Бухгалтерський облік в бюджетних установах

- видатки на оплату праці (код економічної класифікації видатків 1111- заробітна плата) включають - заробітну плату за встановленими окладами, ставками або розцінками всіх штатних працівників; надбавку за вислугу років; доплату за ранг; оплату праці за трудовими договорами; надбавки та доплати обов'язкового характеру (оплата нічних змін, позаурочних годин, за наукову ступінь, за використання в роботі знання іноземних мов тощо); надбавки, що носять стимулюючий характер; премії (всі види преміальних виплат у грошовій та/або матеріальній формі); матеріальну допомогу, в тому числі у разі нещасного випадку, хвороби, оздоровлення та в інших випадках за рішеннямадміністрації установи відповідно до чинного законодавства;

- видатки на відрядження (КЕКВ 1140) - відносяться видатки на оплату проїзду, добових, квартирних під час службових відряджень; оплату підйомних, проїзду, добових при переміщенні працівників; відряджень на курси і внавчальні заклади на сесії, семінари, наради і конференції, тобто всі видаткина відрядження, що сплачуються за рахунок бюджетних коштів у випадках передбачених чинним законодавством України;

- утримання транспортних засобів (КЕКВ 1135);

- предмети, матеріали, обладнання, інвентар (КЕКВ 1131):

1. Придбання предметів, матеріалів, обладнання та інвентарю, включаючи канцелярське, креслярське, письмове приладдя, вітальні листівки без марок; придбання та виготовлення бухгалтерських, статистичних та інших бланків, відомостей, свідоцтв, медалей, нагрудних знаків, грамот, печаток та штампів, посвідчень, іншої документації.

2. Придбання або передплата періодичних, довідкових, інформаційних

видань, а також придбання підручників та книг (крім бібліотечних фондів).

3. Видатки на придбання матеріалів та інвентарю для господарських цілей.

4. Придбання меблів (столів, стільців, шаф, тумбочок тощо), жалюзі, ролетів, металевих грат, віконних та дверних блоків тощо;

5. Придбання витратних та інших матеріалів до комп'ютерної техніки.

6. Аптечки та їх поповнення;

- медикаменти (КЕКВ 1132) - медикаменти та їх поповнення за наявності медичного кабінету;

- продукти харчування (КЕКВ 1133) - спецхарчування осіб, які працюють у шкідливих умовах;

- м'який інвентар та обмундирування (КЕКВ1134). До цієї категорії відносяться: спецодяг (незалежно від його вартості), захисний одяг, захисне та спеціальне взуття, штори та занавіски, килими та килимові доріжки, матраци;

- послуги зв'язку (КЕКВ 1138) - послуги фіксованого телефонного (місцевого, міжміського, міжнародного) зв'язку, радіоточки; факсимільний зв'язок, електронну пошту; поштові відправлення, включаючи телеграми, листи, бандеролі; поштові послуги при переказах коштів; придбання поштових марок для відправлення службової кореспонденції, конвертів з марками та без марок, вітальних листівок з марками тощо. За цим кодом здійснюється і оплата установки телефонів, абонентних телеграфних апаратів, телефаксів. Видатки на придбання стартових пакетів, карток Інтернет, видатки на підключення мобільних телефонів, придбання "скетч-карт" для поповнення абонентського рахунку, підключення до мережі Інтернет (в частині, яка не вимагає придбання та встановлення телекомунікаційного обладнання), плата за послуги Інтернет-провайдерів за користування мережею Інтернет, плата за користування каналами зв'язку;

- оплату комунальних послуг та енергоносіїв (КЕКВ 1160);

- інші витрати (нарахування на заробітну плату - КЕКВ 1120, оренда -

КЕКВ 1136, дослідження і розробки - КЕКВ 1170).

До експлуатаційних витрат на поточний ремонт і електроенергію входять:

- поточні ремонти (КЕКВ 1137) - здійснюється поточний ремонт обладнання, окремих вузлів, меблів, техніки, інвентарю, будівель, споруд, приміщеньта прибудинкової території, що орендуються або знаходяться на балансі;

- видатки, пов'язані з технічним обслуговуванням обладнання, технічним обслуговуванням телефонів, внутрішньої АТС, абонентних телеграфних апаратів, телефаксів, мобільних телефонів, комп'ютерної, розмножувальної, медичної та іншої техніки, а також технічне обслуговування систем пожежогасіння, охоронної сигналізації тощо;

- оплата запасних частин та витратних матеріалів для поточного ремонту вказаної техніки, які використовуються в процесі поточного ремонту або технічного обслуговування, якщо це передбачено угодою;

- оплата електроенергії на виробничі потреби (КЕКВ 1163) - оплата електроенергії на роботу насосних станції і інших виробничих потреб. До цієї категорії відносяться: оплата відповідно до укладених договорів послуг сторонніх організацій по проведенню ремонту приміщень, обладнання, механізмів; видатки, пов'язані з придбанням матеріалів для поточного ремонту, що здійснюється власними силами установи;

Одночасно з кошторисом на затвердження вище поставленої організації подається штатний розпис установи, включаючи її структурні підрозділи, які формуються за рахунок спеціальних чи інших позабюджетних коштів.

На відміну від практики попередніх років, з 2000 року в Україні є два види кошторисів: індивідуальні та зведені, що складаються відповідно до бюджетної класифікації. Вони різняться рівнем узагальнення інформації про доходи та видатки бюджетних установ.

Установа, незалежно від того, веде вона облік самостійно чи обслуговується централізованою бухгалтерією, для забезпечення своєї діяльності складає індивідуальні кошториси і плани асигнувань (загального фонду та спеціального фонду), за кожною виконуваною нею бюджетною програмою (функцією).

Враховуючи цю вимогу, бюджетні установи, що ведуть облік самостійно, індивідуальні кошториси подають своїй вище поставленій організації, а установи, які обслуговуються в централізованій бухгалтерії, індивідуальні кошториси надають безпосередньо в централізовану бухгалтерію.

Зведені кошториси і плани асигнувань (загального фонду та спеціального фонду) - це зведення показників індивідуальних кошторисів і планів асигнувань розпорядників коштів бюджету нижчого рівня, що складають головний розпорядник, розпорядник вищого рівня для подання їх Мінфіну України, Мінфіну Автономної Республіки Крим, місцевим фінансовим органам та органам Державного казначейства.

Зведені кошториси не затверджують.

Оскільки кошторис - це план доходів і видатків бюджетної установи, то сама форма документа складається з двох частин: дохідної і видаткової.

Залежно від джерел утворення доходи бюджетної установи поділяються на два види:

· Доходи загального фонду бюджету

· Доходи спеціального фонду бюджету

Доходи загального фонду - це держані кошти, що надійшли на рахунок бюджетної установи із загального фонду державного або місцевого бюджету для її утримання. Їх ще називають асигнуваннями (фінансуванням) з державного бюджету.

Доходи спеціального фонду - це надходження від плати за послуги, що надають бюджетні установи згідно із законодавством України, а також кошти, перераховані бюджетним установам для виконання окремих доручень, благодійні внески, гранти та подарунки. Перелік доходів спеціального фонду визначає Кабінет Міністрів України.

У ході складання і затвердження проектів кошторисів залишки коштів за спеціальним фондом кошторисів не планують.

Дохідна частина спеціального фонду проекту кошторису формується на підставі індивідуальних розрахунків доходів і платежів та відрахувань до бюджету, які складаються за кожним джерелом доходів. За основу цих розрахунків беруть показники обсягів надання тих чи інших платних послуг, а також інші розрахункові показники та розмір плати в розрахунку за одиницю показника, який встановлюють відповідно до законодавства. На підставі перелічених показників визначають суму доходів на плановий період за кожним джерелом доходів з помісячним розподілом та урахуванням конкретних умов роботи установи. Під час формування показників, на підставі яких визначають доходи планового періоду, обов'язково повинен ураховуватися рівень їхнього фактичного виконання за останній звітний рік, а також очікуваного виконання за період, що передує плановому. Показники наводять в обсязі, зазначеному в формі розвитку, і вони повинні вповні відповідати показникам бухгалтерської звітності за відповідні періоди.

У видатковій частині кошторису доходів і видатків установи зазначають загальну суму витрат установи з розподілом їх за категоріями видатків економічної класифікації, а також із встановленням витрат, фінансування яких планується за рахунок бюджетних асигнувань і за рахунок надходжень із спеціального фонду. При цьому у розрахунках по кожній статті витрат крім потреби в коштах на покриття затрат поточного року передбачаються асигнування на покриття заборгованості установи за минулий рік, визначеної на підставі даних річної бухгалтерської звітності і підтвердженої відповідними розрахунками та обґрунтуваннями.

Якщо під час планування установою спеціального фонду кошторису планові доходи перевищують планові видатки, розраховані на реалізацію заходів спеціального призначення відповідно до законодавства, установа повинна передбачити спрямування зазначених коштів на пріоритетні заходи, які необхідні для виконання основних функцій, але не забезпечені (або частково забезпечені) видатками загального фонду. Оскільки такі видатки планують за рахунок надходжень із спеціального фонду, їх передбачають у кошторисі за спеціальним фондом.

Складання проектів кошторисів

Міністерство фінансів України, Міністерство фінансів Автономної Республіки Крим, місцеві фінансові органи доводять до головних розпорядників дані про граничні обсяги видатків загального фонду проекту відповідного бюджету на наступний рік, що є підставою для складання проектів кошторисів. Ці дані формуються виходячи з планових доходів державного і місцевих бюджетів на наступний рік.

Для правильної та своєчасної організації роботи, пов'язаної із складанням проектів кошторисів, головні розпорядники, керуючись відповідними вказівками Міністерства фінансів України, Міністерства фінансів Автономної Республіки Крим, місцевих фінансових органів щодо складання проектів відповідних бюджетів на наступний рік здійснюють такі заходи:

· встановлюють для підвідомчих установ граничні обсяги видатків із загального фонду бюджету;

· забезпечують підвідомчі установи вказівками щодо складання проектів кошторисів;

· проводять наради з керівниками підвідомчих установ з питань складання проектів кошторисів, додержання вимог чинного законодавства, а також суворого режиму економії грошових коштів і матеріальних цінностей;

· розробляють і повідомляють підвідомчим установам відповідні показники, яких вони повинні дотримуватися при складанні проектів кошторисів і які необхідні для правильного визначення видатків;

· забезпечують складання проектів кошторисів на централізовані заходи, що здійснюються безпосередньо головними розпорядниками;

· встановлюють для підвідомчих установ терміни складання і подання проектів кошторисів.

Головні розпорядники розглядають показники проектів кошторисів розпорядників нижчого рівня з точки зору законності та правильності розрахунків, доцільності запланованих видатків, правильності їх розподілу за економічною класифікацією, повноти надходження доходів, додержання ставок (посадових окладів), норм, цін, лімітів, а також інших показників відповідно до законодавства.

На основі проектів зведених кошторисів головні розпорядники формують бюджетні запити, які подаються Міністерством фінансів України, Міністерством фінансів Автономної Республіки Крим, місцевими фінансовими органами для включення до проектів відповідних бюджетів у встановленому ними порядку.

Термін розгляду показників проектів кошторисів розпорядників нижчого рівня встановлюється головними розпорядниками з таким розрахунком, щоб проекти зведених кошторисів могли бути своєчасно оформлені в бюджетні запити.

Планування доходної та видаткової частини кошторису здійснюється з врахуванням наступних вимог.

У дохідній частині проектів кошторисів зазначаються планові обсяги асигнувань, які передбачається спрямувати на покриття видатків установи із загального та спеціального фондів проектів відповідних бюджетів.

Формування дохідної частини загального фонду здійснюється виходячи з планових обсягів бюджетних асигнувань, що виділяються на утримання цієї організації. Дані про планові обсяги бюджетних асигнувань повідомляються установі безпосередньо вищою організацією.

У дохідній частині спеціального фонду вказуються планові обсяги надходжень з інших джерел, одержання яких передбачене відповідними законодавчо-нормативними документами. До таких надходжень відносяться кошти, одержувані бюджетною організацією від надання послуг, виконання робіт і реалізації продукції чи іншої діяльності.

Порядком № 17 передбачено, що формування дохідної частини спеціального фонду провадиться на підставі розрахунків, які складаються щодо кожного запланованого на наступний рік джерела доходів.

При складанні цих розрахунків враховуються такі показники:

· обсяг наданих тих чи інших платних послуг;

· розмір плати в розрахунку на одиницю показника, який має встановлюватися згідно із законодавством;

· інші розрахункові показники (площа приміщень і вартість обладнання, іншого майна, що здається в оренду, кількість місць у гуртожитках, кількість відвідувань музеїв, виставок тощо);

· прогнозні надходження зборів (обов'язкових платежів) до спеціального фонду бюджету.

На підставі зазначених показників визначається сума доходів на наступний рік щодо кожного джерела надходження з урахуванням конкретних умов роботи установи. Загальна сума планових надходжень зі спеціального фонду наводиться у "Зведенні показників спеціального фонду кошторису", що додається до кошторису. Форму Зведення затверджено наказом Міністерства фінансів України "Про затвердження документів, що використовуються у процесі виконання бюджету" від 21.01.2000 р. № 10.

В основу побудови Зведення та кошторису покладено одні й ті ж принципи, а саме:

· наявні дохідна та видаткова частини;

· витрати наведені в розрізі кодів економічної класифікації.

Однак на відміну від кошторису, де вказується тільки загальна сума надходжень щодо спеціального фонду, у Зведенні наводиться розшифрування цих доходів за видами надходжень: спеціальні кошти, інші власні надходження та інші доходи, а також виконується постатейний розподіл надходжень щодо кожного джерела доходів.

Згідно з Порядком № 17 при формуванні показників, на підставі яких визначаються доходи планового періоду, установи повинні враховувати рівень їх фактичного виконання за останній звітний рік, а також очікуваного виконання за період, що передує плановому. При цьому показники мають наводитися згідно з обсягом, зазначеним у розрахунку, і повною мірою відповідати даним бухгалтерської звітності за відповідні періоди.

Спеціальний фонд проекту кошторису передбачає зведення показників за всіма джерелами надходження коштів до цього фонду та відповідними напрямами їх використання.

Розподіл видатків спеціального фонду проекту кошторису проводиться в межах надходжень, запланованих на цю мету в даному фонді.

У процесі складання та затвердження проектів кошторисів залишки коштів за спеціальним фондом не плануються.

У видатковій частині проекту кошторису доходів і видатків установи визначається загальна сума витрат установи в розрізі кодів економічної класифікації, а також з розподілом витрат, які планується профінансувати за рахунок бюджетних асигнувань, і витрат, що планується здійснити за рахунок спеціального фонду.

Під час визначення обсягів видатків розпорядникам нижчого рівня головні розпорядники, розпорядники вищого рівня повинні враховувати об'єктивну потребу в коштах кожної установи виходячи з її основних виробничих показників і контингентів, які встановлюються для установи (кількість класів, учнів у школах, ліжок у лікарнях, дітей у дошкільних закладах тощо), обсягу виконуваної роботи, штатної чисельності, необхідності реалізації окремих програм та намічених заходів щодо скорочення витрат у плановому періоді.

Обов'язковим є виконання вимоги щодо першочергового забезпечення бюджетними коштами видатків на оплату праці з нарахуваннями, а також на господарське утримання установи. При визначенні видатків у проектах кошторисів установи повинен забезпечуватися суворий режим економії коштів і матеріальних цінностей. До кошторисів можуть включатися тільки видатки, передбачені законодавством, необхідність яких обумовлена характером діяльності цієї установи. Видатки на придбання обладнання, капітальний ремонт приміщень тощо, які не є першочерговими, можуть передбачатися лише за умови забезпечення коштами невідкладних витрат та відсутності заборгованості.

При цьому видатки на заробітну плату за рахунок спеціальних коштів обчислюються залежно від обсягу діяльності, що проводиться за рахунок цих коштів, із застосуванням норм, які використовуються установами аналогічного профілю.

Показники видатків, що включаються до проекту кошторису, повинні бути обгрунтовані відповідними розрахунками щодо кожного коду економічної класифікації.

Якщо під час планування установою спеціального фонду кошторису планові доходи перевищують планові видатки, розраховані на реалізацію заходів спеціального призначення відповідно до законодавства, установа повинна передбачити спрямування зазначених коштів на пріоритетні заходи, які необхідні для виконання основних функцій, але не забезпечені (або частково забезпечені) видатками загального фонду. Оскільки такі видатки планується провадити за рахунок надходжень із спеціального фонду, вони передбачаються в кошторисі за спеціальним фондом.

Розподіл витрат за загальним фондом провадиться виходячи з планових надходжень бюджетних асигнувань, зазначених у доходній частині проекту кошторису. При цьому розрахунок сум витрат за кошторисом на запланований рік здійснюється виходячи з обсягу діяльності установи, визначеного планом розвитку установи, та його фактичного виконання за попередні періоди.

Формування видаткової частини за спеціальним фондом кошторису провадиться в межах надходжень, запланованих на ці цілі за даним фондом у проекті кошторису.

Одночасно з проектом кошторису подається штатний розпис бюджетної установи.

Складені проекти кошторисів доходів і видатків і планів асигнувань бюджетні установи подають для розгляду та затвердження головним розпорядникам у встановлені строки.

Після затвердження відповідних бюджетів проекти зведених кошторисів приводяться у відповідність з показниками цих бюджетів.

Внесення змін до кошторисів

Порядком № 17 передбачено, що бюджетні установи в процесі виконання покладених на них функцій можуть вносити зміни до кошторисів у випадках:

· необхідності перерозподілу видатків за економічною класифікацією;

· прийняття нормативного акта щодо передачі повноважень та бюджетних асигнувань від одного розпорядника іншому;

· прийняття рішення щодо розподілу централізованих нерозподілених бюджетних асигнувань між розпорядниками;

· необхідності збільшення видатків спеціального фонду бюджету внаслідок перевищення надходжень до цього фонду над передбаченими (запланованими) у бюджеті на відповідний рік;

· прийняття рішення щодо скорочення (обмеження) видатків загального фонду бюджету в цілому на рік.

У кожному випадку внесення змін до кошторисів і планів асигнувань складаються відповідні довідки, форми яких затверджено наказом Міністерства фінансів України "Про затвердження документів, що використовуються в процесі виконання бюджету" від 21.01.2000 р. № 10. При цьому перезатвердження кошторисів і планів асигнувань необов'язкове.

У разі внесення установою змін до спеціального фонду кошторису довідка затверджується керівником установи, яка затвердила кошторис.

Форма довідки затверджується Міністерством фінансів України.

Після перегляду річних звітів про виконання кошторисів за минулий рік уточнюються показники перехідних контингентів станом на 1 січня поточного року виходячи з фактичного виконання плану щодо цих контингентів за минулий рік. За результатами перевірок у разі виявлення сум зайвих і завищених асигнувань вносяться зміни до кошторисів і планів асигнувань шляхом зменшення їх обсягів.

Право скорочення асигнувань надається Міністерству фінансів України, Міністерству фінансів Автономної Республіки Крим, місцевим фінансовим органам.

Виконання кошторисів і планів асигнувань здійснюється наростаючим підсумком з початку року.

Звіти про виконання кошторисів і планів асигнувань подаються у порядку та за формою, встановленими Державним казначейством.

Щоб удосконалити методику складання та виконання кошторису видатків бюджетної установи, варто підвищити її оперативність і аналітичність. Для цього треба впорядкувати та уніфікувати й стандартизувати процес документування з урахуванням вимог новітнього програмного забезпечення. Тобто замінити процес обробки та систематизації первинних документів самими працівниками бухгалтерії на спеціалізовані новітні програми, які б дали можливість оперативно та ефективно обробляти інформацію на електронних носіях. Такі програми набагато полегшили б роботу економістів та бухгалтерів. Необхідно ліквідувати невідповідність системи документації засобом автоматизації обліку, максимально спростити первинні документи та сполучити з електронними носіями, вибрати оптимальну періодичність їхнього заповнення. Необхідно скоротити витрати часу й праці на складання та розробку кошторисів витрат установи, що можливе при обробці та передачі інформації в умовах автоматизації та застосування новітніх технічних засобів безпосередньо в процесі вдосконалювання бюджетних операцій. Створення спеціальних програм по складанню та виконанню, обчисленні кошторису видатків дозволило б здійснювати збір вихідних даних минаючи стадію розробки на паперових документах.

2.2 Методика та організація складання та порядок подання бухгалтерської звітності бюджетних установ

Для керівництва бюджетною установою або організацією потрібно мати достовірну та вичерпну інформацію про загальний обсяг і використання коштів, джерела їх утворення, стан та розміщення цих коштів. Такі дані отримують за допомогою бухгалтерського балансу.

Усі бюджетні установи незалежно від їх профілю та галузевого призначення складають бухгалтерські баланси за єдиною формою згідно з Порядком складання місячної, квартальної та річної фінансової звітності установами та організаціями, які отримують кошти державного та/або місцевих бюджетів, який щорічно затверджується наказом Державного казначейства України (ДКУ).

Бухгалтерський баланс бюджетної організації - це метод групування та відображення коштів бюджетної установи за видами або розміщенням і використанням та джерелами їх утворення в грошовій оцінці на визначену дату.

Стаття балансу - це складова активу та пасиву балансу, яка характеризує групу економічно однорідних господарських коштів або джерел їх утворення.

Статті балансу, у свою чергу, об'єднуються в економічно однорідні групи господарських коштів та джерел їх утворення -- розділи балансу.

Склад статей активу балансу засвідчує належність бюджетних установ до галузей невиробничої сфери, а склад статей пасиву вказує, що це установи державної і комунальної форм власності, які утримуються повністю або частково за рахунок державного та/або місцевих бюджетів.

У загальному вигляді баланс бюджетної установи будується за формулою(рис.2.2.1).

Рис.2.2.1.Формула побудови балансу

Актив балансу завжди дорівнює пасиву балансу. Це пояснюється тим, що в активі та пасиві відображено одні й ті самі кошти: в активі -- за видами, в пасиві -- за джерелами утворення. Наявність такої рівності, що є основним критерієм бухгалтерського балансу, підтверджує, що бухгалтерський баланс складено вірно.

Актив балансу бюджетної установи складається з трьох розділів: І -- необоротні активи; ІІ -- оборотні активи; III -- витрати(рис. 2.2.2).

Рис.2.2.2. Будова балансу бюджетної установи (за розділами)

У пасиві балансу відображаються джерела утворення коштів. Основним джерелом утворення коштів бюджетної установи є бюджетне фінансування. Окремі бюджетні установи мають доходи, отримані як плата за послуги та за іншими джерелами й іншими надходженнями, котрі є джерелами цільового фінансування. Пасив балансу також складається з трьох розділів:

І -- власний капітал;

ІІ -- зобов'язання;

ІІІ -- доходи.

У пасиві балансу показуються також фонди в необоротних активах, малоцінних та швидкозношуваних предметах, результати виконання кошторису.

До активів бюджетних установ належать ресурси, які ними контролюються і повинні принести їм економічну вигоду в майбутньому шляхом використання їх у процесі надання послуг відповідно до статутної діяльності, при обміні на інші активи або при погашенні зобов'язань установи.

Необоротні активи -- це засоби, придбані або створені бюджетною установою для довгострокового використання (понад один рік) у процесі господарської діяльності і не призначені для продажу. До них належать: основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи.

До оборотних активів належать засоби, призначені для невиробничого споживання або використання у процесі статутної господарської діяльності бюджетної установи протягом одного року або й менше. До них належать: грошові кошти, запаси, дебіторська заборгованість та ін. Оборотні активи показують у балансі бюджетної установи досить деталізовано (за їх видами, призначенням та місцями зберігання), що необхідно для контролю за їх наявністю та доцільним використанням відповідно до кошторису.

Витрати бюджетних установ включають фактичні витрати матеріальних, трудових і грошових ресурсів на утримання установи та її статутну господарську діяльність, які здійснюються за рахунок загального і спеціального фондів. При цьому видатки спеціального фонду показують за видами коштів.

Активи і витрати бюджетних установ не оцінюються щодо спроможності їх трансформації в грошові кошти, а тому й розділи активу балансу не розміщуються за ознаками зростаючої ліквідності, як це прийнято у балансі госпрозрахункових підприємств.

Джерелами формування активів і витрат бюджетних установ є власні кошти (капітал), зобов'язання і доходи. До власного капіталу належать: фонд у необоротних активах і фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах, які відображають вартість державного (комунального) майна, переданого в постійне безпосереднє розпорядження бюджетної установи, а також результати виконання кошторису за загальним і спеціальним фондами. До цього розділу зараховують також і результати переоцінок активів у випадках підвищення їх вартості.

Зобов'язання установи належать до залучених коштів. Вони виникають внаслідок минулих подій і після їх урегулювання в майбутньому зменшиться економічна вигода установи через виплату готівки, передачу інших актів або безготівкового перерахування коштів. Заміна одного зобов'язання іншим не зменшує загальної суми боргу і не зумовлює втрату економічних вигод, тому не може вважатися повноцінним погашенням зобов'язання. Короткострокові зобов'язання підлягають погашенню протягом одного року, а довгострокові -- протягом періоду, що перевищує один рік з дати балансу. У балансі бюджетної установи короткострокові і довгострокові зобов'язання показують в одному розділі. При цьому короткострокові зобов'язання показують за видами: позики, векселі видані, із заробітної плати, із страхування, з податків і платежів тощо.

Бюджетні установи не мають власних оборотних коштів і покривають витрати (видатки) за рахунок бюджетних асигнувань (доходів загального фонду) та надходження спеціальних коштів (доходів спеціального фонду). Саме ці суми й показуються у третьому розділі пасиву балансу. При цьому доходи спеціального фонду показуються за джерелами надходження коштів. Тут же показують доходи від реалізації продукції, виробів і виконання робіт за господарськими договорами.

До балансу бюджетних установ додаються довідки про рух асигнувань загального та спеціального фондів, які дають змогу органам Державного казначейства, фінансовим органам та вищим організаціям контролювати надходження й використання бюджетних асигнувань і спеціальних коштів.

Усі бюджетні установи складають єдиний баланс за всіма коштами загального і спеціального фондів, тобто кошти бюджету та їх використання показуються в одному балансі. Складається баланс на підставі вивірених даних про залишки на рахунках аналітичного Й синтетичного обліку на кінець звітного періоду. Кожна установа заповнює в балансі тільки ті рядки, які стосуються її діяльності.

Організації Пенсійного фонду, Фонду соціального страхування, Фонду загальнодержавного соціального страхування на випадок безробіття, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві і професійних захворювань складають баланси за зразками, визначеними даними фондами. Госпрозрахункові підприємства й організації, які одержують кошти загального фонду бюджету, а також громадські об'єднання, що одержують бюджетні кошти не на своє утримання, а на виконання окремих програм, звітують про їх використання за спеціальними формами звітності (ф. № 2 "Звіт про надходження і використання коштів загального фонду"; ф. № 4--3 "Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду"; ф. № 4--3.1 "Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (займи міжнародних фінансових організацій")), але баланс складають за формою, передбаченою П(С)БО 2 "Баланс".

Квартальні баланси бюджетних установ у частині витрат і доходів складаються наростаючим підсумком з початку року, тобто в балансі показуються загальні суми доходів і витрат з початку бюджетного року до звітної дати. При складанні заключного річного балансу бюджетні установи, починаючи з 2000 р., визначають фінансовий результат виконання кошторису з метою відображення його в балансі у складі власного капіталу. У зв'язку з цим всі доходи і витрати бюджетної установи в кінці року (перед складанням заключного балансу) списують на рахунок 43 "Результати виконання кошторисів" окремо за загальним і спеціальним фондами. Тому в третьому розділі заключного балансу за активом станом па кінець року можуть бути лише суми залишків незавершеного виробництва у виробничих (навчальних) майстернях, витрати під урожай наступного року в підсобних (навчальних) сільських господарствах та незавершених і не зданих замовнику договірних науково-дослідних робіт. Відповідно у третьому розділі пасиву "Доходи" на кінець року можуть бути лише залишки за статтею "Доходи за витратами майбутніх періодів", де відображуються одержані авансом кошти спеціального фонду, витрачатися які будуть у наступному році (наприклад, плата за навчання, внесена одразу за рік).

Структура балансу бюджетної установи суттєво відрізняється від структури балансу госпрозрахункового підприємства.

Технологія отримання балансу така:

У бухгалтерському балансі відображаються всі кошти бюджетної установи на визначену дату. По закінченні місяця в облікових регістрах підраховуються обороти та виводяться залишки на початок наступного місяця. Потім складаються оборотні відомості по рахунках аналітичного обліку; їх дані звіряються з відповідними рахунками синтетичного обліку книги "Журнал-головна". Далі у бухгалтерському балансі виконується узагальнення коштів.

Баланс за рік складається на підставі залишків книги "Журнал-головна" та здійснених річних заключних оборотів щодо списання доходів і видатків бюджетної установи за відповідний рік.

АКТИВ

Як я вже зазначав баланс складаэться з розділів, які в свою чергу мають статті. Перший розділ "Необоротні активи" в якому відображається вартість матеріальних і нематеріальних активів, отриманих і призначених для використання розпорядниками бюджетних коштів.

В свою чергу даний розділ має такі статті: "Нематеріальні активи" інформацію про які можна отримати з рахунку 12 "Нематеріальні активи" та субрахунків 121 " Авторські та суміжні з ними права", 122 " Інші нематеріальні активи".

Друга стаття першого розділу звучить "Основні засоби" в які бюджетна установа відображає наявність:

1.Машин та обладнання.

2. Будівель, споруд.

3. Транспортні засоби.

4. Інструменти,прилади, інвентар(меблі).

Інформація про ОЗ поступає з рахунка 10 "Основні засоби" та його субрахунків:

101 "Земельні ділянки"

102 "Капітальні витрати на поліпшення земель"

103 "Будинки та споруди"

104 "Машини та обладнання"

105 "Транспортні засоби"

106 "Інструменти, прилади та інвентар"

107 "Робочі та продуктивні тварини"

108 "Багаторічні насадження"

109 "Інші основні засоби"

Третя стаття балансу в активі має назву "Інші необоротні матеріальні активи", що в свою чергу відображає надходження (придбаних, створених, безоплатно отриманих інших необоротних матеріальних активів в установу (за первісною вартістю); сума витрат, яка пов'язана з поліпшенням об'єкта (реконструкція, модернізація), що приводить до збільшення майбутніх економічних вигод, первісно очікуваних від використання об'єкта; сума дооцінки вартості об'єкта необоротних матеріальних активів.

У "Залишкові вартості". Наводиться залишкова вартість необоротних активів, яка визначається розрахунковим шляхом як різниця між первісною (відновлювальною) вартістю та сумою зносу.

У "Зносі". Призначені для відображення суми нарахованого зносу на необоротні активи.

У "Первісна вартість". Відображається первісна вартість необоротних активів, тобто фактична вартість придбання, спорудження, виготовлення необоротних активів з урахуванням змін, що збільшували або зменшували цю вартість.

І остання стаття I-го розділу - це "Незавершене капітальне будівництво". Призначений для відображення вартості незавершеного капітального будівництва (виготовлення, створення, добудови, реконструкції, модернізації тощо) необоротних активів. Облік видатків капітального будівництва (виготовлення, створення), поліпшення об'єктів необоротних активів з початку і до закінчення робіт та введення їх в експлуатацію ведеться на рахунку 14 "Незавершене капітальне будівництво".

До нього відкриваються субрахунки:

141 "Капітальні видатки за не введеними в експлуатацію основними засобами".

142 "Капітальні видатки за не введеними в експлуатацію іншими необоротними матеріальними активами".

143 "Капітальні видатки за не введеними в експлуатацію нематеріальними активами". На незвершеному капітальному будівництві перший розділ активу закінчується.

Другий розділ отримав назву "Оборотні активи". Перша стаття даного розділу - це "Матеріали і продукти харчування", призначений для відображення вартості матеріалів та продуктів харчування, що зберігаються на складах або в коморах, скла і хімпосуду, металу, електроматеріалу і радіоматеріалу, фотоприладдя, паперу, господарських матеріалів, що використовуються для поточних потреб розпорядників бюджетних коштів (електричні лампи, мило, щітки тощо), будівельних матеріалів для поточного ремонту; усіх видів палива, пального і мастильних матеріалів (дрова, вугілля, торф, бензин, гас, мазут, автол тощо); запасних частин для ремонту. Дані про такі матеріальні цінності надходять до балансу на основі 23-го рахунку "Матеріали і продукти харчування", а також з "Накопичувальної відомості по надходженню продуктів харчування" ф. N З-12.

"Малоцінні та швидкозношувальні предмети". У балансі наводять вартість малоцінних та швидкозношуваних предметів, термін експлуатації яких не перевищує одного року. В баланс інформація поступає з рахунку 22 " Малоцінні та швидкозношувані предмети" до якого відкриваються такі субрахунки:

221 "Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі та в експлуатації".

222 "МШП спеціального призначення".

"Інші запаси". Наводиться вартість запасів розпорядників бюджетних коштів, що не враховані в статті "Матеріали і продукти харчування" та "Малоцінні та швидкозношувані предмети".

"Дебіторська заборгованість". У цій статті відображається сума дебіторської заборгованості. Сума рядка утворюється з таких рядків:

"Розрахунки з постачальниками, підрядниками за товари, роботи й послуги". Призначений для відображення дебіторської заборгованості за попередньо оплачені матеріальні цінності, роботи та послуги, роботи з капітального будівництва, а також за нараховані та не отримані доходи за послуги, надані розпорядниками бюджетних коштів;

"Розрахунки із податків та платежів". Наводиться сума переплат за податками, зборами (обов'язковими платежами), а також інша дебіторська заборгованість за розрахунками з бюджетом;

"Розрахунки із страхування". Відображається дебіторська заборгованість Фондів та інших організацій, що проводять страхування;

"Розрахунки з відшкодування завданих збитків". Відображається дебіторська заборгованість за сумами недостач і крадіжок коштів та матеріальних цінностей, сумами збитків від псування матеріальних цінностей, віднесеними на рахунок винних осіб, та іншими сумами, що підлягають утриманню в установленому порядку;

"Розрахунки за спеціальними видами платежів". Застосовується для відображення дебіторської заборгованості з відшкодування: батьками за утримання дітей у дитячих закладах; за навчання дітей у музичних школах; за утримання дітей у школах-інтернатах; за харчування дітей в інтернатах при школах; за навчання у закладах освіти; плати за проживання мешканцями гуртожитків; працівниками за формений одяг та харчування;

"Розрахунки з підзвітними особами". Відображається дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами;

"Розрахунки за іншими операціями". Призначений для відображення всієї іншої дебіторської заборгованості, яка не включена до вищевказаних рядків, у тому числі заборгованість за розрахунками з виплати допомоги і компенсацій громадянам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи; заборгованості установ банків, які ліквідовані; заборгованості за відсотками, нарахованими банком на залишок коштів у національній та іноземній валюті за користування тимчасово вільними коштами, якщо зазначене передбачено нормативно-правовими актами.

"Розрахунки за операціями з внутрівідомчого постачання матеріальних цінностей". Відображається сума дебіторської заборгованості, яка виникла при виконанні затверджених у встановленому порядку державних цільових програм, програм, пов'язаних із загальнодержавними заходами, за операціями з внутрівідомчого постачання виробничих запасів, матеріалів, продуктів харчування, медикаментів та інших товарів, робіт і послуг.

Інформацією для складання цієї частини балансу служитимуть дані з рах. 36 "Розрахунки з різними дебіторами" та відкритими до нього субрахунками:

361 "Розрахунки в порядку планових платежів";

362 "Розрахунки з підзвітними особами";

363 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків";

364 "Розрахунки з іншими дебіторами".

"Розрахунки за окремими програмами". Відображається сума заборгованості, що виникла при виконанні видаткової частини кошторису за окремими програмами, передбаченими в Державному бюджеті України (за придбані та відпущені матеріальні цінності державного резерву, за операціями з кредитування з бюджету тощо). Ця заборгованість не пов'язана з видатками розпорядників бюджетних коштів на їх утримання.

"Короткострокові векселі одержані". Наводиться сума короткострокових векселів, що отримані розпорядниками бюджетних коштів у випадках, передбачених законодавством України. Інформація про короткострокові векселі міститься на рахунку 34 "Короткострокові векселі одержані", який звісно має субрахунки:

341 "Векселі, одержані в національній валюті";

342 "Векселі, одержані в іноземній валюті".

"Інші кошти". Відображає суму коштів, що перебуває в акредитивах, чекових книжках, смарт-картках, оплачених талонах на бензин, мазут, харчування тощо, оплачених путівках у будинки відпочинку, санаторії, на турбази, повідомленнях на поштові перекази та в інших грошових документах. Залишки яких ми можемо побачити на рахунку 33 "Інші кошти", відповідно до якого відкриваються такі субрахунки:

331 "Грошові документи в національній валюті";

332 "Грошові документи в іноземній валюті";

333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті";

334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті".

"Грошові кошти в дорозі" відображається сума коштів, яка перерахована в останні дні звітного періоду на реєстраційні, спеціальні реєстраційні, відкриті в органах Державного казначейства, поточні, відкриті в установі банку рахунки розпорядників бюджетних коштів, але буде зарахована на ці рахунки в наступному місяці. У цьому рядку на початок та на кінець звітного року залишку не повинно бути, якщо інше не встановлено відповідними нормативно-правовими актами. Ці дані поступають в баланс з рахунку 33 "Інші кошти", а конкретно з таких субрахунків:

333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті";

334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті".

"Рахунки в банках". Відображається залишок невикористаних коштів, що зберігаються розпорядниками бюджетних коштів на поточних рахунках в установі банку.

Сума статті утворюється з таких рядків:

"Рахунки загального фонду". Відображається залишок невикористаних коштів загального фонду, що зберігаються розпорядниками бюджетних коштів на поточних рахунках в установі банку. У цьому рядку залишку коштів на кінець звітного періоду (року) не повинно бути, якщо інше не встановлено відповідним нормативно-правовим актом;

"Рахунки спеціального фонду". Наводиться сума коштів спеціального фонду, що обліковується на рахунку в банку на кінець звітного періоду (року), якщо інше не встановлено відповідним нормативно-правовим актом;

"Рахунки в іноземній валюті". Наводиться залишок коштів в іноземній валюті загального чи спеціального фондів бюджету, що належать розпорядникам бюджетних коштів й перебувають на поточних рахунках в установах банків на звітну дату. Сума коштів відображається у фінансовій звітності в національній валюті України та розшифровується в Довідці про залишки коштів в іноземній валюті, що перебувають на поточних рахунках, відкритих в установах банків.

"Інші поточні рахунки". Відображається не наведена у рядках 241 -- 243 сума коштів, що зберігаються на поточних рахунках в установах банків, відкритих на ім'я розпорядників бюджетних коштів, які отримані ними у тимчасове розпорядження. Сума коштів розшифровується в Довідці про залишки коштів на інших поточних рахунках в установах банків. Залишки та обороти по яким складається ця стаття містяться на рахунку 31 "Рахунки в банках", який має такі субрахунки:

311 "Поточні рахунки на видатки установи";

312 "Поточні рахунки для переведення підвідомчим установам;

313 "Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги;

314 "Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих як іншими джерелами власних надходжень";

315 "Поточні рахунки для обліку депозитних сум";

316 "Поточні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду";

317 "Поточні рахунки сільських, селищних та міських (міст районного підпорядкування) бюджетів";

318 "Поточні рахунки в іноземні валюті";

319 "Інші поточні рахунки".

"Рахунки в казначействі загального фонду". Відображається залишок коштів загального фонду бюджету, що перебуває на реєстраційному рахунку, відкритому в органі Державного казначейства України.

У цьому рядку залишку коштів на початок та кінець звітного року не повинно бути.

"Рахунки в казначействі спеціального фонду". Наводиться залишок невикористаних коштів спеціального фонду розпорядників бюджетних коштів, що зберігаються на спеціальних реєстраційних рахунках в органі Державного казначейства України. Сума рядка утворюється з таких рядків:

"Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги". Відображається залишок коштів, які надійшли як плата за послуги, що надаються бюджетними установами згідно з функціональними повноваженнями; що отримуються бюджетними установами від господарської та/або виробничої діяльності; як плата за оренду майна бюджетних установ; від реалізації майна. Залишки по даній статті відображені на субрахунку 323 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги", рахунку 32 "Рахунок в казначействі".

"Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень". Відображається залишок коштів, які надійшли на ім'я бюджетних установ для виконання окремих доручень, а також гранти, дарунки, благодійні внески, що згідно із законодавством України отримують бюджетні установи. Дані для заповнення цього рядка отримуються з субрахунку 324 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень", рахунку 32 "Рахунок в казначействі".

"Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду". На звітну дату відображається залишок невикористаних коштів інших надходжень спеціального фонду. Інформація по даному рядку міститься на субрахунку 325" Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку депозитних сум".

У цьому рядку залишку коштів на початок та на кінець звітного року не повинно бути;

"Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих на виконання програм соціально-економічного та культурного розвитку регіонів". У цьому рядку відображається залишок коштів, отриманих від місцевих бюджетів за операціями з виконання програм соціально-економічного та культурного розвитку регіонів. У разі закінчення програми у цьому рядку залишку коштів на кінець звітного року не повинно бути.

"Інші рахунки в казначействі". У цьому рядку відображаються залишки коштів, які обліковуються на інших рахунках в органах Державного казначейства України, що не зазначені в рядку "Рахунки в казначействі спеціального фонду" та "Рахунки в казначействі спеціального фонду", та залишки коштів, отриманих у тимчасове розпорядження.

Остання стаття II-го розділу називається "Каса", що містить інформацію про залишок коштів, які зберігаються в касі розпорядників бюджетних коштів на звітну дату в національній та іноземній валюті, що перерахована в національну валюту за курсом Національного банку України. Дані по залишкам коштів отримують з рахунку 30 "Каса" та субрахунків:

301 "Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

Розділ III , бухгалтерського балансу бюджетної установи має назву "Витрати", який призначений для відображення у квартальній фінансовій звітності фактичних видатків і витрат розпорядників бюджетних коштів, проведених у звітному періоді.

У річній фінансовій звітності розділ III "Витрати" не заповнюється у зв'язку з тим, що усі фактичні видатки і витрати розпорядників бюджетних коштів, проведені у звітному році, підсумковими оборотами в кінці звітного року списуються на результат виконання кошторису за звітний рік.

У графі "На початок звітного року" записів не повинно бути, у графі "На кінець звітного періоду (року)" відображаються суми фактичних видатків, які склалися на кінець звітного періоду.

І так, перша стаття розділу "Витрати" отримала назву "Видатки загального фонду", в яких наводиться сума фактичних видатків, проведених розпорядниками бюджетних коштів за рахунок коштів загального фонду державного або місцевих бюджетів відповідно до кошторису. Для цієї статті балансу сума видатків відображається на рахунку 80 "Видатки з загального фонду" та субрахунках:

801 "Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи";

802 "Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші доходи";

803 "Видатки сільських, селищних та міських (міст районного підпорядкування) бюджетів".

"Видатки спеціального фонду". Відображаються фактичні видатки спеціального фонду. Інформація отримується на підставі рахунку 81 "Видатки спеціального фонду". Сума статті утворюється з таких рядків:

"Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги". Призначений для відображення фактичних видатків спеціального фонду, проведених за рахунок надходжень, які отримані бюджетною установою як плата за послуги, що надаються нею згідно з функціональними повноваженнями; від господарської та/або виробничої діяльності; за оренду майна бюджетних установ; від реалізації майна. Відповідно суму видатків отриманих як плата за послуги отримується з субрахунку 811 "Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги".

"Видатки за іншими джерелами власних надходжень". Наводиться сума фактичних видатків спеціального фонду, проведених за рахунок надходжень, які отримані бюджетною установою для виконання окремих доручень, а також грантів, дарунків, благодійних внесків, що згідно із законодавством України отримують бюджетні установи. Інформація на даний рядок поступає з субрахунку 812 "Видатки за іншими джерелами власних надходжень".

"Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду". Наводиться сума фактичних видатків спеціального фонду кошторису в частині інших надходжень спеціального фонду та за позиками міжнародних фінансових організацій. Дані по цьому рядку містяться на субрахунку 813 " Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду"

"Видатки за коштами, отриманими на виконання програм соціально-економічного та культурного розвитку регіонів". Призначений для відображення фактичних видатків спеціального фонду, проведених за рахунок коштів, що отримані на виконання програм соціально-економічного та культурного розвитку регіонів.