Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетное лицо по произведенным расходам предоставляет, кроме исполнительной сметы, также авансовый отчет с приложенными счетами из магазинов, гостиницы, ресторана, театральными билетами.

3.6 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

1С:Бухгалтерия - это универсальная бухгалтерская программа, которая на сегодняшний день является самой распространенной в ведении бухгалтерского учета на ЭВМ. Эту программу можно изменить и откорректировать на лад своего предприятия и своей отрасли.

Возможности 1С:

1) Ведение аналитического и синтетического учета;

2) Ведение количественного и многовалютного учета;

3) Заполнение и выведение на печать первичных документов;

4) Получение автоматически бухгалтерских итогов;

5) Получение бухгалтерской отчетности на печать.

В 1С: Бухгалтерия можно реализовать и собственную схему автоматизации бухгалтерского учета, которая будет существенно отличаться от предложенной в типовой конфигурации.

На предприятии МУП «Кристалл» бухгалтерский учет автоматизирован. Рекомендуем данному предприятию в дальнейшем использовать эту программу, так как она позволяет эффективно автоматизировать учет практически любого участка работы бухгалтерии.

Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

При вводе нового документа, прежде всего, следует установить тип авансового отчета - «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет оказано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Заполненную форму можно сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1. или 71.11) и дебету счета, на которого списываются затраты данного наименования.

Если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счета 60).

В реквизите «Сумма» следует указать сумму, выплаченную поставщику. Реквизит «В том числе НДС» заполнять не следует. Операции отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять предусмотренный для этого документами конфигурации: Поступление материалов», «Услуг сторонних организаций» и т.д. Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется в случае, когда поставщик не предоставляет счет-фактуру, а НДС можно принять к зачету по расчетной ставке, например, покупка ГСМ за наличный расчет, оплата проживания в гостинице и т.п. Сумму НДС следует указать в реквизите «В том числе НДС». (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки без НДС.

Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесения ее на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям» используется документ «Счет-фактура полученный».

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

МУП «Кристалл» образовано в результате реорганизации на основании решения Президиума Кумертауского городского Совета депутатов от 12.02.2003 года № 25-2 путем слияния муниципального предприятия «Блеск» и муниципального предприятия «Снежинка».

Бухгалтерский учет в МУП «Кристалл» ведется в соответствии с Федеральным законом “О бухгалтерском учете” от 21.11.96 № 129-ФЗ, с ПБУ 5/01 и с ПБУ 10/99 и другими нормативными документами.

На основании проведенного исследования было выявлено:

Объем реализации услуг из года в год увеличивается, так в 2004 году по сравнению с 2003 годом увеличение составило 34,6%, а в 2005 г по сравнению с 2004г на 16,6%. Соответственно растут и затраты на производство и реализацию услуг, так в 2004г по сравнению с 2003г увеличение составило 27%, а в 2005г по сравнению с 2004г на 18,1%. Затраты на рубль реализованных услуг в 2004г по сравнению с 2003г снизилась на 5,6%, а в 2005г по сравнению с 2004г увеличились на 1,3%.

Среднесписочная численность персонала в 2003-2005гг с каждым годом снижается, соответственно на 1,4% и 5,7%, а численность рабочих в 2004г по сравнению с 2003г увеличивается на 1,6%, а в 2005г по сравнению с 2004г снижается на 6,5%.

Выработка на 1 работника и рабочего в анализируемых годах увеличивается, соответственно на 36,4%; 16,6% и 32,3%; 24,6%.

Фонд заработной платы в 2003-2005гг увеличивается с каждым годом, соответственно на 47,5%; 9,2% и 38,1%; 15,2%. Также увеличивается и заработная плата работников, соответственно на 49,6%; 15,8% и 35,8%; 23,1%.

Это увеличение связано с инфляционными процессами в экономике, увеличением МРОТ.

Собственный капитал в 2003г у предприятия составила 8730 тыс.руб., в 2004г по сравнению с 2003г он уменьшился на 4233 тыс.руб., а в 2005 году по сравнению с 2004г увеличился на 839 тыс.руб. Уменьшение собственного капитала в 2004г связано с реорганизацией предприятия в муниципальное и в связи с этим уменьшился уставной капитал на 474 тыс.руб., добавочный капитал на 5039 тыс.руб. и резервный капитал на 942 тыс.руб. Это также связано с покрытием убытка прошлых лет. У предприятия в 2003г был долг перед банком по долгосрочному кредиту в сумме 3 тыс.руб., в 2004г он ее погасил.

Средняя стоимость основных производственных фондов в 2003-2005г из года в год увеличивается, соответственно на 1521 тыс.руб. и 523 тыс.руб.

Стоимость имущества в 2003-2004гг наоборот, снижается, соответственно на 1271 тыс.руб. и 704 тыс.руб.

В 2003г предприятие было убыточным и в связи с этим на каждый рубль реализованных услуг предприятие получило 39р28коп. убытка. А в 2004-2005гг предприятие стало рентабельным и составила, соответственно 1,9% и 0,6%.

Рентабельность собственного капитала показывает, какова эффективность (отдача) использования собственного капитала и составляет в 2004-2005г, соответственно, 0,6% и 0,4%, а в 2003г этот показатель имел отрицательное значение, так как предприятие имело убыток от основной деятельности.

Рентабельность перманентного капитала показывает эффективность использования собственного капитала и привлеченных на долгосрочной основе заемных средств и равен рентабельности собственного капитала.

Рентабельность производственных фондов показывает эффективность использования основных производственных фондов и равен в 2004-2005г., соответственно 0,3% и 0,2%., а в 2003г он имеет отрицательное значение.

Рентабельность имущества показывает эффективность использования имущества предприятия и равен в 2004-2005гг, соответственно 0,4% и 0,3%, а в 2003г он имеет отрицательное значение.

Из анализа видно, что предприятие в начале слияния в 2003г двух предприятий было убыточным, а в 2004 году предприятие получило прибыль в сумме 63,7 тыс.руб. Это говорит о том, что предприятие в 2004 году сумело покрыть убытки и получить прибыль, но в 2005 году прибыль снизилась на 39 тыс.руб.

Дебиторская задолженность у предприятия из года в год снижается, так если он в 2003г составлял 5946 тыс.руб., в 2004г он снизился до 149 тыс.руб., а в 2005г он отсутствуют совсем. Это свидетельствует о том, что предприятие контролирует за исполнением договорных обязательств и в основном работает с заказчиками по предоплате.

Оборотные активы предприятия с каждым годом снижаются, так в 2004г они снизились на 5527 тыс.руб., в 2005г на 195 тыс.руб. Это связано со снижением дебиторской задолженности.

Краткосрочные обязательства предприятия в 2004г по сравнению с 2003г увеличились на 716 тыс.руб., а в 2005 году по сравнению с 2004г снижаются на 205 тыс.руб. Основную долю задолженности предприятия составляет задолженность перед поставщиками и подрядчиками.

При анализе коэффициентов платежеспособности мы видим, что ни один коэффициент не соответствует норме и с каждым годом они снижаются, это свидетельствует о том, что предприятие теряет свою платежеспособность.

Коэффициент автономии и финансовой независимости в 2003г составляли 0,9, это свидетельствует о том, что более 90% активов предприятия сформированы за счет собственного капитала. Предприятие обладает достаточной независимостью и возможностями для проведения независимой финансовой политики.

Коэффициент соотношения заемных и собственных средств в 2003-2005гг равна, соответственно, 0,2; 0,5 и 0,3. Это означает, что на 1 рубль собственного капитала предприятие привлекло, соответственно, 20 коп, 50 коп и 30 коп, то есть участие кредиторов в его финансировании ничтожно мало. Зависимость данного предприятия от внешних источников мала.

По данным показателям финансового состояния предприятия в целом можно охарактеризовать как устойчивое, что обеспечивается высокой долей собственного капитала и предполагает стабильность его деятельности в будущем. Но снижение коэффициента обеспеченности собственными средствами в 2005 году (-0,7) вызывает опасение и поэтому предприятию следует обратить внимание на использование собственного капитала.

Анализ структуры полученной прибыли в 2004-2005гг (63,7 и 24,7) позволяет установить, что основную ее часть составляет прибыль от основной деятельности. Убыток (-98,6) полученный в 2003 году полностью получен от реализации услуг.

У предприятия прочие операционные расходы намного превышают прочие операционные доходы, это дало в 2004г отрицательный результат, снизив чистую прибыль на 30 тыс.руб.

В 2003г предприятие имеет внереализационные доходы. А в 2004-2005гг у предприятия отсутствует внереализационная деятельность.

Проведенные исследования позволили сделать вывод, что учет расчетов с подотчетными суммами на МУП «Кристалл» в основном отвечает требованиям бухгалтерского, аудиторского и налогового контроля и экономического анализа.

На предприятии бухгалтерский учет автоматизирован и внедрена программа 1С:Бухгалтерия.

В программе ведут учет дебиторской задолженности подотчетных лиц и заполнение авансовых отчетов.

На предприятии утвержден список лиц имеющих право получать авансом денежные средства из кассы на хозяйственные нужды. Деньги выдаются в подотчет работникам на основании заявления с указанием суммы, цели, срока на который выдаются подотчетные средства.

Также ведется строгий контроль за сроками предоставления авансового отчета по фактически израсходованным суммам, с приложением оправдательных документов. В связи с изменениями формы авансового отчета с 1 января 2001 г. (Постановление Госкомстата России от 01.08.01. № 55) предприятие заказал новую форму в типографии. Авансовые отчеты утверждаются руководителем в положенные сроки и в нормах установленных приказом Минфина РФ.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Аудит: Учебник для вузов / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова, и др.; Под ред. Проф. В.И. Подольского-3-е издание, перераб. и доп.-М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2005.-583с;

2. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие 3-е издание, перераб. и доп.- Ростов н/Д: «Феникс», 2005.-480с;

3. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части 1 и 2.-М.: Проспект, 1998 год;

4. Главбух. Ежемесячный журнал .2006.№11.-18с.

5. Главбух. Ежемесячный журнал .2006.№14.-32с.

6. Главбух. Ежемесячный журнал .2006.№15.-70с.

7. Главбух. Ежемесячный журнал .2006.№20.-20с.

8. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях - М.:ТК Велби, издательство Проспект, 2005.-288с.;

9. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина З.Н., «Бухгалтерский учет в организациях» - М.: Финансы и статистика, 2005.-800с;

10. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие 4-е издание, перераб. и доп. - М: ИНФРА-М 2005.-640с;

11. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. №49;

12. Налоговый Кодекс Российской Федерации. Части 1 и 2. - Н23М.; ТК Велби, издательство Проспект, 2006.-544с.;

13. ООО Бератор-Практическая энциклопедия бухгалтера 2005. - 788с;

14. «О применении кантрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». Закон Российской Федерации от 18.06.93 г. №5215-1;

15. «О безналичных расчетах в Российской Федерации». Положение Центобанка РФ от 12.04.2001 г. №2-П;

16. «О формах бухгалтерской отчетности организации». Приказ Минфина РФ от 13.01.2000 г. №4н;

17. «О введении новых форматах расчетных документов». Указание Центробанка РФ от 03.12.97 г. №51-У (с изменениями и дополнениями от 22.02.99 г. №502-У);

18. «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами». Указание Центробанка РФ от 07.10.98 г. №375-У;

19. «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения». Указ Президента РФ от 18.08.96 г. №212;

20. «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей». Указ Президента РФ от 23.05.94 г. №106;

21. «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» Приказ Минфина РФ от 06.07.2001 г. № 49н.

22. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации». ПБУ 4/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.99 г. №34н;

23. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Утверждено приказом Минфина РФ от 10.01.2000 г. №2н;

24. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. №34н (в ред. приказа Минфина РФ от 24.03.2000 г. №31н);

25. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н;

26. «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации». Инструкция Центробанка РФ от 04.10.93 г. №18;

27. «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации». Приказ Центробанка РФ от 05.01.98 г. №14-П;

28. Сборник кодексов Российской Федерации. 5-е издание, дополнение-Ростов н/Д.; издательство «Феникс», 2005. -928с.;

29. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник - Москва ИНФРА-М, 2005.- 335с;

30. Сорокина Е.М. Анализ денежных потоков. Теория и практика в условиях реформирования Российской экономики. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 176 с.

31. Тимофеева Т.В. Концепция и анализ денежных потоков предприятия: Курс лекций. - Оренбург: Издательский центр ОГАУ, 2005. - 136 с;

32. Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г №129-ФЗ;

33. Харитонов С.А. 1С-Компьютерная бухгалтерия 7.7 в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета. Научно - Методическое издание, 2005.-540с;

34. Харитонов С.А. Упрощенная система налогообложения: «1С-Паблишинг», Москва, 2005.- 204с;

35. Хорин А.Н. Отчет о движении денежных средств // Бухгалтерский учет № 5. 2006. -58 с;

36. Чистов Д.В. Хозяйственные операции в Компьютерной бухгалтерии 7.7; (Новый план счетов): Учебное пособие, 2-е издание, перераб. - М: АОЗТ «1С», Москва 2005.- 255с.

37. Экономический анализ. Учебник для вузов /Под ред.Л.Т. Гиляровской. - 2-е изд., дополненное - М.:ЮНИТИ - ДАНА, 2005.-615 с.

Приложение

ТИПОВЫЕ ПРОВОДКИ