Действующая практика учета расчетов с подотчетными лицами на материалах ООО "Жилищник"

В бухгалтерском учете суточные полностью включают в состав расходов предприятия. В налоговом учете суточные учитывают в составе прочих расходов только в пределах норм, которые установлены в коллективном договоре или приказе руководителя. Если суточные выдают в пределах норм, которые установлены приказом руководителя, то их сумму в налоговом учете включают в состав прочих расходов. Если суточные выдают сверх установленных норм, то сумму превышения в состав прочих расходов не включают и налогооблагаемую прибыль она не уменьшает.

Расходы на проезд учитываются в целях налогообложения в сумме фактических затрат, подтвержденных первичными документами. Организация может учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, фактически понесенные расходы на проезд, подтвержденные первичными документами.

В последнее время все больше распространения получают электронные авиабилеты (билеты, оформленные в бездокументной форме). Новая форма билета вызывает интерес не только у пассажира, но и у каждой организации, поскольку является документом, подтверждающим расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно. Покупка такого билета не препятствует возможности учесть его стоимость в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Оправдательными документами в этом случае могут являться распечатка электронного документа на бумажном носителе и посадочный талон.

Командированные лица нередко несут расходы по оплате телефонных переговоров. Если командированное лицо сможет подтвердить производственную направленность осуществленных переговоров, а также подтвердить их документально, то оплату указанных расходов организация вправе включить в налоговую базу для исчисления налога на прибыль.

Расходы на бронирование жилого помещения возмещаются работникам в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом. Если организация установит в локальном акте правило, согласно которому плата за бронирование жилья командированному работнику возмещается в полном размере, она вправе учесть данные затраты в составе расходов по налогу на прибыль.

Организация имеет право на вычет сумм налога на добавленную стоимость по командировочным расходам, в том числе по расходам на проезд к месту командировки и обратно. По расходам на проезд налог на добавленную стоимость принимается к вычету в полном объеме на основании проездных документов (билетов), в которых сумма налога выделена отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не нужен. При этом вычет возможен только в том случае, когда работник вернется из командировки и сдаст авансовый отчет с приложенным к нему бланком использованного билета. Если сумма налога на добавленную стоимость в билете не выделена, то она расчетным путем не определяется и к вычету не принимается. При этом полная стоимость билета включается в расходы при исчислении налога на прибыль.

В коллективном договоре или локальном нормативном акте организации следует предусмотреть, что в определенных случаях командированному работнику возмещается стоимость оплаты такси. Фактическую оплату услуг такси необходимо подтвердить чеком контрольно-кассовой техники и приложить его к авансовому отчету.

При поездке командированного работника до места командировки и обратно к месту постоянной работы на собственном автомобиле, работник может подтвердить свои расходы на проезд с помощью квитанций установленного образца, свидетельствующих о приобретении бензина на автозаправочной станции, об оплате услуг автостоянки.

Расходы на проживание в гостинице в период командировки принимаются в целях налогообложения прибыли в сумме фактических затрат на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице и чеков ККТ (при оплате гостиницы за наличный расчет). Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности. До 1 декабря 2016г. для гостиниц таковым являлся гостиничный счет по форме № 3-Г, утвержденный приказом Минфина от 13.12.1993г. № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности». С 1 декабря 2016г. это может быть бланк любой формы, содержащий все необходимые реквизиты. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. За дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей, выписывается квитанция по форме № 12-Г., тоже представляющая собой бланк строгой отчетности. Кассовый чек в данном случае необязателен.

Если в бланке строгой отчетности налог на добавленную стоимость выделен отдельной строкой, то эту сумму можно заявить к вычету без счета-фактуры. Если счет гостиницы, привезенный работником, не удовлетворяет требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности, то для вычета налога на добавленную стоимость обязательно нужен счет-фактура. Счет-фактура должен быть выставлен гостиницей на имя организации, командировавшей работника. Если счет-фактура выставлен на имя командированного работника, то вычет по такому счету-фактуре не представляется.

Вычет налога на добавленную стоимость по расходам по найму жилого помещения возможен только в том случае, если речь идет о проживании на территории Российской Федерации. По расходам на проживание на территории иностранных государств (в том числе и на территории государств - участников Содружества Независимых Государств) сумма налога на добавленную стоимость к вычету не принимается, даже если она выделена в документах отдельной строкой.

ГЛАВА 2. ДЕЙСТВУЮЩАЯ ПРАКТИКА УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА МАТЕРИАЛАХ ООО «ЖИЛИЩНИК»

2.1 Краткая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Жилищник» является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, вправе от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде и является коммерческой организацией.

Предприятие имеет в кредитных учреждениях расчетные и иные счета, круглую печать, штампы и бланки со своим наименованием.

Юридический адрес организации: 600017 г. Владимир, ул. Горького, дом 40. учет подотчетный расход

ИНН 3328444891

КПП 332801001

ОГРН 1063328029456.

ООО «Жилищник» создано в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, Законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другим действующим законодательством РФ по решению участников 06.06.2006г., является управляющей компанией и функционирует на основании Устава от 24.04.2012г. (Приложение 1).

Предприятие осуществляет следующие основные виды деятельности:

выполнение функций управляющей организации объектами жилищного фонда, нежилых помещений;

организация работ по содержанию, техническому обслуживанию и текущему ремонту жилищного фонда;

организация надлежащего содержания придомовых территорий;

организация предоставления коммунальных услуг гражданам, проживающим в обслуживаемом жилищном фонде;

заключение с предприятиями жилищно-коммунального хозяйства всех форм собственности договоров на содержание и ремонт жилищного фонда, объектов инженерной инфраструктуры и оказание коммунальных услуг;

контроль за качеством и надежностью выполняемых работ; прием и оплата произведенных работ и услуг согласно заключенным договорам;

заключение договоров на коммунальные услуги, техническое обслуживание жилых помещений с собственниками жилых помещений (юридическими и физическими лицами);

осуществление сбора платы за жилье и коммунальные услуги;

оказание платных услуг населению по роду деятельности организации;

строительство зданий и сооружений;

организация работ по капитальному ремонту жилищного фонда и реконструкции;

осуществление контроля за экологической безопасностью и качеством предоставляемым потребителям услуг;

оказание услуг по составлению проектно-сметной документации;

розничная торговля строительными материалами;

другая деятельность, не запрещенная законодательством РФ.

На 01.01.2017г. в управлении ООО «Жилищник» находится 303 жилых дома, это 12779 лицевых счетов, 210 арендаторов и собственников нежилых помещений.

Управление ООО «Жилищник» осуществляется в соответствии с законодательством. Высшим должностным лицом предприятия является руководитель - директор.

Каждое структурное подразделение выполняет свои функции согласно должностным инструкциям. Принципом построения служит вертикальная ветвь, обеспечивающая простоту и четкость подчинения.

Руководитель заключает договоры, утверждает штатное расписание, издает приказы обязательные для всех работников. Руководитель несет ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ и условиями контракта. Организационная структура предприятия представлена на рисунке 1.

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Рисунок 1 - Организационная структура ООО «Жилищник»

Согласно учетной политике предприятия, утвержденной директором приказом № 1а от 30.04.2015г. (Приложение 2), в организации сроки и порядок выдачи наличных денежных средств под отчет сотрудникам, оформление авансовых отчетов об их использовании регламентируется п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного письмом ЦБ РФ от 04.10.1993г. № 18.

Бухгалтерский учет ведется в соответствии с рабочим Планом счетов (Приложение 3).

В ООО «Жилищник» применяется упрощённый режим налогообложения.

Ведение бухгалтерского учета осуществляется на базе применения персональных компьютеров с помощью пакета прикладных программ «1-С: Предприятие - Бухгалтерский учет».

На предприятии бухгалтерский учет ведется в рублях и копейках по журнально-ордерной форме учета. Предприятие ведет учет имущества, обязательств и хозяйственных операций способом двойной записи. Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (в валюте Российской Федерации). Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче подотчетному лицу.

2.2 Учет операционно-хозяйственных и представительских расходов

В ООО «Жилищник» ведется карточка счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приложение 4). Анализируя ее содержание, можно сделать следующие выводы: сальдо на 01.10.2016г. составляет 11281руб. 10 коп.; были выданы работникам подотчет денежные средства в сумме 2538 руб. 00коп.; перерасход составил 7328 руб. 00 коп.; отпущенные в производство материалы составили 20313руб. 10 коп.; остаток по бензину составил 888 руб. 00 коп.

Работники предприятия согласно документу № 34-01 от 17.06.2016г. (Приложение 5), по утвержденному приказом должностному списку № 9 от 31.12.2015г. (Приложение 6), после заполнения заявления о выдаче денег под отчет (Приложение 7), имеют право (по согласованию с директором) на получение подотчетных сумм до 50000 руб. на хозяйственные расходы и приобретение товарно-материальных ценностей, если это обусловлено хозяйственной необходимостью.

Отчеты по полученным денежным средствам представляются работниками не позднее 10 дней со дня получения средств. Все лица, имеющие право получать подотчетные средства, с приказом ознакомлены.

Операции по движению подотчетных сумм и расчетов отражают в журнале-ордере. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

ООО «Жилищник» выдает подотчетным лицам доверенность на совершение операций от имени организации. Если сотрудник, имеющий доверенность, покупает какие-либо товары - ему выдается накладная и счет-фактура - то есть налог на добавленную стоимость, полученный вместе с приобретенными товарами, можно будет принять к зачету. Сотрудник с доверенностью заключает сделки с другими организациями от имени своей организации.

Если подотчетный сотрудник доверенности не имеет, для других организаций он - физическое лицо, которое заключает сделку от своего имени. И, хотя расходы, например, на приобретение тех же товаров, попадут на соответствующие счета, счета-фактуры сотруднику не выдадут, а это значит, что налог на добавленную стоимость так же нельзя будет принять к зачету.

Доверенность выписывают в одном экземпляре, регистрируют в книге регистрации доверенностей, ее подписывает руководитель организации, на нее ставится печать. Доверенность выдают сотруднику, оставляя на предприятии корешок доверенности, содержащий все необходимые сведения. Доверенность сотрудника остается в той организации, с которой он вел дела.

ООО «Жилищник» использует типовые формы первичных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Формы документов, разработанные организацией, используются при отсутствии типовых форм. Подотчетные лица предоставляют авансовый отчет по унифицированной форме №АО-1.

Пример.

Водителю Романову А.С. по разрешению руководителя организации, по расходному кассовому ордеру № 256 от 25.10.2016г. (Приложение 8) выдан аванс на шиномонтаж и мойку автомобиля в сумме 770 руб. 00 коп. Деньги, согласно учетной политике организации выданы сроком на 10 дней. Задолженности по подотчетным суммам на 25.10.2016г. у Романова А.С. нет. Сотрудник включен в список работников, которые вправе брать деньги под отчет. Романов А.С. представил в бухгалтерию авансовый отчет № 51 от 25.10.2016г. об израсходованных суммах (Приложение 9). К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

квитанция № 004030 от 25.10.2016г. на сумму 270 руб. 00 коп.

квитанция (номер не указан) от 25.10.2016г. на сумму 500 руб. 00 коп. (Приложение 10).

Авансовый отчет приняла и проверила главный бухгалтер Дембинская М.В., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Дембинская М.В., утвердил отчет директор Яворский О.В. Документ был заполнен на машинном носителе.

В журнале регистрации хозяйственных операций ООО «Жилищник» были сделаны следующие записи:

выданы Дембинской М.В. в подотчет из кассы денежные средства на приобретение канцелярских товаров в сумме 770 руб. 00 коп.

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 50 «Касса»;

утвержден авансовый отчет № 51 от 25.10.2016г. на сумму 770 руб. 00 коп.

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

хозяйственные принадлежности списаны в производство в сумме 770 руб. 00 коп.

Дебет счета 20 «Основное производство»,

Кредит счета 10 «Материалы» субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Нередко на предприятии возникают ситуации, при которых работник может истратить сумму большую, чем выданный ему аванс. В таких случаях перерасход выдается ему по приходному кассовому ордеру.

Пример.

Секретарю Смирновой С.П. по расходному ордеру № 250 от 11.10.2016г. (Приложение 11) были выданы денежные средства в сумме 500 рублей. Задолженности по подотчетным суммам у Смирновой С.П. нет. Сотрудница включена в список работников, которые вправе брать деньги под отчет.

Смирнова С.П. израсходовала денежные средства на почтовые расходы, ремонт и заправка картриджей, хозяйственные принадлежности в размере 7882 руб. 00 коп. Перерасход составил 7382 руб. 00 коп.

Смирнова С.П. представила авансовый отчет № 50 от 19.10.2016г. (Приложение 12) с приложением товарного чека (без номера) от 17.10.2016г., кассового чека № 60001701 от 12.10.2016г., акт выполненных работ № 00000005269 от 14.10.2016г., акт выполненных работ № 00000005309 от 18.10.2016г., акт выполненных работ № 00000005345 от 19.10.2016г., товарный чек № 21 от 19.10.2016г., кассовый чек № 00006591 от 13.10.2016г. на общую сумму 7882 руб. 00 коп. (Приложения 13, 14).

Авансовый отчет приняла и проверила главный бухгалтер Дембинская М.В., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Дембинская М.В., утвердил авансовый отчет директор Яворский О.В. Перерасход был выдан по расходному кассовому ордеру № 254 от 19.10.2016г. (Приложение 15).

В журнале регистрации хозяйственных операций ООО «Жилищник» были сделаны следующие записи:

выданы Смирновой С.П. в подотчет из кассы денежные средства на приобретение хозяйственных принадлежностей в сумме 500 руб.

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 50 «Касса»;

утвержден авансовый отчет № 50 от 19.10.2016г. на сумму 7882 руб. 00 коп.

Дебет счета 10 «Материалы» субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

выдан перерасход Смирновой С.П. в сумме 7382 руб. 00 коп. из кассы предприятия

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 50 «Касса»;

хозяйственные принадлежности списаны в производство в сумме 7882 руб. 00 коп.

Дебет счета 20 «Основное производство»,

Кредит счета 10 «Материалы» субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Рассмотрим ситуацию, когда денежные средства, выданные под отчет, истрачены не полностью. В данном случае подотчетное лицо должно сдать остаток неистраченных денежных средств в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Пример.

Водителю Романову А.С. были выданы под отчет денежные средства на покупку материалов в сумме 1000 руб. 00 коп. по расходному кассовому ордеру. Он приобрел аптечку и огнетушитель на общую сумму 800 руб. 00 коп. Задолженности по подотчетным суммам у Романова А.С. нет. Сотрудник включен в список работников, которые вправе брать деньги под отчет.

Романов А.С. предоставил в бухгалтерию авансовый отчет. Авансовый отчет приняла и проверила главный бухгалтер Дембинская М.В., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Дембинская М.В., утвердил отчет директор Яворский О.В.

Остаток в сумме 100 руб. 00 коп. был принят в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

В журнале хозяйственных операций ООО «Жилищник» были сделаны следующие записи:

выданы Романову А.С. в подотчет из кассы денежные средства в сумме 1000 руб. 00 коп. на приобретение материалов

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 50 «Касса»;

утвержден авансовый отчет на сумму 800 руб. 00 коп.

Дебет счета 10 «Материалы» субсчет 1 «Сырье и материалы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

остаток неиспользованных денежных средств внесен Романовым А.С. в кассу предприятия в сумме 100 руб. 00 коп.

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

материалы списаны в производство в сумме 800 руб. 00 коп.

Дебет счета 20 «Основное производство»,

Кредит счета 10 «Материалы» субсчет 1 «Сырье и материалы».

В том случае, если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается.

ООО «Жилищник» стремится организовать свои расчеты с подотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетные лица вовремя отчитывались по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности и правила списания подотчетных сумм специальным приказом. Если же, на предприятии возникнет ситуация, когда работник несвоевременно предоставил отчет по подотчетным суммам, и не вернул в кассу предприятия неиспользованный остаток, то она будет решена следующим способом:

работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности из заработной платы работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в суде.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работника);

Решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержаний.

Корреспонденция счетов операций по удержанию из заработной платы с работника невозвращенной подотчетной суммы приведена в таблице 2.

Таблица 2 - Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Жилищник» при удержании с работника невозвращенной подотчетной суммы.

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит	Сумма
1	Выданы в подотчет денежные средства работнику из кассы предприятия на покупку материалов	71	50	2000-00
2	Утвержден авансовый отчет	10.1	71	1670-00
3	Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачу	94	71	780-00
4	Отражена задолженность перед предприятием	73.2	94	780-00
5	Начислена заработная плата работнику	20	70	12500-00
6	Удержан налог на доходы физических лиц	70	68.1	1625-00
7	Удержана невозвращенная сумма аванса	70	73.2	780-00
8	Выдана работнику заработная плата из кассы предприятия	70	50	10095-00

Стоимость невозвращенного аванса не признается объектом налогообложения по единому социальному налогу, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

При невозврате в срок денег, полученных под отчет, к работнику не переходит право собственности на них. Обязанность вернуть деньги у него по-прежнему остается. Подотчетные суммы остаются собственностью предприятия, а не сотрудника. Следовательно, не возвращенные в срок денежные средства не являются доходом подотчетного лица, поэтому налог на доходы физических лиц и единый социальный налог на них начислены не будут. Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование также не начисляются. Основанием для не начисления служит п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Если же организация не удержала долг из заработной платы сотрудника, и сотрудник уволился, так и не вернув деньги, организации необходимо доначислить единый социальный налог на сумму невозвращенного долга.

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование не начисляются. Основанием для не начисления служит п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

А вот страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса придется начислить. Этого требует Федеральный закон от 24.07.1998г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Иногда случается, что работник представил авансовый отчет, но:

нет чека контрольно-кассовой техники;

нет счета-фактуры;

первичные (оправдательные) документы имеют дефекты.

В данном случае это не является поводом для включения выданных под отчет денег в доход работника, облагаемым налогом на доходы физических лиц. Тем более в виду отсутствия дохода не начисляются единый социальный налог и пенсионные взносы с таких подотчетных сумм.

Если организация покупает материальные ценности за наличный расчет, то сумму налога на доходы физических лиц корректно отражать проводкой по дебету счета 19 и кредиту счета 71. Корреспонденция по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не предусмотрена Инструкцией по применению Плана счетов (утверждена приказом Минфина России от 31.10.2000г. № 94н). Однако в данном случае логично поступать также, как и при учете материалов.

Стало уже хорошей традицией отмечать различные праздники всем коллективом ООО «Жилищник». Порядок отражения в бухгалтерском учете расходов на проведение таких мероприятий возможно рассмотреть на примере.

Пример.

В декабре 2016г. ООО «Жилищник» оплатило ресторану для своих сотрудников праздничный ужин в честь празднования Нового года. Для этого на один вечер был арендован банкетный зал. За аренду организация заплатила 4000 руб.

На покупку продуктов для праздничного ужина из кассы организации было выдано 16000 руб. Эту сумму получила под отчет экономист Брюшкова К.В. Продукты она закупила в магазинах розничной торговли. Задолженности по подотчетным суммам сотрудник не имеет. Директором организации Яворским О.В. был издан приказ о проведении праздничного мероприятия. Брюшкова К.В. предоставила авансовый отчет с приложением кассовых чеков. Авансовый отчет приняла и проверила главный бухгалтер Дембинская М.В., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Дембинская М.В., утвердил отчет директор Яворский О.В.

В журнале хозяйственных операций ООО «Жилищник» были сделаны следующие записи:

перечислена предоплата за аренду банкетного зала в сумме 4000 руб.

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,

Кредит счета 51 «Расчетные счета»;

расходы по аренде банкетного зала включены в прочие расходы в сумме 4000 руб.

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы»,

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

выданы денежные средства под отчет из кассы Брюшковой К.В. на покупку продуктов в сумме 16000 руб.

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 50 «Касса»;

на основании авансового отчета на сумму 16000 руб. отражена стоимость приобретения продуктов питания и напитков

Дебет счета 10 «Материалы» субсчет 6 «Прочие материалы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

списаны продукты питания и напитки в сумме 16000 руб.

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы»,

Кредит счета 10 «Материалы» субсчет 6 «Прочие материалы».

2.3 Служебные командировки внутри страны: документация и учет

Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999г. № 33н. Так, в отношении расходов на служебные командировки все условия признания расхода в учете выполняются только при возвращении из командировки и сдаче авансового отчета. В бухгалтерском учете, расходы по командировке, приходящейся как на предыдущий период, так и на текущий отчетные периоды, признаются в учете полностью в отчетном периоде, в котором авансовый отчет утвержден руководителем организации.

С 25 октября 2016 года порядок направления работников в служебные командировки регламентируется Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работника в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Рассмотрим пример документального оформления на предприятии служебной командировки и отчета по израсходованным суммам.

В ООО «Жилищник» утверждено Положение о порядке возмещения суточных работникам, направляемым в служебные командировки (Приложение 17). Согласно данному Положению, размер суточных работникам, направляемым в командировки в г. Москву и Московскую область составляет 700 рублей, во все остальные города Российской Федерации - 1000 рублей в сутки.

Расходы по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 1000 руб. в сутки. Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходование за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.

В ноябре 2016г. ООО «Жилищник» направил в служебную командировку в город Брянск на 3 дня для участия в семинаре «Управление общим имуществом многоквартирных домов» юриста Рубцов М.В. Задолженности по подотчетным суммам у Рубцова М.В. нет. С Рубцовым М.В. заключен трудовой договор.

Рубцову М.В. по расходному кассовому ордеру № 423 от 30.10.2016г. по распоряжению руководителя был выдан аванс из кассы на сумму 6000 рублей.

Для обоснования командировки Рубцова М.В. имеются следующие документы:

договор с институтом экономики, управления и социальных отношений города Брянска с 03.11.2016г. по 05.11.2016г.;

приказ руководителя № 1 от 26.10.2016г. по унифицированной форме № Т-9 о направлении в командировку Рубцова М.В. сроком на 3 дня, с 02.11.2016г. по 04.11.2016г. в город Брянск (Приложение 18);

служебное задание № 1 от 26.10.2016г. по унифицированной форме № Т-10а (Приложение 19);

командировочное удостоверение Рубцова М.В. № 1 от 26.10.2016г., подписанное руководителем и заверенное печатью организации (Приложение 20).

После приезда из командировки Митрофанова Н.В. предоставила в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 на сумму 6076 руб. 50 коп. с приложением следующих оправдательных документов:

железнодорожный билет Москва - Брянск (время выбытия 02.11.2009г в 23:50) на сумму 779 руб. 20 коп., в т.ч. налог на добавленную стоимость - 118 руб. 51 коп. (Приложение 21);

железнодорожный билет Брянск - Москва (время прибытия 04.11.2009 в 04:52) на сумму 497 руб. 30 коп., в т.ч. налог на добавленную стоимость - 49 руб. 42 коп. (Приложение 22);

бланк строгой отчетности на проживание в гостинице «Центральная» за 3 суток на сумму 1800 руб., в т.ч. налог на добавленную стоимость 247 руб. 58 коп., налог на добавленную стоимость выделен в бланке строгой отчетности отдельной строкой;

распоряжение руководителя на оплату суточных из расчета 1000 руб. за день (за 3 дня командировки) - 3000 руб;

командировочное удостоверение № 1 от 26.10.2009г.

Рубцов М.В. не смог предоставить документы на проезд из г. Владимира до г. Москвы и из г. Москвы до г. Владимира, поскольку добирался до этих пунктов назначения на такси. Водитель такси не предоставил Рубцову М.В. чек контрольно-кассовой техники. Поскольку в нормативном акте ООО «Жилищник» оплата расходов на такси к месту командировки и обратно не предусмотрена, оправдательных документов Рубцов М.В. не предоставил, такие расходы работнику не были возмещены.

Главный бухгалтер Дембинская М.В. определила сумму оплаты командировочных расходов, которые не подлежат обложению налогу на доходы физических лиц. Командировочные расходы, не подлежащие обложению налогу на доходы физических лиц:

проезд по маршруту Владимир - Брянск - Владимир в сумме 1276 руб. 50 коп.;

проживание в гостинице «Центральная» в сумме 1800 руб;

суточные в сумме 2100 руб.

Сумма оплаты командировочных расходов, освобождаемых от обложения налога на доходы физических лиц, составляет 5176 руб.50 коп.

Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам представлена в таблице 3.

Таблица 3 - Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам за ноябрь 2016г.

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит	Сумма
1	Выдан аванс сотруднику на командировку из кассы	71.1	50.1	6000-00
2	В состав расходов включена оплата гостиницы, проезда, суточные	20	71.1	5660-99
3	Учтена сумма налога на добавленную стоимость на проживание и проезд	19.3	71.1	415-51
4	Налог на добавленную стоимость принят к вычету	68.1	19.3	415-51
5	Перерасход по авансовому отчету выдан из кассы предприятия	71.1	50.1	76-50

В данном случае вся сумма суточных в размере 3000 руб. включается в расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль. В целях исчисления налога на доходы физических лиц в состав налогооблагаемого дохода работника включена сумма суточных, превышающая нормативы.

3000 руб. - (700 руб. x 3 дня) = 900 руб.

Сумма налога на доходы физических лиц, удержанных с Рубцова М.В. составила 117 руб. (900 руб. x 13%).

Бывает, что работники теряют документы, имеющие отношение к служебным командировкам. Например, документы, подтверждающие расходы по проживанию. Однако утеря таких документов не означает, что работник в командировке нигде не проживал и не нес таких расходов. Работодатель может установить в коллективном договоре или ином локальном акте любой порядок компенсации расходов по найму жилья при утере оправдательных документов. В организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, при утере оправдательных документов по расходам на наем жилого помещения, сумма, возмещаемая работнику, составляет 12 рублей в сутки.

При непредставлении работником документов, подтверждающим оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. В случае возмещения работодателем расходов, не подтвержденных документально сверх установленных норм данные суммы будут облагаться налогом на доходы физических лиц.

При утере оправдательных документов затраты по проезду в командировку возместить возможно. Можно получить заверенные копии утерянных документов или справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов.

Если в коллективном договоре или локальном акте не предусмотрен порядок компенсации расходов по проезду при утере оправдательных документов, руководитель предприятия в случае командировки сотрудника по территории РФ имеет право разрешить возместить оплату проезда по минимальной стоимости.

Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление работника о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и хранится в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.

В организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, данные расходы возмещаются в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

ГЛАВА 3. КОНТРОЛЬ И ОЦЕНКА СОСТОЯНИЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ЖИЛИЩНИК»

3.1 Состояние внутреннего контроля операций с подотчетными лицами

В бухгалтерском учете операции по учету расчетов с подотчетными лицами отражаются достаточно просто, однако постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям.

Контроль расчетов с подотчетными лицами проводится с целью выявления нарушений и злоупотреблений в данной области финансово-хозяйственной деятельности предприятия, ошибок и недостоверной информации в отчетности, нахождения и наказания виновных.

Назначение контроля расчетов с подотчетными лицами - это проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности.

Поэтому на предприятии должен быть налажен строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возврата в кассу неизрасходованных денежных авансов.

Особенно этот контроль должен быть тщательным на этапе соприкосновения бухгалтерского и налогового учетов. Не все расходы организации, понесенные в процессе финансово-хозяйственной деятельности, возможно списать на себестоимость продукции, многие из них нормируются законодательством РФ, как, например, командировочные, представительские, затраты на использование для служебных поездок личных автомобилей и т.д. Зная это, фискальные и другие контролирующие органы уделяют этому разделу учета повышенное внимание.

Кроме того, правильность, точность списания, своевременность разнесения подотчетных сумм способствует установлению хороших доверительных отношений между сотрудниками различных подразделений предприятия, что является немаловажным фактором в деятельности организации.

Контроль за проведением расчетов с подотчетными лицами позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

Внутренний бухгалтерский контроль расчетов с подотчетными лицами в ООО «Жилищник» осуществляется на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки, а также журнала регистрации авансовых отчетов. Лицом, ответственным за проведение внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «Жилищник», назначена главный бухгалтер Витеева О.М.

Внутренняя бухгалтерская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «Жилищник» проходила 28 октября 2016г., за период с 01.07.2016г. по 30.09.2016г. Количество авансовых отчетов за проверяемый период (3 квартал 2016 года) составило 25.

Основными документами, которые подвергаются изучению при проверке учета расчетов с подотчетными лицами, являются:

авансовые отчеты;

журнал регистрации авансовых отчетов;

приказы о направлении сотрудников в командировку;

список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

сметы представительских расходов;

приказы об утверждении смет представительских расходов.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основные из них были проведены в ООО «Жилищник». К ним относятся:

проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

проверка правильности возмещения командировочных расходов.

проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов;

проверка правильности отражения в учете налога на добавленную стоимость по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения;

проверка правильности отражения в учете сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам;

проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами;

проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами

Проверка документального оформления авансовых отчетов ООО «Жилищник»» показала, что в авансовых отчетах имеются все необходимые подписи, суммы остатка на конец выведены верно, сроки сдачи отчетов не нарушены. Более того, все авансовые отчеты в обязательном порядке регистрируются бухгалтером в журнале сданных авансовых отчетов с указанием фамилии подотчетного лица, даты сдачи отчета и суммы отчета. Бухгалтером проставляется корреспонденция счетов в соответствии с рабочим планом счетов, утвержденным в составе приказа об учетной политике.

К авансовым отчетам при приобретении материалов, канцелярских товаров и хозяйственных принадлежностей в обязательном порядке прикладываются счета-фактуры и чеки контрольно-кассовых машин с выделенной суммой налога на добавленную стоимость (при условии, что предприятие-продавец является плательщиком налога на добавленную стоимость). Приобретение товарно-материальных ценностей в организациях розничной торговли подтверждается также товарными чеками, с четким указанием в них необходимых реквизитов и полной расшифровкой приобретенных материалов.

На каждое подотчетное лицо в ООО «Жилищник» открыт аналитический счет к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами.

Как показывает практика, наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии классифицируются следующим образом:

Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия;

систематическая выдача сумм под отчет без необходимости с последующим возвратом их в кассу.

При проведении внутренней проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «Жилищник» были обнаружены следующие нарушения:

из кассы предприятия в подотчет были выданы денежные средства по расходному кассовому ордеру № 742 от 26.08.2016г. инженеру технического отдела Кузнецову А.С., который не указан в списке лиц, имеющих право получать из кассы денежные средства в подотчет, утвержденному руководителем предприятия;

при проверке авансового отчета № 150 от 29.08.2016г. установлено, что водителю Романову А.С., не отчитавшемуся по ранее полученному авансу, были выданы в подотчет денежные средства;

систематически происходит выдача сумм под отчет с последующим возвратом их в кассу.

В организации случается ситуация, когда на конец дня в кассе образуется остаток денежных средств, превышающий лимит кассы. Лимит кассы в ООО «Жилищник», согласованный с банком, составляет 26000 руб. Чтобы не попасть под штрафные санкции, ООО «Жилищник» выдает деньги под отчет своим сотрудникам без необходимости, тем самым нарушая требования Порядка о целевом использовании денежных средств. Поступив таким образом, предприятие имеет возможность на следующий день оформить возврат подотчетных сумм в кассу от подотчетных лиц. Такая операция дает возможность избежать штрафных санкций за превышение лимита кассы.

Однако, систематически выдавая суммы под отчет без необходимости с последующим возвратом их в кассу, ООО «Жилищник» допускает нарушение порядка выдачи подотчетных сумм.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

неполное заполнение реквизитов командировочного удостоверения (отсутствие печатей в пунктах назначения, отметок);

несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм;

несоответствие маршрута командирования, длительности пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении.

В 3 квартале 2016г. работники предприятия в служебную командировку не направлялись.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.

нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм;

4. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

В ООО «Жилищник» нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами не выявлены.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

Одним из направлений внутреннего бухгалтерского контроля является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям п. 11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Банка России № 40.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при расчетах с подотчетными лицами являются:

отсутствие в учреждении утвержденного приказом руководителя учреждения списка лиц, которым разрешено получать деньги в подотчет;

несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ (услуг);

несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;

списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности учреждения или за счет использования чистой прибыли;

отсутствие утвержденных руководителем учреждений смет представительских расходов;

отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

отсутствие визы руководителя учреждения или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

выдача денег под отчет лицам, не являющимся работником учреждения, без соответствующего основания.

Таким образом, в целях недопущения нарушений, необходимо усилить контроль со стороны руководителя предприятия за учетом расчетов с подотчетными лицами.

3.2 Оценка состояния расчетов с подотчетными лицами и рекомендации по совершенствованию учета

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами в ООО «Жилищник» ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Необходимо отметить, что большое внимание следует обращать на наличие первичных документов (авансовые отчеты, журнал регистрации авансовых отчетов, список лиц, которым разрешено получение наличных средств из кассы, заявление на выдачу денег из кассы) и правильность их оформления.

Все необходимые приказы на предприятии имеются. Установленные сроки отчета о подотчетных денежных средствах соблюдаются. Все оправдательные документы, оформленные соответствующим образом, на предприятии имеются. Оправдательные документы ненадлежащего качества к учету бухгалтерией не принимаются.

Однако, в процессе оценки правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Жилищник» были выявлены отдельные нарушения: денежные средства выдаются в подотчет лицам, не указанным в списке, утвержденном руководителем, а также выдаются денежные средства лицам, не отчитавшимся по ранее полученному авансу. Таким образом, внутренний контроль на предприятии признать удовлетворительным нельзя.

На основе полученных результатов считается целесообразным выработать следующие рекомендации для ООО «Жилищник», в части оптимизации расчетов с подотчетными лицами и дальнейшего недопущения ошибок и нарушений:

Предусмотреть в Учетной политике организации проведение инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, в том числе и с подотчетными лицами. В качестве формы для отражения результатов инвентаризации выбрать утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88 унифицированную форму ИНВ-17 и Приложение к ней, в котором необходимо обязательно расшифровывать расчеты по выданным суммам в зависимости от назначения, отражать все имеющиеся первичные документы, показывать даты возникновения задолженности, указывать должностных лиц, виновных в пропуске предельных сроков погашения задолженности.

Своевременно сдавать сверхлимитные денежные средства, находящиеся в кассе, в учреждения банка, чтобы не нарушать требования Порядка целевого использования наличных средств;

Тщательно следить за сроками возврата в кассу предприятия выданных в подотчет денежных средств;

Более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц и все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов.

Для оперативного учета получения и возврата денежных средств на предприятии желательно иметь специальный учетный регистр, например, Журнал контроля выдачи и возврата денежных средств подотчетными лицами.

Работник бухгалтерии, ведущий такой журнал имеет возможность:

отследить погашение задолженности работником полученных наличных средств;

информировать администрацию о наличии сумм за подотчетными лицами, по которым отсутствует отчет по выданным ранее деньгам при оформлении заявки на получение наличных в банке;

подтвердить отсутствие задолженности конкретного лица по ранее полученным деньгам для получения новой суммы денежных средств.

Отметку этого работника бухгалтерии можно поставить на приказе (распоряжении) руководителя на выдачу наличных денег подотчетному лицу. Записи в этом регистре корреспондируют с записями в счетах бухгалтерского учета, прежде всего по кассе. Лицом, ответственным за ведение журнала назначить главного бухгалтера Дембинскую М.В., ведущую все операции на данном участке учета.

В бухгалтерии предприятия необходимо завести журнал регистрации авансовых отчетов и осуществлять регистрацию только тех, которые соответствуют требованиям оформления;

Усовершенствовать имеющееся на предприятии Положение о направлении сотрудников в служебные командировки.

В Положении необходимо указать перечень достаточных документов для правильного оформления командировочных расходов, предусмотреть перечень первичных оправдательных документов, прикладываемых к авансовому отчету. В коллективном договоре или локальном акте ООО «Жилищник» не предусмотрен порядок компенсации расходов по проезду и найму жилого помещения при утере оправдательных документов. В данном случае необходимо разработать и утвердить суммы, возмещаемые при утере оправдательных документов. Кроме того, в Положении необходимо утвердить возмещаемые расходы по бронированию жилого помещения, а также возмещение дополнительных расходов.