Автоматизация бухгалтерского учета денежных средств

- Ведение кассовых операций посредством приходных кассовых ордеров (получение наличности из банка на выдачу зарплаты, наличная оплата от покупателей (в т.ч. в рознице), возврат наличности подотчетными лицами и поставщиками, наличные расчеты по кредитам и займам) и Расходных кассовых ордеров (выплата заработной платы, взнос наличными в банк, инкассация наличности, выдача наличности подотчетнику, наличная оплата поставщику, наличный возврат покупателю);

Рассмотрим порядок отражения в программе 1С: Предприятие 8.1 отдельных кассовых операций.

Для операций поступления в кассу организации наличных денежных средств предназначен документ приходный кассовый ордер. Работают с документами этого вида выполняя команду Касса> Приходный кассовый ордер (рисунок 1).

Рисунок 1. Открытие приходного кассового ордера

Добавляем новый документ и выбираем необходимую хозяйственную операцию (рисунок 2). Документ состоит из шапки документа и двух закладок: «Реквизиты платежа» и «Печать». Переходя от поля к полю заполняем диалоговую форму документа. В полях белого цвета осуществляют выбор элемента из справочника. В справочник при необходимости можно добавлять новый элемент. При создании нового приходного кассового ордера программа автоматически заполняет отдельные поля значениями по умолчанию, в том числе установленными для текущего пользователя (рисунок 3).

В частности, программа присваивает документу номер и указывает дату его создания. Для каждой организации документы Приходный кассовый ордер в течение года нумеруется автоматически в порядке возрастания их номеров. Начинается номер документа с прификса организации. В поле «от» по умолчанию проставляется рабочая дата (совпадает с системной датой компьютера). Ее можно изменить вручную или с помощью встроенного календаря.

Рисунок 2. Выбор хозяйственной операции

Рисунок 3. Заполнение приходного кассового ордера

По умолчанию предполагается, что новый документ отражает поступление денежных средств в кассу организации (счет учета: 50.01).

Для формирования по документу проводок по налоговому учету устанавливается флажок - Отразить в налоговом учете.

Указывается сумма, подлежащая получению по данному приходному кассовому ордеру.

Например, при выборе операции - Оплата от покупателя предлагается на закладке «реквизиты платежа» указать: покупателя и оплачиваемый договор, а так же документ расчетов, если расчеты в рамках договора ведутся по отдельным расчетным документам; статью движения денежных средств; ставку и сумму налога на добавленную стоимость; и показываются корреспондирующие счета для формирования проводки, если в настройках пользователя установлен режим - Показывать в документах счета учета.

При подготовке приходного кассового ордера по данной операции договор с контрагентом должен относиться к виду - С покупателем.

На вкладке печать мы указываем наименование покупателя, основание принятия денежных средств и приложение - перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру (рисунок 4).

Рисунок 4. Заполнение вкладки печать

В том случае если необходимо распечатать документ на бумажном носителе нужно открыть печатную форму командой Печать> Приходный кассовый ордер. Щелчок по кнопке «записать» только сохраняет данные по приходному кассовому ордеру в информационной базе, а щелчок по кнопке ОК проводит документ по всем регистрам (рисунок 5).

Рисунок 5. Печатная форма приходного кассового ордера

Для операции Возврат денежных средств подотчетником указывается подотчетное лицо и статья движения денежных средств.

Для операции Получение наличных из банка указывается, с какого счета получены денежные средства и по какой статье необходимо учесть это движение денежных средств.

При выполнении процедуры проведения по документу формируются проводки. Чтобы их посмотреть, документ нужно сделать текущим в списке приходных кассовых ордеров и щелкнуть на пиктограмме Дт / Кт командной панели или в меню Перейти командной панели выбрать пункт Журнал проводок (бухгалтерский учет). Будут сформированы бухгалтерские проводки по дебету счета 50.01

Открывается окно для просмотра бухгалтерских проводок, сформированных документами, а его текущим содержимым являются те проводки, которые сформированы выбранным документом.

Выдача денег из кассы осуществляется на основании документа расходный кассовый ордер, который можно открыть в программе 1С: Предприятие 8.1 с помощью команды Касса> Расходный кассовый ордер (рисунок 6).

Рисунок 6. Открытие расходного кассового ордера

При создании нового документа выбираем необходимую хозяйственную операцию (рисунок 7). Документ состоит из шапки документа и двух закладок: «Реквизиты платежа» и «Печать». Новый документ отражает выдачу денежных средств из кассы организации указывая счет учета 50.01. Для формирования по документу проводок по налоговому учету устанавливаем флажок - отразить в налоговом учете. Программа автоматически заполняет отдельные поля значениями по умолчанию и нам необходимо ввести переменные реквизиты. Например, сумму выдаваемую из кассы, из справочника выбрать поставщика или подотчетное лицо, указать договор, счета бухгалтерского учета (рисунок 8).

Например, при выборе хозяйственной операции - выдача денежных средств подотчетнику указываем из справочника физические лица подотчетное лицо, на вкладке «Печать» - основание и приложенные документы, паспортные данные подотчетного лица (рисунок 9).

Рисунок 7. Выбор хозяйственной операции



Рисунок 8. Заполнение расходного кассового ордера

Рисунок 9. Заполнение вкладки печать

Операция выплата заработной платы работнику позволяет выдать аванс, отпускные, заработную плату. В шапке расходного кассового ордера указываем сумму выплат, на закладке реквизиты платежа выбираем ведомость начисления и статью движения денежных средств.

Операция взнос наличными в банк выбирается в том случае если денежные средства вносятся на расчетный счет организации в банке на основании заявления на взнос наличными. На вкладке реквизиты платежа указываем основной банковский счет и счет учета 51. На вкладке печать указываем кому выдаются денежные средства, на каком основании, по какому документу, удостоверяющему личность и если они имеются, перечисляются документы, прилагаемые к расходному кассовому ордеру.

После заполнения формы щелкаем по кнопке записать и сохраняем документ в информационной базе. Для вывода на бумажный носитель щелкаем по кнопке - расчетный кассовый ордер (рисунок 10). Чтобы провести документ по всем регистрам щелкаем по кнопке ОК. При выполнении процедуры проведения по документу формируются проводки. Чтобы их посмотреть достаточно щелкнуть по кнопке Дт / Кт командной панели. Все бухгалтерские проводки будут сформированы по кредиту счету 50.01.

Рисунок 10. Печатная форма расходного кассового ордера

Для формирования журнала регистрации приходных кассовых документов выполняем команду Касса> Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (рисунок 11). Указываем период формирования данных и документ отображает обложку журнала и сам журнал регистрации (рисунок 12).

Рисунок 11. Открытие журнала регистрации кассовых документов

Рисунок 12. Журнал регистрации кассовых операций

В конце рабочего дня кассир обязан оформить лист кассовой книги и отчет кассира. Кассовая книга формируется командой Касса> Кассовая книга (рисунок 13). Указываем период формирования данных (день, квартал, месяц, и т.д.) и щелкаем по кнопке - сформировать. Программа 1С: Предприятие 8.1. открывает отчет, который поделен на две части, левая часть - вкладной лист кассовой книги, а правая часть - отчет кассира. В отчете представлены остатки на начало и конец дня, сформированы итоговые суммы по приходу и расходу, а также основание кассовых ордеров, то есть сведения о том кому выданы или от кого получены денежные средства (рисунок 14).

Рисунок 13. Открытие кассовой книги

Рисунок 14. Кассовая книга

Для формирования отчетностей данные бухгалтерского регистра можно представлять в виде различных отчетов, которые открываются через пункт - Отчеты (рисунок 15).



Рисунок 15. Открытие карточки счета

Например, для формирования карточки счета №50 выполняем команду отчеты> карточка счета. Указываем номер счета и период формирования данных, затем щелкаем по кнопке - Сформировать. Программа 1С: Предприятие 8.1 сгруппирует данные, указав сальдо на начало и конец периода, а так же текущее сальдо по каждой хозяйственной операции, разнесет суммы по дебеты и кредиту, выведет итоговое значение (рисунок 16).

Для операций поступления на расчетный счет организации безналичных денежных средств предназначен документ платежное поручение входящее. Работают с документами этого вида выполняя команду Банк> Платежное поручение входящее, либо этот документ формирует на основании документа «Реализация товаров и услуг» после оплаты от покупателя (рисунок 17).

При создании нового платежного поручения необходимо выбрать вид хозяйственной операции, например, оплата от покупателя (рисунок 18). Программа автоматически заполняет отдельные поля значениями по умолчанию, в том числе установленными для текущего пользователя.

Рисунок 16. Карточка счета

Рисунок 17. Открытие платежного поручения входящего



Рисунок 18. Вид хозяйственной операции

В частности, программа присваивает платежному поручению номер и указывает дату его создания. Платежные поручения в течение года нумеруются автоматически в порядке возрастания их номеров. Начинается номер документа с префикса организации, который при печати не выводится. В поле «от» по умолчанию проставляется рабочая. Ее можно изменить вручную или с помощью встроенного календаря.

По умолчанию предполагается, что новое платежное поручение создается для списания денежных средств, учитываемых на счете 51 «Расчетные счета».

Поле «плательщик» заполняется выбором из справочника - Контрагенты. Если плательщик в справочнике отсутствует, информация о нем может быть введена непосредственно в процессе выписки платежного поручения.

Поле - Банковский счет (плательщика) заполняется выбором из справочника - Банковские счета.

На закладке - Основная указывается сумма платежа, очередность платежа и вид платежа, а на закладке - Печать - данные для печатной формы.

Кроме перечисленных выше данных, в форме прилагается дополнительно указать: оплачиваемый договор и документ расчетов; ставку и сумму налога на добавленную стоимость; статью движения денежных средств, а также показываются корреспондирующие счета по умолчанию для формирования проводки (рисунок 19).

Списание денежных средств с расчетного счета осуществляется на основании документа платежное поручение исходящее, который можно открыть в программе 1С: Предприятие 8.1 с помощью команды Банк> Платежное поручение исходящее (рисунок 20).

Добавляем новый документ всегда выбираем хозяйственную операцию например - Оплата поставщику (рисунок 21).

Поле - Получатель заполняется выбором из справочника - Контрагенты. Если получатель в справочнике отсутствует, информация о нем может быть введена непосредственно в процессе выписки платежного поручения.

После - Банковский счет (получателя) заполняется выбором из справочника - Банковские счета.



Рисунок 19. Заполнение платежного поручения входящего

Рисунок 20. Открытие платежного поручения исходящего



Рисунок 21. Выбор хозяйственной операции

Кроме перечисленных выше данных, в форме предлагается дополнительно указать: оплачиваемый договор и документ расчетов; ставку и сумму налога на добавленную стоимость; статью движения денежных средств, а так же показываются корреспондирующие счета по умолчанию для формирования проводки (рисунок 22).

Для операции - Возврат денежных средств покупателю программа предлагает указать: договор, в рамках которого производится возврат денежных средств, и документ расчетов, если расчеты в рамках этого договора ведутся по отдельным расчетным документам; ставку и сумму налога на добавленную стоимость; и показываются корреспондирующие счета по умолчанию для формирования проводки

При выборе операции - Перечисление налога в форме документа появляется еще одна закладка - Перечисление налогов, на которой указываются данные для идентификации налогового платежа.

Особенность подготовки платежного поручения с видом операции - Перечисление заработной платы состоит в том, что программа предлагает заполнить дополнительную закладку - Перечисление заработной платы и указать на ней ведомости (документы - Зарплата к выплате организации), по которым выплата производится путем перечисления заработной платы на счет работника. При этом целесообразно на каждого работника вводить отдельный документ - Зарплата к выплате организацией.

Поля формы - Оплачено и - Отразить в налоговом учете показывают: статус документа для целей бухгалтерского учета, и необходимость отражения документа в налоговом учете при его проведении. При этом следует учитывать, что документ проводится лишь в том случае, если платежное поручение банком выполнено, то есть, установлен флажок в поле - Оплачено, и той датой, которая указана в качестве даты оплата документа. Таким образом, при подготовке нового документа поле - Оплачено не заполняется, но флажок для отражения операции в налоговом учете может быть установлен. Это позволяет уже на этом этапе работы с документом указать все необходимые данные для последующего отражения документа в налоговом учете.

Рисунок 22. Заполнение платежного поручения исходящего

После заполнения всех необходимых полей документ по кнопке - Записать сохраняют в информационной базе, по кнопке - Платежное поручение формируют печатную форму, которую затем выводят на бумажный носитель (рисунок 23).

Рисунок 23. Печатная форма платежного поручения

Если организация для обмена информацией с банком использует программу - Клиент банка, то она имеет возможность с помощью обработки - Клиент банка (экспорт / импорт платежных документов) сформировать файл экспорта.

После того как платежное поручение будет проведено по банку, что найдет свое отражение в банковской выписке из расчетного счета, документ вновь открывают, устанавливают флажок - Оплачено и указывают дату оплаты платежного поручения, после чего по кнопке ОК осуществляет процедуру проведения.

Чтобы посмотреть, какие бухгалтерские проводки сформированы при проведении документа, его нужно сделать текущим в журнале банковских расчетных документов или исходящих платежных поручений и щелкнуть на пиктограмму Дт / Кт командной панели или щёлкнуть по кнопке - Перейти командной панели и выбрать в списке пункт - Журнал проводок (бухгалтерский учет). Открывается окно для просмотра бухгалтерских проводок, сформированных документами, а его текущим содержимым являются те проводки, которые сформированы выбранными документами.

Документ выписка банка предназначен для расшифровки поступления и списания денежных средств с расчетного счета организации, открывается командой Банк> Выписка банка (рисунок 24).

Рисунок 24. Открытие выписки банка

Указываем период формирования выписки, наименование банка и расчетный счет (рисунок 25).

Щелчок по строке выписке банка раскроет наименование хозяйственной операции, укажет от кого или кому списаны денежные средства, а так же сумму прихода и расхода по каждой операции (рисунок 26).

Для формирования отчетных данных в виде различных отчетов, используем пункт - Отчеты (рисунок 27).

Например, для формирования оборотно-сальдовой ведомости по счёту №51 выполняем команду отчеты> оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Указываем номер счета и период формирования данных, затем щелкаем по кнопке - Сформировать. Программа 1С: Предприятие 8.1 сгруппирует данные, указав сальдо на начало и конец периода, а так же текущее сальдо по каждой хозяйственной операции, разнесет суммы по дебеты и кредиту, выведет итоговое значение (рисунок 28).

Рисунок 25. Выписка банка

Рисунок 26. Расшифровка выписки банка



Рисунок 27. Открытие оборотно-сальдовой ведомости

Рисунок 28. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 51

2.5 Пути совершенствования системы автоматизации учета денежных средств на предприятии

В ОАО «Каинсктранс» установлена программа «1С: Предприятие 8.1» для автоматизации денежных средств. Предлагаю для усовершенствования системы учёта денежных средств приобрести новую версию.

Базовая версия широко известной программы «1С: Предприятие 8.2» полностью обеспечивает потребности в автоматизации бухгалтерского и налогового учета и подготовки регламентированной отчетности в небольших компаниях, а также у индивидуальных предпринимателей, использующих упрощенную систему налогообложения. Продукт предназначен для предприятий, на которых с программой работает только один бухгалтер, используются типовые методики бухгалтерского учета, нет необходимости в адаптации прикладного решения под особенности учета.

В базовой версии пользователи могут самостоятельно настраивать методику учета в рамках своей учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета. Программа позволяет одновременно отражать каждую хозяйственную операцию, как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического, количественного и валютного учета. Бухгалтерский и налоговый учет нескольких организаций ведется в отдельных информационных базах на одном компьютере, без внесения изменений в типовую конфигурацию системы средствами программирования на встроенном языке «1С: Предприятия 8.2».

Современный эргономичный интерфейс делает работу бухгалтера максимально удобной и комфортной, высокая автоматизация трудоемких расчетов облегчает повседневную работу бухгалтера, позволяет избежать ошибок и сэкономить время. Важно, что средства пользовательской настройки «1С: Бухгалтерии 8.2» позволяют реализовать значительно более широкий круг возможностей без внесения изменений в типовую конфигурацию по сравнению с базовой версией предыдущего поколения.

Особенности продукта - налоговый учет в программе ведется на отдельном плане счетов налогового учета. По своей структуре он приближен к бухгалтерскому плану счетов, что упрощает сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета, возможность ведения партионного учета.

Расширены возможности настройки типовых операций - группового ввода часто используемых бухгалтерских проводок. Этот простой и эффективный инструмент автоматизации легко и быстро настраивается самим пользователем.

Основные отличия версии 8.2 от 8.1

- Реализован режим управляемого приложения. В данном режиме работы интерфейс пользователя не разрабатывается при создании системы, а лишь описывается разработчиком. А при вызове формы перерисовываются в связи с установленными правами пользователя и его персональными настройками.

- Добавлена поддержка системы управления базой данных OracleDatabase. Теперь появилась возможность устанавливать базу в 5 различных вариантах: файловый, MS SQL Server, Postgre SQL, IBM DB2, OracleDatabase.

- Добавлен механизм работы с регистрами - механизм агрегатов. Этот механизм позволяет сократить время получения данных для отчета. Для регистра создаются хранилища(агрегат), содержащие информацию в разных разрезах, при том система сама выбирает разрезы в зависимости от интенсивности использования их пользователями.

- Для платформы 8.2 создан новый дизайн, ориентированный на комфортную и эффективную работу пользователя.

- Повышены масштабируемость и увеличено быстродействие системы.

Заключение

В выпускной квалификационной работе я изучила автоматизацию бухгалтерского учета денежных средств в ОАО «Каинсктранс».

Цель данной работы была достигнута. Мной были решены следующие задачи:

- Рассмотрела роль денежных средств, их классификацию и бухгалтерский учет;

- Изучила нормативное регулирование учета денежных средств;

- Охарактеризовала компьютерную систему бухгалтерского учета денежных средств в ОАО «Каинсктранс» и путей ее совершенствования.

При исследовании организации ОАО «Каинсктранс» мною были сделаны следующие выводы:

- Организация имеет достаточное количество денежных средств для ведения своей деятельности.

- Учет ведется согласно нормативным документам, используются унифицированные формы первичных учетных документов.

- Согласно учетной политике наличные денежные средства учитываются на счете 50, а безналичные - на счете 51. Поступление денежных средств отражают по дебету этих счетов, а выбытие - по кредиту.

- Периодически проводят инвентаризацию денежных средств.

- Для автоматизации учета используют программу 1С: Предприятие 8.1

- Для усовершенствования предлагаю обновить программу более новой версией 1С: Предприятие 8.2

- Бухгалтеров отправить на курсы повышения квалификации.

Список использованных источников

1. Конституция РФ. «Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 №6-ФКЗ, от 30.12.2008 №7-ФКЗ, от 05.02.2014 №2-ФКЗ, от 21.07.2014 №11-ФКЗ).

2. Гражданский кодекс РФ. Федеральный закон от 30.11.94 №51-Ф3 (в редакции ФЗ №352-ФЗ от 27.12 2009 г.).

3. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) [Электрон.ресурс]: федеральный закон от 31.07.1998 №146-ФЗ (ред. от 13.07.2015)

4. Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете».

5. Федеральный закон от 10.07.2002 №86-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (с изм. и доп., вступ. в силу с 09.02.2016).

6. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) (в ред. Приказов Минфина России от 11.03.2009 №22н, от 25.10.2010 №132н, от 08.11.2010 №144н, от 27.04.2012 №55н, от 18.12.2012 №164н, от 06.04.2015 №57н).

7. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006, (в ред. Приказов Минфина РФ от 25.12.2007 №147н, от 25.10.2010 №132н, от 24.12.2010 №186н)

8. Приказ Минфина РФ от 06.07.1999 №43н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99)»

9. Приказ Минфина России от 06.05.1999 №32н (ред. от 06.04.2015) «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99» (Зарегистрировано в Минюсте России 31.05.1999 №1791)

10. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.99 №107н, от 30.03.2001 №27н, от 18.09.2006 №116н, от 27.11.2006 №156н, от 25.10.2010 №132н, от 08.11.2010 №144н, от 27.04.2012 №55н, от 06.04.2015 №57н)

11. Приказ Минфина РФ от 2 февраля 2011 г. №11н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Отчет о движении денежных средств» (ПБУ 23/2011)»

12. Приказ Минфина России от 06.10.2008 №106н (ред. от 06.04.2015) «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету»

13. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 №34н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 №1598)

14. Альбом унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 (информация Минфина России №ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 №03-03-06/1/5971);

15. Алексеева, Г.И. Бухгалтерский учет: Учебник / С.Р. Богомолец, Г.И. Алексеева, Т.П. Алавердова; Под ред. С.Р. Богомолец. - М.: МФПУ Синергия, 2013. - 720 c.

16. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет/ Ю.А. Бабаев; под ред. Ю.А. Бабаева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2011. - 392 с.

17. Безруких, П.С. Бухгалтерский учет: Учебник/ А.С. Бакаев, П.С. Безруких, Н.Д. Врублевский/ под ред. П.С. Безруких. - М.: Бухгалтерский учет, 2002. - 324 с.;

18. Горфинкеля В.Я. Экономика предприятия: Учебник для ВУЗов/ Под ред. проф. В.Я. Горфинкеля, проф. В.А. Швандера. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.-718 с.

19. Козлова Е.П. и др. Бухгалтерский учет в организациях: Учебное пособие / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. - М.: Финансы и статистика, 2010. - 800 с.

20. Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.П. Кондраков. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 681 c.

21. Лытнева, Н.А. Бухгалтерский учет и анализ: Учебное пособие / Н.А. Лытнева, Е.А. Кыштымова, Н.В. Парушина. - Рн/Д: Феникс, 2011. - 604 c.

22. Меpкулова Т.А., Автоматизация бухгалтерского учета (пользовательский

23. уровень): учебное пособие / Т.А. Меркулова, О.Б. Ларионова. - Ульяновск: УлГТУ, 2006 - 171 с.

24. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности: учебное пособие -7-е изд. / Г.В. Савицкая - Мн.: Новое знание, 2010. - 704 с

25. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие./ Р.З Тумасян. - М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2010. - 799 с.

26. Филимонова Е.В. 1С: Предприятие 8.1. Пошаговый самоучитель по бухгалтерскому учету на компьютере. Автор: Филимонова Е.В. Издательство: Эксмо Год издания: 2010 г. 352 стр.

27. http://www.consultant.ru - Справочно-правовая система «Консультант Плюс»

Размещено на Allbest.ru