20

Приложение №1

К распоряжению «Генерация Бурятии» филиала ОАО»ТГК-14»

От « 08 »06.2007г. №48

УТВЕРЖДАЮ

Директор «Генерации Бурятии» Филиала ОАО «ТГК-14»

Подпись Е.А.Коркин

« « 2007 г.

Приложение 6

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Территориальная генерирующая компания-14» филиал «ТГК-14»

ПРОТОКОЛ

21 МАЯ 2011 №10

г. Улан-Удэ

Заседание еженедельного технического совещания

Председатель: В.С. Кружихин- главный инженер

Секретарь: М. В. Волошина

Присутствовали:

О.И. Агаркова, В.С.Андреев, В.Ф.Доржиев, Ф.М Трифонов, А.К.Шабыкин, В.Н.Козлов

Отсутствовали:

Л.А.Антонова, О.В.Хмелев, А.Н.Шпаков

Слушали:

В.Н. Козлова. Предоставил материалы по калориметрической бомбе, котлоагрегатов Улан-Удэнской ТЭЦ-1 и подготовительным работам по ПЭН-10

Постановили:

1. Подготовить письмо по калориметрической бомбе «Тантал-5»

2. Найти статью затрат для заключения договора на проведение настройки котлоагрегатов

3. Закончить все подготовительные работы по ПЭН-10

Председатель подпись В.С.Кружихин

Секретарь подпись М.В.Волошина

Приложение 7

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Территориальная генерирующая компания-14» филиал «ТГК-14»

АКТ

16 февраля 2010 г. №55

г. Улан-Удэ

приема - передачи печати

Основание: резолюция-указание директора «Генерация Бурятии» филиала ОАО «ТГК-14» Е.А.Коркина.

Составлен:

Председатель: Е.А.Коркин - директор «ТГК-14»

Члены комиссии:

1. Е.Н.Гуслякова- главный специалист ООД

2. Н.Н. Шалтыков- начальник топливного сектора

Главный специалист ООД «генерация Бурятии»филиала «ТГК-14» Е.Н.Гуслякова передала, а начальник топливного сектора» Генерация Бурятии» филиала» «ТГК-14» Н.Н. Шалтыков принял печать для внутренних документов топлевного сектора со следующим оттиском:

Оттиск:

Председатель: подпись Е.А.Коркин

Члены комиссии: подпись Е.Н.Гуслякова

подпись Н.Н.Шалтыков

Размещено на Allbest.ru