- представление информации из федерального регистра органам государственной власти и местного самоуправления, юридическим и физическим лицам в порядке, определяемом Минюстом России

- государственная регистрация уставов муниципальных образований и муниципальных нормативных правовых актов о внесении изменений и дополнений в уставы муниципальных образований в соответствии с федеральным законодательством

- обеспечение в установленном Минюстом России, Управлением порядке разрешения обращений граждан об истребовании документов в соответствии с международными договорами и законодательством Российской Федерации Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2004. -- С. 3..

Территориальные органы Федеральной регистрационной службы принимают решение о государственной регистрации некоммерческих организаций всех организационно-правовых форм, за исключением потребительских кооперативов, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, а также государственных и муниципальных учреждений. Государственная регистрация некоторых организационно-правовых форм некоммерческих организаций (товариществ собственников жилья, садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединений) налоговыми органами противоречит действующему законодательству. Соответствующее письмо о прекращении подобной регистрации направлено в Федеральную налоговую службу Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2004. -- С. 3..

В Федеральную регистрационную службу по Белгородской области входят следующие отделы:

1. Административно - управленческий персонал;

2. Отдел приема - выдачи документов;

3. Отдел ведения ЕГРП и регистрации адресатов;

4. Отдел регистрации прав на жилые помещения и договоров долевого участия;

5. Отдел регистрации ипотеки, прав на нежилые помещения и по взаимодействию с крупными правообладателями;

6. Отдел регистрации прав на земельные участки;

7. Отдел выдачи информации о зарегистрированных правах;

8. Отдел делопроизводства;

9. Отдел организационного обеспечения, планирования и контроля деятельности;

10. Отдел государственной службы и кадров;

11. Отдел материально - технического обеспечения;

12. Отдел защиты государственной тайны, специальной и мобилизационной работы;

13. Отдел информационных технологий и связи;

14. Отдел по делам общественных и религиозных объединений;

15. Отдел по контролю в сфере адвокатуры и нотариата;

16. Отдел по контролю и надзору в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;

17. Отдел по контролю за деятельностью саморегулируемых организаций, арбитражных управляющих;

18. Отдел правового обеспечения и судебной защиты. Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2004. -- С. 3.

В Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области для регламентации делопроизводственных задач, создана Инструкция по делопроизводству, регламентирующая порядок создания и движения документов. Она определяет систему делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и письмами граждан Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005..

Правовой основой положений Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации, нормативные требования Государственных стандартов Российской Федерации на организационно-распорядительную документацию, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), а также основные правила работы ведомственных архивов, Положение о Федеральной регистрационной службе, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 года, №1315, Общее положение о территориальном органе Федеральной регистрационной службы по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденное приказом Минюста России от 03 декабря 2004 года № 183, Временная инструкция по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе, утвержденная приказом Росрегистрации от 14 июня 2005 года №77, иные нормативные документы по вопросам делопроизводства Там же. -- С. 2..

Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются организационно-контрольным отделом Управления. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Управления. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Управления.

Государственные гражданские служащие Управления (далее также - работники) несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю соответствующего структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения информирует об этом организационно-контрольный отдел Управления. Руководитель организационно-контрольного отдела докладывает об утрате документов курирующему заместителю руководителя Управления, который назначает служебное расследование и о результатах расследования информирует руководителя Управления. В случае установления вины государственного гражданского служащего в утрате документов он привлекается к дисциплинарной, материальной и иной ответственности в установленном законодательством порядке Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 2..

При уходе в отпуск, в случае болезни или выезда в командировку, государственный гражданский служащий по указанию руководителя структурного подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы Там же. -- С. 3..

За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан в структурных подразделениях Управления отвечают их руководители. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется работниками, назначенными руководителями этих подразделений Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 3..

С целью перехода на безбумажную технологию работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Управлении должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области содержит следующие разделы:

- Общие положения.

- Документирование (создание документов).

- Документооборот (движение документов в Управлении).

- Контроль исполнения документов.

- Порядок работы с обращениями граждан.

- Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

- Копировально-множительные работы.

- Печати и бланки.

- Формирование дел, передачи их в архив, использование архивных документов Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005..

В соответствии с Общим положением о территориальном органе Федеральной регистрационной службы по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Минюста России от 03 декабря 2004 года № 183, руководитель Управления издает в пределах своей компетенции приказы и распоряжения, организует и контролирует их исполнение Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2004. -- С. 6..

Приказы (распоряжения) издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной регистрационной службы, а также на инициативной основе и должны соответствовать:

- законодательству Российской Федерации;

- нормативным актам Министерства юстиции Российской Федерации;

- актам Федеральной регистрационной службы;

- ранее принятым актам Управления, если документ не предусматривает их отмену или изменение Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2004. -- С. 6..

Проекты приказов (распоряжений) готовятся соответствующими структурными подразделениями Управления по поручению его руководства или по собственной инициативе подразделений в пределах их компетенции.

Руководитель структурного подразделения, поручающий непосредственному исполнителю подготовку проекта приказа (распоряжения), обязан дать конкретные и четкие задания по подготовке документа и определить сроки.

Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, актов Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной регистрационной службы, как правило, не должен превышать десяти календарных дней, если не установлен другой срок Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 5..

Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов (распоряжений), а также актов, издаваемых совместно с другими территориальными органами федеральных структур, могут создаваться рабочие группы.

Проекты уведомлений и сообщений об отказе в государственной регистрации готовятся соответствующими структурными подразделениями Управления.

Текст уведомлений должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствовать действующим законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным.

При подготовке проектов организационно-распорядительных документов необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по данному вопросу документами.

В Управлении различается три основных потока документации:

1. документы, поступающие из сторонних организаций и отделов в муниципальных образованиях (входящие);

2. документы, отправляемые в другие организации и отделы в муниципальных образованиях (исходящие);

3. документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками центрального аппарата Управления в управленческом процессе (внутренние) Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 7..

Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Управление корреспонденции осуществляется работниками организационно- контрольного отдела Управления.

Документы, полученные работниками структурных подразделений Управления от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в организационно-контрольном отделе Управления Там же..

Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с записями в почтовых реестрах Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 7..

В организационно-контрольном отделе вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой «лично» и «на конкурс»). При отсутствии документа, номер которого обозначен на пакете, или приложений к нему, а также в случаях несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, либо при повреждении документа составляется акт в трех экземплярах. Акт подписывается сотрудником, вскрывшим пакет и начальником или заместителем начальника организационно-контрольного отдела. Один экземпляр акта остается в организационно-контрольном отделе, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю Там же..

Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, номер вложения, дату отправки и доставки, а также в случаях поступления обращений и заявлений граждан и заграничной корреспонденции Там же..

Вся входящая корреспонденция (кроме обращений граждан, личной переписки) подлежит обязательной централизованной регистрации в организационно - контрольном отделе Управления. Учет документов в Управлении при отсутствии электронной базы ведется в регистрационных журналах. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно Там же..

На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате поступления документа и регистрационном номере по книге учета входящей корреспонденции. Регистрационный номер, присваиваемый Управлением исходящей корреспонденции, состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера документа и инициалов фамилии подписавшего документ должностного лица, например: 8/226-А, 12/342-Б, 4/123-С, 13/112-Ш Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 8..

Основные сведения о поступающих документах заносятся в регистрационные формы электронной базы данных Управления. Для достижения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов для учета документов в регистрационных журналах:

- регистрационный номер Управления;

- корреспондент;

- наименование документа;

- дата документа;

- исходящий номер документа;

- краткое содержание;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата простановки резолюции);

- отметка об исполнении Там же. -- С. 9..

Перечень документов, не подлежащих регистрации в Управлении:

- копии документов, присланные для сведения;

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы (счета, платежные поручения и т.д.);

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

- формы статистической отчетности Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 9..

Предварительное рассмотрение документов проводится организационно-контрольным отделом Управления с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем Управления и его заместителями по линии курируемых служб, исходя из оценки содержания документа Там же..

Федеральные законы, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, Губернатора Белгородской области, поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Белгородской области, приказы, распоряжения, поручения Министерства юстиции Российской Федерации, Росрегистрации, парламентские и депутатские запросы и обращения рассматриваются организационно - контрольным отделом с целью необходимости их постановки на контроль. Документы данного вида докладываются руководителю Управления и его заместителям в соответствии с существующим распределением обязанностей Там же..

К документам, направляемым на доклад руководителю Управления или его заместителям, прилагаются электронные карточки ранее зарегистрированных документов, распечатанные на бумажных носителях, на которые имеются ссылки и имеющие отношение к рассмотрению данного вопроса.

Документы с резолюциями руководителя Управления или его заместителей возвращаются в организационно-контрольный отдел для внесения соответствующей резолюции в электронную карточку документа и передачи документа исполнителям. Если исполнителей несколько, то ответственному исполнителю передается оригинал документа, а остальным исполнителям - копии документа Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 9..

Организационно-контрольным отделом для внесения резолюции в электронную карточку принимаются только от первого исполнителя, назначенного руководителем Управления. Резолюция налагается на свободном от текста месте первой страницы документа. Для наложения резолюций могут использоваться бланки установленного образца.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Управления возлагается на государственных гражданских служащих данных подразделений в чьи должностные обязанности (в соответствии с должностными регламентами) это входит.

Учет документов в структурных подразделениях Управления при отсутствии электронной базы ведется в регистрационных журналах. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Исходящие документы за подписью руководителя Управления или его заместителей, подлежат единой регистрации в организационно- контрольном отделе. Эти документы представляются в отдел в трех экземплярах:

- первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату;

- второй экземпляр (копия) с визами остается в организационно-контрольном отделе;

- третий экземпляр (заверенная копия) возвращается в структурное подразделение Управления Там же. -- С. 10..

Исходящим документам за подписью руководителя Управления и его заместителей присваивается исходящий регистрационный номер в организационно - контрольном отделе.

Документы, создаваемые в Управлении и используемые работниками в управленческом процессе, являются внутренними. Регистрация внутренних документов производится в регистрационных журналах непосредственно в структурных подразделениях и регистрации в организационно - контрольном отделе не подлежит Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 10..

Исходящий регистрационный номер внутреннего документа состоит из двух частей:

1. индекса структурного подразделения;

2. порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, присваиваемого структурным подразделением Управления Там же..

После регистрации указанные документы в 1-ом экземпляре направляются для отправки в организационно - контрольный отдел, или государственному гражданскому служащему структурного подразделения, в чьи должностные обязанности (в соответствии с должностными регламентами) входит ведение делопроизводства.

Исходящая корреспонденция за подписью руководителя Управления и его заместителей, адресованная в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Аппараты Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, Министерство юстиции Российской Федерации и Федеральную регистрационную службу отправляется фельдсвязью, если нет другого указания руководства Там же..

Документы, направляемые в территориальные органы федеральных органов исполнительной власти на территории Белгородской области, органы государственной власти Белгородской области и органы местного самоуправления города Белгорода и Белгородского района, отправляются с нарочным. Данная корреспонденция оформляется по реестру Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 10..

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется организационно-контрольным отделом в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.

Документы отправляются заказными письмами в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый индекс и адрес, а также в нижнем левом углу - номер отправляемого документа. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Заказные письма сдаются на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов, дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий - остается в организационно-контрольном отделе. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в соответствующее дело организационно-контрольного отдела Там же. -- С. 11..

На копиях исходящих документов организационно-контрольным отделом Управления ставится штамп с указанием даты отправки.

Дела правоустанавливающих документов проходят следующие стадии:

1. Стадия приема. На этой стадии сотрудник-исполнитель производит прием документов от физических и юридических лиц, а также проводит правовую экспертизу принятых документов. После выполнения своей работы сотрудник, принимавший документы закрывает выполненную им стадию приема документов. Затем добавляет стадию регистрации правообладания с назначением ответственного исполнителя. После того как введена стадия регистрации, данная папка попадет в список необработанных папок назначенного ответственного регистратора.

2. Стадия регистрации. Ответственный регистратор распределяет полученные со стадии приема дела между регистраторами. При распределении дел в стадии регистрации данной папки назначается новый исполнитель. После того как стадия регистрации завершена, сотрудник-исполнитель закрывает соответствующую стадию регистрации. И назначает стадию выдачи документов, с указанием исполнителя данной стадии.

3. Стадия возврата. Если в процессе регистрации обнаружены какие-либо ошибки, требующие возврат дела на юридическую доработку, то, в этом случае, необходимо добавить дополнительную стадию прохождения дела - возврат дела на доработку. Исполнителем этой стадии назначить сотрудника, принимавшего документы по данной папке. После завершения повторного правового анализа документов сотрудник, выполнявший стадию приема документов должен закрыть стадию возврата.

4. Ведение архива. По завершении стадии регистрации папки передаются на выдачу. После того как документы по конкретной папке выданы, дело сдается в архив. Для отображения этого этапа на компьютере, следует добавить новую стадию ведения архива и назначить ответственного исполнителя Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 11..

В УФРС по Белгородской области применяется Автоматизированная информационная система (АИС) «Юстиция», которая предназначена для автоматизированного учета объектов недвижимого имущества, создания физических и юридических лиц и для создания документов. Регистрация в АИС «Юстиция» при преобразовании объектов происходит в случае слияния, разделения или выделения объектов недвижимого имущества (ОНИ). При этом о вновь образованных объектах записи вносятся в новые разделы ЕГРП и открываются новые дела правоустанавливающих документов с новыми кадастровыми номерами. Если объект недвижимости, для которого сформирован раздел ЕГРП, образован в результате деления, слияния ранее существовавших объектов или выделения из таких объектов, либо возникли иные причины, приведшие к изменению кадастрового номера, в графе «Предыдущий кадастровый номер» указываются кадастровые номера предшествовавших объектов Инструкция пользователя автоматизированной информационной системы «Юстиция». -- СПб, 2002..

Если ОНИ, для которого сформирован раздел ЕГРП, прекращает свое существование, являясь источником для нового объекта (объектов), кадастровый номер нового объекта (объектов) отражается в графе «Последующий кадастровый номер».

При преобразовании ОНИ преобразованный объект(ы) прекращает свое существование. С прекращением существования объекта недвижимого имущества связанный с ним раздел ЕГРП закрывается. В графу «Запись о ликвидации (преобразовании) объекта» заносятся реквизиты документов, на основании которых происходит закрытие раздела. Записи подраздела II погашаются и распечатывается лист записи о прекращении права Там же..

В графу «Документы-основания» вносятся документы, на основании которых происходит преобразование ОНИ. Например, заявление о преобразовании - при слиянии объектов, решение суда - при разделении объектов и т.п. Во вкладку ОНИ вносится в случае разделения - разделяемый объект, в случае слияния - объект, образующийся после объединения. Правовой эксперт осуществляет проверку правильности формирования записи о преобразовании в КУВД. В случае слияния объектов используется «Мастер преобразования объектов» в режиме « Слияние». В случае разделения объектов используется «Мастер преобразования объектов» в режиме «Разделение». Если необходимо присвоить разделам предыдущие или последующие кадастровые (условные номера) не производя при этом преобразование необходимо использовать мастер преобразования в режиме «Установление исторической связи (слияние)» или «Установление исторической связи (разделение)». Преобразование объектов может происходит в результате совершения сделки Инструкция пользователя автоматизированной информационной системы «Юстиция». -- СПб, 2002..

Возможны два варианта:

а)Договор, выражающий содержание сделки, подлежит государственной регистрации. Если договор один (следовательно и сделка одна), то на этапе ввода задание о регистрации сделки создается на каждый из объектов, но с указанием одного номера регистрации сделки (т.е. в одном из заданий делается привязка номера регистрации). На этапе правовой экспертизы в другом объекте также указывается запись о сделке с тем же номером и датой регистрации. Если договоров несколько, регистрируется столько сделок, сколько договоров. Соответственно, на этапе ввода, задания о регистрации сделок создаются на каждый из объектов, с которым совершается сделка. На этапе правовой экспертизы сделка также регистрируется пообъектно Там же..

б) Договор, выражающий содержание сделки, не подлежит государственной регистрации. На этапе ввода выбираются задания о регистрации права. На этапе правовой экспертизы регистрируется право и переход права Там же..

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении ФРС по Белгородской области создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права экспертной комиссии Управления, а также организация ее работы определяются положением об ЭК, которое утверждается приказом Управления Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 12..

Экспертиза ценности документов в Управлении проводится при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению и т.д. При ежегодном проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих уничтожению, сроки которых истекли Там же..

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения (выписки из сводной номенклатуры) путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения Там же. -- С. 13..

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности (ДМН)», «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководством Управления только после согласования в установленном порядке описей дел постоянного хранения. После этого Управление имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 13..

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2011 года.

В архив Управления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче не подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке Там же..

При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив Управления работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Управления. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурного подразделения Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области Там же..

Прием каждого дела производится работником архива Управления в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи начальника организационно-контрольного отдела и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Управления передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 14..

В случае исключения из структуры Управления структурного подразделения либо изменения его структуры, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Управления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному организационно-контрольным отделом, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному распоряжением Управления.

Таким образом, УФРС по Белгородской области осуществляет регистрацию, юридическую экспертизу и учет нормативных правовых актов муниципальных образований в определенном федеральными законами и локальными нормативно-правовыми актами порядке. В своей работе УФРС по Белгородской области применяет Автоматизированную информационную система (АИС) «Юстиция», которая предназначена для автоматизированного учета объектов недвижимого имущества, создания физических и юридических лиц и для создания документов. Весь спектр осуществляемых Управлением делопроизводственных процессов соответствует существующим нормативно-правовым актам.

§2. Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области

Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области является нормативным актом Управления, регламентирующим в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Трудовым кодексом Российской Федерации, постановлением Правительства Российской Федерации от 11 декабря 2002 г. N 884 «Об утверждении Правил предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации режим службы (работы) и время отдыха федеральных государственных гражданских служащих и работников Управления (далее - государственные служащие и работники) Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 1..

2. Нормальная продолжительность служебного (рабочего) времени для государственных служащих и работников составляет 40 часов в неделю.

Для государственных служащих и работников устанавливается пятидневная служебная (рабочая) неделя с двумя выходными днями - субботой и воскресеньем.

Для гражданских служащих (работников) Управления обеспечивающих прием, выдачу документов и информации из ЕГРП устанавливается пятидневная служебная (рабочая) неделя с двумя выходными днями - понедельником и воскресеньем.

3. Для государственных служащих и работников Управления устанавливается следующее время службы (работы):

- время начала службы (работы) - 9 часов 00 минут;

- время окончания службы (работы) - 18 часов 00 минут;

- время окончания службы (работы) по пятницам - 16 часов 45 минут Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 2..

Продолжительность служебного (рабочего) дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню уменьшается на один час.

Для гражданских служащих (работников) обеспечивающих прием, выдачу документов и информации из ЕГРП, осуществляющих прием граждан в соответствии с требованиями административных регламентов исполнения государственных функций в определенной сфере деятельности приказом руководителя Управления может быть установлено иное время начала и окончания службы (работы).

Привлечение государственных служащих и работников к службе (работе) в выходные и нерабочие праздничные дни производится по распоряжению руководителя Управления с их письменного согласия в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

4. Продолжительность перерыва для отдыха и питания составляет 45 минут, и устанавливается, как правило, с 13 часов 00 минут до 13 часов 45 минут Там же..

Время перерыва для отдыха и питания специалистов, обеспечивающих прием, выдачу документов и информации из ЕГРП, а так же прием граждан в соответствии с требованиями административных регламентов исполнения государственных функций в определенной сфере деятельности, определяется в промежутке времени с 12 часов 00 минут до 15 часов 00 минут. Конкретное время для отдыха и питания устанавливается начальником отдела.

5. Ненормированный служебный день устанавливается для государственных служащих, замещающих должности гражданской службы, отнесенные к главной и ведущей группе.

Ненормированный рабочий день устанавливается для водителей Управления.

Для государственных служащих, замещающих должности гражданской службы иных групп и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной гражданской службы, ненормированный служебный (рабочий) день может устанавливаться в соответствии со служебным контрактом (трудовым договором).

6. Государственным служащим предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, который состоит из основного оплачиваемого отпуска и дополнительных оплачиваемых отпусков (ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный служебный день) Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 2--3..

Государственным служащим, замещающим главные должности гражданской службы, предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 35 календарных дней, иных групп - 30 календарных дней, работникам, замещающим должности, не являющиеся должностями федеральной гражданской службы, - 28 календарных дней.

Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет исчисляется из расчета один календарный день за каждый год гражданской службы.

Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный служебный (рабочий) день составляет:

-- для государственных служащих, замещающих главные должности федеральной государственной гражданской службы - 10 календарных дней;

-- для государственных служащих, замещающих ведущие должности федеральной государственной гражданской службы - 8 календарных дней;

-- для государственных служащих, замещающих старшие должности федеральной государственной гражданской службы - 6 календарных дней;

-- для государственных служащих, замещающих младшие должности федеральной государственной гражданской службы - 4 календарных дня;

работникам, замещающим должности, не являющиеся должностями федеральной гражданской службы - 3 календарных дня Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 3..

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска ежегодный основной оплачиваемый отпуск суммируется с ежегодным дополнительным оплачиваемым отпуском за выслугу лет. Общая продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет для государственных служащих, замещающих главные должности гражданской службы, не может превышать 45 календарных дней, для государственных служащих, замещающих должности гражданской службы иных групп - 40 календарных дней.

Дополнительный отпуск за ненормированный служебный (рабочий) день предоставляется сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, предусмотренного настоящим пунктом.

7. По заявлению государственного служащего и работника ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться по частям, при этом продолжительность одной части отпуска не должна быть менее 14 календарных дней. По согласованию с руководителем Управления государственному служащему и работнику может предоставляться часть отпуска иной продолжительности.

8. По семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам государственному служащему и работнику по его письменному заявлению решением руководителя Управления может предоставляться отпуск без сохранения денежного содержания продолжительностью не более одного года. Государственному служащему и работнику также предоставляется отпуск без сохранения денежного содержания в иных случаях, предусмотренных федеральными законами.

9. Ежегодные оплачиваемые отпуска государственным служащим и работникам предоставляются ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым руководителем Управления.

График отпусков составляется на каждый календарный год на основании предложений структурных и обособленных подразделений Управления и доводится до сведения всех государственных служащих и работников Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 5..

Таким образом, служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области устанавливает и регулирует порядок работы персонала Управления, длительность рабочего времени, предусматривает режим отдыха и определяет величину и порядок предоставления отпусков сотрудникам Управления. В целом данный документ регулирует рабочую активность организации и служит обеспечению эффективности выполнения ею своих производственных задач.

§3. Существующие проблемы документационного обеспечения в УФРС по Белгородской области и пути их решения На основании проведенного анкетирования от 19.03.2009.

В рамках обследования документационного обеспечения управления УФРС по Белгородской области 19 марта 2009 года было проведено анкетирование сотрудников учреждения на предмет выявления существующих проблем документационного обеспечения и путей их решения. Сотрудникам были розданы анкеты, содержащие в себе следующие вопросы:

1. Занимаемая Вами должность;

2. С какими документами Вы работаете? (приказ-распоряжение, договор, служебная-докладная записка, входящее письмо, исходящее письмо нужное подчеркнуть), другое;

3. Принимаете ли Вы участие в согласовании документов?

4. Какие компьютерные программы Вы используете при работе с документами?

5. Что, на Ваш взгляд, необходимо сделать для более оперативной и качественной работы Вашего подразделения и учреждения в целом:

а) улучшить нормативно-правовую базу работы с документами;

б) скорректировать должностные обязанности сотрудников;

в) повысить степень владения компьютером сотрудниками;

г) установить систему электронной регистрации документов;

д) установить систему электронного документооборота;

е) назначить лицо по контролю за исполнением поручений;

ж) организовать курсы повышения квалификации сотрудников;

з) ввести новую штатную единицу для работы с документами.

По окончании анкетирования было получено обратно 43 заполненных анкеты с соответствующими пометками и записями. Анализ полученных ответов позволяет определить состояние документационного обеспечения в организации, выявить проблемы с которыми чаще всего сталкиваются сотрудники разных отделов при работе с документацией.

Практически все сотрудники в своей работе используют программу «Юстиция» и некоторые пользуется дополнительно «Регистратором». Упоминаний о каких-либо системах электронного документооборота или их подобия в анкетах не встречается. Тем ни менее, больше половины сотрудников указывают на необходимость внедрить в УФРС по Белгородской области систему электронного документооборота, что тем самым облегчило бы работу с различного рода документацией, а так же при регистрации документов по регистрации документов..

Половина сотрудников неудовлетворенна уровнем нормативно-правового обеспечения своей работы, недостаточной степенью ее регламентации и определением точных границ своих должностных обязанностей. Такими сотрудниками указывается необходимость изменить данное положение вещей путем уточнения должностных обязанностей персонала учреждения и разработки подробных инструкций на этот счет.

При анкетировании те сотрудники УФРС по Белгородской области, которые были неудовлетворены нормативно-правовым обеспечением своей деятельности, а так же уровнем ее регламентации, указывали на необходимость организации повышения квалификации персонала учреждения путем проведения соответствующих мероприятий, в том числе - организация семинаров, курсов повышения квалификации и т.п.

Максимальное количество голосов при анкетировании сотрудников УФРС по Белгородской области было отдано за назначение лица по контролю за исполнением поручений, а так же за назначение новой штатной единицы курьера, для доставки документации в соответствующие органы. Но хотя некоторое число сотрудников УФРС считают нецелесообразным вводить новую штатную единицу работы с документами. Соответственно, специалист, ответственный за контроль исполнения поручений, должен работать как совместитель и наниматься из числа уже работающих сотрудников УФРС по Белгородской области.

Наименьшую заинтересованность анкетируемые проявили в повышении уровня владения компьютером, и прочей оргтехникой, а так же в рассмотрении вероятности ввода новой штатной единицы для работы с документами. Это позволяет сделать вывод, что, на взгляд персонала УФРС по Белгородской области, штат сотрудников организации укомплектован достаточно плотно и в дополнительных кадрах не нуждается. Уровень же его технических навыков вполне соответствует выполняемым обязанностям, а повышение квалификации сотрудников должно быть связано не с их компьютерной грамотностью, а с владением основных профессиональных знаний, умений и навыков согласно занимаемой должности.

Анализ результатов анкетирования позволяет выявить основные проблемы в документационном обеспечении управления, ДОУ в УФРС по Белгородской области и главными тут можно выделить следующие проблемы:

- недостаточно точная и подробная регламентация должностных обязанностей каждого сотрудника;

- низкий уровень исполнительной дисциплины среди сотрудников;

- отсутствие программ по автоматизации делопроизводства учреждения.

Таким образом, на основании проделанного обследования с целью выявления проблем, с которыми сталкиваются сотрудники УФРС по Белгородской области в ходе выполнения своей работы, можно сделать вывод о недостаточно эффективной работе подразделений с точки зрения их персонала и предложить сотрудникам УФРС по Белгородской области поставить перед своим руководством вопрос о принятии мер к изменению сложившейся ситуации, а именно:

- предложить начальникам отделов учреждения усовершенствовать положения об отделах и должностные инструкции их сотрудников;

- обеспечить каждый отдел нормативно-правовыми документами, относящимися к роду деятельности данного подразделения и всех сотрудников в целом;

- поднять вопрос о внедрении в организации системы электронного документооборота с учетом отраслевой специфики учреждения;

- назначить инспектора по контролю за исполнением поручений;

- предложить ввести новую штатную единицу курьера.

Реализация данных рекомендаций может повысить эффективность работы сотрудников Управления федеральной службы по Белгородской области и всей организации в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время под документационным обеспечением управления понимается деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Это понятие охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными.

Развитие современных служб документационного обеспечения управления проходит в направлении дальнейшей информатизации и автоматизации делопроизводственных процессов, внедрения систем электронного документооборота и перестройки делопроизводства организаций сообразно требованиям данных систем.

Существует несколько основных проблем документационного обеспечения управления: проблема информированности, организационные проблемы, психологические проблемы и проблема кадров. С этими проблемами сталкивается любое учреждение, какого бы профиля оно ни было. Принимая решение о необходимости совершенствования работы своей организации (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем.

Практическая часть дипломной работы проводилась на базе Управления федеральной регистрационной службы по Белгородской области и включала в себя обследование документационного обеспечения в учреждении, организации его работы, а также анкетирование персонала учреждения с целью выявления имеющихся недостатков в работе.

Управление федеральной регистрационной службы по Белгородской области осуществляет регистрацию, юридическую экспертизу и учет нормативных правовых актов муниципальных образований в определенном федеральными законами и локальными нормативно-правовыми актами порядке. В своей работе УФРС по Белгородской области применяет Автоматизированную информационную система (АИС) «Юстиция», которая предназначена для автоматизированного учета объектов недвижимого имущества, создания физических и юридических лиц и для создания документов. Весь спектр осуществляемых Управлением делопроизводственных процессов соответствует существующим нормативно-правовым актам.

Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области устанавливает и регулирует порядок работы персонала Управления, длительность рабочего времени, предусматривает режим отдыха и определяет величину и порядок предоставления отпусков сотрудникам Управления. В целом данный документ регулирует рабочую активность организации и служит обеспечению эффективности выполнения ею своих производственных задач.

В рамках обследования документационного обеспечения управления УФРС по Белгородской области было проведено анкетирование сотрудников учреждения на предмет выявления существующих проблем документационного обеспечения и путей их решения. По окончании анкетирования было получено обратно 43 заполненных анкеты с соответствующими пометками и записями. Анализ полученных ответов позволяет определить состояние документационного обеспечения управления в организации, выявить существующие проблемы и рассмотреть варианты решения этих проблем на текущий момент.

Можно выделить следующие проблемы в документационном обеспечении УФРС по Белгородской области:

- недостаточно точная и подробная регламентация должностных обязанностей каждого сотрудника;

- не высокий уровень исполнительной дисциплины среди сотрудников;

- отсутствие программ по автоматизации делопроизводства учреждения;

- слабый уровень владения компьютерными программами.

На основании сделанных выводов можно предложить сотрудникам УФРС по Белгородской области поставить перед своим руководством вопрос о принятии мер к изменению сложившейся ситуации, а именно:

- предложить начальникам соответствующих отделов учреждения разработать и усовершенствовать положения об отделах и должностные инструкции их сотрудников;

- каждый отдел обеспечить нормативно-правовыми документами, относящимися к роду деятельности данного подразделения;

- поднять вопрос о внедрении в организации системы электронного документооборота с учетом отраслевой специфики учреждения и попытаться усовершенствовать те системы электронного документооборота, которыми уже пользуются сотрудники УФРС по Белгородской области;