Инвентаризация

Инвентаризация является одним из специальных методов бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации используются при составлении отчетности, а также при анализе структуры и размеров активов и пассивов организации. Для того чтобы инвентаризация могла стать действенным инструментом, помогающим вырабатывать и принимать управленческие решения, необходимо в совершенстве знать требования нормативных документов, регулирующих порядок проведения инвентаризаций и проверок. Итак, инвентаризация - совокупность приемов и способов проверки соответствия фактического наличия имущества и реальности обязательств организации данным бухгалтерского учета.

При осуществлении практической деятельности хозяйствующим субъектом возникает необходимость периодической проверки фактического наличия, имущества, сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, регулярной проверки полноты отражения в учете обязательств.

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены статьей 12 Закона о бухгалтерском учете и пунктами 26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета. Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания).

В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение 11 инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

* при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

* перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц;

* при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи

имущества;

* в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных

ситуаций;

* при реорганизации или ликвидации организации;

* в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Объектами проверки при проведении инвентаризации являются:

* имущество организации, под которым понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы;

* финансовые обязательства - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и в присутствии материально ответственного лица.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливает руководитель организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Порядок работы и объем функций, возлагаемых на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, целесообразно уста повить в специально разработанном и утвержденном положении, которое необходимо закрепить в качестве приложения к учетной политике организации.

При разработке такого положения (или просто при определении функций такой комиссии) следует иметь в виду, что комиссия должна выполнять комплекс работ, который должен, как минимум, включать следующие элементы:

* выявление фактического наличия имущества организации;

* проверка документального подтверждения размеров и сроков обязательств организации;

* сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

* документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи) и других аналогичных документах;

* документальное оформление актов сверки взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами организации;

* определение причин списания имущества и возможности использования материалов от такого списания; определение причин возникновения просроченной кредиторской и дебиторской задолженности;

* установление сумм стоимости излишествующего имущества и размера недостач;

* подготовка распорядительного документа о взыскании сумм недостач с виновных лиц или организации либо о списании сумм недостач;

* разработка мероприятий, предупреждающих возникновение инвентаризационных разниц в будущем.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение т.п.). Данный распорядительный документ целесообразно утверждать отдельно от положения о комиссии (о котором говорилось выше). Это сказано с тем, что положение может действовать в течение нескольких отчетных периодов, а состав комиссии персонифицирован, т.е. может меняться и в течение года.

В состав указанных комиссий целесообразно включать представителей:

* администрации организации (одного из заместителей руководителя организации или иного должностного лица, обладающего распорядительными правами);

* бухгалтерской службы (в крупных организациях целесообразно включать двух работников: бухгалтера, ведущего учет соответствующего вида имущества и обязательств, и бухгалтера, который по своим функциям с данным участком учета не связан, - как для обеспечения беспристрастности, так и для того, чтобы повысить эффективность проведения проверки);

* юридической службы (такой специалист может оказаться незаменимым в случаях, когда речь идет о недостачах материалов, поступивших от поставщиков, а также тогда, когда принимается решение о привлечении материально ответственных лиц и иных работников к материальной ответственности);

* инженеров (специалистов, обладающих необходимой квалификацией и опытом для того, чтобы оценить рациональность использования отдельных видов имущества);

* экономистов;

* техников;

* других специальностей, знания и опыт которых позволят обеспечить эффективность проведения проверок и инвентаризаций. Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии целесообразно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о^! движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записывают в инвентаризационный описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные срок обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток,

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссий имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Для оформления инвентаризации необходимо применять типовые формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, разработанные и утвержденные Минфином РФ.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются соответствующим актом.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляют инвентаризационные комиссии по распоряжению руководителя организации.

Основными обязанностями бухгалтерской службы при проведении инвентаризаций и проверок и обработке их результатов являются следующие:

1. Осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций. Выполнение данной функции достигается посредством включения соответствующих мероприятий в планы работы бухгалтерии (бухгалтерской службы) на очередной месяц.

2. Требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для этого при разработке распорядительного документа о проведении соответствующей инвентаризации или проверки необходимо указать сроки, в течение которых результаты проверки должны быть представлены в бухгалтерию организации, и может быть, меры ответственности за нарушение сроков. Если деятельность постоянно действующей комиссии, создаваемой для проведения инвентаризаций и проверок, регулируется положением (или иным аналогичным документом), разработанным в организации, указанные элементы целесообразно включить в данное положение.

3. Следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов. Эта обязанность является продолжением (развитием) предыдущей и, следовательно, может быть урегулирована соответствующим распорядительным документом.

4. Отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. Здесь же лишь подчеркну: эти разницы необходимо отразить таким образом, чтобы обеспечить своевременное и точное формирование налоговой базы по налогу на прибыль и другим налогам, зависящим от результатов проверок. В результате инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба, а также по организации бухгалтерского учета и документооборота.

Результатами инвентаризации могут быть излишки (фактическое наличие превышает наличие по данным бухгалтерского учета) или недостачи. Порядок регулирования инвентаризационных разниц установлен Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится: в коммерческих организациях - на финансовые результаты; в некоммерческих - на увеличение доходов.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по Годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности. При этом для целей финансового учета должны быть учтены события после отчетной даты. Рассмотрим корреспонденцию счетов по результатам инвентаризации.

1. Отражения на счетах излишков, выявленных при инвентаризации:

Д-т 01 "Основные средства"

Д-т 10 "Материалы"

Д-т 41 "Товары"

Д-т 43 "Готовая продукция"

Д-т 50 "Касса"

К-т 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1 "прочие доходы".

2. Отражения на счетах недостатков, выявленных при инвентаризации:

а) Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К-т 01 "Основные средства"

К-т 10 "Материалы"

К-т 41 "Товары"

К-т 43 "Готовая продукция"

К-т 50 "Касса".

б) в розничных торговых организациях:

Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К-т 41 "Товары"

К-т 42 "Торговая наценка" (способом "красное сторно").

3. Списание недостачи в пределах норм естественной убыли:

Д-т 20 "Основное производство"

Д-т 23 "Вспомогательное производство"

Д-т 25 "Общепроизводственные расходы"

Д-т 26 "Общехозяйственные расходы"

Д-т 29 "Обслуживающее производство и хозяйство"

Д-т 44 "Расходы на продажу"

К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

4. Списание недостачи за счет виновного лица:

а) Д-т 73 "Расчеты с персональном по прочим операциям", субсчет 2 "расчеты по возмещению материального ущерба"

К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

б) Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и суммой недостачи на счете 73-2:

Д-т 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

К-т 98-4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей".

в) погашения задолженности:

Д-т 98-4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей"

К-т 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1 "прочие доходы".

г) восстановление суммы налога на добавленную стоимость (НДС) со стоимости недостающих активов:

Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

К-т 68 "Расчет пор налогам и сборам"

в) отнесение суммы налога на добавленную стоимость на виновное лицо:

Д-т 73 "Расчеты с персональном по прочим операциям", субсчет 2 "расчеты по возмещению материального ущерба"

К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

е) возмещение виновным лицом суммы недостачи:

Д-т 50 "Касса", субсчет 1 "Касса организации"

Д-т 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

К-т 73 "Расчеты с персональном по прочим операциям", субсчет 2 "расчеты по возмещению материального ущерба".

5. Списание недостачи на финансовые результаты:

Д-т 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 2 "прочие расходы"

К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

6. Списание недостачи на финансовые результаты, виновности которых по решению суда не установлены:

а) на сумму недостачи:

Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К-т 10 "Материалы"

К-т 41 "Товары" и др.

б) на сумму налога на добавленную стоимость по недостающим ценностям:

Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К-т 68 "Расчет пор налогам и сборам".

в) списание недостачи:

Д-т 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 2 "прочие расходы"

К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Данные результатов проведенные в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

Целесообразно перечислить те элементы инвентаризационного процесса, которые могут явиться основанием для признания результата инвентаризации недействительными. Такое возможно, если: персональный состав постоянно действующей или рабочей комиссии не утвержден руководителем организации; при проведении инвентаризации отсутствовал хотя бы один член комиссии; последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств не завизированы председателем комиссии; у материально ответственных лиц не отобраны расписки в том, что все приходные и расходные документы проведены по учету, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии; производится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием имущества, а не наоборот (данный факт проверяют посредством анализа исполнения инвентаризационных описей; наиболее ярким примером формализма является заполнение всех граф описей машинописным способом, а в случае выявления расхождений исправление вручную); идеальной следует считать такую организацию работы, при которой во время проверки непосредственно на местах хранения нет никаких учетных регистров - только имущество и незаполненные инвентаризационные; инвентаризационные описи составлены только в одном экземпляре; на последней странице описи отсутствует отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку; кстати, итоги должны быть выведены на каждой странице, при этом записывается (прописью) число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, показанных на данной странице вне зависимости от того, в каких единицах это имущество показано.

Данное требование иногда вызывает недоумение, особенно у счетных работников. На самом деле эти итоги являются контрольными цифрами, их размерность значения не имеет, а их значение - в исключении исправлений в инвентаризационных описях после их утверждения. Особенно актуальным это может быть при заполнении инвентаризационных описей ручным способом и наличии материальных ценностей, учитываемых в весовых или мерных единицах, т.е. с десятичными знаками:

* исправленные ошибки не оговорены или подписаны только од ним членом комиссии (а не всеми);

* в описях после утверждения результатов инвентаризации остались незаполненные строки;

* на последней странице отсутствует подтверждение материально! ответственного лица об отсутствии претензий к членам комиссии и отметка о принятии перечисленного имущества на ответственное хранение;

* во время перерывов в работе не был закрыт доступ посторонним лицам к помещениям, в которых хранится проверяемое имущество, а также к инвентаризационным описям.

2. Сроки проведения инвентаризаций