Действующая практика учета расчетов с подотчетными лицами на материалах ООО "Жилищник"

Организовать более жесткий контроль над кассовыми операциями с целью недопущения выдачи денежных средств сотрудникам, имеющим задолженность перед предприятием по другим подотчетным суммам.

Необходимо осуществлять ежемесячную проверку по остаткам на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с целью организации своевременного возврата излишне израсходованных денежных средств сотрудникам или остатков денежных средств, находящихся на руках у подотчетных лиц.

10. Руководителю предприятия организовать контроль за выше перечисленными рекомендациями.

В заключение следует отметить, что перечень предложенных мероприятий достаточен для того, чтобы наладить систему контроля за учетом расчетов с подотчетными лицами в ООО «Жилищник», ликвидировать ошибки, выявленные в результате внутренней проверки и не допускать возникновения новых нарушений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами на предприятии должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

В работе рассмотрены теоретические основы организации учета расчетов с подотчетными лицами с учетом всех последних изменений, даны определения подотчетным лицам и подотчетным суммам. Также был охарактеризован порядок выдачи подотчетных сумм из кассы организации и порядок документирования подотчетных денежных средств.

Командировки постоянно создают проблемы бухгалтерам. Мало того, что нужно подготовить множество документов для отчетности, у сотрудников также возникают вопросы по разным аспектам деловой поездки.

В выпускной квалификационной работе также было проведено исследование ведения учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии города Владимира ООО «Жилищник».

На основании данных исследований, можно сделать определенные выводы.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие под отчет наличные денежные средства на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы. В организациях для выдачи денежных средств под отчет используется Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров ЦБ РФ. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.

Для учета денежных средств, выданных под отчет, юридическими лицами всех форм собственности, используется форма № АО-1 «Авансовый отчет». На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Неизрасходованные наличные деньги должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы.

Выдача наличных денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. Основанием для выдачи подотчетных сумм на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя организации о направлении работника в командировку. Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором указывается целевое назначение подотчетной суммы. Возврат неизрасходованных сумм оформляется приходным кассовым ордером. Расходование подотчетных сумм на иные цели не допускается.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с рабочим Планом счетов. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

При осуществлении предпринимательской деятельности хозяйствующими субъектами нередко возникает необходимость направления работников организации для выполнения тех или иных функций за пределами местности, в которой работник постоянно проживает и выполняет функции, закрепленные трудовым договором. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. Командировочные расходы могут быть отнесены на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91), а также на счета учета, на которых формируется фактическая себестоимость или первоначальная стоимость приобретенного имущества.

Для успешного ведения финансово-хозяйственной деятельности и, в частности, для заключения выгодных контрактов, привлечения капиталов инвесторов, заимодавцев, кредиторов и решения иных подобных задач не обойтись без проведения официальных приемов. Обычаи делового оборота требуют достойного обслуживания представителей других организаций, участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, участников заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Представительскими расходами являются расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Для того, чтобы организовать своевременный и полный контроль в организации за движением подотчетных средств и их целевом использовании, на предприятии должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые могут получать денежные средства под отчет. Кроме того, все подотчетные лица должны быть проинструктированы, каким образом должны быть оформлены оправдательные документы. Также на предприятии должны быть установлены сроки, на которые подотчетному лицу будут выданы наличные денежные средства.

Реформа бухгалтерского учета практически не затронула данный вид расчетов, неизменными остались правовая база таких операций, круг документов и регистров учета, оформляемых при этом, и многое другое. В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций - с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте, расчетами, перемещением ценностей (внеоборотные и оборотные активы), оплатой услуг, формированием затрат и стоимости ценностей, налогообложением, удержаниями из заработной платы работников, специфически решенных правовых отношений, использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии, и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами. Соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета и в отчетности, в налоговом учете и т.д. позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

Основными рекомендациями по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Жилищник» являются:

- своевременно сдавать сверхлимитные денежные средства, находящиеся в кассе, в учреждения банка, чтобы не нарушать требования Порядка целевого использования наличных средств;

- тщательно следить за сроками возврата в кассу предприятия выданных в подотчет денежных средств;

- более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц и все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов.

Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001г. № 197-ФЗ (в редакции Федерального закона от 22.07.2008 № 157-ФЗ)

Налоговый кодекс РФ, часть первая от 31.07.1998г. № 146-ФЗ и часть вторая от 05.08.2000г. № 117-ФЗ (в редакции от 04.12.2012, с изменениями от 30.04.2013)

Федеральный закон от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции Федерального закона от 03.11.2006 № 183-ФЗ)

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»

Постановление Правительства РФ от 26.12.2005г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в редакции Постановления Правительства РФ от 24.12.2008г. № 1079)

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки»

Постановление Правительства РФ от 06.05.2008г. № 359 «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов без применения контрольно-кассовой техники»

ПБУ № 10/99 «Расходы организации», утвержденное Приказом Минфина РФ 06.05.1999г. № 33н. (в редакции Приказа Минфина РФ от 18.09.2006г. № 116н)

ПБУ № 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. № 106н.

Приказ Минфина РФ от 02.08.2004г. № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в редакции Приказов Минфина РФ от 12.07.2006г. № 92н, от 09.12.2008г. № 139н)

План счетов и Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н.

Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40.

Анциферова И.В. Бухгалтерский финансовый учет. М.: Дашков и К, 2013. C. 152.

Захарьин В.Р. Бухгалтерский учет в целях налогообложения. М.: Налоговый вестник, 2014. С.140-142.

Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. М.: Инфра-М, 2014. С. 53.

Кислов Д.В. Расчеты с подотчетными лицами: практическое пособие. М.: НалогИнформ. 2014. С. 63-65.

Крутякова Т.Л. Расходы и налоги. М.: АйСи Групп. 2015. С. 26-28.

Ларионов А.Д. Бухгалтерский учет. М.: Велби. 2013. С. 141.

Соколов Ю.А. Операции с подотчетными лицами. М.: Омега-Л, 2012. С. 43-45.

Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет. М.: Омега-Л, 2013. С. 132-134.

Тепляков А.Б. 11000 бухгалтерских проводок (с комментариями). М.: ГроссМедиа Ферлаг. 2012. С. 45.

Филина Ф.Н. Расчеты с подотчетными лицами. М.: Российский бухгалтер. 2012. С. 2-15.

Штокман О.А. Прочие расходы: сложные ситуации налогового учета. М.: ГроссМедиа Ферлаг. 2014. С.58.

В командировку по электронному билету// Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение. 2014. № 5. С. 76-78.

Инструктаж для тех, кому выдали деньги под отчет// Главбух. 2013. № 11. С. 38-42.

Какие документы подтверждают расходы по командировкам и что делать, в случае если они отсутствуют?// Горячая линия бухгалтера. 2013. № 1. С. 12-15.

Командировочные без документов не облагаются НДФЛ в пределах норм// Главбух. 2014. № 4. С. 6-8.

Командировочные расходы: оформление и налогообложение// Советник бухгалтера. 2014. № 2. С. 4-6.

Комментарии к Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»// Налоговый вестник. 2015. № 1. С.12-16.

Командировка с комфортом - выбираем грамотное обоснование// Главбух. 2014. № 15. С. 52-57.

Контрольные точки для проверки первичных документов подотчетника// Главбух. 2016. № 11. С. 27.

Направляем сотрудника в командировку// Московский бухгалтер. 2016. № 11. С. 5-8.

О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами// Налоговый вестник. 2015. № 9. С. 73.

Подотчетники: проблемы и решения// Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения. 2015. № 9. С. 10-14.

Подотчетники: неоднозначные вопросы учета// Главная книга. 2015. № 18. С. 12.

«Подотчетный» НДС: самый безопасный вариант учета// Главбух. 2015. № 11. С. 28-33.

Размещено на Allbest.ru