Потреби в архівній інформації та групи її споживачів

Масове розсекречування архівних документів як прояв інтеграції до світових стандартів використання і доступу до інформаційних ресурсів. Умови виникнення потреб в архівній інформації. Споживачі архівної інформації. Зростання звернень громадян до архівів.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид реферат
Язык украинский
Дата добавления 17.04.2015
Размер файла 29,5 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Київський національний університет імені Тараса Шевченка

РЕФЕРАТ

на тему:

"ПОТРЕБИ В АРХІВНІЙ ІНФОРМАЦІЇ ТА ГРУПИ ЇЇ СПОЖИВАЧІВ"

Київ-2014

Содержание

  • І. Умови виникнення потреб в архівній інформації та групи потреб
  • ІІ. Споживачі архівної інформації
  • Висновок
  • Список використаної літератури

І. Умови виникнення потреб в архівній інформації та групи потреб

Здобуття Україною державної незалежності, включення її в загальносвітові політичні, економічні та культурні процеси, перехід від тоталітаризму до демократії, впровадження концепції відкритого суспільства формує нагальну потребу у доступі до інформації найширшого кола громадян. Тоталітарний режим штучно дозував документну інформацію та обмежував кількість її споживачів. Фактично одним з привілеїв номенклатурної верстви був доступ до широкого масиву інформації, а для основної маси громадян ознайомлення із документними багатствами практично було не можливим. Демократизація суспільства веде до ліквідації обмежень за політичними чи ідеологічними ознаками, а саме регулювання інформаційних процесів, зокрема доступу до архівної інформації має здійснюватися лише на основі чинного законодавства.

Прийняття законів України "Про інформацію”, "Про Національний архівний фонд і архівні установи”, "Про державну таємницю”, "Про охорону авторських і суміжних прав”, "Про Національну програму інформатизації”, Конституції України (1996) створили міцне підґрунтя для впровадження сучасних інформаційних відносин, зокрема і в архівній галузі. Фактично відбулася своєрідна революція - відміна обмежень і можливість широкого доступу громадян до інформації, що її зберігають архіви.

Першим проявом інтеграції до світових стандартів використання і доступу до інформаційних ресурсів стало масове розсекречування архівних документів. За період 1989-1995 рр. було розсекречено понад 10 тисяч фондів, що становить близько 1 млн. справ усіх центральних та обласних державних архівів. Серед них документи державних і партійних органів влади, фонди періоду української революції 1917-1921 рр., нацистської окупації 1941-1944 рр., урядування інших держав (Австро-Угорщини, Чехословаччини, Польщі, Росії, Румунії) на українській території. Вперше відкрито для дослідників фонди об'єднань та партій української еміграції, карально-репресивних органів царської Росії, СРСР. Доступними стали документи найдраматичніших періодів історії України: колективізації, голодоморів 1932-1933, 1947 рр., депортацій, масових репресій 30-40-х років, особові фонди видатних діячів України - жертв тоталітарного режиму.

Інший прояв нових підходів - це різке зростання кількості звернень громадян до архівів. Завдяки демократичним процесам реабілітації незаконно засуджених громадян, вдосконалення соціального захисту учасників Другої світової війни та бойових дій, компенсацій насильно вивезеним на роботи до Німеччини, депортованим народам та окремим громадянам тільки у 1993-1995 рр. надано понад 2 млн. довідок. Постійно зростає кількість дослідників, які працюють у читальних залах архівів. Докорінно змінюється і розширюється проблематика використання документів, насамперед для дослідження раніше заборонених тем, або таких, що вважалися неперспективними і неактуальними. Зріс інтерес до документів і фондів, які раніше відносилися до категорії утильних: банків, приватних підприємств, страхових компаній, нотаріатів, приватних повірених, що діяли до 1917-1920 рр.

Поряд з розширенням тематичного розмаїття звернень до архівної інформації значно змінюється і "географія" запитів. Велику роль у цьому відіграють і краєзнавці. Підвищення інтересу до архівів стимулюється й ініціативою самих архівних установ, які оприлюднюють раніше невідому й закриту інформацію на документальних виставках, радіо і телебаченні, газетних шпальтах. Існують очевидні та приховані потреби в архівній інформації. Очевидні - чітко усвідомлені, достатньо повно сформульовані щодо ознайомлення з конкретною архівною інформацією. Приховані потреби - ті, які виявляються поступово, або раптово під час ознайомлення з певною інформацією. Архівісти зацікавлені у якомога повнішому переході прихованих потреб в очевидні, що відбувається під впливом загальних відомостей про склад і зміст архівних фондів, під час огляду документальних експозицій, радіо - і телепередач, екскурсій по архівах. Все це вимагає від архівістів більшої уваги до ініціативних форм використання документів, наполегливості у доведенні до споживачів інформації про потрібні їм архівні документи.

На особливу увагу заслуговує понятійний апарат цієї проблеми. Теоретичне обґрунтування процесу забезпечення суспільства ретроспективною документною інформацією дозволяє виділити у ньому окремі стадії. Перша - організація користування документами полягає у тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи, надають користувачам певні архівні документи. На другій стадії здійснюється безпосереднє користування документами - їхній перегляд, читання або прослуховування. При цьому у ролі користувачів можуть бути як зовнішні споживачі, так і самі архівісти. Під час першого і особливо другого етапів користування відбувається творчий процес отримання з архівних документів інформації, на яку чекає користувач. У такому випадку використання переходить у третій етап - використання архівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує отриману з архівних документів інформацію. У цьому випадку ним може бути як зовнішній користувач, так і архівіст.

Для правильної організації цього процесу працівники архівів мають постійно вивчати потреби в архівній інформації, орієнтуватися у її джерелах. Умовно їх можна поділити на чотири групи. Перша - документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві: матеріали архівного обліку та статистики, різні запити. До другої належать нормативні документи: закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної інформації. Наприклад, Закон України "Про статус ветеранів війни і гарантії їх соціального захисту”, постанови уряду, прийняті на його виконання, зумовили значний сплеск довідкової роботи архівів. Залучення архівної інформації вимагали також міждержавні угоди з Молдовою, Росією, особливо з питань делімітації державного кордону. Третя група - це історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дискусій та "круглих столів”, що ставлять невивчені проблеми і висвітлюють малодосліджені періоди історії, а також поточні та перспективні плани науково-дослідної роботи науково-дослідних інститутів, вузів тощо. Сюди можна також віднести складання історичних календарів, довідників тощо. Четверта група джерел продиктована потребами суспільства в архівній інформації, містить матеріали анкетування, інших видів соціологічних опитувань споживачів, зворотного зв'язку з ними (листи, скарги, пропозиції). Цей вид роботи потребує постійної уваги і вдосконалення.

Вивчення потреб сучасного суспільства в архівній інформації є важливим завданням архівних установ. Тому виникає питання щодо класифікації таких потреб, що може дати важелі до розуміння шляхів і засобів своєчасного доведення до споживачів необхідної їм інформації, яка міститься у документах НАФ.

Сучасне архівознавство, крім звичайної та найпоширенішої класифікації потреб за предметно-тематичною ознакою, додатково використовує і такі:

хронологічний, або історичний принцип - потреба в інформації, що відноситься до певного історичного періоду і міститься у документах відповідної історичної епохи;

географічний - потреба в інформації щодо певного регіону та з документів конкретних адміністративно-територіальних одиниць;

ієрархічний - потреба в інформації різних рівнів місцевих, регіональних та центральних органів, структур, угрупувань;

галузевий - потреба в інформації, що відноситься до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності;

адресний - потреба в інформації, що відноситься до діяльності певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, наприклад, якщо мова йде про об'єднаний або родинно-фамільний фонд;

матеріальний - потреба в інформації, що міститься в документах залежно від способу закріплення в них інформації.

Вказані критерії класифікації потреб в архівній інформації можуть допомогти архівістам визначити, які саме державні архіви, фонди, колекції, окремі документи користуються найбільшим попитом у споживачів, а які або невідомі, або ще не на часі. А це, в свою чергу, допомагає архівістам не тільки враховувати наявні запити, але й втручатися в процес регулювання потреб у архівній інформації, краще організовувати користування тими або іншими документами НАФ, вдосконалювати облік довідкового апарату до них, приймати на державне зберігання тощо.

Цікавою є спроба запровадити класифікацію потреб у ретроспективній документній інформації за ознакою ефекту, очікуваного споживачами від її використання. Свого часу це питання досліджував російський архівознавець В. Автократов, який відділяв науково-історичний ефект від використання архівних документів, технічно-економічний, управлінський і соціально-правовий ефекти, ефект створення суб'єк-тивного світу людини, а також стратегічний та естетичний ефекти.

ІІ. Споживачі архівної інформації

Оскільки потреба в архівній інформації може виявлятися лише через її споживачів, то певній класифікації підлягають не лише потреби, а й споживачі інформації. Її загальноприйнятої схеми ще не існує, оскільки не виділено засадничу ознаку на першому рівні класифікаційного визначення. Практично під час аналізу складу користувачів архіви висувають свої кваліфікаційні схеми, а це ускладнює узагальнення й порівняння даних у межах всієї системи. Підхід до аналізу залежить від того, кого вважати споживачем: фахівця, який прийшов до архіву, чи установу, яку він представляє. Більшість дослідників схиляється до того, щоб відмовитися від професійної ознаки як засадничої і прийняття за перший ступінь класифікації сферу діяльності користувача. Пропонується такі сфери діяльності, що відрізняються за характером праці: сфера управління, наукові дослідження і проектно-конструкторські роботи, виробництво, навчання, підготовка та перепідготовка кадрів, творча діяльність. На другому рівні класифікації пропонується розподіляти користувачів за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науковими ступенями і ін.

Враховування потребують і такі ознаки, як професійна та регіональна приналежність користувачів, їхня кваліфікація, у т. ч. наявність наукового ступеня, вченого звання, час роботи над даною темою, наявність друкованих праць і ряд інших.

Основними принципами користування документами архіву є відкритість ретроспективної документної інформації, законність її пошуку, отримання та використання, рівні права доступу до неї усіх юридичних і фізичних осіб, незавдання шкоди документам під час користування ними. Архів забезпечує для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, вільний доступ до документів з відкритою інформацією та архівних довідників і баз даних до них з часу надходження цих документів на зберігання до архіву чи з часу створення в архіві цих довідників та баз даних.

Архів може обмежити доступ до документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, на строк до одного року в зв'язку з їх науково-технічним опрацюванням, перевірянням наявності та стану або реставрацією. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжено з дозволу Держкомархіву України, але не більше ніж на один рік.

Архів не має права обмежувати або визначати умови використання відкритої архівної інформації, отриманої користувачем в результаті самостійного пошуку або як платна послуга архіву. Архів не несе відповідальності за використання інформації отриманої користувачем на законних підставах. Архів обмежує доступ до документів та баз даних, що містять державну або іншу передбачену законом таємницю, - до моменту скасування рішення про встановлення обмежень для певної категорії документів з такою інформацією; до документів з конфіденційною інформацією про особу, а також до документів, що можуть створити загрозу для її життя чи недоторканості житла - на 75 років від часу їх створення. Архів зобов'язаний надати користувачеві вичерпну інформацію щодо порядку отримання дозволу на доступ та у разі його отримання попередити користувача в установленому порядку про відповідальність за збереження таємності чи конфіденційності інформації. Надання допуску до секретних документів та ознайомлення з ними здійснюється у порядку, встановленому спеціальною інструкцією. Доступ до розсекречених документів надається на загальних підставах. Доступ до документів з конфіденційною інформацією про особу, а також до документів, що можуть створити загрозу для її життя чи недоторканості житла може бути надано з дозволу фізичної особи, права та законні інтереси якої можуть бути порушені (суб'єкта персональних даних), а у разі його смерті - з дозволу її спадкоємців. До таких документів можуть належати особові справи, медичні карти (історії хвороб), первинні документи переписів населення, соціологічних досліджень та інші документи офіційного походження, а також листи, щоденники та інші документи особового походження, що містять окремі відомості чи сукупність відомостей про факти, події і обставини приватного життя фізичної особи.

Архів зобов'язаний на вимогу особи - суб'єкта персональних даних надати йому для ознайомлення документи про нього і за його запитом повідомити про усі випадки користування цими документами. У разі виявлення особою недостовірних відомостей про себе до документів з персональними даними може бути долучено документи, що спростовують або уточнюють ці дані. До документів офіційного походження, що містять конфіденційну інформацію, віднесену до комерційної або іншої передбаченої законом таємниці (окрім інформації про особу), доступ може бути надано з письмового дозволу фондоутворювача або його правонаступника (подальшого власника).

Обмеження щодо доступу до документів не поширюються на працівників державних архівних установ, суду, правоохоронних, контрольно-ревізійних та податкових органів, які виконують службові завдання, а також в інших передбачених законом випадках. У разі передавання за договором до архіву на постійне зберігання документів НАФ, що не належали державі, територіальним громадам, умови подальшого користування ними визначаються з колишніми власниками зазначеним договором. Цей порядок може бути встановлено також у випадках передавання документів на депоноване зберігання. Доступ до документів, що є об'єктами авторського і суміжних прав та права інтелектуальної власності надається на загальних підставах, якщо інше не передбачено письмовим розпорядженням суб'єкта права (фондоутворювача чи іншої особи) або його спадкоємців.

Доступ до аудіовізуальних та науково-технічних документів, створених як продукт цільової виробничої діяльності, регулюється угодою архіву з юридичними особами - виробниками, які передали документи на зберігання, за погодженням з іншими суб'єктами права відповідно до законодавства.

Однією з форм звернення споживачів до архіву є письмовий запит юридичної особи або заява фізичної особи щодо надання архівної інформації з певного питання. Тематичний запит стосується надання інформації з певної проблеми, теми за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати. До персональних запитів належать біографічні та генеалогічні запити, що можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.

Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи. Генеалогічний запит має на меті встановлення родового та родинного зв'язку і має містити інформацію про двох або більше осіб, пов'язаних таким зв'язком. Соціально-правовий запит стосується надання необхідної для забезпечення (встановлення, відновлення) законних прав фізичних осіб інформації про:

громадянський стан;

освіту та навчання;

трудовий стаж;

службу у Збройних Силах СРСР, Українському війську;

стан здоров'я, перебування на лікуванні;

творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й

інші праці;

нагородження, присвоєння почесних звань;

участь у Другій світовій війні, партизанському та

підпільному русі, русі Опору, народному ополченні;

перебування в евакуації, на окупованій території, у концтаборах, гетто, інших місцях примусового утримання, примусове вивезення до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи у період Другої світової війни;

репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступну реабілітацію.

Запит фізичної особи може стосуватися самого заявника, осіб, що перебувають на його утриманні або під його опікою, його померлої дружини (чоловіка) або близьких родичів.

архівна інформація потреба документ

Висновок

Використання архівної інформації - застосування первинної і вторинної документної інформації для задоволення інформаційних потреб юридичних та фізичних осіб.

Щодо потреб в архівній інформації, то їх поділяють на чотири групи:

1) документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві (матеріали архівного обліку та статистики, різні запити);

2) нормативні документи - закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної;

3) історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дискусій та "круглих столів”, поточні та перспективні плани науково-дослідної роботи науково-дослідних інститутів, вузів, складання історичних календарів, довідників тощо;

4) матеріали анкетування, інших видів соціологічних опитувань споживачів, зворотного зв'язку з ними (листи, скарги, пропозиції).

Під час аналізу складу користувачів, архіви висувають свої кваліфікаційні схеми, а це ускладнює узагальнення й порівняння даних у межах всієї системи. Підхід до аналізу залежить від того, кого вважати споживачем: фахівця, який прийшов до архіву, чи установу, яку він представляє. Більшість дослідників схиляється до того, щоб відмовитися від професійної ознаки як засадничої і прийняття за перший ступінь класифікації сферу діяльності користувача. Пропонується такі сфери діяльності, що відрізняються за характером праці: сфера управління, наукові дослідження і проектно-конструкторські роботи, виробництво, навчання, підготовка та перепідготовка кадрів, творча діяльність. На другому рівні класифікації пропонується розподіляти користувачів за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науковими ступенями і ін.

Список використаної літератури

1. Архівознавство // За ред. Я. Калакури, І. Матяш. - К., 2002.

2. Боряк Г.В. Національна архівна спадщина України та державний реєстр "Археографічна україніка": Архівні документальні ресурси та науково-інформаційні системи. - К., 1995.

3. Закон України "Про Основні правила роботи державних архівів України" (від 27 березня 2007 року)

4. Методика і критерії виявлення і включення унікальних документальних пам'яток НАФ України до Державного реєстру національного культурного надбання. - К., 1999

5. Наленч Д. Міжнародні стандарти та рекомендації міжнародних інституцій щодо принципів доступу до архівних документів // Архіви України. - 2000. - № 1-3.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Поняття про довідковий апарат архівів. Каталогізація документів: основні параметри створення інформаційної структури. Типо-видова структура довідкового апарату архівів документів. Інформатизація архівної справи в Україні. Процес зберігання даних в архіві.

    курсовая работа [44,0 K], добавлен 13.04.2015

  • Поняття про архівну систему. Німеччина як приклад країни з класичною децентралізацією архівної системи. Магістральний напрямок післярадянського архівного будівництва. Основні напрями використання архівної інформації: у сфері управління та економіки.

    контрольная работа [18,4 K], добавлен 18.07.2011

  • Поняття комерційної таємниці, проблема збереження інформації та умови віднесення інформації до комерційної таємниці. Особливості ділової та науково-технічної (технологічної) інформації. Заходи щодо захисту комерційної таємниці, особливості діловодства.

    контрольная работа [23,6 K], добавлен 01.08.2010

  • Бухгалтерський облік, як основний засіб накопичення інформації, необхідної для регулювання виробничого процесу. Природно-економічні умови господарювання та стан економіки ВАТ "Комсомолець". Аналіз релевантної інформації для прийняття управлінських рішень.

    курсовая работа [62,0 K], добавлен 16.05.2009

  • Визначення поняття "документ". Опис переваг і недоліків нормативної документації як джерела інформації. Аналіз діючих і затверджених вітчизняних стандартів в галузі інформації і документації. Порівняльна характеристика основних видів ізографічних видань.

    контрольная работа [28,3 K], добавлен 21.12.2010

  • Формування релевантності в моделюванні управлінських рішень. Рівні формування релевантної інформації. Роль релевантної інформації на машинобудівному підприємстві. Модель управління витратами машинобудівного підприємства на базі релевантної інформації.

    статья [108,2 K], добавлен 05.10.2017

  • Роль службових документів в системі діловодства. Види і оформлення довідково-інформаційних документів. Особливості використання документів у Залуквянській загальноосвітній школі I-III ступенів, аналіз окремих видів довідково-інформаційних документів.

    курсовая работа [59,6 K], добавлен 17.10.2012

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.