Размещено на http://www.allbest.ru/

ОТЧЕТ ПО ПРАКТИКЕ

Обеспечение безопасности документов архива



СОДЕРЖАние

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. МЕТОДЫ И СПОСОБЫ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ

1.1 Законодательные методы

1.2 Административные методы

1.3 Технические методы защиты информации

2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

2.1 Стихийные бедствия

2.2 Угроза террористического акта

2.3 Физическое повреждение

2.4 Угроза хищений

2.5 Кадровая ситуация

2.6 Анализ потенциальных угроз

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ



ВВЕДЕНИЕ

Документы, имеющие непреходящую историческую, научную, социальную, экономическую, политическую и культурную ценность в составе Архивного фонда Российской Федерации[1], выступают в современном мире как мощный фактор влияния на все сферы государственной и общественной жизни. При этом они сами находятся под постоянным воздействием негативных внешних обстоятельств.

Несмотря на общепризнанную научную и культурную ценность, архивные документы постоянно подвергаются внешним и внутренним угрозам: пожары, затопления, террористические акты, нарушение правил хранения, хищения сотрудниками и посторонними лицами. В последние два десятилетия ситуация особенно обострилась: степень риска физического повреждения документов достигла кризисного состояния, а объектами хищения сделались не только отдельные документы, но и целые единицы хранения.

Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007 г.), обеспечение сохранности - это «комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии»[2]. Названный комплекс включает правила и рекомендации в области осуществления строительства зданий архивов, их оборудования, размещения фондов, топографирования, соблюдения нормативных условий хранения, размещения фондов, выдачи и проверки наличия дел и документов на стадиях их движения и др. Однако практическая реализация этих задач многими архивными учреждениями не охватывает весь комплекс взаимосвязанных и взаимообусловленных факторов опасности, действие которых может привести и нередко приводит к повреждению, утратам или уничтожению архивных документов[3].



1. МЕТОДЫ И СПОСОБЫ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ

В первом приближении все методы защиты информации можно разделить на три класса:

· законодательные;

· административные;

· технические.

1.1 Законодательные методы

Законодательные методы определяют кто и в какой форме должен иметь доступ к защищаемой информации, и устанавливают ответственность за нарушения установленного порядка. Такие законы описывают, кто и при каких условиях имеет, а кто не имеет право доступа к определенной информации. Однако законодательные методы не способны гарантировать выполнение установленных правил, они лишь декларируют эти правила вместе с мерой ответственности за их нарушение.

1.2 Административные методы

Административные методы заключаются в определении процедур доступа к защищаемой информации и строгом их выполнении. Контроль над соблюдением установленного порядка возлагается на специально обученный персонал. Чтобы случайный человек не прочитал важный документ, такой документ нужно держать в охраняемом помещении. Чтобы из библиотеки не пропадали в неизвестном направлении книги, необходимо вести учет доступа к библиотечным ресурсам. Современные административные методы защиты информации весьма разнообразны. Например, при работе с документами, содержащими государственную тайну, сначала необходимо оформить допуск к секретным документам. При получении документа и возврате его в хранилище в журнал регистрации заносятся соответствующие записи. Работа с документами разрешается только в специально оборудованном и сертифицированном помещений. На любом этапе известно лицо, несущее ответственность за целостность и секретность охраняемого документа. Схожие процедуры доступа к информации существуют и в различных организациях, где они определяются корпоративной политикой безопасности. Например, элементом политики безопасности может являться контроль вноса и выноса с территории организации носителей информации (бумажных, магнитных, оптических и др.). Административные методы защиты зачастую совмещаются с законодательными и могут устанавливать ответственность за попытки нарушения установленных процедур доступа.

1.3 Технические методы защиты информации

В отличие от законодательных и административных, призваны максимально избавиться от человеческого фактора. Действительно, соблюдение законодательных мер обуславливается только добропорядочностью и страхом перед наказанием. За соблюдением административных мер следят люди, которых можно обмануть, подкупить или запугать. Таким образом, можно избежать точного исполнения установленных правил. А в случае применения технических средств зашиты перед потенциальным противником ставится некоторая техническая (математическая, физическая) задача, которую ему необходимо решить для получения доступа к информации. В то же время легитимному пользователю должен быть доступен более простой путь, позволяющий работать с предоставленной в его распоряжение информацией без решения сложных задач. К техническим методам защиты можно отнести как замок на сундуке, в котором хранятся книги, так и носители информации, самоуничтожающиеся при попытке неправомерного использования. Правда, такие носители гораздо чаще встречаются в приключенческих фильмах, чем в реальности.

Применительно к информационной безопасности, технические методы защиты призваны обеспечить решение задач информационной безопасности.

В настоящее время для получения конфиденциальной информации злоумышленниками, в том числе и промышленными шпионами, используются самые разнообразные средства и способы проникновения на объекты, разработанные на основе последних достижений науки и техники, с использованием новейших технологий в области миниатюризации в интересах скрытного их использования. Для противодействия этому натиску службы безопасности оснащаются необходимой аппаратурой, не уступающей по надежности и функциональным возможностям аппаратуре злоумышленников. Инженерно-техническое обеспечение безопасности информации путем осуществления необходимых технический и организационных мероприятий должно исключать:

неправомочный доступ к аппаратуре обработки информации путем контроля доступа в производственные помещения;

неправомочный вынос носителей информации персоналом, занимающимся обработкой данных, посредством выходного контроля в соответствующих производственных помещениях;

несанкционированное введение данных в память, изменение или стирание информации, хранящейся в памяти;

неправомочное пользование системами обработки информации и незаконное получение в результате этого данных;

доступ в системы обработки информации посредством самодельных устройств и незаконное получение данных;

возможность неправомочной передачи данных через компьютерную сеть;

бесконтрольный ввод данных в систему;

обработку данных заказчика без соответствующего указания последнего;

неправомочное считывание, изменение или стирание данных в процессе их передачи или транспортировки носителей информации.

Методы защиты информации от большинства угроз базируются на инженерных и технических мероприятиях. Инженерно-техническая защита -- это совокупность специальных органов, технических средств и мероприятий, функционирующих совместно для выполнения определенной задачи по защите информации.

Инженерно-техническая защита использует следующие средства:

физические средства;

аппаратные средства;

программные средства;

криптографические средства.

Физические средства включают в себя различные инженерные средства и сооружения, препятствующие физическому проникновению злоумышленников на объекты защиты и защищающие персонал (личные средства безопасности), материальные средства и финансы, информацию от противоправных действий.

По уровню физической защиты все зоны и производственные помещения могут быть подразделены на три группы:

тщательно контролируемые зоны с защитой высокого уровня;

защищенные зоны;

слабо защищенные зоны.

К аппаратным средствам относятся приборы, устройства, приспособления и другие технические решения, используемые в интересах обеспечения безопасности.

В практике деятельности любой организации находит широкое применение самая различная аппаратура: от телефонного аппарата до совершенных автоматизированных информационных систем, обеспечивающих ее производственную деятельность. Основная задача аппаратных средств -- стойкая безопасность коммерческой деятельности.

Программные средства -- это специальные программы, программные комплексы и системы защиты информации в информационных системах различного назначения и средствах обработки данных.

Криптографические средства -- это специальные математические и алгоритмические средства защиты информации, передаваемой по сетям связи, хранимой и обрабатываемой на компьютерах с использованием методов шифрования.

Очевидно, что такое деление средств безопасности информационных систем достаточно условно, так как на практике очень часто они и взаимодействуют и реализуются в комплексе в виде программно-аппаратной реализации с широким использованием алгоритмов закрытия информации.

Следует отметить, что назначение указанных выше механизмов может быть разнообразным. Некоторые из них предназначены для уменьшения риска угроз, другие обеспечивают защиту от этих угроз, третьи их обнаруживают. При этом для каждого из механизмов важную роль играют методы криптографии, позволяющие создавать более совершенные средства защиты.

При создании системы физической безопасности (как и информационной безопасности вообще) должен стать анализ угроз (рисков) как реальных (в данный момент), так и потенциальных (в будущем).

По результатам анализа рисков с использованием средств оптимизации формируются требования к системе безопасности конкретного предприятия и объекта в конкретной обстановке. Завышение требований приводит к неоправданным расходам, занижение -- к возрастанию вероятности реализации угроз.



2. Обеспечение безопасности документов архива

Архивы находятся под воздействием внешних и внутренних угроз: стихийные бедствия; террористические акты; нарушение режимных условий, правил хранения, учета, использования архивных документов; хищения сотрудниками и посторонними лицами. Каждый из названных факторов опасности требует применения индивидуальных (специфических) методических, организационных и технических средств и методов защиты, способных предотвратить их действие.

Угроза - вероятностная характеристика, определяющая совокупность факторов опасности, воздействию которых может реально подвергаться учреждение культуры (архив). Фактор опасности - действие или явление, которое может привести к повреждению или уничтожению материальных и культурных ценностей (в нашем случае - архивных документов), а также угрожающее здоровью или жизни людей. Хищение - противоправное безвозмездное изъятие имущества учреждения культуры (архива) или культурных ценностей, совершенное с корыстной целью в пользу виновного или других лиц. Защищенность объекта - качественный показатель, характеризующий уровень безопасности объекта. Риск - состояние системы безопасности объекта (архива), которое по условиям ее функционирования может объективно не предотвратить возникновение фактора опасности. Безопасность фондов - состояние защищенности архивных фондов от воздействия различных факторов опасности, возникающих при неблагоприятных условиях их хранения.

Гриф секретности -- реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и/или в сопроводительной документации на него.

Степень секретности сведений, составляющих государственную тайну, должна соответствовать степени тяжести ущерба, который может быть нанесён безопасности государства вследствие распространения указанных сведений.

В Российской Федерации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. N 870. «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» сведения, отнесённые к государственной тайне, по степени секретности подразделяются на сведения:

особой важности: К сведениям особой важности следует относить сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, научно-технической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб интересам Российской Федерации в одной или нескольких из перечисленных областей.

совершенно секретные: К совершенно секретным сведениям следует относить сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, научно-технической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб интересам министерства (ведомства) или отрасли экономики Российской Федерации в одной или нескольких из перечисленных областей.

секретные: К секретным сведениям следует относить все иные сведения из числа сведений, составляющих государственную тайну. Ущербом безопасности Российской Федерации в этом случае считается ущерб, нанесённый интересам предприятия, учреждения или организации в военной, внешнеполитической, экономической, научно-технической, разведывательной, контрразведывательной или оперативно-розыскной области деятельности.

Не допускается использование грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесённых к государственной тайне.

В Российской Федерации (как и в СССР до этого) также существует гриф конфиденциальности «для служебного пользования», который ставится на несекретные документы органов государственной власти, ограничение на распространение которых диктуется служебной необходимостью

2.1 Стихийные бедствия

Явления природы, отличающиеся большой разрушительной силой (пожары, землетрясения, наводнения, затопления и другие природные и бытовые катаклизмы), способные привести к масштабному уничтожению архивных комплексов. Проводимые ГПС МЧС России совместно с Росархивом проверки показали, что пожаробезопасность в настоящее время является одним из наиболее узких мест в состоянии защищенности многих архивов от внешних и внутренних факторов опасности[4]. Для изменения ситуации в марте 2007 г. по решению коллегии Минкультуры России была принята ведомственная целевая программа «Укрепление пожарной безопасности федеральных государственных архивов», направленная на улучшение условий хранения свыше 41 млн архивных дел федеральной собственности - одной из наиболее ценных частей государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия России. Программой намечен ряд крупных задач в части снижения вероятности возникновения пожаров, пожароопасных ситуаций, повышения готовности персонала к оперативному выявлению и ликвидации возгораний, подлежащих решению до 2009 г. В ходе их реализации в федеральных архивах осуществляется комплекс мер по замене электросети и электрооборудования, оснащению современными системами охранно-пожарной сигнализации и автоматики, укомплектованию нормативным количеством первичных средств пожаротушения и защитным снаряжением; обеспечению архивных объектов федеральной собственности нормативным числом сотрудников ГПС МЧС России[5]. Так, исходя из экспертных оценок эффективности применяемых средств защиты, разработаны Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Минкультуры России от 12 января 2009 г. № 3), предусматривающие, что архивы должны быть оборудованы системами оповещения и управления эвакуацией людей при пожарах в зданиях и сооружениях в соответствии с нормами пожарной безопасности «Проектирование систем оповещения людей о пожаре в зданиях и сооружениях (НПБ 104-03)»[6]. Согласно этим нормативам, в архивах устанавливается порядок использования систем оповещения и эвакуации людей, разрабатываются планы эвакуации с указанием лиц, которые имеют право приводить системы в действие.

Наиболее частыми причинами возникновения пожаров в архивах являются замыкание в электропроводке, возгорание электроприборов, неосторожное обращение с огнем, курение. Пожар, возникший по этим причинам, развивается медленно, сопровождаясь задымлением. В большинстве случаев именно образование дыма до появления открытого пламени является первым признаком возгорания. Обнаружение дыма становится основной задачей системы пожарной сигнализации. На ранней стадии возгорания локализовать пожар позволяет установка дымовых извещателей - приборов, реагирующих на частицы твердых или жидких продуктов горения. На стадии появления пламени, что сопровождается мгновенным возгоранием легковоспламеняющихся сухой бумаги, нитроосновы, жидкостей, быстроту локализации возгорания может обеспечить установка извещателей пламени - приборов, способных своевременно обнаружить огонь. Эффективны тепловые пожарные извещатели - приборы, контролирующие температуру в помещении, позволяющие задать параметры мгновенного срабатывания системы при превышении заданной температуры. Сигналы о срабатывании датчиков дыма должны поступать на единый диспетчерский пульт архива, а также на пульты пожарных служб. Обязательному оснащению средствами пожарной сигнализации подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, аварийные и запасные выходы из здания архива, а также основной вход (при отсутствии круглосуточного поста охраны). Установка ручных пожарных извещателей в местах повышенного риска и на маршрутах эвакуации обеспечивает раннее извещение о возгорании на пульт охраны посредством передачи сигнала любым сотрудником, оказавшимся на месте возгорания. Помимо средств обнаружения возгорания требуются ручные и автоматические средства активного пожаротушения: огнетушители, установки газового пожаротушения. Принцип действия последних основан на подаче в зону пожара газа, не поддерживающего горение (хладоны и их производные). Такие установки не наносят вреда документам и иным предметам, находящимся на объекте. К системам газового пожаротушения относятся и самосрабатывающие модули порошкового пожаротушения. Под действием температуры они взрываются и засыпают порошком зону горения, перекрывая доступ кислороду. Такой способ пожаротушения относительно недорог и экономичен. В чрезвычайных ситуациях, к сожалению, приходится прибегать к современным автоматическим системам водяного пожаротушения (спринклерным). Вода наносит ущерб бумаге и иным носителям информации. При выборе средств и способов пожаротушения в архивах, где сконцентрированы тонны бумаги, дерева, других горючих материалов, исключительно важно соблюдение требований минимального воздействия пожаротушащего реагента на защищаемые бумажные и иные носители информации. Специальные системы защиты от пожаров в архивах, в том числе применение тонкого распыления воды, требуют серьезного изучения и совершенствования с тем, чтобы свести к минимуму повреждение основы документа[7]. Согласно вышеназванным Специальным правилам пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, следует использовать преимущественно хладоновые и углекислотные огнетушители с учетом предельно допустимой концентрации огнетушащего вещества.



2.2 Угроза террористического акта

Акция, направленная на принуждение администрации учреждения культуры (архива) выполнить конкретные требования террористов или на привлечение внимания общественности и прессы к определенным личным или общественным проблемам, поставила архивы с конца 1990-х гг. перед необходимостью антитеррористической защищенности. Поэтому в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «О мерах по противодействию терроризму» от 15 сентября 1999 г. № 1040 по согласованию с МЧС России был принят План неотложных мероприятий по усилению безопасности федеральных архивных учреждений, утвержденный приказом Росархива от 20 сентября 1999 г. № 43. Руководителям уполномоченных органов в области архивного дела субъектов Российской Федерации в срочном порядке было направлено инструктивное письмо «О необходимых мерах антитеррористической защиты объектов» от 22 сентября 1999 г. № 5/818-К. Приказом Росархива от 28 марта 2001 г. № 24 утвердили согласованную с ГПС МЧС России Примерную инструкцию о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях[8].

2.3 Физическое повреждение

Степень риска физического повреждения документов к концу 1990-х гг. достигла кризисного состояния[9]. Ускорился быстротекущий процесс ухудшения состояния, качественных характеристик основы и текста документов, в том числе ранее отреставрированных: сказались массовое применение при создании документов низкосортной бумаги, клея, нарушения нормативных режимов хранения, технологического процесса реставрации и воспроизведения. Негативные явления отмечались на фоне роста общего объема дел в составе Архивного фонда Российской Федерации, неупорядоченных массивов архивных документов, а также отсутствия достаточного финансирования работ. Крайне ограниченные возможности лабораторий пока не позволяют в полном объеме развернуть работы по реставрации и микрофильмированию, организованные с учетом исторической ценности и физического состояния документов. Тем не менее за последние 20 лет в федеральных архивах документы ни разу не снимались с учета по причине их неисправимого повреждения, поскольку было обеспечено соблюдение основного принципа теории и практики архивного дела: дифференцированного, избирательного подхода с учетом приоритетов ценности, природы, физического состояния документов[10]. Нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов хранения документов поддерживаются с помощью специальных средств (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.); светонепроницаемых и светорассеивающих штор на окнах; защиты от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака); электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия. Определяющее значение для создания оптимальных климатических условий хранения документов имеет проектирование здания самого архива как объекта защиты в удалении от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), и др.[11]

2.4 Угроза хищений

Угроза хищений документов, в том числе с целью вывоза их за рубеж, усилилась в последние десятилетия из-за высокой стоимости архивных раритетов на антикварно-букинистическом рынке[12]. Объектами хищений стали как целостные единицы хранения (дела, альбомы, книги и т.д.), так и обособленные документы, марки, печати, автографы и др. Правда, хищения в архивах страны отмечались и прежде[13]. К сожалению, действующая система нормативного регулирования вопросов утрат и хищений[14] по-прежнему не в полной мере обеспечивает защиту архивных документов из-за несовершенства правоприменительной практики наказаний за хищения документов и иные противоправные действия, повлекшие утрату документов[15].

В защите от хищений важную роль играет система контроля доступа к документам (СКД), т.е. продуманное выделение в помещениях архива зон разной степени доступности (не менее трех): зона А - открытая публике (включая приемные и справочные помещения; читальные, выставочные, конференц-залы); зона Б - закрытая доступу публики (хранилища, лаборатории, мастерские; помещения для проведения работ по приему, описанию, учету, экспертизе документов); зона В - с контролируемым доступом (служебные кабинеты и помещения, являющиеся связующим звеном между зонами А и Б). Желательно выделять отдельную зону Г для хранения особо ценных архивных комплексов. Технические средства защиты, строго ограниченное число сотрудников, вход через пост охраны без сумок и верхней одежды позволяют обеспечить в этой зоне наиболее высокую степень защиты от угроз архивным документам. Основными элементами подобных систем являются считыватели, установленные на входах в зоны безопасности, и магнитные карточки, которые точно идентифицируют своих владельцев и уровень доступа в охраняемые зоны. СКД ведет централизованный сбор информации о входивших в зоны лицах. Принцип деления на зоны безопасности является классическим в теории защиты информации и доказал свою эффективность на многих секретных военных объектах страны.

Технические меры защиты документов от хищений в зонах повышенного риска включаются в единую систему безопасности наружного и внутреннего пространства архива с учетом его архитектурно-планировочных особенностей. Эти средства можно условно разделить на три группы.

Первая группа технических средств защиты позволяет зафиксировать кражу документа до момента его выноса за пределы охраняемого пространства. Это системы видеонаблюдения, устанавливаемые в читальных залах, хранилищах, других помещениях, где нет интенсивного потока людей. Они способствуют эффективному контролю за работой с документами, в частности с их помощью, при наличии достаточного масштаба изображения на мониторе, возможно, обнаружить калькирование, наложение листов, записи на документах и др. Наиболее популярны средства наружного и внутреннего наблюдения за выносом материалов из здания. Кроме них в архивах с успехом могут применяться разнообразные электронные детекторы, фиксирующие вибрации от повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков) и включающие сигнал тревоги, а также магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при открывании. Не столь распространены, но не менее эффективны следящие системы инфракрасного луча, реагирующие на его пересечение какими-либо предметами и осуществляющие контроль по периметру здания, в коридорах и других помещениях; ультразвуковые передатчики, генерирующие волны измененной частоты при наличии в зоне постороннего; микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенные с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контролеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания); средства защиты документов в выставочных залах, ориентированные на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия; сигнализирующие устройства (датчики), прикрепляемые к объекту защиты - делу (документу, обложке), и специальное оборудование, реагирующее на сигнал датчика (при проносе мимо турникетов документа, оснащенного сигнализирующим устройством, включается сигнализация). Для обнаружения и предотвращения хищения документов используются различные пломбы, позволяющие обнаружить факты вскрытия контейнеров с документами. Такой способ защиты предполагает ежедневные проверки целостности пломб сотрудниками архива.

Вторая группа технических средств защиты предохраняет документы от подмены. К ней относятся средства скрытой маркировки документов, позволяющие точно определить принадлежность того или иного документа определенному архиву и его подлинность. Среди них нанесенные маркером бесцветные ультрафиолетовые метки; они не видны невооруженным глазом и проявляются только в ультрафиолетовых лучах, а отмеченные таким маркером объекты невозможно спутать и сложно подменить. Изотопная смесь может быть добавлена к чернилам принтера, наносящего штрих-код, к упаковке, к бумаге самоклеющейся этикетки и т.д. Это изотопное штрих-кодирование - способ, существенно повышающий степень защиты документов, поскольку подделать такой штрих-код практически невозможно. Для скрытой маркировки также используются водяные знаки, вкрапления, микронити, планшеты, цветные сетки, магнитные краски, голограммы. Средства защиты устанавливаются не только на дела и документы, но и в местах их хранения (стеллажах, упаковочных коробах и др.). Наличие знака или следов его намеренного уничтожения - важное доказательство принадлежности документа архиву, свидетельство против похитителя в суде. Маркировка сама по себе не защищает документ от хищения. Хотя техника нанесения на документ невидимых скрытых знаков довольно проста, многие архивы по-прежнему неохотно идут на эту меру, считая метку искажением оригинала документа, а затраты времени и денег - чрезмерными. Применение скрытой маркировки в большинстве случаев целесообразно лишь для особо ценных документов.

Третья группа средств защиты помогает изобличить преступника, если ему удалось выкрасть документ. К ним относятся метки, следы красящего химического вещества, которые остаются на руках или одежде злоумышленника, могут служить основанием для его задержания и доказательством вины в суде (такая маркировка предназначена для обнаружения лица, совершившего противоправные действия - кражу, несанкционированное проникновение в помещение). На ряде закрытых объектов применяются химические ловушки с выбросом красящей компоненты с помощью миниатюрного пиротехнического заряда, приводимого в действие спусковым механизмом электрического или терочного действия. Некоторые ловушки дополнительно укомплектованы сиренами и дымовыми патронами, повышающими эффективность останавливающего воздействия на нарушителя. Однако использование этих специфических средств в архивах весьма проблематично и требует дополнительного изучения. В ряде случаев действенны средства контроля доступа, т.е. установка турникетов со считывающими устройствами на входах/выходах из зон безопасности и выдача специальных карточек-пропусков сотрудникам. Внедрение организационных средств защиты - непременное условие и один из эффективных путей создания на пути преступника многочисленных препятствий, затрудняющих хищение, делающих его крайне трудновыполнимым как для сторонних лиц, так и для персонала архива.

2.5 Кадровая ситуация

Фактор опасности в системе обеспечения сохранности документов проявил себя и в кадровой ситуации. С начала 1960-х гг. подбор работников, осуществлявших функции хранения, выдачи, перемещения архивных документов, в связи с низкой оплатой их труда проводился без строгой проверки. Вследствие этого на вспомогательные работы иногда проникали лица с намерениями кражи ценных документов. В 1990-е гг. положение дел в области обеспечения сохранности документов усугубилось вынужденным приемом на хранение огромных массивов необработанных документов ликвидированных министерств и ведомств. В архивах в десятки раз выросли объемы работ при той же, а иногда и меньшей штатной численности. Положение дел осложнилось открытием широкого доступа к документам архивов граждан, развитием международных контактов. Выставочные проекты, подготовка сборников документов, другие формы использования архивной информации за счет внебюджетных средств в ряде случаев осуществлялись с участием работников отделов обеспечения сохранности архивных документов, отвлекая их от исполнения в полном объеме нормативно закрепленных процедур учета и контроля за сохранностью документов. В особенности это касалось проверки наличия ценных вложений и листажа на стадии выдачи-приема дел, что повышало риски их утрат. Неплохие результаты дают выборочная проверка наличия дел и их листажа активно используемых фондов, контроль за сроками возврата дел в хранилища, проверка правильности заполнения исследователями листов использования и других учетных документов.

документ архивный фонд защита

2.6 Анализ потенциальных угроз

Анализ названных потенциальных угроз как совокупности факторов опасности и степени риска утрат и уничтожения архивных документов на всех стадиях их хранения и движения является одним из основных элементов организации надежной системы защиты архивных документов. Важно учитывать факторы опасности в их совокупности: время и место потенциального проявления угрозы, площадь возможного действия, масштаб возможных утрат (архивов, фондов, дел, документов), удаленность от средств нейтрализации, человеческий ресурс и др. Так, угрозы по своим масштабам наиболее опасны в архивохранилище, поскольку могут повлечь полную утрату сосредоточенных в помещении архивных документов. В местах проведения микрографических и реставрационных работ, в выставочных залах, на линиях перевозок под действием угроз оказываются обычно небольшие объемы дел, но это, как правило, уникальные, особо ценные, наиболее информативные документы. Результаты анализа позволяют планировать и принимать решения о создании в архиве комплексной системы безопасности как всеобъемлющей системы организационных и технических мероприятий, предпринимаемых для обеспечения своевременного предотвращения, обнаружения и ликвидации угроз и факторов опасности на объекте.

Комплексный характер проблемы обусловливает высокие требования к профессиональной подготовке кадров в области обеспечения сохранности документов. В этом существенно поможет Сборник методических материалов для занятий в системе повышения квалификации работников архивных учреждений[16], подготовленный на базе действующих архивных правил.

Укрепление безопасности хранения архивных документов требует не только пристального внимания и усилий должностных лиц, но и дополнительных научных исследований в области преодоления угроз архивным документам в современных условиях, проведения широкомасштабных экспериментальных работ, изучения отечественного и зарубежного опыта[17].



Заключение

В результате прохождения производственной практики на государственном предприятии ОАО «Красмаш» было исследовано обеспечение безопасности документов, находящихся в архиве и организация хранения документов.

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

В результате прохождения практики были сделаны следующие выводы:

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.



Список используемой литературы

[1] Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ // Собр. законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169 (см. п. 8 ст. 3).

[2] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. С. 21. Понятие «безопасность» применительно к сфере обеспечения сохранности архивных документов в правилах отсутствует, нет его и в словарях современной архивной терминологии. Проблема во всей сложности и многогранности стоящих задач в полной мере не исследована, не выделена в самостоятельную сферу государственного регулирования.

[3] См.: Козлов В.П. О причинах краж документов в федеральных архивах // Отечественные архивы. 2006. № 5. С. 82-85; Попова Е.Н. О некоторых проблемах защиты от хищения архивных документов // Секретарское дело. 2006. № 8. С. 28-37; Она же. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в современном законодательстве Российской Федерации и субъектов Российской Федерации // Безопасность архивов и архивных фондов: Докл. и сообщ. на Всерос. науч.-практ. конф. М., 2006. С. 37-40; Она же. Современное состояние и проблемы обеспечения сохранности документов в государственных и муниципальных архивах: http://www.rusarchives.ru; Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Метод. пособие / Росархив, ВНИИДАД. М., 2002; Рукин М.В. Пожарная безопасность архивов как объектов особой важности: http://www.archiv.ru/clauses

[4] Зудин Н.А. Противопожарная безопасность федеральных архивов Москвы // Отечественные архивы. 2001. № 2. С. 79-81; Он же. Федеральным архивам - надежную противопожарную безопасность // Там же. 2006. № 3. С. 57-59.

[5] Решение коллегии Минкультуры России от 26 марта 2007 г. № 2: http://www.rusarchives.ru

[6] Утверждены приказом МЧС России от 20 июня 2003 г. № 323, зарегистрированы Минюстом России 27 июня 2003 г. № 4837.

[7] Душкина Л.И. Современные технические средства противопожарной защиты архивов // Материалы Всерос. совещ. главных хранителей фондов государственных архивов. Н.Новгород, 2002. С. 68-77.

[8] См.: СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД по документоведению и архивному делу. № 10589.

[9] Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в условиях современной действительности // Вестник архивиста. 1999. № 1. С. 13-17.

[10] Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях // Отечественные архивы. 1999. № 2. С. 12-17.

[11] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов... С. 9-11.

[12] Впервые умышленные хищения архивных документов были выявлены в 1970-е гг. в ЦГАДА СССР и ЦГАЗ СССР.

[13] Волкова Н.Б. Профессиональная этика в понимании архивистов РГАЛИ // Отечественные архивы. 1995. № 5. С. 89-91; Цаплин В.В. О розыске документов, похищенных в годы войны из архивохранилищ СССР // Там же. 1997. № 5. С. 15; Бондарева Т.И. Кражи в архивах: можно ли их предотвратить? (О заседании коллегии Росархива 23 марта 2000 г.) // Там же. 2000. № 3. С. 108-109; О последствиях кражи в РГАЛИ рассказывает директор архива Н.Б. Волкова // Там же. 2001. № 2. С. 78-79; Горяева Т.М. Как сохраняют документы в РГАЛИ // Там же. 2008. № 3. С. 35-38; Кузеленков В.Н. За кражу документов - 3 года // Там же. № 5. С. 138-139; и др.

[14] Уголовный кодекс Российской Федерации от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ // Собр. законодательства Российской Федерации. 1996. № 25. Ст. 29-54; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ; Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов...; Примерная инструкция о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях (утв. приказом Росархива от 28 марта 2001 г.); Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 6 июля 1998 г. № 51, зарегистрированы Минюстом России 16 декабря 1998 г. № 1660).

[15] Архивы в новом Уголовном кодексе // Отечественные архивы. 1996. № 6. С. 3-6; Кражи в архивах. Факты, комментарии, мнения // Там же. 2005. № 5. С. 52-59; Филиппов С.Ф. Защита объектов культуры силами и средствами вневедомственной охраны и ФГУП «Охрана» МВД России // Там же. 2006. № 3. С. 53-57; и др.

[16] Обеспечение сохранности архивных документов в вопросах и ответах для занятий в системе повышения квалификации работников архивных учреждений: Сб. метод. материалов / Росархив. М., 2007. С. 35.

[17] Бьюкенен С.А. Планирование мероприятий по обеспечению готовности к бедствиям и природным катастрофам и ликвидации их последствий в музеях, библиотеках и архивах / Иссл. RAMP. М., 1997.

Скляров Дмитрий. Искусство защиты и взлома информации/ БХВ-Петербург, 2004



Приложения

Выдержка из правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом

Министерства культуры и массовых коммуникаций

Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19

с изменениями

(утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированым в Минюсте РФ 05.05.2009, регистрационный № 13893)

Охранный режим

2.11.2.2. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.

Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, предусматривающих, в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора. исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД России.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.

Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Размещено на Allbest.ru