Аналитические регистры налогового учета, используемые в автоматизированных системах налогового и бухгалтерского учета

1.1Характеристика аналитических регистров налогового учета

В статье 313 НК РФ определено, что налоговый учёт - это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.

Налоговый учёт осуществляется в целях формирования полной и достоверной информации о порядке учёта для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществлённых налогоплательщиком в течение отчётного (налогового) периода, а также обеспечения информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты в бюджет налога.

Данные налогового учёта должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем (отчётном) периоде, сумму остатков расходов (убытков) подлежащих отнесению на расходы в следующих налоговых периодах, порядок формирования сумм создаваемых резервов, а также сумму задолженности по расчётам с бюджетом.

Система налогового учёта, в отличие от бухгалтерского учёта, пока не регламентирована законодательно. В соответствии со ст. 313 НК РФ: «…система налогового учёта организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учёта, т.е. применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учёта устанавливается налогоплательщиком в учётной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя».

Согласно статье 314 формирование данных налогового учёта предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учёта для целей налогообложения (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчётных периодах либо переносятся на ряд лет). Исходя из принципа непрерывности отражения в хронологическом порядке объектов учёта для целей налогообложения, регистры налогового учёта формируются по всем операциям, тем или иным образом, учитываемым для целей налогообложения. При этом если порядок группировки и учёта объектов и хозяйственных операций для целей налогообложения, соответствует порядку группировки и отражения в бухгалтерском учёте, то регистры бухгалтерского учёта могут быть заявлены налогоплательщиком как регистры налогового учёта и, следовательно, объекты, учтённые в подобных регистрах, будут учтены для исчисления налоговой базы в размерах и порядке, предусмотренном как в бухгалтерском учёте, так и в налоговом законодательстве.

Налогоплательщик анализирует хозяйственные операции, возникающие при осуществлении им деятельности, и самостоятельно определяет по каким объектам учёта он должен разработать и утвердить формы регистров налогового учёта, в которых должны быть обеспечены набор всех данных, необходимых для правильного определения показателей налоговой декларации, исходя из требований Главы 25 по вопросу учёта соответствующих доходов и расходов.

Подтверждением данных налогового учёта являются:

1. первичные учётные документы (включая справку бухгалтера);

2. аналитические регистры налогового учёта;

3. расчёт налоговой базы.

Регистры налогового учёта ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях. При этом аналитический учёт данных должен быть так организован налогоплательщиком, чтобы обеспечивал непрерывное отражение в хронологическом порядке фактов хозяйственной деятельности и раскрывал порядок формирования налоговой базы.

Аналитические регистры налогового учета - сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированные в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета. Они систематизируют и накапливают информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах

Формы аналитических регистров налогового учёта для определения налоговой базы в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

· наименование регистра;

· период (дату) составления;

· измерители операции в натуральном и денежном выражении;

· наименование хозяйственных операций;

· подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Содержание данных налогового учёта (в т. ч. и данных первичных документов) является налоговой тайной.

При хранении регистров налогового учёта должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Исправление ошибки в регистре налогового учёта должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внёсшего исправление, с указанием даты и обоснованием внесённого исправления.

Организация системы налогового учёта предусматривает определение совокупности показателей, прямо или косвенно влияющих на размер налоговой базы, критериев их систематизации в регистрах налогового учёта, а также порядка ведения налогового учёта, формирования и отражения в регистрах информации об объектах учёта.

1.2 Виды регистров

Регистры учета хозяйственных операций являются источником систематизированной информации о проводимых организацией операциях, которые тем или иным образом влияют на величину налоговой базы в текущем или будущих периодах.

1.2.2 Регистры учета состояния единицы налогового учета

1. Регистр информации об объекте основных средств.

2. Регистр информации об объекте нематериальных активов.

3. Регистр информации о приобретенных партиях товаров, учитываемых по методу ФИФО (ЛИФО).

4. Регистр информации о приобретенных партиях сырья/материалов, учитываемых по методу ФИФО (ЛИФО).

5. Регистр информации о движении товаров, учитываемых по методу средней себестоимости.

6. Регистр информации о движении приобретенных сырья/материалов, учитываемых по методу средней себестоимости.

7. Регистр учета расходов будущих периодов.

8. Регистр аналитического учета операций по движению дебиторской задолженности.

9. Регистр учета операций по движению кредиторской задолженности.

10. Регистр учета расчетов с бюджетом.

11. Регистр движения резерва по сомнительным долгам.

12. Регистр учета расходов на гарантийный ремонт.

13. Регистр учета расчетов по штрафным санкциям.

Регистры учета состояния единицы налогового учета являются источником систематизированной информации о состоянии показателей объекта учета, информация о которых используется более одного отчетного (налогового) периода.

Ведение регистра должно обеспечить отражение информации о состоянии объекта учета на каждую текущую дату и изменении состояния объектов налогового учета во времени.

1.2.3 Регистры промежуточных расчетов

1. Регистр-расчет Формирование стоимости объекта учета.

2. Регистр-расчет Учет амортизации нематериальных активов.

3. Регистр-расчет стоимости списанных сырья и (или) материалов по методу ФИФО (ЛИФО).

4. Регистр-расчет стоимости списанных товаров по методу ФИФО (ЛИФО).

5. Регистр-расчет стоимости сырья/материалов, списанных в отчетном периоде.

6. Регистр учета сомнительной и безнадежной дебиторской задолженности по результатам инвентаризации на отчетную дату.

7. Регистр-расчет резерва сомнительных долгов текущего отчетного (налогового) периода.

8. Регистр учета кредиторской задолженности по результатам инвентаризации на отчетную дату.

9. Регистр учета договоров на добровольное страхование работников.

10. Регистр учета расходов по добровольному страхованию работников.

11. Регистр-расчет расходов по добровольному страхованию работников текущего периода.

12. Регистр-расчет расходов на ремонт текущего отчетного периода.

13. Регистр-расчет расходов на ремонт, учитываемых в текущем и будущих периодах.

14. Регистр учета внереализационных расходов по операциям уступки прав требования, относящихся к будущим периодам.

15. Регистр-расчет резерва расходов на гарантийный ремонт.

16. Регистр-расчет коэффициента для перерасчета резерва расходов на гарантийный ремонт.

Бухгалтерский учет всегда сопровождается профессиональным сомнением. Правильно ли сформированы бухгалтерские проводки, верно ли рассчитаны налоги, не упущено ли что-либо при формировании бухгалтерских документов и т.д. Но теперь есть способ, позволяющий избегать ошибок в бухгалтерском учете - это автоматизация бухгалтерского и налогового учета.

Рассмотрим автоматизацию налогового учета на примере трех систем различного масштаба - , Microsoft Business Solutions - Navision и SAP R/3, «Бухсофт: Предприятие».

Автоматизация налогового учета связана с рядом методологических и технических затруднений, вызванных различиями в оценке аналогичных активов и хозяйственных операций для целей бухгалтерского и налогового учета. Эти проблемы решаются в частности путем соотнесения данных бухгалтерского и налогового учета, а также построения такой модели производственно-хозяйственной деятельности предприятия, которая позволяла бы автоматически трансформировать данные бухгалтерского и иных типов учета в данные налогового учета. Алгоритмы решения подобных задач различаются в зависимости от выбранной автоматизированной системы.

2.1 Microsoft Business Solutions - Navision

Функции модуля «Налоговый учет» в системе Navision позволяют формировать и настраивать налоговые регистры, а также указывать соответствия счетов бухгалтерского и налогового учета в зависимости от специфики конкретного предприятия. Чтобы отразить принадлежность операции к налоговому учету, в Navision могут быть использованы дополнительные налоговые субсчета бухгалтерского плана счетов, а также налоговые измерения. Указываемые при учете операции налоговые измерения определяют тип операции в налоговом учете (закупка сырья и материалов, движение резервов по сомнительным долгам и т. д.) и более детальные параметры операции (приобретение имущества с последующей оплатой, в счет выданного аванса, в счет договора мены, по договору займа). 

Microsoft Navision позволяют вести бухгалтерский, налоговый и управленческий учет в едином информационном пространстве предприятия.

Для реализации требований главы 25 НК РФ в модуле «Финансы» специально разработан подмодуль «Налоговый учет», функциональность которого обеспечивает настройку и формирование налоговых регистров, расчет и печать декларации по налогу на прибыль предприятия.

Расчет декларации по налогу на прибыль может быть настроен под индивидуальные требования и специфику деятельности компании. Для удобства настройки и работы с декларацией пользователю предоставляются экранные формы, полностью соответствующие содержанию листов декларации. Исходными данными для формирования налоговых регистров и расчета строк декларации могут быть как данные регистров бухгалтерского и аналитического учета, так и данные, учитываемые по модели налогового учета (для расходов, налоговый учет которых имеет существенные отличия от бухгалтерского).

Выгрузка данных по налогу на прибыль в шаблон Microsoft Excel позволяет соблюдать нужную форму документа и редактировать данные декларации перед печатью, если это необходимо.

Механизм формирования декларации по налогу на прибыль в Microsoft Navision обеспечивает абсолютную прозрачность расчета налога, так как значение каждой строки может быть раскрыто (drilldown) вплоть до списка первичных документов, бухгалтерских проводок и операций регистров аналитического учета. Декларация каждого периода в системе сохраняется в электронном виде, что позволяет в любое время мгновенно обратиться к любым историческим данным. Идентификация доходов и расходов Для группировки доходов и расходов в соответствии с законодательством, получения промежуточных итогов по данным группам и расширения возможностей настройки регистров налогового учета в Microsoft Navision поддерживается идентификация конкретных доходов и расходов, которые нельзя однозначно идентифицировать корреспонденцией счетов бухгалтерских проводок.

Налоговый учет в Microsoft Navision организован по требованиям «Системы налогового учета, рекомендуемой ФНС РФ для исчисления прибыли в соответствии с нормами гл. 25 НК РФ». При разработке было принято во внимание основное отличие налогового учета от бухгалтерского - обязательное обоснование всех показателей первичными документами, подтверждающее правомерность отнесения расхода к той или иной группе.

Каждый регистр может индивидуально настраиваться под специфику конкретного предприятия. Гибкость настройки декларации позволяет пользователю самостоятельно создавать любое количество налоговых регистров, отражающих его учетную политику в целях налогообложения прибыли и реализующих принцип обоснованности и достоверности. При построении регистров сделан акцент на максимальное использование данных бухгалтерского учета.

При этом те операции, в которых налоговый учет отличается от финансового, по возможности автоматизированы для снижения трудоемкости ввода информации.

Регистры промежуточных расчетов предназначены для отражения и хранения информации о порядке проведения налогоплательщиком расчетов промежуточных показателей, необходимых для формирования налоговой базы. В Microsoft Navision реализованы: регистр формирования стоимости объекта учета; регистр расчета стоимости списанного (реализованного) имущества по учетным политикам ФИФО/ЛИФО/Средняя; регистр амортизации НМА; регистр учета сомнительной дебиторской задолженности.

Регистры состояния единицы налогового учета представляют собой систематизированные данные о показателях объекта учета, информация о которых используется на протяжении более чем одного отчетного периода. Это регистры информации об основных средствах и НМА, о приобретенных партиях имущества по учетным политикам ФИФО/ЛИФО/Средняя и о движении резерва по сомнительным долгам, а также регистр аналитического учета операций по движению дебиторской/кредиторской задолженности и регистр учета расчетов с бюджетом. Содержащиеся в регистрах данные о величине показателей используются в системе Microsoft Navision для формирования суммы расходов, подлежащей учету в составе того или иного элемента затрат в текущем периоде.

Согласно российскому законодательству регистры учета хозяйственных операций в Microsoft Navision отражают результаты деятельности организации, которые тем или иным образом влияют на величину налоговой базы в текущем или будущих периодах. В системе реализованы регистры поступления и выбытия денежных средств, поступления и выбытия имущества, расходов на оплату труда.

Подмодуль «Налоговый учет» содержит все необходимые регистры, представляющие информацию о том, в каком порядке следует получать значения конкретных строк налоговой декларации. В них формируются конечные данные налоговой отчетности. Это регистры учета амортизации основных средств; учета стоимости списанного (реализованного) в отчетном периоде имущества; учета внереализационных расходов; учета реализованного прочего имущества; учета финансового результата от реализации основных средств и НМА; учета доходов текущего периода.

2.2 SAP R/32

Хозяйственные операции для целей налогового учета в большинстве случаев классифицируются системой автоматически. При этом настройка системы производится на основании документа, утверждаемого на этапе внедрения и определяющего зависимость между параметрами хозяйственной операции и способом ее отражения в налоговом учете, - «Карты автоматического формирования налоговых показателей». В этом документе определяются правила отражения в налоговых регистрах и группировки для целей налогового учета всех типов хозяйственных операций в зависимости от дополнительных признаков, указываемых при регистрации таких операций. В качестве таких признаков может использоваться, например, счет бухгалтерского учета или объект учета затрат (подразделение, производственный заказ и т. д.).

Для группировки всех расходов и доходов предприятия в целях налогового учета используется система аналитических налоговых показателей, которые объединены в иерархию и делятся на четыре группы:

· аналитические конечные налоговые показатели: формируются в течение отчетного (налогового) периода путем суммирования данных первичных документов, используются при формировании некоторых строк налоговой декларации (например, расходы на оплату труда работников аппарата управления, услуги сторонних организаций, командировочные расходы и т. д.);

· аналитические промежуточные налоговые показатели: формируются в течение отчетного периода путем суммирования данных первичных документов и являются исходными данными при формировании расчетных показателей (например, расходы на оплату труда производственных работников, нормируемые расходы на рекламу, расходы по договорам личного страхования и т. д.);

· расчетные конечные налоговые показатели: формируются при закрытии отчетного периода расчетным путем, в качестве исходных данных для расчета используются аналитические и (или) расчетные показатели; применяются при формировании ряда строк налоговой декларации (например, прямые расходы текущего периода, расходы на рекламу в пределах норм и т. д.);

· расчетные промежуточные налоговые показатели: формируются при закрытии отчетного периода расчетным путем и являются исходными при формировании других расчетных налоговых показателей (например, незавершенное производство на конец периода, остаток готовой продукции на конец периода и т. д.).

2.3 «Бухсофт: Предприятие»

Особое внимание хотелось бы уделить программе, позволяющей автоматизировать одновременно бухгалтерский и налоговый учет. Это программа «Бухсофт: Предприятие».

В соответствии с установленным порядком, все предприятия обязаны вести налоговый учет. Каждый факт хозяйственной деятельности предприятия необходимо отражать не только с точки зрения бухгалтерского, но и налогового учета. Однако в большинстве случаев бухгалтер во избежание двойной работы стремится максимально сблизить данные бухгалтерского и налогового учета. Этот принцип и лежит в основе предложенного в программе «БухСофт: Предприятие» подхода к налоговому учету. Следует отметить, что такой подход не противоречит Налоговому кодексу.

Система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. В программе реализован принцип максимально возможного сближения данных налогового и бухгалтерского учета. Этим обусловлен внешний вид формы налогового учета, которая, по сути, представляет собой журнал операций с полным перечнем сформированных проводок. Однако, в отличие от журнала операций в данной форме по каждой проводке предусмотрены поля вид дохода/ расхода и сумма дохода или расхода. Вид дохода или расхода в точности повторяет соответствующие строки в декларации по налогу на прибыль. Установив курсор на проводку, которая должна отразится в декларации, пользователь может в нижней части формы налогового учета выбрать, в какой строке, какого раздела декларации данная проводка должна быть отражена. При этом в декларацию попадет та сумма, которая отражена в колонках доход/расход. Сумма проводки для бухгалтерского учета представлена только для информации и может не совпадать с суммой дохода / расхода. Таким образом, декларация по налогу на прибыть заполняется по тем проводкам, у которых выбран какой-либо доход/ расход на сумму, отраженную в колонках доход/расход. По остальным проводкам, которые не должны быть отражены в декларации по прибыли, проставляется запись «В декларации не отражать».

Рис.1. Налоговый учет в программе «БухСофт: Предприятие»

Как отмечено выше, проводки в форме налогового учета полностью совпадают с проводками, имеющимися в форме журнала операций. Для формирования декларации по налогу на прибыль необходимо заполнить поля вид дохода/расхода и сумма дохода/расхода. Заполнение этих полей можно производить в автоматическом режиме по кнопке «Заполнить». По данной команде программа за выбранный период проставит вид доход/расхода и рассчитает его сумму, в зависимости от вида проводки. Автоматическое заполнение осуществляется в соответствии с данными справочника (кнопка «Правила» вверху формы). По умолчанию данный справочник заполнен разработчиком программы с учетом наиболее типовых ситуаций. При необходимости пользователь может вводить в него свои правила. При нажатии на кнопку «Правила», откроется форма, в которой можно посмотреть какой вид дохода/расхода по каким проводкам заполняется. То есть, выбрав интересующий вид дохода/расхода в верху формы справочника, можно просмотреть перечень проводок, которые будут попадать в соответствующую строку декларации. При необходимости «Правила» могут быть откорректированы вручную, то есть пользователь может указать дополнительные проводки и исключить проводки, предлагаемые разработчиком.

В программе предусмотрено формирование регистров на основе журнала операций налогового учета. Одновременно существуют рекомендованные формы регистров налогового учета для учета основных средств и нематериальных активов, которые можно распечатать через эти справочники.

В отличие от регистров для целей бухгалтерского учета, регистры, формируемые на основе журнала налогового учета, содержат такие дополнительные поля, как Вид дохода и расхода (в полном соответствии со строками декларации по налогу на прибыль) и сумма для целей налогового учета, которая может отличаться от суммы по бухгалтерскому учету.

Журнал налогового учета построен таким образом, что по каждой операции позволяет определить, к какому виду дохода/расхода она относится. Функция «Фильтр» журнала операций налогового учета позволяет выбрать конкретный вид дохода или расхода и отобрать по хронологии только те операции, из которых данный вид дохода или расхода состоит. Итоговая сумма данных операций составляет сумму по соответствующей строке декларации, что существенно облегчает контроль за ее формированием (рис.2).

Таким образом, при печати регистров налогового учета с помощью функции «Фильтр» пользователь может вывести информацию о всех операциях для целей налогового учета, которые составляют каждую из строк декларации по налогу на прибыль. При возникновении вопросов налоговых органов о порядке расчета конкретной строки декларации по налогу на прибыль, пользователь может представить весь список операций, из которых она состоит.

Рис.2. Налоговый учет в программе «БухСофт: Предприятие»

Все документы, связанные с налоговым учетом выбираются из меню при нажатии на кнопку Печать. Оттуда же можно сформировать декларацию по налогу на прибыль. При необходимости декларация может быть сформирована в электронном виде или с двухмерными штрих кодами. От правильности ведения налогового учетазависит заполнение такой ключевой для фирмы декларация как декларация по налогу на прибыль. Налоговые регистры - это именно то, что так любят проверять налоговые инспектора во время проверок. А главное, налоговый учет - это то, что отнимает массу сил и энергии у главного бухгалтера, отвлекая от текущей деятельности. Однако в программе БухСофт: Предприятие эта проблема решена. По сути, от бухгалтера вообще не требуется вести налоговый учет! Программа делает это за него сама на базе проводок, попавших в журнал операций. В форме Налоговый учет эти проводки обрабатываются, увязываются с требованиями 25-й главы Налогового кодекса РФ «Налог на прибыль» и привязываются к той или иной операции налогового учета.

Программы серии БухСофт предназначены для комплексной автоматизации учета в бухгалтерии. Помимо ведения бухгалтерского учета, программы БухСофт обеспечивают автоматизацию налогового, управленческого, кадрового, складского и оперативного учета на предприятии в полном соответствии с требованиями законодательства. Только вот цена на программы БухСофт значительно ниже, чем цены на программы 1С.

Ценовая политика фирмы «Бухсофт» предусматривает градацию цен на программы в зависимости от объективных факторов деятельности, таких как количество сотрудников, объем деятельности (количество сделок в учете покупок или продаж и т.п.). Соответственно цена программы для небольшой фирмы с небольшим оборотом и не очень большим штатом будет равняться 250 долларам за первый год и 125 долларам при обновлении на следующие года. В программах серии БухСофт есть возможность сетевой работы, при чем сетевая версия программы стоит столько же, сколько и локальная.

В БухСофт. все проблемы пользователей решает непосредственно сам разработчик, для оперативного решения вопросов у пользователей есть возможность задавать свои вопросы через форум разработчиков, по электронной почте, а так же по многоканальному телефону. Обслуживание осуществляется бесплатно.

Глава 3.Проблемы формализации налогового учета и их решение в автоматизированных системах