1. КРІ, базируясь на доступных и достоверных количественных и качественных характеристиках, должны отражать реальные тенденции в бизнес-процессах закупки.

2. КРІ должны охватывать и отражать основные эффекты закупочной деятельности, учитывая диалектические связи между ними. Например, при покупке или эксклюзивном изготовлении товаров высокого качества будут увеличиваться расходы. При минимизации риска отсутствия товара на складе за счет увеличения запасов будет иммобилизоваться оборотный капитал и т.д. То есть улучшение одного эффекта может спровоцировать ухудшение других, и только комплексный взгляд на результаты может быть взвешенным.

3. Необходимо, чтобы количество КРІ было минимальным, но достаточным для понимания ситуации и принятия управленческого решения.

4. КРІ должны быть основой для системы расчетов премирования персонала компании и других мотивационных инструментов.

Главные эффекты, получаемые в результате централизации функций анализа рынка в процессах закупок, связаны с такими факторами:

сокращением финансового цикла за счет управления контрактами и увеличения отсрочки кредиторской задолженности;

оптимизацией и повышением уровня организации процессов сопровождения контрактов, осуществлением поставок качественных товаров и услуг в необходимом объеме и своевременно;

централизованная закупка экономическая эффективность

снижением расходов на приобретение товаров и услуг в результате принятия адекватных рыночной ситуации стратегий закупок и мер по управлению запасами.

В публикациях предлагаются разнообразные виды контроля эффективности системы закупок с помощью КРІ. К ним относятся: контроль за уровнем обеспечения потребностей заказчиков, оборотностью запасов, качеством товаров, выполнением товарного плана и др. Отличия разных подходов заключаются в глубине оценки - от уровня компании до детальной оценки на уровне каждого бизнес-процесса; в подходах к расчетам - от экспертной оценки до соотношений с бюджетными и плановыми величинами; в форматах представления КРІ - коэффициентах, процентах, количественных показателях, баллах по экспортной оценке.

Например, компания "CiG Business Consulting" рекомендует определять шесть блоков КРІ. В блоке основных KPI имеется показатель "Оптимизация стоимости закупок", при определении которого предлагается выполнять анализ по четырем факторам: уровню инфляции для групп товаров, изменению цен закупок, изменению количества, изменению структуры поставок. В таком подходе кроется ряд неточностей. Во-первых, фактическая инфляция для номенклатуры, закупаемой предприятием, может значительно отличаться от официальных данных статистики, поскольку структура номенклатурных групп предприятия и группирования, анализируемые статистическими органами, не одинакова. Вследствие этого фактор роста цен будет определен неправильно, и это повлечет за собой некорректную оценку тенденций на рынке и принятие неоптимальных управленческих решений. Аналогичные проблемы существуют в оценках и их интерпретации по другим традиционным видам KPI.

Недостатками предложенных во многих публикациях подходов к определению KPI являются субъективность экспертных оценок, многочисленность и разрозненность показателей, в некоторых случаях - необъективность базовых величин, несвязанность KPI разных служб между собой, что усложняет определение направлений усилий менеджмента для достижения комплексного улучшения результативности бизнеса.

Следует учитывать, что между "рычагами" управления в процессах закупок существует связь. Рассмотрим схему взаимного влияния параметров в закупках (рис.1).

Рис.1. Схема взаимного влияния параметров в закупках

Допустим, что точки на пересечении графиков параметров и пунктирной дуги 1 отражают текущую ситуацию относительно периода оборота кредиторской задолженности, уровня запасов и уровня цен закупок. В случае, когда срок погашения дебиторской задолженности, учитывая рыночную ситуацию, существенно увеличивается, а привлечение заемного капитала проблематично, первоочередной задачей может стать контрактация с большей отсрочкой платежей во избежание кассовых разрывов. Увеличение кредиторской задолженности может стать более приоритетной целью, чем снижение цены относительно рыночного уровня. Такая ситуация отражена на пересечении дуги 2 с параметрическими кривыми. В этом случае маржинальная прибыль при реализации собственной готовой продукции уменьшится, а сумма иммобилизованного капитала, даже при том же уровне товарных запасов, после закупки увеличится.

Традиционные KPI - оценка объема запасов по сравнению с нормативом, оборотность запасов, сокращение расходов и т.д. - будут стимулировать службу закупок к ряду неэффективных для данной ситуации действий (сокращению запасов, увеличению частоты и количества тендеров, заключению краткосрочных контрактов и т.д.), которые могут привести к сбоям в производстве, потере заказов, клиентов и рыночной силы.

Учитывая указанное, как пример относительно условий компании ИНТЕРПАЙП были разработаны и введены три основных KPI, в которых максимально устранены факторы необъективности:

KPI-1 "Выполнение плана закупок по количеству, качеству и своевременности";

КРІ-2 "Период оборота кредиторской задолженности";

КРІ-3 "Снижение расходов на закупки за счет торгов и изменения уровня запасов".

2. Расчетные формулы КРІ

Для каждого КРІ с определенной периодичностью устанавливаются плановые значения, достижение которых является критерием эффективности.

2.1 КРІ-1 "Выполнение плана закупок по количеству, качеству и своевременности"