Здобуття Україною державної незалежності, включення її в загальносвітові політичні, економічні та культурні процеси, перехід від тоталітаризму до демократії, впровадження концепції відкритого суспільства формує нагальну потребу у доступі до інформації найширшого кола громадян. Тоталітарний режим штучно дозував документну інформацію та обмежував кількість її споживачів. Фактично одним з привілеїв номенклатурної верстви був доступ до широкого масиву інформації, а для основної маси громадян ознайомлення із документними багатствами практично було не можливим. Демократизація суспільства веде до ліквідації обмежень за політичними чи ідеологічними ознаками, а саме регулювання інформаційних процесів, зокрема доступу до архівної інформації має здійснюватися лише на основі чинного законодавства.

Прийняття законів України "Про інформацію”, "Про Національний архівний фонд і архівні установи”, "Про державну таємницю”, "Про охорону авторських і суміжних прав”, "Про Національну програму інформатизації”, Конституції України (1996) створили міцне підґрунтя для впровадження сучасних інформаційних відносин, зокрема і в архівній галузі. Фактично відбулася своєрідна революція - відміна обмежень і можливість широкого доступу громадян до інформації, що її зберігають архіви.

Першим проявом інтеграції до світових стандартів використання і доступу до інформаційних ресурсів стало масове розсекречування архівних документів. За період 1989-1995 рр. було розсекречено понад 10 тисяч фондів, що становить близько 1 млн. справ усіх центральних та обласних державних архівів. Серед них документи державних і партійних органів влади, фонди періоду української революції 1917-1921 рр., нацистської окупації 1941-1944 рр., урядування інших держав (Австро-Угорщини, Чехословаччини, Польщі, Росії, Румунії) на українській території. Вперше відкрито для дослідників фонди об'єднань та партій української еміграції, карально-репресивних органів царської Росії, СРСР. Доступними стали документи найдраматичніших періодів історії України: колективізації, голодоморів 1932-1933, 1947 рр., депортацій, масових репресій 30-40-х років, особові фонди видатних діячів України - жертв тоталітарного режиму.

Інший прояв нових підходів - це різке зростання кількості звернень громадян до архівів. Завдяки демократичним процесам реабілітації незаконно засуджених громадян, вдосконалення соціального захисту учасників Другої світової війни та бойових дій, компенсацій насильно вивезеним на роботи до Німеччини, депортованим народам та окремим громадянам тільки у 1993-1995 рр. надано понад 2 млн. довідок. Постійно зростає кількість дослідників, які працюють у читальних залах архівів. Докорінно змінюється і розширюється проблематика використання документів, насамперед для дослідження раніше заборонених тем, або таких, що вважалися неперспективними і неактуальними. Зріс інтерес до документів і фондів, які раніше відносилися до категорії утильних: банків, приватних підприємств, страхових компаній, нотаріатів, приватних повірених, що діяли до 1917-1920 рр.

Поряд з розширенням тематичного розмаїття звернень до архівної інформації значно змінюється і "географія" запитів. Велику роль у цьому відіграють і краєзнавці. Підвищення інтересу до архівів стимулюється й ініціативою самих архівних установ, які оприлюднюють раніше невідому й закриту інформацію на документальних виставках, радіо і телебаченні, газетних шпальтах. Існують очевидні та приховані потреби в архівній інформації. Очевидні - чітко усвідомлені, достатньо повно сформульовані щодо ознайомлення з конкретною архівною інформацією. Приховані потреби - ті, які виявляються поступово, або раптово під час ознайомлення з певною інформацією. Архівісти зацікавлені у якомога повнішому переході прихованих потреб в очевидні, що відбувається під впливом загальних відомостей про склад і зміст архівних фондів, під час огляду документальних експозицій, радіо - і телепередач, екскурсій по архівах. Все це вимагає від архівістів більшої уваги до ініціативних форм використання документів, наполегливості у доведенні до споживачів інформації про потрібні їм архівні документи.

На особливу увагу заслуговує понятійний апарат цієї проблеми. Теоретичне обґрунтування процесу забезпечення суспільства ретроспективною документною інформацією дозволяє виділити у ньому окремі стадії. Перша - організація користування документами полягає у тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи, надають користувачам певні архівні документи. На другій стадії здійснюється безпосереднє користування документами - їхній перегляд, читання або прослуховування. При цьому у ролі користувачів можуть бути як зовнішні споживачі, так і самі архівісти. Під час першого і особливо другого етапів користування відбувається творчий процес отримання з архівних документів інформації, на яку чекає користувач. У такому випадку використання переходить у третій етап - використання архівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує отриману з архівних документів інформацію. У цьому випадку ним може бути як зовнішній користувач, так і архівіст.

Для правильної організації цього процесу працівники архівів мають постійно вивчати потреби в архівній інформації, орієнтуватися у її джерелах. Умовно їх можна поділити на чотири групи. Перша - документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві: матеріали архівного обліку та статистики, різні запити. До другої належать нормативні документи: закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної інформації. Наприклад, Закон України "Про статус ветеранів війни і гарантії їх соціального захисту”, постанови уряду, прийняті на його виконання, зумовили значний сплеск довідкової роботи архівів. Залучення архівної інформації вимагали також міждержавні угоди з Молдовою, Росією, особливо з питань делімітації державного кордону. Третя група - це історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дискусій та "круглих столів”, що ставлять невивчені проблеми і висвітлюють малодосліджені періоди історії, а також поточні та перспективні плани науково-дослідної роботи науково-дослідних інститутів, вузів тощо. Сюди можна також віднести складання історичних календарів, довідників тощо. Четверта група джерел продиктована потребами суспільства в архівній інформації, містить матеріали анкетування, інших видів соціологічних опитувань споживачів, зворотного зв'язку з ними (листи, скарги, пропозиції). Цей вид роботи потребує постійної уваги і вдосконалення.

Вивчення потреб сучасного суспільства в архівній інформації є важливим завданням архівних установ. Тому виникає питання щодо класифікації таких потреб, що може дати важелі до розуміння шляхів і засобів своєчасного доведення до споживачів необхідної їм інформації, яка міститься у документах НАФ.

Сучасне архівознавство, крім звичайної та найпоширенішої класифікації потреб за предметно-тематичною ознакою, додатково використовує і такі:

хронологічний, або історичний принцип - потреба в інформації, що відноситься до певного історичного періоду і міститься у документах відповідної історичної епохи;

географічний - потреба в інформації щодо певного регіону та з документів конкретних адміністративно-територіальних одиниць;

ієрархічний - потреба в інформації різних рівнів місцевих, регіональних та центральних органів, структур, угрупувань;

галузевий - потреба в інформації, що відноситься до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності;

адресний - потреба в інформації, що відноситься до діяльності певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, наприклад, якщо мова йде про об'єднаний або родинно-фамільний фонд;

матеріальний - потреба в інформації, що міститься в документах залежно від способу закріплення в них інформації.

Вказані критерії класифікації потреб в архівній інформації можуть допомогти архівістам визначити, які саме державні архіви, фонди, колекції, окремі документи користуються найбільшим попитом у споживачів, а які або невідомі, або ще не на часі. А це, в свою чергу, допомагає архівістам не тільки враховувати наявні запити, але й втручатися в процес регулювання потреб у архівній інформації, краще організовувати користування тими або іншими документами НАФ, вдосконалювати облік довідкового апарату до них, приймати на державне зберігання тощо.

Цікавою є спроба запровадити класифікацію потреб у ретроспективній документній інформації за ознакою ефекту, очікуваного споживачами від її використання. Свого часу це питання досліджував російський архівознавець В. Автократов, який відділяв науково-історичний ефект від використання архівних документів, технічно-економічний, управлінський і соціально-правовий ефекти, ефект створення суб'єк-тивного світу людини, а також стратегічний та естетичний ефекти.

ІІ. Споживачі архівної інформації